الموضوع: شرح أنظمة إدارة الوثائق
شرح أنظمة إدارة الوثائق
يُعد نظام إدارة المستندات (DMS) أو نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) جزءًا متطورًا من البرامج يستخدم لإدارة المستندات الرقمية للصور الرقمية. و غالبًا ما تنشأ الصور الرقمية من مصدر ورقي وسيتم مسحها ضوئيًا في النظام. تتمثل الوظيفة الرئيسية لأنظمة إدارة المستندات في تتبع المستندات وإدارتها وتخزينها. و يمكن لمعظم أنظمة إدارة المستندات الاحتفاظ بسجل للإصدارات (غالبًا ما يُعرف باسم محفوظات الإصدار أو تتبع الإصدار أو تتبع المحفوظات). و تاريخيًا، فإن نظم إدارة الوثائق تدير فقط المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا. و لكن في هذه الأيام، تقوم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بإدارة صور المستندات الورقية والمستندات الإلكترونية والنماذج الإلكترونية ورسائل البريد الإلكتروني والصور مثل صور jpeg.
وفقًا للمعيار ISO 12651-2 ، تعتبر الوثيقة "معلومات مسجلة أو كائن يمكن معالجته كوحدة". يشتمل نظام إدارة المستندات على التقاط المستندات والمحتويات، وسير العمل، ومستودعات الوثائق، وأنظمة إدارة تقارير المؤسسة، و نظم الإنتاج، وأنظمة استرجاع المعلومات. و يتضمن أيضًا العمليات المستخدمة لتتبع المستندات وتخزينها والتحكم فيها.
تتضمن بعض أهم ميزات نظام إدارة المستندات ما يلي:
- التحقق من الدخول / التحقق من الخروج والإغلاق، لتنسيق التحرير المتزامن للمستند حتى لا تغلب تغييرات الشخص على الآخر.
- التحكم في الإصدار، بحيث يمكن الاحتفاظ بعلامات التبويب حول كيفية ظهور المستند الحالي، وكيف يختلف عن الإصدارات السابقة.
- التراجع ، "لتنشيط" إصدار سابق في حالة حدوث خطأ أو إصدار سابق لأوانه.
- التدقيق و الفحص، للسماح بإعادة تشكيل من قام بفعل شيء ما بوثيقة أثناء حياته في النظام.
- الملاحظات.
وتشمل بعض المزايا الواضحة ما يلي:
- زيادة الكفاءة بإزالة المهام اليدوية.
- يمكن الوصول إلى البيانات المحفوظة في الأرشيف على الفور تقريبًا.
- يمكن إزالة خزانات الملفات لتوفير مساحة الأرض الثمينة.
- البيانات أكثر أمانًا بكثير، حيث أن مخاطر الحرائق والفيضانات ومخاطر السرقة تتم إزالتها.
- خفض تكاليف تخزين المستندات واللوازم بدرجة كبيرة.
- ضمان توافق البيانات والاحتفاظ بها.
- الاندماج في المنصات الشعبية بسرعة وسهولة.
تعريف مصطلح الجودة: نظام إدارة الجودة (QMS)
يعتبر نظام إدارة الجودة (QMS) نظام رسمي يوثق العمليات و الإجراءات و المسؤوليات لتحقيق سياسات و أهداف الجودة. يساعد نظام إدارة الجودة في تنسيق و توجيه... (مشاركات: 0)
يستخدم العديد من أصحاب العمل أنظمة تتبع مقدمي الطلبات (ATS)، والمعروفة أيضًا باسم أنظمة إدارة المواهب، لمعالجة طلبات التوظيف وإدارة عملية التوظيف. وهي توفر طريقة آلية للشركات لإدارة عملية التوظيف... (مشاركات: 0)
يحتاج المورد (المنتج، الموزع، مقدم الخدمة…إلخ) إلى نظام فعال لإدارة الجودة في المؤسسة، يتيح له تحليل متطلبات الزبون وتحديد كافة العمليات الإنتاجية والمساعدة التي تضمن الحصول على المنتج بالمواصفات... (مشاركات: 0)
إدارة أنظمة الأمن والسلامه المهنية
تعد إدارة أنظمة الامن والسلامه المهنيه من اهم المسئوليات التى يجب ان تتضمنها اى استراتيجيه لاى مؤسسه او منشآه سواء كانت صناعيه او زراعيه أو تعليميه أو ترفيهيه أو... (مشاركات: 1)
الســادة الأفاضل , تحية طيبة
يتشرف مركز الخبرة الحديثة للتدريب والإستشارات "ميتك"
بدعوة سيادتكم لحضور دوراته التدريبية حيث أنه يقوم بتوفير قاعدة تدريبية قوية لتقديم التدريب والخدمات... (مشاركات: 0)
برنامج يتناول موضوع الجودة الأساسية ومبادئ الجودة وأبعاد الجودة وأهمية تنفيذ نظام إدارة الجودة وكيف يدعم نظام إدارة الجودة الثقافة المؤسسية و مرحلة التقييم المبدئي و مرحلة تشكيل الفريق و مرحلة التخطيط والأهداف و مرحلة إعداد الوثائق ومرحلة التنفيذ و مراجعة نظام إدارة الجودة وعملية التحسين المستمر
احصل على شهادة دبلوم المراقبة الداخلية والتدقيق المحاسبي في الاستثمار والشركات التجارية، وهي تعد من اهم الشهادات في مجال التدقيق المالي والمحاسبي، حيث تؤهلك الدراسة في هذا البرنامج التدريبي الاونلاين على فهم الرقابة الداخلية ومعرفة اهميتها وشروطها والتعرف على نظم المراقبة الداخلية واجراءاتها، وايضا تقييم نظام المراقبة الداخلية.
ينبغي أن يكون جميع الموظفين المشاركين في عملية التعاقد مؤهلين ويتمتعون بالمعرفة الاحترافية في إدارة العقود لتمكين الشركات من الاستفادة الكاملة من نشاط الشراء، ولذلك يجب على مسئولي العقود في الشركات الالمام بموضوعات هامة مثل إدارة العقود الفعالة وإدارة مخاطر العقد وكيفية تفسير صياغة العقد وكيفية الحفاظ على جداول العقود والاسلوب الامثل للتحكم في تغييرات العقد، وهي الامور التي سيتم دراستها في هذا البرنامج التدريبي.
دورة تدريبية تساعدك على تنمية وتطوير مهارة إدارة الوقت بشكل ذكي يسمح لك باستغلاله الإستغلال الأمثل، كذلك تساعدك الدورة على تعلم اساليب ومهارات تحمل ضغوط العمل لإنتاجية أفضل ولاستثمار افضل للوقت والجهد.
شهادة تدريبية متخصصة تهدف لتأهيل المشاركين على تطبيق الضوابط في العمليات المحاسبية، والتعرف على ادوار ووظائف قسم المحاسبة، كذلك تصميم الدورات المهنية للأعمال المؤسسية لتحقيق ضوابط افضل، وتطبيق تقسيم المهام والضوابط الداخلية في قسم المحاسبة والعمليات المتعلقة بها، بالاضافة الى تدريب المشاركين على تقليل احتمالية التعرض للاحتيال في المؤسسة والامتثال لمتطلبات اعداد التقارير الخارجية للسلطات الحكومية وشبه الحكومية.