الموضوع: ما المقصود بالرقابة الإدارية وأنواع الرقابة الادارية

لكل هدف يراد تحقيقه فلا بد من وضع خطه له , حيث أن التخطيط يسبق التنفيذ و عملية التنفيذ تحتاج إلى رقابة للتأكد من أن التنفيذ يسير مع الخطط الموضوعة .
و تعتبر الرقابة أحد ووظائف الإدارة التي يمكن عن طريقها أن ينم التأكد من أن كل فرد في المنظمة يقوم بالأعمال المكلف بها في الوقت المناسب و يستخدم الموارد المناسبة بما يحقق الأهداف المحددة سابقا .
أغراض الرقابة الإدارية :

• التأكد من دقة الأداء و الانجاز و أنه يتم وفق الخطط الموضوعة .
• معرفة المشكلات التي تعترض التنفيذ و تحليلها و إزالتها .
• تساعد المنظمة في أن تعدل من نفسها و تحسن أدائها .
• تفيد في صياغة أهداف جديدة للمنظمة .
• التأكد من أن العمليات الفنية تسير وفقا للأصول المعروفة .
• التأكد كم قيام العاملين بواجباتهم طبقا لما هو مقرر و كشف جوانب القصور في الأداء لتقويمها
• تقييم أداء المنظمة بإدارتها و أقسامها .

أنواع الرقابة الإدارية :

• الرقابة الداخلية (الذاتية ):

و تعني وجود رقابة ذاتية تراقب بها الإدارة نفسها .و تقوم على خلق الأدوات و الوسائل الرقابية و إدماجها في الهيكل و البناء التنظيمي للوحدة الإدارية و تضمن عدم خروج الأداء الوظيفي عن النطاق المحدد من قبل الإدارة.
و هي تتطلب فهما مرنا لمختلف الاعتبارات التي تتحكم في أداء العاملين بالمنظمة , و هي تمارس من خلال التدرج الوظيفي إلى جانب أجهزة الرقابة .

• الرقابة الخارجية : و تتولاها جهات مستقلة عن السلطة التنفيذية داخل المنظمة و تستهدف الكشف عما يكون قد وقع من أخطاء و انحرافات لم تكشفها الرقابة الداخلية .
• وسائل الرقابة الإدارية :
• الإشراف و الملاحظة : حيث يقوم على الاتصال المباشر بالعاملين و توجيه النصح و التوجيه لهم و مكافآتهم على إجادتهم و عقابهم حال إهمالهم . و هي تتم على كافة المستويات الإدارية عن طريق الإشراف و الملاحظة .
• التفتيش : و التفتيش يهدف للتأكد من حسن أداء الأعمال و سلامة الإجراءات و الكشف عن الأخطاء و مسبباتها و تحديد المتسبب فيها.
• التقارير : و هي قد تكون شفوية أو مكتوبة و تشمل التقارير الإنشائية و الرقمية و الخرائط و الإشكال البيانية و النقد و توجيه اليوم و التحريات و المتابعة و الميزانيات التقديرية و السجلات و الإحصاءات .
• مجالات الرقابة :

الرقابة على الإنتاج أو الخدمات المقدمة من خلال المنظمات للتأكد من أن الكميات المطلوب انجازها تتحقق بالمستوى المطلوب .

• الرقابة المالية على أوجه الإيرادات و المصروفات .
• الرقابة على مستلزمات الإنتاج .
• الرقابة على التكاليف و على الوقت .

مراحل العملية الرقابية :

1. مرحلة وضع المعايير .
2. قياس نتائج التنفيذ و مقارنتها بالمعايير .
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية .

أسس الرقابة السليمة :

• أن نظم الرقابة يجب أن يعكس أو يلاحظ أزوجه النشاط المختلفة في المنظمة و حاجتها .
• يجب أن تكشف الرقابة الانحرافات عن خطط العمل بسرعة و في وقت مناسب .
• أن تتسم أنظمة الرقابة بالمرونة .
• أن تتمشى أنظمة الرقابة مع الجهاز التنظيمي للقسم أو الإدارة أو المنظمة .
• أن يكون النظام الرقابي اقتصاديا .
• الوضوح و السهولة .
• أن يمكن النظام الرقابي من التصرفات الصحيحة .
• أن تتسم الأنظمة الرقابية بالموضوعية .

إن الرقابة عملية في غاية الأهمية للمنظمات المعاصرة و هي عملية حتمية و أرى أن الرقابة الذاتية ينبغي التأكيد عليها و أن تفعل من خلال تنمية مستوى الولاء للمنظمة و هذا يستلزم جهودا مميزة من قبل أفراد الإدارة العليا و إدارة حكيمة تراعي اعتبارات و مصالح كل الأطراف في المنظمة و بما يزيد من الولاء و بالتالي تتحقق الرقابة الذاتية من العاملين أنفسهم و بالتالي تنعكس على الأداء في صورة إيجابية .