الموضوع: الخطر في المشاريع : مفاهيم اساسية واستراتيجيات الاستجابة

الخطر في المشاريع :
مفاهيم اساسية واستراتيجيات الاستجابة

"Risk in Projects :Basic Concepts and Response Strategies"


د. صالح مهدي العامري
أستاذ مشارك في إدارة العمليات والإنتاج
قسم إدارة الأعمال / كلية العلوم الإدارية والمالية
جامعة البتراء




2007

مقدمة:
إن واحداً من أهم أنماط الإنتاج هو نمط إنتاج المشاريع ، فبناء المساكن والعمارات والجسور والطرق وصناعة الطائرات والسفن وإنشاء المصانع وكتابة أطاريح الدكتوراه وإعداد مشاريع التخرج من قبل الطلاب في مختلف التخصصات وكذلك تطوير المنتجات الجديدة ما هي إلا صور للمشاريع المختلفة. وكثيراً ما نسمع ونقرأ عن برامج ضخمة تقوم الدول أو المنظمات الدولية بتنفيذها حيث يحتوي كل برنامج منها على عدد من المشاريع المختلفة. مثال ذلك مشاريع مكافحة الفقر أو مشاريع تطوير مناهج دراسة الرياضيات مثلاً أو أي علم آخر. إن نجاح أي من هذه المشاريع يعتمد بدرجة أساسية على وجود إدارة فاعلة تقوم بالتخطيط والمراقبة لأنشطة المشروع وجدولة أنشطته بشكل صحيح واتخاذ الإجراءات اللازمة للتعجيل بإنجاز بعض الأنشطة للوفاء بالتزام إنجاز المشروع في وقته المحدد. إن دور الإدارة لا يقتصر على مرحلة معينة من مراحل تنفيذ المشروع بل تبدأ منذ بداية المشروع ولا تنتهي إلا بنهاية المشروع ، وهنا على الإدارة أن تحدد كافة المتطلبات لكل نشاط من الأنشطة وكذا الأنشطة المتوازية أي التي تنفذ مع بعضها في نفس الوقت كما يجب تحديد نقاط الاختناق والمعوقات المحتملة لعلاجها أو تلافيها( Kumarawamy , 1998 , P. 18 ) . كذلك تحديد ترتيب أو تسلسل زمني لإنجاز كل نشاط وموعد بدايته ونهايته مع توزيع منظم للموارد المادية والبشرية عليها. ومن الواجبات المهمة للإدارة تحليل الانحرافات التي تحصل وإعداد تقارير الرقابة ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتصويب الوضع. إن إنجاز المشروع بأقل التكاليف هو هدف عام مشترك لكل المشاريع على اختلاف أنواعها.

إن ما تقدم أعلاه من أفكار يستلزم وجود أدوات وأساليب تساعد الإدارة والمسؤولين عن المشروع في إدارة وتخطيط وجدولة ورقابة المشروع حيث أن هناك خصوصيات لإنتاج المشاريع تجعل من الرقابة والمتابعة أمراً ذي أهمية خاصة ، وكغيرها من الأدوات التي طورت ضمن علم بحوث العمليات فإن هناك أداة شهيرة سندرسها ضمن هذا الموضوع طورتها قيادة القوات البحرية الأمريكية والتي تدير واحدة من أفضل مدارس بحوث العمليات في العالم وهذه الأداة هي Programme Evaluation and Review Technique "PERT". لقد كان لهذه الأداة دور مهم في تخطيط ومتابعة المشاريع وأصبحت واحدة من أهم المواضيع الدراسية ضمن مادة "إدارة المشاريع" التي تدرس على نطاق واسع في أقسام الإدارة والهندسة والتخصصات الأخرى. وأخيراً لابد من الإشارة في هذه المقدمة إلى أن هناك هيئة مرجعية عالمية هي معهد إدارة المشاريع الأمريكي Project Management Institute حيث يمنح هذا المعهد شهادة خاصة بإدارة المشاريع بعد اجتياز امتحان خاص تسبقه غالباً دورة متخصصة في هذا المجال تشتمل على حزمة من المعارف التي يجب أن يتقنها من يتصدى لإدارة
المشاريع وتم تضمينها في كتاب شهير أصدره المعهد المشار إليه سابقاً يحمل عنوان A Guide to the Project Management Body of Knowledge ويعرف اختصاراً PMBOK ويتم تحديثه دوريا وأصبح مرجعاً للراغبين في أداء الامتحان والحصول على الشهادة المذكورة ، كذلك تتخصص الكثير من مراكز التدريب بإقامة الدورات التدريبية الخاصة بإدارة وتخطيط المشاريع.

أولاً: منهجية البحث Research Methodology
1 . 1 مشكلة البحث
كما تقدمت الإشارة في مقدمة البحث فإن إدارة المشاريع اليوم تعتبر حقلاً مهماً في ميداني إدارة الأعمال والهندسة وتكنولوجيا المعلومات وإن إتقان مهارات تخطيط ورقابة وجدولة المشروع أصبحت أمراً حيوياً لنجاحه، وبما أن بيئة الأعمال اليوم تتسم بالديناميكية والتغير السريع فإن الكثير من المفاجآت والمخاطر غير المأخوذة بالحسبان تبرز فجأة مما يؤدي إلى إرباك المشروع وعرقلة تنفيذه أو ربما انهياره بالكامل.

إن المشكلة التي يطرحها هذا البحث يمكن صياغتها بالسؤال التالي:
ما معنى الخطر في المشاريع؟ وما مصادره؟ وما هي طرق تشخيصه؟ وما هي الاستراتيجيات التي يمكن تبنيها لمعالجته أو الاستجابة له؟

1 . 2 أهمية وأهداف البحث
تكمن أهمية البحث في أنه يتصدى لمشكلة أساسية تعاني منها جميع المشاريع تقريباً وفي أي قطاع من القطاعات حيث أن أي خطر يترتب عليه كلفة إضافية أو يتطلب تخصيص موارد إضافية مثل الوقت والجهد والمواد المختلفة وهذه كلها تكاليف إضافية. ولعل ما يوضح أهمية الموضوع هو كثرة المشاريع التي تفشل سواء في قطاع البناء أو عند تطوير نظم المعلومات أو مشاريع تطوير الأدوية الجديدة وغيرها والتي صرفت عليها مبالغ طائلة. وتشير بعض الدراسات إلى أن أغلب منظمات الأعمال لا تقوم بإجراء تحليل للمخاطر وعلى سبيل المثال فإن 30% فقط من المنظمات تجري تحليلاً للمخاطر في مشاريع تكنولوجيا المعلومات (Baccarini, 2004, P. 286).
والأهداف التي يسعى لها البحث يمكن تلخيصها في الآتي:

• تحديد مفهوم المشروع وخصائصه ومعنى إدارة المشروع ودور مدير المشروع.
• توضيح مفهوم الخطر ومصادره.
• تحديد أهم الطرق الشائعة في تشخيص الخطر بأنواعها الكمية والنوعية.
• بيان أهم الاستراتيجيات المعتمدة في معالجة الخطر أو الاستجابة له.

1. 3 أسلوب المعالجة والتحليل:
لقد اعتمد الباحث الأسلوب المكتبي والتحليل النظري المعزز بالأشكال المساعدة على التأطير المفاهيمي وصياغة الأفكار بوضوح وذلك لعدم وجود حالات دراسية موثقة كافية لمشاريع مختلفة يمكن أن تدعم الجانب التطبيقي كما أنه لا توجد – على حد علم الباحث – جهة متخصصة مثل جمعية علمية او معهد خاص بإدارة المشاريع في البيئة المحلية لديها حالات عملية تطبيقية يمكن أن يستفيد منها هذا البحث لدعم الجانب النظري. ويمكن في وقت لاحق تعزيز هذه الدراسة بحالات عملية إذا ما توفرت لتعطي هذا الإطار النظري دعماً أكبر ولكن هذا الأمر لا يقلل من أهمية الموضوع وضرورة طرح المشكلة لأهميتها لكل من يعمل في إدارة المشاريع.

ثانياً: مفهوم المشروع وخصائصه Project Concept and Chjaracteristics
يمكن تعريف المشروع Project بأنه مجموعة أنشطة أو عمليات متسلسلة ومترابطة هدفها إنتاج منتج (سلعة أو خدمة) وحيد وفريد في خصائصه ، وكل مشروع له بداية ونهاية محددتين كما أنه ذي صفة مؤقتة ويتم تنفيذه بشكل تدريجي* ( PMI , 2000 , P. 4 ). ويمكن أن توجد المشاريع وتنفذ في مختلف المستويات الإدارية في المنظمات وقد يضم فريق العمل فرد واحد أو فريق عمل. ونستطيع أن نستخلص من هذا التعريف ثلاثة خصائص رئيسية هي : (Iyer , 1996 , P. 5 ; Keller , 2006, P. 12 ; بحيري ، 2005 ، ص 62 )

1--أن المشاريع وقتية Temporary
أي أنها ذات فترة زمنية محدودة لها بداية محددة ونهاية محددة حيث تكون نهايتها هي تحقيق الأهداف التي تم تنفيذ المشروع من أجلها وبالطبع فإن طول مدة المشروع تتباين بين مشروع وآخر وحسب طبيعته حيث أن بعضها قصير والبعض الآخر طويل المدة قد تستغرق عدة سنوات. كذلك تجدر الإشارة إلى أن الفريق الذي يتم تشكيله لإدارة المشروع ينتهي بانتهاء المشروع.
2- منتج وحيد (سلعة أو خدمة) أو نتيجة واحدة Unique Product, Service or Result
يكون المشروع عادة وحيد في خصائصه ولم يسبق أن نُفِّذ بنفس المواصفات بشكل كامل حيث أن لكل مشروع ظروفه وأنشطته وأسلوب تنفيذه فمثلاً هناك آلاف العمارات التي يتم بناؤها ولكن لكل منها مالك مختلف وتصميم مختلف ومقاول مختلف وموقع مختلف.

3- التدرج والتتابع في التنفيذ Progressive Elaboration
يتم تنفيذ المشاريع بشكل متدرج وبخطوات متتالية حيث هناك زيادة في قيمة العمل المنجز وبعبارة أخرى فإن العمل بكل مراحله يجب أن ينجز بعناية ودقة لكافة التفاصيل. وهذا الأمر يحتاج إلى تعريف واضح وموسع للمشروع وتحديد نطاق المشروع بشكل مفصل Project Scope ونجد أن من أهم الإجراءات التي تتخذ عند تحديد المشروع هو تجزئة العمل الذي يتضمنه المشروع Work Breakdown Structure "WBS" .
إن هذه الخصائص الثلاث الرئيسية للمشاريع ليست هي الوحيدة بل هناك سمات أخرى منها أن المشروع يتكون من أنشطة عديدة وميزانية محددة كما أنه يستخدم موارد مالية وبشرية ويستلزم جهداً ووقتاً حسب نوع المشروع والفترة المقدرة لإنجازه.
وفي إطار تحديد مفهوم المشروع لابد من توضيح مصطلح آخر قد يستخدم أحياناً بشكل مرادف مع المشروع ألا وهو البرنامج Program والذي يعني خطة أحادية موسعة بعيدة المدى قد تتضمن حزمة كبيرة من المشاريع قد تكون متشابهة وضمن إطار تخصص معين كما هو الحال مع مشروع تطوير المناهج الدراسية مثلاً والذي يستمر لفترة زمنية طويلة ويشتمل على مجموعة مشاريع مثل مشروع تطوير مناهج الرياضيات أو مشروع تطوير مناهج العلوم الاجتماعية. كذلك من الأمثلة الشائعة برامج الأمم المتحدة الإنمائية والتي يتضمن كل منها حزمة كبيرة من المشاريع الزراعية أو الصناعية أو برامج مكافحة الفقر أو برامج مكافحة مرض معين حيث تكون هناك مشاريع غذائية أو مشاريع توعية وتثقيف باتجاه مكافحة هذا المرض.
وأخيراً تجدر الإشارة إلى أن أمثلة المشاريع كثيرة نذكر منها على سبيل المثال :

1. مشروع بناء عمارة سكنية.
2. بناء جسر.
3. إنشاء طريق سريع.
4. بناء مستشفى أو جامعة أو محطة كهرباء.
5. كتابة أطروحة دكتوراه أو رسالة ماجستير.
6. كتابة مشاريع البحث في المرحلة النهائية لطاب مرحلة البكالوريوس.
7. مشروع إنتاج جهاز كهربائي جديد.
8. مشروع إنتاج دواء معين.
9. عملية جراحية معقدة.
10. تطوير برنامج حاسوبي جديد.
11. تطوير نظام معلومات متكامل لوحدة التسجيل في الجامعة.
12. مشروع بناء موقع إنترنت.
13. مشروع تنظيم معرض تجاري دولي.
14. مشروع إنتاج طائرة أو سفينة أو مركبة فضائية.
15. مشروع الإعداد لحفلة زواج أو حفلة تخرج في الجامعة.

إن هذه بعض الأمثلة نذكرها على سبيل تقريب المفهوم إلى ذهن القارئ ولا يمكن حصر جميع الأمثلة لكثرتها وقد تكون لدى كل إنسان مجموعة من المشاريع الصغيرة ينفذها يومياً مثل إعداد فنجان القهوة أو طهي وجبة الطعام فهي مشاريع صغيرة تنطبق عليها جميع مواصفات المشروع.

ثالثاً: إدارة ومدير المشروع Project Management and Project Manager
كما سبقت الإشارة آنفاً فإن أي مشروع يحتاج إلى فريق عمل فاعل لإنجاحه أو بعبارة إدارة تتمتع بكفاءة عالية وإتقان لآليات إدارة المشروع Project Management والتي يمكن أن تعرف بأنها "مجموعة من المهارات الإدارية والمعارف والأدوات التي يستلزم تطبيقها لأنشطة المشروع للوفاء بمتطلبات إنجاز المشروع بالكامل ابتداء من المرحلة الابتدائية Initiating مروراً بمرحلة التخطيط Planning ومرحلة التنفيذ Executing ومرحلة الرقابة Controlling وانتهاءً بمرحلة التشطيب وإغلاق المشروع ( Phillips , 2005 , P. 16 ) Closing. وبهذا فإن إدارة المشروع عليها أن تتعامل بدقة وانتباه لأزمنة إنجاز المشروع وتكاليفه وجودة العمل وتجنب للمخاطر ومعرفة بما يطلبه المستفيدون من المشروع. إنها مهمة ليست بالسهلة ، وتحتاج إلى مهارات مختلفة وأساليب عمل فعالة للوصول إلى نتائج مقبولة خصوصاً وان بيئة الأعمال اليوم تتميز بكونها بيئة ديناميكية سريعة التغير فضلاً عن كون كل مشروع يتمتع بخصائص تميزه عن بقية المشاريع مما يجعل عنصر المخاطرة حاضراً وقد تكون المخاطرة كبيرة جداً في المشاريع المبتكرة والتي لم يسبق أن أنجز ما يشابهها مسبقاً. كذلك تشترك أحياناً جهات كثيرة أو تتدخل في تنفيذ مشروع معين فضلاً عن الفترة الزمنية الطويلة التي يتطلبها إنجازه. هذا الأمر يجعل مهمة إدارة المشروع معقدة وصعبة. إن هذه الأمور وغيرها أدت إلى ظهور حقل مستقل في علم الإدارة يسمى "إدارة المشروع" والمتخصص فيها مدير مشروعProject Manager بل أصبح التركيز على منح شهادات عليا (دكتوراه وماجستير) في هذا الحقل وأصبح مادة دراسية يجري تعليمها في أغلب الجامعات والمعاهد في مختلف أنحاء العالم ، حيث لم تعد إدارة المشاريع مجرد فن يكتسب بالخبرة والممارسة وإنما أصبح علماً له أصوله وقواعده ونظرياته وله باحثوه المعروفون ، وتم تأليف الكثير من الكتب الخاصة بهذا الحقل وأصدرت الكثير من المجلات العلمية المتخصصة أشهرها تلك التي يصدرها المعهد الأمريكي لإدارة المشاريع بعنوان “International Journal of Project Management".

إن دور مدير المشروع هو دور حيوي وأساسي في نجاح المشروع أو فشله ، لذا فإن حزمة المعارف والمهارات التي يجب أن يتقنها كثيرة وقد حددها بدقة معهد إدارة المشاريع الأمريكي المشار إليه سابقاً باعتباره حجة في هذا المجال بالآتي ( PMI , 2000 , P.5 ):

1. إدارة تكامل المشروع Project Integration Management.
2. إدارة نطاق المشروع Project Scope Management.
3. إدارة وقت المشروع Project Time Management.
4. إدارة كلفة المشروع Project Cost Management.
5. إدارة جودة المشروع Project Quality Management.
6. إدارة الموارد البشرية للمشروع Project Human Resources Management.
7. إدارة الاتصالات في المشروع Project Communication Management.
8. إدارة المخاطرة في المشروع Project Risk Management.
9. إدارة المشتريات في المشروع Project Procurement Management.

للمتابعة ارجو تنزيل الملف المرفق