الموضوع: مقدمة فى تحليل وتصميم النظم - المستوى الثانى فصل دراسى اول

برنامج الحاسب الالى وتكنولوجيا المعلومات

1. هناك مجموعة من التعريفات للمصطلح نظم معلومات information system ما هى؟

الحل:

1. نظام المعلوماتInformation system هو مجموعة الاجراءات والوحدات الادارية الخاصة بجمع البيانات ومعالجتها واستخراج النتائج لمستخدميها، وهي تشمل الاعمال المكتبيه وتحليل البيانات وكل وسائل الاتصالات مثل الهاتف والاتصال الشخصي والاتصال باستخدام الحاسب.
2. أن نظام المعلومات عباره عن مجموعة برامج وقاعدة بيانات مصممة لتلبية احتياجات منظمة ما.
3. أن نظام المعلومات هو مصطلح يشير الي جميع الخطوات والاجراءات باستخدام المستلزمات والموارد والنظم والاساليب الفنية لتشغيل نظام لمعالجة البيانات من اجل توفير المعلومات عن نظم عمل او انشطة المؤسسه الاخرى.
4. نظام المعلومات هو نظام متكامل صُمم لاجل توليد وجمع وتنظيم وحفظ واسترجاع وعرض المعلومات داخل المؤسسة او المنظمة او اية وجهة اخري في المجتمع.
5. ان نظم المعلومات هو مجموعة الاجراءات والعمليات والمناهج والوسائل التكنولوجية والاشخاص التي تجمعت في شكل معين وتتفاعل مع بعضها البعض بشكل منظم لتحقيق اهداف المؤسسه.

ومن هذه التعريفات يمكن التوصل الى اهم ثلاث تعريفات لنظم المعلومات وذلك اعتماداً على المفاهيم السابق عرضها:
نظام المعلومات هو إطار يتم في ظله التنسيق بين الموارد (موارد بشرية، موارد مادية)، لتحويل المدخلات (البيانات) إلى مخرجات (معلومات) وذلك لتحقيق أهداف المشروع. ولقد تعددت تعاريف ومفاهيم نظام المعلومات وذلك حسب اختلاف وجهات نظر الباحثين، وفيما يلى اشهر ثلاث تعريفات لنظم المعلومات:
(1) التعريف الاول: يمكن تعريف نظم المعلومات بأنه "مجموعة من الموارد والوسائل والبرامج والأفراد والمعطيات والإجراءات التي تسمح بجمع ومعالجة وإيصال المعلومات على شكل نصوص، صور، رموز..... في المؤسسة ".
(2) التعريف الثانى: يمكن تعريف نظم المعلومات بأنه "مجموعة من الإجراءات التي يتم من خلالها تجميع و استخراج، تشغيل، حفظ ونشر المعلومات، بغرض دعم عمليات صنع القرار وتحقيق الرقابة داخل المؤسسة".
(3) التعريف الثالث: يمكن تعريف نظم المعلومات بأنه "نشاط المشروع الذي ينطوي على تجميع وتصنيف وتبويب وتوزيع البيانات".
حتى يمكن فهم نظام المعلومات يجب التعرف على مفهوم كل من المعلومة والنظام، المعلومة هي احد مخرجات نظام المعلومات، وهنا يجب التفرقة بين البيانات والمعلومات. االبيانات هي حقائق خام قد تكون أرقاما أو حتى رموزا وهي تمثل مدخلات نظام المعلومات، وبالتالي فان المعلومة هي بيانات تم تحويلها إلى معلومة وذلك بتشغيلها بطريقة ما. وعلى سبيل المثال اسماء الطلاب الذين يقوموا بالتسجيل فى ادارة شئون الطلاب تعتبر بيانات خام لانها غير مُرتبه، وعندما تقوم ادارة شئون الطلاب بترتيب الاسماء طبقاً للحروف الابجديه استعداداً لاداء الامتحانات، فأن القائمه التى تحتوى على الاسماء المُرتبه ابجدياً تعتبر معلومات. وبهذا فأن البيانات اذا تم تشغيلها بطريقة ما تتحول الى معلومات.

1. ما هى المفاهيم الاساسيه للنظام والمعلومة ؟

الحل:
كما سبق تم تعريف النظام على أنه مجموعة من المكونات المرتبطة ببعضها البعض، والتي تكون معا كيانا واحدا، وهناك العديد من أنواع النظم موجودة في العالم مثل: نظام المجموعة الشمسية، جسم الإنسان وغيرها.
أما مفهوم النظام من منظور نظم المعلومات فهو مجموعة من المكونات المرتبطة والتي تعمل معا نحو تحقيق هدف واحد عن طريق قبول مدخلات (بيانات) من البيئة وإجراء عمليات تحويلية عليها لتحولها إلى مخرجات (معلومات). ويعتبر النظام ديناميكيا في حالة قيامه مجموعه الوظائف الاساسيه ومجموعة الوظائف الرقابيه. ونجد أن الوظائف الاساسيه ثلاثه هى ادخال البيانات، تشغيل البيانات، استخراج المخرجات، اما الوظائف الرقابيه فوظيفتان هما التغذيه العكسيه والرقابه. وفيما يلى سوف يتم شرح الوظائف الاساسيه والرقابيه:
(أ) الإدخال:
ان الادخال يتطلب تجميع العناصر اللازمة لتشغيل النظام فمثلا لابد من تجميع البيانات، المواد الخام، والأفراد، المعدات قبل أن يتم التشغيل.
(ب) التشغيل:
أن عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات تشمل اى نوع من انواع التشغيل وعلى سبيل المثال إجراء عملية حسابية على البيانات او ترتيبها ابجدياً يعتبر أحد طرق التشغيل.
(ج) المخرجات:
عرض المخرجات الناتجة من عملية التحويل، مثل توزيع التقارير على المستخدمين.
(د) التغذية العكسية:
تمثل معلومات حول أداء النظام مثل صدور معلومات حول أداء رجال البيع لمدير المبيعات.
(هـ) الرقابة:
ان الرقابه تعنى متابعة وتقييم المعلومات المرتدة لتحديد أي انحرافات للنظام عن أهدافه، وكذلك اتخاذ الإجراء اللازم لتعديل مدخلات وعمليات النظام لضمان الوصول إلى المخرجات الملائمة، كأن يقوم مدير المبيعات بإعادة توزيع رجال البيع على المناطق البيعية بعد تقييمه للمعلومة المرتدة.

1. هناك مجموعه من الخصائص يجب توافرها فى النظام ما هى هذه الخصائص؟

الحل:
يجب أن يتكون النظام من مجموعة من الأجزاء تتمثل في المدخلات وعمليات التشغيل والمخرجات والتغذية العكسية والرقابه. كما يجب أن تعمل أجزاء النظام مع بعضها البعض من أجل تحقيق هدف مشترك قد يكون في شكل إنتاج سلعة مادية ملموسة أو خدمة غير ملموسة أو إتاحة معلومات كما هو الحال بالنسبة لنظام المعلومات.
يمكن تعريف المعلومة على أنها هي المعرفة التي لها معنى ومفيدة في تحقيق الأهداف، ويجب أن تتميز المعلومة بالدقة في التوصيف والسرعة في الاعداد بلإضافة إلى تميزها بالبساطة.
فنجد أن الخاصيه الاساسيه الاولى للمعلومات هى تحقيق الهدف المطلوب، فنجد أن المعلومات يجب أن تتناسب مع احتاجات قارئ المعلومه فالمعلومات التى تحتاج اليها الاداره العليا ليست هى المعلومات التى تحتاج اليها الاداره التنفيذيه. ونجد ان الهدف من المعلومه يختلف من مستوى ادارى الى اخر فكلما زاد المستوى الادارى كلما انخفضت مستوى التفاصيل فى المعلومه فلاداره العليا لا يهما التفاصيل الدقيقه للمعلومات اما الادارات الدنيا فيجب ان تهتم بالتفاصيل الدقيقه للمعلومات.
كما أن المعلومات يجب أن تتصف بالدقه حيث أن المعلومه تفيد متخذ القرار فى اتخاذ قراره فأذا كانت المعلومه مبالغ فيها او تتميز بالحذر الشديد فهذا سوف يؤدى الى اتخاذ قرار خاطئ.
هذا بالاضافه الى أن المعلومه يجب أن تصل الى المستخدم فى التوقيت المناسب وبالسرعه المطلوبه حتى يستطيع متخذ القرار من اتخاذ قراره فى التوقيت المناسب، وعلى سبيل المثال القرارات بشراء او بيع الاسهم فى البورصه اذا لم تصل هذة المعلومات فى التوقيت المناسب فهذا قد يؤدى الى ضياع فرص على المؤسسه.

1. هناك عدة مصادر للبيانات وضح مصادر الحصول على البيانات؟

الحل:
هناك عدة مصادر يمكن استخدامها للحصول على البيانات اللازمه لنظام المعلومات، هذه المصادر هى:
المصادر الداخلية:
هذه المصادر تعطي البيانات فى شكل رسمي وغير رسمي من داخل المؤسسة، حيث أن الشكل الرسمى للبيانات هى البيانات الدفتريه اما الشكل الغير رسمى فيتمثل فى اراء العاملين فى المؤسسه، ويتم ادخال هذه البيانات الى النظام حتى يمكن اجراء عمليات التشغيل عليها لتحويلها الى معلومات، وعند الحاجة إلى المعلومات يتم استخراجها من النظام.
المصادر الخارجية:
تتشكل من المعطيات الناتجة عن المحيط الخارجي للمؤسسة وتشمل أطرافا متعددة فالحكومة مثلا تصدر معلومات عن القوانين والسياسات الاقتصادية، إضافة إلى هذا هناك مصادر أخرى كالموردين والعملاء.
المصادر الشفهية:
تعرف على أنها المناقشات التي تجري بين العمال وكذا اللقاءات والاجتماعات.
المصادر الوثائقية:
أن المصادر الوثائقيه تنقسم إلى نوعيم هما، مصادر أولية ومصادر ثانوية:
المصادر الأولية:
تتمثل في الدوريات والبحوث الميدانية وكذلك البحوث الجامعية، ومن ميزات هذه المصادر أنها وسيلة لتواصل مجموعه من الافراد، كما أنها تكون نتاج عمل مجموعه من الخبراء.
المصادر الثانوية:
فيمكن حصرها في القوانين والأجهزة الحكومية وكذا المطبوعات والمنشورات، ومن ميزة هذه المصادر أنها محددة وجاهزة وتكلفتها رخيصة نسبيا وتقدم حجم كبير من المعلومات.

1. اذكر على سبيل الحصر طرق جمع البيانات مع شرح كل طريقه؟

الحل:
هناك عدة طرق لجمع البيانات، ويمكن اختيار احد هذه الطرق، وهذا الاختيار يعتمد على طبيعة البيانات، تكاليف الحصول على البيانات، اهمية البيانات. هذه الطرق هى:

1. البحث وفحص السجلات
2. الاستبيان او استمارات الاستقصاء
3. المقابلة الشخصيه
4. المشاهده والملاحظه
5. المعاينه
6. الأنترنت

وفيما يلي عرض لأهم طرق جمع البيانات:
(1) البحث وفحص السجلات:
تتم عن طريق متابعة الخريطة التنظيمية للملفات والتقارير ونماذجها، سجلات العمل، القرارات، الشكاوى إضافة إلى المشاكل التي سجلت عند إعداد وتنفيذ الخطط والموازنات وكذلك خرائط المسارات.
(2) الاستبيان او استمارات الاستقصاء:
هي استمارة يتم ملؤها من قبل الشخص المستقصى منه، ويعتبر الاستبيان طريقة للحصول على الحقائق واراء الأفراد.
(3) المقابلة الشخصية:
هي من أهم الطرق للحصول على البيانات إذ تساعد في ملاحظة سلوك الأفراد والجماعات ومعرفة آرائهم.
(4) المشاهده والملاحظه:
تعتمد على إرسال الملاحظين لتسجيل الوقائع أثناء العمل فى شكل إحصائيات الرقابة الموجودة.
(5) المعاينه:
هي عبارة عن أخذ عينة من المدخلات والمخرجات أو عينة من المواقف مثل عينة من طلبات البيع، شكاوى العملاء، الموظفين.
(6) الأنترنت:
تعتبر الأنترنت من أحدث طرق جمع البيانات والمعلومات والتى ظهرت مع التطور التكنولوجي، وتتميز هذه الطريقه بسهولة الاستعمال وانخفاض التكاليف.


للمتابعة ارجو تنزيل المرفق