هذه الجماعات تكوينها إسمي فقط ، أي على الورق ، حيث لا يوجد نقاش فعلي أو شفوي بين أفراد الجماعة بل يتم على الورق ، وهذا الأسلوب هو خليط ما بين العصف الذهني و دلفي .
- خطواته :
1. تحديد المشكلة بواسطة المدير .
2. كل فرد يضع بدائل الحل على ورقة أمامه .
3. تجمع هذه الأوراق بواسطة المدير وتكتب على لوحة بدون ذكر الأسماء .
4. يتم الإقتراع للتصويت على البدائل .
5. إعطاء رقم 1 لأفضل بديل و 5 للأقل أهمية .
6. البديل الحاصل على أكبر نقاط هو الأفضل .
# مزايا أسلوب الجماعات الصورية :
1. يأخذ وقت أقل من دلفي .
2. محاولة الوصول لإجماع الآراء عن طريق الإقتراع أو التصويت .
3. يستخدم أسلوب كمي بسيط وهو أسلوب الترتيب بالنقاط .
_____________________________
· نطاق المشاركة وحدودها من خلال تناول إتجاهين :
A. الإتجاه التقليدي .
B. الإتجاه الحديث .
1. الإتجاه التقليدي / يرتبط بنوع القرارات التي يتم إتخاذها بإختلاف المستويات التنظيمية ، ويقتصر إتخاذ القرارات الإستراتيجية على الإدارة العليا ، أما المستويات الأقل تقوم بإتخاذ القرارات العادية أو الروتينية .
# ( الإلتزام الحرفي بهذه الوائع يصعب تطبيقه في الواقع العملي .. مثلا ً : الإدارة العليا في كثير من المواقف تتخذ قرارات روتينية أو عادية ) .
2. الإتجاه الحديث : يرى ضرورة إشراك المستويات المختلفة من العاملين في صنع القرار ، وأيضا إشراك أفراد من خارج التنظيم أو جماعات في إتخاذ القرار طالما أن القرار يعنيهم من بعيد أو قريب ومن هؤلاء : مساعدي المدير الذين يقومون بتحديد المشكلة وأبعادها ، وأيضاً الأجهزة الإستشارية التي تتكون من الفنيين أو الإداريين أو الوحدات الأخرى داخل التنظيم المسؤولة عن تنفيذ القرار .
#( يرى أنصار هذا المبدأ بالتركيز على الأساليب الجماعية في الإدارة حيث يسعى المدير إلى إشراك جميع الأطراف المتأثرين بالقرار والذين يساهمون في تنفيذه ) .
مهم : * نجاح المدير في المشاركة الفعالة في إتخاذ القرار يقتضي الأخذ في الإعتبار العديد من العوامل :
1. أن المشاركة في إتخاذ القرارت لا تعني أن تصبح الوظائف القيادية مشاعاً بين العاملين في التنظيم ، حيث مازال لكل مدير السلطة في الموافقة أو عدم الموافقة على الإقتراحات الصادرة من المرؤوسين .
2. على المرؤوسين أن يقوموا بمواجهة واقعية للموقف الذي أدى إلى خلق المشكلة ، وأن يعرفوا حدود حريتهم في إتخاذ القرار .
3. لابد أن يقوم المدير بتوضيح الأهداف الأساسية للمرؤوسين من وراء حل المشكلة أو إتخاذ القرار .
4. أن نجاح المشاركة يتطلب تحديد الفئات التي يسمح لها بالمشاركة من المرؤوسين .
· مزايا المشاركة :
1- مشاركة المرؤوسين في إتخاذ القرار تزيد من دافعهم في تنفيذ القرار بسهولة بأنفسهم .
2- المشاركة توفر للمدير وقتاً كافياً للقيام بالمهام الإشرافية وحل المشاكل الإستراتيجية الحيوية .
3- المشاركة في صنع القرار تساعد في عملية ترشيد القرار ، حيث يتم جمع أكبر عدد ممكن من الآراء الموضوعية والبعد عن القرارات الشخصية المتحيزة .
· عيوب المشاركة :
1- يعتقد البعض أن المشاركة مظهر من مظاهر تنازل المدير عن بعض مهامه القيادية ، فيعتقد المدير أنها تضعف مركزه في علاقاته مع مرؤوسيه .
2- قد تصبح المشاركة غاية في حد ذاتها وليس وسيلة لتحقيق الديموقراطية في الإدارة .
3- المشاركة أحياناً تكون غير ملائمة في بعض المجتمعات حيث خبرة المرؤوسين محدودة وهناك خوف من تحمل المسؤولية .