الموضوع: دورة في السكرتارية - السكرتارية التنفيذية - السكرتير التنفيذي - السكرتير الجديد

بسم الله الرحمن الرحيم

أبدأ بعون الله معكم بدورة للسكرتارية من الألف إلى الياء

الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية

ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- مفهوم السكرتارية

2- التخصص والتميز

3- مهام مكتبية هامة للسكرتير

4- التعامل مع الآخرين

5- التعامل مع الملفات والسجلات

6- التخطيط اليومي

أولا - مفهومُ السكرتاريةِ :

مَا هِي السكرتاريةُ؟

إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِ في سبيلِ تحقيقِ الأهدافِ المنشودةِ.


أصلُ التسميةِ

ترجعُ تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمةِ "Secret" ذاتِ الأصلِ اللاتيني بمعنَى «سرّ»؛ مِما يشيرُ إلى أهميةِ الأعمالِ المكتبيةِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ.


السكرتاريةُ الخاصّةُ

يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ.



تعريفُ الأمينِ أَوِ السكرتيرِ

يمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.


من واجباتِ ومهامِّ السكرتيرِ

عندما يقومُ الأمينُ أو السكرتيرُ بمثلِ هذه الأعمالِ؛ فإنَّ الرئيسَ أوِ المديرَ يستطيعُ أن يتحررَ من مهام كثيرةٍ كان من الممكنِ أن تضيعَ وقتَهُ الثمينَ فيما لا طائلَ منه، بل وتطغَى على مهامِّهِ الكبرَى ذاتِ الشأنِ والخطرِ خاصةً في تحديدِ الاستراتيجياتِ، ورسمِ السياساتِ، والتنظيمِ، والتخطيطِ، وتقييمِ الأداءِ. ومنَ المألوفِ إذًا أنْ يظلَّ الأمينُ يوميًّا على اتصالٍ بفئاتٍ شتى منَ الزائرينَ وأصحابِ الحاجاتِ، من خلالِ أسلاكِ الهاتفِ، أوِ اللقاءاتِ الشخصيَّةِ؛ لذلكَ فإن عليهِ مسئولية تلطيفِ لهجةِ المكاتباتِ، واللباقة في الحوارِ، والحفاظ على استمرارِ المودّةِ والعلاقاتِ الطيبةِ مع هؤلاءِ الزائرينَ، فلا غرابةَ إذًا أن تكونَ مناصبُ الأمانةِ العامّةِ أكثر الوظائفِ المكتبيةِ أرستقراطيةً.


أوضاعُ السكرتاريةِ

تختلفُ أوضاعُ السكرتاريةِ العامّةِ من منظمةٍ لأخرى، ويتوقفُ ذلك عَلَى: حجمِ المنظمةِ، وعددِ العاملينَ في المكاتبِ، وأنماطِ الأعمالِ، والنوعياتِ الشخصيَّةِ للعاملينَ، والمهامِّ والاختصاصاتِ التي يباشرهَا أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بِخِدماتِ السكرتاريةِ وصولاً إلى تحسينِ الأداءِ. نستخلصُ من ذلك أنه من الصعبِ تعريفُ السكرتاريةِ تعريفًا جامعًا، غيرَ أنه منَ الممكنِ تعريفُها وظيفيًّا من خلال السردِ التفصيليِّ العريضِ لصورِ المهامِّ والواجباتِ التي يسندُ بها للسكرتاريةِ حتى يمكنَ تسييرُ العملِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، والحفاظُ على الصورةِ اللائقةِ للمنظمةِ في أذهانِ الجماهيرِ الخاصةِ والعامّةِ.

ثانيا ً - التخصصُ والتميزُ :

التخصصُ

منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.

الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ

في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.


علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ

يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.


تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ

ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.

ثالثا ً - مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :

تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً

يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.

إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ

إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.

إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ

إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.

تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ

يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.

رابعا ً - التعاملُ مَعَ الآخرِين :

استخدامُ الهاتفِ

لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.

مقابلةُ الزّائرينَ

منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.

كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ

قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.

الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ

إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.

خامسا ً - التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:

الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ

إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.


النسخُ والتصويرُ

من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.


تشغيلُ البياناتِ

منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.


حفظُ السجلاتِ الماليةِ

يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.

سادسا ً - التخطيطُ اليومِيُّ :

تخطيطُ العملِ اليوميِّ

إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.

استخدامُ المفكرةِ

من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».

ترتيباتُ السفرِ

يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.

التدريبُ والمرانُ

على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.

يتبع إن شاء الله....

الفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه

ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :

1- الحاجات الذاتية للسكرتير

2- القدرات الخاصة بالسكرتير

3- احتياجات العمل

4- مجالات السكرتارية

اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير

الحاجاتُ الماديةُ


تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).


الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ


وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.


الحاجاتُ الاجتماعيةُ

تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.


الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ

وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.


الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ

وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.

ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :

القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ

السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.


القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ


كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.


القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ


إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.


القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ


ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.


القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ


الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.


القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ

ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.

ثالثا - احتياجاتُ العملِ :

متطلباتُ الأعمالِ

إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا، وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1- إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2- الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3- النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.


التوفيقُ بينَ المتطلباتِ


إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.


خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ

حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.

رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :

السكرتاريةُ العامّةُ

في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.



السكرتاريةُ الخاصّةُ

وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.


السكرتاريةُ الشخصيَّةُ

هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.


السكرتاريةُ المتخصصةُ

هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.




يتبع إن شاء الله....

الفصل الثالث - دور السكرتير التنفيذي :

ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي :

1- دور السكرتير في معاونة رئيسه

2- الاتصال بالزائرين

3- مقابلات الرئيس او المدير

4-لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير

اولا - دور السكرتير في معاونة رئيسه :

تخطيطُ العملِ


قبلَ أن يبدأَ السكرتيرُ عملَهُ اليومي، لا بد من وضعِ الخطوطِ الرئيسيةِ للأعمالِ التي سيقومُ حتى تدبيرَهُ للأمورِ حكيمًا؛ فيقومُ بتجهيزِ بنودِ كشفِ الارتباطاتِ اليومي الخاصِّ برئيسِهِ، ويعدّ المستنداتِ اللازمةَ لكلِّ بندٍ من بنودِ ذلك الكشفِ، حتى إذا ما طلبها الرئيسُ أو المديرُ تكونُ جاهزةً دونَ إضاعةٍ للوقتِ.


المفكرةُ أو جدولُ الأعمالِ


عبارةٌ عن برنامجٍ لتفاصيلِ الموضوعاتِ التي ستطرحُ للمناقشةِ في اجتماعٍ قادمٍ، وذلك حسبَ الترتيبِ الذي توضعُ به مفرداتُ هذه الموضوعات. وترسلُ المفكرةُ - مع خطابٍ مرفقٍ - إلى كُلِّ أعضاءِ اللجنةِ التي ستجتمعُ لإبلاغِهم بمفرداتِها وفي وقتٍ مناسبٍ، فيصبحُ في مقدورِهِم أن يفحصُوها بعنايةٍ قبلَ الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ، والمدةُ التي يتمُّ فيها إبلاغُ الأعضاءِ ببنودِ جدولِ الأعمالِ تحددُها كلُّ منشأةٍ حسبَ ظروفِها، وهي تتراوحُ ما بين سبعةِ أيامٍ إلى أربعةَ عشرَ يومًا في المعتادِ.


مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ
تنحصرُ مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ بيْنَ:

1- السكرتيرِ عنِ الأمورِ الروتينيَّةِ.
2- الرئيسِ أو المديرِ بالنسبةِ للأمورِ التي تتطلبُ اهتمامًا خاصًّا. وفيما يختصُّ بجدولِ الأعمالِ الخاصِّ بالرئيسِ فيجبُ أن يوضعَ فِي مجلدٍ، وذلكَ للأسبابِ الآتيةِ:
1- احتفاظُ الرئيسِ أو المديرِ بصورةٍ من جدولِ أعمالِهِ في دفترٍ أو مجلدٍ يجعلُ من السهلِ معرفةُ أيةِ تفصيلاتٍ بخصوصِ أيِّ بندٍ من بنودِ جدولِ الأعمالِ.
2- إنَّ ملاحظاتِ الرئيسِ أو المديرِ في مفكرتِهِ تجعلُ منَ السهلِ حسم الأمورِ التي يُثارُ فيها أيُّ خلافٍ.


إعدادُ كشفِ الارتباطِ اليومِيّ


يقومُ السكرتيرُ بتدوينِ الارتباطاتِ التي سيلتزمُ بها رئيسُهُ في المفكرةِ الخاصّةِ به كما يقومُ بتدوينِها في مفكرتِهِ هو؛ وذلكَ لأنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوينِ كُلّ ارتباطٍ أو ميعادٍ سبقَ ترتيبُهُ، كما ينبغي تدوينُ العملِ المفروض إنجازُهُ في مناسباتٍ مقبلةٍ. ويجبُ على السكرتيرِ أن يراعي عند التدوينِ في هاتين المفكرتيْن ما يلي:
1- تثبيتُ المواعيدِ المؤقتةِ أولاً بالقلمِ الرّصاصِ ثم تحبرُ، وإذا ما كانتِ المواعيدُ مؤكدةً فتثبت منذُ اللحظةِ الأولَى بالحبرِ.
2- يُبيّنُ المعيادُ واسمُ صاحبِ الاتصالِ والمكانُ وأيةُ معلوماتٍ أخرى مختصرة وسهلة الاستيعابِ في الوقتِ نفسِهِ.
3- تثبيتُ الموضوعاتِ الروتينيةِ التي يفضلُ رئيسُهُ معالجتَهَا في أوقاتٍ معينةٍ منَ اليومِ.
4- يجبُ أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيدِ مع الأخذِ في الاعتبارِ أنها قد تمتدُّ.



تثبيتُ المواعيدِ فِي الترتيبِ الصحيحِ


بالنسبةِ للارتباطاتِ الاجتماعيةِ فيدوّنُ ميعادُ الحفلِ - منَ السابعةِ والنصفِ إلى الثامنةِ - بالإضافةِ إلى أيةِ معلوماتٍ أخرى بالنسبةِ للملابس. وعندَ ترتيبِ المواعيدِ الاجتماعيةِ سواء بالليلِ أو النهارِ، والتي تشملُ زوجةَ الرئيسِ، يجبُ التأكدُ من أنَّ كلَّ ميعادٍ مناسبٍ لها قبلَ الموافقةِ بالنيابةِ عنها. وكذلك تثبتُ المواعيدُ في الترتيبِ الصحيحِ لحدوثِها كلّ يومٍ. وبما أنَّ الكثيرَ منَ المواعيدِ يتمُّ تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتيرِ تعزيزها برسالةٍ يحتفظُ بصورةٍ منها. ويقومُ بمراجعةٍ دقيقةٍ لكلِّ بندٍ ليتأكدَ من أنَّ كلَّ النقاطِ قد عولجتْ وأنَّ كلَّ المواعيدِ قدِ التزمَ بها.



الإعدادُ للسفرِ فِي الداخلِ والخارجِ


إنَّ أهمَّ ما يؤديهِ السكرتيرُ من خدماتٍ لرئيسِهِ هو الإعدادُ لسفرياتِهِ - لصالحِ العملِ - سواء في داخل الدولةِ أو خارجهَا وتتلخصُ خطواتُ الإعدادِ للسفرِ فيما يلي:
1- الاستعلامُ من رئيسِهِ عن وسيلةِ السفرِ التي يفضلُها، هل بالقطارِ أو بالطائرةِ أو بالباخرةِ أو بالسيارةِ الخاصّةِ، وكذلك عن وسيلةِ الراحةِ التي يرغبُ في التمتعِ بها خلالَ الرحلةِ من تكييفِ هواءٍ، وطعامٍ، ونومٍ.
2- الاستفسارُ عنِ الموعدِ الذي يرغبُ رئيسُهُ السفر فيه صباحًا أو ظهرًا أو مساءً، وكذلك موعد العودةِ.



حجزُ الفندقِ


الاتصالُ بالفندقِ الذي يفضلهُ الرئيسُ في الجهةِ المسافرِ إليها لحجزِ مكانِ المبيتِ إذا كان السفرُ يستدعي المبيتَ، وإذا لم يكنْ للرئيسِ فندقٌ معينٌ فيمكنُ بالرجوعِ إلى دليلِ السياحةِ والذي توجدُ به أسماءُ الفنادقِ ومنه يمكنُ المفاضلةُ بين الفنادقِ المختلفةِ واختيارُ أنسبِها. وإذا تَمّ حجزُ غرفةٍ في فندقٍ ما، يجبُ على السكرتيرِ أن يبلغَ الفندقَ عنِ اسمِ الرئيسِ ووظيفتِهِ وموعدِ وصولِهِ والوقتِ المحتملِ لرحليهِ ونوعِ الخدمةِ المطلوبةِ كما يحاولُ السكرتيرُ الحصولَ على موافقةِ الفندقِ كتابةً ويرفقُ بالأوراقِ التي يأخذُها الرئيسُ منهُ.



تنظيمُ برنامجِ السفرِ


جمعُ وإعدادُ المعلوماتِ والبياناتِ والأوراقِ والمستنداتِ الخاصةِ بالعملِ والتي قد يحتاجُ إليها في المهمةِ المسافر من أجلِها وعلى السكرتيرِ أن يضعَ هذه الأوراقَ والمستنداتِ في ملفٍّ خاصٍّ، كما يقدّمُ للرئيسِ قائمةً بأسماءِ الأشخاصِ أو الهيئاتِ التي سيقومُ بالاتصالِ بها من خلال الرحلةِ، وعمّا إذا كانَ قد تقابلَ مع أيٍّ من هؤلاءِ الأشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يرجعَ في ذلك إلى أجندةِ مكتبِهِ.



إعدادُ الأدواتِ المكتبيةِ


وعلى السكرتيرِ أن يعدَّ بجانبِ ما تقدّمَ جميعَ الأدواتِ الكتابيةِ وغيرَهَا كالأقلامِ وأوراقِ الكتابةِ ومظاريفَ في أحجامٍ مختلفةٍ ودفترِ طوابعَ وكلبساتٍ ودبابيسَ ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليلِ الطيرانِ أو السككِ الحديديةِ وغير ذلك. ويجبُ إعدادُ بيانٍ بخطِّ سيرِ الرحلةِ، ويتضمنُ هذا البيانُ ابتداءً من ساعةِ السفرِ، والطريقِ الذي سيسلكهُ في ساعةِ الوصولِ، والفنادقِ التي سينزلِ بها خلالَ الرحلةِ وذلك حتى وقتِ العودةِ. وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيسُ أو المديرُ مبينًا فيه أسماءُ أماكنِ الزيارةِ وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ببطاقةِ المواعيدِ.


السفرُ إلى الخارجِ


في حالةِ السفرِ إلى الخارجِ، يضافُ إلى ما تقدّمَ الخطواتُ التاليةُ:
1- شراءُ تذاكرِ السفرِ المطلوبةِ (جوًّا أو بحرًّا).
2- إعدادُ الترتيباتِ الماليةِ للرحلةِ، وهذه تختلفُ باختلافِ الرحلةِ والمدةِ التي سيقضيها الرئيسُ أو المديرُ فيها وإذا كانَ المديرُ مسافرًا للخارجِ فيمكنه الحصول على النقودِ اللازمةِ بإحدى الطرقِ الآتيةِ:
1- شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ: وهي على شكلِ بطاقاتٍ تمثلُ أرصدةً لدى الفنادقِ التي ينزلُ بها.
2- شيكاتٌ سياحيةٌ: وهي كثيرةُ الاستعمالِ في السفرِ للخارجِ، وعبارةٌ عن مبالغَ دائريةٍ، وتصدرها البنوكُ الكبرى والفنادقُ التي يسمحُ لها بتبادلِ النقدِ.
3- خطاباتُ الاعتمادِ: وتصدرُها البنوكُ وتوجهُها إلى مُراسليها أو فروعِها بالخارجِ؛ ليضعوا تحتَ تصرفِ حاملِ الخطابِ مبلغًا منَ المالِ. ويجبُ أيضًا إعدادُ الأمتعةِ في الحدودِ المصرحِ بها دونَ أجرٍ، وكذلك القيود والأحجام الخاصة بالأمتعةِ بها، ويمكنُ الحصولُ على هذه المعلوماتِ من جدولِ المواعيدِ الذي تصدرَهُ شركةُ الطيرانِ والملاحةُ البحريةُ.

ثانيا - الاتصالُ بالزائرِين :

أهميةُ الاتصالِ ودورُ السكرتيرِ في تسهيلِهِ وتنظيمِهِ


لا يسمحُ وقتُ المديرِ عادةً بمقابلةِ جميعِ الزائرينَ، فضلاً عن أنّه إذا قامَ بمقابلتِهم جميعًا فقدْ يتسببُ ذلك في تضييعِ وقتِهِ الثمينِ في مقابلاتٍ لا فائدةَ منها، وكان من الممكنِ أن يوجهَ الزائرُ إلى مقابلةِ مسئولٍ آخرَ يقعُ في اختصاصِهِ الغرضُ من الزيارةِ. ومن ثَمَّ كان على السكرتيرِ أن يتولَّى تنظيمَ المقابلاتِ، فلا يشغل وقتَ رئيسِهِ إلا بالضروري منها، إذ يقومُ بتوجيهِ الزائرين إلى جهاتِ الاختصاصِ أو معاونتِهم في إنجازِ مصالحِهِم إذا كان مستطاعًا، وبذلك يعتبرُ البعضُ السكرتيرَ «همزةَ الوصلِ» بين المديرِ والراغبين في زيارتِهِ.


السياساتُ التي يجبُ أن ينتهجَها السكرتيرُ


عادةً ما توضعُ للسكرتيرِ سياساتٌ يجبُ مراعاتُهَا في تنظيمِ مقابلاتِ المديرِ لزوارِهِ منها:
1- أن تكونَ الزياراتُ بمواعيد محددةٍ مقدمًا.
2- لا ينبغي تحتَ أيةِ ظروفٍ السماحُ بدخولِ الزائرِ إلى مكتبِ المديرِ قبلَ إبلاغِهِ.
3- على السكرتيرِ أن يستقبلَ كلَّ زائرٍ قبلَ السماحِ لَهُ بالدخولِ على رئيسِهِ.
4- يقومُ بتسجيلِ بياناتٍ عن كلِّ زائرٍ في «بطاقةِ الزيارةِ» أو «سجلِ أسماءِ الزائرين» حتى يمكنَ ترتيبُ الوقتِ المناسبِ لَهُ.
5- إعدادُ سجلٍ للمديرِ عن مواعيدِ المقابلاتِ والاجتماعاتِ التي سيقومُ بالارتباطِ بِها إما في أجندةٍ مكتبيةٍ أو في كشوفٍ خاصّةٍ يوضحُ فيها: اسمُ الزائرِ أو مَن سيزوره الرئيسُ، ووظيفتُهُ أو عملُهُ أو عنوانُهُ، وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ومدتُها.


العنايةُ باستقبالِ الضيوفِ


على السكرتيرِ أن يقومَ في بدايةِ كُلِّ يومٍ بتقديمِ «السجلِ اليومِي للارتباطاتِ إلى المديرِ» على أن يجهزَ المستنداتِ والبياناتِ التي قد يحتاجُ إليها مديرُهُ أثناءَ المقابلةِ فيرفقها بكشفِ المواعيدِ أو يتولّى تقديمَها لمديرِهِ في بدايةِ كلِّ مقابلةٍ. ويجبُ عليه العنايةَ أيضًا بمكتبِهِ لاستقبالِ الضيوفِ في أيِّ وقتٍ.

ثالثا - مقابلاتُ الرئيسِ أوِ المديرِ :

تحديدُ موعدِ المقابلةِ


وهو يتمُّ إما بحضورِ الشخصِ الراغبِ في الزيارةِ إلى مكتبِ المديرِ؛ ليحددَ الميعادَ بنفسِهِ أو يتصلَ بالتليفونِ سواء شخصيًّا أو عن طريقِ سكرتيرٍ.


حضورُ الزائرِ


عند حضورِ الزائرِ في الموعدِ المحددِ له، يجبُ على السكرتيرِ إتمامُ المقابلةِ فورًا ما دامَ المديرُ على استعدادٍ لمقابلتِهِ، وإلا طلب منه بلباقةٍ الانتظارَ لبعضِ الوقتِ، ويقومُ السكرتيرُ باصطحابِهِ إلى حجرةِ الاستقبالِ لحينِ استطاعةِ الرئيسِ مقابلته.


مقابلةُ الزائرِ


إذا وافقَ المديرُ على الزيارةِ، يقومُ السكرتيرُ بتقديمِ الزائرِ إليه، وتزويده بالبياناتِ والمستنداتِ التي قد يحتاجُ إليها أثناءَ الزيارةِ علاوةً على ما قد يطلبهُ من بياناتٍ أثناءَ الزيارةِ.






الاعتذارُ عَنِ المقابلةِ

قد يعتذرُ المديرُ عن مقابلةِ الزائرِ ذي الميعادِ المحددِ سابقًا، وذلك لعذرٍ طارئٍ، فعلى السكرتيرِ أن يعتذرَ له بلباقةٍ وأن يتولّى تعليلَ هذا التصرفِ تعليلاً مقنعًا ومهذبًا بحيثُ لا يسيء إليه، أما إذا كان هناك متسعًا من الوقتِ فيقومُ بتقديمِ الاعتذارِ عن المقابلةِ تليفونيًّا أو كتابةً مع اقتراحِ موعدٍ جديدٍ.

رابعا - لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيسِ أوِ المديرِ :

زائرٌ بغيرِ ميعادٍ سابقٍ


يقومُ السكرتيرُ بالاستفسارِ منه عن سببِ الزيارةِ، فإذا كان أمرًا عاجلاً لا يحتملُ التأخيرَ قامَ بعرضِ الموضوعِ على رئيسِهِ فإذا وافقَ سمحَ له بالدخولِ، أما إذا لم يتسمْ سببُ الزيارةِ بصفةِ الاستعجالِ يمكنُ إفهامُهُ بلباقةٍ أنَّ المديرَ مرتبطٌ بمواعيدَ من قبلُ وأنه لا مانعَ من أن يقومَ السكرتيرُ بتحديدِ موعدٍ له يناسبَهُ، وقد يطلبُ منه كتابةً مذكرةً عن سببِ الزيارةِ.


زائرٌ صديقٌ أو قريبٌ للمدير


نظرًا لما تتسمُ به علاقةُ المديرِ بهذا النوعِ من الزوارِ بروابطَ اجتماعيةٍ قويةٍ كان من الواجبِ على السكرتيرِ أن يلتزمَ في التصرفِ معهم حسبَ ما قد اتفقَ مع رئيسِهِ من قبلُ من حيثُ السماح لهم بالمقابلةِ؛ لأنَّ أيَّ خطأٍ في معاملتِهِم قد يتسببُ عنه مشاكلُ لا داعي لها. ومن ثَم يجبُ أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتيرِ معهم بمنتهَى الحكمةِ والسياسةِ.


زائرٌ غيرُ مرغوبٍ فيه

قد لا يرغبُ المديرُ في مقابلةِ بعضِ الزوارِ لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدمُ رغبةِ المديرِ في إتمامِ المقابلةِ؛ لعدمِ حصولِهِ على ميعادٍ من ذي قبلُ، وازدحامِ مفكرتِهِ بارتباطاتٍ عديدةٍ، أو لعدمِ اختصاصِ الرئيسِ بمقابلةِ هذا الزائرِ. وبديهيٌّ فإنَّ معالجةَ السكرتيرِ لكلِّ موقفٍ يختلفُ باختلافِ ظروفِ كلِّ حالةٍ، ولكن على السكرتيرِ أن يقدّمَ للزائرِ غيرِ المرغوبِ فيه تعليلاً مقنعًا ومهذبًا، وفي كلِّ هذه المواقفِ تظهرُ لباقةُ السكرتيرِ وحسنُ تصرفِهِ.


زائرٌ منَ العاملينَ


إنَّ الغرضَ من محادثةِ هؤلاءِ العاملين لمقابلةِ المديرِ قد يكونُ لأسبابٍ تتعلقُ بالعملِ؛ ومن ثم فإذا تحققَ السكرتيرُ من أنَّ السببَ منَ الزيارةِ هو أحدُ الأمورِ التي تتعلقُ بالعملِ، وحرصًا على سرعةِ مقابلتِهِم للرئيسِ حتى لا ينجمُ عن تأخيرِ إتمامِ المقابلةِ خسائرُ للمنشأةِ فإنَّهُ يُخطرُ مديرَهُ بالموقفِ في الحينِ. ولكن إذا كان الراغبُ في الزيارةِ من العاملين الذين يعلونَ المديرَ في المركزِ أو يساوونَهُ؛ فعندئذٍ يعملُ السكرتيرُ على إتمامِ المقابلةِ فورًا حتى ولو كانتْ دونَ ميعادٍ سابقٍ.


الصحفيون


لا يختلف الصحفيون عن الزوارِ الآخرين فيما عدا أنَّ السكرتيرَ يجبُ أن يكونَ حذرًا في التخاطبِ معهم، فلا يصرحُ بشيءٍ للنشرِ قبلَ عرضِهِ على رئيسِهِ ويأخذُ الموافقةَ عليهِ إذ يدفعُ السبقُ الصحفي بعضَ الصحفيين إلى التسرعِ في إفشاءِ أخبارٍ لم يحنْ بعدُ وقتُ إذاعتِهَا؛ مِما قد يضرُّ بالمصلحةِ العامةِ بالطبعِ.


إنهاءُ الزياراتِ التي طالتْ عمّا هو محددٌ لها

قد تطولُ الزيارةُ لأحدِ ضيوفِ المديرِ عما هو مقررٌ لها إما لنسيانِ المديرِ المواعيد الأخرى، وإما لتمادي الزائرِ في مناقشاتٍ لا طائلَ منها؛ مما قد ينتجُ عنه تضاربٌ في المواعيدِ الأخرى، وهنا لا بُدّ أن يتدخلَ السكرتيرُ لإنهاءِ هذه الزيارةِ التي طالتْ مدتُها، وطبيعيٌّ أن معالجةَ كُلِّ حالةٍ تختلفُ حسبَ ظروفِ كلِّ زائرٍ، ولكن في كلِّ الحالاتِ يجبُ محاولةُ عدمِ إحراجِ الزائرِ وإظهارِ حسنِ نيةِ السكرتيرِ ويكونُ إنهاءُ الزيارةِ عن طريقِ مَا يلي:
1- الاتصالُ بمديرِهِ عن طريقِ الهاتفِ الفرعِيِّ وإخطارُهُ بانتهاءِ وقتِ الزيارةِ.
2- إدخالُ ورقةٍ إلى المديرِ (أو نموذجٍ مُعدٍّ لذلك) دونَ إبداءِ أيةِ إشارةٍ.
3- إخبارُ المديرِ أن هناك زائرًا آخرَ قد حانَ موعدُ زيارتِهِ ويستفسرُ منه عمّا إذا كانَ على استعدادٍ لمقابلتِهِ خشيةَ ألاّ يقبل الانتظارَ.
4- تلبيةُ نداءِ رئيسِهِ بطريقةٍ متفقٍ عليها كأن يدقَّ له الجرسَ مرتيْن ليتدخلَ لإنهاءِ المقابلةِ.


قطعُ الاجتماعاتِ

وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن تدورَ الاجتماعاتُ في جوٍّ هادئٍ لا يقاطعهُ أحدٌ حتى تتوافرَ للأعضاءِ الظروفُ المناسبةُ للبحثِ والمناقشةِ، ولكن قد تضطرُّ الظروفُ السكرتيرَ إلى محاولةِ قطعِ هذه المناقشاتِ ليبلغَ مديرَ الاجتماعِ أو أحدَ الأعضاءِ رسالةٍ هامةٍ، ويمكنُ تلخيصُ الأحوالِ التي تقطعُ فيها الاجتماعاتُ فيما يلي:
1- إذَا كانتْ هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير الاجتماعِ ويرغبُ في محادثتهِ
2- وجودُ قراراتٍ هامةٍ وتتسمُ بصفةِ الاستعجالِ ويرغبُ السكرتيرُ في أخذِ توقيعٍ عليها من مديرِهِ.
3- إبلاغُ رسالةٍ هامةٍ إلى أحدِ الأعضاءِ. وفي مثلِ هذه الأحوالِ يقومُ السكرتيرُ باغتنامِ أيةِ فرصةٍ يهدأُ فيها الاجتماعُ كفرصةِ تناولِ المشروباتِ وما سواها من هدوءٍ؛ ليقدمَ القراراتِ التي يرغبُ في اعتمادِها من مديرِهِ أو إبلاغ أيةِ رسالةٍ لأحدِ الأعضاءِ.



يتبع إن شاء الله....

الفصل الرابع : الاجتماعات واهمية دور السكرتارية


ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :


1- ماهية الاجتماعات واهميتها


2- دور السكرتارية في تنظيم الاجتماعات


3- واجبات السكرتارية قبل الاجتماع


4- واجبات السكرتارية اثناء الاجتماع


5 - واجبات السكرتارية بعد الاجتماع


6- المناظرات السمعية والبصرية




أولا - ماهية الاجتماعات واهميتها :

الديمقراطيةُ في الاجتماعاتِ


تزايدتْ في الوقتِ الحاضرِ أهميةُ الاجتماعاتِ وتعددتْ صورُهَا ووضعتِ الكثيرُ منَ القواعدِ والأسسِ لتنظيمِها وزيادةِ فعاليتِهَا لتحقيقِ أهدافِ المنظماتِ على اختلافِ أنواعِها وتباينِ أوجهِ نشاطِها؛ فالاجتماعاتُ مظهرٌ من مظاهرِ الديمقراطيةِ في الإدارةِ والعملِ الجماعِيِّ والمشاركةِ في الإدارةِ، فضلاً عن أنّها من أهمِّ أسبابِ الاتصالِ في المؤسسةِ. وحتى يمكنَ تحقيقُ الأهدافِ المرجوةِ منَ الاجتماعاتِ، فكان لزامًا على المؤسساتِ أن تضعَ وتطبقَ إجراءاتٍ سليمةً لاجتماعاتِ أعضائِها، بحيثُ تكونُ سلطةُ اتخاذِ القراراتِ لمجموعةٍ منَ الأعضاءِ وليسَ لفردٍ واحدٍ وبما يكفلُ مساهمةَ كلِّ عضو منَ الأعضاءِ في اتخاذِ القرارِ وإبداءِ رأيهِ بحريةٍ وحيدةٍ.


ما هو الاجتماعُ؟


يتمثلُ الاجتماعُ في لقاءٍ بين أكثر من فردٍ في مكانٍ محددٍ وزمانٍ محددٍ؛ للتداولِ والتشاورِ وتبادلِ الرّأي حولَ موضوعٍ أو مشكلةٍ بغرضِ تحليلِها واتخاذِ قرارٍ بشأنِها، وينطوي الاجتماعُ على مفهومِ التعاونِ بين أفرادٍ قد تختلفُ ثقافاتُهُم وخبراتُهُم، ورغم ذلك يحاولونَ معًا - عن طريقِ المناقشةِ الموضوعيةِ - الوصولَ إلى حلٍّ للمشكلاتِ المعروضةِ عليهم.


مبدأُ المشاركةِ في الإدارةِ

تعتبرُ الاجتماعاتُ التطبيقَ العمليَّ لمبدأِ المشاركةِ في الإدارةِ، حيثُ يشتركُ المرءوسُونَ مع الرؤساءِ في اتخاذِ القراراتِ الإداريةِ التي تتعلقُ بتخطيطِ العملِ ومراقبةِ تنفيذِهِ، ومع ذلك فإنَّ المشاركةَ في الإدارةِ لا تعني بالضرورةِ اشتراكَ المرءوسين في جميعِ الخطواتِ التي تمرُّ بها عمليةُ اتخاذِ القرارِ، فقد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ تشخيصِ المشكلةِ، أي البحث عن الأسبابِ الحقيقيةِ التي أدّتْ إلى المشكلةِ أو يمكن أن تؤدي إلى حدوثِها مستقبلاً، كما قد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ وضعِ الحلولِ البديلةِ أو اختيارِ أحدِ البدائلِ. والخلاصةُ: أنه مهما اختلفتْ درجةُ المشاركةِ التي يسمحُ بها المديرُ للمرءوسينَ، فإن السماحَ لهم بالمشاركةِ في المرحلةِ التاليةِ من مراحلِ اتخاذِ القرارِ يجبُ أن تتمَّ بموافقتِهِ هو. والاجتماعاتُ كأسلوبٍ للاتصالِ والمناقشةِ الحرةِ المفتوحةِ، تعوِّدُ الأفرادَ على تنميةِ مهارتَي التحدثِ والإنصاتِ، بل تتعداهُما إلى تنميةِ مهارةِ الإقناعِ، أيْ إقناع الآخرين عن طريقِ المواجهةِ المباشرةِ بين المتحدثِ والمستمعِ.



مزايا الاجتماعاتِ


يمكنُ تخليصُ أهميةِ الاجتماعاتِ في مختلفِ مجالاتِ العملِ بالمؤسساتِ في النقاطِ التاليةِ:
1- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للمشاركينَ للتعبيرِ عن آرائِهِم أيًّا كانتْ مراكزهم المهنية.
2- تعقدُ الاجتماعاتُ بهدفِ الوصولِ إلى قراراتٍ - من خلال الدراسةِ والبحثِ - وتؤثرُ تأثيرًا فعالاً على نشاطِ المؤسسةِ.
3- تفرزُ الاجتماعاتُ وجهاتِ نظرٍ مختلفةٍ تفيدُ أصحابَ القرارِ والسلطةِ بالمؤسسةِ وتساعدهُم على وضعِ السياساتِ والقراراتِ المسيرةِ لنشاطِ المؤسسةِ وتساعدُ على تحقيقِ أهدافِها.
4- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للأفرادِ في مختلفِ المستوياتِ الإدرايةِ للالتقاءِ والتعارفِ وتبادلِ وجهاتِ النظرِ وتكوينِ صداقاتِ عملٍ وصداقاتِ شخصيةٍ على حدٍّ سواء.
5- تساعدُ الاجتماعاتُ على سهولةِ الموافقةِ على القراراتِ والنتائجِ التي تفرزهَا الاجتماعاتُ لإحساسِ الأعضاءِ بأنّهم شاركُوا في إعدادِ هذه النتائجِ والوصولِ إليها.


عيوبُ الاجتماعاتِ
على الرغمِ من كلِّ المزايا التي يمكنُ أن تأتِي منَ الاجتماعاتِ، إلا أنه يوجدُ العديدُ منَ الانتقاداتِ التي توجهُ للاجتماعاتِ ويمكنُ تلخيصُها في النقاطِ التاليةِ:
1- سيطرةُ فئةٍ معينةٍ على الاجتماعِ ومحاولةُ تسييرِهِ وفقًا لرغباتِهِم مستغلينَ في ذلك سلطةَ الضغطِ من واقعِ مراكزِهِمُ المهنيةِ.
2- استغلالُ بعضِ الأعضاءِ الفرصةَ والأخذُ بمبادرةِ التحدثِ بصورةٍ تغطي على حقوقِ الآخرِين.
3- كثيرًا ما تكونُ القراراتُ التي تتخذُ عن طريقِ الاجتماعاتِ تمثلُ الرأي الوسطَ؛ تفاديًا للمشاكلِ وحرصًا على الخروجِ بنتائجَ إيجابيةٍ من الاجتماعِ.
4- إذا لم يكنْ رئيسُ الاجتماعِ على درجةٍ كبيرةٍ منَ الوعي والحزمِ؛ فإنَّ الاجتماعَ يمكنُ أن يفشلَ بسهولةٍ.
5- الاجتماعاتُ فرصةٌ للقاءِ والتعارفِ وتجاذبِ أطرافِ الحديثِ دونَ الخوضِ بجديةٍ في الأعمالِ المنظورةِ أمامَ الاجتماعِ.
6- الاجتماعاتُ المستمرّةُ الكثيرةُ مضيعةٌ للوقتِ واستنزافٌ لمواردِ المؤسساتِ.
7- قد يكونُ بعضُ أفرادِ الاجتماعِ دونَ مستوى الاجتماعِ من حيثُ الدرايةِ والمعرفةِ والخبرةِ اللازمةِ للمشاركةِ في الاجتماعاتِ بفعاليةٍ.
8- الاجتماعاتُ كبيرةُ العددِ لا تُؤتي ثمارَهَا نتيجةَ تداخلِ أحاديثِ المشاركينَ وسوءِ عمليةِ الاتصالِ بهم.

ثانيا - دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ :

السكرتاريةُ والاجتماعاتُ

لا شكَّ أن تحقيقَ الأهدافِ المرجوةِ من أيِّ اجتماعٍ تتوقفُ على مقدارِ الجهودِ المبذولةِ للإعدادِ للاجتماعِ وتسجيلِ ما يدورُ خلالَهُ وإثباتِ قراراتِهِ وتوصياتِهِ للجهاتِ المعنيةِ وهي مهامٌّ يمكنُ أن تقومَ بها السكرتاريةُ فيعتمدُ عليها المديرُ في ذلك، ويعتبرُها عنصرًا فعّالاً وحيويًّا يساهمُ في نجاحِ الاجتماعِ وتحقيقِ الغرضِ منه. والاجتماعاتُ التي تعقدُ ويكونُ للسكرتيرِ دورهُ في الإعدادِ والمتبابعةِ والتحضيرِ قد تأخذُ الشكلَ غيرَ الرسمي كأيِّ اجتماعٍ بسيطٍ بين المديرِ ومعاونيهِ أو بين المديرِ وأحدِ الأفرادِ بالإدارةِ، وقد تأخذُ الشكلَ الرسميَّ التي يحتاجُ إلى عددٍ منَ الإجراءاتِ.


الاجتماعُ غيرُ الرسميِّ ودورُ السكرتيرِ

يمكنُ أن يدعو المديرُ أحدَ معاونيهِ أو أحدَ الأفرادِ الذين يعملُونَ معه لاجتماعٍ قصيرٍ بمكتبِهِ. وهذا النوعُ منَ الاجتماعِ لا يحتاجُ إلى إجراءاتٍ رسميةٍ من تحضيرِ وتوجيهِ الدعوةِ للاجتماعِ والإعدادِ له بصورةٍ رسميةٍ وتسجيلِهِ وتسجيلِ محضرٍ له وإعدادِ التقريرِ النهائِيّ عنهُ، ولكن يمكنُ أن يتمَّ ببساطةٍ عندما يتصلُ السكرتيرُ بالشخصِ المعني ويدعوهُ للاجتماعِ مع المديرِ في موعدٍ محددٍ. ويكونُ على السكرتيرِ في هذهِ الحالةِ أن يُعدَّ مكتبَ المديرِ أو غرفةَ الاجتماعاتِ لاستقبالِ الاجتماعِ، كذلكَ يجبُ عليهِ إعدادُ ملفٍّ يحتوِي عَلَى البياناتِ والأوراقِ الضروريةِ للاجتماعِ حتى يتمكنَ المديرُ من استخدامِهَا خلالَ الاجتماعِ، وكل هذه الترتيباتِ تتمُّ بالاتفاقِ مع المديرِ.


السكرتيرُ يَحْضُرُ الاجتماعَ


قد تدعو الحاجةُ أن يحضرَ السكرتيرُ الاجتماعَ، ويقومُ بتدوينِ التفاصيلِ، فإذا دعتِ الحاجةُ لذلكَ يجبُ أن يُعدَّ نفسَهُ، بأن يكونَ على استعدادٍ لتدوينِ تفاصيلِ الاجتماعِ وتلقي التعليماتِ منَ المديرِ. وبعد الانتهاءِ منَ الاجتماعِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعيدَ ترتيبَ غرفةِ الاجتماعاتِ أو غرفةِ المديرِ، وأن يقومَ بطباعةِ تقريرِ الاجتماعِ لعرضِهِ على المديرِ وأخذِ الموافقةِ عليهِ لإعلامِ مَن حضرُوا الاجتماعَ بما جاءَ فيه بصورةٍ رسميةٍ.


الاجتماعُ الرّسميُّ


عندما يكونُ الاجتماعُ كبيرَ العددِ أو بصددِ مناقشةِ موضوعٍ هامٍّ على مستوًى عالٍ، أو يكون أعضاءُ الاجتماعِ من أماكنَ مختلفةٍ أحيانًا أو من جنسياتٍ مختلفةٍ في أحيانٍ أخرى، فإنَّ الاجتماعَ يأخذُ الشكلَ الرسميَّ؛ لأنَّ الشكلَ الرسميَّ ينطوي على اتباعِ عددٍ منَ الإجراءاتِ والتدابيرِ التي من شأنِهَا أن تكفلَ نجاحَ الاجتماعِ منَ الناحيةِ التنظيميَّةِ. والأمورُ المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّةِ للاجتماعاتِ الرسميةِ من صميمِ اختصاصاتِ السكرتيرِ، فعليهِ أن يقومَ بعددٍ من الواجباتِ قبلَ الاجتماعِ، وكذلك له دورٌ هامٌّ وفعّالٌ أثناءَ الاجتماعِ، كما أن عليه واجباتٌ يتحتمُ القيامُ بها بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ.

ثالثا - واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ :

حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.


مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ - إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ - وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.


إرسالُ الدّعواتِ


يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.


مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع

يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.


إعدادُ جدولِ الأعمالِ


يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.


إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ


من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.

رابعا - واجباتُ السكرتاريةِ أثناءَ الاجتماعِ :

واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ

تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.


حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ


إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ - من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ - للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.



تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ


إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.

خامسا - واجباتُ السكرتاريةِ بعدَ الاجتماعِ :

واجباتُ السكرتيرِ بعدَ الاجتماعِ

بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ وانصرافِ الأعضاءِ، يتعينُ على السكرتيرِ القيامُ بإعادةِ غرفةِ الاجتماعاتِ إلى حالتِها الطبيعيةِ، أما إذا كانَ الاجتماعُ خارجَ المؤسسةِ؛ فيجبُ التأكدُ من أن أيًّا منَ الأعضاءِ لم يتركْ شيئًا خاصًّا به، وأن الأجهزةَ في حالتِها الطبيعيةِ كما تسلمها من إدارةِ القاعةِ.

إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ


من مهامِّ السكرتيرِ بعدَ انعقادِ الاجتماعِ إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ، ويجبُ أن يشتملَ على البنودِ التاليةِ:

1- ساعةُ وتاريخُ ومكانُ انعقادِ الاجتماعِ.
2- اسمُ رئيسِ الاجتماعِ واسمُ السكرتيرِ.
3- الإجراءاتُ التي اتبعتْ للدعوةِ للاجتماعِ وصحتُها طبقًا للائحةِ.
4- أسماءُ أعضاءِ الاجتماعِ الذين حضرُوا، وأسماءُ الأعضاءِ الذين لم يحضرُوا بعذرٍ ودونَ عذرٍ.
5- الإشارةُ إلى أنه تَمّتْ تلاوةُ محضرِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ وتَمّتِ الموافقةُ عليهِ واعتمادُهُ.
6- عرضُ مفصلٌ ودقيقٌ لجميعِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ (أو الاجتماعاتِ) ولأسماءِ الأعضاءِ الذين أثارُوا أسئلةً وأولئك الذين قامُوا بالردِّ والاعتراضاتِ والموافقاتِ، أيْ يتمُّ عرضُ كلّ صغيرةٍ وكبيرةٍ دارتْ في الاجتماعاتِ ويمكنُ للسكرتيرِ أن يقومَ بذلكَ من خلال الرجوعِ إلى التسجيلِ الذي تَم أو إلى شريطِ الفيديو.
7- كتابةُ محضرِ الاجتماعِ وتدوينُهُ في الدفترِ الخاصِّ بذلك وأخذُ موافقةِ وتوقيعِ رئيسِ الاجتماعِ عليه.
8- بعدَ اعتمادِ رئيسِ الاجتماعِ للمحضرِ واعتمادِ القراراتِ، يقومُ السكرتيرُ بنسخِها وإرسالِ صورٍ منها للإداراتِ والأعضاءِ بهدفِ إعلامِهِم بهذهِ القراراتِ التي تَمّتِ الموافقةُ عليها أثناءَ الاجتماعِ.

سادسا - المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ :

المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ


تعتبرُ المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ أحدثَ وسيلةٍ نقلتهَا التكنولوجيا الحديثةُ في مجالِ إدارةِ وتنظيمِ الاجتماعاتِ وتعتمدُ عليها الكثيرُ من المؤسساتِ الكبيرةِ في إدارةِ الاتصالِ بين الأفرادِ سواء داخلَ المؤسسةِ أو خارجها بهدفِ اتخاذِ قرارٍ ما بشأنِ موضوعٍ مطروحٍ للنقاشِ. ونتيجةً لاتساعِ نطاقِ الرقابةِ التي يتمتعُ بها المديرُون؛ فإنّهُم غالبًا مَا يميلونُ إلى الإقلالِ من أسفارهم، توفيرًا للوقتِ والنفقاتِ والاعتمادِ على المناظراتِ كإحدى وسائلِ الاتصالِ والاجتماعِ.



نظامُ المناظراتِ

يتضمنُ نظامُ المناظراتِ إشراكَ أكثر من فرديْن من مكانٍ واحدٍ في مناقشةِ موضوعٍ مطروحٍ للبحثِ والنقاشِ، وذلك إما من خلال التليفونِ (أو المناظراتِ السمعيةِ) أو من خلال شاشاتِ العرضِ (أو المناظراتِ البصريةِ)، ويساعدُ على انتشارِ هذه الوسيلةِ من وسائلِ الاتصالِ، سهولةُ استخدامِ أجهزةِ «الفاكسِ» في نقلِ الرسائلِ إلى مكانِ انعقادِ المناظراتِ أثناءَ وقتِ إجرائِها.



التقنيةُ الحديثةُ والمناظراتُ


إنَّ الأقمارَ الصناعيةَ والمحطاتِ الفضائيةَ هي الوسيطُ الآخرُ لعمليةِ الاتصالِ عن طريقِ المناظراتِ، ويمكنُ من خلالِها أن يرى أعضاءُ المناظرةِ بعضَهُم بعضًا على شاشاتِ العرضِ وكلّ مِنهم في مكانِهِ (وهو ما يُسمّى بالمناظراتِ البصريةِ)، وأن يتصلَ بعضُهم ببعضٍ من خلال أجهزةِ الهاتفِ ويتنافسُوا بشأنِ موضوعِ البحثِ المطروحِ.


إعدادُ المناظراتِ

واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للمناظراتِ هي أيضًا واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للاجتماعِ من حجزِ موعدٍ بغرفةِ الاجتماعاتِ وإعدادِ الأجهزةِ، وإعلامِ الأعضاءِ، وإعدادِ المادةِ التي ستتمُّ مناقشتُهَا، وتدوينِ التفاصيلِ أثناءَ المناظرةِ وإكمالِ الأعمالِ المترتبةِ على المناظرةِ.





يتبع إن شاء الله....

الفصل الخامس - كتابة الرسائل والتقارير :



و يتكون هذا الفصل من سبعة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- ما هي المراسلات ؟

2- إعداد الرسائل ؟

3- إعداد وكتابة التقارير

4- اقسام التقرير

5- الاسس والغرض من كتابة التقارير

6- التقرير بغرض الاستخدام كسجل

7- تحديد الشكل النهائي للتقرير


اولا - ما هي المراسلات :

أهميةُ المراسلاتِ

تعتبرُ المراسلاتُ المتبادلةُ فيما بين المؤسساتِ أو الأفرادِ من أكثر وسائلِ الاتصالِ المكتوبةِ شيوعًا في الوقتِ الحاضرِ، وليستِ الرسالةُ بديلاً للاجتماعِ بين طرفيْن فحسب، وإنما هي دليلٌ للجديةِ وإثباتِ للتعاملِ والارتباطِ في الوقتِ ذاتِهِ. والرسائلُ التجاريةُ ضرورةٌ لعقدِ الصفقاتِ ولتبادلِ المعلوماتِ فيما بين المتعاملين، فهي تمهدُ للاتصالِ فيما بينهم، كما تعتبرُ في ذاتِها سجلاً دائمًا لهذه الاتصالاتِ.


عدمُ المغالاةِ في الرسائلِ


إنَّ الأمرَ يقتضي عدمَ المغالاةِ في استخدامِ المكاتباتِ الداخليةِ والعنايةَ بتحريرِها، ومعالجتَها في كافةِ المراحلِ التي تمرُّ بها وفقًا لنظامٍ علميٍّ يكفلُ مساهمتَهَا الفعالةَ في تحقيقِ الأهدافِ المرجوةِ.


صياغةُ الرّسائلِ

لما كانَ دورُ السكرتيرِ الناجحِ لا يقتصرُ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ بعدَ إملائِهَا، وإنما يجبُ أن يمتدَّ إلى صياغةِ الرسائلِ الصادرةِ وإعدادِ الردِّ على تلكَ الواردةِ، ومعالجةِ كليهما في مختلفِ المراحلِ؛ لذا كان من الواجبِ عليهِ التعرفُ على المبادئِ العلميةِ لإعدادِ الرّسائلِ ودراسةُ القواعد التي تحكمُ إجراءاتِ التعاملِ معها.

ثانيا - إعدادُ الرسائلِ؟ :

الاعتباراتُ الواجبُ مراعاتُهَا عندَ إعدادِ الرّسائلِ

الرسالةُ هي إطارٌ مكتوبٌ يحملُ معلوماتٍ يرادُ نقلُها من المرسلِ إلى المستقبلِ، ولما كانَ نجاحُ عمليةِ الاتصالِ مرعونًا بتقبلِ المرسلِ إليهِ لمضمونِ الرسالةِ وتفهمِهِ له على النحو الذي يقصدهُ المرسلُ، ولما كان دورُ السكرتيرِ لا يجبُ أن يقتصرَ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ بعدَ إملائها، وإنما يجبُ أن يكونَ كذلك قادرًا على صياغتِها؛ لذا فهناك عددٌ من الاعتباراتِ الواجب مراعاتُها عند صياغةِ الرسائلِ ومنها:
1- التحديد الواضحُ لمضمونِ الرسالةِ المراد نقلُها.
2- استخدامُ عباراتٍ صحيحةٍ من خلالها يستطيعُ القارئُ أن يفهمَ الرسالةَ المنقولةَ في وضوحٍ وبلا إيهامٍ.
3- مراعاةُ الأجزاءِ الأساسيةِ للرسالةِ والتي تتضمنُ: الافتتاحيةَ، وموضوعَ الرسالةِ والذي يُقسّمُ بدورِهِ إلى فِقراتٍ، والخاتمةَ.
4- صياغةُ أسلوبِ الرسالةِ بعنايةٍ وبأسلوبٍ منطقيٍّ، وحتى تؤدّي كلُّ نقطةٍ إلى النقطةِ التاليةِ لها.
5- اختيارُ الكلماتِ المعبرةِ عن المعنى، وتجنبُ الأخطاءِ اللغويةِ.


قواعدُ كتابةِ الرسائلِ

1- الإشارةُ للرسالةِ السابقةِ.
2- الردُّ على الاستفساراتِ حسبَ ترتيبِ ورودِها بالرسالةِ.
3- التسلسلُ المنطقيُّ للفقراتِ.
4- سلامةُ ودقّةُ جميع البياناتِ والمعلوماتِ.
5- البعدُ عن صيغةِ الأمرِ وصيغةِ النهي.
6- توفّرُ الذوقِ واللباقةِ، وحسنُ اختيارِ الكلماتِ.
7- الاهتمامُ بالافتتاحيةِ والخاتمةِ.


الشروطُ الموضوعيةُ في الرسالةِ

هي الإيجازُ، والبساطةُ والسهولةُ، وقوّةُ التعبيرِ، والموضوعيةُ. الإيجازُ:

1- أنَّ تتضمنَ الرسالةُ موضوعًا واحدًا وفي ورقةٍ واحدةٍ قدرَ الإمكانِ.
2- عدمُ تكرارِ ما جاءَ بالرسالةِ المردود عليها.
3- يجبُ اختيارُ الكلماتِ بعنايةٍ دونَ إسرافٍ أو نقصانٍ.
4- أن يكونَ لكلِّ كلمةٍ موضعُ بالرسالةِ ولا يمكنُ الاستغناءُ عنها.
5- أن تكونَ الكلماتُ مترابطةً ومتناسقةً ومسلسلةً كوحدةٍ واحدةٍ.


البساطةُ
1- يجبُ استخدامُ الكلماتِ والجملِ القصيرةِ.
2- يجبُ استخدامُ أوضحِ الكلماتِ فهمًا وقربًا من الاستعمالِ وذلك:
أ- حتَّى لا يضيع الوقتُ في القراءةِ والتفسيرِ.
ب- حتى لا يشعر الطرفُ الآخرُ بأنّك أعلى منه ثقافةً.


التعبيرُ
1- يجبُ أن يكونَ هناكَ اطلاعٌ وقراءةٌ مستمرةٌ في اللغةِ؛ حتى يمكن اختيارُ الكلماتِ المناسبةِ.
2- يجبُ عدمُ شرحِ نقطةٍ أو قرارٍ قبلَ ذكرِ هذَا البندِ أو هذا القرارِ.
3- يجبُ الابتعادُ عنِ الكلماتِ ركيكةِ المعنى، ضحلةِ الأسلوبِ وعن الجملِ المفككةِ.
4- الاهتمامُ بحجمِ الجملةِ: غير طويلةٍ وغير قصيرةٍ.
5- عدمُ استعمالِ الكلماتِ التي تثيرُ الشكَّ وتحتملُ التفسيرَ بعدةِ معانٍ.
6- عدمُ الإسرافِ في المجاملةِ أو التحيةِ أكثر من اللازمِ.



الموضوعيةُ
1- الالتزامُ بالأمانةِ والدقةِ في عرضِ الموضوعِ مع منهجٍ علميٍّ في صُلبِ الموضوعِ.
2- وضعُ مقدماتٍ تمثلُ جوانبَ الموضوعِ تمهيدًا للاستنتاجاتِ.
3- الاستنتاجاتُ يجبُ أن تكونَ منطقيةً ونابعةً من تلكَ المقدماتِ.
4- الاعترافُ بالخطأِ في حالةِ وجودِهِ.

ثالثا - إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ :

إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ


عادةً ما تخدمُ التقاريرُ أغراضًا عدةً ويستخدمُهَا العديدُ منَ الناسِ؛ لذلك فهي الأساسُ الذي تبنِي عليهِ الإدارةُ قراراتهَا فتمدّها بالمعلوماتِ اللازمةِ أو توجه نظر الآخرين لما يجبُ عليهم القيام به، كما أننا نجدُ أن مستقبلَ المؤسسةِ يعتمدُ في وقتٍ من الأوقاتِ على التقاريرِ وخاصة المؤثرة. فالمنشآتُ والمؤسساتُ في الوقتِ الحاضرِ لها هيكلٌ متشابكٌ ولا يتنسى أن تتمَّ عمليةُ التنسيقِ بين الإداراتِ والوظائفِ المختلفةِ بالمنشآتِ والمؤسساتِ والإداراتِ بسهولةٍ إلاّ عن طريقِ التقاريرِ والمراسلاتِ المكتوبةِ، فكيف يمكنُ للتقريرِ أن يحققَ كلّ هذا؟


مدى تأثيرِ التقريرِ

إنَّ إدراكَ المجالِ الذي يستخدمُ فيه التقريرُ والمراسلاتُ المتبادلةُ داخلَ المنشأةِ يعطي الحدَّ الأدنَى من الإجابةِ على السؤالِ، فالنظرةُ السريعةُ على الهيكلِ التنظيمِيّ للمؤسسةِ يمكنُ أن تعطِي انطباعًا أوليًّا عن السبلِ التي يمكنُ أن يصلَ إليها التقريرُ ويؤثرُ فيها، إلا أنه غالبًا ما يأخذُ التقريرُ الشكلَ الرأسيَّ أيْ إلى المستوياتِ الإداريةِ العليا للموافقةِ، ثم إلى أسفلَ للتنفيذِ. كذلك يمكنُ للتقريرِ أن يتجهَ أفقيًّا بين المجموعاتِ المختلفةِ أو أن يستخدمَ كأساسٍ لبدءِ علاقاتٍ أو معلوماتٍ يعتمدُ عليها المساهمُون بالمؤسسةِ.


التقاريرُ الخارجيةُ

بالإضافةِ إلى التقاريرِ التي يمكنُ أن تتداولَ داخلَ المنشأةِ فهناك التقاريرُ الخارجيةُ، فنجدُ التقاريرَ المتبادلةَ بين الموردينَ والعملاءِ، بين المؤسساتِ والحكومةِ، بين وحداتِ البحثِ والتطويرِ ووحداتِ الإنتاجِ أو بين بعضِ الشركاتِ وبعضِها الآخر. هذا الإطارُ الضخمُ والاستخداماتُ المتعددةُ التي يقومُ عليها التقريرُ غالبًا ما تلقي بمسئوليةٍ جسيمةٍ على كاتبِ التقاريرِ، فلا يوجدُ تقريرٌ واحدٌ يمكنُ أن يشتملَ على كل هذه الوظائفِ السابق الإشارة إليها، ولذلكَ للاستفادةِ من التقاريرِ، ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً، يجبُ أن يصممَ التقريرُ ليواكبَ متطلباتِهِ ويؤدي الغرضَ منه، هذا التنوعُ في وظائفِ وأغراضِ التقريرِ لم يولد غير أنماطٍ وأشكالٍ وأقسامٍ مختلفةٍ للتقاريرِ يمكنُ الاعتمادُ عليها للوصولِ إلى الغرضِ النهائي من التقريرِ المراد إعدادُهُ.


ضرورياتُ التقاريرِ

يجبُ أن تحتوي التقاريرُ سواء كانت قصيرةً أو طويلةً على بعضِ المعلوماتِ الأساسيةِ مثل:
1- موضوعُ التقريرِ متمثلاً في العنوانِ أو الموضوعِ.
2- اسمُ كاتبِ التقريرِ.
3- الشخصُ المقدَّمُ إليه التقرير.
4- تاريخُ تقديمِ (أو الانتهاءِ من) التقريرِ وفي بعضِ الأحيانِ يمكنُ إضافةُ اسمِ الشركةِ ووظيفةِ القائمِ بالتقريرِ.


هيكلُ التقريرِ
التقريرُ في هيكلِهِ يتضمنُ:
1- بيانًا بمصداقيتِهِ والغرضِ منه ومجالِ استخدامِهِ.
2- معلوماتٍ كافيةً لتحقيقِ الغرضِ منه مقسمةً إلى أجزاءٍ متناسقةٍ ومترابطةٍ.
3- قسمًا إجماليًّا يتضمنُ التأكيدَ على الغرضِ من التقريرِ والفائدةِ المرجوةِ من ورائهِ، كذلك يتضمنُ التقريرُ توقيعَ كاتبِهِ، وذلك على خطابٍ مرفقٍ مع التقريرِ أو في الصفحةِ الأولى للتقريرِ.

رابعا - أقسامُ التقريرِ :


أقسامُ التقريرِ

الأشكالُ أو الأقسامُ النمطيةُ تستخدمُ بكثرةٍ في التقاريرِ، فهي تحتوي على معلوماتٍ ترتبطُ بصورةٍ وثيقةٍ بالقسمِ الذي تندرجُ تحتَهُ.



صفحةُ العنوانِ

هي صفحةٌ تحتوي على رقمِ التقريرِ وعنوانِهِ كذلك رقمِ العقدِ، واسمِ المعدِّ والمشاركين في التقريرِ، والتاريخِ وفي بعضِ الأحيانِ عددِ صفحاتِ التقريرِ وعددِ الأشكالِ بداخل التقريرِ، بالإضافةِ إلى اسمِ الشخصِ الذي يقدّمُ له التقريرُ.


قائمةُ المحتوياتِ

وتحتوي على عرضِ الأقسامِ الرئيسيَّةِ بالتقريرِ ورقمِ الصفحةِ، وكذلك قائمةٍ بالجداولِ والرسوماتِ التوضيحيةِ.


ملخصُ التقريرِ

ويحتوي على عرضٍ مقتضبٍ للتقريرِ والغرضِ منهُ ومجالاتِ استخدامِهِ والنتائجِ التي تَمَّ التوصلُ إليها، والغرضُ من الملخصِ هو عرضُ نتائجِ التقريرِ ومحتوياتِهِ بصورةٍ مبسطةٍ ومقتضبةٍ.


الغرضُ منَ التقريرِ

وهو بيانٌ لمجالاتِ التقريرِ والغرضِ منه يستدلُّ به القارئُ عند قراءتِهِ للتقريرِ.


النتائجُ

وهو عرضٌ وتحليلٌ لنتائجِ البياناتِ التي تم التوصلُ إليها وجمعُها مشفوعةً بالرسوم والأشكالِ التوضيحيةِ. أما الخلاصةُ: فيفردُ لها جزءٌ خاصٌّ ، لأنها تعرضُ باختصارٍ واقتضابٍ للنظرةِ العامةِ للتقريرِ وهي تجميعٌ للاستنتاجاتِ التي تم التوصلُ إليها.


التوصياتُ

وفي هذا الجزءِ تُذكرُ التوصياتُ لتطبيقِ ما وردَ بالتقريرِ والدرساتِ المستقبليةِ المتوقعةِ كذلك تذكرُ الأسبابُ وراءَ تلكَ التوصياتِ. ويمكنُ في بعضِ التقاريرِ دمجُ كلٍّ منَ الخلاصةِ والتوصيةِ معًا في جزءٍ واحدٍ.


هيكلُ الكتابةِ الفعّالةِ

إذا وجدَ هيكلٌ أو نمطٌ يمكنُ أن يتبعَهُ كاتبُ التقريرِ؛ فإنَّ الأمرَ يكونُ هيِّنًا، أما إذا لم يوجدْ هذا النمطُ أوِ الهيكلُ؛ فعلى كاتبِ التقريرِ أن يعتمدَ على معلوماتِهِ والأسسِ الخاصّةِ بِهِ وهو أمرٌ يزيدُ من صعوبةِ إعدادِ التقاريرِ، ولكن لا يخفَى أن المعرفةَ بمبادئِ كتابةِ التقاريرِ عامةً تنطبقُ على تلك التي لها أشكال أو على سواها.

خامسا - الأُسسُ والغرضُ من كتابةِ التقاريرِ :

الأسسُ العلميةُ فِي إعدادِ وكتابةِ التقاريرِ

إنَّ القدرةَ على التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ هي من المسائلِ التي يمكنُ التغلبُ عليها بسهولةٍ، ولكن الصعوبةَ تكمنُ في التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ للتقاريرِ والنماذجِ الفنيةِ أو الصناعيةِ عامةً؛ ولذلك باتَ من الضروري القيامُ بتحليلِ المشكلةِ للتغلبِ عليها. ولا يتوقعُ أن تحصلَ على أفضل النتائجِ مصدافةً ودونَ تحليلٍ جيدٍ، ويجبُ على كاتبِ أو معدِّ التقريرِ أن يضعَ في ذهنِهِ: لماذا هذا التقرير؟ وما الغرضُ المرجو تحقيقه من كتابةِ مثل هذا التقرير؟ وإذا ما أرادَ أن يكونَ تقريرهُ فعّالاً عليه أن يدركَ كيف سيتمُّ استخدامُ التقريرِ، فهو المسئولُ عن تقديمٍ يفي بمتطلباتِ المنشأةِ أو المؤسسةِ التي تتعاملُ في مثل هذا النوعِ من التقاريرِ.



تحليلُ المشكلاتِ

إنَّ تحليلَ المشكلاتِ التي تواجهُ كتابةَ التقاريرِ يتركزُ حولَ الغرضِ من التقريرِ، ودورِ المنشأةِ والأشخاصِ الموجه لهم التقرير، وهي العناصرُ التي يرتكزُ عليها كاتبو التقاريرِ في كتاباتِهِم. والتحليلُ يرسمُ له الطريقَ ليعرفَ ما يجبُ القيامُ به، وما يجبُ أن يتضمنَهُ تقريرهُ، وكيف سينظمُه ، وكيف سيقدّمُ تقريرَهُ، وإجمالاً فإنَّ التحليلَ يعطي الشكلَ المفترضَ أن يكونَ عليه التقريرُ في مجملِهِ.


الغرضُ منَ التقريرِ

تختلفُ التقاريرُ باختلافِ الغرضِ منها؛ فمحتوياتُ ومجالاتُ استخدامِها تقومُ بدرجةٍ كبيرةٍ على القراراتِ التي تتخذها الإدارةُ؛ ولذلك يجبُ أن يُعدَّ كلُّ تقريرٍ ليفي بالغرضِ منه.


كيفَ تتأثرُ التقاريرُ بالغرضِ منها؟

كاتبُ التقريرِ عليه أن يدركَ أن تحقيقَ الغرضِ هو هدفه الأول، على سبيل المثال: عليه أن يفرقَ بين التقريرِ الذي يؤكّدُ على اتباعِ قواعدِ السلامةِ في قسمٍ ما وبين ذلك التقريرِ الذي يُوصي باتخاذِ خطواتٍ فعالةٍ لتطبيقِ تلك القواعدِ، كما أن هذين التقريرين يختلفان بالطبعِ عن آخرَ يُعدُّ بغرضِ التوصيةِ وزيادةِ فعاليةِ قواعدِ السلامةِ.


تقسيمُ التقاريرِ وفقًا للغرضِ

على الرغمِ من أنَّ هناك العديدَ من التقاريرِ المستخدمةِ بالمنشآتِ إلا أنه يمكنُ تقسيمُها وفقًا للغرضِ من استخدامِها وطبيعةِ ارتباطِها بعمليةِ صنعِ القرارِ. وعمومًا فإن التقاريرَ تكتبُ بغرضِ:
1- الإعلامِ.
2- التحفيزِ لاتخاذِ تصرفٍ ما.
3- التنسيقِ بين المشروعاتِ.
4- التوصيةِ.
5- الاستخدامِ كسجلٍ للنشاطِ.



التقريرُ بغرضِ الإعلامِ

هذا النوعُ منَ التقاريرِ يُعدُّ لإعطاءِ معلوماتٍ. وهو يختلفُ بدرجةٍ كبيرةٍ في شكلِهِ ومحتوياتِهِ وطولِهِ، ويوجدُ نوعانِ من التقاريرِ في هذا الخصوصِ:
1- التقاريرُ الدوريةُ والتي تحتوي على معلوماتٍ وبياناتٍ روتينيةٍ.
2- التقاريرُ الخاصةُ والتي تحتوي على بياناتٍ خاصةٍ بمشكلةٍ معينةٍ.
3- كلا النوعيْن يركزُ بدرجةٍ كبيرةٍ على المعلوماتِ التي تتضمنهُ، وللتأكيدِ على مزيدٍ من الفاعليةِ للتقريرِ فإن الكاتبَ عليه أن يركّزَ ويتفهمَ المعلوماتِ المطلوبة وأسبابها. وفي التقاريرِ الدوريةِ نجدُ أن الشكلَ والتنظيمَ يُحدَّدان مسبقًا، فالتقريرُ يعدُّ كل فترةٍ والمعلوماتُ فيه قد تكونُ متكررةً في عرضِها، وغالبًا ما نجدُ نماذجَ مطبوعةً لهذا النوعِ منَ التقاريرِ.



معلوماتُ التقاريرِ الخاصةِ

أما التقاريرُ الخاصةُ فالمعلوماتُ فيها تختلفُ اختلافًا كبيرًا، فالمعلوماتُ المطلوبةُ ومجالاتُ استخدامِ التقاريرِ تتحكمُ في طبيعةِ ومحتوياتِ التقريرِ، كما تتحكمُ في الشكل. ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً : لابُدَّ وأن يَعرضَ المعلوماتِ المطلوبةَ بطريقةٍ واضحةٍ، وعلى كاتبهِ أن يُحددَ مسبقًا ما يريدهُ وأن يختارَ العناصرَ الهامةَ التي تساعدهُ على إخراجِ تقريرٍ جيدٍ. وعلى الرغمِ من الاختلافاتِ في هذا النوعِ من التقاريرِ، إلا أنه للتأكدِ من فعاليتِها يجبُ أن:
1- تعرضَ التوصياتِ بالتفصيلِ.
2- وكذلك يجبُ التأكيدُ على الأخذِ بالتوصياتِ بالتعرضِ للفائدةِ التي ستعودُ على الشركةِ، وبتوضيحِ لماذا يجبُ الأخذُ بهذه التوصياتِ.

سادسا - التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ :

التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ

هذا النوعُ منَ التقاريرِ يتصفُ بأنه طويلٌ وشاملٌ لكي تتحققَ الفائدةُ والتي تتطلبُ مزيدًا من العرضِ والتفصيلِ. وهناك نوعان من التقاريرِ تندرجُ تحتَ هذا المجالِ:
1- تقاريرُ التقدُّمِ (أو الأداءِ).
2- التقاريرُ النهائيةُ. فعلى سبيلِ المثالِ: في نهايةِ كلِّ سنةٍ من سنواتِ العملِ في مشروعٍ ما تُقدّمُ تقاريرُ الأداءِ (لتوضحَ مجالَ وتفاصيلَ العملِ خلالَ السنةِ)، وبعد الانتهاءِ من المشروعِ ككلٍّ يُقدَّمُ التقريرُ النهائيُّ الذي يشتملُ على الإنجازاتِ التي تمّتْ بعد آخرِ تقريرِ أداءٍ مُقدَّمٍ.



سردُ الأحداثِ والوقائعِ في التقريرِ

وهذه النوعيةُ من التقاريرِ لا تفيدُ الفترةَ التي أنجزتْ فيها الأعمالُ فحسب، بل يمتدُّ أثرُها لفتراتٍ طويلةٍ بعد الانتهاءِ من الأعمالِ؛ ولذلك يجبُ أن تكونَ شاملةً، فلا يفترض الكاتبُ أن قارئَ التقريرِ على علمٍ بما دارَ بالمشروعِ؛ ولذلك يجبُ أن يلتزمَ بسردِ الأحداثِ والوقائعِ بالتفصيلِ. وهذه النوعيةُ من التقاريرِ هي تاريخٌ بالنسبةِ للمؤسسةِ، وتكتبُ للاحتفاظِ بها، ويمكنُ أن يطلعَ عليها أشخاصٌ لم يكنْ لهم صلة بالعملٍ الذي تَمَّ.


كيفيةُ استخدامِ التقاريرِ

للتقاريرِ الفنيةِ استخداماتٌ عدة، بعضُها يقرأُ مرةً واحدةً والبعضُ الآخرُ يقرأُ مراتٍ ومراتٍ، بعضُها يطلعُ عليه فردٌ والبعضُ الآخرُ يطلعُ عليهِ أفرادٌ عديدون، بعضُها يستخدمُ لفترةٍ قصيرةٍ والبعضُ الآخرُ لفترةٍ طويلةٍ، بعضُها يستخدمهُ المتخصصُون والبعضُ الآخرُ يستخدمهُ الأفراُد غيرُ المتخصصِينَ.

سابعا - تحديدُ الشكلِ النهائِيِّ للتقريرِ :

تحديدُ شكلِ التقريرِ

بعد اكتمالِ عمليةِ اختيارِ وتنظيمِ المادةِ التي سَيُعدُّ منها التقريرُ سواء المادة المكتوبة أو الأشكال المساعدة، يتبقى أمامَ الكاتبِ بعد ذلكَ تحديد الشكلِ الذي سيكونُ عليه تقريرهُ، فيقومُ بوضعِ تصورٍ للمساحاتِ اللازمةِ والأقسامِ الرئيسيةِ والفرعيةِ، وإعدادِ العناوين الرئيسيةِ والفرعيةِ والتنسيقِ (أو التصميمِ) الكاملِ للتقريرِ في شكلِهِ النهائِيِّ.



التصميمُ الداخليُّ

إنَّ التصميمَ الداخليَّ الفعّالَ للتقريرِ يتطلبُ أن يكونَ الشكلُ جذابًا، وأن يؤدِّي الغرضَ منه في الوقتِ نفسِهِ، وهناك أشكالٌ عدةٌ للتصميمِ الداخليِّ للتقريرِ.



اختيارُ الشكلِ المناسبِ للتقريرِ

إن اختيارَ الشكلِ مرحلةٌ يعتمدُ فيها الكاتبُ على النمطِ السائدِ في الشركةِ والأسلوبِ المتبعِ في حالاتٍ سابقةٍ مماثلةٍ، ولكن في جميعِ الأحوالِ فإن الكاتبَ يختارُ الشكلَ:
1- الذي يوطدُ العلاقةَ بينَ القارئِ والكاتبِ.
2- الذي يضمنُ احتواءَ جميعِ أجزاءِ التقريرِ المراد إعدادُهُ.



الخلاصةُ

إذا قامَ الكاتبُ بالإعدادِ لتقريرِهِ بصورةٍ جيدةٍ أمكنَ له تحديد ما يجبُ أن يحتويه تقريرهُ، وأمكنَ له تحديد الشكلِ التنظيمِي الذي سيتخذهُ، وأمكنَ له أن يرتبَ الأشكالَ الداخليةَ والخارجيةَ. ومجملُ القولِ فقد صممَ تقريرَهُ بالطريقةِ المناسبةِ، والآن عليهِ أن ينتقلَ للمرحلةِ التاليةِ وهي كتابة التقريرِ.

يتبع ان شاء الله....

الفصل السادس - مكتب السكرتارية :

ويتكون هذا الفصل من سبعة ابواب هي كالتالي :

1- الحاجة الى الادوات المكتبية

2- الاعتبارات التي تراعى عند شراء أدوات

3 - الآلات الحديثة

4- تنسيق المكتب واستغلال مساحته

5- نظافة وصيانة مكتب السكرتارية

6- الأمن والسلامة بمكتب السكرتارية

7 - رقابة الامن والسلامة






اولا - الحاجة الى الادوات المكتبية :

الحاجةُ إلى الآلاتِ


لا شكَّ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ أصبحتْ منَ الكثرةِ والتنوعِ والتعقيدِ بالقدرِ الذي يبررُ استخدامَ الآلاتِ المكتبيةِ الحديثةِ، ولكن في كثيرٍ منَ الأحيانِ قد تكونُ الحاجةُ لهذهِ الآلاتِ ناشئةً عن تراكمِ كثيرٍ من الأعمالِ المكتبيةِ المختلفةِ التي خلقَها الروتينُ والتعقيداتُ الإداريةُ والمكتبيةُ، التي تؤدي إلى زيادةِ العملِ دون داعٍ، ففي الحالةِ الأخيرةِ، يمكنُ تخفيضُ كميةِ العملِ المكتبيّ بمجردِ إعادةِ تنظيمِهِ وتخليصِهِ من الروتينِ والتعقيدِ، وقد يؤدي ذلك إلى زوالِ الدافعِ لاستخدامِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ الحديثةِ.



الحاجةُ إلى آلةٍ محددةٍ


قد يحتاجُ عملٌ معينٌ إلى آلةٍ مكتبيةٍ محددةٍ، ولكن قبلَ شراءِ هذه الآلةِ، يجبُ أن نتساءلَ هل هذا العمل يستحقُ فعلاً شراءَ هذه الآلةِ؟ أو هل من الممكنِ القيامُ بالعملِ بوسائلَ أخرى بسيطةٍ وغيرِ ميكانيكيةٍ أو غيرِ آليةٍ؟ فمثلاً: يمكنُ استخدامُ الجداولِ الرياضيةِ والطرقِ المختصرةِ للقيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ التي تقومُ بها بعضُ الآلاتِ الحاسبةِ البسيطةِ، وقد تُستخدمُ المسطرةُ الحاسبةِ في هذا المجالِ للقيامِ بهذه المهمةِ بدقةٍ وبتكلفةٍ أقلّ.




زيادةُ الطاقةِ البشريَّةِ


هناك مشكلةٌ تتعلقُ بظروفِ العملِ المكتبيِّ، فمعظمُ المكاتبِ بها قوةٌ بشريةٌ أكبرُ بكثيرٍ عن حاجةِ العملِ، وقد نرى بعضَ الموظفين يقومون بأعمالٍ تستغرقُ الكثيرَ من الوقتِ والجهدِ وكان من الممكنِ أن تؤديهَا الآلةُ بسرعةٍ أكبر، ولكن إدخالَ مثل هذه الآلاتِ قد يؤدي إلى توفيرِ أكثر من نصفِ عددِ الموظفين المكتبيين، والواقعُ أن هذا يسبب مشكلةً اجتماعيةً إنسانيةً أكثر من كونِهِ مشكلةً ماديةً، ولكن هذا لا يمنعُ من أن تكونَ هناك بعضُ الأعمالِ المكتبيةِ التي يفيدُ فيها استعمالُ الآلاتِ بالرغمِ من كثرةِ الموظفين إذا كانت هذه الآلاتُ تقومُ بالعملِ بكفاءةٍ ودقةٍ أكبر، وتساعدُ على سرعةِ الإنجازِ.

ثانيا - الاعتباراتُ التي تُراعَى عندَ شراءِ أدواتٍ مكتبية :

الحاجةُ لشراءِ الآلةِ


هناك اعتباراتٌ كثيرةٌ يجبُ مراعاتُها عند اتخاذِ المؤسسةِ لقرارِ شراءِ آلةٍ مكتبيةٍ حديثةٍ، ومن بين هذه الاعتباراتِ ما يأتي: الحاجةُ لشراءِ الآلةِ: وهذه الحاجةُ يجبُ أن تكونَ مستمرةً وليستْ موسميةً، وإذا كانتِ الآلةُ المكتبيةُ مرتفعةَ الثمنِ؛ فإنه من الضروريِّ في هذه الحالةِ أن تكونَ الحاجةُ لهذه الآلةِ كبيرةً؛ مما يبررُ المبالغَ الكبيرةَ التي سوف تنفقُ في شرائها. أما إذا كانتِ الحاجةُ لهذه الآلةِ المكتبيةِ غاليةِ الثمنِ موسميةً، فإن المؤسسةَ يمكنُ أن تلجأَ إلى استئجارِ هذه الآلةِ أو استخدامِ هذه الآلةِ المملوكةِ لمؤسساتٍ أخرى.


نوعُ وإمكاناتُ الآلةِ المراد شراؤهَا

من المهمِ أيضًا عندَ شراءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ أن تتأكدَ المؤسسةُ من أنها تحصلُ على الآلةِ أو المعدّةِ المكتبيةِ ذاتِ الإمكاناتِ المناسبةِ، فلكلِّ آلةٍ إمكانات معينة عند استخدامِها وخاصةً مع تطورِ نظمِ العملِ المكتبي واستحداثِ أساليبِ عملٍ يمكنُ أن توجهَ باستخدامِ أحدثِ الآلاتِ توفيرًا للوقتِ والجهدِ والمالِ.



ثمنُ الآلةِ


إنَّ ثمنَ الآلةِ منَ الأمورِ الهامةِ التي يجبُ مراعاتُها عندَ اتخاذِ قرارِ شراءِ واقتناءِ هذه الآلةِ من جانبِ المؤسسةِ، ويجبُ أن يكونَ في استطاعةِ المؤسسةِ شراء هذه الآلةِ نقدًا أو بالتقسيطِ، مع الأخذِ في الاعتبارِ مزايا وعيوب الشراءِ بالنقدِ أو بالتقسيطِ بالنسبةِ للمؤسسةِ، فليس من المعقولِ أن تقدمَ مؤسسةٌ ما على شراءِ آلةٍ غاليةِ الثمنِ جدًّا إذا كانتِ الأحوالُ الاقتصاديةُ في المؤسسةِ لا تسمحُ بذلك.



تأثيرُ الآلةِ على الوقتِ والجهدِ


تحاولُ المؤسساتُ التي تريدُ تحقيقَ كفايةٍ إنتاجيةٍ مرتفعةٍ بالنسبةِ للأعمالِ المكتبيةِ - تحاولُ تزويدَ هؤلاءِ العاملين ببعضِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ الحديثةِ؛ وذلك توفيرًا للجهدِ والوقتِ الذي يبذلهُ العاملون في حالةِ القيامِ بالعملِ يدويًّا دونَ استخدامٍ لمثلِ هذه الآلاتِ. وفي المؤسساتِ التي تقلُّ فيها الأيدي العاملةُ أو يرتفعُ ثمنُ استئجارِها - كما هو الحالُ في البنوكِ الآن - تلجأُ المؤسساتُ إلى استخدامِ بعضِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ التي توفّرُ من جهدِ ووقتِ العاملين وتساعدهم على رفعِ الكفاءةِ الذاتيةِ بالنسبةِ للأعمالِ التي يقومُون بها.



عُمْرُ الآلةِ

لكلِّ آلةٍ عمرُ افتراضيٌّ، ويختلفُ هذا العمرُ الافتراضيُّ من آلةٍ إلى أخرى ومن ماركةٍ إلى أخرى، فمنَ المفترضِ أن تضعَ المؤسسةُ عمرَ الآلةِ في الاعتبارِ بجانبِ ثمنِها، فالآلةُ المكتبيةُ قد تكونُ غاليةَ الثمنِ ولكن عمرَهَا الافتراضيَّ طويلٌ بما يبررُ شراءَهَا وتفضيلَها على آلةٍ أخرى أقلّ ثمنًا ولكنها أقصرُ عمرًا. ومن المعلومِ أن عمرَ الآلةِ يتأثرُ ببعضِ عواملِ التشغيلِ كطولِ فترةِ التشغيلِ وصيانتِها واستخدامِها المناسب ومهارةِ العاملين المستخدِمين لها.



صيانةُ الآلةِ


قبلَ اتخاذِ قرارِ شراءِ واقتناءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ غاليةِ الثمنِ يجبُ على المؤسسةِ التأكدُ من توافرِ فرصِ الصيانةِ بالنسبةِ لهذه الآلةِ أو المعدةِ المكتبيةِ، فمن المعروفِ أنَّ الآلاتِ والمعداتِ الحديثةَ ذاتَ الإمكاناتِ الكبيرةِ تحتاجُ إلى صيانةٍ مستمرّةٍ، وهذه الصيانةُ قد يقومُ بها عاملُون من داخل المؤسسةِ بعد تدريبِهم أو يقومُ بها عاملُون متخصصُون من المؤسسةِ التي تقومُ ببيعِ مثلِ هذه الآلاتِ والمعداتِ، وفي هذه الحالةِ الأخيرةِ يجبُ التأكدُ من أن خدمةَ الصيانةِ التي تقدمُها المؤسسةُ البائعةُ جيدةٌ ومستمرّةٌ، ويمكنُ الحصولُ عليها في أيِّ وقتٍ دونَ إبطاءٍ، وبعضُ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ أصبحتْ من التعقيدِ بحيثُ لا يمكنُ إصلاحُها أو صيانتُها إلا عن طريقِ المؤسسةِ التي تبيعهَا. ويتصلُ بموضوعِ الصيانةِ توافرُ قطعِ الغيارِ التي تحتاجُ إليها الآلةُ، فمعنى عدم توافرِ قطعِ الغيارِ أن تتعطلَ الآلةُ وتصبحَ عديمةَ القيمةِ، ومن اللازمِ أن تتأكدَ المؤسسةُ عند شراءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ حديثةٍ غاليةِ الثمنِ من ضمانِ توافرِ قطعِ الغيارِ الأصليةِ لها في كلِّ الأوقاتِ وبأسعارٍ مناسبةٍ.

ثالثا - الآلاتُ الحديثةُ :

الآلاتُ والأدواتُ المكتبيةُ الحديثةُ


هناك العديدُ منَ الآلاتِ المكتبيةِ لا يتسعُ المجالُ لذكرِها جميعًا ولكن سنركزُ على أكثر هذه الأدواتِ أهميةً في إنجازِ العملِ المكتبي منها: آلةُ تثقيبِ البطاقاتِ، والآلاتُ الكاتبةُ، والحاسبُ الآليُّ، وآلةُ فتحِ الخطاباتِ، وآلةُ طيِّ الخطاباتِ، والآلةُ الحاسبةُ.. وهكذا.



آلةُ تثقيبِ البطاقات


تَستخدمُ هذه الآلاتُ بطاقاتٍ أو كروتًا ذاتَ حجمٍ متعارفٍ عليه، وهذه البطاقاتُ مثقبة بطريقةٍ معينةٍ، حيثُ تمثلُ هذه الثقوبُ بياناتٍ ومعلوماتٍ معينةً يُرادُ تسجيلُها على البطاقةِ. ويمكنُ تقسيمُ آلاتِ تثقيبِ البطاقاتِ إلى ثلاثةِ أنواعٍ رئيسيةٍ:
1- آلةُ التثقيبِ.
2- آلةُ الفرزِ والتصنيفِ.
3- آلةُ وضعِ الجداولِ.



الآلاتُ الكاتبةُ


إنَّ الآلاتِ الكاتبةَ تعتبرُ أعظمَ اكتشافٍ مساعدٍ على تطورِ أسلوبِ العملِ المكتبيّ ورفعِ كفاءةِ العاملينَ، ولقد تطوّرتِ الآلاتُ الكاتبةُ من آلاتٍ يدويةٍ وتحتاجُ إلى مجهودٍ عضليٍّ كبيرٍ إلى آلاتٍ تعملُ بالكهرباءِ وسهلة الاستخدامِ، ثم تطورتِ الآلاتُ إلى الآلاتِ الإلكترونيةِ ذاتِ الشاشةِ والذاكرةِ التي تساعدُ على اختزانِ الكتابةِ واسترجاعِها لتصحيحِ الأخطاءِ، ثم الطباعةِ بعد ذلك، ولا شكَّ أن استخدامَ الآلاتِ الكاتبةِ والتطورَ المذهلَ في هذا المجالِ يضيفُ إلى كفاءةِ السكرتيرِ، ويساعدهُ على حُسنِ أدائِهِ لواجباتِهِ خاصةً عند استخدامِ الآلاتِ الكاتبةِ ثنائيةِ اللغةِ.



آلةُ فتحِ الخطاباتِ


تُستخدمُ هذه الآلةُ لفتحِ الخطاباتِ خاصةً مع الكمياتِ الكبيرةِ؛ لتسهيلِ هذا النوعِ من العملِ وتستخدمُها إما إدارةُ البريدِ العامِّ، أو قسمُ البريدِ بالمؤسسةِ.



آلةُ طيِّ الخطاباتِ


تُستخدمُ هذه الآلةُ في طيِّ الخطاباتِ الصادرةِ بكمياتٍ كبيرةٍ، كما يمكنُ أن تسيلَ الصمغَ اللازمَ لغلقِ هذه الخطاباتِ، وتستخدمها إما إدارةُ البريدِ أو قسمُ البريدِ بالمؤسسةِ.



الآلةُ الحاسبةُ


وتُستخدمُ هذه الآلةُ للقيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ الأربعِ: الجمعِ والطرحِ والضربِ والقسمةِ. وبها عددٌ من مفاتيحِ التشغيلِ، ويمكنُ استخدامُ بعضِ أنواعِ الآلاتِ للحصولِ على مجاميعِ ضربٍ تساعدُ على إجراءِ بعضِ العملياتِ الإحصائيةِ كالحصولِ على معاملاتِ الارتباطِ أو دلالاتِ الفرقِ بين متوسطيْن، وذلك بمجردِ التعويضِ في معادلاتٍ معينةٍ ووضعِ الأعدادِ التي يحصلُ عليها نتيجةَ استخدامِ الآلةِ الحاسبةِ.



آلةُ تسجيلِ الوقتِ


تستخدمُ هذه الآلةُ الساعةَ والكروتَ؛ وذلكَ لتسجيلِ وقتِ حضورِ وانصرافِ العاملين بالمؤسسةِ على سبيلِ المثالِ، خاصةً بالنسبةِ للمؤسساتِ ذاتِ العددِ الكبيرِ، وحيثُ يوجدُ نظامُ حضورٍ وانصرافٍ، وذلكَ عوضًا عنِ استخدامِ الدفاترِ والسجلاتِ الخاصةِ بالتوقيعِ للحضورِ والانصرافِ.



الديكتافونُ


يتصلُ عملُ جهازِ «الديكتافونِ» بالآلةِ الكاتبةِ والحاسبِ الآلي، وهو مكوّنٌ من جزأيْن يعملانِ بالكهرباءِ، الجزءُ الأولُ وهو عبارةٌ عن جهازِ تسجيلٍ يكونُ بمكتبِ المديرِ حيثُ يسجلُ المديرُ على أسطوانةٍ مرنةٍ منَ البلاستيكِ أو على شريطٍ كُلَّ ما يريدُ إملاءَهُ على سكرتيرِهِ من تعليماتٍ وخطاباتٍ وتقاريرَ وغيرِ ذلك في الوقتِ المناسبِ له، وبعد أن ينتهي المديرُ من ذلك يعطي الأسطوانةَ أو الشريطَ للسكرتيرِ الذي يضعُها في جهازِ الإملاءِ ليسمعَ هذه الأسطوانةَ أو هذا الشريطَ ويقوم بكتابتِهِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي. ويتصلُ جهازُ الإملاءِ بجهازٍ آخرَ موضوعٍ تحتَ قدمِ السكرتيرِ لاستعمالِهِ عند تحريكِ الأسطوانةِ أو إيقافِها أو إرجاعِها مرةً أخرى، وتختلفُ أجهزةُ «الديكتافونِ» من حيثُ كميةِ المعلوماتِ التي يمكنُ تسجيلُها على الشريطِ أو الأسطوانةِ المستخدمةِ. وتوجدُ أنواعٌ حديثةٌ متطورةٌ منَ الديكتافونِ نذكرُ منها الديكتافونُ الذي يستطيعُ تسجيلَ المكالماتِ التليفونيةِ وقتَ غيابِ المديرِ.



آلاتُ الاتصالِ الداخلِيّ


وتستخدمُ هذه الآلاتُ كوسيطِ اتصالٍ بين الإداراتِ والأقسامِ داخلَ المؤسسةِ، وتساعدُ على سرعةِ استدعاءِ أحدِ العاملين أو إلقاءِ بعضِ التعليماتِ عليه دونَ الحاجةِ إلى الانتقالِ لمكانِ وجودِهِ.



آلةُ تصويرِ المستنداتِ


هذه الآلةُ عبارةٌ عن جهازٍ يقومُ بتصويرِ أيِّ مستندٍ يمرُّ بداخلِها بسرعةٍ كبيرةٍ وبالأعدادِ المطلوبةِ، ولقد تطورتْ آلاتُ التصويرِ بصورةٍ كبيرةٍ حتى أصبحتْ تمثلُ وحدةَ طباعةٍ كاملةٍ، فيمكنُها التصوير على الوجهين والتوزيع والفصل وكذلك التدبيس، وهي بحقٍّ عونٌ ونفعٌ ولا غنى عنها بالنسبةِ لأيِّ مكتبٍ.



آلةُ التغليفِ والتجليدِ


هذه الآلةُ تستخدمُ لإعدادِ مجموعاتٍ كبيرةٍ منَ الأوراقِ التي يمكنُ أن تأخذَ شكلَ الكتابِ، وذلك عن طريقِ استخدامِ «الكعبِ البلاستيكِ» وتخريمِ الأوراقِ وتجليدِها، كذلك يمكنُ استخدامُ الشفافاتِ البلاستيكيةِ في التغليفِ والتجليدِ.



الحاسبُ الآلِيُّ


يقالُ إنَّ الحاسبَ الآليَّ هو الاختراعُ الثانِي من حيثُ أهميتِهِ في تاريخِ البشريةِ، فالحياةُ الآن تقومُ على استخدامِ الحاسبِ الآلي، وهو يدخلُ في جميعِ نواحي الحياةِ ويساعدُ المستخدمين على الوصولِ إلى نتائجَ ومعلوماتٍ ذاتِ أهميةٍ في أسرع وقتٍ، وتوجدُ أنواعٌ كثيرةٌ من الحواسبِ الآليةِ، والأكثرُ انتشارًا هي الحاسباتُ الشخصيةُ، كما يوجدُ العديدُ من حزمِ البرامجِ الجاهزةِ باللغتيْن العربيةِ والإنجليزيةِ التي تساعدُ المستخدمينَ في أدائِهم لأعمالِهم وتعطي نتائجَ فعّالةً.



جهازُ البريدِ المصورِ أو (الفاكسِ)


من أحدثِ الاختراعاتِ التي تساعدُ على نقلِ صورةٍ من المستنداتِ المراد إرسالُها إلى أيِّ مكانٍ بالعالَمِ في ثوانٍ معدودةٍ باستخدامِ آلةِ الهاتفِ كوسيطٍ، وهذا الاختراعُ وفّرَ كثيرًا من المالِ والوقتِ بالنسبةِ للمستخدمينَ وأدَّى إلى زيادةِ كفاءةِ الاتصالِ بين المؤسساتِ في جميعِ أنحاءِ العالَمِ.



أجهزةُ العرضِ والمناظراتِ


أجهزةٌ حديثةٌ تُمكّنُ المستخدمين من التحدثِ إلى أفرادٍ آخرِينَ (كالاجتماعاتِ مثلاً) ورؤيتِهم على شاشاتِ العرضِ في الوقتِ نفسِهِ دونَ الحاجةِ إلى السفرِ، وذلك عن طريقِ المحطاتِ الفضائيةِ والأقمارِ الصناعيةِ. وبجانبِ هذه الآلاتِ يوجدُ الهاتفُ وما له من أهميةٍ كُبْرَى لعملِ السكرتيرِ.

رابعا - تنسيقُ المكتبِ واستقلالُ مساحتِهِ :

أهدافُ المبنَى الجديدِ للمكتبِ

يتحددُ مكانُ المكتبِ ويتأثرُ بمدى ارتباطِ العملِ الذي يؤديهِ هذا المكتبُ بالجمهورِ أو بالمؤسساتِ والمصالحِ الأخرى كالبنوكِ وغيرِها. ويجبُ في حالةِ التفكيرِ في بناءٍ جديدٍ للمكتبِ أن يحققَ هذا المبنى الأهدافَ الآتيةَ:
1- تسهيلُ أداءِ العملِ: لذلك يجبُ عدمُ التركيزِ على النواحِي الجماليةِ للمبنَى فقطْ، بل يجبُ التركيزُ على الجانبِ الوظيفِيّ لهذَا المبنَى.
2- تحقيقُ راحةِ العاملين؛ نظرًا لارتباطِ ذلك بالروحِ المعنويةِ للعاملينَ وبإنتاجيتِهِم ويساعدُ على أداءٍ أفضل.
3- تركُ الأثرِ المناسبِ في نفوسِ الزائرين والمتعاملين مع المكتبِ.
4- المرونةُ التي تسمحُ بالتوسعِ في المستقبلِ لمواجهةِ مختلفِ التوسعاتِ والاحتياجاتِ المقبلةِ.
5- تناسبُ تكاليفِ إقامةِ مبنًى مع الفائدةِ التي تُجنى من وراء إقامتِهِ.




الحصولُ على مساحةٍ كافيةٍ للمكتبِ

يحدثُ أن تضيقَ المساحةُ المخصصةُ للمكتبِ فلا تستطيعُ مواجهةَ الاحتياجاتِ المتزايدةِ الجديدةِ وخاصةً مع كبرِ حجمِ الأعمالِ، ويمكنُ حلُّ هذه المشكلة عن طريقِ إقامةِ بناءٍ جديدٍ، ولكن قد لا تكون هناك أرضٌ فضاء تسمحُ بإقامةِ هذا المبنى، ويمكنُ أن يواجهَ المكتبُ هذه الاحتياجاتِ المتزايدةَ وهذه التوسعاتِ عن طريقِ ما يلي:
1- تحسينُ تصميمِ المكتبِ.
2- إعادةُ توزيعِ الأثاثِ والأدواتِ والآلاتِ في المكتبِ.
3- استبعادُ الخطواتِ غيرِ اللازمةِ وغيرِ الضروريةِ في العملِ.
4- التخلصُ من الأوراقِ والسجلاتِ غيرِ الفعّالةِ وغيرِ المطلوبةِ.
5- استخدامُ أثاثٍ أصغر حجمًا.
6- استخدامُ آلاتٍ حديثةٍ توفّرُ المساحةَ المطلوبةَ.
7- كذلك يمكنُ مواجهةُ احتياجِ المكتبِ إلى مساحةٍ جديدةٍ عن طريقِ تأجيرِ مبنًى إضافِيٍّ إذا توفّرَ مثل هذا المبنى، ولكنَّ التأجيرَ قد لا يكونُ عمليةً اقتصاديةً على المدى الطويلِ، وأسلوبُ التأجيرِ قد يكون مقبولاً في حالةِ ما إذا وجدَ المبنى المناسبُ والمقامُ فعلاً والذي يمكنُ تأجيرُهُ أو في حالةِ ما إذا كانَ المبنى المطلوبُ لا يمكنُ الانتظارُ لوقتٍ طويلٍ لحينِ إقامةِ مبنًى جديدٍ بدلاً منهُ.
8- وقد يكونُ منَ الأفضلِ منَ الناحيةِ الاقتصاديةِ في بعضِ الأحيانِ شراءُ المبنَى الجديدِ المطلوب إضافتُهُ إذا كان مثل هذا المبنى معروضًا للبيعِ خاصةً إذا كان هذا المبنى يحتملُ استخدامُهُ لعددٍ كبيرٍ من السنواتِ المقبلةِ.



تصميمُ المكتبِ


تأتي بعدَ تحديدِ مكانِ المكتبِ ومبانيه مشكلةُ ترتيبِ الأثاثِ والأدواتِ والآلاتِ المكتبيةِ في إطارِ المساحةِ المخصصةِ للمكتبِ. وهذا يطلقُ عليه تصميم المكتبِ، والذي يصبحُ أكثرَ فاعليةً إذا رُوعي عند عمليةِ إقامةِ مبنًى جديدٍ للمكتبِ. فيمكنُ حينئذٍ تحديد المساحاتِ المطلوبةِ للأثاثِ والأدواتِ المكتبيةِ وغيرِها ووضعِها في الاعتبارِ عند وضعِ رسوماتِ المبنى الجديدِ.



أهدافُ تخطيطِ وتصميمِ المكتبِ

الأهدافُ المراد تحقيقُها من وراء تخطيطِ وتصميمِ مبنَى المكتبِ عادةً ما تكونُ واحدةً سواء كان مبنَى المكتبِ جديدًا أو كان مساحةً محدودةً لم تخططْ أصلاً على أن تكون مكتبًا. ويَستهدفُ تخطيطُ وتصميمُ مبنَى المكتبِ تحقيقَ الأهدافِ العامّةِ الآتيةِ:
1- انسيابُ العملِ بسهولةٍ وفاعليةٍ.
2- تهيئةُ الاتساعِ المناسبِ وتحقيقُ حسنِ استخدامِهِ.
3- توفيرُ راحةِ الموظفينَ ورضاهم.
4- سهولةُ الملاحظةِ والإشرافِ.
5- تركُ الأثرِ الطيبِ لدى العملاءِ والزوارِ.
6- توفيرُ المرونةِ الكافيةِ لمواجهةِ الاحتياجاتِ المختلفةِ.



عدمُ ملاءمةِ المكانِ الحالي

وقد يرجعُ عدمُ الملاءمةِ إلى سوءِ التنظيمِ الحالي لإمكاناتِ الأماكنِ المتاحةِ؛ مما يستوجبُ النظرَ في تعديلِ التنظيمِ الحالي، وقد يكونُ سببُ عدمِ الملاءمةِ راجعًا إلى عدمِ كفايةِ المكانِ المخصصِ للمكتبِ وعدمِ اتساعِهِ بالقدرِ اللازمِ، الأمر الذي يتطلبُ التقدمَ للإدارةِ باقتراحِ تخصيصِ مكانٍ إضافِيٍّ. وبالإضافةِ إلى ذلك فإن كلَّ مكتبٍ ينبغي أن يتبعَ خطةً لإعادةِ النظرِ في تصميمِ مبنَى المكتبِ من حينٍ إلى آخر. ومنَ الأهميةِ القيامُ بإعادةِ النظرِ في تصميمِ المكتبِ كلَّ سنتيْن أو ثلاثِ سنواتٍ على أكثر تقديرٍ؛ حتى يمكنَ إجراءُ التعديلاتِ اللازمةِ التي تتماشى مع تغيرِ وتطوّرِ أسلوبِ العملِ واحتياجاتِهِ.



أخطاءٌ شائعةٌ في تصميمِ المكتبِ

هناك أخطاءٌ شائعةٌ تحدثُ عند تخطيطِ وتصميمِ المكتبِ، ومن هذه الأخطاءِ:
1- الاتجاه نحو التمسكِ بالتصميمِ القديمِ حتى ولو تغيرتْ متطلباتُ العملِ وظروفُهُ أوِ انتقلَ المكتبُ كليةً إلى مبنًى جديدٍ أو مكانٍ آخرَ.
2- الاتجاه نحو تخطيطِ المكتبِ بصورةٍ يغلبُ عليها صفةُ الدوامِ وذلكَ بإقامةِ حوائطَ مبنيةٍ ضخمةٍ ثابتةٍ تفصلُ أقسامَ المكتبِ بعضها عن بعضٍ؛ ويكون من نتيجةِ ذلك صعوبةُ إجراءِ تعديلاتٍ حتى ولوكان هناك ما يبررُها.
3- الاتجاه نحو منحِ بعضِ المديرين ذوي النفوذِ القويّ مساحاتٍ لإداراتِهِم وأقسامِهِم التي يشرفُون عليها أكبر مما يمنحُ للإداراتِ والأقسامِ الأخرَى.

خامسا - نظافةُ وصيانةُ مكتبِ السكرتاريةِ :

النظافةُ


تعتبرُ النظافةُ من العواملِ الهامةِ التي يجبُ العنايةُ بها في المكتبِ باستمرارٍ حتى يكونَ مظهرُهُ جيدًا ونظيفًا على الدوامِ لما للعنايةِ بها من أثرٍ مطمئنٍ في نفوسِ العاملين على صحتِهِم ورفعِ من روحِهِمُ المعنوية ومدعاةٍ للمفاخرةِ بها. وتساعدُ على الراحةِ النفسيةِ الكاملةِ فتزيدُ وقايتُهم من الأمراضِ أو الأوبئةِ التي تنتشرُ بالجوِّ؛ مما يجعلُ الظروفَ المحيطةَ مناسبةً للعملِ بشكلٍ أكثر يسرًا وراحةً ويؤدي إلى زيادةِ إنتاجيتِهِم. فنظافةُ المكانِ عنوانٌ له أمامَ الزوارِ والمراجعين وأحدُ العواملِ التي تكوِّنُ انطباعًا عن جهةِ العملِ، والمكانُ النظيفُ بطبعِهِ يجعلُ الأفرادَ يقدّرُونَ الجهدَ المبذولَ فيه فيساعدُون من جانبِهم على استمرارِ نظافتِهِ وعدمِ اتساخِهِ، والعكسُ صحيحٌ فالأقذارُ لا تحفزُ في الأفرادِ بذلَ جهدٍ لنظافةِ المكانِ وتؤثرُ في حضورِ الأفرادِ وهروبِهِم من مكانِ العملِ أو استمرارِهِم في إنجازِ العملِ ببطءٍ إلى جانبِ عدمِ وضوحِ الأدواتِ أوِ الرؤيةِ بشكلٍ دقيقٍ في مكانِ العملِ لما يعلوها من أتربةٍ.



كيفيةُ الاعتناءِ بالنظافةِ


وحتى نعتني بنظافةِ المكتبِ لا بُدَّ من:
1- توفرِ عمّالٍ مدربينَ على عملياتِ النظافةِ في المكتبِ لتنظيفِهِ يوميًّا بعدَ انتهاءِ فتراتِ العملِ.
2- إجراءِ نظافةٍ شاملةٍ وتفصيليةٍ لجميعِ أجزاءِ ومكوناتِ المكتبِ كلّ فترةٍ.
3- توفيرِ الأدواتِ والموادِ المطهرةِ اللازمةِ للقيامِ بهذه العملياتِ.
4- توفيرِ سلالٍ للأوراقِ في الأركانِ وفي الطرقاتِ والممراتِ وبجوارِ كلِّ مكتبٍ وجمعِ الأوراقِ التالفةِ في نهايةِ كلِّ يومٍ وحرقِها أو إعدامِها بالوسائلِ الآليةِ.



التخلصُ منَ النفاياتِ


ونشيرُ هنا إلى أنه كلّما كانتِ الأسطحُ المستخدمةُ في مكانِ العملِ ملساء ودونَ أيِّ تعقيداتٍ أوِ انحناءاتٍ في التكوينِ؛ فإن عملياتِ النظافةِ تكون أسهل وأدق؛ لأنها تمكنُ من الوصولِ إلى كلِّ جزءٍ في هذهِ الأسطحِ والأدواتِ. كما يجبُ توفيرُ مماسحَ للأحذيةِ في مداخل المبنى لتنظيفِها من الأقذارِ وتقليلِ تسربِها إلى داخل المبنى قدر الإمكانِ. وبصفةٍ عامةٍ يجبُ التخلصُ من النفاياتِ المختلفةِ في نهايةِ كلِّ يومٍ حتى لا يؤثر ذلك في نظافةِ المكتبِ ويزحمه بأشياءَ لا لزومَ لها، بل قد تعرقلُ عملَ اليومِ التالي إذا تراكماتْ وقد يصدرُ عن بعضِها روائحُ غيرُ محببةٍ. ويجبُ توفيرُ أماكنِ النظافةِ الشخصيةِ مثل دوراتِ المياهِ وأحواضِ الغسيلِ التي تمكّنُ العاملين من نظافتِهِم الشخصيةِ وبأعدادٍ مناسبةٍ وفي كلِّ دورٍ، أي قريبة من أماكنِ تجمعِهم إلى جانبِ توفيرِ المياهِ والصابونِ والمناشفِ والعنايةِ التامةِ بنظافةِ هذه الأماكنِ.



الصحةُ


نتيجةً لتجمعِ أفرادٍ عديدين في مكانِ عملٍ واحدٍ فلا بد من توفيرِ الإجراءاتِ الصحيةِ المناسبةِ التي تضمنُ حمايتَهُم من أيِّ أمراضٍ تنتجُ عن هذهِ التجمعاتِ، فمثلاً يزيدُ انتشارُ أمراضِ الأنفلونزا والبردِ في الشتاءِ وبعضِ الأمراضِ المعديةِ في الصيفِ نتيجةَ تكاثرِ الذبابِ والحشراتِ وغيرِها وقد تتعرّضُ المدينةُ كلّهَا أو المنطقةُ المحيطةُ لانتشارِ الأوبئةِ. كل ذلك وغيره مما يحتم ضرورةَ العنايةِ الكاملةِ بالإجراءاتِ الصحيةِ اللازمةِ مثل:

1- توفيرُ مياهِ الشربِ النقيةِ.
2- مكافحةُ جميعِ الحشراتِ التي تصيبُ الأوراقَ والأخشابَ وتهاجمُ المكاتبَ أوِ المخازنَ.
3- العنايةُ التامةُ بإجراءاتِ النظافةِ في المكتبِ ودوراتِ المياهِ وأحواضِ الغسيلِ.
4- الحرصُ على تهويةِ المكانِ وتجديدِ الهواءِ الطلقِ على فتراتٍ إن لم يكن باستمرارٍ.



التلوثُ

ونقصدُ به زيادة نسبةِ العواملِ والموادِ الضارّةِ بجسمِ أو نفسيةِ العاملِ على البيئةِ المحيطةِ به، ولخطورةِ هذا الموضوعِ وخاصةً مع تزايدِ استعمالِ مواد غير صحيةٍ ومنتشرةٍ في أماكنِ العملِ؛ فقدِ اهتمّتِ الدولُ ببحوثِ التلوثِ في البيئةِ ونشرِ النتائجِ والإرشاداتِ والتحذيراتِ، ولتوضيحِ الأخطارِ الناجمةِ عن استمرارِ تلك المخاطرِ وفيما يتعلقُ بالبيئةِ فإن التلوثَ الخارجيَّ مسئوليةُ المجتمعِ المحيطِ وتشاركُ المؤسسةُ في مكافحتِهِ، غير أنَّ التلوثَ الدخليَّ مسئولية مباشرة للمؤسسةِ يجبُ العنايةُ به للمحافظةِ على صحةِ العاملين وعلى سلامةِ الموادِ والموجوداتِ، فيجبُ التدقيقُ في نوعيةِ الأثاثِ والتجهيزاتِ الأخرَى للتأكدِ من أنها لا تحتوي في تصنيعِها على مواد سامةٍ أو ضارةٍ بالعاملين خاصةً وأن كثيرًا من المؤسساتِ الإنتاجيةِ تستعملُ خاماتٍ من مخلفاتِ الموادِ البتروليةِ أو الموادِ الكيماويةِ أو التي تتفاعلُ تفاعلاتٍ ضارةً بصحةِ العاملينَ، فقد ثبتَ أنَّ بعضَ أنواعِ الطوبِ المستخدمِ في البناءِ والأحجارِ الصناعيةِ تسببُ الحساسيةَ والأمراضَ الجلديةَ والسرطانَ، وكذلك بعض موادِ عزلِ البناءِ تسببُ الهزالَ والصداعَ الدائمَ إلى جانبِ مرضِ السرطانِ وعلى غرارِ ذلك أنواع من البساطِ الصناعِي ومنتجاتِ البلاستيكِ التي تستعملُ في صناعةِ الأبوابِ والنوافذِ وورقِ الحائطِ وأنواعِ الخشبِ المضغوطِ.



صيانةُ المكتبِ


إنَّ صيانةَ الأدواتِ المكتبيةِ عنصرٌ أساسيٌّ لإطالةِ عمرِها الافتراضِي وللحصولِ على نتائجَ جيدةٍ من ورائِها، والصيانةُ عملٌ يمكنُ أن يقومَ به كلُّ فردٍ في المؤسسةِ ولا يحتاجُ إلى مجهودٍ كبيرٍ إذا كانت تتمّ باستمرارٍ وذلك بخلافِ الصيانةِ الدوريةِ لإدارةِ الصيانةِ بالمؤسسةِ. والسكرتيرُ في مكتبهِ لا يطلبُ منه أكثر من المحافظةِ على الآلاتِ والأدواتِ المكتبيةِ ويتمُّ ذلكَ بصيانتِها. وهذه الصيانةُ تتطلبُ استخدامَ الأقمشةِ النظيفةِ والمنظفاتِ الضروريةِ للمحافظةِ على الآلاتِ والأدواتِ، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يوجهَ أحدَ العاملين على النظافةِ اليوميةِ للمكتبِ للقيامِ بها في صباحِ كلّ يومِ عملٍ قبلَ حضورِهِ أو في وجودِهِ شخصيًّا للتأكدِ من أنّها تَمّتْ بالفعلِ؛ مما يساعدهُ على القيامِ بأعبائِهِ الأخرى بكفاءةٍ، وفي الوقتِ نفسِهِ المحافظة على أدواتِهِ وآلاتِهِ منَ التلفِ والفسادِ.

سادسا - الأمنُ والسلامةُ بمكتبِ السكرتاريةِ :

مشكلاتُ الأمنِ

على الرغمِ من عدمِ تعرضِ أفرادِ السكرتاريةِ والمديرين والإفرادِ العاملين بالمؤسسةِ لمشكلاتٍ جادةٍ تتعلقُ بالأمنِ الصناعي كتعرضِهِم لمخاطرِ الآلاتِ فإن مشكلاتِ الأمنِ والسلامةِ قد تتواجدُ بالمكتبِ باستمرارٍ بين المكاتبِ وكبائنِ حفظِ الملفاتِ والأدواتِ والمعداتِ المكتبيةِ، فالحوادثُ الداخليةُ بالمكتبِ والتي قد تحدثُ بصفةٍ مستمرةٍ تتضمنُ الانزلاقَ أو الوقوعَ على سبيلِ المثال. وهذه النوعيةُ من الحوادثِ تمثلُ 50% من حوادثِ المكاتبِ. ومن أسبابِ ذلك: الاستخدامُ غيرُ السليمِ أو الخاطئُ للآلاتِ، فغالبًا ما يتركُ السكرتيرُ الآلةَ في وضعِ التشغيلِ طوالَ اليومِ؛ مما قد ينتجُ عنه مشكلاتٌ وأخطارٌ تتعلقُ بالكهرباءِ وبتشغيلِ الآلةِ ذاتِها.



انهيارُ أجزاءٍ منَ المبنَى


إذا كانَ المبنَى قديمًا فمنَ المحتملِ سقوطُ أجزاءٍ منه في أيِّ وقتٍ؛ وبالتالي تتجهُ المؤسساتُ إلى أعمالِ صيانةِ المباني حتى تحافظَ عليها لمدةٍ أطول وتحافظَ على أرواحِ موظفيها وتعطيهم الثقةَ والاطمئنانَ، كما أن المبنى السليمَ أو الجديدَ يُشعرُ العاملين والمتعاملين بالراحةِ النفسيةِ ويبعدُ عنهم التفكيرَ في أمورٍ لا تتعلقُ بصميمِ أعمالِهم بدرجةٍ كبيرةٍ. وقوعُ أجسامٍ من على المكتبِ أو من علىكبائنِ الحفظِ؛ وذلك نتيجةَ عدمِ وضعِها بالطريقةِ الصحيحةِ أو تكديسِ الأشياءِ فوقَ بعضِها البعض بطريقةٍ خاطئةٍ؛ مما يعرضهَا للوقوعِ في أيِّ وقتٍ، وهنا يأتي دورُ السكرتيرِ؛ لأن من واجبهِ المحافظةُ على الشكلِ الجمالي لمكتبِهِ وأدواتِهِ، كما أن من واجبِهِ وضعُ الأدواتِ بطريقةٍ صحيحةٍ سواء بحفظِها في كبائنِ الحفظِ أو الملفاتِ دونَ أن يتركَها فوقَ الأرففِ عرضةً للسقوطِ سواء عليه شخصيًّا أو على المترددين على المكتبِ.




الكهرباءُ


توجدُ مشكلاتٌ تتعلقُ بالكهرباءِ، ولعدمِ الاهتمامِ بضرورةِ أن تكونَ جميعُ أسلاكِ الكهرباءِ مغلفةً، وفي حالةِ تركِها مكشوفةً في العراءِ أو بين ممراتِ المكاتبِ يتعرّضُ كلُّ مَن بالمكتبِ للخطرِ، فمن واجبِ السكرتيرِ أن يهتمَّ ويتأكدَ من سلامةِ جميعِ وصلاتِ الكهرباءِ لأجهزةِ المكتبِ وأن يعملَ على توفيرِ السلامةِ للعاملينَ والمتعاملينَ.




مشكلاتٌ خاصةٌ بالإضاءةِ


أما المشكلاتُ الخارجيةُ التي يمكنُ أن يتعرّضَ لها المكتبُ فتتضمنُ: مشكلاتٍ خاصةً بالإضاءةِ: فقد تكونُ الإضاءةُ غيرَ كافيةٍ أو قد تكونُ الإضاءةُ أكثر مما يجبُ، وفي الحالتين يتأثرُ مَن بالمكتبِ وتزدادُ الشكوى من الإضاءةِ وتأثيرِها على تركيزِ الأفرادِ وإنتاجيتِهِم، وفي المؤسساتِ الكبيرةِ أو حتى الصغيرةِ يمكنُ التحكمُ بسهولةٍ في كميةِ ودرجةِ الإضاءةِ نتيجةَ استخدامِ المؤسساتِ لأنظمةِ إضاءةٍ حديثةٍ يمكنُ تعديلُها بسهولةٍ، ويتم ذلكَ عن طريقِ العاملِ المسئولِ، وعلى السكرتيرِ التنبيهُ على ذلك متى ظهرتْ مشكلةُ الإضاءةِ في أحدِ المكاتبِ التي تقعُ تحتَ إشرافِهِ.




جدرانُ الحائطِ بها فتحاتٌ


وهذا يسمحُ بوجودِ حشراتٍ طائرةٍ أو زاحفةٍ ويؤدي إلى الإحساسِ بعدمِ الراحةِ والاطمئنانِ، ومن واجبِ إدارةِ الصيانةِ مراجعة المبنى مرةً على الأقلِّ كلّ عامٍ، ويتمُّ ذلك في الفتراتِ التي يقلُّ فيها تواجدُ الموظفين بمكاتبِهم كالإجازاتِ السنويةِ والعطلاتِ الرسميةِ. ولكن إذا دعتِ الحاجةُ أن تتمَّ الصيانةُ بشكلٍ مُلحٍ وفوريٍّ فلا مانعَ من ذلك؛ لأن في ذلك محافظة على الأرواحِ وإعطاء شعورٍ بالاطمئنانِ للعاملين والمتعاملين، ومن واجبِ السكرتيرِ أن ينبهَ مديرهُ وأن يقومَ بإبلاغِ إدارةِ الصيانةِ بالمؤسسةِ في حالِ وجودِ مثل هذه الأخطارِ حتى يمكنَ الإسراعُ بعلاجِها.




عدمُ سلامةِ أماكنِ الانتظارِ


وهذا يعني أن تكونَ أماكنُ الانتظارِ غيرَ مجهزةٍ لراحةِ المتعاملين أو أن تكونَ غيرَ كافيةٍ أو أن يكونَ المكانُ غيرَ نظيفٍ، والعبءُ هنا يقعُ على عاتقِ السكرتيرِ الذي من واجبِهِ التأكد من سلامةِ حجرةِ الانتظارِ الخاصّةِ بإدراتِهِ وعليهِ التنبيه على العاملين لاتخاذِ اللازمِ بشأنِ المحافظةِ على غرفةِ الانتظارِ في صورةٍ مشرفةٍ.

سابعا - رقابةُ الأمنِ والسّلامة :

رقابةُ الأمنِ والسلامة

إنَّ خلقَ مُناخٍ متجانسٍ بين الإدارةِ والموظفين يعتبرُ الركيزةَ الأساسيةَ والإجراءَ السليمَ لتوفيرِ مناخٍ آمنٍ بالمنشأةِ. ونتيجةً لتفهمِ الموظفين لأدوارِهم والمطلوب منهم في حالةِ وجودِ مشكلةٍ يمكنُ التغلبُ على مشكلاتِ الأمنِ والسلامةِ سواء البسيطة منها أو المعقدة، كذلك يمكنُ وضعُ نظامٍ فعّالٍ لمراقبتِها والتحكمُ فيها. فالأمانُ بالنسبةِ للمساحةِ التي يشغلُها الموقعُ أو المؤسسةُ يتطلبُ توافرَ عددٍ منَ العناصرِ تساعدُ على راحةِ الموظفين وتمكنهم من إنجازِ أعمالِهِم بالطريقةِ الصحيحةِ. وهذه العناصرُ هي:
1- إضاءةٌ جيدةٌ.
2- ممراتٌ وسلالمُ سليمةٌ.
3- نظامٌ كهربائيٌّ سليمٌ ووصلاتٌ كهربائيةٌ في الأماكنِ المناسبةِ لها.
4- مساحةٌ مكتبيةٌ مناسبةٌ لأداءِ العملِ المطلوب بكفاءةٍ.
5- عدمُ وجودِ عوائقَ لا تساعدُ على إتمامِ الأعمالِ بسهولةٍ كوجودِ بسطٍ متهالكةٍ تؤدي إلى تعرقلِ العاملين بها في غدوهم ورواحهم.




الأمنُ المكتبيُّ


يتطلبُ الأمنُ المكتبيُّ أن يراعي السكرتيرُ أو مديرُ المكتبِ ملاءمةَ كبائنِ الحفظِ والأدراجِ وطريقةِ استخدامِها بالنسبةِ لمساحةِ المكتبٍ وأسلوبِ العملِ، فمن غيرِ المعقولِ أن توضعَ كبائنُ الحفظِ على سبيلِ المثالِ خلفَ البابِ أو أن تفتحَ الأدراجُ باتجاه سيرِ الأفرادِ وليس للداخلِ في المساحةِ الخاليةِ أو أنَّ تكدسَ الأدواتِ والملفاتِ فوقَ كبائنِ الحفظِ وهو منظرٌ مألوفٌ في أغلبِ المؤسساتِ؛ مما يساعدُ على وقوعِها وإصابةِ مَن في المكتبِ.




الأمنُ الشخصيُّ للسكرتيرِ


قد يقومُ بأعمالِ السكرتاريةِ امرأةٌ وهنا لا بد من وجودِ أمنٍ شخصيٍّ لها والذي يتطلبُ منها عنايةً بنفسِها، فلا يعقلُ أن ترتدي السكرتيرةُ أحذيةً ذاتَ كعبٍ عالٍ يعرضهَا للسقوطِ في حالةِ السير بسرعةٍ، كما أن الملابسَ الضيقةَ أو القصيرةَ لا تساعدُ السكرتيرةَ على الإحساسِ بالراحةِ خلالَ يومِ العملِ وتجعلها دائمةَ التفكيرِ في كلِّ خطوةٍ تخطوها تحسبًا لأيِّ موقفٍ غيرِ مناسبٍ، أما أسلوبُ تصفيفِ الشعرِ أو لبس حليٍ كثيرةٍ أو طول أظافر اليدِ بطريقةٍ لافته للنظرِ فكلها أمورٌ لا تساعدُ السكرتيرةَ على القيامِ بعملِها بصورةٍ مناسبةٍ وتسببُ لها كثيرًا من المشكلاتِ هي في غنى عنها إذا ما التزمتِ المعقولَ في ملبسِها ومظهرِها وإذا أدركتْ أن يومَ العملِ يحتاجُ لملابسَ بسيطةٍ مريحةٍ تساعدُ على عدمِ التفكيرِ فيها بدرجةٍ كبيرةٍ وتساعدها على التركيزِ في عملِها دونَ سواه.



توفيرُ الطاقةِ المكتبيةِ

من المشكلاتِ ذاتِ الأهميةِ القصوى بالنسبةِ لكافةِ المديرين: كيفية الإقلالِ من استخدامِ الطاقةِ وخفضِ تكاليفِها بالمكتبِ؛ ولذلك على المديرين دراسة احتياجاتِ برامجِ حمايةِ الطاقةِ بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُون بها وكيفية تطويرِها.




برنامجُ إدارةِ الطاقةِ

1- أنْ تقومَ الإدارةُ العليا بتعيينِ مديرٍ للطاقةِ أو منسقٍ لها والذي يرأسُ بدورِهِ لجنةَ مراقبةِ الطاقةِ بالمنشأةِ. وهذه المجموعةُ يجبُ أن تتفهمَ احتياجاتِ المنشأةِ منَ الطاقةِ، وبعد ذلك تقومُ بتخصيصِ فردٍ في كلِّ إدارةٍ يحاسبُ على استخدامِ مواردِ الطاقةِ بالنسبةِ لقسمِهِ وهذا الفرد بالتأكيدِ ما هو إلا المدير الإداري (في حالةِ المؤسساتِ الكبرى).
2- المراجعةُ الدوريةُ للطاقةِ للتأكدِ من حجمِ الطاقةِ المستخدمِ فعلاً من قبلِ الإداراتِ واحتياجاتِ المستقبلِ، والهدفُ من ذلك هو خفضُ الاختلافِ بين الطاقةِ المستخدمةِ فعلاً وما تحتاجهُ المنشأة في المستقبلِ ومحاولةُ ترشيدِ استخدامها. 3- أهدافُ حمايةِ الطاقةِ: فالهدفُ الأساسيُّ سيتوقفُ على ظروفِ الأفرادِ العاملين بالمؤسسةِ كمُناخ العملِ، والتغييرِ في مستوياتِ الإنتاجِ، والكثافةِ. ومهما اختلفَ الهدفُ فيجبُ أن يكونَ مُحددًا ويمكنُ قياسُهُ في نهايةِ فترةٍ زمنيةٍ محددةٍ. ويجبُ على الموظفينَ بالمنشأةِ أن يدركوا الحاجةَ إلى توفيرِ الطاقةِ لخفضِ تكاليفِها.





هندسةُ المباني

يقدّرُ مهندسو البيئةِ أن ربعَ الطاقةِ التي تمدُّ المبانِي على الأقلِّ تفقدُ نتيجةَ الاستخدامِ الخاطئِ والتوصيلاتِ غيرِ المناسبةِ لمبادئَ سيئةٍ، وللتغلبِ على هذه المشكلةِ يجبُ توصيلُ الطاقةِ بطريقةٍ سليمةٍ. كذلك انتقال الموظفين من طابقٍ إلى آخرَ في المباني الشاهقةِ الارتفاعِ يؤدي إلى استنفادِ جهدٍ كبيرٍ - هذا النوعُ من الجهدِ يمكنُ الحفاظُ عليه من خلال التوسعِ الأفقي بالحدِّ من استخدامِ النوافذِ المرتفعةِ ووضعِ ستائرَ على النوافذِ تمنعُ انعكاسَ الحرارةِ. وبعدَ أخذِ هذه النقاط في الاعتبارِ يمكنُ استخدامُ أجهزةِ الحاسبِ الآلي لحسابِ كميةِ الإضاءةِ والحرارةِ والبرودةِ اللازمةِ لمكتبٍ ما.




الحفاظُ عَلَى الضوءِ

يعتقدُ مهندسو الإضاءةِ أنَّ الإضاءةَ تستخدمُ بطريقةٍ غيرِ سليمةٍ بالمكاتبِ؛ مما يؤدِّي إلى زيادةِ تكاليفِها. ويمكنُ خفضُ تكاليفِ الإضاءةِ باتباعِ الإجراءاتِ التاليةِ:
1- تصميمُ نظامٍ جيدٍ للإضاءةِ.
2- توفيرُ الصيانةِ الدوريةِ عن طريقِ الإبقاءِ على معداتِ الإضاءةِ نظيفةً وبحالةٍ جيدةٍ، فيجبُ تغييرُ المصابيحِ القديمةِ بصفةٍ منتظمةٍ.
3- عدمُ إضاءةِ الآلاتِ عندما لا تدعو الحاجةُ إلى ذلك. كذلك يؤخذُ في الحسبانِ اعتباراتُ الأمنِ والسلامةِ بالمنشأةِ.
4- استخدامُ ضوءِ النهارِ كلما أمكنَ ذلك عن طريقِ الاستخدامِ الأمثلِ للنوافذِ.
5- دهانُ الحوائطِ بألوانٍ زاهيةٍ لتخفيضِ كميةِ الضوءِ المستخدمةِ والاستفادة من الضوءِ الطبيعِيّ.




الحفاظُ على الحرارةِ

يوجدُ العديدُ من الإجراءاتِ التي تساعدُ على الاستخدامِ الأمثلِ للحرارةِ والمحافظةِ عليها وخفضِ تكاليفِها:
1- ضرورةُ أن يعملَ نظامُ التدفئةِ بكفاءةٍ عن طريقِ التنظيفِ الدورِيِّ والتهويةِ اللازمةِ.
2- الاستخدامُ الأمثلُ للطاقةِ البشريةِ.
3- استخدامُ مُنظِّماتٍ (أو ترمستات) لها درجاتٌ منخفضةٌ خلالَ فصلِ الشتاءِ، وتشجيعُ الموظفين على ارتداءِ ملابسَ ثقيلةٍ لتحميهم من بردِ الشتاءِ.
4- الإقلالُ من تدفئةِ الممراتِ والأماكنِ المفتوحةِ والأماكنِ العامةِ. الحفاظُ على البرودةِ: كثيرٌ من الإجراءاتِ التي تتبعُ للحفاظِ على الحرارةِ يمكنُ أن تطبقَ في مجالِ الحفاظِ على البرودةِ.


يتبع إن شاء الله ......

الفصل السابع - التصنيف والفهرسة :

ويتكون الفصل السابع من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- قواعد واسس التصنيف الموضوعي

2- التصنيف التطبيقي

3- التصنيف الفهرسي

4- اختيار اساس التصنيف

5- فتح الملفات

6- اسس التصنيف

أولا ً- قواعد واسس التصنيف الموضوع :

ماذَا قبل التصنيفِ؟

يعتبرُ التصنيفُ العمودَ الفقريَّ لعمليةِ الفهرسةِ؛ لذلك من الضروريِّ أن يكونَ لدى المصنفِ (أوِ المفهرسِ) الخبرةَ العلميةَ والعمليةَ بماهيةِ التصنيفِ حتى تتمَّ مراحلُهُ بطريقةٍ منتظمةٍ، وإذا كانتْ إجراءاتُ تداولِ المراسلاتِ الواردةِ والصادرةِ والمتابعةِ تهدفُ إلى ضبطِ مسارِ المراسلاتِ لضمانِ وصولِها في النهايةِ إلى مرحلةِ الحفظِ، فإنَّ إجراءاتِ الحفظِ تعتبرُ نقطةَ البدايةِ لتصنيفِ هذه المراسلاتِ وفهرستِها تمهيدًا لحفظِها في ملفاتِها الصحيحةِ؛ مما يسهلُ استرجاعَها عند الحاجةِ؛ لذلك فإنه من الضروريِّ الاهتمامُ بإجراءاتِ الحفظِ من ناحيةِ تحديدِها، والتدقيقُ في تطبيقِها لما لها من أهميةٍ كُبْرَى.



كيف يتمُّ التصنيفُ عمليًّا؟

بعيدًا عن قواعدِ ومبادئِ التصنيفِ سنحاولُ التعرفَ على الطريقةِ التقليديةِ التي نواجهُ بها متطلبات العملِ، فحينَ تتجمعُ لدى أيِّ موظفٍ مجموعةٌ من الوثائقِ؛ فإنه يقومُ بتقسيمِها إلى مجموعاتٍ، لكلِّ مجموعةٍ موضوعٌ معينٌ أو مجالٌ معينٌ، وتلعبُ متطلباتُ العملِ دورًا هامًّا في عمليةِ التصنيفِ المبدئيةِ هذه، فإذا كانتْ مجموعةُ الوثائقِ تتعلقُ بنتفيذِ مشروعٍ مُعيّنٍ؛ فإنه يجمعُ هذه الوثائقَ في غلافٍ، أيْ غلافٍ يخصصُ لوثائقِ هذا المشروعِ، كذلك إذا كان العملُ يتعلقُ بالتعاملِ مع عميلٍ معينٍ فإنه يفتحُ ملفًّا لهذا العميلِ.




أهميةُ عمليةِ التصنيفِ

تتنوعُ مجالاتُ العملِ في كلِّ منظمةٍ بدرجةٍ كبيرةٍ، كما تتنوعُ مجالاتُ العملِ في كلِّ إدارةٍ طبقًا للأنشطةِ التي تتمُّ في كلٍّ منها، ويتطلبُ ذلك بصفةٍ مستمرّةٍ ما يلي:
1- تحديدُ موضوعِ أو مجالِ الملفِّ بحيثُ يتمشى مع الأنشطةِ التي تتمُّ في الإدارةِ.
2- كلما تضخمتِ الوثائقُ المحفوظةُ في أيِّ ملفٍ وتبينُ وجودَ موضوعاتٍ فرعيةٍ تكونُ محلَّ اهتمامِ العملِ؛ فإنه منَ الضروريِّ إعادةُ تصنيفِ وثائق ملفِّ المشروعِ فيكونُ هناك ملفٌّ عامٌّ للمشروعِ ثم ملفاتٌ فرعيةٌ أحدُها للشئونِ الماليةِ والثاني للشئونِ الهندسيةِ.. وهكذا.
3- عدمُ فتحِ ملفاتٍ ذاتِ صيغةٍ عامةٍ كملفِّ المتنوعاتِ أو ملفاتِ المراسلاتِ الواردةِ التي تحفظُ فيها المراسلاتُ الواردةُ فقط دونَ الصادرةِ.
4- لا بد أن يكونَ لدى المصنفِ (أو المفهرسِ) ذاكرةً قويةً تساعدهُ على التعرفِ على الملفاتِ الصحيحةِ التي يجبُ حفظُ الوثائقِ فيها بحيثُ تستمرُّ عمليةُ تجميعِ وثائقِ الموضوعِ الواحدِ في ملفٍّ آخرَ؛ إذ أنها المظهرُ الحقيقيُّ لسلامةِ التصنيفِ.

ثانيا ً- التصنيفُ التطبيقِيُّ :

تعريفُ التصنيفِ التطبيقِيّ

توجدُ مجالاتٌ متعددةٌ للتصنيفِ الفلسفِيّ الذي يعنى بتحديدِ العَلاقاتِ العلميةِ بين الفروعِ المختلفةِ للعلومِ، وقد ظهرتْ مجالاتٌ لهذا النوعِ منَ التصنيفِ كتصنيفِ التربةِ وتصنيفِ الحيوانِ وغيرِها، ولكنَّ المجالَ الذي يهمّنا هو المجالُ التطبيقيُّ للتصنيفِ حيثُ يستخدمُ في تحديدِ العلاقاتِ بين المواردِ المصنفةِ في المكتباتِ ومراكزِ المعلوماتِ ووحداتِ المحفوظاتِ. إنَّ التصنيفَ المنطقيَّ يعني أنه يتمُّ طبقًا لأسسٍ ومبادئَ تتمشى مع المنطقِ السليمِ أيْ أنه لا يتعرّضُ مع المعطياتِ الاجتماعيةِ والعلميةِ التي اتفقَ عليها خلالَ المسيرةِ الإنسانيةِ. والتصنيفُ التطبيقيُّ يعنِي ببساطةِ تقسيمِ الموادِ إلى مجموعاتٍ تتكوّنُ كلٌّ منها من وحداتٍ ترتبطُ مع بعضِها البعضِ في تشابهٍ مُعيّنٍ أو في صفاتٍ مشتركةٍ، وأن كلَّ عمليةِ تصنيفٍ لا بدَّ أن يكونَ لها أساسٌ محدّدٌ، وهذه الخاصيةُ هي التي تميزُ عمليةَ التصنيفِ عن عمليةِ التقسيمِ التي لا يُراعى فيهَا عادةً تحديدُ أساسٍ للتقسيمِ.




النوعُ الأوَّلُ

يوجدُ نوعانِ أساسيانِ للتصنيفِ التطبيقِيّ، والنوعُ الأوّلُ هو التصنيفُ العلميُّ الذي يستخدمُ عادةً في المكتباتِ لتصنيفِ المعارفِ الإنسانيةِ، كما يستخدمُ في مراكزِ المعلوماتِ العلميةِ، وتوجدُ خططُ تصنيفٍ عالميةٍ تستخدمُ في المكتباتِ كخطةِ تصنيفِ «ديوي»، وخطةِ تصنيفِ «مكتبةِ الكونجرس» و«التصنيفِ العشريِّ العالمي».. وغيرها، ويعني ذلكَ أن المصنفَ في المكتبةِ يقتصرُ دورُهُ على استخدامِ أرقامِ التصنيفِ للكتبِ والموادِ العلميةِ وليس له أيّ دورٍ في بناءِ خطةِ التصنيفِ.



النوعُ الثاني

وهو الذي يتمُّ إعدادُهُ في وحداتِ المحفوظاتِ لغرضِ تنظيمِ الوثائقِ الناتجةِ عن نشاطِ المنظماتِ من وزاراتٍ ومصالحَ وشركاتٍ ومدارسَ ومستشفياتٍ وما شابهها، ووجهُ الاختلافِ الأساسِيّ بين هذيْنِ النوعيْن أنه بينما يكونُ النوعُ الأوّلُ معدًّا بدقةٍ وجاهزًا للاستخدامِ فإن النوعَ الثاني يقومُ فيه كلُّ مصنفٍ بإنشائِهِ طبقًا لاحتياجاتِهِ وظروفِ العملِ لديه. وكلّما كانَ لدى المصنفِ الخبرة العلمية والعملية أمكنَهُ إنشاء تصنيفٍ سليمٍ والعكسُ صحيحٌ.

ثالثا ً- التصنيفُ الفهرسيُّ :

علاقةُ التصنيفِ بالفهرسةِ

إنَّ الفهرسةَ هي مجموعةُ القواعدِ التي تتبعُ في وصفِ الموادِ وتنظيمِها بغرضِ سهولةِ استرجاعِها عن طريقِ الفهارسِ التي يتمُّ إنشاؤُها، وتتنوعُ أشكالُ الفهارسِ طبقًا لنوعِ الموادِ، فتوجدُ مثلاً فهارسُ المكتباتِ التي تمدُّ لأوعيةِ المعرفةِ الإنسانيةِ من كتبٍ ودورياتٍ وغيرِها، وتوجدُ فهارسُ السجلاتِ الصوتيةِ وفهارسُ المسجلاتِ الميكروفيلميةِ وغيرُها، كما يوجدُ نوعٌ خاصٌّ من فهارسِ المسجلاتِ الورقيةِ (Records) التي تحفظُ عادةً في الملفاتِ.



خصائصُ فهارسِ الملفاتِ

تتميزُ فهارسُ الملفاتِ بخاصيتيْن رئيسيتين هما:
1- التصنيفُ: أي تصنيف الملفاتِ في مجموعاتٍ تحتَ الأنشطةِ الأساسيةِ التي تتمُّ في الإدارةِ.
2- الترقيمُ: وذلك باستخدامِ رموزٍ رقميةٍ من أعدادٍ مسلسلةٍ وأعدادٍ عشريةٍ أو حروفٍ، بحيثُ يكتسبُ الفهرسُ شكلاً وترتيبًا يتحددُ فيه مكانُ أيّ ملفٍ، والترقيمُ الذي نقصدهُ هنا هو الترقيمُ المتعددُ (1) يتفرعُ منه 1/1، 2/1، 3/1.. وهكذَا.

رابعا ً - اختيارُ أساسِ التصنيفِ :

اختيارُ أساسِ التصنيفِ

إنَّ عمليةَ تصنيفِ الوثيقةِ تعني تحديدَ الأساسِ الذي يتبعُ في ربطِ مضمونِها مع الوثائقِ الأخرى التي تتشابهُ معها في هذا الأساسِ، فإن كانَ مضمونُ إحدَى الوثائقِ هو شراء آلاتٍ لحسابِ أحدِ المشروعاتِ من شركةٍ معينةٍ، فإن هذه الوثيقةَ يمكنُ أن تصنفَ طبقًا لثلاثةِ بدائلَ كالآتي:
1- شراءُ آلاتٍ.
2- اسمُ المشروعِ.
3- اسمُ الشركةِ.


الاختيارُ بيْنَ البدائلِ

إذا اختارَ المصنفُ واحدًا من هذه البدائلِ الثلاثةِ دونَ مراعاةٍ لاحتياجاتِ وظروفِ العملِ؛ فإنه لا يمكنُ أن يحققَ هذا التصنيفَ بأن تجمعَ وثائقُ الموضوعِ الواحدِ في ملفٍّ واحدٍ، فاختيارُ البديلِ الأولِ يكونُ في حالةِ ما إذا كانتِ الإدارةُ تقومُ بعمليةِ الشراءِ دونَ ارتباطٍ بالمشروعِ، أما اختيارُ البديلِ الثاني فيكونُ في حالةِ ما إذا كانتِ الإدارةُ مرتبطةً بمشروعٍ معينٍ ويهمها أن تتجمعَ وثائقُ المشروعِ سويًّا، أما اختيارُ البديلِ الثالثِ فيكونُ في حالةِ ما إذا كان هناك تعاملٌ مع شركةٍ معينةٍ ويهمُّ الإدراةُ أن تتجمعَ الوثائقُ المتعلقةُ بالتعاملِ مع هذه الشركةِ سويًّا في ملفٍّ باسمِ الشركةِ، وفوق ذلك فإنه يمكنُ اختيارُ بديليْن معًا أو الثلاثة معًا عن طريقِ استنساخِ صورٍ من هذه الوثيقةِ لتحفظ في الملفاتِ الثلاثةِ. إنَّ المثالَ السابقَ يبينُ ما يمكنُ أن يواجهَ المصنفَ من مصاعبَ واحتمالاتٍ في تحديدِ الأساسِ السليمِ من بين احتمالاتِ وجودِ أسسٍ بديلةٍ أخرى؛ مما يتطلبُ أن يكونَ المصنفُ على درايةٍ تامّةٍ بظروفِ العملِ واحتياجاتِهِ.

خامسا - فتحُ الملفاتِ :

فتحُ الملفاتِ

إنَّ عمليةَ اختيارِ أساسٍ لتصنيفِ الوثيقةِ يكونُ عادةً البدايةَ لفتحِ الملفاتِ، ويجبُ على المصنفِ أو المفهرسِ أن يراعي بصفةٍ مستمرةٍ أن تتماشى موضوعاتُ الملفاتِ مع الأنشطةِ التي تتمُّ في الإدارةِ على قدرِ الإمكانِ، وكما سبقَ أن ذكرنا يجبُ تجنبُ فتحِ الملفاتِ ذاتِ الصيغةِ العامةِ كملفاتِ المتنوعاتِ أو الملفاتِ التي تشملُ موضوعاتٍ متعددةً أو الملفاتِ التي تشملُ عدةَ أوجهٍ لموضوعٍ واحدٍ (وجهٍ مالِيٍّ - وجهٍ هندسيٍّ) وسنضربُ هنا مثلاً يمكنُ أن نتعرفَ منه على الطريقةِ العلميةِ الصحيحةِ لفتحِ الملفاتِ في إحدى الإداراتِ.



ملفاتُ قسمِ المخازنِ

ويتعلقُ هذا المثالُ بالملفاتِ التي يمكنُ فتحُها في قسمِ المخازنِ في إحدى المنظماتِ، فإذا استعرضنا الأنشطةَ التي تتمُّ في المخزنِ، فإننا يجبُ أولاً أن نتعرفَ على الأنشطةِ التي تتمُّ في هذا القسمِ كالآتي:
1- استلامُ صورٍ من أوامرِ التوريدِ للأصنافِ التي يتمُّ شراؤُهَا بواسطةِ قسمِ استلامِ المشترياتِ.
2- استلامُ الأصنافِ التي يتمُّ شراؤُهَا من الموردينَ مع الفواتيرِ من أصلٍ وصورتيْنِ.
3- تشكيلُ لجانِ ومحاضرِ الفحصِ.
4- إخطارُ المشترياتِ بالأصنافِ التي تدخلُ المخزنَ.
5- صرفُ الأصنافِ طبقًا لنظامِ الصرفِ المتبعِ.
6- الرقابةُ على الأصنافِ المستهلكةِ والأصنافِ المستديمةِ عن طريقِ الجردِ والعُهدِ.
7- تكهينُ الأصنافِ غيرِ الصالحةِ.



تحديدُ الملفاتِ

والآن سنحاولُ تحديدَ الملفاتِ التي ستفتحُ كالآتي: ملفُّ صورِ أوامرِ التوريدِ. ملفُّ صورِ فواتيرِ الأصنافِ التي تَمَّ شراؤُهَا. ملفُّ محاضرِ لجانِ الفحصِ. ملفُّ صورِ إخطاراتِ المشترياتِ بالأصنافِ المسلّمةِ للمخزنِ. ملفُّ صورِ أذوناتِ صرفِ الأصنافِ. ملفٌّ للجردِ. ملفٌّ للعُهدِ. ملفٌّ للكهنةِ.. وهكذَا.



الملفاتُ الفرعيةُ

ونظرًا لأنَّ هذه الملفاتِ سيكونُ محفوظًا بها كميةٌ كبيرةٌ من الوثائقِ، فإنه سيفتحُ له ملفات فرعية على أساسِ نوعِ الصنفِ (منْ آلاتٍ أو أغذيةٍ.. إلخ)، أو على أساسِ الصنفِ المستديمِ والصنفِ المستهلكِ، أو على أساسِ السنةِ الماليةِ أو على أساسِ الإداراتِ.. وهكذا. هذه الملفاتُ إذا تَمَّ تصنيفُها في مجموعاتٍ، ثم ترقيمُها باستخدامِ الترقيمِ المتعددِ، سيمكنُ الحصولُ على فهرسٍ لهذه الملفاتِ.




التوسعُ فِي التفريعِ

يوجدُ اعتبارانِ هامّانِ يحكمانِ عمليةَ التفريعِ، وهما:
1- إنَّ التصنيفَ بطبيعتِهِ يتكوّنُ من تقسيماتٍ رئيسيةٍ تتفرّعُ منها منطقيًّا تقسمياتٌ فرعيةٌ، وهو بذلك يتدرجُ من العامِّ إلى الخاصِّ، وكلُّ خاصٍّ يمكنُ أن يتفرعَ منه تقسيماتٌ جديدةٌ؛ إذ يتحوّلُ هذا الخاصُّ إلى العامِّ بالنسبةِ للتفريعاتِ التي تتدرجُ تحتَهُ.
2- حجمُ الوثائقِ الموجودةِ في الملفِّ، فكلما زادَ حجمُ وثائق أيِّ ملفٍّ زيادةً كبيرةً وتنوعتْ موضوعاتُ هذه الوثائقِ، وتبينَ أن هذا التنوعَ يتطلبُ تجميعَ وثائقَ كلِّ موضوعٍ سويًّا لتلبيةِ احتياجاتِ العملِ، فإن ذلك يكونُ مبررًا قويًّا لفتحِ ملفاتٍ فرعيةٍ.

سادسا - أسسُ التصنيفِ :

التصنيفُ على أساسِ الموضوعِ

يعتبرُ التصنيفُ على أساسِ الموضوعِ الطريقةَ الأساسيةَ للتصنيفِ، إذ أنَّ كلَّ وثيقةٍ لا بدَّ أن يكونَ لها موضوعٌ، ويمكنُ تعريفُ الموضوعِ ببساطةٍ بأنه «لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مفهومٍ مُعينٍ اتفقَ عليه اجتماعيًّا أو علميًّا»، وذلك كالتدريبِ، والتنظيمِ، والزراعةِ، والتخطيطِ، والصحةِ، والعلاقاتِ العامّةِ. ومن المعروفِ أن كلَّ لفظٍ (أو عبارةٍ) يكونُ له معنًى لغويًّا، كما قد يكونُ له معنًى اصطلاحيًّا، ويتمُّ التصنيفُ الموضوعيُّ عادةً بتحديدِ موضوعٍ معينٍ، ثم تقسيمه إلى موضوعاتٍ فرعيةٍ، وذلك مثل: الشئونُ القانونيةُ: كالقضايا والتحقيقاتِ والعقودِ. الشئونُ الماليةُ: كالميزانيةِ والحساباتِ والمشترياتِ والمخازنِ. وبطبيعةِ الحالِ فإن هذه الطريقةَ تستخدمُ لتقسيمِ الوثائقِ أو الموادِ إلى مجموعاتٍ ذاتِ تشابهٍ موضوعيٍّ. وهناك ملاحظةٌ تجدرُ الإشارةُ إليها، وهي أن بعضَ الألفاظِ قد تستخدمُ لأكثر من موضوعٍ، فلفظُ تعييناتٍ يستخدمُ في المنظماتِ الحكوميةِ على أنها عملية وضعِ موظفٍ جديدٍ في الهيكلِ الوظيفيِّ، أما في المنظماتِ العسكريةِ فإنها تطلقُ على أساسِ عمليةِ توفيرِ الطعامِ للأفرادِ العسكريين.




التصنيفُ على أساسِ النوعِ

تستخدمُ هذه الطريقةُ في تصنيفِ الوثائقِ أو الموادِ لأنواعٍ محددةٍ، ويمكنُ تعريفُ النوعِ ببساطةٍ بأنه: «لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مجموعةِ أفرادٍ لهم صفات مشتركة».



التصنيفُ على أساسِ الاسمِ

إنَّ كلَّ وثيقةٍ لا بد أن يكونَ لها موضوعٌ، ولكن في بعضِ الأحيانِ قد يكونُ الموضوعُ متعلقًا باسمٍ معينٍ، ويكونُ للاسمِ أهميةً خاصةً تتطلبُ تجميعَ الوثائقِ المتعلقةِ بالاسمِ سويًّا دونَ النظرِ إلى موضوعاتِها، وأبسطُ مثالٍ لذلك هو ملفُّ الموظفِ في الحكومةِ أو الشركاتِ، فإن كلَّ وثيقةٍ في هذا الملفِّ لها موضوعٌ، فإحداها تتعلقُ بتعيينِ الموظفِ وثانيةٌ تتعلقُ بترقيتِهِ، وثالثةٌ تتعلقُ بعلاجِهِ.. وهكذا، ولكن نظرًا لأنَّ المختصين في المنظمةِ يهمّهم تجميعَ وثائق كلِّ موظفٍ سويًّا؛ لأنَّ ذلك يعطيهم صورةً كاملةً عن حالةِ الموظفِ، فإننا نجدُ أن التصنيفَ على أساسِ الاسمِ يكونُ أكثر فاعليةً، بل ويكونُ ضروريًّا أحيانًا. ويمكنُ تعريفُ الاسمِ ببساطةٍ بأنه لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على فردٍ واحدٍ له ذاتية محددة.




التصنيفُ على أساسِ المكانِ الجغرافِيِّ

يعتبرُ التصنيفُ على أساسِ المكانِ الجغرافِيِّ شكلاً من أشكالِ التصنيفِ على أساسِ الاسمِ، ولكن بسببِ تميزِهِ فإننا جعلناهُ أساسًا مستقلاًّ، والمكانُ الجغرافِيُّ هو أيضًا لفظٌ أو عبارةٌ تطلقُ على مكانٍ على الكرةِ الأرضيةِ، ومن المعروفِ أن العالمَ مقسمٌ جغرافيًّا بالكامل وأن كلَّ مكانٍ له اسمٌ محددٌ، ومن أمثلة ذلك: أسماء القارات (إفريقيا، آسيا، أوروبا.. إلخ). أسماء الدول. أسماءُ تقسيماتِ الدولِ، فمصرُ مثلاً مقسمةٌ إلى محافظاتٍ، وكلُّ محافظةٍ مقسمةٌ إلى مراكزَ أو أقسامٍ.. وهكذا. وكما سبقَ أن أوضحنا فإن كلَّ وثيقةٍ يكونُ لها موضوعٌ، ولكن يحدثُ أحيانًا أن يكونَ الموضوعُ متعلقًا بمكانٍ جغرافِيٍّ، ويكونُ هذا المكانُ موضوعَ اهتمامِ العملِ بواسطةِ المختصين في المنظمةِ والذين يهمّهم أن تتجمعَ وثائقُ المكانِ الجغرافي المعين سويًّا.




التصنيفُ على أساسِ التسلسلِ التاريخيِّ

التسلسلُ التاريخيُّ كما هو معروفٌ عبارةٌ عن الأيامِ والشهورِ والسنواتِ، ويتمُّ بترتيبِ الوثائقِ طبقًا للتسلسلِ التاريخيِّ، وذلك كالتقاريرِ الدوريةِ وصورِ المراسلاتِ الصادرةِ ومحاضرِ الاجتماعاتِ والنشراتِ الدوريةِ. ويلاحظُ أن العيبَ الرئيسيَّ للتسلسلِ التاريخيِّ هو أن البحثَ فيه يتطلبُ بصفةٍ مستمرةٍ أن يكونَ الباحثُ على علمٍ مُسبقٍ بتاريخِ الوثيقةِ التي يبحثُ عنها، وإلا فإنه سيضطرُّ إلى البحثِ في سلسلةٍ طويلةٍ من التواريخِ للوصولِ إلى الوثيقةِ المطلوبةِ.




التصنيفُ على أساسِ فتراتٍ زمنيةٍ محددةٍ

تتطلبُ حاجةُ العملِ أحيانًا تجميعَ وثائقِ فترةٍ زمنيةٍ محددةٍ سويًّا، وذلك كالسنةِ الماليةِ، فالمعروفُ أن الأعمالَ الماليةَ في المنظماتِ الحكوميةِ تعتمدُ من الناحيةِ الماليةِ على السنةِ الماليةِ، وهي تبدأُ من أولِ يوليو وتنتهي في آخرِ يونيو من السنةِ التاليةِ أيْ أنها سنة ميلادية متداخلة، ويوجدُ الكثيرُ من العملياتِ الماليةِ التي يتمُّ تجميعُ وثائقِها حسبَ السنةِ الماليةِ. وبجانبِ السنةِ الماليةِ توجدُ السنةُ التشريعيةُ التي يتمُّ تسجيلُ التشريعاتِ على أساسِها، وهي تبدأُ من أولِ يناير وتنتهي في آخرِ ديسمبر وهي سنةٌ ميلاديةٌ، ويلاحظُ أنه بالنسبةِ للتشريعاتِ كالقوانين والقراراتِ الجمهوريةِ فإنها تصنفُ أولاً على أساسِ التسلسلِ الزمني طبقًا لتواريخِ صدورِ التشريعاتِ، ثم ترتبُ في سنواتٍ بحيثُ تبدأُ كلُّ سنةٍ برقمٍ مسلسلٍ جديدٍ من (1). وقد تكونُ سنةً هجريةً كما هو الحالُ في المملكةِ العربيةِ السعوديةِ، حيثُ تكونُ السنةُ الماليةُ هناك سنةً هجريةً تبدأُ من محرم وتنتهي في آخرِ ذي الحجة.




التصنيفُ على أساسِ الشكلِ الخارجِيِّ للمادةِ المصنفةِ

إننا باستخدامِ التصنيفِ على أساسِ الشكلِ الخارجِيِّ للمادةِ نهتمُّ بشكلِها بصرفِ النظرِ عن مضمونِها الموضوعِيّ، وذلكَ نتيجةَ متطلباتِ العملِ، ومن أمثلة ذلك:
1- تصنيفُ الموادِ على أساسِ شكلِها الماديِّ، من ناحيةِ أنها عبارةٌ عن خرائطَ أو صورٍ فوتوغرافيةٍ أو قصاصاتٍ صحفيةٍ، ويعني ذلك أننا بصرفِ النظرِ عن موضوعِ المادةِ، نصنفها على أساسِ شكلِها المادي؛ لأن ذلك يكونُ مطلوبًا للعملِ، ولكن هذا لا يمنعُ من تصنيفِ هذه المادةِ في مرحلةٍ تاليةٍ.
2- تصنيفُ مجموعةِ أفرادٍ على أساسِ صفاتٍ شكليةٍ كطولِ القامةِ أو الوزنِ.
3- قد يكونُ لدينا وثائق لها حجمٌ كبيرٌ كالكتالوجاتِ والمواصفاتِ الفنيةِ؛ مما يقتضي تدبيرَ معداتِ حفظٍ تناسبها، وحفظِها مستقلةً.




التصنيفُ على أساسِ شكلِ موضوعِ المادةِ

ويعني ذلك أنَّ الوثيقةَ يكونُ لها موضوعٌ ولكننا نتيجةً لاحتياجاتِ العملِ بصرفِ النظرِ عن موضوعِ المادةِ نصنفها على أساسِ الشكلِ الذي صيغَ فيه موضوعُها، وذلك كالتقاريرِ والدرساتِ والفواتيرِ والقراراتِ وما شابهَ ذلك، ولكن هذا لا يمنعُ من إعادةِ تصنيفِها في مرحلةٍ تاليةٍ.




أهميةُ الترقيمِ

يهدفُ التصنيفُ إلى وضعِ أساسٍ لترتيبِ مجموعةٍ من الموادِ، ولا يمكنُ أن يصلَ التصنيفُ إلى هدفِهِ دونَ استخدامِ طريقةٍ من طرقِ الترقيمِ، والترقيمُ الذي نعنيه ليس الترقيمَ المسلسلَ، لكنه الترقيمُ المتعددُ الذي يعطِي التقسيمَ رقمًا ثُمَّ يعطِي كلَّ فرعٍ رقمًا جديدًا وهكذا، وتتضحُ أهميةُ الترقيمِ فيما يلي:

1- يعطِي الترقيمُ خطةَ التصنيفِ أو فهرسَ الملفاتِ شكلاً ثابتًا.
2- يعطي كلَّ فرعٍ من فروعِ التصنيفِ أو الفهرسِ رقمًا يميزهُ.
3- يمكنُ استخدامُ خطةِ التصنيفِ كأرقامٍ لترتيبِ الموادِ المصنفةِ بحيثُ يتحددُ مكانُ كلِّ مادةٍ؛ فيسهلُ ترتيبُها واسترجاعُها.
4- ينتجُ عن استخدامِ هذه الأرقامِ في ترتيبِ الموادِ أن تتجمعَ الموادُ المتشابهةُ سويًّا طبقًا لترتيبِ خطةِ التصنيفِ (أو الفهرسِ). ويتكوّنُ الرقمُ عادةً إما من أعدادٍ أو حروفٍ، والدافعُ الأساسيُّ لاستخدامِ أكثر من شكلٍ في الترقيمِ هو إعطاءُ المفهرسين الفرصةَ لاستخدامِ أكثر من شكلٍ في حالةِ وجودِ أكثر من فهرسٍ في المنظمةِ، حتى يتيحَ ذلك إيجادَ اختلافٍ في الأرقامِ؛ مما يساعدُ على تمييزِها وعدمِ الخلطِ بينها وكذلك يتيحُ لهم اختيارَ شكلِ الترقيمِ الذي يرونهُ مناسبًا طبقًا لمزايا وعيوبِ كلِّ شكلٍ.




الترقيمُ باستخدامِ الأعدادِ المسلسلةِ

إن أبسطَ طريقةٍ للترقيمِ هي استخدامُ الأعدادِ المسلسلةِ؛ ويعني ذلك إعطاء الملفاتِ أو المواد أرقامًا مسلسلةً ترتبُ بها، وقد تنشأُ قائمةٌ لهذه الأرقامِ ومدلولاتِها، وكانت هذه الطريقةُ متبعةً في المكتباتِ، إذ تُعطَى الكتبُ أرقامًا مسلسلةً ثم تسجلُ في سجلٍ، وذلك يجعلُ الباحثَ عن كتابٍ مُعيّنٍ يضطرُّ إلى مراجعةِ الكتبِ للوصولِ إلى الكتابِ المطلوبِ، كذلك فإنه ما يزالُ في كثيرٍ من الإداراتِ الحكوميةِ وفي الشركاتِ ترقمُ الملفاتُ بأرقامٍ مسلسلةٍ، وعيبُ هذه الطريقةِ أنها تصرفُ النظرَ عن التصنيفِ الذي يعتبرُ الوسيلةَ الوحيدةَ لتسهيلِ عملياتِ البحثِ عن المادةِ. ومع ذلك فإنه يمكنُ القولُ إنه في الأحوالِ التي يرى فيها أن استخدامَ التصنيفِ لا يقدّمُ أيةَ فائدةٍ للباحثين كأسماءِ العملاءِ في أحدِ البنوكِ مثلاً، أو أسماءِ المؤمّنِ عليهم في إحدى شركاتِ التأمينِ فإنه يمكنُ استخدامُ الترقيمِ المسلسلِ، وفي هذه الحالةِ يمكنُ الاستعانةُ بكشافٍ أبجديٍّ لتسهيلِ عمليةِ الوصولِ إلى اسمِ العميلِ أو المؤمّنِ عليهِ.



يتبع إن شاء الله ......

برامج سكرتارية في ملف مضغوط :
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]


موقع برامج سكرتارية نافعة وجميلة :
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

يتبع إن شاء الله ....

هذه بعض النماذج التي يحتاجها السكرتير في حال مباشرته للعمل :
1- الرسائل الهاتفية الصادرة
2- الرسائل الهاتفية الواردة
3- بطاقة الزيارة
4- تدوين الرسائل الهاتفية
5- كشف الارتباطات اليومية
6- معالجة المكالمات الدولية

تجدونها في المرفقات وآخر دعوانا أن الحمدلله رب العالمين ...

يعطيك الف عافية على مجهودك وانشاء يكون في ميزان حسناتك اللهم امين

حقيقة فعلا مجهود رائع جدا جدا جدا بارك الله فيك

الإخوة الفضلاء شكر الله لكم مروركم المبهج والطيب

شكرا جزيلا أخي و بارك الله فيك

يعطيك العافية اخ حسين والشباب جميعهم يعطيهم العافية

انأ ادرس بالجامعة وطلب من الدكتور تقرير عن اهم المشاكل والمعوقات التي ترافق عمل السكرتير ثم طرح المشكلة واتباع الاسلوب العلمي في حل تلك المشكلة من حيث تحليل المشكلة واقتراح بدائل للحل ووضع مزايا وعيوب كل بديل ثم اختيار البديل الامثل مع تبرير الاختيار

كما يجب ان يحتوي التقرير على اقتراحات للتطوير وفرص التحسين في عمل السكريتر من خلال اكتشاف المشاكل و تحسس الفرص

اتمنى مساعدتي في ذلك الموضوع وشاكر لكم تعاونكم
اخوكم ابو بدر

جزاك الله خيرا على هذا المجهود والمعلومات الشامله وسوف اقوم بنسخ الموضوع كاملاً بارك الله فيك

بارك الله فيكم ونفع بكم الإسلام والمسلمين

الله يعطيك العافية وان شاء الله بنستفيد منه

شكراااااااااا من rtye شكراااااااااااااااااااااا ااااااااااااااااااااااااا ااااااااااااااااااااااااا ااااااااااااااااااااااااا ااااااااا

عـــــرض بـــــاور بوينـــــت : https://www.hrdiscussion.com/hr18649.html

أشكرك أخي حسين من كل أعماقي

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة bashan2002

أشكرك أخي حسين من كل أعماقي

حياك الله أخي الغالي ولاتنساني من دعوة عند صلاتك في سجودك

كتر الف خيرك ومشكور عى المجهود الرائع بس ياريت تجيب لينكات للبرامج دي من جديد علشان مش شغالة

بارك الله فيك ... وجعلها في ميزان حسناتك ...

نفعك الله بعلمك ونفع بك البلاد والعباد ...

جزاكم الله خير الجزاء على مجهودك وأدعو الله أن يكون في ميزان حسناتك
خالص التحية

يعطيك الف عافية على مجهودك وانشاء يكون في ميزان حسناتك اللهم امين