النتائج 1 إلى 1 من 1

الموضوع: ادارة الاجتماعات

  1. #1
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    مدير عام مركز صياغة الذهب والمجوهرات
    المشاركات
    500

    ادارة الاجتماعات

    إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها. من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:

    1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع

    2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه

    3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.

    4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.

    5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.

    6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.

    7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.

    8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.

    9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.

    10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.

    11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.

    12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.

    13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.

    14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.

    15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.

    16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.

    17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.

    18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.

    19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.

    20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.

    21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.

    22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.

    23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.

    24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.

    25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.

    26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها. ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع: يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية، بدءاً بالإعداد للاجتماع، مروراً بتيسير الاجتماع، وانتهاء بتوثيق الاجتماع

  2. الأعضاء الذين قالوا شكراً لـ احمدابوزيدحسن على المشاركة المفيدة:

    Firas bakeer (15/11/2016)

موضوعات ذات علاقة
الكتاب رقم 25 - مهارات ادارة الاجتماعات للدكتور محمد عبدالغنى
سلسلة مهارات تطوير الأداء للمؤلف الدكتور محمد عبد الغني حسن هلال الناشر مركز تطوير الأداء والتنمية مهارات إدارة الإجتماعات Meetings Management... (مشاركات: 2)

كتاب ادارة الاجتماعات الفعالة للتحميل
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته اضع بين ايديكم هذا الكتاب ارجو التحميل و الاطلاع عليه للاستفادة (مشاركات: 8)

ادارة الاجتماعات
الاجتماعات ، أهميتها للعمل: الاجتماع هو عبارة عن مرحله عمليه أو خطوه من خطوات العمل(المشروع) وربما يكون أولى الخطوات أو حلقه من سلسلة حلقات العمل المجتمعي أو... (مشاركات: 1)

دورة تدريبية – ادارة الاجتماعات والمقابلات – القاهرة
دورة تدريبية – ادارة الاجتماعات والمقابلات – القاهرة مقدم الدورة : أكاديمية السادات للعلوم الادارية – المركز الرئيسي جمهور الدورة : المديرون والرؤساء في... (مشاركات: 1)

ادارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات مفهوم الاجتماع ( Meeting ): هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة. مظاهر... (مشاركات: 0)

أحدث المرفقات