الموضوع: الإدارة الإلكترونية

السيد الدكتور/ عبد الحميد حسين
شكراً لك على هذه المشاركة الفعالة والمفيدة والتى ستكون سبب لنا للبحث والدراسة.
أولا : تعريف الإدارة الالكترونية

وهناك إسهامات‎ ‎كثيرة لتعريفالإدارة الإلكترونيةفهيتعني‎ :
1. عدم وجود علاقة مباشرة بين طرفي‎ ‎المعاملة‎
2. التفاعل الجمعي أو المتوازي
3. إمكانية تنفيذ كافة المعاملات‎ ‎اليكترونياً
4. الاستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات وتحويلها‎ ‎لتكون الوسط ‏الأساسي للعمل‎
5. هي عملية إنشاء حلول تقنية لتنظيم وجدولة ترتيب العديد من مجالات الأعمال والسكرتارية والاستشارات بأنواعها وهي عملية لا تقضي أن يكون هناك عملية دفع نقدي بقدر ما تركز على عملية تحويل الأعمال إلى شكل إلكتروني منظم وسهل الاستخدام... (انها نظام يقوم بتحويل الاعمال الورقية الى اعمال الكترونية،)

‎‎ ‎
ُثانيا : الهدف من الأدارة الألكترونية
1. محاولة إعادة هيكلة المؤسسات التقليدية الحالية لتحسين الأداء الإداري التقليدي المتمثل في كسب الوقت وتقليل التكلفة اللازمين لإنجاز المعاملات وفق تطور مفهوم الإدارة الإلكترونية.
2. إعادة النظر في الموارد البشرية المتاحة والعمل على رفع كفاءتها ومهاراتها تكنولوجياً لربط الأهداف المنشودة للإدارة الإلكترونية بالأداء والتطبيق.
3. تقييم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات وتحريرها لكي تستجيب ومتطلبات الخدمات اللازمة بالحجم والنوعية لتحقيق الخدمات للإدارة الالكترونية.
4. مناقشة التشريعات والأنظمة القانونية ومحاولة وضع معايير لضمان بيئة إلكترونية متوافقة.
5. الخروج برؤية وإستراتيجية واضحة من أجل الإنطلاق بخطى ثابتة نحو تطبيق الإدارة الإلكترونية.




ثالثا : ماهية الإدارة الإليكترونية‎
· ‎إدارة بلا ورق‎ ‎فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن ‏لا نستخدمه بكثافة ولكن يوجد‎ ‎الأرشيف الإلكتروني ، والبريد الإلكتروني ، والأدلة ‏والمفكرات الإلكترونية والرسائل‎ ‎الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية‎
· ‎إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي‎ ‎التليفون المحمول‎
· ‎إدارة بلا زمان فالعالم أصبح يعمل في الزمن الحقيقي 24‏‎ ‎ساعة في اليوم ‏
· ‎إدارة بلا تنظيمات جامدة ، فبيتر‎ ‎در اكر تحدث عن المؤسسات الذكية التي ‏تعتمد علي عمال المعرفة ، فالشمال أصبح يتجه‎ ‎إلى صناعات المعرفة ويقذف ‏بصناعة اللامعرفة للجنوب‎

رابعا : سمات الإدارة الإلكترونية
· عدم وجود علاقة مباشرة بين طرفى المعاملة .
· عدم وجود وثائق ورقية ووجود وثائق إلكترونية .
· التفاعل الجمعى أو المتوازى .
· إمكانية تنفيذ كافة المعاملات إلكترونياً .
· الإستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات والإتصالات وتحويلها لتكون الوسط الأساسى للعمل

مميزات الحكومة الالكترونية:
· زيادة سرعة التعاملات
· تقليص النفقات حيث ادى استخدام الانترنت آلي تقليل عدد الموظفين
· كفاءة إدارة علاقات المواطنين
· ارتفاع درجة رضى المواطنين في التعامل مع المواقع الإلكترونية الحكومية
· الحكومة الالكترونية تقلل الاجراءات البيروقراطية من خلال العمل365*24*7 أي آن الحكومة الالكترونية تعمل 7 ايام في الاسبوع دون عطلات آو اجازات ولمدة 24 ساعة في اليوم وعلى مدار 365 يوم في السنة
· نظم المعلومات اهم وقبل شراء تكنولوجيا المعلومات:
1. نوع المعلومات والبيانات محل التعامل
2. شكل المعلومات والبيانات محل التعامل
3. دور التكنولوجيا في تجهيز وحفظ وااسترجاع المعلومات
4. دور العامل البشري في تجهيز وحفظ واسترجاع المعلومات

خامسا : الإدارة الإلكترونية‎ ‎ماذا تعني وماهي عناصرها؟‎

تشير الإدارة الإلكترونية لعدد من الحقائق‏‎ :
‎- ‎تهيئة فرص ميسرةلتقديم الخدمات لطلابها من خلال الحاسب الآلي‎ .
‎- ‎تخفيف حدة‎ ‎المشكلاتالناجمة عن تعامل طالب الخدمه مع موظف محدود ‏الخبرة أو غير معتدل المزاج‎ . ‎- ‎الإدارة الإلكترونيه هي وسيلة لرفع أداء وكفاءة الحكومة وليست بديلاً أو‎ ‎إنهاء‏لدورها‎
‎
عناصر الإدارة الإليكترونية فتتمثل في التالي‎ :
‎- ‎إدارة بلا أوراق : حيثتتكون من الأرشيف الإليكتروني والبريد الإليكتروني ‏والأدلة‎ ‎والمفكراتالإليكترونية والرسائل الصوتيه ونظم تطبيقات المتابعة الآلية‎.
‎- ‎إدارة بلامكان : وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد ‏‏(التليديسك‎) ‎والمؤتمرات الإليكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات ‏التخيليه‎.
‎- ‎إدارة بلا‎ ‎زمان : تستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء ‏هيأفكار لم يعد‎ ‎لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخري تصحو ‏لذلك لابد منالعمل المتواصل‎ ‎لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم ‏وقضاء مصالحنا‎
‎- ‎إدارة بلا تنظيمات‎ ‎جامدة . فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكيه ‏والمؤسسات الذكيهالتي تعتمد علي صناعة‎ ‎المعرفة‎

وهناك العديد من الأنظمة الإليكترونية اللازمة للإدارة الإليكترونية‎ ‎كما يلي‎ :
‎1-‎أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الإليكتروني‎
‎2- ‎أنظمة‎ ‎الخدمة المتكاملة‎
‎3-‎النظم غير التقليدية الأخرى
· وتشمل‎ النظم غيرالتقليدية‎ ‎ومنها‎ :
نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم‎
النظم الخبيرةوالذكية‎




نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل :
¬ نظم التصميم والإنتاج CAD/CAM
¬ نظم الجود الشامة TQM
¬ نظم تتبع العملية الإنتاجية Work Flow
¬ تطويع المنتجات Mass Customization
¬ كفاءة شبكة الموردين

Supply Chain Optimization (SCO)

· نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل :
¬ نقاط البيع الإلكترونى POS
¬ التجارة الإلكترونية EDI/EC
¬ إدارة علاقات العملاء

Customer Relation Management (CRM)

· نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل :
¬ البنوك الإلكترونية Electronic Banking
¬ البورصات العالمية Stock Markets
¬ بورصات السلع Commodity ExchangeMarket

4- ‎نظام الذاكرة المؤسسة: حيث يعتبر نظام‎ ‎الذاكرة المؤسسية منالبرامج ‏الرائدة في مجال إدارة موارد المؤسسة ويقوم النظام‎ ‎بربط العاملينالموجودين ‏بالمؤسسة ببغضهم البعض ، بغض النظر عن موقفهم الجغرافي بما‎ ‎يمكنهم من‏الإطلاع علي أنشطة الإدارات الأخرى من خلال هذا النظام و يعتمد نظام‎ ‎الذاكرة‏المؤسسية علي بنية الانترنت حيث لا يحتاج المستخدم إلى عمل تحميل أي ‏برامج‎ ‎مساعدة‎ .
‎
مميزات نظام الذاكرة المؤسسية وهي‎ :
· إدارة مواردالمؤسسة‎ ‎إلكترونياً‎
· إدارة الأعمال عن بعد‎
· حفظ كافة الوثائقوالأعمال بشكل‎ ‎إلكتروني‎
· وسيلة سريعة لنشر المعلومات والتعليمات علي كافةالمستويات الإدارية‏‎ ‎علي اختلاف مكانها في أقل وقت ممكن وبأقل التكاليف‎.
· ‎التحول إلى المجتمع‎ ‎اللا ورقي‎
· حماية وسرية تداول البيانات والمعلومات‎
ويشمل نظام الذاكرة‎ ‎المؤسسية علي خطط العمل ، وتقييم الأداء ، ونظامإدارة ‏التكليفات ، الحضور ،‎ ‎والانصراف ، والموارد المالية ، والاجتماعات، و أجندةأحداث ‏العالم بالكامل ، التعلم‎ ‎الذاتي ، البحوث ، الصادر والوارد ، كما يشملالنظام ‏علي دليل الاتصال الداخلي الذي‎ ‎يسمح لأي فرد بالمؤسسة بالاتصال بغيره في‏جو من الحب والتآلف‎ .

سادسا : توجهات الإدارة‎ ‎الإليكترونية‎
1. ‎ ‎إدارة الملفات بدلاً من حفظها‎
2. استعراض المحتويات‎ ‎بدلاً من القراءة‎
3. مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً منكتابتها‎
4. البريد‎ ‎الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد‎
5. الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر‎ ‎الاجتماعات‎
6. الإنجازات بدلاً منالمتابعة‎
7. اكتشاف المشاكل بدلاً من‎ ‎المتابعة‎
8. التجهيز الناجحللاجتماعات‎

سابعا : مواصفات المديرالإليكتروني‎
· الإبتكاريه ، ( القدرة علي‎ ‎الابتكار‎ )
· المعلوماتية ، أنتكون لدية المعلومة حاضرة‎
· العالمية ( لغات/ثقافة )
· التعددية ، الحيوية‎ ‎، يجب أن يتصف بالحيويةدائماً‎.



ثامنا :المشاكل المرتبطة بالإدارة الإلكترونية
· غش الكمبيوتر (إدخال البيانات/ تخزين البيانات/ تشغيل البيانات).
· التزوير المعلوماتي.
· الإضرار بالبرامج والبيانات.
· تخريب الحاسبات.
· سرقة المعلومات وبرامج الحاسب.
· النسخ غير المشروع للبرامج.
· التجسس المعلوماتي.
· جرائم الإنترنت


تاسعا :مشاكل في تطبيق الإدارة الالكترونية في العالم العربي

* هناك قليل من الامثلة للإدارة الإلكترونية الناجحة
* كثير من الحكومات لم تغير من أجراءتها التقليدية حتى مع ادخال الحاسوب
* هناك فرق كبير بين موقع جميل الشكل على الويب وبين خدمات متكاملة تنهى اجراءات بيروقراطية معقدة
* الجهات المالية والإدارية تعمل و كأنها ليس لها علاقة ببعض
* الاهتمام بالمواطنين والقطاع الخاص لم يكن نقطة الارتكاز في بواكير المواقع الحكومية
* حتى أفضل البرامج الإدارية لم تعطي الدعم المطلوب ولا الإعانة الكاملة.
* حتى افضل الدول العربية معظم الأحيان لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدوا هزيلة سهلة الاختراق أن لم تدعوا للسخرية.

عاشرا : معوقات الإدارة الالكترونية في العالم العربي
* الخوف من التغيير
* تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق
* غياب التشريعات المناسبة
* نقص الاعتمادات المالية
* قلة وعي الجمهور بالميزات المرجوة
* غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة
* توفر وسائل الاتصالات المناسبة
* معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية.


ويمكن التغلب على هذة المشاكل والمعوقات (متطلبات العالم الإلكتروني الجديد ) بالتالى : -
1- التشفير
هو تغيير فى شكل المحتوى بهدف منع غير المتخصصين من فهم المحتوى فى حالة الإطلاع عليه .
يجب أن يضمن نظام التشفير إمكانية رجوع شكل المحتوى إلى الشكل الأصلى دونما أى تغيير .
أصبح التشفير مؤخراً أحد العمليات الأساسية لبرامج الكمبيوتر .
تقاس درجة التشفير بمقدار الصعوبة اللازمة لفك الشفرة من وقت وقدره حسابية وإن كانت لا توجد شفرة غير قابلة للحل .

2- التوقيع الإلكترونى
عملية على الكمبيوتر يتم من خلالها ربط مجموعة من الحروف والرموز والأشكال مع ملف معين لتكون بديلاً عن التوقيع الذى تعرفه

3-التشفير والتوقيع
• التشفير عمل هام بمفرده بغض النظر عن التوقيع من عدمه
• التوقيع عمل هام بمفرده بغض النظر عن التشفير من عدمه
• المزج بين التشفير والتوقيع يعتمد فى المقام الأول على أن يكون التشفير معتمداً على مفتاح خاص يرتبط إرتباطاً وثيقاً بالشخص بصورة تحدد هويته ( التوقيع )

هل تقضي الادارة الالكترونية على البيروقراطية؟؟
• يقول بعض الباحثين بان الإدارة الالكترونية للامور ستقضي على البيروقراطية
• هذا صحيح حيث تقضي وتعمل على إلغاء دور الموظفين الوسطاء لكن القضاء على بعض فئات البيروقراطية الحكومية يخلق بيروقراطية من نوع اخر تسمى بيروقراطية الكترونية لكن البيروقراطية القادمة افضل من البيروقراطية الحالية و هي اكثر شفافية و اكثر سرعة من التعاملات الورقية

كيف نخطط ونبدأ با لحكومة والادارة اللكترونية؟؟
• ضع كل ما يمكنك من معلومات في شكل الكتروني على الانترنت من خلال نماذج للتعامل مع المواطن ومع القطاع الخاص ومع المؤسسات الحكومية
• صنف الخدمات بطريقة صحيحة عبر الانترنت تبعا لنوع الخدمة
- خدمات شخصية
- خدمات تجارية
- خدمات تعليمية
- خدمات صحية
تبعا لمراحل العمر :
- شهادة ميلاد – الكشف الطبي – الاتحاق بالمدارس – خدمات التجنيد – خدمات انتخابية- خدمات التشغيل والتوظيف-

تبعا لنوع المستفيدين من الخدمة:
- خدمات فردية تقدم للمواطن
- خدمات مؤسسية تقدم للشركات والنوادي

• يجب الحفاظ على امن المعلومات والتعاملات
• يجب البدء بالقطاعات الأكثر إلحاحا وردم الهوة بين النظري والتطبيقي وامتلاك الكادر البشري اولا
• يجب توفير التمويل الكافي لان المشروع يحتاج آلي اموال كبيرة و طائلة يجب البحث عن مصدر رسوم دائمة لسد نفقات التشغيل
• يجب توظيف العناصر الماهرة و اشاعة ثقافة التدريب ونشر الثقافة الالكترونية المبسطة والمتقدمة
• يجب الاطلاع على تجارب وانجازات الحكومات الالكترونية التي سبقتنا ولها نفس ظروفنا
• يجب توعية المواطنين والادارات الحكوميةبفوائد وعوائد الحكومة الالكترونية

لا يكفي آن نعرف يجب آن نطبق
ولا يكفي آن نريد يجب آن نفعل
علينا العمل بهذا الاتجاه لان الميزة التنافسية اليوم ليست هبة الطبيعة وليست بترول ومناجم انها في الجماجم انها من صنع عقل الانسان

منقول من موقع كنانة.وشكراً لك