انواع الإعتذار :ــ

الإعتذار نوعين شفهى او مكتوب .


الإعتذار الشفهى :
إن الفرق بين الإعتذار الشفهى والمكتوب ، هو أنك لا تعطى المتلقى وقت للتفكير فى رد فعله . لذلك يجب أن تخطط لما ستفعله عند إستقبال رد فعل الطرف الآخر سواء كان سلبيا أم إيجابيا . فإذا لم يكن فى إستطاعتك فعل ذلك فالأفضل أن ترسل إعتذارك مكتوبا. إن الإعتذار الشفهى عادة ما يكون كافيا ، ولكن أحيانا يؤدى إلى المواجهه فى حالة صعوبة الخطا ومدى الإساءة التى تسبب فيها ونوع وشخصية الطرف الاخر وتفاعله مع الخطا.


إن الإعتذار الشفهى قد يكون أسهل من المكتوب لأنه لا يتطلب صياغة . كل ما هو مطلوب كلمة " آسف " أو " أعتذر " ولكن هناك بعض التكلفة التى قد تتحملها اوالفوائد التى يجب أن تضعها فى الإعتباركما سبق ذكره .إن الإعتذار الشفهى قد يتم وجها لوجه أو بالتليفون ,ولكن يجب أن تضع شخصية الطرف الآخر والموقف نفسه فى الإعتبار .

للإعتذار أصوووول
الإعتذار المكتوب :
وهو يعطى الطرف الآخر الفرصة لإستيعاب ما كتبته وإعادة النظر فى موقفه تجاهك . كما أن الإعتذار المكتوب يجنبك المواجهه فى حالة رد الفعل الغير مقبوله لإعتذارك .


نصائح لكتابة الإعتذار :
ان كل نوع من انواع طريقة كتابه رساله الأعتذار يعبر عن مدى اهتمامك بالشخص الذ ى ترسلها له وتوضح شعورك بالأسف لحدوث هذا الخطأ منك . الآتى هى اهم الطرق :


1. بخط اليد : تستخدم :

  • إذا كان الطرف الآخر تأثر بصفة شخصية واعتبرها إهانه شخصيه.


  • إذا كان الطرف الآخر اكبر سنا وتقليديا أو محافظا فى تعامله . لذلك فإن لمسه شخصيه هنا مطلوبة .


  • عندما تكون العلاقة حميمة سواء خاصه أو فى العمل .


  • لكى تظهر أهمية خاصة للإعتذار ومدى حرصك على إصلاح الخطأ والسرعة التى أبديت فيها أسفك دون الإنتظار لأستخدام الحاسب الآلى

2. منسوخ على الحاسب الآلى : يستخدم :

  • عنما تتعامل مع شخص علاقتك به رسمية او فى مجال العمل.ولا يجوز عمل ذلك فى العلاقات الخاصة خارج حدود العمل.


  • بالرغم من أن الإعتذار المكتوب هو الشكل السليم للإعتذار فى العمل إلا أنه يجب أن يتبعه مكالمة تليفونية تعززه .

3. الكارت الشخصى : تستخدم :

  • عند التحضير لإعتذار شفهى او مكتوب وذلك بإرسال كلمات قليلة على بطاقتك الشخصية لتأكد أهمية هذا الشخص وتشعره بذلك ثم تتبع ذلك بخطاب او مكالمه تليفونيه.


  • هو أسهل انواع الإعتذار وإن كان فى بعض الأحيان يبدو لبعض الأشخاص اجوف خالى من المشاعر . إسخدام بطاقة بيضاء افضل وتظهر مدى تأثرك بإساءتك للشخص الأخر ورغبتك السريعه فى اصلاح ذلك حتى تتم كتابه الرساله.

4. نوع الورق :

  • يجب إستخدام ورق جيد خصوصا فى مجال العمل مع طباعة واضحة . وإذا كانت بخط اليد يجب أن تكون بخط واضح مقروء واسلوب بسيط حتى لاتبدوا الرسالة مفتعلة .

5. رسالة موجزة ( مذكرة ): تستخدم عندما :

  • يكون الخطأ بسيط والإساءة بسيطة.


  • عند شعورك بأن الإهتمام السريع لإصلاح الخطأ مطلوب .

طرق إرسال الرسالة :
البريد السريع:

  • إذا كان الخطأ كبيرو الإساءة الناتجه عنه كبيرة .


  • عندما تكون العلاقة رسمية أو بعيدة .


  • عندما يكون الوقت مهم ويكون إرسالها بالبريد الإلكترونى يعتبره المتلقى عدم إهتمام


  • إظهار أهمية الشخص لديك فى مجال عملك .


  • هذا النوع غير مطلوب فى العلاقات الخاصة.

البريد العادى :

  • مناسب لكل المواقف
  • يعطى الشخص الاخر الوقت ليكون قد هدأ ويستوعب الإعتذار.

البريد الإلكترونى :

  • الأسرع فى حاله إذا كان الشخص معتاد على تواصلك معه بهذه الطريقة او كانت العلاقه شخصيه.


  • إرسال رسالة مكتوبة له قد تكسر القاعدة لتظهر مدى رغبتك فى الإعتذار .


  • ضع فى ذهنك أن البريد الإلكترونى لا يعطى لمسة شخصية على الرسالة مثل خط اليد


  • لايعطى نفس تاثير تلقى رسالة وفتح المظروف وقراءة مابها .

تسليم الرساله باليد :

  • فى العلاقات الشخصية تأثيرها قوى جدا .وفى مجال العمل تعطى المتلقى شعور بأهميه كبيره .


  • عندما تحاول ان تعطى المتلقى راحة أكثر بأنك تتفهم ما بداخله من ضيق لما حدث منك وانك تحاول اصلاحه بسرعه.


  • عنما تريد من الشخص الذى أسأت إليه ان يشعر بإعتذار ملموس باليد مما يعكس مدى تأسفك عن الخطا واحترامك لشخصه.


  • وسيلة للجمع بين الرسالة الشفهية والمكتوبة.