الموضوع: حمل الدورة التدريبية: إدارة الوقت إعداد رياض بن صوشة

مُضيّعات الوقت Time Wasters

أ.وائل محمد جبريل

الوقت هو المادة التي صُنِعت منها مادة الحياة، والقاسم المشترك لأي عمل يمكن القيام به سواءً أكان عملاً بدنياً مرهقاً، أوعملاً ذهنياً ناضجاً أو عملاً يجمع مابين الجهد والفكر وسواء قام به إنسان بمفرده أو اشترك معه أفراد آخرون، أو ساهم معه واعتمد فيه على الآلات والمعدات والحاسبات الالكترونية ....الخ، ويعُد أهم ما يُضفي لهذه الإعمال قيمة الشعور بالوقت فأي دقيقة تمر في العمل يمرجزء من عمرك وحياتك ووقتك، ولا يعود مرة أخرى أي يمضى إلى غير رجعة حاملاً معه فرص متعددة كان يتعين اقتناصها .

إذاً فالوقت ليس هو المعضلة بل إن المدير في الواقع سبب هذه المعضلة، وهو فقط الذي يمتلك جميع مفاتيح الحل،حيث يستسلم لمصيدة الإرهاق الزمني* التي تنشأ عندما تتسرب إلى عمله مُضيّعات الوقت شيئاً فشيئاً حتى يفقد السيطرة عليها، وتصبح مقيدة لحريته فارضة بشدة سطوتها، تلتهم الوقت التهاماً، ولا تدع له الفرصة ليُدرك ما يحدث أو يتم، فالعملية تتم بشكل دائري، تبدأ الإحداث ثم تتوالى وتتصاعد في موجات متتابعة متلاصقة، وتتداخل معها المتغيرات والمستجدات، ويعتاد المديرما يراه، ويفقد الرغبة في ملاحقة هذه الأحداث والمتغيرات والمستجدات ، ويفقد القدرة على إيقافها أو حتى التأثير عليها.(1)

إن مشكلة الوقت الضائع** تعتبر من أهم المشاكل التي تواجه منظمات الأعمال عند تنفيذ برامج التطوير الإداري، ويقف الوقت الضائع عائقاً أمام تنفيذ مهام وأهداف المنظمات من خلال الاستخدام الفعّال للوقت، إن مقدار الوقت الضائع يُعبر عن درجة التزام المديرين بممارسة عملية إدارة الوقت وأنشطتها ، ونتيجة مباشرة لاستثمارهم له من خلال استخدامهِ استخداماً أمثلاً، فإن من أهم مايجب علي المدير عمله لزيادة كفاءته وفعّاليته هو المحاولة الدائمة للتخلص من مُضيّعات الوقت التي تستنفِذ وقته وتُضيّع مجهوداته (2).
تأسيساً على ما سبق فقد خُصصَ هذا الجزء لدراسة مُضيّعات الوقت والسُبل الكفيلة لسيطرة عليها أو الخفيف من حدتها ما أمكن ذلك.

ــــــــــــــــــــ
* مصيدة الإرهاق الزمني:هو تحول الفرد إلي إنسان تنهار دافعيته الذاتية ، ويصبح غير مدرك لما حوله حتى أبسط الأشياء ، ولا يكون أمامه إلاّ الاستمرار وتكرار ما هو فيه ، عندها تتسرب مُضيّعات الوقت ولا يجد المرء الوقت الكافي لتأدية أعماله .
** الوقت الضائع: هو الوقت الذي يمضي دون الاستفادة منه في تحقيق نتائج تخدُم أهداف المنظمة سواءً مرّ ذلك الوقت دون الاستفادة منهُ بعملٍ منتج ، أو لم يُستغل بالشكل الجيد.


2-5-1 مفهـوم مُضيّعـات الوقـت*ConceptTime Wasters:
الحقيقة ليس من السهل تحديد مفهوم دقيق لمُضيّعات الوقت، فقد تكون بعض مظاهر النشاط التي يقوم بها شخص ما مضيعة للوقت بالنسبة إليه، إلا أنها غير ذلك بالنسبة إلى شخص آخر، كما أن ما كان ضياعاً للوقت في فترة ما قد يصبح توظيفاً جيداً للوقت والعكس صحيح، الأمر الذي يدفع إلى القول بأن مفهوم مُضيّعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير في ضوء الأشخاص والأزمنة والأمكنة .
حيث عرّفها أحمد شحاتهبأنها أي "نشاط يأخذ وقتا غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة غير ملائمة، أو انه نشاطاً لا يعطى عائداً يتناسب مع الوقت المبذول من أجله" (3).
في حين عرّفها عبد الفتاح دياب "بأنها العوامل التي تحول دون أداء الأعمال الهامة و التي لها قيمة عالية. أو بأنها الأعمال التي يستهلك فيها كمية كبيرة من الوقت بشكل لا يتناسب مع القيمة الناتجة من تنفيذ هذه الأعمال، أي أنها لا تسهم مساهمة محدودة في تحقيق الهدف النهائي" .(4) ، أيضاً تم تعريفها من قِبل وحيد الهندي بأنها " الأنشطة التي تمارس بطريقة تحد من القدرة على استغلال الوقت الاستغلال الأمثل. "(5) .
وعرفها كل من أبو حمد والموسوي بأنها " مجموعة من العوامل والظروف والأحداث والمواقف التي تقع او تحدث مع المدير أثناء أدائه لعمله خلال وقت العمل الرسمي بما تؤخره وتعطله عن إنجاز المهام المناطة به ، والواجبات الملقاة على عاتقه " (6) ، كذلك عرفها كل من ما كنزي وريتشارد بأنها "كل ما يمنعُك من تحقيق أهدافك بشكل فعّال"(7) .



ـــــــــــــــــــــ

* لفظ مُضيّعات فعله ضاعَ يَضيعُ ضَيْعاً، ويُكْسَرُ ، وضَيْعَةً وضَياعاً (بالفتح): هَلَكَ وَتَلِفَ ، واسم فاعل من أضاع الشئ وضَيّعهُ، وأضاع الرجل عِيالهُ ومالهُ إضاعةً وتضيْعاً فهو مُضيِع ومُضيّعٌ بمعنى أهملهم، ومنه إضاعة الوقت إهدارهُ وإنفاقه في غيرِ مغرمٍ، انظر في ذلك إلى: القاموس المحيط ، بيروت : دار الأحياء ، الطبعة الثانية ، 1424هـ ، 2003، ص : 686.


إنّ النظرة الشاملة لمُضيّعات الوقت تقتضى الالتفات إلى ما يلي 8)
1) يعتبر أي نشاط مُضيّعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك فإذا أدركت أن الاجتماع الذي يُعقد مثلاً كل صباح يوم الاثنين مع الموظفين مُضيّعاً للوقت فإنه كذلك حتى لو لم ينظر إليه رئيسك على هذا النحو .
2) كل مُضيّع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك، فالمدير يُضيع وقته عندما ينفق على العمل الأقل أهمية وقتاً كان بإمكانه أن ينفقه على عمل أكثر أهمية مقاساً على الأنشطة المدير تجاه أهدافه.
3) إن سبب جميع مُضيّعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون ، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه .

إنّ ما لا شك فيه أن جميع مُضيّعات الوقت يمكن ترشيدها ويمكن إحلالها بأنشطة منتجة، وبالتالي فأنت المسؤول عنها أو يبقى الحل في يدك ، فإدارة الوقت مفتاحها إدارة الذات وعليه فإن إدراك الحقائق لا يعنى أنها موجودة .
ويمكن القول بأنه لا توجد قاعدة عامة معينة تحدد مُضيّعات الوقت، فالمُضيّعات تتنوع وفقاً للحالة أو الموقف الذي يتعرض له المدير، فالمدير وحده هو الذي يدرك درجة الاستفادة أو عدم الاستفادة من الوقت الذي قضاهُ في أداء عمل ما، كما أنّ إدارة الوقت تختلف من بيئة إلى أخرى، كما تختلف وفقاً للسن والجنس ودرجة التعلم والحالة الاقتصادية و العادات والتقاليد السائدة في المجتمع، رغم ذلك هناك العديد من الكتاب الذين حاولوا وضع قائمة بالمُضيّعات التي تؤدى إلى ضياع الوقت محاولين تبويبها كلُُ حسب وجهة نظره، ويُعد "ماكنزي" أكثرهم تفصيلاً ودقة في عرضه لهذه المُضيّعات، خصوصاً وأنه عرضها بأشكال مختلفة ووزعها على الأنشطة الإدارية الرئيسية.
ومن ذلك الشكل حدد ماكنزي حدد هذه المُضيّعات في خمس وثلاثين مُضيّعاً موزعة على المجالات المتعلقة "بالتخطيط والتنظيم والاتصالات والرقابة واتخاذ القرارات والتنفيذ" ويرى أنّ معظم هذه المُضيّعات تعُود أساساً إلى عدم ممارسة عمليات إدارة الوقت ونشاطاتها الأساسية بشكل سليم أو أنها تتعلق بعادات العمل غير الصحيحة أو لمُضيّعات أخرى، إلا أن جميع هذه المُضيّعات قابلة للمعالجة والتصحيح وذلك بتجاوز تلك المُضيّعات بإجراءات يقوم بها المدير نفسه أو من خلال برامج لعموم المنظمة.
وقد كان " ماكنزي" موفقاً حين عرض مُضيعّات الوقت بطريقة أكثر فائدة للمديرين والباحثين والمهتمين بتلك المُضيعّات، إذ وضع جدولاً يتضمن كل المُضيّعات التي تؤدى إلى هدر الوقت.
والحلول الممكنة لتجاوزها، وذلك كما هو موضح بالجدول رقم (1) الذي يُظهر إثنى عشر مُضيّعاً للوقت تقود إلى هدر الوقت إذا توفرت ظروف معينة لذلك .

جدول(1)

مُضيّعات الوقت وأسبابها ومعالجتها

ت

المُضيّع

الأسباب

المعالجة

1

ضعف التفويض

- عدم كفاءة المرؤوسين.
- العبء الكبير على المرؤوسين.
- التدرب.
- موازنة عبء العمل.
2

الهاتف

- ضعف الضبط الذاتي.
- رغبة المدير في الشهرة.
- تجميع المكالمات بوقت واحد .
- الإجابة على المكالمات المهمة.
3

الاجتماعات

- عدم اتخاذ القرارات .
- المناقشات المستفيضة.
- القيادة الضعيفة للاجتماع .
- تشجيع اتخاذ القرارات عند توفر بعض الحقائق.
- عدم تحقيق الاجتماعات غير الهامة.
- استخدام جدول للاجتماع وتحديد وقت كل موضوع.
4

الزائرون

- المجالات الاجتماعية.
- عدم الرفض (الاعتذار).
- ممارسة خارج وقت العمل.
- الاعتذار عن الزيارات غير المهمة.
5

ضعف التخطيط

- عدم وجود أهداف وأسبقيات.
- عدم إدراك فوائد التخطيط .
- وضع الأهداف والأسبقيات.
- إدراك أن التخطيط يأخذ وقتا لكنة يحقق منافعاً.
6

الإدارة بالأزمات

- ضعف التخطيط.
- تقديرات غير دقيقة للوقت.
- كما ذكر في مجال ضعف التخطيط.
- السماح بوقت أكثر ،عدم السماح بالمقاطعات.
7

الرقابة

-عدم وجود الأهداف والأسبقيات.
- التدقيق على المرؤوسين.
- عدم التفويض.
- وضع الأهداف، تفويض بعض الإعمال الروتينية .
- النظر إلى النتائج وليس إلى التفاصيل
- إدراك انه بدون التفويض يستحيل أداء شيء.
8

المقاطعات

- عدم القدرة على الرفض.
- الرفض، عدم استخدام سياسة الباب المفتوح دائماً.
9

تأجيل اتخاذ القرارات

- ضعف الثقة بالحقائق.
- الاعتماد على تحليل جميع
- الحقائق.
- وجود عقاب على الخطأ.
- تحسين طريقة جمع الحقائق وإجراءات الدقة فيها.
- تشجيع تحمل المخاطرة.
- استخدام الخطأ كعملية تعلم .

ت

المُضيّع

الأسباب

المعالجة

10

العمل الورقي

- ثورة المعلومات .
- عدم غربلة وفرز العمل
- الورقي .
- القراءة السريعة والمختارة.
- القيام بالمهم من العمل الورقي وتفويض الباقي.
11

الولاء العالي

- الاهتمام الواسع بالعمل وخاط الأسبقيات.
- وضع أول الإعمال أولا عند التنفيذ.
12

الاندفاع أو الاستعجال

- الاهتمام بالتفاصيل .
- محاولة إنجاز الكثير بوقت قليل.
- التجاوب مع الملح من الإعمال .
- التركيز على الأسباب في العمل .
- تنفيذ الأقل وتفويض الأكثر.
- التمييز بين الضروري والمهم.

المصدر بتصرف:

Mackenzie, R-Alec ,Managing Time at Tae top, in :Tae Chief Executive Office & Its Responibilies,New York :AMA com , 1973 ,PP:17-20.

كذلك يؤكد ماكنزيMackenzie بقوله في محاضرة له سنة 1988 بعنوان Management key to Managing your Time عندما وجهه إليه سؤال يخص أهم مُضيّعات الوقت بالنسبة للمدير وذلك حسب تسلسلها من ناحية الأهمية فقال: "المقاطعات الهاتفية ، كثرة جدولة المهام، الأعمال الورقية والمكتب مزدحم بالأوراق، ثم الزوار المفاجئون، الاجتماعات، المعلومات الناقصة والأزمات والتعب ،ومحاولة إنجاز الكثير من الأعمال في وقت واحد ، ثم الانهماك الزائد في العمل "(9).

ولو تمعّنا ما كُتب في هذا المجال لوجدنا تصنيفات أخري لهذه المُضيّعات أو تجميع لها بأشكال مختلفة حسب رأى كل باحث، فقد توضع عناوين رئيسية فقط أو تُحدد بالتفصيل، وكمثال على هذه الكتابات نجد أن Humble في دراسته ، قد رتب هذه المُضيّعات تصاعدياً على أساس الوقت الذي تأخذه (10):
1. كثرة الأعمال الورقية.
2. الأزمات.
3. قلة المعلومات .
4. عدم تفويض الصلاحيات .
5. المكالمات الهاتفية.

في حين نجد Drucker حددها بما يلى(11)
1. سوء الإدارة وعدم كتابة التنظيم .
1. تضخم عدد العاملين.
2. كثرة عدد الاجتماعات.
3. عدم كفاية وفعالية المعلومات وأنظمتها .
4. الزيارات المفاجئة غير الناجحة.
5. المكالمات الهاتفية غير المقبولة وقراءة الصحف.
6. التنفيذ قبل التفكير.
وحصرLeboeaf (12) أكثر المُضيِّعات التي تبدد الوقت، في دراسته والتي أجرها في الولايات المتحدة وشملت مجموعة من أربعين شخصاً يعملون مديري مبيعات، ومجموعة من خمسين آخرين من المهندسين الذين يتولون مناصب إدارية قيادية، وقد أظهرت الدراسة أن أهم مُضيِّعات للوقت مرتبة تنازلياً هي كالتالي : المكالمات الهاتفية ، الزيارات المفاجئة ، الاجتماعات، الأزمات، الافتقار للانضباط الذاتي ، التردد في اتخاذ القرارات ، وترك بعض الأعمال معلقة ، وعدم وضوح الاتصالات .
كذلك أوضحَ عصفور في دراسته أنّ أهم مُضيّعات الوقت على مستوى الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية كانت على النحو التالي(13):

أهم مُضيّعات الوقت

معدل الوقت الضائع أسبوعياً

- تأخر في الصباح عن الموعد الرسمي .

61.8 دقيقة

- المكالمات هاتفيه لأغراض خاصة.

35.4 دقيقة

- قراءة المجلات المتعلقة بالعمل .

49.4 دقيقة

- تناول الشاي والقهوة.

46.6 دقيقة

- مراجعة المستشفى.

75.5 دقيقة

- مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام .

42.5 دقيقة

- مُضيّعات أخرى.

132.5 دقيقة

كما حاول القريوتى التركيز على المُضيّعات التنظيمية لهدر الوقت، حيث أشار وفي حضور الواقع العربي الادارى بقولهِ: "تمتاز المنظمات الحديثة بالضخامة والتعقيد إذْ ليس من المستغرب أن نجد أشخاصاً ذوى مناصب ورتب عالية ومكاتب فخـمة وليس لديهم أعمـال توازى هـذه الألقاب، وذلك نتيجة لمُضيّعات تنظيمية كثيرة، كوجود فائـض في الأيدي العاملة وتركيزاً لسلطة في قمة الهرم الإداري، وفي مثل هذه الظروف يسلُك كثير من الإداريين طريقاً يستنزف من خلاله الوقت دون أن يكون لصالح العمل، فقد يقضى المدير وقته في حل المُربعات والألغاز التي تظهر يومياً في الصحف إلى جانب الاهتمام الزائد بالشكليات والدعوات الخاصة والمقابلات الطويلة" (14) ، وإلى جانب تلك المُضيّعات التي حددها ماكنزي ودركرنجد إن هناك مُضيّعات أخرى توصلت إليها حلواني وآخرون ، في دراسة أخرى إلى أن ضياع الوقت يرجع إلى (15): افتقاد المديرين للتفويض ومنح الصلاحيات، وتعقد إجراءات العمل، سوء الاتصالات إلى حد كبير، وكذلك استخدام سياسة الباب المفتوح بدون تقنين.
وأوضح Bond(16) أن مُضيّعات الوقت التي تؤدى ضياع الوقت وإهداره هي نوعان: مُضيّعات خارجية وأخرى داخلية ، فالمُضيّعات الخارجية Eternal time wasters مثل الزوار والهاتف الذي لا ينقطع، مما يسرق منا وقتاً ثمينا ًلا يعوض، ولذلك ينصح Bond بأن نحسن التأمل مع مُضيّعات الوقت الخارجية لأنها عادة تدخل إلينا دون أن نحسب حساباً لها.
ويتطرق Bond إلى جانب آخر من مُضيّعات الوقت، ويسميها مُضيّعات الوقت الداخلية Internal Time wasters مثل القصور في التخطيط السليم للعمل ، والذي هو اتجاه شخصي لدى بعض المديرين لا يستطيعون التخلص منه.

هذا بالإضافة، إلى العديد من الدراسات والأبحاث التي أجريت في هذا المجال وتوصلت في مجملها إلى مُضيّعات تؤدى إلى إهدار وقت المدير أو عدم استخدامه لوقته الاستخدام الأمثل(17).
وتأسيساً على ما تقدم لعلّهُ أضحى مؤكداً أن كل مدير يواجه عدة مُضيّعات للوقت تشترك فيها مختلف الإدارات في مختلف المجتمعات (18)، ولكن مع اختلاف يسير قد يبرز هنا وهناك ويُعبر عن مستوى حدة هذه المشكلة ، وسوف يتم تسليط الضوء على تلك المُضيّعات بشيء من التفصيل .


قائمة الهوامش :

1) محسن الخضيرى، الإدارة التنافسية للوقت، القاهرة: ايتراك،2000، ص: 54.
2) هناء خواجة ، مرجع سبق ذكره ، ص :182.
3) أحمد شحاتة ،إستراتيجية إدارة الوقت لدى المدارس الثانوية "دراسة مدنية " ، مجلة البعث ، التربية وعلم النفس المجلد ،العدد 4،1996، ص:113 .
4) عبد الفتاح دياب، فن إدارة الوقت والاجتماعات، القاهرة: دار الجامعات للنشر 1999، ص: 16.
5) وحيد بن حمد الهندي ، إدارة الوقت ، الرياض: جامعة الملك سعود،2001، ص:52.
6) رضا صاحب أبو حمد و سنان كاظم الموسوي ، مفاهيم إدارية معاصرة : نظرة عامة ، عمان : مؤسسة الوراق ، 2002، ص: 234.
7) إليك ماكنزى ،ج. ريتشارد، "عندما لا يكون لديك وقت" : إدارة الوقت، تحرير: دايل يتمب" ترجمة : وليد هوانة الرياض: معهد الإدارة العامة 1991، ص:263 .
8) نادر أبو شيخة، إدارة الوقت ،عمان: دار مجدلاوي،1991، ص:128 .
9) إليك ماكنزى، "الإدارة الذاتية: المفتاح لإدارة وقتك "إدارة الوقت، تحرير: ديل تيمب، ترجمة: وليد هوانه،الرياض: معهد الإدارة العامة،1991، ص:494.
10) John Humble , ''Time Management : Separating the Myths and the Realities '' Management Review , Vol (69) , No (10) , October, 1980 pp. 29-42 .

Drucker ,P,The Effective Executive ,London:Heinemann,1967 ,P:34. (11

12) Michael Leboeaf ,"Managing Time Means Managing Your Self", Business Horizons, Vol (23) , No (1) , February, 1980 , P.41-46 .

13) محمد شاكر عصفور،"كيفية إشغال المدير الوقت الدوام الرسمي"، ندوة الإنتاجية في القاطع الحكومي ومعوقاتها الرياض: معهد الإدارة العامة ، 1980، ص:317.
14) محمد قاسم القريوتى "إدارة الوقت"، مجلة جامعة دمشق ،المجلد (1) ،العدد(2) 1985،ص:135.
15) ابتسام حلواني، عيدروس الصبان،خديجة زكى،"المديرون كيفية استخدامهم لوقت الدوام الرسمي"، مجلة الملك عبد العزيز- الاقتصاد والإدارة، المجلد (8)،1981.

16) William J.Bond.1001Ways To Beat The Time Trap, Frederick Fell Publishers, In. New York,1982,PP:20-21.

نقلاً عن: محمد يوسف المسيليم، التدريب على الأساليب الحديثة في إدارة الوقت ،الكويت: جامعة الكويت 1998 ص:15.
17)لمزيد من الإيضاح انظر إلى:

- John Robson,Time Wasters - A List of Choices ,( Edmonton: Canada2004 ) [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

تاريخ زيارة الموقع13/4/2005 .

-Wendy Hearn, Top 10 Time Wasters

تاريخ زيارة الموقع 13/4/2005.[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

- The Top Time Wasters ,

تاريخ زيارة الموقع 10/5/2005[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

- Lisa C. Peterson, Time management .

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

تاريخ زيارة الموقع 10/5/2005 .

- مجلة المجتمع : مُضيّعات الوقت ، https://www.almujtamaa-mag.com/Detail.asp?InSectionID=78&InNewsItemID=34400
تاريخ زيارة الموقع 20/5/2005 .
18) نادر أحمد أبوشيخة، إدارة الوقت،عمان: دار مجدلاوي،1991 ، ص:140.