الموضوع: مفاهيم خاطئة في الإدارة

" مفاهيم خاطئة في الإدارة "

دورة المديرات والمساعدات المستجدات

بمكتب الإشراف التربوي بمحافظة الجموم بمكة

الاثنين 13 / 4 / 1428هـ

إعداد وتقديم /المشرفة التربوية

كوثر جميل فادن

أساسيات لتصحيح المفاهيم الإدارية الخاطئة

سمو الفكر الإداري :
" لا يكلف الله نفساً إلا وسعها ، لها ما كسبت وعليها ما اكتسبت، ربنا لا تؤاخذنا إن نسينا أو أخطأنا ، ربنا ولا تحمل علينا إصراً كما حملته على اللذين من قبلنا ، ربنا ولا تحملنا ما لا طاقة لنا به ، واعف عنا واغفر لنا وارحمنا ، أنت مولنا فانصرنا على القوم الكفرين " .
هذه الآية تعكس أسمى وأسلم نهج إداري حيث توضح ما يلي :-
ü أن العمل قدر الجهد، وكل من عمل له أجره وعليه ما اقترف.
ü عدم المؤاخذة على النسيان أو الخطأ غير المقصود.
ü عدم تكليف النفس فوق طاقتها.
ü الاعتذار عن الخطأ وطلب المسامحة.
ü ربط النجاح والتوفيق بيد الله سبحانه وأن الإنسان مهما أوتي من قدرة وإرادة فهو بحاجة إلى توفيق الله.

العملية الإدارية تعتمد على مجموعة من المعادلات :
كفاءة الأنشطة الإدارية = عوامل فنية + عوامل إنسانية
العوامل الفنية = أسس نظرية + تنظيم داخلي + موارد مادية + أساليب عمل
العوامل الإنسانية = القدرة على العمل + الرغبة في العمل


العوامل التي تدعم ثقة الأفراد في محيط العمل منها:-
ü التفكير بمنطق ( كلنا ) بدلاً من نحن وهم.
ü مشاركة المعلومات بدلاً من حجبها.
ü تعاون الأفراد في إيجاد الحلول للقضايا الهامة.
ü التركيز على الجوهر بدلاً من التفاصيل غير المهمة.
ü احترام الهيكل التنظيمي وتجنب السلطة كأسلحة ضد الآخرين.
ü إظهار المشكلات على السطح لمواجهتها بدلاً من إخفائها حتى تتفاقم.

وردت سبع عادات للقادة الإداريين في كتاب ( ستيفن كوفي ) واختار خمس نقاط مهمة واعتبرها الذخيرة والتمويل لنجاح واستمرار تألق المدير وإذا خسر أو ضعف بعضاً منها فإن تميز هذا المدير سوف يبدأ في الانحدار جارفاً معه المتميزين من المرؤوسين، وهذه العادات هي:
1. معرفة وفهم الآخرين الذين تحت إدارتك وتصرف معهم كما تحب أن يتصرفوا معك.
2. أخذ الأمور الصغيرة بعين الجد والانتباه لها فالتشجيع والملاطفة مهمة جداً في خلق بيئة الهدوء والوئام في العمل بعكس القسوة والخشونة والصلف والغرور وإن كانت قليلة فإنها تنقص المخزون للتميز في حسن الإدارة الذي سوف ينعكس على نوعية وكمية الإنتاج.
3. عدم الوضوح في أهداف وتوقعات القائد سوف تدمر الثقة مع المرؤوسين، حيث سوف يكون جهدهم واجتهادهم في واد والقائد في واد آخر.
4. النزاهة والالتزام بالوعود والاستقامة الشخصية، ليتطابق الواقع مع كلام وتوجيهات القائد والعكس صحيح، وهذا عامل مؤثر لخلق القدوة الحسنة وزرع المبادئ الفاضلة.
5. إظهار الاعتذار عند خطأ القائد، فهذه قوة تزيد من رصيد تميز القائد فمن المعلوم أن الضعفاء دائماً يصبغ عليهم الشراسة والقسوة ليخفوا ضعفهم الذي يمنعهم من الاعتراف بالخطأ والاعتذار منه.
قانون التغيير الأكبر وفوق كلّ ما سبق تذكّري دائماً قوله تعالى :
( إنّ الله لا يغيِّر ما بقوم حتّى يغيِّروا ما بأنفسهم ) فمنك يبدأ التغيير ، وعلى مقدار وعيك وجهدك تحصل التبديلات الإيجابية ضعي قدمك على طريق التغيير للأفضل .. توكّلي على الله .. وسيأخذ الله بيدك .

** ** ** ** ** ** **

بالتعاون مع مجموعتك ناقشي الحالات الإدارية في الصفحات التالية .. ثم أجيبي على الأسئلة المطلوبة في كل حالة .

الحالة رقم ( 1 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف : لمى مديرة مدرسة ثانوية مؤهلة علمياً وتربوياً ، نشيطة تحب عملها وتحرص على تطويره وهى محبوبة جداً من زميلاتها وطالباتها وأولياء أمورهن لأنها تحسن معاملتهن وتستمع إليهن دائماً ، فهم لا يجدون حرجاً في مهاتفتها أو مقابلتها في أي وقت يشاءون ، تخطط لمى لعملها وتحضر إلى المدرسة مبكراً لأنها تحرص على أن تشرف على معظم الفعاليات بنفسها ولكنها تجد نفسها مشغولة معظم الوقت بالرد على البريد والهاتف واستقبال الزوار وعندما تفكر لمى بزيارة المعلمات لا تجد وقتاً لذلك وتشعر دائماً أن الوقت ضيق لذلك تتراكم الأعمال والمهمات التي تحتاج إلى إنجاز ، ومع أنها تواصل العمل الرسمي مساء في البيت إلا أنها لا تستطيع إنجاز كثير من المهمات في الوقت المناسب لها ، وهذا ما جعل إدارة التعليم ( الإشراف التربوي ) تعتبرها من المديرات المقصرات في واجباتها 0
ناقشي الموقف السابق مع مجموعتك أجيبي على الأسئلة التالية :
س 1 ما أبرز الإيجابيات في إدارة المديرة لُمى ؟ وما هي أبرز السلبيات ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ........................
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ........................
س 2 ما هي مضيعات الوقت عند المديرة لمى والتي تؤدي إلى عدم قدرتها على إنجاز المهام في أوقاتها المقررة ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ....................................
س 3 ما الإجراءات الضرورية التي يجب على المديرة لمى القيام بها لتكون إدارتها فاعله ومريحة لها ومقبولة من قبل إدارة التعليم (الإشراف التربوي)؟ 0
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .............................
س 4 اقترحى خطة يومية مناسبة لإدارة وقت دوام المديرة لمى لمدة أسبوع ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ...............

الحالة رقم ( 2 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف : المديرة : " إنني لا استطيع أن أفهم هذا الأمر يا إيمان ، فقد فوضت الأعمال للمساعدات ووزعت الأنشطة على المعلمات ووضحت لكل واحدة منهن عملها .. والآن لا أجد سوى فوضى ، المساعدة هدى مولعة بعملها ولا اقلق بشأنها أما المساعدة عائشة فهي تأتي لمكتبي لطلب المساعدة كثيراً .. والمعلمات منهن من تحب الاستقلالية ولكنها كثيرا ما تخرج عن المسار السليم وأجدني مضطرة لإرجاعها إلى المسار الصحيح ومجموعة أخرى تظهر أنها تتمتع بشئ من روح المبادرة ولكنها تعمل دائماً كما تعودت...ولا جديد ، ولا اعرف ماذا يحدث هنا! "
بالتعاون مع مجموعتك وضحي لماذا يُعد ذلك خطأ ؟
.................................................. .................................................. .................................................. ............ كيف نصوب هذا الخطأ ؟.
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ....................................

الحالة رقم ( 3 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف : المديرة : " وداد لقد أرسلتِ نسخة من التقرير لمكتب الإشراف قبل مراجعته مع إني أكدت عليك ألا تفعلي ذلك ؟ّ !
" لقد كنتِ غير متواجدة وفي الحقيقة اتصلت بي الأستاذة لمياء وسألتني عما إذا كان من الممكن ... ..... ... ؟ "
لكنى قلت لكِ ألا تفعلي هذا قبل أن أراجعه أبدا ؟! "
"إنني أعلم هذا ، ولكن الأستاذة لمياء اتصلت وقالت لي إنها في حاجة إلى ......."
" ولكنك تعلمين انكِ كان من المفترض ألا تفعلي على أية حال ، لا اعرف كيف أتصرف في هذا الأمر المحرج للخطأ الناتج عن ذلك ، اخرجي من هنا ودعيني أفكر . "
" ولكن ........ ...... ..... "
" لقد قضي الأمر اخرجي من هنا قبل أن تثور ثائرتي . "

بالتعاون مع مجموعتك وضحي لماذا يُعد ذلك خطأ ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ........................
.................................................. .................................................. .................................................. ...........
كيف نصوب هذا الخطأ ؟.
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ...........................
.................................................. .................................................. .................................................. ............

الحالة رقم ( 4 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف :المديرة :" هل كنتِ تعتقدي يا منى أنني سأقبل مثل هذا العمل المهلهل؟ "
" إنني لم أكن أعتقد أن .. .. "
" هذا هو بيت القصيد ، لم تكوني تعتقدي!
لقد قمتِ بالعمل دون أي خطة أو نظام . ولذا لا أجد له أي معنى "
"ربما إذا تركتني أوضح لك كيفية تنظيمه ... .. "
" ماذا توضحي لي ؟ إن العمل ليس على درجة كافية من التنظيم .
" اسمعي... أتريدين أن تحافظي على درجة تقدير أدائك الوظيفي ؟ "
" ماذا .. نعم .. بالطبع .... "
" من مصلحتك إذاً أن تطوري من نفسك ارجعي الآن وافعلي الصواب ثم ارجعي لي في الغد بالعمل الصحيح ، وإلا ... ... "

بالتعاون مع مجموعتك وضحي لماذا يُعد ذلك خطأ ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ........................
كيف نصوب هذا الخطأ ؟.
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .....

الحالة رقم ( 5 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف : " أعلمُ يا فتحية أنك تتحملين أعمالاً إضافية فوق نصابك من الجدول ، وأعلم أني هكذا أطلب منك الكثير ، ولكن مها ابنها مريض ، وقد يكون هذا هو مرض الموت بالنسبة له ، لذا فأنا لا أستطيع أن أطلب منها في الوقت الحالي تحمّل جدول عواطف لتمتعها بإجازة الأمومة "
تضطر فتحية إلى الموافقة لتحمل الجدول الإضافي ، وبعد قليل تدخل مها إلى الإدارة وعلى وجهها علامات الضيق وتقول للمديرة :
" كنت أعتقد أنك أهل لثقتي ، ولكن فتحية أخبرتني بتحمل جدول الزميلة عواطف بدلاً منى وقالت أنها تشعر بالأسف والحزن على مرض ابني ، ولو كنت أريد أن يعرف الآخرون أن ولدي مريض لكنت أخبرتهم بنفسي ، لست في حاجة لمساعدتك في أن يعرف كل من في المكتب شئوني الشخصية ، لا أريد نظراتهم المشفقة ."

بالتعاون مع مجموعتك وضحي لماذا يُعد ذلك خطأ ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .......... .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ...........................................
.................................................. ...............................
كيف نصوب هذا الخطأ ؟.
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ................................................
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ....................................
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ...........................................

الحالة رقم ( 6 )

الخطأ : .................................................. ...........

الموقف : دخلت نُهى على مديرتها وقالت : " ولكنك قلت لي إنك ستوافقين على إجازتي الاضطرارية ، وقد شرحت لك ظروفي ! "
" إني اعرف أني وعدتك يا نُهى ، وقد كنت اقصد ما قلته لكِ بالحرف الواحد ، ولكن كثرة الغياب في ذلك اليوم اضطرني ألا أحسبها للجميع .. وأنت تعلمين أني لا أستطيع منحها لهذا العدد في نفس اليوم "
" ولكني طلبت منك ذلك مبكراً .. ووعدتني بقبولها !! "
" حسناً يا نُهى أعدك بمراجعة الأمر، سأرى وضع ذلك ".
بالتعاون مع مجموعتك وضحي لماذا يُعد ذلك خطأ ؟
.................................................. .................................................. .................................................. .......... .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ........................
.................................................. .................................................. .................................................. ............
.................................................. .................................................. .................................................. ............

كيف نصوب هذا الخطأ ؟.
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ..........
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ....................................
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ...........................................

ومضات إدارية

بالتعاون مع مجموعتك حددي الخطأ وكيف يمكن تصحيحه في السلوك الإداري من خلال الومضات الإدارية التالية :
1. أزمات : سألتُ حكيم الإدارة : لماذا تقول عن هذا المدير أنه لا يتقن إدارة الأزمات ؟
أجاب الحكيم : لأنه يدير الأزمات بانفعال .
قلت لحكيم الإدارة : هذا المدير منهمك ليلاً ونهاراً بأعمال إدارته وحل مشكلاتها العاجلة الملحة .
فقال الحكيم : عند ما يغيب التخطيط والتنظيم يتحول عملنا إلى إدارة أزمات وعندها نتوهم (ويتوهم من حولنا) بأن لدينا الكثير من الأعمال الهامة والمستعجلة.

2. تقدم : قلت لحكيم الإدارة مستوضحاً : ما الفرق بين التحرك والتقدم ؟
فأجاب الحكيم : التحرك هو اهتزاز الشئ في مكانه ، أو مراوحة المرء في موضعه، أما التقدم فهو الانتقال للأمام.

3. مُستعجل : قال لي حكيم الإدارة ذات مرة : أكثر الأعمال التي نراها ملحة مستعجلة ، أصبحت كذلك لكثرة تأجيلنا لأدائها عند ما كانت مجرد أعمال عادية غير ملحة.

4. سُلطات : قال الموظف لمديره : لم أرك يوماً تستخدم سلطاتك في التأديب والمعاقبة
فقال المدير لموظفه : يا بني ، أهم صفات القيادة ، أن تستطيع تصريف شئون العمل كما تريد ، دون استخدام سلطاتك.
5. تواصل : قلت لحكيم الإدارة : قرأت في بعض الكتب أن حسن الإدارة يقتضي التواصل مع الآخرين .
فقال الحكيم مبتسماً : لا يكفي أن تتواصل مع الآخرين ، يجب أن تصل إليهم كذلك.

6. كفاءة : قلت لحكيم الإدارة : علمونا في المدارس أننا بالجهد والسهر والعرق والدموع نبلغ النجاح .

فأجابني الحكيم كأنه يتحسر : عجيب أمرهم ، كان الأولى بهم أن يعلموكم كيف تحصلون على أفضل نجاح ممكن ، مع ترشيد الطاقة إلى أقصى حد ممكن.
7. رقابة : قالت لحكيم الإدارة : لمست أن معظم المدراء يحلّون المشاكل التي تواجههم عن طريق تشديد المراقبة وزيادة حجم العقوبات .

فأجاب الحكيم باقتضاب : لذلك تجدهم يستمرون بمواجهة نفس المشكلات بشكل متكرر لا ينتهي.

8. إنسانية : سأل حكيم الإدارة الأستاذ الياباني : كيف وجدت العلاقات بين العمال وأرباب العمل في مجتمعنا ؟
فأجاب الأستاذ الياباني بأدب : إنها إما علاقة سادة برقيق ، أو علاقة أشخاص بأشياء ، أو محض علاقة قانونية بين طرفين ، وجميعها علاقات متخلفة .
فسأل الحكيم وكيف تقوم العلاقات بين العمال وأصحاب العمل في مجتمعكم ؟
أجاب الأستاذ الياباني بتواضع : إنها علاقات إنسانية بين أشخاص بصدد أشياء .
9.أزمات : قال المدير للخبير الإداري : ليس لدي الوقت الكافي للتخطيط . فأجاب الخبير قائلاً : إن الوقت المهدور في تصحيح الأخطاء الناجمة عن عدم التخطيط ، يفوق بكثير ذلك الوقت الذي يستلزم التخطيط نفسه.

10 . نفس واجتماع : قلت لحكيم الإدارة باستحياء : يعيب عليك البعض أنك تربط علم الإدارة بعلم النفس وعلم الاجتماع .
فأجاب الحكيم بهدوء : الإدارة شديدة الارتباط بالحياة ، وذات صلة بكل العلوم الإنسانية .
ثم أردف وقد تغيرت نبرته : وأزعم أن يا بني أن الذي لا يفقه في علم النفس وعلم الاجتماع ناقصاً مبتوراً ، وتظل ثقافته ضحلة ، مهما بلغت إحاطته بالعلوم الأخرى.

مشاهد ميدانية لسلوكيات خاطئة

من خلال خبرة المشرفة التربوية لسنوات في العمل الميداني كمشرفة تربوية يتم طرح بعض المشاهد الميدانية للمفاهيم الخاطئة لإدارة المدرسة ومناقشتها مع المتدربات .

مشكلات وحلول مع الخبير الإداري !!

المدير : لدي في العمل ست مشاكل أساسية ، معقدة ، ومستفحلة .
الخبير الإداريّ : وما وجه التعقيد والاستفحال فيهل ؟
المدير : المشكلة الأولى، كلما قمت بحلها، عادت للظهور مرة أخرى .
الخبير الإداريّ : لأنك تقوم بحلها بنفس الأسلوب في كل مرة .
المدير : والمشكلة الثانية ، مهما فكرت فيها لا أجد لها حلاً.
الخبير الإداريّ : لأنك تنظر إليها من نفس الزاوية باستمرار!
المدير : والمشكلة الثالثة ، ليس أمامي في حلها غير بدائل قليلة .
الخبير الإداريّ : لأنك تبحث في الحلول الجاهزة القديمة ، ولا تبحث عن بدائل جديدة وخلاقة !
المدير : والمشكلة الرابعة ، تأخذ الكثير من وقتي وجهدي .
الخبير الإداريّ : لأنك تدور حولها ، لا مقترباً من مركزها ، ولا مبتعداً عن محيطها !
المدير : والمشكلة الخامسة ، يستحيل أن يكون لها أي حلّ.
الخبير الإداريّ : إنها ليست مشكلة إذاً!
المدير : والمشكلة الأخيرة ، هي كثرة المشاكل التي تواجهني في العمل .
الخبير الإداريّ : لأنك تبحث عن المشاكل أكثر مما تبحث عن الحلول ؟



نشاط فردي :
لماذا يُعد التالي خطأ يقع فيه المدير ؟
1. إظهار المحاباة على غير أساس الأداء.
2. الاستمرار في التعامل كزميل مع من تديرهم.
3. توجيه النقد بلا مجاملة .
4. التعامل مع أداء المهام الإضافية واجباً على الموظفين وليس أمراً يستحق التقدير.
5. السماح لموظفيك بالقول بأن المهمة ليست من وظيفتهم.
6. عدم وضوح الأهداف.
7. عدم وجود معايير واضحة.
8. التهاون في الأداء المنخفض.
9. إغفال العمل الجيد.
10. تفويض المهام لنفس الموظفين باستمرار.

** ** ** ** ** ** **

انتهى

المراجع

1. تيسير الدويك ، إدارة المدرسة الفعاّلة، جهينة للنشر والتوزيع ،2005م.
2. إبراهيم كشت ، ومضات إدارية ،دار وائل ، ط2004 .
3. ماري ألبرت ، كلاي كار ،101 من أكبر الأخطاء التي يقع فيها المديرون، مكتبة جرير ، ط1999 .
4. برايان تراسي ، الإنجاز الشخصي ، مكتبة جرير ، ط2003.
5. أحمد على المشرف التربوي للتدريب ،الإدارة التربوية،عرض تدريبي 1428هـ .
6. موقع البلاغ ، إذا كنت ترغب بالتغيير..إليك هذه القوانين.

** ** ** ** ** ** **

شكرا لك اخي محمد على هذه النقاط المهمة لتصحيح المفاهيم الادارية الخاطئة ..

جزاك الله كل خير وبارك بجهودك ..

اخ محمد
موضوع رائع ومفيد بارك الله فيك وجزاك الله خير

Thanks again and again Mr Mohamad for such topics...Regards