الموضوع: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الإدارية
تمر الوثائق الإدارية بدورة منظمة تبدأ من إنتاجها وتنتهي بإتلافها , ويمكن تقسيم هذه الدورة إلى المراحل التالية :
1- مرحلة التكوين :
تتكون الوثائق نتيجة للممارسات الإدارية في الأجهزة الحكومية , وهي بهذا ليست هدفاً في حد ذاتها ولكنها وسيلة لحفظ المعلومات كما أنها أهمية عن المعلومات , فهي الناقل الوسيط والوعاء الحامل الذي يمكن عن طريقه تيسير المعلومات للمستفيدين منها بالشكل والوقت المناسب .
2- مرحلة الاستقدام :
ويستفاد من الوثائق في تنظيم الأعمال وتحديد الإجراءات في مدة نشاطها . والوثائق النشطة هي التي مازالت بالفعل القانوني تحدد أو تنظم عملاً ما . وبمعنى آخر في الوثائق التي مازال استخدامها جارياً . وتخضع الوثائق في مدة استعمالها إلى تنظيم محدد ينسجم مع النظم السائدة في الجهاز . وهذا يساعد على تحقيق الوثائق لأهدافها . وليس من الضروري أن يكون تنظيم الوثائق أثناء استعمالها متشابهاً في كل الأجهزة الحكومية , فقد نجد اختلافاً في تنظيمها وفقاً لظروف كل جهاز وإمكاناته وطبيعة المادة الوثائقية .
3- مرحلة التقويم :
تعد إجراءات التقويم من الإجراءات المعقدة , لكونها لم تقنن وفق معايير ثابتة ومحددة . ولذا نجد اختلافات واضحة بين الدول , ومن ثم فهي من الإجراءات المتغيرة وفقاً للظروف والاحتياجات , وتقويم الوثائق يعني تحديد أهميتها لأغراض حفظها وإتلافها , ومن خلال مناهج التقويم يستطيع المختصون تحديد قيمة الوثائق من حيث كونها ذات أهمية إدارية , أو مالية , أو قانونية , أو أرشيفية , أو تاريخية , وهكذا .
4- مرحلة الحفظ :
مرحلة الحفظ من أهم مراحل دورة الوثائق , وهي لا تتأتى بدون نظام جيد للتصنيف والترتيب , علاوة على مكان مناسب يحقق متطلبات السلامة والأمن .
ومن الأمور الرئيسة في مرحلة الحفظ , وجود لوائح -جداول- تحدد العمر الزمني للوثائق , وأسلوب حفظها , ويتم إعداد هذه اللوائح بشكل دوري وفقاً للمتغيرات الطارئة . ويخضع تطويرها لعدد من الاعتبارات أهمها :
- تحديد قيمة الوثائق ( حيوية / مهمة / مفيدة / غير أساسية ) .
- تحديد نشاط الوثائق ( نشطة / متوسطة النشاط / غير نشطة ) .
- تحديد غرض الوثائق ( إدارية / مالية / فنية / أرشيفية ) .
- تحديد عمر الوثائق ( دائمة الحفظ / مؤقتة الحفظ ) .
- تحديد المعنيين بهذا العمل .
- اعتماد اللوائح من المسئول الأول في الجهاز .
5- مرحلة التحويل :
تحويل الوثائق يعني نقلها من مكان لآخر , كأن تنقل من الحفظ النشط إلى غير النشط , أو من الحفظ المؤقت إلى الحفظ الدائم . ويتم تحديد الوثيقة وفقاً لما هو محدد في لوائح الحفظ وجداوله وبرامج التحويل , ويكون هذا من الإدارة المنتجة إلى مركز المحفوظات الوسيط -في الجهاز نفسه- أو إلى المحفوظات المركزية . وتختلف الأجهزة الحكومية في مناهج التحويل وأساليبه , فبعضها ينفذ إجراءات التحويل وفقاً لمنهج ثابت ومحدد معتمداً في ذلك على نموذج واحد , والبعض الآخر يرى العكس , فيفضل أسلوب الاختيار بين عدة نماذج , ويعرف هذا الأسلوب " بالدوري " ويتصف بالصعوبة والتعقيد , عكس المنهج الثابت الذي يتصف بالسهولة والوضوح .
رد: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
مم فضلكم أريد أن أعرف إسم من كتب هذا العمل دورة الوثائق الإدارية لأني أحتاجه في تهميش بحثي
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ،،،
امل من الجميع مساعدتي على اعداد دورة مستندية لطلبات ادارة الشؤون الادارية مثلا :
طلب اجازة سنوية :
1- يقدم على النموذج الخاص... (مشاركات: 8)
Almjd Quality & HR Developmenالمجد للجودة و تطوير الموارد البشرية
www.almjd-hr.com: الموقع الالكتروني
hussein@almjd-hr.com : البريد الالكتروني
: البريد الالكتروني :almjdhra@yahoo.com... (مشاركات: 1)
Four Seasons, for seminars and conferences الفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات البريد الالكتروني للفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات:cs@almjd-hr.com Fseasons10@yahoo.com:بريد... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي متخصص في ادارة المشاريع في مجال الرعاية الصحية حيث يستهدف هذا البرنامج تمكين المشاركين من تطبيق مفاهيم ادارة المشاريع ومنهجيات ادارة المشاريع في المستشفيات ووحدات الرعاية الصحية
برنامج تدريبي متخصص لتأهيل المشاركين على فهم طبيعة السوق العقاري السعودي وحجم تعاملاته وتوقعات النمو المستقبلية ويقدم شرحا للمهن العقارية ويستعرض اللوائح المنظمة للسوق العقاري السعودي وأنظمة التمويل العقاري في السعودية والجهات المرتبطة بالسوق العقاري السعودي والتطبيقات الالكترونية العقارية المنظمة للسوق العقاري السعودي والتقييم العقاري بالسعودية ويتضمن البرنامج ورش عمل ومناقشات وجلسات حوار حول السوق العقاري السعودي.
دبلوم تدريبي يشمل مدخل الى ادارة المشاريع الاحترافية ودورة حياة المشروع والادارة المالية ودراسات الجدوى الاقتصادية للمشروع في المؤسسات الرياضية وادارة وقت المشروع وادارة معايير الجودة الشاملة في المشروع في المؤسسات الرياضية وادارة الموارد البشرية والاتصالات بالمشروع وادارة مخاطر المشروع وادارة المشتريات والتوريدات والتعاقدات بالمشروع والمهارات القيادية للمدير التنفيذي للمشروع وعمليات ادارة وتكامل المشروع وتطبيقات وممارسات عملية في ادارة المشاريع في المؤسسات الرياضية
صمم هذا البرنامج لتأهيل المتدربين المشاركين على فهم دور الامتثال التجاري في تسهيل العمليات اللوجستية وزيادة كفاءة سلاسل الامداد ويتم من خلاله التعرف على المفاهيم الأساسية للامتثال التجاري واللوجستيات وسلاسل الامداد ثم ينتقل الى شرح عناصر الامتثال التجاري والقواعد الجمركية والكود الجمركي المنسق والتقييم الجمركي والعقود التجارية وعلاقتها بالتقييم الجمركي وعلاقة الامتثال التجاري وتكاليف عمليات التصدير والاستيراد وأثر الامتثال على تنافسية سلاسل الامداد وتسهيل العمليات اللوجستية
تغطي دورة مهندس الجودة المعتمد كافة أسس ومباديء نظام إدارة الجودة طبقًا للمواصفة القياسيةISO 9001/2015 ، كما تتناول شرح البنية التحتية لمنظومة الجودة، وكيفية استخدام أدوات رقابة الجودة، والتعرف على مؤشرات الأداء الرئيسية ومنهجيات تحسين نظم وعمليات الجودة، بالإضافة إلى المراجعات الداخلية طبقًا للمواصفات الدولية ISO 19011/2018.