أقدم لكم ملخص عن الرقابة على الأفراد من إعداد :
أولًا: الرقابة على وظيفة شؤون العاملين:
تختص هذه الوظيفة التي يقوم على إدارتها مدير شؤون الأفراد بتوفير الموارد البشرية اللازمة للمنظمة كمًا ونوعًا؛ تمهيدًا لوضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
أي أن هذه الوظيفة بإيجاز تعد مسؤولة عن التخطيط والتنظيم والرقابة لكل من حركتي دخول وخروج العاملين؛ من خلال قيامها بمهام عن كل من عمليات الاختيار، والتعيين، والتحديد للأجور، والمكافآت، والتدريب، والنقل، والترقية، والعقاب والإثابة، والمنح للإجازات، والفصل، والاستقالة، والإحالة للمعاش وغيرها مما يتعلق بشؤون الموظفين.
ووسيلة إدارة الأفراد في تحقيق كل ذلك مرهون بمدى كفاءتها في (الوصف والتحليل والتقويم والتصنيف لوظائف المنظمة المتاحة والمرتقبة)، مما يقضي بأهمية حاجتها للرقابة على كل تلك الجوانب للإطمئنان على إصابتها لهدفها الرئيسي المنشود وهو: (تسكين الموظف المناسب في العمل المناسب)، مع استمرار صلاحيته وإبداعه المتجدد لمتطلبات وظيفته مع مرور الوقت.
ومن أمثلة المعايير الرقابية التي تُفيد في قياس كفاءة هذه الوظيفة لعملياتها المتعددة المتقدم ذكرها ما يوضحه الجدول التالي:
نماذج لمعايير رقابة وظيفة شؤون الأفراد
مجال الرقابة
معايير الأفراد المناظرة
الاختيار والتعيين
أهم المؤشرات الرقابية هي:
- معدل التسرب الاختياري للعاملين \ موازنة بمعدل التسرب المخطط (كعدد العاملين المقدر انتقالهم أو إحالتهم للمعاش).
- عدد طلبات قرارات النقل من العاملين \ موازنة بعدد الوظائف الشاغرة محل التعيين بالخطة.
- عدد طلبات الإقامة الجبرية من الوظائف الحالية لأسباب قهرية تتعلق بالكساد الفجائي بالمنظمة أو لأسباب تنظيمية كالتخصيصية.
الالتزام بقواعد لوائح العمل
- عدد مرات الحصول على إجازات أخرى غير الإجازات النظامية \ موازنة القانونية كالمرضية والاعتيادية والعيدين والوضع والمرافقة والوفاة والإغاثة.
- عدد مرات تأخر العامل عن مواعيد الحضور \ قياسًا بالحد الأدنى المسموح به من حيث عدد المرات والزمن في كل مرة خلال الفترة الزمنية المحددة كالشهر.
- عدد مرات انصراف العامل مبكرًا عن المواعيد الرسمية \ قياسًا بالحد المسموح به سواء من حيث عدد المرات أو الزمن في كل مرة خلال الفترة الزمنية المحددة.
كفاءة أداء الفرد
- متوسط ساعات العمل اليومية للفرد \ قياسًا بساعات العمل الرسمية التي تحددها لائحة العمل بالمنظمة.
- حجم الإنتاج السليم \ قياسًا بالمواصفات الكمية والنوعية الواجبة خلال الفترة الزمنية المقررة.
- حجم الإنتاج المعيب \ قياسًا بحد الخطأ المسموح به نظاميًا.
مدى الاستفادة من الدورات التدريبية التي تُعقد
- حجم ومستوى الإنتاج بعد التدريب \ موازنة بالحجم والمستوى المفترض بعد التدريب لكل موظف.
- معدل وقائع حوادث العمل كمًا ونوعًا \ موازنة بالوضع قبل التدريب.
- عدد الشكاوي المرفوعة من المُشرفين \ موازنة بالوضع قبل التدريب.
لهذا يُعرفها الدكتور فايز الزغبي: (بأنها العملية التي من خلالها يقوم فرد أو جماعة أو منظمة بالتأثير في عمل فرد أو جماعة أو منظمة اخرى).
ويقول الدكتور ستيفن سترالسر: (عادة ما يتم إعطاء جميع الموظفين الفرصة كي يقوموا بتقدير جميع الموظفين العاملين معهم بشكل منتظم، وإعطاء تعليقات بشأنهم بما فيهم المديرون، والزملاء والمرؤوسين ومراقبتهم.
وكل تقييم يتضمن تصنيفات مختلفة عديدة لتقييم الموظف، كالقيادة، ومستوى الأداء، والتواصل، والعمل الجماعي، والأمانة، والتكامل، والكفاءة، وحل المشكلات، والرؤية، والثقة، والقدرة على التكيف، والمصداقية).
ثانيًا: أهمية رقابة الأفراد:
تنبع أهمية الرقابة على الأفراد من خلال مدى علاقتها بالعوامل التالية:
1- الحاجة إلى الرقابة على الأفراد تعد من المبادئ والضروريات الأساسية لمبدأ مساءلة الأفراد عن الأعمال التي أُوكِلوا بالقيام بها لتقييم أدائهم، ومن ثَمَّ تحديد مستواه خلال مقارنته بالمعايير المحدده مسبقًا، ووفقًا لهذا المبدأ يجب أن يعرف الفرد مُسبقًا ما حدود السلطة والمسؤولية لديه، كما يجب أن يعرف أيضًا الكيفية التي بموجبها تتم مراقبة الأفراد في المنظمة ومعرفة معايير ومقاييس التقييم المستخدمة.
2- إن التطور الذي تواجهه المنظمة ولا سيما منظمات الأعمال بسبب تأثيرها بالبيئة الخارجية يُلزمها القيام بوظيفة الرقابة على أفرادها، وتقييم أعمالهم لأهمية الرقابة وضرورتها لتحديد مواطن الضعف والقوة، ومن ثم تحديد احتياجات المنظمة من الأفراد ومستويات كفاءاتهم التي تتناسب مع هذا التطور.
3- إن التطورات التي تواجهها المنظمة خلقت نوعًا من التعقيد على مستوى العلم؛ حيث تتطلب طرقًا وأساليب ووسائل رقابية متقدمة؛ لتكون قادرة على قياس فاعلية وكفاءة المنظمة والأفراد العاملين فيها، وخصوصًا في المنظمات التي تتبع الأنماط اللامركزية في تنظيماتها وأساليب إدارتها.
4- إن أهمية الرقابة في العملية الإدارية تنبع من القناعة التي تُؤكِد أن الأفراد يُخطئون في أعمالهم، حيث تعد عملية الوقوع في الخطأ صفة من صفات البشرية، ومن خلال القيام بالرقابة يتم تحديد حجم الخطأ ومستواه، مما يساهم في تحديد أنواع الدورات التدريبية ومستوياتها عند الحاجة.
ثالثًا: العوامل المؤثرة على رقابة الأفراد:
تعد العوامل التالية من أهم العوامل المحددة لنظام الرقابة، وعملية الرقابة على الأفراد بشكل عام:
1-عوامل ذات طبيعة سياسية:
لقد تغيَّر مفهوم كل من الإدارة والعاملين في المنظمة لعملية الرقابة سواء كانت منظمة عامة أم منظمة أعمال، وقد أدى هذا التغيير في المفهوم إلى اقتناع الإدارة أنه للوصول إلى أهدافها لابد من استخدام طرق وأساليب وإجراءات رقابية أقل حدة من سابقتها في الماضي، كما أدى هذا التغيير أيضًا إلى اقتناع العاملين في الوصول إلى أهدافهم ومنافعهم بوسائل حديثة أكثر من الأساليب المستخدمة قديمًا كالإضراب عن العمل أو مقاطعة العمل مثلًا.
لقد أصبحت الإدارة تُؤمِن بضرورة المشاركة في تحديد الأهداف والمعايير، كما بدا العاملون أيضًا يؤمنون بعدم فاعلية الأساليب والطرق القديمة للوصول إلى أهدافهم، حيث أصبحوا يؤمنون بأهمية التغيير من الداخل من خلال قبولهم للعمل، وأنظمة الرقابة المستخدمة، وفي نفس الوقت يقومون ببعض الممارسات الداخلية ذات الطابع التغييري.
تختلف الأساليب والطرق أو الأنظمة الرقابية المستخدمة بشكل عام من مجتمع إلى آخر، ومن منظمة إلى أخرى متأثرة بالأنظمة السياسية والثقافية والاقتصادية المعمول بها في البلدان والمجتمعات المختلفة، فمثلًا لا تزال كثير من منظمات الأعمال في بعض المجتماعت تؤمن بالأساليب الإكراهية أو الإجبارية فيما يتعلق بالرقابة.
بينما أصبحت منظمات في بلدان أخرى تُؤمِن بأساليب المشاركة؛ وذلك لكسب تعاون العاملين، ووفقًا لهذا الاختلاف ما بين الأنظمة السياسية والاجتماعية والثقافية والاقتصادية لهذه البلدان أو المجتمعات فإن المنظمات التي تعمل وفقًا للأديولوجية الديموقراطية ضمن المفهوم الحديث للرقابة أصبحت تنظر إلى عملية الرقابة كوظيفة تحد حيث تعد من أكثر الوظائف الإدارية التي تتحدى العمل الإداري لكسب ود وتعاون العاملين في المنظمة.
وبناء على ذلك برزت بعض التساؤلات الواجب اتخاذها بعين الاعتبار عند وضع النظام الرقابي والتي منها ما يلي:
· من هم العاملين الواجب ممارسة الرقابة عليهم؟
· ما هي أنواع وطرق وإجراءات وأساليب الرقابة المناسبة لطبيعة عملهم؟
· ما هو حجم الرقابة المناسب؟
· متى تصبح رقابة الأفراد غير فاعلة؟
· ما العوامل والظروف والأنظمة التي يمكن أن تؤثر في نوع وطرق وحجم الرقابة المستخدمة؟
2-عوامل لها علاقة بالقوى المستخدمة من قبل الرؤساء المباشرين:
ويستلزم الحديث في هذا المجال شرحًا موجزًا لأنواع تلك القوى ومدى تأثيرها في أنظمة الرقابة المستخدمة أو المَنوِّي استخدامها، ومن هذه القوى ما يلي:
· قوة المكافأة: وهي القدرة على منح بعض المنافع المادية أو المعنوية للعاملين الذي حققوا معدلات عالية في أدائهم، وتستخدم قوة المكافأة كأداة رقابية، ولاسيما في منظمات الأعمال من خلال وضع المكافآت للأفراد الذين أنجزوا من المهام ما يفوق انجازات زملائهم في العمل، كما تُعدُّ قوة المكافأة أداة تحفيز لبقية العاملين لمضاعفة جهودهم، والوصول إلى معدلات الأداء المرغوب فيه.
· قوة الإكراه: وهي القدرة على ممارسة العقاب على الأفراد الذين لم يحققوا الأهداف والمعدلات المطلوبة في أعمالهم، وتُستخدم هذه القوة كأداة رقابية من خلال ممارسة أساليب التهديد، أو تخفيض الراتب أو الرتبة الأدارية، أو الطرد من العمل.
· القوة الشرعية: وهي الحق الممنوح للفرد أو الجماعة للتأثير من خلاله في أداء الآخرين، فمن خلال استغلال قوة الوظيفة، أو الصلاحيات الممنوحة للمراقب أو المشرف المباشر تتم مراقبة العاملين أو المرؤوسين معتمدين بذلك على الحق المكتسب من شرعية التنظيم، وواجبات الوظيفة.
· قوة الخبرة: وتُعرف بمستوى المعرفة المتوافرة لدى الفرد، فمن خلال المعرفة والخبرة التي يمتلكها المدير أو المُشرف المباشر يتم التأثير في المرؤوسين، وذلك نتيجة رضا الأفراد أو العمال المرؤوسين بمستوى الخبرة والمهارة لدى الرئيس مما يخلق نوعًا من الاحترام لهذه القدرات والمهارات والمعارف، وبالتالي تُجبر الفرد العامل على الالتزام بعمله، والتقيد بقواعد وطرق العمل والنهوض بمستوى أدائه.
وأخيرًا:
نختم بما قاله الدكتور زكي محمود هاشم عن الرقابة على الأفراد: (هي مراقبة مدى الالتزام بسياسات الاختيار والتعيين، وبرامج التدريب، وتقدير الكفاءة وسياسات الأجور والمرتبات، وتقييم الوظائف، فضلًا عن مراقبة مدى كفاية وفاعلية هذه السياسات والبرامج، كذلك التحقق من أن كل فرد يعمل بالمشروع ذو صلاحية مستمرة لتأدية العمل المنوط به على أساس المعدلات والمقاييس الموضحة ببرنامج العمل).
لهذا أخي القارئ فإن مراقبة الأفراد ليست عيبًا في حقهم ولكنها تَضمن لهم إنتاجية عالية وذلك لتعلمهم من الرقابة كيف يسيروا للأفضل، فيقول عمر بن الخطاب رضي لله عنه: (رحم الله امرء أهدى إلي عيوبي).
رد مع اقتباس