الموضوع: إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات
الانطباعات عن الاجتماعات :
إن إدارة أي شيء كما أشار كينان (1996م ، ص 9) تعني ضرورة حصول الاجتماعات ، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه هي أن تلك الاجتماعات كانت مضيعة أو ضياعاً للوقت ، وكثيراً ما تدل أو تشير عباراتهم عن جوانب الضعف في تلك الاجتماعات .
نشـــــــاط (1) : تحليل بعض العبارات عن الاجتماعات ؟
في الجدول التالي ثلاث عبارات كثيراً ما يطلقها من يحضرون بعض اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه ، أقراء كل منها ثم حاول خلال دقيقة واحدة أن تسجل في الخانة التي أمامها ما تدل أو تشير إليه ؟
م
العبـــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــارة
ما تـــدل أو تشيــــر إليـــــــــــــه العبــــــــارة
1
لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع
دلالة على عدم وجود هدف للاجتماع
2
كان وجودي في الاجتماع شكليا
يشير إلى أن نتيجة الاجتماع كانت معدة سلفاً
3
لم يكن في الاجتماع أي شيء يخصني
إشارة إلى انه قد استثني من قرارات الاجتماع
تم في النشاط السابق التعرف على انطباعات بعض من يحضرون الاجتماعات ، وبتطبيق النشاط التالي سوف توضح بموضوعية -بأذن الله- للمدرب موقفك من الاجتماعات ، وهذا سوف يمكنه من مساعدتك في تطوير مهارتك ومعارفك بخصوص إدارة الاجتماعات .
نشاط (2) : التعرف على موقفك من الاجتماعات :
أ) هل تعتقد أن الاجتماعات ضرورية أم لا ؟
نعم لا أخرى تبين
ب) أذكر في ثلاث نقاط باختصار مبررات إجابتك ؟
1- .................................................. .......................................... .
2- .................................................. .......................................... .
3- .................................................. .......................................... .
ج) سجل أهم الاستنتاجات التي سوف يذكرها المدرب في نهاية النشاط (الاجتماعات تفشل نتيجة لعدة لأسباب عديدة) أهمها:.
1- .................................................. .......................................... .
2- .................................................. .......................................... .
3- .................................................. .......................................... .
4- .................................................. .......................................... .
5- .................................................. .......................................... .
6- .................................................. .......................................... .
7- .................................................. .......................................... .
مفهوم الاجتماعات :
يعرف العثيمين ( 1414هـ ) الاجتماعات بأنها " عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين " ص118 .
أما الاجتماعات الفعالة فهي كما أوضح السيد ، وآخرون ، ( 1997م ) التي " تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء " ص212 .
أنواع الاجتماعات :
يشير كل من العثيمين ( 1414هـ ، ص119 ) ، السيد وآخرون ، ( 1997م ، ص212 ) ، كينان (1996 ، ص 25، 26 ) إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها ، وفيما يلي أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :
1- من حيث المدة أو الزمن :
*أ- اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات .
*ب- اجتماعات غير دورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ( ليس هناك وقت محدد لعقدها ) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة .
2- من حيث الشكل :
*أ- اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة ( أسلوب التصويت في الاجتماع ، حق الأغلبية في إصدار القرار ، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام ، الفترة المحددة للعضو للكلام ) .
*ب- اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة ، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار .
3- من حيث المستوى :
*أ- اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي : مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة .
*ب- اجتماعات على مستوى الدولة : مثل اجتماع مجلس الوزراء ومجلس الشورى .
*ج- اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص : مثل اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات .
أهمية الاجتماعات:
تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها كما أشار كل من العثيمين (1414هـ ، ص121، 122) ، والسيد وآخرون ، ( 1997م ، ص212 ) في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
أحط المجموعة بجو من الارتياح .
قدم للموضوع بوضوح و دقة . (مشاركات: 10)
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها... (مشاركات: 0)
مقال بعنوان "إدارة الاجتماعات"
أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل
المقال بالمرفقات (مشاركات: 25)
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك... (مشاركات: 0)
ورشة تدريبية تتناول موضوع اعداد مصفوفة الصلاحيات والمسئوليات وتوضح الفرق بينهما وأهمية كل منهما في الشركات ومتى نحتاج اليها والنتائج الايجابية وكذلك السلبية التي تترتب على تطبيق مصفوفة الصلاحيات والمسئوليات وخطوات تصميمها وأمثلة وتطبيقات عملية و آليات الفعالية والاستدامة لمصفوفة الصلاحيات والمسئوليات
ورشة تدريبية تهدف الى تأهيل المشارك فيها على تعلم اساسيات التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية بطريقة فعالة، حيث يتم تدريبك في هذه الورشة على اعداد هيكل قانون متكامل للشركة، والتعرف على دورة حياة المؤسسة، وكيفية اعداد الهيكل التنظيمي، واسلوب العمل على نموذج تخطيط الموارد البشرية، وآلية تحديد الاحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية.
كتابة سيرة ذاتية احترافية هي أول خطوة عليك القيام بها لاجتذاب أفضل الوظائف، وبالرغم من أهمية هذه الخطوة إلا أن قليلون جدًا من هم يقومون بها، فالغالبية يجد هذه الخطوة شاقة ويستصعب تنفيذها، لذا في كورس كتابة السيرة الذاتية سنساعدك بأسهل الطرق على كتابة cv احترافي للحصول على الوظيفة التي تحلم بها.
ورشة تدريبية متخصصة تساعدك على فهم واستيعاب مفاهيم تخطيط الاحمال والتأهيل الرياضي، حيث يقدم للمشاركين تعريف متكاملا بمجال التأهيل الرياضي والاسلوب الاحترافي لتخطيط الاحمال التدريبية.
يقدم هذا الكورس التدريب الاونلاين للمشاركين خبرات عملية وتطبيقية في مجال اساليب وأدوات تحسين الجودة. ويقدم شرحاً وتعريفاً بالمواصفة الدولية ISO 9001/2015