الموضوع: تحديد الغايات والأهداف

تحديد الغايات والأهداف

تمثل الأهداف Objectives تلك الأهداف المتوسطة، والتي تحتاج إليها المنظمة لكي تترجم رسالتها الفلسفية إلى مصطلحات محددة وملموسة ويمكن قياسها، فالذي يفرق بين الرسالة والهدف كون أن الأولى فلسفية وغير محددة ولا يمكن قياسها قياسا مباشرا، أما الأهداف فهي محددة، وملموسة، ويمكن التأكد من تحقيقها وقياس مدى النجاح في الوصول إليها، فالأهداف إذا ما هي إلا خطوات محددة على طريق تحقيق الرسالة الخاصة بالمنظمة. ويمكن القول بأن الأهداف تحتوي على هذه الخصائص والتي لا تتوافر في الرسالة ومن ثم تميزها عنها (Hofer and Shendel )
1- الحالة أو الظروف التي ترغب المنظمة في الوصول إليها.
2- مقياس لقياس مدى التقدم في تحقيق الحالة أو الظروف المرغوب فيها.
3- هدف محدد تحاول الشركة أن تصل إليه.
4- نطاق زمني لا بد وأن يتحقق من خلاله ذلك الهدف، أي أن الأهداف تحدد ما الذي يمكن إنجازه أو تحقيقه ومن الأهداف الشائعة الاستخدام هدف الربحية، النمو، هدف حصة السوق، هدف الابتكار...الخ.
المطلب الثالث: تقييم البيئة الخارجية للمنظمة.
يتوقف نجاح المنظمة إلى حد كبير على مدى دراستها للعوامل البيئية المؤثرة، والاستفادة من اتجاهات هذه العوامل وبدرجة تأثير كل منها ويمكن تقسيم العوامل البيئية الخارجية المحيطة بالمنظمة إلى نوعين أساسيين هما:[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]2)
1-بيئة عامة:General environment : وهي العوامل التي تؤثر على كافة المنظمات ولا تخضع لسيطرة إدارة المنظمة وتشمل كافة العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية والقانونية والتكنولوجية.
-المتغيرات الاجتماعية: من أهمها التغيرات السكانية، دور المرأة في المجتمع، مستوى التعليم، المسؤولية الاجتماعية.
-المتغيرات الفينة: درجة التطور التكنولوجي، تكلفة وعائد الانتفاع بالتكنولوجيا، العمليات الإنتاجية الحديثة.
-المتغيرات السياسية والقانونية: التشريعات الخاصة بالبيئـة، التشريعات الخاصة بالإنتاج والاستهلاك، التشريعات الخاصة بالضرائب والمعاملات المالية.
-المتغيرات الاقتصادية: توزيع الدخل القومي، دورة الأعمال، ميزان المدفوعات والقيود على حركة التجارة الدولية، السياسة المالية والنقدية.
-المتغيرات أو العوامل الدولية: التجمعات الاقتصادية، العلاقات على مستوى الدول، الاختلافات الحضارية.
2-بيئة خاصة Task Environment : هي مجموعة العوامل التي تقع في حدود تعاملات المنظمة، ويختلف تأثيرها من منظمة إلى أخرى، ويمكن للمنظمة –نسبيا الرقابة عليها والتأثير فيها- وهي تضم (المنافسون، المستهلكون، الموردون، المنظمات والعلاقات العمالية).
-المنافسون: يجب دراسة وتحليل موقفهم السوقي وقدراتهم ومراكزهم من خلال معرفة الحصة السوقية لكل منهم والصورة الذهنية عن كل منافس لدى عملائه، والمميزات الخاصة بمنتجاته وطرق إنتاجه وطاقاته الإنتاجية الكاملة والمستغلة وغيرها من النقاط التي تفيد المنظمة في تحديد موقفها من هؤلاء المنافسون.
-المستهلكون: يجب على المنظمة تحديد المستهلكين المحتملين لمنتجاتها وتقسيمهم لقطاعات ودراسة وتحليل سلوك المستهلكين وتفضيلاتهم وأنماطهم الاستهلاكية، وكدا دراسة الخصائص الديمغرافية لمستهلكيها.
-الموردون: يمثلون مصادر توريد المواد الخام، والآلات والأدوات اللازمة لعمليات وأنشطة المنظمة ومن أهم النقاط الواجب دراستها في هذا الصدد:
-أنواع الموردين ومراكزهم ومدى القوة التي يتمتع بها كل منهم.
-الكميات والنوعيات والجودة المتاحة لدى كل مصدر.
-الوقوف على الأسعار المتاحة لدى كل مصدر، وربطها بالنواحي الأخرى كالجودة ووقت التسليم والكمية والخصم ومدى مناسبة ذلك لأنشطة وعمليات والتزامات المنظمة.
الوكالات الحكومية: على الرغم من كون الوكالات الحكومية تعد من مستهلكي المنظمة إلا أن تأثيرها يتعدى التأثير الذي يحدثه المستهلك على المنظمة، فهي تعمل كمصدر للقوانين التي تحكم أداء المنظمة، أو قد تعمل على تقديم الدعم للمنظمات حتى يمكنها أن تنافس بقوة في السوق، وقد تعمل أيضا كمنافس لبعض المنظمات.
العلاقات العمالية: من أهم الجوانب التي يجب دراستها في هذا الصدد تأثير العلاقات التعاقدية، ودرجة توافر العمالة المطلوبة، والقضايا الخاصة بالعاملين، وتفاوت الدور الذي تلعبه النقابة العمالية من دولة لأخرى.
مصادر المعلومات: هناك العديد من المصادر أو العديد من الطرق التي تمكن المؤسسة من تجميع المعلومات البيئية وهي:
- الاعتماد على مصادر المعلومات الشفهية: الراديو، تلفزيون، عاملون بالشركة أو بالمنظمات الأخرى، الموردون الاستشاريون، المحللون للموقف المالي.
- الاعتماد على مصادر المعلومات المكتوبة: صحف، مجلات علمية، نشرات تجارية، اشتراك المنظمة في بحوث الحاسب الآلي المباشر، والتي تعطي لها فرصة الإطلاع على بعض قواعد البيانات المتخصصة.
- الاعتماد على التجسس الصناعي Industrial Spying يستخدم التجسس كوسيلة للحصول على معلومات عن المنافسين.
التنبؤ: يجب على منشأة الأعمال، بعد أن جمعت المعلومات عن وضع بيئتها الحالية، أن تحلل الاتجاهات الحالية أي قيام المديرون بتحديد سلوك أي عنصر مؤثر في المشروع وذلك في المستقبل وبناء على هذه التحليلات والتنبؤات يتم وضع الخطط المستقبلية للمنظمة. وهناك العديد من الطرق التي يمكن استخدامها من طرف المؤسسة للتنبؤ وهي:
العصف الذهني: هو أسلوب يتميز بإثارة أذهان أعضاء الاجتماع بشكل قوي يؤدي إلى التنشيط المفاجئ للعمليات العقلية لهم وتكون النتيجة هي الخروج بأفكار وآراء مبتكرة وخلاقة.
أسلوب دلفي: هي من أشهر الطرق في التنبؤ بواسطة جماعة من المديرين أو ذوي الرأي ويأتي اسم هذه الطريقة من معبد دلفي اليوناني الذي كان يؤمه الناس رغبة في قراءة الطالع والمستقبل، وكان المنجمون يرسلون توقعاتهم عن المستقبل إلى رئيس المنجمين، الذي يجمع كل التوقعات في تنبؤ واحد، ويمكن إتباع نفس الأسلوب في المنظمات.
-السيناريو Scenario: يسمح هذا الأسلوب بوضع بعض التصورات عن عدة مواقف بديلة وما يمكن أن يحدث للمتغير موضع التنبؤ في هذه المواقف.
-السلاسل الزمنية: تقوم على افتراض أساسي مؤداه أن ما حدث في الماضي سوف يتكرر حدوثه في المستقبل فالعلاقة بين المتغيرات الخاضعة للتنبؤ سوف تظل كما هي دون حدوث أي تغيير فيها.
المطلب الرابع: تقييم البيـئة الداخلية.
تقوم المنظمات بتحليل وتقييم كافة العوامل الداخلية، وذلك بغرض رئيسي يتمثل في بيان نقاط القوة والضعف التي يتسم بها كل عامل من العوامل الداخلية، بما يساعد مع الاستعانة بنتائج تحليل العوامل الخارجية، على اتخاذ قراراتها الاستراتيجية، ويميل الكثيرون إلى دراسة العناصر الداخلية من وجهة نظر وظائف المنظمة، ونعني بها دراسة مجالات التسويق والإنتاج والأفراد والتمويل لكونها تشمل معظم الجوانب الواجب تغطيتها، و التي تساعد على إبراز مظاهر القوة والضعف ويوضح الجدول التالي أهم العناصر والمتغيرات التي يجب التركيز عليها بالنسبة لكل وظيفة من هذه الوظائف.
(مرفقات)

المصدر: عبد الحميد عبد الفتاح المغربي، الإدارة الاستراتيجية، مجموعة النيل العربية، الطبعة الأولى،1999 ص133.
أسس التقييم:
عملية التحليل والتقييم لا بد أن تقوم على أساس استخدام بعض الأسس والمعايير بغرض إجراء عملية المقارنة وأهم هذه الأسس هي:
1-أساس النسب: يعتمد هذا الأساس على فكرة واحدة هي إيجاد العلاقة بين متغيرين هامين، مما ينتج عنه أرقاما معينة تأخذ بشكل نسبة مئوية % أو عدد مرات معينة، وهذه النسب يمكن استخدامها في كل المجالات الوظيفية مثل تسويق، الإنتاج، الأفراد، بحوث وتطوير (سيولة، الربحية، التحميل على الآلات، معدل دوران الأفراد).
2-الأداء التاريخي: النسب التي تم حسابها سابقا تقول شيئا محدودا للإدارة إلا إذا تم مقارنتها بعدد من المعايير وأحد هذه المعايير هو الأساس التاريخي أي مقارنة النسب التي حسابها للفترة الحالية بنفس النسب التي تم حسابها عن فترات سابقة. فإذا ازدادت النسب الحالية عن نسب الماضي، وكان ذلك يتعلق بأمر إيجابي فإن الإدارة تستنتج أن هناك بعض جوانب القوة في أدائها، والعكس صحيح إذا كانت النسب مرتبطة ببعض الجوانب السلبية في الأداء.
3- معايير الصناعة: أي مقارنة أداء المنظمة بأداء المنافسين لها في الصناعة.
4-الحكم المعياري: هنا تتم المقارنة بناءا على ما تم إنجازه وتحقيقه بما سبق التخطيط له، وتستخدم المنظمات في ذلك العديد من الأدوات مثل الميزانيات التقديرية وخرائط جانت، وتعد الأهداف نفسها بمثابة معايير الرقابة وتقييم الأداء.
-تحديد الفرص والتهديدات وجوانب القوة والضعف:إن الهدف من تحليل عناصر البيئة الخارجية والداخلية للمنظمة هو تحديد الفرص والتهديدات، وكذلك تحديد جوانب القوة والضعف في أدائها، ويتم تحديد هذه الفرض والتهديدات ونقاط الضعف وفقا للمراحل التالية:
- تحديد المتغيرات البيئية ذات العلاقة بميدان عمل المنظمة، وقد تم ذلك عند دراسة عناصر البيئـة الخارجية والداخلية.
-تحديد الأهمية النسبية لهذه المتغيرات بالنسبة للمنظمة: من النماذج التي يمكن استخدامها هنا هو النموذج الذي يعتمد على الحكم الشخصي لرجال الإدارة العليا، ووفقا لهذا النموذج، فإن كل متغير يحصل على قيمتين الأولى توضح الأهمية النسبية له (قيمة بين 0، و10 درجات)، والثانية تعبر عن درجة تأثير المتغير على عمل المنظمة (عامل خارجي)، أو المركز النسبي للمنظمة (عوامل داخلية)، حيث يعطي قيمة تتراوح بين (-5، 5)، ويتم ضرب هاتين القيمتين للحصول على درجة واحدة لكل متغير تمثل الأهمية النسبية للعامل، وفي ضوء هذه الدرجة يمكن تحديد الأولويات لـ (نقاط الضعف والقوة والفرص والتهديدات).
تحديد الفرص والتهديدات ونقاط القوة والضعف، غير كاف لاختيار الاستراتيجية المناسبة، ولكن يجب النظر أو القيام بالتحليل المتكامل لكل من العوامل الداخلية، والخارجية، وهذا ما يطلق عليه تحليل Swot.
(Thereat, Opportunities, Weakness, Strengths)، وهذا ما يظهر في الشكل (1).
(مرفقات)
يتضح من الشكل أن مواطن الضعف والمخاطر غير مرغوبة من جانب المنظمة، بينما الفرص ونقاط القوة تمثل الجوانب المرغوبة من جانب إدارة المنظمة.