الموضوع: السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
تمهيد:-
دور السكرتارية في المنشآت الرسمية:
تطورت أعمال السكرتارية في الأونة الخيرة بشكل ملموس واتسعت نطاقاتها وتشعبت مهامها وتعددت وظائفها وأدوار القائمين عليها ومن هنا اكتسبت خصوصية معينة وسمات محددة.
إن هذه الخصوصية وتلك السمات تنبع من ذلك التعريف بأنها جهاز أو إدارة مساعده لجميع الإدارات والرؤساء في مجمل العمال المكتبية والإدارية.
ومن خلال التعريف السابق يبدو لنا هدف السكرتارية واضحا ومحددا في معاونة جميع الإدارات التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للمنشأة على إنجاز أعمالها بأقصى كفاية واقل تكلفة في انسياب يتناغم مع إيقاع العمل اليومي.
وللسكرتارية صور وأشكال متعددة… بيد أن معظم الباحثين في هذا المجال اتفقوا على تقسيمها غلى ثلاثة أشكال هي:
1. السكرتارية الخاصة.
2. السكرتارية العامة.
3. السكرتارية المتخصصة.
وسنعرض لك منها بشيء من التفصيل…
أولا: السكرتارية الخاصة:
تعريف السكرتارية الخاصة:
هي القسم الذي يختص بأعمال الاستقبال والاتصال والمراسلات والاختزال والمحفوضات ومعالجة المعلومات والأمور التي تتسم بالسرية وتهدف في جملتها إلى معاونة الرئيس الإداري في عمله.
السكرتير الخاص:
يعرف السكرتير الخاص بأنه أحد الأفراد الذين يتمتعون بثقة الرئيس أو المدير ويتميز بصفات شخصية وعلمية معينة يختاره لمعاونته في تأدية عمله وتنظيم وقته.
ومن هنا يتوقف إلى حد كبير نجاح الرئيس على شخصية سكرتيره أو مدير مكتبه في حالة المنشأت الرسمية ذات الحجم الكبير والنشاط الواسع.
مدير المكتب:
السكرتارية الخاصة لرئيس ما قد يتولاها موظف واحد أو أكثر وذلك حسب حجم العمل ومركز الرئيس وكثرة مسؤولياته وأعبائه.
ففي مكتب مدير عام مثلا لا يتطلب الحال أكثر من سكرتير واحد أو أثنين…أما في مكاتب أحد الوزراء أو نوابهم أو وكلائهم أو كبار المسؤولين حيث أتساع نطاق العمل وتشعب أطرافه يتكون من:
أ*. مدير مكتب ويتولى إشراف على العاملين بالمكتب إلى جانب قيامه بالأعمال المهمة ذات العلاقة المباشرة بالرئيس.
ب*. عدد من السكرتاريين تسند إليهم المهام الأتية حسب العملية التنظيمية فيما يتعلق بعمل الرئيس:
الاستقبال الاجتماعات
الطباعة المحفوظات
على أن يضطلع مدير المكتب كما أسلفنا بالأمور المهمة والحساسة والتي تتصل مباشرة بالرئيس.
وينبغي أن تتوافر في مدير المكتب الناجح صفات أكثر من المطلوب توافرها في السكرتير الخاص حيث أنه من الوارد والمفروض أن الأول أكثر خبرة ودراية وتمرسا وكياسة واغنى علما بمجريات الأمور وأغزر معرفة وإلماما باللوائح التنظيمية وكل أولئك بلا شك ينعكس مع المواقف المتجددة ومع رئيسه في تناغم وانسجام تام يخدم سير العمل ويغنيها.
وخلاصة القول أنه يجب أن يتوفر لمدير المكتب كي ينجح في عمله ويتفوق في أدائه نواحي علمية ونواحي شخصية.
وزيادة في الإيضاح نذكرها بشي من التفصيل والتركيز في نفس الوقت كما يلي:
الصفات والقرارات الواجب توافرها وتنميتها في مدير المكتب الناجح:
أولا : الصفات والقدرات العلمية:
1. المعرفة الكاملة بإدارة وتنظيم المكاتب
2. المقدرة اللغوية على التعبير كتابة وحديثا
3. العلم التام بطبيعة العمل وظروفه الموضوعية وخطوط السلطة
التنظيمية
4. الإلمام بقدر من علم النفس والعلاقات العامة.
5. الدراية الكاملة بأساليب كتابة الرسائل والتقارير والحفظ والتصنيف
6. إجادة الطباعة على الألة الكاتبة.
7. الإلمام بقدر من اللغات الحية
8. الفهم الكامل لأهم اللوائح التنظيمية للعمل.
ثانيا: الصفات والقدرات الشخصية:
1. الأمانة التامة والمحافظة على أسرار العمل
2. الإخلاص والتفاني والعمل
3. حضور البديهة وسرعة التصرف في المواقف الحرجة
4. حسن الهندام والمظهر
5. قوة الذاكرة وسعة الأفق والذكاء الاجتماعي
6. الحلم والصبر والبشاشة والهدوء
7. تجنب الوصولية أو استغلال الوظيفة في قرية من مركز اتخاذ
القرارات
8. النزاهة الكاملة والضمير الحي وأمانة الكلمة.
وعموما فإن هذه الصفات في جملتها تجد فيمن تتوافر فيه قبولا واستحسانا لدى الرؤساء والقادة الإداريين وربما لا توجد كلها لدى البعض من العاملين في هذا المجال ولهذا فإننا ننصح دائما كل من يعمل في هذا الحقل ذات الطبيعة الخاصة العمل قدر المستطاع على تنمية تلك الصفات والملامح وصقلها ومحاولة تجنب نقيضها من صفات غير مستحبة تسئ إليه قبل أن تسئ إلى رئيسه أو إلى المنشاة الني يعمل بها.
أعمال وواجبات مدير المكتب:-
يقوم مدير المكتب بالكثير من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الواجبات وعلى قدر دقة أدائه وعن عمق تفهمه لموقعه الوظيفي يتهيأ لرئيسه المناخ المناسب للإبداع الإداري من خلال الاستفادة من كل مفردات الوقت بأسلوب منظم ومثمر وبناء
ويمكن تفصيل هذه الأعمال وتلك الواجبات فيما يلي:
1. مقابلة الزوار
2. معالجة الاتصالات الهاتفية
3. تنظيم الاجتماعات
4. إعداد وتنظيم السفريات الخاصة بعمل الرئيس ونوابه
5. الإشراف على المراسلات الخاصة بمكتب الرئيس
6. طباعة الرسائل والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات التي
لها صفة السرية
7. حفظ المستندات والأوراق والاتفاقيات الخاصة بمكتب الرئيس
8. حفظ البيانات المتعلقة بمواعيد الرئيس المهمة وتنبيهه قبل حلول كل
منها بوقت كاف
9. دراسة الموضوعات التي يكلفه بها الرئيس وإعداد التقارير الخاص
بها
10. الإشراف على أعمال موظفي المكتب في حالة المكاتب الواسعة
النشاط والملحقة بمكاتب كبار المسؤولين.
ومن بين هذه الأعمال ما يطفو على سطح النشاط والفعاليات اليومية للعمل لأهميتها من جهة ولحساسيتها ودقتها من جهة أخرى ومن المناسب أن نلقي عليها فيما يلي مزيدا من الضوء والمناقشة.
بسم الله الرحمن الرحيم
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/2832.imgcache
أبدأ بعون الله معكم بدورة للسكرتارية من الألف إلى الياء
الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية (مشاركات: 24)
دورة أسس إدارة الأعمال
الهدف العام : -
يهدف البرنامج إلى معرفة أساليب الأعمال بمفهومها الحديث ، ومعرفة الخصائص والعمليات المتعلقة بالأعمال ومعرفة الوظائف الإدارية التي تؤدي إلى نجاح الشركات... (مشاركات: 0)
بسم الله الرحمن الرحيم
العمل فنى صيانة هارد وير وسوفت وير وتجميع اجهزة وشبكات اعمل فى صيانة جميع اعطال الحاسب الالى من الالف الى الياء اقوم بتصميم دوائر الكترونية مثل الباور سبلاى دوائر الصوت و اى... (مشاركات: 1)
كيف تترك أثرا طيبا
1- انتبه للآخرين (كلام، ملبس، صوت..)، واجذب انتباههم
2- أظهر الاهتمام بالآخرين، وقدم لهم يد العون
3- استعد للقاء الأول (الأرواح جنود …، الاستعداد النفسي... (مشاركات: 0)
دبلوم تدريبي موجه للراغبين في الالتحاق بوظيفة اخصائي ادارة العلاقات العامة، يستهدف هذا البرنامج التدريبي الى فهم واستيعاب افضل المناهج لتخطيط وادارة العلاقات العامة، والتعرف على آلية المساهمة في نجاح الشركة او المؤسسة من خلال تعزيز سمعتها وتحسين شبكة علاقاتها مع الشركات والمؤسسات الأخرى
دبلومة الإرشاد النفسي تقدم لك الإرشاد والمساعدة للعيش بصحة نفسية جيدة وذلك من خلال التركيز على مفهوم الصحة النفسية ومؤشرات ودلالات الصحة النفسية ومظاهر الصحة النفسية وما هي الأسباب التي تهدد صحتنا النفسية وما هي خصائص الشخصية المتمتعة بالصحة النفسية ثم ينتقل البرنامج الى شرح الفرق بين الإرشاد النفسي والعلاج النفسي وفنيات الإرشاد النفسي والأسس العامة التي تقوم عليها العملية الإرشادية. ويقدم البرنامج تعريفاً بأنماط الشخصيات وكيفية التعامل مع كل نمط ثم ينتقل الى شرح اضطرابات الصحة النفسية كالقلق والخوف المرضي والهستيريا والوسواس القهري والأمراض السيكوسوماتية والاضطرابات الوجدانية واضطرابات النوم و اضطرابات الطعام واضطرابات الإخراج ثم يناقش موضوع الحاجة والحافز وإشباع الحاجات النفسية
برنامج تدريبي لتأهيل فريق المبيعات في المؤسسات الرياضية يركز على اكسابهم المهارات والخبرات اللازمة للعمل بكفاءة مثل مهارات البيع المتميز في الرياضة وتكوين ادارة المبيعات في المؤسسة الرياضية وغيرها من موضوعات
برنامج تدريبي يؤهلك لاجتياز امتحان الجزء الأول من شهادة المحاسب الاداري المعتمد CMA وفقاً للمنهج المعتمد الخاص بمعهد المحاسبين الاداريين الامريكية الذي يتناول موضوعات التخطيط المالى والأداء والتحليل.
كورس تدريبي يهدف لتنمية مهارات حساب ضريبة القيمة المضافة على السلع والخدمات وإعداد التسويات السنوية مع بيان الطــرق المختلفة لحساب ضريبة القيمة المضافة واستعراض كافة مواد قانون ضريبة القيمة المضافة