الموضوع: تنظيم الإجتماعات
تنظيم الإجتماعات
بغض النظر عمن تكون وما تقوم به، تشكل الاجتماعات جزءًا من حياتك سواء ًا العملية أو الاجتماعية، وإن هذه الاجتماعات مكلفة من جميع النواحي، حتى لو عقدت في غرفة الاجتماعات الخاصة بالشركة، فلضمان نجاح وإنتاجية الاجتماعات وأحقيتها بالمصاريف المترتبة عليها، يجب أن تتحقق ثلاثة شروط:
- انتهاء النقاش بانتهاء الاجتماع أي سماع جميع الآراء والأفكار.
- وجود مدير أو رئيس للاجتماع ذو شخصية قوية ومحترمة.
- وأخيراً الحساب الدقيق لزمن هذا الاجتماع، يقال أنه إذا كان حساب زمن الاجتماع ليس بالدقة الكافية، فلن يحقق هذا الاجتماع النتيجة المرجوة منه.
إذا لم يستطع الأشخاص الموافقة أو حتى تذكر ما جرى في الاجتماع، فكيف سيعملون بشكل فعَال لتحقيق أهداف هذا الاجتماع؟ سيساعد هذا الموضوع منظمى الاجتماعات و المدراء الذين من الواجب عليهم تنظيم الاجتماعات مع موظفيهم، و أصحاب الشركات و المؤسسات، وكذلك الموظف العادى الذى يسند إليه القيام بتنظيم إجتماع ما، في فهم دورهم والتقنيات اللازمة للاستفادة من كل دقائق الاجتماع ليتضمن جميع المعلومات الهامة والأساسية. دور منظم الاجتماع
- ان دور منظم الاجتماع هو اساس الاجتماعات. وان كان المنظم يدرك مدى أهمية ما يفعل والهدف الذي يريد ان يصل اليه وذلك بوضعها لجدول يصمم فيه الاجتماع من سيحضره؟ الى ماذا يريد الوصول؟ كيفية تاثيره في الموظفين؟ طريقة القائه يجب أن تكون واضحة وبسيطة واذا كان الاجتماع يخص موظفون اجانب عن الشركة فلا بد له الاستعانة بمنظمي الإجتماعات ليهتموا بضيوف الشركة فى الاجتماع، لان الاهتمام بهم يمكن ان يساعد في الوصول اليهم عن طريق اللطف والسخاء وحسن الاستقبال. فهذا هو واجب منظم الاجتماع، ولتحقيق أهدافه يجب ان يتمتع بمهارات تجعله قائد الاجتماع وناجحا فيه. فلابد من التركيز على النقاط الاساسية وعدم الدخول في التفاصيل الا عند الضرورة كي لا يشعر الاخرين بالملل، ويجب الاستعنانه دائما برسومات توضيحية، فتكنولوجا اليوم تسمح بذلك.
ويجب الاستماع لنقد الاخرين بابتسامة عريضة، فالاختلاف في الرأي شيء وارد ويجب دائما على الشخص تعزيز ثقته بنفسه، وذلك عن طريق اقناع المختلفين معه بطريقة وجيهة وودية، ويجب على منظم الاجتماع تسجيل كل اقتراحات الحاضرين واعاطائهم الفرصة وتشجيعهم على الاقتراح والمحاول فى ارضاء الجميع وارضاء نفسه بخلط الافكارووجهات النظر بطريقة ذكية وفعالة.
إن السرعة في الالقاء يمكن ان تجعل الاخرين ينبهرون لكن يجب ان يشرح منظم الاجتماع كل اهدافه من الاجتماع بطريقة واضحة دون ان نسيان شيئا، ويجب أن يكون قائدا صارما.
اخيرا لكي يصل منظم الاجتماع الى كل اهدافه يجب أن يكون دبلوماسيا ووديا اكتر. وواثقا من نفسه وادائه دائما، وان كان مترددا من مواجهة الاخرين يجب ان يحاول تعزيز الثقة بنفسه فلا احد سيساعده في اكتساب تلك المهارة سوى نفسه.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الإخوة الأعضاء
ارفق لكم نموذجين لتسجيل محضر الإجتماعات الخاصة بتسجيل نقاط الإجتماعات لإدارات الشركات والمؤسسات أحدها من تصميمي والآخر قمت ببعض التعديل عليه.
... (مشاركات: 28)
الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
أحط المجموعة بجو من الارتياح .
قدم للموضوع بوضوح و دقة . (مشاركات: 10)
الخطوة الأولى – دراسة الموضوع
حضر الوثائق و أدرسها .
جهز أمثلة و حالات واقعية. (مشاركات: 2)
نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص .
التحضير و يشمل : (مشاركات: 4)
برنامج متخصص يهدف الى اكسابك الخبرات المهنية اللازمة للعمل في مجال خدمة العملاء في الفنادق وشركات الضيافة ويعزز لديك القدرة على فهم العملاء واحتياجاتهم وطيقة التعامل مع اعتراضات العملاء وحل مشكلاتهم واتيكيت التحدث في الهاتف مع العملاء ولغة الجسد واستخدامها في التواصل مع العملاء
الكورس الاول من نوعه عربيا، ويتناول هذا البرنامج التدريبي المحاسبة الالكترونية لشركات الشحن والتخليص الجمركي والنقل، ويشمل البرنامج على طريقة عمل حسابات الملفات او العمليات او الشحنات لكل عملية لوجستية وتسجيل حسابات كل مرحلة، وحساب ربح كل ملف او عملية من بداية فتح الملف وحتى اغلاقه
تغطي دورة اكسل الموارد البشرية كافة المهارات العملية التي تحتاجها في برنامج الاكسل Excel والتي تساعدك على تنظيم عملك كمدير موارد بشرية أو تعمل في شؤون الموظفين.
كورس تدريبي يهدف الى اكساب المشاركين المعلومات والمهارات السلوكية اللازمة للتألق في مجال المبيعات وفنون الإقناع والتعرف على أساسيات مهارات البيع والاقناع
تركز هذه الدورة التدريبية على الممارسات الجيدة لأبحاث الأعمال وجمع البيانات، بما في ذلك نصائح لطرح الأسئلة الصحيحة وطرح الأسئلة بشكل صحيح. ثم ننتقل إلى مناقشة أدوات تحليل البيانات الشائعة وتطبيقها في مواقف تجارية محددة. و يركز القسم التالي من الدورة التدريبية على تحليل الخيارات وتطوير التوصيات العملية. الهدف من القسم الأخير من الدورة التدريبية هو تزويد المشاركين بالمهارات والمعارف اللازمة لنقل معلومات العمل وتقديم العروض التقديمية للأعمال والتقارير ذات التأثير الحقيقي