الموضوع: النواحي التنظيمية والإجرائية في الاجتماعات
النواحي التنظيمية والإجرائية في الاجتماعات
لإنجاح الاجتماعات لابد من مراعاة بعض النواحي التنظيمية والإجرائية في مختلف المراحل:
1 - مرحلة ما قبل الاجتماع:
التحضير الجيَد يزيد من فرصة نجاح الاجتماع إذا ما أدى كل مشارك دوره بفعالية. وفيما يلي أدوار العناصر الأساسية في الاجتماعات:
أ) صاحب الدعوة للاجتماع:
توزيع الدعوة للاجتماع قبل وقت كاف على أن تشمل الأتي:
الغرض من الاجتماع .
التاريخ .
المكان .
الأجندة .
المدة التي سيستغرقها الاجتماع .
نوع التجهيزات المتوقعة من كل مشارك .
وقائع الاجتماع السابق (إن وجدت أو لم يتم توزيعها.
يطلب من المشاركين تأكيد الحضور إذا كان ذلك ممكناً .
التجهيزات المكانية(القاعة, المقاعد, الكهرباء, المأكولات والمشروبات، أجهزة العرض, موافقة السلطات(
ب) المشاركون:
أن يكون لديك ما تشارك به وإلا فاعتذر .
إذا كنت ترغب في الحضور ولا تستطيع رشح شخصاً مناسباً بدلاً عنك .
أقترح تعديلات على الأجندة أن لم تكن مناسبة لغرض الاجتماع .
خطط لمشاغلك الأخرى بطريقة تمكنك من حضور الاجتماع في الوقت المحدد وبشكل مريح .
تأكد من أن لا شئ سوف يزعجك أثناء الاجتماع .
راجع وقائع الاجتماع السابق وأسأل نفسك (هل أديت ما أوكل إلىَ في الاجتماع السابق(
كن مستعداً لموضوعات الاجتماع, أمض بعض الوقت في قراءة المذكرات والمواد التي أرسلت إليك .
2- أثناء الاجتماع:
هناك أدوار محددة للأفراد المشاركين في الاجتماعات أثناء انعقاد الاجتماع على النحو التالي:
1 القائد الرسمي
يقوم القائد الرسمي بافتتاح الاجتماع ويوضح الغرض منه وتعريف المشاركين على الميسر وضابط الوقت ومسجل الوقائع والحصول على موافقتهم في الكيفية التي يتم بها قيام كل بعمله وفى النهاية يقوم بإنهاء الاجتماع.
2 الميسر
هو الشخص الذي يقوم بدور المنظم المحايد وذلك بمساعدة المشاركين في الاجتماع على التركيز على محتوى وأهداف الاجتماع وكيفية تسيير الاجتماع. ويكون الميسر مسئولا عن إدارة النقاش بشكل متوازن مع حماية الأفراد من الاتهامات والهجوم الشخصي.
3 المسجل (المقرر)
هو الشخص الذي يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم إصدارها وتقديم ملخص بذلك نهاية الاجتماع.
4 ضابط الوقت
هو الشخص الذي يقوم بالحصول على موافقة المشاركين في بداية الاجتماع على الجدول الزمني لكل بند ومتابعة تنفيذ البرنامج الزمني على النحو الذي أتفق عليه.
5 المراقب
أحياناً يكون هناك مراقبين في بعض الاجتماعات وظيفتهم ليست الحكم على محتوى الاجتماع ولكن بتقديم مقترحات لتحسين أداء المجموعات في الاجتماعات القادمة. والمراقب غير مسموح له بالمشاركة في الاجتماع بل يؤدى دوره في صمت حيث يراقب العلاقات والمعاملات بين المشاركين في الاجتماع وكيفية تكوين الأفكار وطريقة القيادة.
6 المشارك
هو الشخص الذي يشارك في الاجتماع دون أن يقوم بأي من الأدوار السابقة.
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل... (مشاركات: 0)
قبل القيام بمشروع صغير يجب علىك اولا الالمام بالنواحي الأساسية المكونة للمشروع مثل
التمويل
التسويق
طرق السلامة والوقاية
وغيرها مما يقدمها العرض التقديمي التالي من اعداد الدكتورة بثينة جمجوم (مشاركات: 0)
للاجتماعات غير المخطط لها حظ قليل من النجاح و هو امر واضح تماما بالنسبة للاجتماعات الكبرى الا ان الامر صحيح أيضا بالنسبة للاجتماعات الصغيرة، فبالنسبة للاجتماعات الصغيرة الغير رسمية قد تتضمن الخطة... (مشاركات: 0)
مراجع وبحوث حول الاجتماعات المدرسية من حيث اهميتها ،وانواعها،وتوظيفها في العمل المدرسي،رأي مدير المدرسة فيها وكذلك المجتمع المحلي (مشاركات: 1)
دورة تدريبية لكبار الشخصيات الرياضية تتناول مفهوم دبلوماسية الرياضة واستخداماتها في العلاقات الدولية والسياسة الدولية والمفاهيم الحاكمة للقوة الناعمة للرياضة ودورها في تعزيز التفاهم والتعاون بين الدول وشرح لأهم التجارب العالمية والعربية في مجال الدبلوماسية الرياضية والعلاقات الدولية.
ستمكّن هذه الدورة التدريبية الشاملة كل مشارك من تقدير وفهم تعقيدات بيئة الرقابة الداخلية وكيف يؤثر ذلك على نطاق برنامج التدقيق المصمم بشكل جيد.
برنامج تدريبي يؤهل المشاركين لاكتساب الخبرات الادارية والتنظيمية التي تساهدهم في رفع كفاءة الخدمات التمريضية ويشرح نماذج تقديم الرعاية التمريضية و نظام تصنيف المرضى والتوظيف لأعضاء هيئة التمريض.
ورشة تدريبية تتناول موضوع اعداد مصفوفة الصلاحيات والمسئوليات وتوضح الفرق بينهما وأهمية كل منهما في الشركات ومتى نحتاج اليها والنتائج الايجابية وكذلك السلبية التي تترتب على تطبيق مصفوفة الصلاحيات والمسئوليات وخطوات تصميمها وأمثلة وتطبيقات عملية و آليات الفعالية والاستدامة لمصفوفة الصلاحيات والمسئوليات
أول برنامج تدريبي عربي متخصص يتناول أوجه الاختلاف بين النشاط الحكومي والنشاط الاقتصادي وتعريف المحاسبة الحكومية وأثر التشريعات على المحاسبة الحكومية ومتطلبات المحاسبة الحكومية ووظائف المحاسبة الحكومية وأدواتها و الاتجاهات الحديثة فى المحاسبة الحكومية و المداخل المختلفة لتفعيل الرقابة المالية عبر التقارير المالية في الوحدات الحكومية و تطوير النظام المحاسبي الحكومي لأغراض المحاسبة عن الكفاءة والفعالية و الرقابة على الموازنات الحكومية