الموضوع: إعداد موازنة الموارد البشرية

إعداد موازنة قسم الموارد البشرية
الموضوع:إدارةالموارد البشرية

لدىأغلب المنظمات نظاماً إما رسمياً أو شكلياً يطبق لإعداد موازنة تشغيل تقريبية (Operation Budget)، تتطلب الموازنة مراجعة منظمة ومدروسة للنفقات المحتملة ومصادرالدخل وتساعد المنظمة على أن تحدد الإنفاق خلال فترة زمنية محددة.
تكمن مسؤولية ممارس الموارد البشرية في أن يوازي بين موازنة قسم المواردالبشرية والأهداف التنظيمية الاستراتيجية ضمن تعليمات وإجراءات المنظمة. هذا مهمبشكل خاص لضمان أن ينظر لإدارة الموارد البشرية على



أنها شريكاستراتيجي قادر على تثبيت النفقات وربط نشاطات القسم ببرنامج العمل العام للمنظمة. وهو أيضاً مهم لأنه غالباً ما ينظر إلى قسم الموارد البشرية على أنه مركز تكلفة (Cost Center) بدلاً من مصدر دخل ولذلك قد يكون المركز الأكثر تفحصاً بهدف إيجادمناطق يسهل بها تخفيض المصاريف. إن موازنة الموارد البشرية المخطط لها بشكل جيدوالموثوقة تأخذ بالاعتبار المرتبط مباشرة ببرامج ونشاطات المنظمة.
عملية إعداد موازنة الموارد البشرية

يتضمن وضع الموازنة جمع منظم للمعلومات والبيانات بحيث يمكن حساب التمويلاتاللازمة لدعم أهداف المنظمة. تتبع المنظمات طرق معينة لعملية تجهيز الموازنة. والطريقتان الشائعتان هما:

@ موازنة تزايدية (Incremental budgeting): باستعمال الميزانية الحالية يتمتقدير الموازنة الجديدة وذلك بعمل تعديلات إلى أعلى أو إلى أسفل لكل بند مستندة علىالتوقعات.

@ موازنة من الصفر (Zero-based budgeting): في هذه الطريقة يجب تبرير كل بندقبل ضمه إلى الموازنة. لذا تبدأ العملية بصفحة نظيفة من الصفر.

يتطلب عمل موازنة جمع العديد من أشكال البيانات. أما من منظور المواردالبشرية، فإن البيانات اللازمة لعمل موازنة جديدة تتضمن التالي:

@ عدد الموظفين المتوقع للسنة القادمة.

@ الزيادات أو تقديرات التكلفة لمزايا وبدلات الموظفين.

@ نسبة دوران الموظفين المتوقعة.

@ التكاليف الفعلية للسنة الجارية.

@ أي تغييرات أخرى في السياسة أو الاستراتيجية أو العمل أو القوانين أو أنظمةقد تؤثر على التكلف.

@ دخل القسم، مثل استشارات أو توفير من البدلات والميزات، وتخفيض الدوران،وتكلفة التدريب.

قد تكون التقديرات بسيطة أو معقدة ومستندة على تكاليف فعلية أو تخمينات، وهذايعتمد على طبيعة المصروفات والبيانات المتوفرة. على سبيل المثال، تقدير تكلفة إعلانقد يكون أسهل لشركة بها دوران موظفين منخفضة أو لشركة لديها سيل متواصل من مقدميطلبات التوظيف، بينما قد يكون تقدير تكلفة إعلان أصعب كثيراً في شركة في حاجة دائمةلموظفين. من ناحية أخرى فإن تقدير التكلفة الكلية المتوقعة للتأمين الطبي قد تكونبسيطة جداً حيث يمكن للشركة أن تحصل على قيمة أقساط التأمين للسنة القادمة مسبقاً.

في حالة أن عملية وضع الموازنة تتم بشكل دوري سنوي، فإنه يمكنك استعمال بياناتالمصروفات الفعلية في السنوات السابقة، مثل نفقات التدريب أو جوائز شكر الموظفين أوتكلفة بدلات السكن للموظفين، لتطوير موازنة أكثر واقعية. على أنه حال، إذا تغيرتالتكلفة بمرور الوقت فمن المهم النظر إلى الأسباب التي أدت لهذا التغير ومحاولةتوقع القيم المحتملة للسنة التالية.

يجب التدقيق في كل المصروفات بعناية، بينما تسأل الأسئلة التالية:

@ هل هذه المصروفات ثابتة، أي لن تتغير خلال السنة، أم متغيرة، مثلاً تعتمدعلى عدد الموظفين أو الاستخدام الفعلي؟

@ إذا كانت مصروفات متغيرة، هل ستغير بمستوى محدد، مثل: لا يمكن أن يتجاوز عددالموظفين العدد الأقصى المعتمد. أم تتغير استناداً لحاجات العمل، مثل استعمالموظفين موقتين أثناء وجود مشاريع غير متوقعة؟

@ ما هي أفضل وأسوأ الأحوال استناداً على البيانات المتوفرة؟

@ ما هي مبررات المصروفات وما مدى التأثير العكسي إذا تم حذف بند معين؟

@ هل توجد قوى خارجية يمكن أن تؤثر على هذه المصاريف، مثل: تقلص، اندماج، نموغير متوقع؟

حيث أنه من المستحيل توقع كل السيناريوهات التي يمكن أن تؤثر على موازنةالموارد البشرية، ولكن الأسئلة أعلاه تقدم وسائل مدروسة لتقييم كل النفقات من وجهةنظر موضوعية.

عندما تُعرف تقديرات التكلفة السنوية، من المهم بذل بعض الجهد لتوزيع التكلفةعلى شهور السنة المالية أو على أرباعها. فهذا سوف يقدم أداة لمراقبة السيولةالنقدية للقسم في كل شهر. وسوف يمكنك أيضاً من عمل التعديلات حسب الحاجة إذا كانتضغوط العمل تتطلب ذلك.

بعد اكتمال المسودة، يحين الوقت لإلقاء نظرة فاحصة على ما تتضمنه ومقارنته معما صرفه القسم في الماضي. يجب فحص وشرح الزيادات أو التناقضات الهامة في التكلفة. يجب مراجعة المصاريف المتأثرة بعدد الموظفين وتبرير أي اختلافات.

تحديات عملية إعداد موازنة الموارد البشرية

أحد التحديات التي تؤثر على عملية إعداد الموازنة هي تقلبات النفقات الناتجةمن استخدام الموظفين. على سبيل المثال قد ينتج عن إعادة هيكلة المنظمة زيادةاستخدام خدمات خارجية بينما تجمد زيادات الرواتب والترقيات. أو أن تكلفة الخدماتوالبدلات التي تقدمها المنظمة (مثل التأمين الطبي أو توفير سكن للموظفين أو هواتف) قد تزيد أو تنقص بسبب تأثيرات خارجية. إن التوثيق الجيد سيمكن ممارس المواردالبشرية من الإجابة عن أية تساؤلات تتعلق بالانحرافات الهامة عن الموازنة.

ويمكن أيضاً لممارس الموارد البشرية أن يواجه نفقات غير متوقعة لبنود لم يتمتخصيصها بشكل محدد. فمثلاً قد تحتاج لخدمات استشارية غير محسوبة، أو عمل جديد قديتطلب استعمال متزايد من إعلانات التوظيف أو الوكالات، أو دعاوى قضائية بسبب سوءتصرف الموظفين قد تتطلب مصاريف إضافية لخدمات التحقيق والتدريب. أي عدد من الأموريمكن أن يحدث وقد يوقع ضرراً على الموازنة وإن صممت بعناية. إن التخطيط لحالاتالطوارئ هذه قد يكون صعباً. لذا قد يكون من الملائم تصميم دخل متنوع لحالات الطوارئالمتعلقة بالعمل.

بنود موازنة قسم الموارد البشرية

بينما يوجد هناك العديد من البنود التي قد تكون أو لا تكون متضمنة في موازنةقسم الموارد البشرية، يوجد أدناه قائمة لبعض من أكثر البنود شيوعاً. بالرغم من أنهذه القائمة ليست شاملة، ولكن يمكنها أن تقدم قاعدة أساسية لأنواع البنود الموجودةبشكل نموذجي في موازنة الموارد البشرية.

الاختيار والتوظيف

@ إعلانات التوظيف.

@ أجور وكالات التوظيف.

@ التوظيف المؤقت.

@ اختبارات المهارات.

@ الفحوصات الطبية.

@ التحقق من الهويات.

@ السفرالمتعلق بالتوظيف.

@ مصاريف الطباعة مثل طلبات التوظيف وبرشورات الشركة.

@ تطوير وصيانة مواقع الويب.

@ تكلفة الأنظمة الإلكترونية الخاص بحفظ وصيانة طلبات التوظيف.

التدريب والتطوير

@ برامج خارجية.

@ أجور تسجيل.

@ نفقات السفر.

@ مصاريف امتحانات لشهادات.

@ برامج داخلية.

@ أجور استشارية.

@ راتب المدربين.

@ مواد البرامج.

@ الطعام والشراب.

@ تجهيزات للحاضرين.

@ أجور آلات سمعية وبصرية.

الأجور والبدلات والتعويضات

@ رواتب الموظفين.

@ تكلفة إعداد الرواتب.

@ الوقت الإضافي.

@ الحوافز.

@ التأمين الطبي.

@ التأمين على الحياة.

@ التأمينات الاجتماعية.

@ نفقات الاتصالات.

@ بدلات الموظفين مثل سكن، هوتف، تنقلات.

علاقات الموظفين

@ جوائز الخدمة الطويلة.

@ إدارة استطلاعات رأي الموظفين.

@ برامج تقييم الأداء.

@ حوافز الموظف المميز.

@ أجور محامي والقضايا العمالية.

الصحة والأمن والسلامة

@ برامج مساعدة موظف.

@ التسهيلات والوسائل الرياضية والعدانية.

@ تدريبات أمن وسلامة.

الخلاصة

كما ذكرنا في بداية هذا المقال، إن مسؤولية ممارس الموارد البشرية هي أن يوازيبين موازنة قسم المواد البشرية والأهداف التنظيمية الاستراتيجية يمكن أن يكون هذاالمقال مصدراً لأولئك الأفراد الذين إما أنهم يعدون الموازنة لأول مرة أو الذينتكون مسؤوليتهم أن يشرفوا على موازنة الموارد البشرية. وختاماً يجب ألا تنسى توثيقجميع مصادر المعلومات التي تم استخدامها في إعداد الموازنة

معلومات مفيدة فشكراا لكم وجزاكم الله خيرا

بارك الله في جهودكم .. ولكم خالص الشكر ..

بارك الله في جهودكم .. ولكم خالص الشكر ..
بارك الله في جهودكم .. ولكم خالص الشكر ..
بارك الله في جهودكم .. ولكم خالص الشكر ..

شكرا لكم وبارك الله فيكم

أشكرك استاذ محمود على هذا المجهود الرائع واتمنى لك التوفيق ولممارسي الموارد البشربة العرب ان يتم تقدير جهودهم وان يحصلوا على الاعتراف باهميتهم في منظومة العمل في الشركات التي يعملون بها.

نشكركم على المجهود الرائع و المبذول فى هذا المجال الهام و الحيوى

شكراً جزيلا أخ محمود، مجهودكم كبير وغني، وربنا يوفقكم دائماً

ما شاء الله لا قوة إلا بالله ما دام هذه بداياتكم لنا الفخر بهذا المنتدى حيث أنه قد جمع المبدعين

الف شكر على هذه المعلومات

جزاك الله خيرا.............................

بارك الله فيكم وفقكم الله للخيررررررررررررررررررررر ررررررررررر

مشكوووووووووووووووووووووو وووووووووووووووووووووور

مشكور يا أستاذ محمود على المجهود الرائع .

جزاك الله خيررررررررررررررررررررررر ررررررررررررررررررررررررر رررررر