بالاضافة لجدول الاعمال الواجب اعدادة وتحضيرة وتوزيعه على الاعضاء لا بد من امور لابد من اتباعها وهى ذكر اليوم والتاربخ والساعه ومكان الانعقاد وبعد ذلك يجب ذكر من قام برئاسة المحضر ومن تولى الامانة او المقرر وتسجيل السادة الحاضرين ويجب ان تكون لهم صفة او لهم علاقة بالاجتماع