تتميز الرقابة عن بقية الوظائف الإدارية الأخرى بالمتابعة الدائمة والمتجددة كما أنها تلعب دوراً مهماً في تحديد كفاءة الإدارة , ورفع مستوى الأداء . ولها أثرها وفاعليتها في متابعة سير التنفيذ لمعرفة مدى قدرة الجهاز التنفيذي على استخدام الموارد المتاحة وإدارتها بكفاءة لتحقيق الأهداف المرجوة (النمر وآخرون : 1417هـ ,290) .
وقد عرف " فايول" الرقابة الإدارية بأنها :" التحقق إذا كان كل شيء يسير وفقاً للخطة المرسومة , وللتعليمات الصادرة , والقواعد المقررة , أما موضوعها فهو بيان نواحي الضعف أو الخطأ من أجل تقويمها ومنع تكرارها " (عسـاف : 1976م , 559) . كما عرف بعض الباحثين الرقابة " بأنها عملية قياس الإنجاز المتحقق للأهـداف المرسومة , ومقارنة ما حصل فعلاً مع ما كان متوقعـاً حدوثه " (النمــر وآخرون : 1997 م , 290) .
أهـــداف الرقـابة :
تستهدف الرقابة تحقيق الصالح العام من خلال التأكد من دقة الأداء وكفاءة النشاطات , وفاعلية التخطيط .
وتتحدد أهداف الرقابة بثلاث وظائف هي :
أ. حماية الصالح العام وهي محور الرقابة , وذلك بمراقبة النشاطات وسير العمل وفق خططه وبرامجه بشكل تكاملي , والكشف عن الانحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية .
ب. توجيه القيادة الإدارية أو السلطة المسؤولة إلى التدخل السريع لحماية الصالح العام , واتخاذ ما يلزم من أجل تحقيق الأهداف .
ج. قد تكشف عمليات الرقابة عن عناصر وظيفية أسهمت في منع انحراف أو تدارك خطأ ما , أو الإبلاغ عن أخطاء أو معارضتها وعرقلتها , وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها مادياً ومعنوياً (درويش : 1983م , 338) .
عناصـر الرقــابة :
تتركز عناصر الرقــابة في النقاط الآتية :
1. تحديد الأهداف ووضع المعايير .
2. مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة .
3. قياس الفروق وتعرف أسبابها .
4. تصحيح الانحرافات ومتابعة سير التنفيذ .
أنـــــواع الرقــابة :
يوجد نوعان من الرقــــابة هما :
أ. الرقـابة الداخليـــــة :
وهي رقابة تمارسها المنشأة على نفسها للتأكد من سير العمل وأداء المهام حسب ما حدد سلفاً في اللوائح والأنظمة والقــــواعد .
ب. الرقـابة الخارجيــة :
وتهتم هذه الرقابة بالأمور المتعلقة بالسياسة العامة والقانون والنواحي المالية وهي مهمة وفعالة , وتقوم بها جهات مستقلة مركزية تتصف بالحيادية والموضوعية , وليس من أهدافها تتبع الأخطاء وجوانب القصور في الوزارات والمصالح الحكومية , وإنما تسعى إلى مساعدة تلك الأجهزة في التغلب على المشكلات التي تواجهها لأجل تحقيق الأهداف المرجوة ( درويش و تكلا : 1980م , 520 ).