المتطلبات العامة للوثائق :
4
4-2-1 عام:
يجب أن يشمل توثيق نظام إدارة الجودة “QMS ”:
أ-نص موثق لسياسة الجودة و الأهداف المرتبطة بها.
ب-دليل للجودة.
ج-الإجراءات الموثقة المطلوبة بهذه المواصفة القياسية العالمية .
د-الوثائق المطلوبة من المؤسسة لضمان التشغيل والمراقبة الفعالة لعملياتها .

4-2-2دليل الجودة :

يجب على الشركة أن تنشئ وتحافظ على دليل للجودة يحتوى على :-
أ-مجال تطبيق نظام إدارة الجودة بما في ذلك البنود الغير مطبقة .
ب-إجراءات الجودة أو الإشارة إليها .
ج-وصف للعلاقات المتبادلة بين العمليات المختلفة و نظام إدارة الجودة .


4-2-3 مراقبة الوثائق :

يجب مراقبة الوثائق المطلوبة لنظام إدارة الجودة و يجب إنشاء إجراءات موثقة:
أ-لاعتماد الوثائق لملاءمتها قبل الإصدار
ب-للمراجعة والتحديث ,عند الضرورة ,وإعادة اعتماد الوثائق .
ج-لضمان أن الإصدارات ذات الارتباط للوثاق المعمول بها متاحة بأماكن الاستعمال.
د-لضمان أن الوثائق تظل واضحة و قابلة للتمييز ويمكن استخراجها .
هـ-لضمان أن الوثائق خارجية المصدر يتم تمييزها ومراقبة توزيعها.
و-لمنع الاستخدام غير المقصود للوثائق الملغاة ولتطبيق التمييز المناسب لها إذا تم الاحتفاظ بها لأي غرض.
ز-الوثائق التي يتم تحديدها كتسجيلات جودة يجب مراقبتها.


4-2-4مراقبة تسجيلات الجودة :

يجب مراقبة التسجيلات المطلوبة لنظام إدارة الجودة , وهذه التسجيلات يجب الاحتفاظ بها
لتقديم الدليل على المطابقة للمتطلبات و التطبيق الفعال لنظـام إدارة الجـودة . يجب إنشاء
إجراء موثق لتمييز , وتخزين ,واسترجاع ,وحماية ,و مدة الاحتفاظ ,والتصرف في
تسجيلات الجودة.