الموضوع: موقع يضم جميع المراكز والدورات التدريبية في العالم العربي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

مثل ما انتم عارفين أهمية الدورات التدريبية في حياة كل إنسان
واغلب الناس حابه تستغل أوقات الفراغ
في حضور دورات تدريبية
ممكن تفيد مستقبلا وهذا موقع يضم جميع المراكز والدورات التدريبية في العالم العربي
ومن مراكز مشهورة ويتيح لك طلب الدورة المناسبه في أي مجال وفي اي مكان

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

مع تمنيات للجميع ان يستفدوا من الموقع
ريم

شكرا ريم، الموقع حلو وسهل البحث

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة
اخوكم اسلام سعيد
انا شغال في مركز تدريب معتمد من عدة جهات وهي :
1-Certified Golden Partner (Microsoft)
2- Certified Partner (CompTIA)
3- Certified Testing Center (VUE)
4- Cambridge International College.
ومن تميزنا في السوق المصري هو التعامل مع الافراد المهتمين بالدورات المتخصصة في المجالات سواء الكمبيوتر او كورسات الادارية الخاصة بوظفي الادارات بالشركات واتمنا التعاون معكم من خلال استفسارتكم علي الاميل (تم حذف الإيميل لأن عرضه مخالف لشروط المنتدى) مع تمنياتي لكم بالنجاح الباهر في جميع اعمالكم

انا دوره و ملقتش اللي انا عايزه ممكن لو حد يعرف مراكز دورات تدريبيه يقولي عليها بسرعه لو سمحتوا

شكررررررررررررررررررررررر رررررا

شكرا احب تقديم مواد علمية مفيدة في مجال خدمة العملاء ليستفيد منها الجميع كيف احملها علي الموقع

mille melion merci de votre jentilesse

ثااااااانكس,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ,

اخ اسلام سعيد يعطيك العافية
ممكن نتعاون مع بعض وارجو اضافة ايميلي عندك للحديث شكرا لك
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
م. رامي

شكراااااااااااز تقبل تحياتى

فهرس المواضيع

• المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية
o وظائف شئون الموظفين
o وظائف الشئون الإدارية
o وظائف التدريب
• ماذا يعني التوظيف؟
o لماذا لا تستطيع توظيف الأفراد بفاعلية؟
o أزل الفجوة بين الموظف الخارق و الموظف العادي
o بعض الأمراض التي قد تصيب المنظمة في حالة عدم توظيف الأفراد بشكل جيد
o شارك بنفسك في علاج مشكلة التوظيف بشركتك
• تفهم احتياجات الأفراد
o إشباع الاحتياجات
o أولوية الاحتياجات
o تشجيع الزهو
o مصفوفة تحديد الاحتياجات للعاملين في المنظمة
• منح الصلاحيات
o ما هو منح الصلاحيات؟
o الأســاس
o تولي السلطة في المؤسسة مانحة الصلاحيات
o أسباب منح الصلاحيات
o تغيير مفهوم المؤسسة القائدة
o عملية منح الصلاحيات
o منح الصلاحيات الهيكلية – التنظيمية
o منح الصلاحيات الهيكلي – مجموعة العمل
• طرق إصدار الأوامر مع الموظفين
• صقـل المواهـب
o اكتشاف المواهب
o تخطيط التعاقب الوظيفي
o التركيز على الإسهام والمشاركة
o بنـاء الثقـة
o تشجيع قدرات الأفراد
o استبعاد الخوف
o توفير المشاركة
• الالتزام ... كيف ندعمه
o أهمية الالتزام
o تدعيم الالتزام
• الإرشــاد
• تفهم سلوك العاملين
o السلوك الطبيعي
o السلوك السليم
• تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين الجدد
o التعريف
o مزايا التعريف بالعمل
o قائمة العمل
o الأوامر والنواهي المتعلقة بقيام المؤسسات بتنظيم عملية تعريف الموظفين الجدد بالعمل.
• توفير التغذية الاسترجاعية
o هدف التغذية الاسترجاعية
o تقديم التغذية الاسترجاعية
o دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة
o توفير تغذية استرجاعية عن أحداث واقعية
o صف ولا تقدم حكماً:
o الإشارة إلى السلوكيات المحددة
o توجيه الأسئلة
o اجعل الأفراد يبتكرون الأشياء بأنفسهم
• معالجة السلوك السلبي
o أسباب السلوك السلبي
o التعامل مع المشكلة
o مناقشة المشكلة
o تحديد الأسباب
o اتخاذ إجراءات علاجية
o اتجاهات إدارة السلوك السلبي

• الحصول على الموارد البشرية
o تصنيف الوظائف
- الطريقة الموضوعية
خطوات التصنيف الموضوعي للوظائف
- الطريقة الشخصية
o تخطيط الموارد البشرية
o الاستقطاب والاختبار والتعيين
- الاستقطاب
 مباديء الاستقطاب
- الاختبار
- التعيين
o تنمية الموارد البشرية
- مفهوم التدريب
- أنواع التدريب
 أولاً: التدريب أثناء الخدمة
 ثانيًا: التدريب الرسمي خارج العمل
- خطوات التدريب
• كيف تحفز الموظفين
o هل تتوقّع الكثير من موظفيك؟
o موظف عامل مقابل موظف متحمّس للعمل
o موظفون بتحفيز غير محدود
o حدد حوافز موظفيك الطبيعية
o أزل معوقات التحفيز
o تطبيق وسائل التحفيز الطبيعية
o (حاول أن) و (احذر من) لتحفيز موظفيك
o على أي أساس تُمنح لحوافز؟
o ما هي أنواع نظم الحوافز؟
- حوافز على مستوى الفرد
 أولاً: حوافز العمال
 ثانيًا: حوافز المتخصصين والإداريين
- حوافز على مستوى المنظمة ككل
o مراحل تصميم نظام الحوافز
o رسائل المديح اللاصقة
• عشر نصائح لرفع الحالية المعنوية لدى الموظفين
• الرقابة
o عناصر الرقابة
o أساسيات الرقابة
o وسائل الرقابة
o أنواع الرقابة
- أولاً: الرقابة حسب المعايير
- ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من الأداء
- ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها
o معوقات نجاح النظم الرقابية
• ملحق

المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية

تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها، ويمكننا تلخيص مجمل الأعمال المناطة بكل وظيفة من الوظائف الآنفة الذكر على النحو التالي:

وظائف شئون الموظفين

1. تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية:
تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية، وإعداد موازنة العمالة.

2. التعيين (التوظيف) ومزاولة العمل:
إجراءات تعيين/ توظيف الموظفين الدائمين والمؤقتين والمتدربين والمستعارين، والالتحاق بالعمل، ومزاولة العمل، إجراءات الإقامة، وحفظ جوازات السفر

3. صرف الرواتب والمستحقات:
صرف الرواتب حسب الدرجات والرواتب والمزايا النقدية، المزايا العينية والبدلات، والمزايا الأخرى.

4. التقدم الوظيفي:
تطوير وتقييم الأداء، الترقية وزيادة الرواتب والمكافآت، والنقل والانتداب والإعارة والتكليف بمهمة.


5. الدوام والأجازات:
أيام العمل والدوام، الأجازات السنوية، الأجازات المرضية، والأجازات الطارئة والأخرى.

6. الواجبات الوظيفية والإجراءات التأديبية:
الوصف الوظيفي والواجبات الوظيفية، شكاوى واقتراحات الموظفين، والإجراءات التأديبية.

7. انتهاء الخدمة:
انتهاء الخدمة، والتسوية النهائية.

8. خدمات أخرى:
إصدار شهادات للموظفين، طلبات القروض وغيرها من الخدمات.

وظائف الشئون الإدارية

1. الخدمات المكتبية:
الطباعة والتصوير، القرطاسية والمطبوعات، الملفات، الاشتراكات بالصحف والمجلات، والمكتبة.

2. الاتصالات والنقل:
البريد والمراسلين، الهاتف، الفاكس والبريد الإلكتروني، النقل، السفر.

3. خدمات المرافق:
المكاتب والإسكان، التأمين على الممتلكات، الأمن والسلامة، الصيانة والتنظيف، الكافتيريا.

4. الرقابة على العهد الشخصية بحوزة الموظفين:
تسليم واستلام العهد والجرد، وإخلاء الطرف.

5. خدمات المشتريات:
متابعة عملية الشراء، وتنفيذ الشراء، والإشراف على استلام وتسليم المشتريات إلى الجهة المعنية، والمطابقة.

وظائف التدريب

1. تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين:
تخطيط الاحتياجات التدريبية، وإدارة التدريب.

2. تقييم المتدربين:
تقييم أداء المتدرب.

3. تقييم المدرب:
تقييم أداء المدرّب.

4. تقييم البرنامج التدريبي:
تقييم أداء البرنامج التدريبي.

5. التنسيق مع مراكز التدريب:
متابعة الاتصال، طلب مادة الدورة والسيرة الذاتية للمتدربين، تفاصيل الدورة، التكلفة وغيرها.



ماذا يعني التوظيف؟

(1) وضع الموظف المناسب في مكانه المناسب.

(2) تحويل الموظف (العادي) إلى موظف (خارق).

(3) إشعال الحماس الدائم.

(4) اكتشاف واستغلال كل الطاقات الممكنة.


لماذا لا تستطيع توظيف الأفراد بفاعلية؟

(1) لأن الانطباعات الأولى تدوم فلدينا يقين بأن الفالح فالح من يومه والعكس صحيح.

(2) لا نتقن فن تفويض السلطات.

(3) لأننا نعامل العاملين لدينا على أنهم شخص واحد لا اختلاف بينهم.

(4) لأننا لا نفرق بين نوع المهارة وطبيعة الوظيفة (المهمة). حيث يقول وليام جيمس: المهمة الأولى لدارس الإنسان هي أن يفرق بين المتغير الذي يغير في السلوك والمتغير الذي لا يغير شيئاً.
في كلمة ونصف: لأننا لا نعرف الأفراد ولا نجيد التعامل معهم.

أزل الفجوة بين الموظف الخارق و الموظف العادي:

الموظف الخارق الموظف العادي
(1) يركز على قدرته على إنجاز الأعمال وأهمية جودة الأعمال.
(2) يتحدث عن الابتكارات والحلول المختصرة.
(3) يتبنى أفكاراً متعاطفة مع الآخرين ويتخذ مواقف إيجابية تجاههم.
(4) يستطيع تذكر التفاصيل ويتحدث بعمق بالموضوعات ويقدر الأمور.
(5) نبع الأفكار الجديدة المبتكرة مبادر يكسر الروتين.
(6) عند القيادة يتحدث عن روح الفريق والتعاون وتدعيم الأهداف والإنجاز.
(7) حديثه حماسي تلقائي نبع للطاقة والحافز الداخلي. (1) يركز على المعوقات الإدارية ونقص الموارد.
(2) يتحدث عن المشكلات ولا يريد الوصول إلى حلول.
(3) يبني مواقف متضاربة تجاه الآخرين وينحو إلى السلبية.
(4) يلجأ إلى التصميمات وإطلاق الأحكام الجزافية بطريقة عشوائية.
(5) يميل للاسطوانات القديمة (المشروخة أحياناً) روتيني.
(6) يتحدث عن ضرورة انصياع المرءوسين لأوامره.
(7) متردد غامض مرتبك لا يثق بنفسه.


بعض الأمراض التي قد تصيب المنظمة في حالة عدم توظيف الأفراد بشكل جيد:

الورم الجلدي الكاذب

وصف المرض:
يصيب هذا المرض أجزاء المنظمة دون الأخرى (الاهتمام بقسم دون الآخر) وتنفجر هذه الأجزاء الجلدية من كثرة الضغط على هذه المواضع في حين تعاني بعض الأجزاء الأخرى من حالة ترهل (كالتي تصيب بعض لاعبي حمل الأثقال الذين يهتمون بنمو بعض العضلات دون الأخرى).

النتيجة:
عدم التوازن بين وظائف المنظمة وبالتالي أزمات دائمة ثم انفجار متوقع.

السبب:
التحميل على بعض الأجزاء والأفراد دون الآخرين واعتقادنا بأنهم هم وحدهم الصالحين.

العلاج:
تحفيز الأجزاء المرتخية / اكتشاف مواهبهم / تنمية مهاراتهم.

التهاب الأطراف

وصف المرض:
ويحدث حين تستبد الإدارة بسلطاتها وتقوم بخنق الرؤية لدى أفرادها حيث يعجز الأفراد عن معرفة كيف تساهم أعمالهم في خدمة رسالة المنظمة فما قد يؤدي إلى ترك بعض الأفراد المنظمة وتكوين جماعات غير رسمية.

النتيجة:
o إن ثقة الأفراد في الإدارة تتزعزع يوماً بعد يوم.
o أو إفراز جيل من العاملين ليس لديهم أعين أو آذان أو حتى أفواه.

السبب:
استسلام الأفراد والرضاء باستبداد الإدارة التي تعتنق نظرية ×.

العلاج:
o انشر القصص الناجحة.
o غير أفراد الإدارة وإذ لم تستطع فغير مفاهيمها.
o اقبل مشاركات الأفراد.
o استمع للآراء ونم الأفكار.

خشونة المفاصل

وصف المرض:
تعانى المنظمة من خلل في الاتصالات بين أفرادها حيث لا تقوم الإدارة الوسطى بأداء مهمة رفع الواقع وقدرات العاملين بها بشكل صحيح أو تنقل الأوامر بشكل مبهم وبالتالي لا يتم ما هو مفروض.

النتيجة:
o اختناقات المعلومات داخل المنظمة.
o عدم قدرة أفراد المنظمة على تنفيذ الأعمال المطلوبة في الوقت المحدد بالجودة العالية.

السبب:
وقد يرجع ذلك إلى إعداد الخطط الإستراتيجية في معزل عن تحليل نقاط القوة والضعف الداخلية أو تحليل التهديدات والفرص الخارجية.

العلاج:
o انشر المعلومات فيما لا يضر المصلحة العامة حتى لا تنمو الشائعات.
o اعمل على تأهيل الموظفين لديك.
o استخدم أسلوب العصف الذهني.
o اجمع المعلومات ونظمها وحللها واستخرج النتائج التي تساعد في اتخاذ القرار.

قصر النظر

وصف المرض:
تعانى المنظمة من خلل في نظرتها فيما يتعلق بالمهام المطلوب إنجازها فيكون لديهم توجه بإنجاز الأعمال وليس بالتوجه بالإفراد.

النتيجة:
o إنجاز الأعمال دون الكفاءة المطلوبة.
o حالة من الضجر أو اللامبالاة بين الأفراد.

السبب:
o عدم التعرف على أهداف الأفراد وربطها بأهداف المنظمة.
o الاهتمام بإنجاز الأعمال دون غيره.

العلاج:
o استمع إلي مرءوسيك بعقلك وقلبك.
o انشر حنانك واهتمامك بين رجالك.
o اجعل العاملين يستحوذون على تفكيرك.
o ساعدهم وتفهم ظروفهم في السراء والضراء.

شارك بنفسك في علاج مشكلة التوظيف بشركتك:
ما هي مظاهر عدم توظيف الأفراد بشكل جيد؟
1-
2-
3-
في رأيك ما هي الأسباب؟
1-
2-
3-
اقتراحاتك:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بي:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بالإدارة:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بالأفراد وغير الموظفين أنفسهم:
1-
2-
3-
تفهم احتياجات الأفراد

تذهب احتياجات الأفراد إلى ما أبعد من الأساسيات, مثل: ظروف العمل المواتية والأجر العادل, ولكنه من المستحيل تلبية احتياجات الأفراد العليا مثل: الزهو بالعمل والمشاركة في أهداف المؤسسة, بدون مراعاة الاحتياجات الأساسية.

إشباع الاحتياجات
تتفاوت أنواع الاحتياجات لدى الأفراد, وتتمثل احتياجات المستويات الدنيا في الراتب والأمن الوظيفي, وكذلك ظروف العمل المواتية, وعلينا أن نستوفي تلك الاحتياجات الأساسية, ولكن إشباعها لن يحقق الرضا التام, ولكن قد يؤدي الفشل في إشباع مثل هذه الاحتياجات الأساسية إلى شيوع عدم الرضا بين العاملين في أغلب الأحيان, بينما يتم تحقيق الرضا التام, من ناحية أخرى, عن طريق إشباع احتياجات المستويات العليا من الاحتياجات, مثل : الشعور بالمسؤولية, والتقدم وكذلك النمو الشخصي.




أولوية الاحتياجات
لقد وضّح العالم النفسي أبراهام ماسلو Abraham Maslow خمس مراحل " لتدرج الاحتياجات", بدءاً من الاحتياجات الأساسية مثل: المأكل والمأوى, بلوغاً إلى المستويات العليا مثل : احتياجات إدراك الذات وتحقيق الذات.

تشجيع الزهو
يحتاج الأفراد إلى الشعور بأن إسهاماتهم قيّمة ومتفردة. ويتخذ الإحساس بالفخر في العمل شكلين أحدهما: شكل فردي وآخر جماعي. لو كنا نعمل مثلاً في خط تجميعي, فإننا نسعد بأدائنا في تركيب باب سيارة, على سبيل المثال, ولكننا أيضاً نشعر بالفخر تجاه السيارة بأكملها والتي ساهمنا في إنتاجها. ويتطلب عملنا كمديرين أن نسعى إلى استغلال ذلك الشعور بالفخر لدى الآخرين, وأن نشعر نحن أيضاً بالزهو تجاه قدرتنا على معاملة الموظفين معاملة تؤدي إلى نتائج إيجابية. ويتحتم على الإدارة والعاملين أن يشعروا بالزهو لانتمائهم إلى مؤسسة تحوز الإعجاب.


تحديد مصادر الإحساس بالرضا
احتياجات المستويات الدنيا احتياجات المستويات العليا
ظروف العمل :
ساعات عمل مناسبة, ومحيط عمل مريح,
أوافق على ظروف العمل المادية. الاهتمام الوظيفي:
الرضا النابع من الوظيفة نفسها ومحتوياتها, والقيام بها: أحب نوع العمل الذي أقوم به.
الإشراف:
توفير المديرين المباشرين للتشجيع وتفويض السلطة
" أحبذ الطريقة التي أعامل بها ممن يتابعون أدائي". الإنجاز:
وجود الدافع للوصول إلى الأهداف وأداء المهام بدرجة عالية من الفاعلية " عملي يعطيني الإحساس بالإنجاز".
الأمن:
الشعور بالثقة في وضعية المؤسسة والشعور بالانتماء: " أشعر بإحساس جيد تجاه مستقبل المؤسسة". الالتزام:
المتعة من خلال الشعور بالانتماء إلى المؤسسة والتعريف بها " أشعر بالفخر عند قولي إنني أعمل لدى تلك المؤسسة".
الإدارة:
فهم أساليب الإدارة: " أشعر بأن المؤسسة تقوم بالتغييرات اللازمة. المسؤولية:
مطالب العمل التي تؤدي إلى تقديم كل ما لدى الأفراد, ولكن عن طريق العدل والمكافأة " أنا أرحب بكم في العمل المتوقع مني أن أقوم به".
الاتصال:
الوعي التام بخطط المؤسسة والإسهام في التخطيط: " أستطيع أن أفهم مخطط (استراتيجية) المؤسسة". التفرد الشخصي:
فهم الأفراد لوضعهم في الخطة الشاملة " أستطيع أن أرى كيف يرتبط عملي بمخطط المؤسسة ككل.


مصفوفة تحديد الاحتياجات للعاملين في المنظمة

تعليمات الاستعمال:
عندما تقوم بجمع معلومات تحديد الاحتياجات من أجل تنفيذ مشروع داخل منظمتك, فإنك تحتاج إلى الحصول على معلومات عن الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج وهم العاملون لدى المنظمة، وعن العمل الذي سيقوم به البرنامج أو الذي سينجزه ويسمى المهمات, وعن المعلومات أو المنتجات التي سيتم التعامل معها أو إنتاجها وتسمى المحتوى.

وهناك ثلاث طرق أساسية لمعرفة المزيد عن العاملين, المهمات والمحتوى التي تتعلق بالمشروع.

#أ. تعتبر الملاحظة طريقة مباشرة لجمع معلومات تحديد الاحتياجات, إلا أنها قد يشوبها تدخل مشاعر وأحكام الملاحظة الذاتية.

#ب. تعتبر المقابلات أسهل طريقة لجمع معلومات عن تحديد الاحتياجات. وقد تكون الاستمارات ومجموعات التركيز أيضاً أساليب فعالة ومؤثرة نسبياً, ولكن ما يقوله لك الناس وما يفعلونه حقاً مختلف, فمن المهم أن يتم التأكد من نتائج المقابلات بالإضافة إلى الملاحظات وتحليل الوثائق.



#ج. مراجعة التوثيق, وهي من الطرق الموضوعية لتحديد الاحتياجات, كمراجعة سجلات الموظفين التي يمكن أن تقدّم معلومات مفيدة عن تحديد الاحتياجات. وبالطبع ففي بعض الحالات قد يكون من الصعب أو حتى من المستحيل الحصول على الوثائق المطلوبة.

يجب مراجعة المصفوفة في الأسفل عند تقرير الاستراتيجية أو خليط الاستراتيجيات التي سوف تستخدمها لجمع معلومات تحديد الاحتياجات الخاصة بمشروعك:

مصادر المعلومات
نوع المعلومات الملاحظة المقابلات التوثيق
العاملون الملاحظة في بيئة العمل مقابلة العاملين مراجعة ملفات الموظفين أو سجلاتهم
المهمات مراقبة الأداء مقابلة الخبير أو مؤدّين آخرين مراجعة الوصف الوظيفي بيانات السياسة وتقارير المشاكل
المحتوى/المضمون ملاحظة المخرجات مقابلة صانعي القرار أو المدراء مراجعة خطط العمل


منح الصلاحيات

ما هو منح الصلاحيات؟
منح الصلاحيات هو عملية إعطاء الأفراد قدرات أوسع أو (سلطة) لممارسة التحكم وتحمل المسؤولية عن عملهم. وهذا يعني حمل الأفراد على إصدار أحكامهم الخاصة لصالح المؤسسة وعملائها. والغرض من منح الصلاحيات هو تحرير شخص ما من التحكم الشديد للتوجيهات والأوامر ومنحه حرية تحمل المسؤولية عن أفكاره وأفعاله وإطلاق العنان للموارد المختبئة والتي كانت ستظل محجوبة يصعب الوصول إليها.
وتوفر منح الصلاحيات " متسع " أكبر للأفراد لاستخدام قدراتهم من خلال تمكينهم وتشجيعهم على صنع القرارات بالقرب من مواقع التأثير.

الأســاس
أساس الاعتقاد أن منح الصلاحيات هو التوجه الصحيح نحو تطوير فاعلية المؤسسة حيث أن الأفراد الأقرب إلى المشكلة هم الأقدر على التوصل إلى حل لها بشرط أن يكون لديهم إطار عمل يمكنهم من خلاله اتخاذ القرارات.


تولي السلطة في المؤسسة مانحة الصلاحيات

الافتراضات التي تكمن وراء مفهوم المؤسسة مانحة الصلاحيات هي:

▪ الكفاءة – الاعتقاد بأنه من المتوقع أن يؤدي الموظفون عملهم في حدود كفاءتهم بأقل درجة من الإشراف.

▪ الثقة – من الضروري ألا تعتقد فقط في كفاءة الأفراد, ولكن أيضاً تثق في كيفية مواصلتهم عملهم.

▪ فريق العمل – قليل من المشاكل التنظيمية يمكن حلها عن طريق شخص واحد يعمل بمفرده, وبمعنى المعدل الهابط للتغيير والاضطراب أنه كلما ظهرت تحديات ومشكلات جديدة يجب أن يتجمع الأفراد معاً بطريقة طبيعية في فرص مرنة دون حواجز تفرضها الصفات الاعتبارية أو الدرجات الإدارية لحل المشكلة في إطار أهداف المؤسسة وقيمها. وتتماسك المؤسسة من خلال هذه الأهداف المشتركة.

أسباب منح الصلاحيات

▪ الإسراع من عمليات صنع القرار وتوقيت رد الفعل.

▪ إطلاق قدرات الإبداع والتجديد لدى الموظفين.

▪ توفر درجة أكبر من الرخاء الوظيفي والتحفيز والالتزام.

▪ منح الأفراد مزيداً من المسؤولية.

▪ تمكن الموظفين من اكتساب إحساس أكبر بالإنجاز في عملهم.

▪ تقليل تكاليف التشغيل من خلال حذف الخطوات الإدارية غير الضرورية, والتحكم في النوعية وفحص العمليات.

تغيير مفهوم المؤسسة القائدة

المؤسسة القائدة واحدة من المناطق التي تتمركز فيها صناعة القرار ويتم الاعتماد فيها على سلطة المديرين "لإنجاز المهام " وتعتقد الإدارة أنها دائماً ما تعرف الأفضل (مهما كانت بعيدة عن بيئة العمل أو الفئات المستفيدة) وتعتبر مساهمات فريق العمل أمر مسلم به أكثر منها محل ترحيب.

وعلى العكس تستخدم المؤسسة مانحة الصلاحيات قدرات وحماسة موظفيها على نحو أفضل بكثير, ولديها إمكانية للتطوير باستمرار من خلال سلسة صغيرة وكبيرة من الخطوات يوم بعد يوم وعلى كافة المستويات, وتغذية التعلم من خبرتها لتحسن مستوى أدائها.

والمؤسسة القائدة يمكن تشبيهها بالديناصور بعقليته الصغيرة العاجزة تصدر توجيهات إلى كيانها الضخم. والمؤسسة مانحة الصلاحيات أشبه ما تكون بسرب من الأسماك يتحرك بسرعة وتناغم وتوافق في الحال تحت العلامات المنتصبة.


عملية منح الصلاحيات

يمكن لعملية منح الصلاحيات أن تتحقق من خلال:
▪ الوسائل الهيكلية – التنظيم والعمل في مجموعات.
▪ سلوك أو أسلوب المديرين الفرادى.
▪ جدولة العون الذي يمكن أن يقدمه الموظفون في معالجة قضايا المؤسسة الحالية.
▪ كسب (قلوب وعقول) الأفراد.

منح الصلاحيات الهيكلية – التنظيمية

من المحتمل أن يكون للمؤسسة مانحة الصلاحيات هيكل بسيط بأقل عدد من الدرجات الإدارية. ويعمل الهيكل متعدد الدرجات على تصفية المعلومات المتدفقة في اتجاهين كما يعرقل عملية صنع القرار من التغلغل داخل المؤسسة كما ينبغي.


منح الصلاحيات الهيكلي – مجموعة العمل

منح الصلاحيات يمكن تحقيقه في مستوى مجموعة العمل من خلال تنفيذ المبادئ التالية:
1. يجب تنظيم العمل على أساس العمليات الرئيسية لتشغيل ( المهام الكلية).
2. الوحدة التنظيمية الأساسية يجب أن تكون مجموعة العمل الرئيسية ( من 4 إلى 20 فرد ).
3. كل مجموعة عمل يجب أن تتضمن قائد مختار.
4. يجب هيكلة الوظائف حتى يمكن لأعضاء مجموعة العمل بصورة شخصية تخطيط وتنفيذ وتقويم واحدة على الأقل من خطوات العملية.
5. يجب أن تكون كل مجموعة عمل قادرة بصورة كاملة على تقويم أدائها في ضوء معايير التميز المتفق عليها.
6. يجب أن تتاح لكل أعضاء مجموعة العمل الفرصة للمشاركة في عمليات التخطيط, وحل المشكلات, والتقويم الخاصة بالمجموعة.

أسلوب الإدارة

يمنح المديرون صلاحيات لأعضاء فرقهم ليس بالتخلي عن السيطرة, ولكن بتغيير أسلوب ممارسة هذه السيطرة, ويجب عليهم أن يتعلموا التفويض بصورة أكبر والسماح للأفراد والفرق بمساحة أكبر من التخطيط والتصرف ومراقبة أدائهم.

الانغماس في القضايا

يمكِّن منح الصلاحيات من خلال دفع الأفراد لتطوير حلول بأنفسهم لقضايا محددة, ويمكن تنفيذ ذلك من خلال فرق مرتقبة لا تعمل فقط على اقتراح طرق بعينها أو من خلال عقد الآمال على أن شخص آخر سيفعل شيء ما, ولكن بحل المشكلة فعلياً من خلال القطاع الخاص بهم في المؤسسة, وفي ضوء الموارد التي يمتلكونها, والظروف التي يعملون في إطارها.

القلوب والعقول

يتعلق منح الصلاحيات بإشراك قلوب وعقول الأفراد معاً حتى يمكنهم انتهاز الفرص المتاحة أمامهم لزيادة مسؤولياتهم.
وعلى مستوى الإدارة يتحقق ذلك من خلال الرؤية الاستراتيجية المشتركة والقيم المشتركة عبر المؤسسة, وتوفير الكفاءة والثقة اللتين من دونهما لا يمكن أن تعمل مؤسسة مانحة الصلاحيات.


عشر سبل لمنح الصلاحيات للأفراد:

1. التفويض بصورة أكبر.
2. إشراك الأفراد في وضع الأهداف, ومعايير الأداء, واتخاذ قرارات بشأن إجراءات الأداء.
3. السماح للأفراد والفرق بمساحة أكبر من التخطيط والعمل, ومراقبة أدائهم.
4. إشراك الأفراد في تطوير حلول للمشكلات بأنفسهم.
5. تشكيل فرق تدير نفسها بنفسها, وأخرى تضع أهدافها ومعاييرها, وتدير أدائها بنفسها.
6. إعطاء الأفراد حرية في تقرير الاحتياجات التي يجب إشباعها.
7. مساعدة الأفراد على التعلم من أخطائهم.
8. تشجيع التنمية المستمرة حتى يمكن للأفراد أن ينموا في أدوارهم وبأدوارهم في آن واحد.
9. شارك أفراد فريقك في رؤيتك وخططك.
10. امنح الثقة للأفراد وعاملهم كناضجين.

طرق إصدار الأوامر مع الموظفين

عندما يفكر أي شخص بإصدار أمر ما ، لا بد أن يأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
العامل الأول.. الموقف، العامل الثاني.. الشخص.

ويسأل نفسه سؤالاً.. هل الأمر موجه لشخص منتج أم لشخص متقاعس كسول؟ لأن كل شخص له نوع من الأوامر يجب أن يتخذها مصدر الأمر، وأنواع الأوامر هي:

الأمر الصريح المباشر ..
ونضطر إلى استخدام هذا النوع مع المهملين والكسولين والعنيدين والذين تنقصهم القدرة على التركيز.

الأمر بصيغة طلب ..
ويستخدم إذا كان العمل روتينياً، وكانت علاقة المدير بالموظف مبنية على الثقة المتبادلة. فمثلاً ممكن أن تصيغ طلبك بدقة تجعلك تطمئن أن الموظف سوف يدرك أن ما تطلبه منه هو أمر، وأنه لا يملك سوى التنفيذ.



الأمر التطوع ..
يبرز الموظف التواق للعمل والذي يميل إلى التطوع والتميز بنفس الوقت، فعلى سبيل المثال، يطرح سؤال لأداء أي مهمة غير مريحة على الرغم من أهميتها، ولكن لا يود أحد القيام بأدائها، وهنا يأتي الذكاء في كيفية استثارة فضول المتطوع بطرح سؤال من يريد عمل كذا ؟ هنا المتطوع يضع في اعتباره أن مبادرته الإيجابية ستؤتي ثمارها عندما يتذكره المدير في موسم الترقيات، لكن الموظف الآخر إذا كلف بهذا الأمر سيشعر بأنه مستهدف.

الأمر بصيغة سؤال ..
هذا النوع من أفضل طرق إصدار الأوامر ولكن عندما يلق على الموظفين المتحفزين والمجتهدين ، يصبح جهد جماعياً يشاركون في التخطيط فيه والتفكير والتنفيذ أيضاً. مثلاً "متى نفعل كذا؟ وهل من الضروري أن نفعل كذا ؟"
ولكن سنلاحظ أن هناك بعض الصعوبات لأنك تتعامل مع فئات مختلفة من الموظفين، فمثلاً هناك فئة تتصيد الأخطاء وتسعد لتنفيذ التعليمات التي يتضمنها سؤال فقط لمجرد رغبتهم في أن يقع المدير في خطأ! وهناك فئة أخرى تنظر للأمر بصيغة سؤال على أنه علامة ضعف، فيتجاهلون تنفيذ المطلوب لأنه لم يوضع أساساً في صيغة أمر.
باختصار علينا أن نتقن فن إصدار الأوامر مع الموظفين، لعلنا نجد صيغة لتنفيذ أوامرنا أو حتى مطالبنا.

صقـل المواهـب

يعتبر التعرف على مواهب الأفراد واستخدامها أحد جوانب عمل المدير الأكثر إنتاجية, ولعل إيجاد الأفراد المتميزين ما هو إلا جزء من مهام مثل هذا المدير, وعلى الرغم من أن إدارة الأفراد الموهوبين قد تكون صعبة, إلا أن المجهودات التي تبذل في هذا الاتجاه مجهودات مثمرة تستحق العناء.


أسئلة علينا طرحها عن الآخرين :
هل لديهم خبرات خاصة أو هل يمكن لهم تنميتها؟
هل يمكنهم الجمع بين العديد من المواهب مثل: مواهب
البحث ومواهب الإدارة.
هل يظهرون دليلاً على قدراتهم التنظيمية؟
هل هم موفقون في فتح مجالات جديدة للعمل في المؤسسة؟
هل يظهرون قدرات على قيادة الآخرين؟


اكتشاف المواهب
تعد المواهب الفردية في المؤسسات, وخاصة الكبيرة منها, في معظم الأحيان غير موظفة بالكامل, بل وغير ملحوظة أيضاً, وعلينا البحث عن الإرشادات التي تنم عن قدرات غير مستغلة بالكامل أو قد تكون غير مستغلة بالكامل أو قد تكون غير مستغلة تماماً وأن نجد طرقاً يمكن من خلالها للأفراد المعنيين المساهمة بشكل أكبر في تطوير مؤسساتهم. وقد يكون الأفراد المعنيين المساهمة بشكل أكبر في تطوير مؤسساتهم. وقد يكون الأفراد الذين يعملون في أنشطة غير العمل, مثل: إدارة شركة أو نادي اجتماعي أو حتى إدارة أحد المناسبات, مصادر للمواهب غير المستغلة, ولا يؤدي اكتشاف مثل هذه المواهب المقدمة إلى تطوير المستقبل المهني للفرد فحسب, بل يؤدي أيضاً إلى تقوية قدرة المؤسسة على النجاح.





تخطيط التعاقب الوظيفي
كلما كان هناك مرؤوسون ناجحون, كلما أكد ذلك أن المؤسسة سوف " تتقدم " دائماً, وعلينا الترحيب بدور الصديق والداعم الذي ساعدهم على تنمية مواهبهم وإظهارها, وعلى كل فسوف تتسبب ترقيتهم في إحداث فجوات, كذلك يجب أن تكون لدينا دائماً إجابة على السؤال: (( ماذا يمكن فعله إذا ترك فلان العمل ؟)) وقد يتيح ذلك فرصة لإعادة تنظيم العمل حتى لا نضطر للقيام بعمليات الإحلال. وسوف نتمكن – في أغلب الأحيان – من مكافأة شخص بالترقية, تاركين بذلك فراغاً آخر, لذلك فعلينا الاحتفاظ بملف التعاقب الوظيفي, وأن نقوم بتحديثه باستمرار, وعلينا أن نقوم بتسجيل التعاقب الوظيفي المحتمل لكل وظيفة أساسية لدينا.





إسهام الأفراد إسهام المؤسسة

التركيز على الإسهام والمشاركة

ما هو شعورك تجاه أفراد يتصفون بالصعوبة, وكثرة المطالب, وعدم الاتفاق, وعدم الطاعة, وعدم السماحة, وعدم النظام, وكثرة المتاعب, وعدم الاحترام, وعدم التجانس. لعل الإجابة الواضحة هي التخلص من وجودهم حولنا؟ ولكن طبقاً للاستشاري الأمريكي, مايكل كامي تعتبر تلك الصفات التسع السابقة هي ميزة " الغوريلات الموهوبة ", الذين قد يمثلون أكثر العاملين لدينا إنتاجية, فعلينا قبل كل شيء أن نركز على إسهامات هؤلاء الأفراد لا على شخصياتهم.

موظف غير تقليدي
قد يكون من الصعب إدارة العاملين غير المتمثلين, ولكنهم قد يكونون أحياناً الأكثر إنتاجية من غيرهم.

بنـاء الثقـة
يعاني معظم الناس من الشعور بعدم الأمان في لحظة ما, ولعل كثرة أنواع القلق التي يؤثر على الأفراد في المؤسسات تساعد على زيادة الإحساس بعدم الأمان, ولعل العلاج هو بناء الثقة عن طريق منح التقدير, ورفع مستوى المهام, وكذلك توفير المعلومات الكاملة.




تقليل الإحساس بعدم الأمان
يستطيع بعض الأفراد إخفاء شعورهم بعدم الأمان بشكل أفضل من الآخرين, ولكن لا ينبغي أن نُخدع, فكل واحد منا يحتاج لأن يسمع استحساناً لأدائه وأن الناس تكنّ له كل الاحترام, لما هو عليه وما أنجزه من أعمال, بالإضافة لما يقوم به من عمل. ويعد المدح طريقة فعالة جداً, بل واقتصادية جداً, لتحسين الشعور بالثقة, ولكن لا بد من أن نتأكد من أن ذلك المدح في محله, وعندئذ يمكننا تشكيل أسلوب المدح طبقاً للظروف.

الترحيب بالمدخلات
يجب علينا إعلاء الشعور بالثقة لدى الجميع, وخاصة لدى الأفراد الأكثر تحفظاً, وذلك من خلال السماح للجميع بالكلام في الاجتماعات, كل في دوره.
تشجيع قدرات الأفراد
لعل من أخطر ما يؤدي إليه عدم الثقة بالنفس, هو منع الأفراد من السعي للتصدي للتحديات الجديدة في العمل, بل وفي بعض الأحيان عدم تقبلها. وحتى الأفراد الذين يتمتعون بقدر من الثقة بالنفس لا يعملون سوى بنسبة صغيرة من كامل جهدهم أو قدراتهم. ويجب علينا أن نقوم بتشجيع العاملين على الإيمان بقدراتهم من خلال إعطائهم مهام إضافية. فعلى سبيل المثال: يمكن إسناد المسؤولية لهم عن لجان تتناول موضوعات هامة, وفي هذه الحالة, لا يجب علينا قبول استجابة مثل: أنا لا أجيد تلك الأعمال, فهي عادة ما تكون كامنة في اللاوعي لعدم المشاركة.

قراءة لغة الجسد
إن المظهر الخارجي للفرد كثيراً ما يعطي بصيرة عن المشاعر. قد يكون الموظف الذي يستخدم لغة مؤشراً على الدفاعية والسلوك السلبي, كما يعبر عن شعور بعدم الأمان.

استبعاد الخوف
يعاني الأفراد أنواعاً عديدة من الخوف, مثل: الخوف من الفشل الشخصي, والخوف من إخفاق المؤسسة أو تغيير إداراتها, أو الخوف من النتائج العكسية الممكنة عند التغيير, وتعد جميع تلك المخاوف عقلانية, فقد يسهل الارتياح منها بعض الشيء عن طريق الاتصال الكامل والصريح والمنفتح بين الأفراد والمجموعات, ولكنها لا تستبعد كلية. وقد يزيد من تفاقم تلك المخاوف بعض الإدارات السرية التي تستخدم الخوف كوسيلة للسيطرة على الأفراد. ولكن إذا استبعدنا الخوف فسوف نجد أن الثقة, والتفاؤل, والطيبة كلها تؤدي إلى فاعلية أكثر بكثير في مجال العمل.



توفير المشاركة
تنبع الثقة في موقع العمل من المشاركة الحقيقية, ويقتصر حدوث ذلك عندما يستطيع الموظفون – على المستوى الفردي أو من خلال مجموعات – المشاركة في المعلومات, وبالتالي يكون لهم تأثير حقيقي على مجريات الأمور, وتكون المزايا في هذه الحالة الديمقراطية, ومحفزة, وعملية. وقد أوضحت الدراسات أن الإنتاجية تكون أقل عندما تكون الوظائف موصفة بتدقيق كبير, مقارنة بالحالات التي يسمح فيها للأفراد المساهمة بطريقتهم الشخصية لإنجاز الأهداف.

نقاط علينا تذكرها:
o التنحي للوراء والسماح للآخرين باتخاذ القيادة والمبادرة يساعدنا ويساعد موظفينا على الشعور بالثقة.
o إعلان الشعور بعدم الأمان ينتقل إلى الفريق كالوباء.
o يؤدي عدم الاستيقان والتأكد إلى انخفاض المعنويات دائماً.
o من المهم إبلاغ الأفراد بتطورات المؤسسة بسرعة وصدق.

الالتزام ... كيف ندعمه

الالتزام له خاصية الارتباط والولاء وله ثلاثة عناصر:
1. الاندماج مع المؤسسة – أهدافها وقيمها.
2. الرغبة في الاستمرار مع المؤسسة.
3. الرغبة في التفاني في العمل لصالح المؤسسة.

أهمية الالتزام
أكد الكاتب الأمريكي "روبرت والتون" في بداية الأمر على أهمية الالتزام. حيث يرى أنه يمكن تحقيق التطوير في الأداء إذا تخلت المؤسسة عن أسلوبها التقليدي في توجيه الأفراد والسيطرة عليهم.
وأشار إلى أنه يجب استبدال هذا الأسلوب باستراتيجية للالتزام.
وقال إن الأفراد يتفاعلون بمزيد من الفاعلية وبقدرة أكبر على الخلق والإبداع إذا منحوا مسؤوليات أكثر وإذا تم تشجيعهم على المشاركة ومساعدتهم على الاقتناع بالعمل الذي يقومون به.
ومن المحتمل ألا يحدث التفاعل الحقيقي على المدى الطويل إذا سيطرت الإدارة بشدة على الأفراد وإذا وضعتهم في أعمال محددة تحديداً دقيقاً وإذا عاملتهم على أنهم ضرورة غير مفيدة.

ويرى "روبرت والتون" أيضاً أن: (صممت الأعمال على أن تكون أكبر من ذي قبل, فهي تجمع بين التخطيط والتنفيذ وتتضمن جهوداً تطور مستوى الأداء في العمل ولا تجعله على المستوى العادي للأداء.
وكذلك يكون التسلسل الإداري ثابتاً نسبياً وتكون الفوارق في المناصب فوارق بسيطة وتعتمد السيطرة والتنسيق الأفقي على الأهداف المشتركة وتكون الخبرة وليس المنصب الرسمي هي المحدد للسلطة).
هذا وقد أضاف " توم بيتر " ثقلاً لهذا الرأي بخصوص استراتيجية الالتزام فكتب بالاتفاق مع رأي "روبرت ووترمان" (ثق بالأفراد وعاملهم كأفراد ناضجين وحمسهم بالقيادة النشطة والمبدعة ونمي في عقولهم فكرة تحقيق الجودة وولد بينهم الإحساس بأنهم يمتلكون العمل وستجد في النهاية أن القوة العاملة تتفاعل بكل الالتزام).


تدعيم الالتزام

الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتدعيم الالتزام هي:
▪ شارك الأفراد في مناقشة أهداف المؤسسة وقيمها واستمع إلى آرائهم البناءة وقم بتصعيدها للإدارة العليا لضمها لتقرير المؤسسة عن أهدافها وقيمها.

▪ تحدث مع فريق العمل بالطرق الرسمية وغير الرسمية عما يحدث في القسم وعن الخطط المستقبلية التي ستؤثر عليهم.

▪ وفر الفرصة لفريق العمل ليشارك في تحديد الأهداف المرجوة لتنمي بينهم الإحساس أنهم يمتلكون هذه الأهداف ويلتزمون بها.
▪ اتخذ الخطوات اللازمة لتطوير الحياة العملية في قسمك أو لفريق العمل – أي البيئة التي يعملون بها والأساليب التي يتم بها تخطيط أعمالهم والأسلوب الذي تتبعه في إدارتهم ومجال مشاركتهم في العمل الذي يقوم على أساس أنهم يشاركون فيه بمحض إرادتهم وليس عن طريق الأوامر التي تصدر إليهم.

▪ ساعد الأفراد على تنمية مهاراتهم وكفاءتهم لتطوير فاعليتهم داخل المؤسسة وخارجها.

▪ لا تعطي وعوداً بأن الوظيفة سوف تكون مدى الحياة. بل أكثر من ذكر أن المؤسسة ستبذل كل ما يمكنها لزيادة فرص العمل وتأمين الأفراد على حياتهم وتجنب الاستغناء عن العمالة الزائدة ومراعاة الظروف الإنسانية إن أمكن.

أخيراً, تذكر أنك عندما تقوم بإرسال رسالة عن الثقة – على سبيل المثال – فإن الإطار الذي يرجع إليه من يتلقون رسالتك في تقييمها لا يكون بالضرورة متطابقاً مع الإطار الذي تقيم به رسالتك. فقد تقابل آراؤك بدلائل الشك الصريحة أو المتخفية والسخرية والعداء أيضاً. وكل ما عليك أن تجتهد لتوفير الثقة وهذا لا يتحقق إلا بأفعالك وليس بكلامك. إن بناء الثقة هو الطريقة الوحيدة التي يخلق بها الالتزام وهذا لا يتم إذا تم معاملة الأفراد على أنهم عوامل للإنتاج وبطريقة لا تتناسب مع وضعهم كأحد من الأصول الأساسية التي يقوم عليها العمل.

الإرشــاد

الإرشاد مهارة أساسية لكل مدير. الوقت الذي تمضيه في الإرشاد سيقود إلى تحسين الأداء إذا اتبعت المبادئ التالية:

1. المرشدون الجيدون يدربون الموظفين على أداء مهامهم بالطريقة الصحيحة باستمرار بالرغم من أن معظم الإرشاد يتم في النواحي الفنية للوظيفة, إلا أنه يمكنك إرشاد الموظفين لتطوير مهاراتهم الشخصية ومهارات فريقهم.

2. اجمع الناس يومياً, جماعة أو أفراداً, للتوصل إلى اتفاق حول ما هو متوقع منهم.

3. استعمل الوسائل التالية لمساعدة الموظفين في تحقيق أهدافهم:
▪ التعلم الوظيفي: ضع الأطر للمهارات التي تتوقع من الآخرين استعمالها.
▪ النصح: ساعد زملاءك في إيجاد حلول عن طريق اكتشاف الذات خطوة بخطوة.
▪ التدريب: ارفع من مهارات زملائك بتوضيح ما تريدهم أن يفعلوه موضحاً لهم كيف يعملونه, واسمح لهم أن يحاولوا ذلك وأنت تراقبهم, ثم إعطائهم تغذية راجعة عن أدائهم.
▪ المجابهة: دع زملائك يعملون متى يكون أداؤهم أقل من التوقعات المتفق عليها.
4. إذا فشل زملاءك في القيام بالعمل بالطريقة الصحيحة, فوضح لهم ذلك مرة ثانية. اسألهم ليؤكدوا لك فهمهم للمهمة. دعهم يبرهنون ذلك بتوضيح كيف يقومون بالأداء عملياً.

5. إذا لم يتطور الزملاء بعد عدة محاولات, فقرر إذا ما كان السبب هو احتياجهم إلى المزيد من القدرات أم عدمها. إذا كان السبب هو عدم القدرات, فانقل الشخص إلى وظيفة أخرى تناسب مهاراته. أما إذا كان السبب هو اتجاه الفرد, فحدد السبب والحل. إذا لم ينجح ذلك – وأقلية بسيطة لا تستجيب – فوقع عليها العقوبات, وربما الفصل.

6. أعط الناس تغذية راجعة باستمرار. وكلما سمحت الظروف قم بقياس أدائهم حتى يكونوا على بينة إذا كان أداؤهم في تحسن أم في تراجع.

7. مع تحسين مهاراتهم, شجعهم لاكتشاف طرق جديدة وأفضل لأداء العمل, وأثن على أفكارهم الجديدة.

8. دعهم يبتكرون آراءهم وأفكارهم الجديدة حتى وإن لم تطابق طرقهم الجديدة تصورك عن الطريقة المثلى.


9. دائمــاً:
▪ قم بتشخيص الأدوار التي تتوقعها من الآخرين.
▪ شجع الآخرين ليعملوا بطريقة أفضل.
▪ أخبرهم متى حققوا التوقعات ومتى تجاوزوها. أخبرهم بذلك في الحال وحدد ما شاهدته. اسألهم بماذا شعروا تجاه التطوير, وكيف يتوقعون له أن يستمر.
▪ أخبر الموظفين الذين لم يقوموا بعمل جيد:
 في أقرب فرصة ممكنة.
 في مكان بعيد عن مرأى الموظفين الآخرين.
 بأن تكون محدداً بخصوص ما لم تكن راضياً عنه.
 باكتشاف ما يشعر به الموظف.
 بالتركيز على المشكلة وليس على الشخص. دائماً استعمل أنا وليست أنت في ملاحظاتك.
 بعدم استعمال ألفاظ نابية قط.
 بإشراك الموظف في إيجاد حل.
 بتلخيص التوقعات بوضوح.
 بطريقة جازمة وليست اعتذاريه.

تفهم سلوك العاملين

يعتبر السلوك الطبيعي والغريزي غير مناسب في مكان العمل, وينبغي علينا بذل الجهود لكي نحقق نماذج من السلوك الذي يؤدي إلى العمل الجماعي الإنتاجي الفعال بين العاملين.






السلوك الطبيعي
يميل الأفراد في العمل بطبيعتهم إلى أن يكون لتصرفاتهم طابع غريزي يتسم بالدفاعية عن النفس أكثر منه ميلاً إلى الانفتاحية والتعاون, ويفسر لنا هذا أسباب اعتبار العواطف كقوة مؤثرة في مكان العمل, كما يفسر لنا أسباب رد فعل الإدارة الغاضب غالباً تجاه الانتقادات, وكيف تنحو الإدارة تجاه السيطرة تجنباً للدخول في أية مخاطر. كما ينحو الأفراد للقفز إلى استنتاجات غير موضوعية والانقسام إلى مجموعات صغيرة, قد تكون في كثير من الأحيان أيضاً مجموعات متحاربة وغير متعاونة.

السلوك السليم
يعتمد التصرف والسلوك الطبيعي على الاستجابات الشخصية, والتي عادة ما تقود إلى المشاعر السلبية (مثل الشعور بعدم الأمان), بل وربما تؤدي أيضاً إلى الإدراك الخاطئ لنوايا باقي العاملين في المؤسسة, وتشجيع صفات التصرف البناء الإيجابي على التعاون, والانفتاح , والثقة بالنفس. وتتضمن بعض الصفات المرموقة للأفراد الذين يتمتعون بمهارات التصرف المناسب, موهبة مؤكدة لسهولة الاتصال الإيجابي مع الزملاء, كما تتضمن الثقة على جميع المستويات, وكذلك التقدير المخلص والكريم لإنجازات الآخرين, والقدرة على التعلم من الأخطاء والفشل وتبني أسلوب عام يعتمد على التعاون مع الزملاء بدلاً من منافستهم.

علينا تشجيع السلوك البناء الإيجابي ومكافأته.
علينا أن نباشر التأثير في السلوك لا أن نعمل على تغيير الشخصية

تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين الجدد

صممت هذه القائمة لتساعد الكثير من المدراء المسئولين عن تعريف الموظفين الجدد بالعمل, وهي مفيدة أيضاً لتساعد الموظفين الجدد في الاندماج سريعاً بقدر المستطاع مع كل ما يحيط بهم, وليصبحوا ذوي كفاءة وفاعلية في عملهم, والفشل في تحقيق ذلك يمكن, على الأقل, أن يؤدي إلى تطور غير منتظم وتحمل تكاليف غير ظاهرة مثل إهدار الخامات, وفقد العملاء.
وسوف يتنوع شكل ومضمون برنامج التعريف طبقاً لحجم ونوع المؤسسة والمعلومات المتوافرة بها, وكذلك الخبرة والأقدمية بين الموظفين, ويجب إدراك, على الرغم من ذلك, أنه من المهم جداً تعليم الموظفين الجدد ثقافة, ولغة, ومستويات المؤسسة, بنفس أهمية تدريبهم على أداء وظيفة معينة.
لا يجب النظر إلى عملية التعريف بمفردها, ولكن يجب معاملتها كامتداد لعملية اختيار الموظفين, وبداية لاستكمال برنامج التطوير الوظيفي " لأفراد فريق العمل ", وتتألف غالباً هذه العملية المعروفة في الولايات المتحدة بالتوجيه من مرحلتين هما برنامج يتناول المؤسسة ككل, ودائماً ما يقوم بتنفيذه قسم الموارد البشرية, وبرنامج يتناول كل قسم على حدة, وهذه القائمة ستركز على المرحلة الثانية.


التعريف
الهدف من التعريف بالعمل هو ضمان أن الموظفين الجدد:
▪ يندمجون مع بيئة العمل بأقصى سرعة ممكنة.
▪ يتعلمون نواحي وأشياء وثيقة الصلة برسالة المؤسسة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليبها في العمل.
▪ يصبحون أكثر إنتاجاً ولديهم حوافز قوية للعمل.
▪ يصبحون على وعي بالمهارات والمعارف المطلوبة في الوظيفة.
▪ ويدركون حدود مسؤولياتهم.

مزايا التعريف بالعمل:
▪ أن يندمج الموظفون الجدد بأقصى سرعة في المؤسسة, وأن يصبحوا أكثر إنتاجاً في مرحلة مبكرة.
▪ أنك تبدو وكأنك تقيِّم الموظفين الجدد, وتشعرهم بأنك ترحب بهم, وتمنحهم بعض الانطباعات عن المؤسسة.
▪ وتجعلك تنظر إلى تكاليف عملية اختيار الموظفين الجدد كنوع من الاستثمار.
▪ التعريف الناجح بالعمل يعد مرحلة أولية ضرورية بالنسبة لبرنامج التطوير الوظيفي.

قائمة العمل:

1. تعيين مستشار
فكر في تعيين شخص في نفس المرحلة العمرية والمرتبة الوظيفية للموظفين الجدد ليقوم بعمله كصديق وناصح لهؤلاء الموظفين في الأسابيع القليلة الأولى, وسوف يكون ذلك مفيداً بشكل كبير, خاصة في المؤسسات المتشابكة أو في الإعانة على شرح تفاصيل كثيرة لا يلم بها الموظفون الجدد بشكل جيد في أي مكان آخر. راقب هذه العلاقة, وعليك بالتدخل إذا لم يفلح الأمر.

2. عليك بالتخطيط لعملية التعريف بالعمل وإشراك وإعلام الآخرين
ينبغي صياغة برنامج التعريف بالعمل الكامل ولكن بالطبع يجب إقراره والموافقة عليه من جانب مدير الموظف الجديد, ويجب أيضاً إشراك المستشار الذي ذكرناه سلفاً في هذه العملية, وينبغي أيضاً إعلام أفراد فريق العمل الذين سيعملون مع الموظف الجديد ببرنامج التعريف سواء تم إشراكهم في الأمر أو لم يتم ذلك, وينبغي أن تحتوي خطة التعريف بالعمل على ثلاث مراحل, يجب أن يغطي أول يوم أو يومين الضروريات الأولية, ويجب أن تنطوي الأسابيع الثلاثة أو الأربعة الأولى على بعض من التعليم عن طريق مزيج من الأساليب, وينبغي أن تتم عملية التآلف في الأشهر الثلاثة أو الستة الأولى بالتدريج بين الموظف الجديد وبين جميع الأقسام.


3. عليك بإعداد منطقة العمل
عليك بتوضيح وتنظيم منطقة العمل الخاصة بالموظف الجديد, وتأكد من أن جميع أدوات الكتابة اللازمة جاهزة للتسليم, وأن جميع المعدات سليمة وتعمل بحالة جيدة.

4. قدم الموظف الجديد إلى المؤسسة وإلى القسم التابع له
دائماً ما يقوم قسم شؤون الأفراد في اليوم الأول بإعلام الموظف الجديد بالتدريبات اللازمة للممتلكات وتأمين التجهيزات والخدمات ( مثل أماكن الحمامات والكافتيريا), كما يقوم القسم بتغطية أنواع القضايا التي يحتوي عليها الكتيب اليدوي الخاص بفريق العمل (مثل الرواتب, والترتيبات اللازمة إذا ما ترك الموظف المنظمة, ونظام الصرف في حالة المرض), تأكد من أن الموظفين الجدد لديهم نسخ من أية وثائق ضرورية, مثل جدول المؤسسة والتوصيف الوظيفي, ومن الضروري أيضاً تقديم الموظفين الجدد إلى القسم والفريق الذي سيعملون معه.
وعلى الرغم من أن الموظف الجديد سوف يتم تقديمه إلى الأشخاص الموجودين في المؤسسة, فإنه من الضروري أن يتبع ذلك نظرة مفصلة إلى جميع الأقسام الأخرى في المرحلة التالية من عملية التعريف بالعمل.



5. عليك بالتأكيد على أهمية إجراءات وسياسات المؤسسة
يجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بالسياسات واللوائح القائمة على القانون, كما هو الحال بالنسبة للإجراءات الخاصة بالصحة والأمان والإجراءات الأخرى القائمة على المستويات القومية مثل شهادة الأيزو9000 " شهادة الجودة " وكثير من النظم الأخرى, مثل التطوير الوظيفي أو تعيين بعض المستشارين, ويجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بكل ذلك في مرحلة مبكرة.

6. عليك بالتخطيط لمقدمة متوازنة للعمل
سواء تم التدريب عن طريق الجلوس مع أي موظف عادي أو من قبل مدربين محترفين, فمن المستحب أن يكون هناك مزيج من الشرح والملاحظة والتدريب والتغذية الاسترجاعية, وعليك أن تكون على وعي بعدم الإفراط في منح المعلومات, وينبغي أن يمنح الموظفون الجدد بعضاً من العمل الحقيقي ليقوموا به, لتجنب الشعور بالملل ولكي تعطيهم فرصة مبكرة لتحقيق بعض الإنجازات.

7. وضح مستويات الأداء
وضح منذ البداية مستويات الأداء التي تريدها, فلا تتوقع من الموظفين أن يكونوا على وعي بالعمل طبقاً للمستويات التي تريدها المؤسسة من تلقاء أنفسهم دون العلم بها.


8. عليك أن تراجع بانتظام التقدم الذي يتم إحرازه
يجب القيام بذلك أثناء برنامج التوظيف, على سبيل المثال, على دورات أسبوعية, لضمان أن جميع الهداف وكذلك احتياجات الموظفين الجدد يتم تحقيقها.. ومن الممكن تهيئة البرنامج للتكيف مع السرعة والمتطلبات التعليمية للأفراد, وسوف تحتوي هذه المراجعات دائماً على المحادثات غير الرسمية وكذلك التقييم الرسمي الذي سيتم من خلاله المقابلة التي سيتم إجراؤها في نهاية البرنامج, خاصة إذا ما كان الموظفون في فترة اختبار, ويجب وضع وجهات نظر الموظفين الجدد الخاصة بعملية التوظيف ككل في الاعتبار خاصة عند وضع البرامج المستقبلية.


الأوامر والنواهي المتعلقة بقيام المؤسسات بتنظيم عملية تعريف الموظفين الجدد بالعمل.
الأوامـر:
▪ اضمن أن جميع أفراد فريق العمل الذين لهم صلة وثيقة بموضوع تعيين الموظفين الجدد يعلمون ويشتركون في عملية التعريف بالعمل.
▪ راجع التقدم الذي يحرزه الموظف الجديد تدريجياً, وكن على استعداد لكي تجعله يدمج الاحتياجات التي يعبر عنها في برنامج التعريف بالعمل.
▪ قيم أسلوب ومضمون البرنامج التعريفي, وقم بتعديله إذا تطلب الأمر, مع وضع وجهات نظر الموظفين في الاعتبار خاصة ذوي الخبرة القليلة بهذا البرنامج.
النواهـي :
▪ لا تنس أن الشروع في وظيفة جديدة, تجربة مليئة بالضغوط لمعظم الناس.
▪ لا تخمن أية افتراضات عن تعلم واندماج الموظف الجديد.
▪ لا تنس أن التعريف بالعمل يستغرق أكثر من يوم أو حتى أسبوع.

توفير التغذية الاسترجاعية

يحتاج الأفراد إلى أن يعرفوا إلى أي مدى يجيدون عملهم, بهدف الاستمرار فيه بفاعلية أو فهم ما يحتاجون عمله ليتحسن أداؤهم. فهم يتخذون إجراء ما ويتعلمون من خلال معلومات التغذية الاسترجاعية مدى فعالية هذا الإجراء ويستكملون حلقة التغذية الاسترجاعية بإجراء أي تصحيحات لسلوكهم على أساس المعلومات التي تلقوها.

وبصورة نموذجية يجب إدماج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة. ويجب أن يكون الأفراد قادرين على متابعة ما يفعلون حتى يمكنهم اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة, ولكن قد لا يكون من الممكن دائماً تنفيذ ذلك. وتقع مسؤولية توفير التغذية الاسترجاعية على المدير. ويمكن بل ويجب عمل ذلك بطريقة منتظمة وخاصة بعد إنجاز مهمة معينة أو استكمال مشروع ما. ولكن يمكن أيضاً توفير التغذية الاسترجاعية في اجتماعات مراجعة الأداء الرسمية بصورة أكثر.

هدف التغذية الاسترجاعية
هدف التغذية الاسترجاعية هو توفير معلومات للأفراد لتمكينهم من فهم مدى كفاءة عملهم ومدى فعالية سلوكهم. ويجب أن ترفع التغذية الاسترجاعية درجة هذا الفهم حتى يمكن اتخاذ الإجراء الملائم, ويمكن أن يكون ذلك إجراء تصحيحاً, حيث أشارت التغذية الاسترجاعية إلى أن شيئاً ما يتم بصورة خاطئة أو بصورة أكثر إيجابية فيمكن أن يتخذ إجراء لتحقيق أفضل استخدام ممكن للفرص التي تكشف عنها التغذية الاسترجاعية كتعزيزات. ويمكن للتغذية الاسترجاعية الإيجابية أن تكون محفزاً قوياً لأنها تقدم اعترافاً بالإيجاز.
تقديم التغذية الاسترجاعية
يجب أن تعتمد التغذية الاسترجاعية على حقيقة وليس على حكم ذاتي. وفيما يلي بعض الخطوط العريضة لتوفير التغذية الاسترجاعية:

دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة:
ولتكون فعالة يجب دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة, حتى يتمكن الأفراد أو الفرق من اكتشافهم بسهولة ماذا فعلوا بمعلومات التحكم المتاحة لهم. وإذا لم يمكن دمجها في الوظيفة يجب توفيرها بسرعة قدر الإمكان بعد انتهاء النشاط وبصورة نموذجية خلال يوم أو اثنين.

توفير تغذية استرجاعية عن أحداث واقعية:
يجب توفير التغذية الاسترجاعية عن النتائج الواقعية أو السلوك محل الملاحظة وليس عن رأي ذاتي.

صف ولا تقدم حكماً:
يجب تقديم التغذية الاسترجاعية كوصف لما حدث, ولا يجب أن تكون مصحوبة بحكم.

الإشارة إلى السلوكيات المحددة:
يجب أن تكون التغذية الاسترجاعية على صلة بصورة محددة للسلوك, ولا يجب أن تنقل مشاعر أو انطباعات عامة.

توجيه الأسئلة:
توجيه أسئلة أكثر من الإدلاء بتصريحات: لماذا تعتقد أن ذلك حدث؟ هل هناك أي طريقة أخرى تعتقد أنه يمكنك من خلالها معالجة الموقف؟ ما هي العوامل التي أثرت عليك في اتخاذ هذا القرار؟

اجعل الأفراد يبتكرون الأشياء بأنفسهم:
تشجعي الأفراد على الوصول إلى استنتاجاتهم الخاصة عما يجب عليهم عمله أو كيف يجب أن يكون سلوكهم. وجه أسئلة مثل: كيف تعتقد أنه يمكنك التغلب على هذا النوع من المشكلات في المستقبل؟ كيف تشعر أنه يمكنك تجنب التعرض لهذا الموقف مرة أخرى؟

اختر القضايا الرئيسية:
اختر القضايا الرئيسية واقصر التغذية الاسترجاعية عليها. وهناك حد لحجم الانتقادات التي يمكن أن يتحملها أي شخص, وإذا ما ازدادت الانتقادات عن حدها فستصبح المناقشات بلا هدف.

التركيز:
التركيز على جوانب الأداء التي يستطيع الفرد تطويرها, والتركيز على مناطق التي يمكن أن يفعل فيها الفرد القليل أو لا شئ مضيعة للوقت.

أظهر تفهماً:
إذا ما سارت الأمور بطريقة خاطئة, اكتشف ما إذا كان ذلك قد حدث بسبب الظروف الخارجة عن تحكم الفرد, وأوضح أن ذلك أمر مفهوم.

معالجة السلوك السلبي

أحياناً يتعرض المديرون وقادة فرق العمل لسلوك سلبي من جانب أحد أعضاء فرقهم, وقد يأخذ هذا عدة أشكال منها: نقص الاهتمام بالعمل, وغياب الرغبة في التعاون معك أو مع الأعضاء الآخرين في الفريق, أو الشكوى من العمل, أو من الظروف المحيطة به, أو التبرم عندما يطلب منه تنفيذ مهمة معقولة بصورة متقنة أو الاعتراض بشدة على أن يطلب منه القيام بعمل إضافي (أو مجرد رفض القيام به) – " هذا ليس من واجبات عملي " أو في حالات نادرة الوقاحة. والأفراد الذين يُبدون السلوك السلبي قد يكونوا مصدر استياء بصورة تامة أكثر منهم مجرد مصدر تشويش وإزعاج. فهم يتصرفون بصورة سلبية ويهمهمون في المقاعد الخلفية للاجتماعات, ويفتقرون للحماس.

وأنت كمدير يمكنك أن تتسامح مع قدر معين من السلوك السلبي طالما أن الفرد يعمل بطريقة جيدة, ولا يزعج أعضاء الفريق الآخرين. ويجب عليك أن تحدث نفسك ببساطة قائلاً ( إن الحياة مليئة بصنوف البشر المختلفة) وعليك في هذه الحالة أن تتحمل الموقف. وعلى الرغم من ذلك تقول خلال اجتماع متابعة ( إنك تؤدي عملك بصورة جيدة ولكن ...) وإذا ما أخذت هذا الاتجاه يجب عليك أن تكون محدداً وأن تستشهد بمثال محدد, فليس من الصحيح إطلاق اتهامات عامة. فإما أن يتم نفيها تماماً أو استلهامها من جانب المتلقي مما يجعله أو يجعلها أكثر استياءاً.

وإذا ما كان السلوك السلبي يعنى أن مساهمة الشخص ليست مقبولة أو مصدر للتشويش, فيجب عليك أن تتخذ إجراءاً. وعادة ما يتسم الأفراد السلبيون بالهدوء ولكنهم في العادة غاضبون من شيء ما, ويُعد سلوكهم السلبي طريقة سهلة للتعبير عن غضبهم, وللتعامل مع هذه المشكلة من الضروري أن تكتشف ما يغضب هؤلاء الأشخاص.

أسباب السلوك السلبي
قد تعود الأسباب إلى واحد أو أكثر من النقاط التالية:
▪ إهانة حقيقية أو متخيلة منك أو من زميل.
▪ شعور بالضيق.
▪ اعتقاد بأن المساهمة التي يقدمها الشخص ليست محل تقدير, ولا تكافأ مادياً أو معنوياً بالترقية.
▪ استياء مما أدركه الشخص على أنه نقد جائر.
▪ غضب موجه إلى المؤسسة أو إليك لسبب ما أعتبر طلب معقول وتم رفضه وعلى سبيل المثال: طلب إذن بالغياب أو نقل.


التعامل مع المشكلة
بسبب اختلاف الأسباب الحقيقية والمتخيلة للسلوك السلبي يعد التعامل معه أحد أصعب المهام التي يواجهها المدير, وإذا ما اتصف الإجراء الذي تتخذه بالإساءة أو الجمود فإن السلوك السلبي ستزداد حدته. وقد ينتهي ذلك باللجوء إلى إجراء تأديبي وهو ما يجب أن يكون خيارك الأخير.

وبصورة ما فمن الأيسر التعامل مع مثال فعلي للسلوك السلبي بحيث يمكن علاجه فوراً. وإذا ما كانت المشكلة نابعة من اتجاه عام أكثر منها أفعال محددة فإنه من الصعب التعامل معها. وعندما توجه اتهامات للأفراد مثل أنهم غير متحمسين بشكل عام أو غير متعاونين, ففي هذه الحالة يمكنهم ببساطة الإنكار واتهامك بالتحامل ومن المحتمل أن يتعزز سلوكهم السلبي.

وإذا ما كان يتعين عليك أن تتعامل مع هذا النوع من المشكلات, فمن الأفضل أن تفعل ذلك بصورة غير رسمية سواءاً عندما تظهر المشكلة أو في أي مرحلة منها خلال العام عندما تشعر بضرورة القيام بشيء ما حيالها.

ولن يكون الاجتماع السنوي الرسمي لتقويم الأداء الوقت الملائم خاصة: إذا ما كان ذا صلة بزيادة الأجور وإثارة القضية في هذه الساعة سيضع الأفراد في مواقف دفاعية وسيكون من المستحيل وقتها إجراء مناقشات بناءه.


وقد تجري المناقشات بصورة غير رسمية ولكن يجب أن تكون لها ثلاثة أهداف واضحة هي:
▪ مناقشة الموقف مع الأفراد. والهدف من ذلك إذا أمكن هو حمل الأفراد على أن يدركوا بأنفسهم بأنهم يسلكون سلوكاً سلبياً. وإذا لم يتحقق ذلك فإن الهدف سيكون لفت انتباه الأفراد على اعتقادك أن سلوكهم غير مقبول بطرق عديدة.
▪ تحديد أسباب السلوك السلبي للأفراد كلما كان ذلك ممكناً.
▪ مناقشة أي إجراءات يمكن للأفراد اتخاذها ليسلكوا بطريقة أكثر إيجابية والموافقة عليها, أو ما يمكنك أنت أو المؤسسة عمله لإزالة أسباب السلوك السلبي.

مناقشة المشكلة
ابدأ بتوجيه أسئلة عامة عن كيفية نظر الأفراد إلى عملهم وهي:
هل لديهم أي مشكلات في تنفيذه؟
وهل هم سعداء بالدعم الذي يتلقونه منك أو من زملائهم؟
وهل يشعرون بالرضا عن أدائهم لعملهم بأفضل ما يستطيعون؟


وقد تجد أن هذه البداية العامة تتيح لك أساس للمرحلتين التاليتين؛ وهما تحديد الأسباب والعلاج. ومن الأفضل إذا ما أقر الأفراد بأنفسهم أن هناك مشكلة ولكن في كثير من الحالات إن لم يكن معظمها فمن غير المحتمل أن يحدث ذلك. لأنه من الصعب أن يُقر الأفراد بأنهم يسلكون سلوكاً سلبياً أو أنهم لن يكونوا على استعداد للاعتراف بذلك.

وفي هذه الحالة عليك أن تلفت انتباههم إلى المشكلة كما تراها, ويجب أن تشعرهم بصدق إلى أنك مهتم بها لأنه تبدو عليهم عدم السعادة وستتمنى أن تعرف ما إذا كانوا يشعرون أنك أنت أو المؤسسة تعاملهم بطريقة غير عادلة حتى يمكنك محاولة إعادة الأمور إلى نصابها. ويجب عليك أن تمنحهم وقتاً لأن يقولوا ما يشاءون ثم قدم تفسيراً معقولاً وتعامل مع شكاوى محددة. وإذا لم يرضوا عن تفسيرك يمكنك القول بأنهم سيُمنحون الفرصة لمناقشة المشكلة وذلك يشير إلى أنك تقر بأن حكمك ليس نهائياً.

إذا لم تساعد هذه النقاط المبدئية التي حصلت عليها على إظهار المشكلة بالصورة التي تراها فإن عليك في ذلك الوقت أن تشرح كيف يعطي سلوك الأفراد انطباعاً سلبياً. وكن محدداً قدر المستطاع بالنسبة للسلوك, وقدم أمثلة محددة.

وعلى سبيل المثال: المناقشة التي يمكن أن تعتمد على الأسئلة التالية:
(هل حضرت اجتماع الفريق أمس؟)
(كيف سار الاجتماع في رأيك؟)
(إلى أي مدى كنت متعاوناً في التعامل مع المشكلة؟)
(هل تتذكر قول..؟)
(إلى أي مدى تعتقد في جدوى هذه الملاحظة؟)
(هل سيكون مفاجأة لك أن تعرف شعوري بأنك لم تكن متعاوناً بصورة خاصة في الوسائل التالية؟)

وإذا ما تم تبني هذا الاتجاه الحذر, فبالطبع ستكون هناك مناسبات سيرفض فيها الأفراد الاعتراف بأن هناك خطأ ما يعتري سلوكهم, وإذا ما وصلت إلى هذه المرحلة فلا بديل أمامك سوى أن تشرح لهم تصوراتك عن المواقف التي تعتقد أنهم تصرفوا فيها بطريقة خاطئة. ولكن افعل ذلك بطريقة إيجابية مثل "اعتقد أنه من الإنصاف أن أنبهكم إلى أن مساهماتكم (في الاجتماع) ستكون أكثر فاعلية إذا ما......"


تحديد الأسباب
إذا ما كان وراء السلوك السلبي شكوى حقيقية أو متصورة منك أو من الزملاء أو المؤسسة فعليك أن تجعل الأفراد يشرحون ذلك بأكبر قدر ممكن من الدقة. وفي هذه المرحلة ستكون وظيفتك هي الاستماع وليس إصدار الأحكام. ويمكن أن يغضب الأفراد هنا من الإساءة الحقيقية أو المتخيلة على حد سواء, وعليك أن تكتشف كيفية فهمهم للمشكلة قبل أن تتعامل معها.

وقد يتضح خلال المناقشة أنه لا علاقة للمشكلة بك أو بالمؤسسة, فقد ترجع إلى مشاكل عائلية أو قلق على الصحة أو الدخل. وإذا ما كان الحال هكذا يمكنك أن تبدي تعاطفك, وقد تكون قادراً على اقتراح حل في صورة مشورة أو نصيحة مجربة من داخل أو خارج المؤسسة.

وإذا ما كانت المشكلة المدركة لها علاقة بك أو بزملائك أو بالمؤسسة فحاول أن تحددها بدقة لتعرف ما إذا كنت في موقف يسمح لك باتخاذ إجراء علاجي أو بشرح الحقائق الأساسية للقضية.


اتخاذ إجراءات علاجية

إذا ما كانت المشكلة تقع على عاتق الأفراد, فإن الهدف سيكون بالطبع هو حمل الأفراد على أن يدركوا بأنفسهم ضرورة الإجراء العلاجي وما يحتاجون عمله حيال ذلك, وبمساعدتك كلما دعت الحاجة. وفي هذه الحالة قد يكون عليك أن تقدم المشورة أو أن توصي بمصدر آخر للحصول على النصيحة. ولكن كن حذراً فإنك لا تريد أن تشير ضمناً على أن هناك خطأ ما في هؤلاء الأفراد. ولا يجب أن تذهب أبعد من أن تقترح أن الأفراد قد يجدون في ذلك عاملاً مساعداً فهم لا يحتاجون ذلك ولكن يمكنهم الاستفادة منه. ويجب أن تكون حذراً في تقديم النصيحة وقد يجدي هذا الأسلوب أكثر باللجوء إلى المستشارين المحترفين. ولكن إذا شعرت فعلاً أنه من الملائم تقديم النصيحة فعليك أن توضح ضرورة الحصول على المشورة.

وإذا ما كان هناك شيء محدد يمكن للأطراف المتورطة في الموقف القيام به, فإن الاتجاه المتبع هو " أننا يمكننا التغلب على هذه المشكلة معاً "هذا ما سأفعله" هذا ما ستفعله المؤسسة" " ماذا تعتقد أنه يتعين عليك عمله ؟" وإذا لم تكن هناك إجابة على السؤال الأخير فيجب عليك أن تشرح الإجراء الذي تعتقد أنهم يحتاجون اتخاذه. وكن محدداً قدر الإمكان بأن تحاول التعبير عن رغباتك كاقتراحات وليست كأوامر. فإن الاتجاه الجماعي لحل المشكلات هو الأفضل دائماً.


اتجاهات إدارة السلوك السلبي
▪ عرِّف نوع السلوك السلبي الذي تم التعبير عنه واستشهد بأمثلة.

▪ ناقش السلوك مع الأفراد في أسرع وقت ممكن مستهدفاً للتوصل إلى اتفاق حول نوعيته ومدى تأثيره.

▪ إذا لم يتم التوصل إلى اتفاق, أعطي أمثلة فعلية للسلوك واشرح أسباب اعتقادك بأنه سلبي.

▪ ناقش وتوصل إلى اتفاق بأسرع وقت ممكن حول أسباب السلوك السلبي كتلك التي ترجع للأفراد أو إليك أو للمؤسسة.

▪ ناقش وتوصل إلى اتفاق بشأن الحلول – أو الإجراءات التي يتعين على الأفراد وعليك على المؤسسة اتخاذها.

▪ راقب الإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تحققت.

▪ إذا لم يحدث أي تحسن واستمر السلوك السلبي في التأثير بصورة ملحوظة على أداء الأفراد والفريق فعليك إذن اللجوء إلى الإجراءات التأديبية.
▪ ابدأ بتحذير شفهي وبيّن السبل التي يتعين على أساسها تحسين السلوك, وحدد إطاراً زمنياً واعرض المزيد من المساندة والمساعدة إذا ما دعت الضرورة.

▪ إذا لم يحدث التحسين. أصدر تحذيراً رسمياً. وحدد بدقة بقدر الإمكان ما يجب إنجازه وحدد مدة زمنية معينة ثم وضح الإجراء التأديبي الذي يمكن أن تتخذه.

▪ إذا ما استمر السلوك السلبي في التأثير بصورة خطيرة على الأداء, اتخذ الإجراء التأديبي وإذا لم يكن أمامك أي بديل سوى فصل شخص ما.

الحصول على الموارد البشرية

ويمكن القول بأن الوظيفة الأساسية الأولى من وظائف إدارة الأفراد هي الحصول على الموارد البشرية اللازمة لإدارة المنظمات والهيئات، وهو ما يمكن أن يتم عن طريق ثلاث وظائف نوعية هي:ـ
أ] تصنيف الوظائف.
ب] تخطيط الموارد البشرية.
ج] الاستقطاب والاختيار والتعيين.

[أ] تصنيف الوظائف:ـ
ويراد بالتصنيف ترتيب الأشياء في مجموعات أو فئات، على أن توضع في المجموعة أو الفئة الواحدة الأشياء المتشابهة، مثل القوى العاملة في شركة مقاولات يمكن تقسيمها إلى مجموعة المديرين، المهندسين، المشرفين، رؤساء العمال، العمال.
مع ملاحظة وجوب وصف كل فئة وتحديد درجاتها، وكذلك وجوب أن تدخل كل وظيفة في الفئة والدرجة المناسبة لها، وأن تتضمن مواصفات كل فئة عنوانها وواجباتها ومهامها النموذجية، مع تضمين هذه المواصفات كذلك لأعمال كل فئة وخطوط ترقياتها وتدرج مرتباتها.

ويختلف أسلوب التصنيف من دولة لأخرى تبعًا للظروف والعوامل البيئية:الحضارية، والاجتماعية، والثقافية، والاقتصادية، في كل دولة.ويمكن تقسيم طرق تصنيف الوظائف عمومًا إلى طريقتين أساسيتين:

أولا: الطريقة الموضوعية:ـ
ترتكز هذه الطريقة على أن الوظيفة مجموعة من الواجبات والمسؤوليات بصرف النظر عن شاغل الوظيفة وما يحمل من مؤهلات دراسية أو أقدمية في الخدمة أو غير ذلك من الظروف الشخصية ويتأتى ذلك عن طريق الدراسة التحليلية لمقومات الوظيفة ونوع العمل الذي تتطلبه ومراحله ودرجة صعوبته وعلاقته بأعمال الآخرين.

وتطبيق هذه الطريقة يقتضي أن تقرر مواصفات كل وظيفة على أساس غير شخصي، وأن تحدد مرتبة كل وظيفة على أسس معينة مثل:ــ
- مستوى المسؤولية كما هو محدد في توصيف العمل.
ـ المشاق والصعوبات الموجودة في العمل.
ـ المؤهلات الدراسية والمهارات والخبرات والصفات الشخصية التي يحتاجها من يقوم بالعمل، وعلاقة العمل بباقي السُلَّم الوظيفي.
إذن فالمبدأ الجوهري لنظام التصنيف الموضوعي، هو التعامل مع الوظيفة مجردة ثم البحث بعد ذلك عن شاغلها، إذ يتم تحديد المواصفات لكل وظيفة من الوظائف على حدة، ثم تحدد بعد ذلك المؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة.
خطوات التصنيف الموضوعي للوظائف:ـ

1ـ جمع البيانات عن واجبات ومسؤوليات الوظيفة:
وذلك لتحديد الأهمية أو القيمة النسبية لكل منها بالنسبة إلى غيرها، وكذلك الوقوف على مستوى الصعوبة، وتحديد المسؤولية على أساس واجباتها ومسؤولياتها.

2ـ تحليل الوظائف:ـ
ويقصد به تفتيتها إلى مكوناتها الأساسية وإبراز جميع العناصر التي تتصل بواجباتها ومسؤولياتها، وتقدير أثر كل عنصر من العناصر على درجة الصعوبة ومستوى المسؤولية فيها.

3ـ تقويم الوظائف:ـ
وهو تحديد أهميتها النسبية فيما بينها في ضوء عناصر ومقومات هذه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات ومطالب التأهيل اللازمة لشغلها، وينتهي تقويم الوظائف في ضوء هذه الأسس الموضوعية إلى ترتيب الوظائف وفقًا لأهميتها ومستواها.

ثانياً: الطريقة الشخصية:ـ

تقوم هذه الطريقة على مبدأ الرتبة الشخصية، وتعتمد على شخص الموظف أو أقدميته ومركزه في السُلَّم الإداري بالنسبة للموظفين الآخرين. فالفرد وأقدميته ومؤهلاته واسم الوظيفة وحقوقه هي العوالم المهمة في تحديد درجته وراتبه وسلطانه.
أما ما هي الوظيفة ونوع الأعمال التي يقوم بها فتأتي في مرتبة ثانوية. وهذه هي الطريقة السائدة في الأنظمة ـ العسكرية.
وتركز هذه الطريقة على الفرد شاغل الوظيفة أكثر مما تركز على الوظيفة نفسها. فالمهم هو الشخص وما يملك من مؤهلات وخبرات وقدرات، أما العمل فيمكن أن يتغير حسب احتياجات الجهاز الذي يعمل به، ووفقًا لتغير برامج العمل التي تتبناها المنظمة التابع لها.المقارنة بين مبدأ الرتبة الشخصية ومبدأ الوظيفة:ـ
يرى البعض أن مبدأ الرتبة الشخصية يؤدي إلى حالة من الاضطراب في الوظيفة، إذ لا ضابط لها إلا عدد الموظفين الموجودين بالإدارة، وما يقتضيه عامل التفرقة الشخصية من تمييز كل منهم باسم ومنصب ورتبة خاصة.
وكان إتباع هذه الطريقة في كثير من الدول النامية سببًا في تضخم عدد الموظفين وزيادة مرتباتهم بشكل غير مناسب مع الزيادة في إنتاجياتهم.


أما الطريقة الموضوعية: ـ

فهي أنسب إلى المفهوم الحديث لإدارة الأفراد [مبدأ الجدارة والكفاءة] حيث يكون تصميم الوظيفة على أحدث النظم، وحيث ينظر إلى وظائف الموظفين وأعمالهم على أنها أجزاء من نظام لتحقيق الأغراض النهائية التي من أجلها أنشئت الإدارة أو المصلحة، وأن هذه الأعمال مقسمة إلى أجزاء متكاملة ومتناسقة يعتبر كل منها وظيفة تتكون من مجموعة الواجبات والأعمال التي توكل إلى موظف واحد.
وهذه الطريقة تساعد على وضوح الأدوار وتبسيط الأعمال ومنع التكرار وتضارب الأسماء والمسميات ومن ثم فإنها تساعد على وضع أساس سليم لسائر عمليات وظائف شؤون العالمين التي تلي هذه الوظيفة.فهي تساعد على حسن تخطيط الموارد البشرية والاستقطاب والتعيين والترقية وتحديد الأجور وتحديد المؤهلات، بل إن تحديد مواصفات الوظيفة تساعد على تحديد الأسس التي تقوم عليها عملية تقويم الأداء والترقية ووضع نظام العمل.

[ب] تخطيط الموارد البشرية:

ويمكن القول بأن تخطيط الموارد البشرية على مستوى المنظمة ينحصر في:ـ
1ـ عملية التنبؤ بحجم القوى العاملة المحتاج إليها في المستقبل وكيفية توفير ذلك من السوق.
2ـ تخطيط هذه القوى الموجودة أو المستهدفة بوضع برامج للأفراد [خاصة في التعليم والتدريب]، وما ينفق ونتائج التنبؤ وحاجات المنظمة.

[ج] الاستقطاب والاختبار والتعيين:ـ

الاستقطاب:
أتي عملية استقطاب الموارد والكفايات البشرية المؤهلة للانخراط في سلك الوظيفة والاستمرار فيها، بعد عملية تخطيط الموارد البشرية، وتتضمن عملية الاستقطاب النوعية بوجود وظائف شاغرة عن طريق وسائل الإعلام المختلفة، وتشجيع المؤهلين لشغل هذه الوظائف عن طريق تقديم طلبات التوظيف، وذلك عقب الإعلان عن الوظائف الشاغرة وشروط الالتحاق بها ومواعيد امتحاناتها.

مباديء الاستقطاب:

المبدأ الأول: حتمية المركزية في الاستقطاب:
ينبغي أن يتركز الاستقطاب في إدارة واحدة سواء في يد شخص واحد أو مجموعة أشخاص حتى يكون هناك تركيز كاف في هذه العملية.

المبدأ الثاني: معرفة طبيعة سوق العمل:
ينبغي على الإدارة أن تدرس طبيعة سوق العمل من حيث نوعية العاملين المرتقبين، أو نظرتهم للعمل، ويظهر ذلك من خلال:ـ
1ـ حدود سوق العمل:
لا شك أن معرفة حدود سوق العقل يساعد الإدارة على تقدير العرض المتاح من العمالة المؤهلة والتي تستقطب منها ما تحتاجه من الموارد البشرية، وتتوقف حدود السوق على مؤهلات وأعداد المرشحين للوظائف الشاغرة

2ـ المهارات المتاحة:ـ
أي نوعية المهارات التي يمكن أن يوفرها السوق ويحتاج العمل.

3ـ الظروف الاقتصادية:
لا شك أن الظروف الاقتصادية في سوق العمل تؤثر على عملية الاستقطاب، فنوعية الوظائف وظروف المرتبات في باقي المنظمات، وأيضًا ندرة العمالة في السوق تؤثر في عملية الاستقطاب.
المبدأ الثالث: حتمية التحليل المدروس لتقويم مصادر الاستقطاب:

ينبغي باستمرار تحليل المصادر التي تم الاستقطاب منها، وذلك بغرض الكشف عن عدد من تم استقطابهم على مدى الفترات الزمنية الماضية، وكذلك الكشف عن درجة نجاح وفضل كل مصدر، ويتم التحليل كميًا ووصفًا، حيث قد تتيح بعض المصادر عددًا أكبر من المستقطبين ولكنها تكون ذات نجاح أقل.الاختيار.

بعد أن يتم الاسقتطاب على الوجه الأكمل، المفروض أن يتقدم للمنظمة عدد كاف من المؤهلين الذين يمكن أن نختار من بينهم من سوف يشغل الوظيفة الشاغرة فعلاً.والاختيار يتم وفق ما يسمى مبدأ الجدارة.

ويعتمد مبدأ الجدارة على حقيقتين رئيستين:
أـ أن الوظيفة ثابتة والموظف يتغير، وبالتالي فلا بد أن نبدأ بتحليل الوظائف وتحديد مواصفات ومؤهلات من يشغلها.
ب ـ أن يتقدم عدد كبير من الأفراد تتوفر فيهم الشروط المبدئية وتعقد بينهم المسابقة أو الاختيار، ويتم الاختيار بناء على النتائج فقط [دون تدخل للاعتبارات الشخصية] وبذلك يتم اختيار الأفضل لشغل الوظيفة.الاختبارات وأهميتها في عملية الاختيار.
تلجأ المنظمات الإدارية إلى استخدام الاختبارات التنافسية المفضلة بين المتقدمين ويعتبر الاختبار من أهم المعايير الأساسية والموضوعية في عملية الاختيار والتي تهدف إلى تحقيق الأهداف التالية:ـ
1ـ اكتشاف صفات لا يمكن التعرف عليها من خلال فحص الشهادات الدراسية أو من سجل الخدمة السابقة.
2ـ استبعاد أي تحيز من جانب الإداريين الذين بيدهم اتخاذ قرارات التعيين.
3ـ إقناع المتقدمين للوظيفة بسلامة إجراءات الاختبار والتعيين وإبعاد العنصر الشخصي من التدخل في تقويم المتقدمين للوظيفة.

التعيين:ـ
تقوم إدارة شؤون الأفراد بتنفيذ معظم خطوات الاختبار ويشترك مديرو الإدارات في عملية الاختبار، أما سلطة التعيين فتكمن عادة في جهة مركزية، وبالنسبة للتعيين في الوظائف العليا القيادية فيختص مجلس الإدارة بسلطة التعيين فيها.


تنمية الموارد البشرية
يقصد بتنمية الموارد البشرية زيادة عملية المعرفة والمهارات والقدرات للقوى العاملة القادرة على العمل في جميع المجالات، والتي يتم انتقاؤها واختيارها في ضوء ما أُجري من اختبارات مختلفة بغية رفع مستوى كفاءتهم الإنتاجية لأقصى حد ممكن.
ـ يعتبر التدريب الإداري في عصرنا الحاضر موضوعًا أساسيًا من موضوعات الإدارة نظرًا لما له من ارتباط مباشر بالكتابة الإنتاجية وتنمية الموارد البشرية.
ـ وقد أصبح التدريب يحتل مكانة الصدارة في أولويات عدد كبير من دول العالم، المتقدمة منا والنامية على السواء، باعتباره أحد السبل المهمة لتكوين جهاز إداري كفؤ، وسد العجز والقصور في الكتابات الإدارية لتحمل أعباء التنمية الاقتصادية والاجتماعية في هذه الدول.
ويهدف التدريب الإداري إلى تزويد المتدربين بالمعلومات والمهارات والأساليب المختلفة المتجددة عن طبيعة أعمالهم الموكولة لهم وتحسين وتطوير مهاراتهم وقدراتهم، ومحاولة تغيير سلوكهم واتجاههم بشكل إيجابي، وبالتالي رفع مستوي الأداء والكفاءة الإنتاجية.


مفهوم التدريب:ـ
التدريب هو مجموعة الأفعال التي تسمح لأعضاء المنظمة أن يكونوا في حالة من الاستعداد والتأهب بشكل دائم ومتقدم من أجل وظائفهم الحالية والمستقبلية في إطار منظمتهم وبيئتها'.
القدرة على أداء الوظيفة شيء مهم، ولقد كان هو الهدف من عملية الاختبار للموظف، ولكن لا يكفي إذ يجب أن نعرف كيف نؤدي هذه الوظيفة بكفاءة وفعالية في إطار المناخ التنظيمي الموجود، أي أن امتلاك المعرفة النظرية والعملية شروط ضرورية للنجاح ولكنها غير كافية إذ لا بد أيضًا من توافر الرغبة في العمل، فالإنسان لا يعمل وحده وإنما يعمل مع آخرين ربما تتعارض أهدافهم أو أغراضهم، ولا بد أن يعرف كيف يعمل الجميع في إطار التعاون وروح الجماعة.

أنواع التدريب:ـ
'تتعدد أنواع التدريب وتختلف من كاتب إلى آخر، ولكن يمكن أن نقسم التدريب إلى أنواع حسب المكان الذي تم فيه، فهناك نوعان مهمان من التدريب، التدريب أثناء الخدمة [في مكان العمل] والتدريب خارج العمل'.


أولاً: التدريب أثناء الخدمة:ـ
يقوم هذا النوع من التدريب على فكرة قديمة ـ فكرة التلمذة المهنية ـ التي تعني أساسًا أن تلقي الموظف الجديد التعليمات والتوجيهات التي تبين له أسلوب العمل من رئيسه الذي يتولاه بالرعاية خلال الفترة الأولى فيبين له الصواب من الخطأ والحقوق والواجبات، وأفضل أسلوب لأداء العمل وآداب السلوك الوظيفي.
ولا يستطيع أحد أن ينكر أن أول واجبات الرئيس المباشر ما زالت تكمن في توجيه من يعملون معه لأفضل الأساليب لأداء العمل، وللسلوك الوظيفي الإيجابي، بل ويستمر هذا الدور ليس فقط في فترة التواؤم مع متطلبات الوظيفة ولكن أيضًا خلال الحياة الوظيفية للموظف، فهو يحتاج باستمرار للتنمية وتطوير قدراته ومهاراته واستعداداته حتى يتقن ما يقوم به من عمل ويكون مستعدًا للترقية لأعمال ذات مسئولية أكبر وأخطر من مسئولياته الحالية.


ولهذا النوع من التدريب وسائل مختلفة تتم أثناء الخدمة وفي نفس مكان العمل منها:ـ

1ـ تضاء فترة تسمى 'فترة التجربة' تمتد لعدة أشهر قبل أن يصبح الموظف الجديد مسئولا تمامًا عن عمله.

2ـ الدوران بين عدة وظائف أو نشاطات فيعرض فيها المتدرب لرؤية مختلفة لشتى الوظائف التي يحتاج إلى الإلمام بها.

3ـ المكتب المجاور، حيث يوضع مكتب الموظف الجديد إلى جوار مكتب رئيسه مباشرة، أو إلى جوار مكتب زميله القديم الذي سوف يقوم بتدريبه، فيلاحظ سلوكه وتصرفاته وقراراته، ويسند إليه المدرب بعض الأعمال بالتدريج فيقوم بها في البداية تحت إشرافه ثم يبدأ في الاستقلال بإنجاز أعماله كاملة.

4ـ شغل وظائف الغائبين، حيث يمكن التدريب عمل طريق تكليف الزملاء بالقيام بأعمال رؤسائهم أو مدربيهم أو زملائهم القدامى لفترة محدودة أثناء غيابهم. مع الرجوع إلى المدير المسئول في حالة مواجهة صعوبات

5ـ توجيه الأسئلة، حيث يمكن للرئيس أو الزميل القديم أن يدرب الموظف الجديد عن طريق سؤالين بين الحين والآخر عما يمكن فعله في بعض المواقف، ثم يبدأ يحيل إليه بعض الأمور ويراقبه فيها.

6ـ المشاركة في أعمال اللجان، وذلك عن طريق تعرض المتدرب لخبرات وأراء أفراد آخرين، ويحاول المتدرب المتمرس على عرض وجهة نظره بأسلوب منطقي مقنع يعرض فيه لكل الجوانب، وهذا الأسلوب يصلح للمرشحين لوظائف إدارية أو قيادية وإن كان يعاني من عيوب اللجان المعروفة.

7ـ الوثائق والنشرات، حيث توزع تعليمات على الموظفين الجدد كل فترة من الزمن تشمل تعليمات وتوجيهات حول أفضل الأساليب لأداء العمل والواجبات والمسؤوليات والسلوكيات الوظيفية، ووظائف المنظمة وفرض الترقي، وكيفية تحسين الأداء إلى جانب معلومات متخصصة في وظيفته الجديدة.

وبهذا يمكن أن تساهم إدارة التدريب وتنمية الموارد البشرية بالتعاون مع الرئيس المباشر لكل قسم في وضع أحسن الأساليب لتدريب الموظفين الجدد، أو القدامى المرشحين للترقية، أو الذين يعانون من ضعف الأداء بهدف زيادة كفاءتهم ورفع قدراتهم عن طريق التنمية والتدريب المستمرين.


ثانيًا: التدريب الرسمي خارج العمل:

ونقصد بالتدريب الرسمي أن يكون التدريب استعدادات وإجراءات وشهادات حيث يدور في أماكن خارج العمل إما في قسم مستقل تابع لمنشأة نفسها، أو خارجها في جهات متخصصة مثل معاهد الإدارة أو مراكز التدريب الجامعات أو بعض الجهات أو المكاتب المتخصصة.

ولهذا النوع من التدريب وسائل وأساليب متنوعة منها: المحاضرات، والحلقات الدراسية، والمؤتمرات، والمناقشات الجامعية، والحوار المفتوح، ودراسة الحالة، وتمثيل الأدوار، وسلة القرارات، والمباريات الإدارية، والزيارات الميدانية.


والمفاضلة بين أسلوب وآخر تركز على اعتبارات وعوامل عديدة يجب مراعاتها قبل عملية اختيار الأسلوب التدريبي الملائم، ومن أهم هذه الاعتبارات:ـ

1ـ مدى ملاءمة الأسلوب التدريبي للمادة التدريبية وللأفراد المتدربين.

2ـ طبيعة المتدربين واتجاهاتهم ومستوياتهم العلمية والتنظيمية.

3ـ إمكانية توافر التسهيلات المادية للتدريب، مثل القاعات والأجهزة والمعدات اللازمة لإنجاز العملية التدريبية.

4ـ نفقات استخدام كل وسيلة تدريبية وملاءمتها مع موازنة التدريب.

5ـ مدى ملاءمة الوقت والمكان المتاح لكل وسيلة تدريبية.

6ـ درجة إلمام المدرب نفسه بالأسلوب التدريبي.

7ـ عدد المشتركين في البرنامج التدريبي، فكلما كان عدد المشركين قليلاً كلما أمكن استخدام الأساليب القائمة على المناقشة.

خطوات التدريب:ــ
وتتكون نظرية التدريب أو خطواتها من أربع مراحل منطقية ومتتابعة، وتبدأ هذه المراحل:ـ

1ـ بتحديد الاحتياجات التدريبية:ـ
والتي تعني تحديد المهارات المطلوب رفعها لدى أفراد وإدارات معينة، والتي يتم تفصيلها في مجموعة من الأهداف المطلوب تحقيقها بنهاية التدريب.

2ـ تصميم لبرنامج التدريب:ـ
والذي يعني ترجمة الأهداف إلى موضوعات تدريبية وتحديد الأسلوب الذي سيتم استخدامه بواسطة المتدربين في توصيل موضوعات التدريب إلى المتدربين كما يتم تحديد المعنيات التدريبية مثل الأفلام، السبورة، الأقلام ... الخ، وكجزء من تصميم برنامج التدريب يجب تحديد المدربين في البرنامج، وأيضًا تحديد ميزانية التدريب.

3ـ مرحلة تنفيذ برنامج التدريب:ـ
والتي تتضمن أنشطة مهمة مثل تحديد الجدول الزمني للبرنامج، كما يتضمن تحديد مكان التدريب، والمتابعة اليومية لإجراءات تنفيذ البرنامج خطوة بخطوة.وأخيراً وبعد انتهاء برنامج التدريب يحتاج الأمر إلى تقييم برنامج التدريب، ويتم ذلك من خلال تقييم المتدربين محل التدريب، أو تقييم رأيهم حول إجراءات البرنامج.


كيف تحفز الموظفين
How to Motivate Employees

كيف تحفّز الموظفين
هل سبق لك أن تساءلت "لماذا لا يبدو موظفوك مندفعون للعمل مثلك؟" لست الوحيد الذي يتساءل هكذا. فمسألة الموظفين الغير مندفعين للعمل تعدّ مشكلة رئيسية في الشركات الأمريكية، تكلّف أرباب الأعمال الملايين من الدولارات من عوائد كل سنة. إنّ المشكلة واسعة الانتشار جدا بحيث يرى بعض الخبراء أنّ 70 بالمائة من عمّال اليوم أقل اندفاعا مما كانوا عليه في السابق. لذا، ما الواجب عليك عمله لتحفيز موظفيك للقيام بأفضل ما لديهم؟ خذ هذا الفصل لتتعلم كيف تحفّز موظفيك بفعالية.

هل تتوقّع الكثير من موظفيك؟
يصل الموظفون لمكاتبهم في الوقت المحدد للبدء بالعمل. ومن ثم يقومون بأعمالهم بشكل جيد، وهم موجودون عند الحاجة لهم. فهل يعد طلب تقديم خدمات إضافية بسيطة للزبائن أمرا شاقا عليهم؟!! هل الابتسامة في وجه الزبون بدلا من العبوس في وجهه والإقلال من التذمر أمرا صعبة؟!! مع العلم بأن الشركة تقدم خطة تقاعد وضمان اجتماعي جيدة، بالإضافة لأربعة أسابيع إجازة سنوية على الأقل. فلماذا لا زلنا نحصل على أداء أقل من المطلوب من موظفينا؟!!


موظف عامل مقابل موظف متحمّس للعمل
المشكلة أنّ المزايا والعطلة والراتب هي مقابل لخدمة الموظف، وليست لتحفيزه. الشركة تقدم هذه المزايا لكي تجذب وتبقي العمّال الموهوبين. ألق نظرة على أيّ شركة وستجد أنّ هذا النوع من المقابل لخدمة الموظف أصبح قياسيا في الوقت الحاضر.

لذلك، فهي لا تحفّز الموظفين. في الحقيقة، حوالي 50 بالمائة من الموظفين يبذلون من الجهد ما يكفي فقط للحفاظ على وظائفهم. من الواضح، أن "عمل ما يجب القيام به للنجاة فقط" ليس ما تريده من موظفيك. إذا، إن كانت هذه المزايا وأيام العطلات الممنوحة من الشركة لموظفيها لا تحفزهم! فما العمل؟

موظفون بتحفيز غير محدود
الفرص بالنسبة لمؤسستك، هي أن يكون لديك أناس جيدون يعملون في مؤسستك. يريدون أن يدفع لهم بشكل عادل، ويعرفون ما تفكّر به بخصوص عملهم، ويعرفون موقعهم الحالي وما يمكنهم عمله للترقّي والوصول لمواقع أعلى. وما يهمك هو أن تراهم يعملون بأقصى ما يمكنهم. لكن قبل أن تتعلّم كيف تقوم بهذا، عليك أولا الإجابة على هذا السؤال: لكي تحفّز موظفيك، هل تغيّر الموظف أو تغيّر التنظيم الذي يعمل فيه؟
الجواب الصحيح هو: تغيير التنظيم هو ما يجب القيام به. لأن تغيير الأفراد يأخذ الكثير من الوقت والجهد ولا يفيد الموظفين الآخرين. في الواقع، إن تغيير الموظفين ليس الحل الأمثل لإحداث أيّ تأثيرات بعيدة مدى.
لذا، من المحتمل أن تتساءل "كيف أقوم بتغيير منظمتي بالكامل?" لا تقلق، إنه ليس بالصعوبة التي تتوقعها.

هنا سوف نعلّمك عدّة استراتيجيات لتحفيز موظفيك (بدون استعمال المال). ذلك صحيح! يمكنك جعل موظفيك يقدمون أكثر للشركة بدون تقديم وجبات طعام مجانية أو تقديم أيام عطلة إضافية.


حدد حوافز موظفيك الطبيعية
إنّ الموظفين الذين يعملون لشركتك يحفّزون طبيعيا. قد يفاجئك هذا الأمر، لكنّه حقيقي. كلّ ما عليك القيام به هو الاستفادة من قدرتهم الطبيعية، يمكنك ذلك من دون أن تنفق أي مبالغ تذكر. ذلك صحيح! بلا أموال. في الحقيقة، الأموال قد تنقص حماس الموظف وأدائه.

الخطوة الأولى في الاستفادة من قدرة موظفيك الطبيعية هي إزالة الممارسات السلبية التي تقلل من التحفيز الطبيعي لموظفيك.
الخطوة الثانية على منظمتك أن توجد وتطور محفزات حقيقة يمكنها إثارة الموظفين وزيادة اندفاعهم.

بتقليل الممارسات السلبية وإضافة محفزات طبيعية، تكون قد وضعت نفسك على بداية طريق التحفيز الطبيعي للموظفين. التحفيز الطبيعي للموظفين يعتمد على أنّ كلّ الناس عندهم رغبات إنسانية للانتساب، والإنجاز، وللسيطرة والسلطة على عملهم. إضافة لذلك، عندهم الرغبات للملكية، والكفاءة، والاعتراف، وأن يكون لعملهم معنى.

أزل معوقات التحفيز
فيما يلي قائمة بالممارسات التي تثبط من عزيمة الموظفين. هذه الأمور تشكل قوى مثبطة في العمل يجب تفاديها:

• املأ جو الشركة بالسياسات.
• كوّن توقعات غير واضحة عن أداء الموظفين.
• وضع قواعد كثيرة غير ضرورية على الموظفين إتباعها.
• حدد اجتماعات غير مفيدة على الموظفين حضورها.
• شجع المنافسة الداخلية بين الموظفين.
• احجب معلومات مهمة عن الموظفين هم بحاجة لها لأداء عملهم.
• قدم نقدا بدلا من التعليقات البنّاءة.
• اقبل مستوى الأداء المنخفض، بالتالي سيشعر الموظفون ذوو الأداء العالي بأنهم قد استغلوا.
• عامل موظفيك بشكل غير عادل.
• استفد من الحد الأدنى من طاقة موظفيك.
كم واحدة من هذه المثبطات موجودة بشركتك؟ وكم واحدة يمكنك إزالتها؟


تطبيق وسائل التحفيز الطبيعية
فيما يلي أمثلة بعض المحفزات التي ستساعد موظفيك على تحفيز قدراتهم الطبيعية. تذكّر، تطبيق هذه الحوافز يكون من دون إنفاق المال. بدلا من أن التركيز على المال، ركّز على كيفية عمل بعض التغييرات ضمن منظمتك.

• إذا كان عمل موظفيك روتينيا، أضف بعض أشكال المرح لهذا الروتين.
• أعط موظفيك فرصة اختيار الطريقة التي يودون القيام بأعمالهم بها.
• شجّع تحمل المسؤولية وفرص القيادة ضمن شركتك.
• شجعّ التفاعل بين موظفيك وتكوين فرق العمل بينهم.
• يمكنك تعليمهم من أخطائهم مع تجنّب النقد القاسي.
• طوّر الأهداف والتحديات لكلّ موظف.
• قدّم الكثير من التشجيع.
• أظهر الإعجاب بأعمال موظفيك.
• طوّر مقياسا يظهر التقدم في الأداء.

توصل للرغبة الطبيعية للإنتاج عند موظفيك
بإزالة مثبطات التحفيز وإضافة محفزات غير مكلفة تقوم بتحفز الرغبات الطبيعية الموجودة في موظفيك لتقديم أقصى مستوى للأداء والإنتاجية لديهم.

فيما يلي بعض الرغبات الطبيعية الموجودة في الإنسان:
• الرغبة في النشاط.
• الرغبة في الملكية.
• الرغبة في القوّة.
• الرغبة في الانتساب.
• الرغبة في القدرة.
• الرغبة في الإنجاز.
• الرغبة في الاعتراف به.
• الرغبة في أن يكون لعمله معنى.


(حاول أن) و (احذر من) لتحفيز موظفيك
لكي تنجح، على شركتك تقديم أعلى مستوى من الخدمة لكل زبون وموظف. كل عضو في الشركة يجب أن يعمل مع الآخرين باتجاه تحقيق الأهداف المشتركة.

حاول أن تقوم بهذه الأمور:
ادفع أجور تنافسية.
من الصعب إيجاد الموظّفون الموهوبون، على كافة المستويات الإدارية، وتكلفة تدريبهم واستبدالهم عالية. حاول معرفة المبلغ التي تدفعه الشركات الأخرى؛ وحاول جعل عروض رواتبك وتسهيلاتك في مستوى منافس للشركات الأخرى التي تعمل في نفس المجال. أيّ موظف يشعر أنه يحصل على راتب أقل من جهده من الممكن أن ينتقل لشركة أخرى.
قيّم الأداء بإنصاف.
• ضع وصفا وظيفيا واضحا ومعقولا لكلّ موقع ومنصب في الشركة.
• استرشد بنموذج تقييم الموظفين عند المراجعة السنوي.
• تأكّد من أن المراجع قد قام بما يجب عليه.
• ولديه البيانات ذات الصلة الوثيقة بالموضوع، ويعرف الحقائق.
• وأنه أقام التقييم على تحليل موضوعي للحقائق.
• طبّق كلّ النتائج بشكل متساوي على الجميع.
• قم بمراجعة أخرى إن لزم الأمر.
• وثّق جميع النتائج، الإيجابية والسلبية.

أصغ.
إن كان لدى العاملين مشاكل في العمل، ناقش هذه الأمور بشكل معقول وعقلاني، واستمع لما يقوله الموظفون بعناية. وضع أهدافا لتحسن مساهمة الموظفين.

وضّح توقّعاتك.
من الممكن أن يؤدي الموظف عملا مميزا وبارزا، لكنه لا يمت بصلة للأعمال المطلوبة منه في الوصف الوظيفي لوظيفته. تذكّر، إنك تستأجر وتبقي الموظفين في العمل لإنجاز أدوار ومهام معينة؛ إنك لا تخلق أدوارا لموظفيك.

قدّر الأعمال المتميزة.
إذا تحلى الموظف بروح المبادرة، وتجاوز التوقّعات للأفضل، وأدّا عملا مميزا وبارزا، دعه يعلم بأنّك تقدّر مساهمته.

شجّع الموظفين.
التربيت على ظهور الموظفين في الوقت المناسب له أثر ملحوظ على زيادة الإنتاجية. أشر لإنجازات الموظف، ليس فقط في وقت مراجعة الأداء، إنما حال حدوثها.

احذر أن تقوم بهذه الأمور:
استعمال حيل قصيرة الأمد.
حيلة "موظف الشهر" قد تكون خطرة. إن كان لديك 50 موظفا، يمكنك أن تقدّر كل واحد منهم بالترتيب لقيامه بعمل بارز، لكن بعد سنة أو نحوها، لن يهتم أحد بذلك. من الناحية الأخرى، إن كان لديك 50 موظفا ونفس الأربعة أو الخمسة يتناوبون الفوز، سيكون لديك بلا شك بعض المشاكل، منها اتهامك بالمحسوبية.

البدء باجتماعات عديمة الفائدة.
استغلّ التقنية باستعمال الإنترانت أو المذكرات التوضيحية لتوزيع وإيصال المعلومات المهمة على موظفيك، بدلا من مقاطعة إنتاجيتهم باجتماع آخر.

التسامح مع الأداء الأقل من متوسط.
إن كنت تتوقع من موظفيك تقديم أداء معينا، عليك أن تضع هذه الأهداف موضع التنفيذ من قبل الجميع. لا تسمح لموظفيك بتصيد أخطاء الآخرين. اجعل كلّ شخص مسئولا عن مهماته ومسؤولياته.

تحفيز موظفيك بهذه البساطة!
إنه كذلك! أنت الآن تعرف أسرار تحفيز موظفيك بفعالية. تذكّر، لا تعمل على تغيير عادات أو مواقف الأفراد، اعمل على تغيير الهيكل التنظيمي لتقليل مثبطات التحفيز وزيادة قدرات الموظفين على تحفيز قدراتهم الطبيعية.
الحوافز...

مقدمة:
الحوافز المشجعة للأداء المتميز تحقيق حاجات في الكيان البشري عميقة وتشعره بأنه إنسان له مكانة وأنه مقدر في عمله.
تعتبر الحوافز بمثابة المقابل للأداء المتميز، ويفترض هذا التعريف أن الأجر [أو المرتب] قادر على الوفاء بقيمة الوظيفة وبالتبعية قادر على الوفاء بالمتطلبات الأساسية للحياة، وطبيعة الوظيفة، وقيمة المنصب.
كما يفترض هذا التعريف أن الحوافز تركز على مكافأة العاملين عن تميزهم في الأداء، وأن الأداء الذي يستحق الحافز هو أداء غير عادي، أو ربما وفقًا لمعايير أخرى تشير إلى استحقاق العاملين إلى تعوض إضافي يزيد عن الأجر.


الحوافز .. لماذا؟
يحقق النظام الجيد للحوافز نتائج مفيدة من أهمها:

1ـ زيادة نواتج العمل في شكل كميات إنتاج، وجودة إنتاج، ومبيعات، وأرباح.

2ـ تخفيض الفاقد في العمل، ومن أمثلته تخفيض التكاليف، وتخفيض كميات الخامات، تخفيض الفاقد في الموارد البشرية، وأي موارد أخرى.

3ـ إشباع احتياجات العاملين بشتى أنواعها، وعلى الأخص ما يسمى التقدير والاحترام والشعور بالمكانة.

4ـ إشعار العاملين بروح العدالة داخل المنظمة.

5ـ جذب العاملين إلى المنظمة، ورفع روح الولاء والانتماء.

6ـ تنمية روح التعاون بين العاملين، وتنمية روح الفريق والتضامن.

7ـ تحسين صورة المشروع أمام المجتمع.

على أي أساس تُمنح لحوافز؟
ـ الأداء:
يعتبر التميز في الأداء المعيار الأساسي، وربما الأوحد لدى البعض، وفي بعض الحالات. وهو يعني ما يزيد عن المعدل النمطي للأداء سواء كان ذلك في الكمية، أو الجودة، أو وفر في وقت العمل، أو وفر في التكاليف، أو وفر في أي مورد آخر.
ويعتبر الأداء فوق العادي [أو التميز في الأداء] أو الناتج النهائي للعمل أهم المعايير على الإطلاق لحساب الحوافز، مكن أن تمنح الحوافز على المجهود أو الأقدمية أو المهارة.

ما هي أنواع نظم الحوافز؟

أـ حوافز على مستوى الفرد:

أولاً: حوافز العمال:
1ـ الحوافز بالقطعة:
وهي تعتبر من أهم طرق دفع كل من الأجور والحوافز معًا، وفي هذه الطريقة يتحدد الحافز الذي يحصل عليه بحسب كمية الإنتاج، أو القطع المنتجة.
2ـ حوافز الوقت:
في هذه الطريقة على العامل أن يقوم بالإنتاج في وقت محدد [نمطي أو معياري] ويكافأ على مقدار الوافر في هذا الوقت، أو يكافأ على استغلال نفس الوقت في إنتاج أكثر.

ثانيًا: حوافز المتخصصين والإداريين:
1ـ العولمة:
ويتبع مثل هذا النظام مع الوظائف البيعية والمحصلية، حيث يحصل المحصل على نسبة مئوية من الديون التي يحصلها، ويحصل البائع أو المحصل على نسبة مئوية من الصفقات والمبيعات التي يحققها.

2ـ العلاوة:
ويجب التفريق هنا بين عدة أنواع من العلاوات من أهمها:
1ـ علاوة الكفاءة: هي عبارة عن زيادة في الأجر أو المرتب بناءً على إنتاجية الفرد في علمه، وهي تمنح بعد فترة عام تقريبًا، وحين يثبت الفرد أن إنتاجيته عالية.
2ـ علاوة الأقدمية: فهي تعويض كامل عن عضوية الفرد في المنظمة، وتعبيرًا عن إخلاصه لمدة عام.
3ـ علاوة الاستثنائية: تمنح بسبب وجود أداء ومجهود مميز يستلزم التعويض الاستثنائي.

وكل العلاوات تتميز بأن تأثيرها تراكمي، أي أنه حين يحصل عليها الفرد تصبح حقًا مكتسبًا له، وتضاف في الأمد على عوائد المستقبل.

ب ـ حوافز على مستوى المنظمة ككل:

1ـ المشاركة في الأرباح:
ويستفيد منها عادة غالبية العاملين في المنظمة ـ وهي عبارة عن استقطاع نسبة [ولتكن 10%] من أرباح الشركة، ثم توزيعها على العاملين، ويتم التوزيع حسب المرتب، أو الدرجة، أو المستوى الإداري، أو كفاءة الأداء، أو أكثر من أساس واحد.
ويتم التوزيع نقدًا، مرة واحدة، أو تقسيمها على عدة مرات في السنة.
ومزايا هذا النظام أنه ينمي مشاعر الانتماء والعضوية للمنظمة، ويرفع الحماس لأهدافها، كما قد يرفع من الإحساس بأهمية التعاون والمشاركة.

2ـ خطط الاقتراحات:
ويطلق عليها أيضًا توفير التكاليف، والسبب في ذلك أنها عبارة عن خطط لتشجيع الأفراد على وضع اقتراحات بشأن تخفيض تكاليف العمل والإنتاج.
وأن الأوفر في هذه التكاليف يمكن أن يكون أساسًا مكافأة لحساب من قاموا بتقديم هذه الاقتراحات.

3ـ ملكية العاملين لأسهم الشركة:
يمكن اعتبار العاملين لأسهم الشركة هي أكثر الطرق مثالية لتقريب المشاركة في الناتج والأداء النهائي للمنظمة، وفي هذه الطريقة من حق العاملين امتلاك شركتهم بنسبة محدودة.
مراحل تصميم نظام الحوافز:

1ـ تحديد هدف النظام:
تسعى المنظمات إلى أهداف عامة واستراتيجيات محددة، وعلى من يقوم بوضع نظام للحوافز أن يدرس هذا جيدًا، ويحاول بعد ذلك ترجمته في شكل هدف لنظام الحوافز.
وقد يكون هدف نظام الحوافز تعظيم الأرباح، أو رفع المبيعات والإيرادات، أو قد يكون تخفيض التكاليف، أو التشجيع على الأفكار الجديدة، أو تشجيع الكميات المنتجة، أو تحسين الجودة، أو غيرها من الأهداف.

2ـ دراسة الأداء:
وتسعى هذه الخطوة إلى تحديد وتوصيف الأداء المطلوب، كما تسعى إلى تحديد طريقة قياس الأداء الفعلي.
إن تحديد وتوصيف الأداء المطلوب يستدعي ما يلي:
1ـ وجود وظائف ذات تصميم سليم.
2ـ وجود عدد سليم للعاملين.
3ـ وجود ظروف عمل ملائمة.
4ـ وجود سيطرة كاملة للفرد على العمل.


3ـ تحديد ميزانية الحوافز:
ويقصد بها ذلك المبلغ الإجمالي المتاح لمدير نظام الحوافز لكي يتفق على هذا النظام، ويجب أن يغطى المبلغ الموجود في ميزانية الحوافز البنود التالية:
قيمة الحوافز والجوائز: وهو يمثل الغالبية العظمى لميزانية الحوافز. وهي تتضمن بنودًا جزئية مثل المكافآت، والعلاوات، والرحلات، والهدايا، وغيرها.
التكاليف الإدارية: وهي تغطي بنودًا مثل تكاليف تصميم النظام وتعديله والاحتفاظ بسجلاته، واجتماعاته، وتدريب المديرين على النظام.
تكاليف الترويج:وهي تغطي بنودًا مثل النشرات والكتيبات التعريفية، والملصقات الدعائية، والمراسلات، وخطابات الشكر، والحفلات [متضمنة بنودًا أخرى خاصة بها].

رسائل المديح اللاصقة

لكي تتأكد من أن مرؤوسيك يعلمون جيداً أنك تلاحظ أدائهم عندما يكون على مستوى جيد ولكي تؤكد لهم بأن أدائهم للعمل كان بالفعل على مستوى جيد, فإنه يجب عليك أن توجه له المدح والثناء بشكل موجز ولكن بصفة متكررة.
وبمعنى آخر فأنت بحاجة إلى أن تلصق هذا المديح في أذهانهم. فلماذا لا تقوم باستخدام طريقة ما لتوجيه المديح تساعدك على إلصاق هذا المديح في أذهان مرؤوسيك ؟

إن استخدام الأوراق اللاصقة تعد وسيلة جيدة تمكنك من تسجيل عبارات المديح السريعة التي تثني على أداء العاملين.

ونحن جميعاً يكون لدينا من بين أدوات المكتب تلك الأوراق اللاصقة التي لم يفكر أحد من قبل في استخدامها في توجيه المديح وعبارات الثناء.

وقد يكون من الأفضل أن تكون الأوراق اللاصقة التي تستخدمها في كتابة عبارات المديح ملونة بأحد الألوان التي لم يستخدمها أحد من قبل داخل المكتب.

واحرص على أن تضع بعض تلك الأوراق في مكتبك وفي حقيبتك أو في أي مكان آخر حيث يمكنك رؤيتها باستمرار طوال يوم العمل.
وفي كل مرة ترى فيها تلك الأوراق الخاصة برسالات المديح يجب أن تسأل نفسك مَن مِن العاملين يستحق رسالة مديح سريعة.

ويجب أن تحرص على أن تحتوي تلك الرسائل القصيرة على بعض المعلومات الإيجابية. إذ لا يجب أن تكون سلبية أو أن تقوم بإعطاء بعض التوجيهات إلى العاملين.

فإذا ما أردت أن تقول لأحد العاملين " محاولة جيدة ولكنك تحتاج إلى تحسن ( أ ) و ( ب ) و( ج ) " فإنه يجب عليك في هذه الحالة أن تتحدث إلى هذا الشخص وجهاً على وجه.

إذ لا يجب أن تحيد عن الأسلوب المتبع في تلك الرسائل الملونة اللاصقة وإلا فإنه سوف تنتاب مرؤوسيك مشاعر القلق والخوف في كل مرة يحصلون فيها على تلك الأوراق بدلاً من أن يشعروا بالغبطة السرور.

ولكن يجب أن يكون محتوى رسائل المديح اللاصقة على النحو التالي " شكراً لك على تعاملك مع المشكلة بطريقة جيدة. أنا أقدر لك هذا. " ويجب أن تقوم بوضع هذه الرسالة في مكان يمكن لهذا الشخص أن يراها بسهولة أثناء عمله.

ولا يجب أن تبالغ في استخدام رسائل المديح اللاصقة كما لا يجب أن تغفل عن استخدامها أيضاً.
فإذا كان يتم إدارة العاملين بطريقة صحيحة وكانوا يحصلون على مستوى مناسب من التحدي, فإنه من المتوقع أن يقوم هؤلاء العاملون بأحد الأعمال الجيدة والرفيعة المستوى على الأقل مرة كل أسبوع.

إن قيامك بكتابة رسائل المديح اللاصقة مرة كل يوم يعد أمراً جيداً ومقبولاً.

ولكن إذا قمت بكتابة رسالة مديح لكل عامل في كل ساعة من ساعات النهار. فإن الأمر يعد مبالغاً فيه وقد ينظر إليه على أنه نوع من التحكم. وهذا سوف يؤدي إلى ضعف في مستوى الأداء وعدم الشعور بالالتزام. ولكن رسائل المديح اللاصقة تعد من أبسط وسائل إثارة الحماس.

عشر نصائح لرفع الحالية المعنوية لدى الموظفين

1. كن بشوشاً:
فالروح المرحة للرئيس الإداري غالباً ما تكون مصدراً كبيراً لخلق وتدعيم العزيمة لدى المرؤوسين لأنها تحدث نفس الأثر عندهم فهي تخلق جواً ملائما للفكر والتنفيذ، ومن المفاهيم الخاطئة أن ابتسامة الإداري تقلل من كرامته، ونحن لا نقصد هنا الابتسامة التظاهرية وإنما الابتسامة الحقيقية التي تظهر من قلب مرح .. إذا جاءك أحد موظفيك وأنت مشغول بعمل ولا يمكن أن تعطيه وقتك وطلبت منه أن يعود إليك بعد نصف ساعة فهل تطلب ذلك منه ببشاشة أم بشكل قاس وعلى وجهك عبوس و تقطيب ؟؟ (( تبسمك في وجه أخيك صدقة )).

2. كن هادئاً:
كل منا يحب التعامل مع الشخص الهادىء لأننا نعرف أنه يستطيع الرقابة على نفسه في الأوقات العصيبة (( ما كان الرفق في شيء إلا زانه وما نزع من شيء إلا شانه )) .

3. كن ثابت المزاج:
إن الإداري الثابت المزاج لا يغير قراراته حسب أهوائه، فمن الخطر أن يكون الإداري متشائماً اليوم متفائلاً الغد ... لأن ذلك يجعل المرؤوسين في حيرة من أمرهم ويشعرون هم أنفسهم بالتوتر والتقلب ((اللهم إني أسألك الثبات في الأمر والعزيمة على الرشد )).
4. لا تكن أنانياً:
إن الموظفين لا يثقون في الرئيس الإداري الأناني، خصوصا إذا كان يسعى للحصول على مكاسب نتيجة اقتراحات أو أفكار تقدموا بها، إذا شعرت أن أحد موظفيك يستحق الوظيفة التي يشغلها أنت فهل تتخلى عنها ؟؟ (( لا يؤمن أحدكم حتى يحب لأخيه ما يحب لنفسه )) .

5. كن صادقاً:
إن الصدق لدى الإداري يولد الصدق لدى الموظفين ، فكل الحقائق سواء كانت مريرة أم سارة تكون على المنضدة (( إن الله مع الصادقين )) .

6. كن ذا كرامة:
ليست الكرامة مجرد قناع يضعه الإداري على تصرفاته وإنما كرامة المنصب مستمدة من اتجاهات الإداري نحو وظيفته ، واحترامه لمسئوليتها وتقديره لأهمية عمله .

7. كن حسن التصرف:
ليس من حسن التصرف جرح شعور الموظف أو كرامته بأي شكل ؛ لأن ذلك يخفض من الروح المعنوية له ولزملائه، ولا يقصد بحسن التصرف تجنب المسائل غير السارة في العلاقات مع الآخرين، وإنما القدرة على الاعتماد على المزاج الايجابي للفرد مثل الإخلاص والواجب والعدالة (( إن فيك خصلتين يحبهما الله ورسوله : الحلم والأناة )) .

8. كن صبوراً:
إن الإداري الذي لا يتميز بالصبر يثير الانفعال في التنظيم فهو يطلب إتمام الأعمال بسرعة غير معقولة، وهذا غالبا ما يؤدي إلى الضياع والارتباك فقد قيل (( إن أكبر جهل للطبقات المتعلمة هو جهلهم للجهل )) فبعض الإداريين يتوقعون أكثر من طاقة وإمكانيات موظفيهم.

9. كن حازماً:
يجب على الإداري أن يكون حازما في تصرفاته ولكن برقة، والحزم يظهر في استعداد الإداري لتحمل مسئولياته ومقابلة مشكلاته، ولا يقصد بالحزم عدم الإنصات للحقائق ، فهذا عناد (( فإذا عزمت فتوكل على الله )) .

10. كن دقيقاً:
يجب على الإداري أن يتكلم بدقة وفي الموضوع دون لف أو دوران وإذا لم يكن هناك شيء يقال فانه من الضروري ألا يقول أي شيء حتى لا يقال انه (( لا يستحق الإنصات )) لا يتكلم أكثر من اللازم، وإذا تكلم فمن الضروري إعطاء فرصة للكلام لكي يُفهم من الآخرين (( لتقل خيرا أو لتصمت ))

الرقابة

هي وظيفة إدارية، وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن الأداء يتم على النحو الذي حددته الأهداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح الأداء الفعلي في تحقيق الأهداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.أهداف الرقابة:
[1] حماية الصالح العام: وهي محور الرقابة، وذلك بمراقبة النشاطات، وسير العمل وفق خططه وبرامجه في شكل تكاملي يحدد الأهداف المرجوة، والكشف عن الانحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية الإدارية.

[2] توجيه القيادة الإدارية أو السلطة المسئولة إلى التدخل السريع، لحماية الصالح العام، واتخاذ ما يلزم من قرارات مناسبة لتصحيح الأخطاء من أجل تحقيق الأهداف.

[3] ما يحتمل أن تكشف عن عملية الرقابة من عناصر وظيفية أسهمت في منع الانحراف، أو تقليل الأخطاء، وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها معنويًا وماديًا.


عناصر الرقابة:

أولاً: تحديد الأهداف ووضع المعايير.

ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة.

ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها.

رابعًا: تصحيح الانحرافات ومتابعة سير التنفيذ.

وهكذا، وبمراجعة الأداء وقياس النتائج، ومقارنتها مع الإنجاز المخطط والتحقق من بلوغ الأهداف وصولاً إلى التنفيذ المنتظم تكتمل عناصر العملية الرقابية.وتكون قد حققت الأهداف التي تسعى إليها.

أساسيات الرقابة:

لكي تتم الرقابة على أساس سليم، ولكي يتم الأداء والإنجاز على النحو الذي تحدده الأهداف والمعايير الموضوعة ولأجل أن تكون الرقابة أكثر فاعلية، فلا بد من الاسترشاد ببعض المبادئ.
أولاً: اتفاق النظام الرقابي المقترح مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه.
ثانيًا: تحقيق الأهداف على مستوى عالٍ من الفاعلية والكفاية والعلاقات الإنسانية السليمة.
ثالثًا: الموضوعية في اختيار المعايير الرقابية.
رابعًا: الوضوح وسهولة الفهم.
خامسًا: إمكانية تصحيح الأخطاء والانحرافات.
سادسًا: توافر القدرات والمعارف الإدارية والفنية للقائمين على أجهزة والرقابة.
سابعًا: وضوح المسؤوليات وتحديد الواجبات.
ثامنًا: الاقتصاد والمرونة.
تاسعًا: استمرارية الرقابة.
عاشرًا: دقة النتائج ووضوحها.


وسائل الرقابة:ـ

أولاً: الموازنة التقديرية.

ثانيًا: البيانات الإحصائية والرسوم البيانية.

ثالثًا: السجلات.

رابعًا: الملاحظة الشخصية.

خامسًا: التقارير الإدارية.

أنواع الرقابة:

أولاً: الرقابة حسب المعايير:ـ
وتتضمن رقابة على أساس الإجراءات ورقابة على أساس النتائج.

[1] الرقابة على أساس الإجراءات:
تقوم الرقابة على أساس القواعد والإجراءات بقياس التصرفات التي تصدر عن المنظمات العامة، ومطابقتها بمجموعة القوانين والقواعد والضوابط والطرق والإجراءات، ويركز هذا النوع من الرقابة على التصرفات التي تصدر من وحدات الإدارة العامة ومن العاملين فيها، وليس على ما تحققه هذه التصرفات من نتائج نهائية.

[2] الرقابة على أساس النتائج:
تقوم الرقابة على أساس النتائج بقياس النتائج النهائية التي تحققها المنظمات العامة، وفق معايير يمكن قياسها موضوعيًا، فهذا النوع من الرقابة لا يتابع ويقوم التصرفات والنشاطات التي تقوم بها المنظمات العامة، وإنما يركز فقط على النتائج التي تحققها هذه المنظمات.


ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من الأداء:

[1] الرقابة السابقة:
وتسمى بالرقابة المانعة أو الوقائية، وتهدف إلى ضمان حسم الأداء أو التأكد من الالتزام بنصوص القوانين والتعليمات في إصدار القرارات أو تنفيذ الإجراءات. كما تهدف إلى ترشيد القرارات وتنفيذها بصورة سليمة وفعالة.

[2] الرقابة اللاحقة:
وتسمى الرقابة البعدية أو الرقابة المستندية، وفي هذا النوع من الرقابة لا يتم تقويم تصرفات وقرارات وإجراءات وحدات الإدارة العامة غلا بعد حدوث التصرفات فعلاً. إن تقويم الأداء بعد أن يكون هذا الأداء قد وقع بالفعل يجعل الرقابة اللاحقة ذات طابع تقويمي أو تصحيحي.

ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها:

[1] الرقابة الداخلية:
يقصد بالرقابة الداخلية أنواع الرقابة التي تمارسها كل منظمة بنفسها على أوجه النشاطات والعمليات التي تؤديها والتي تمتد خلال مستويات التنظيم المختلفة.

[2] الرقابة الخارجية:
يعتبر الرقابة الخارجية عملاً متممًا للرقابة الداخلية. ذلك لأنه إذا كانت الرقابة الداخلية على درجة عالية من الإتقان بما يكفل حسن الأداء، فإنه ليس ثمة داع عندئذ إلى رقابة أخرى خارجية.
لذلك فإن الرقابة الخارجية في العادة تكون شاملة أي غير تفصيلية كما أنها تمارس بواسطة أجهزة مستقلة متخصصة، ما يكفل الاطمئنان إلى أن الجهاز الإداري للمنظمة أو المنشأة لا يخالف القواعد والإجراءات.
وعادة ما يتبع أجهزة الرقابة الإدارة العليا، وهذا يعطيها مكانة مرموقة وقوة دفع عالية واستقلالاً يمكنها من حرية العمل وبُعدها عن تدخل الأجهزة التنفيذية في أعمالها أو محاولة التأثير في اتجاهاتها.


معوقات نجاح النظم الرقابية:ـ
تعاني النظم الرقابية من مقاومة العاملين لها، ويرجع ذلك إلى عوامل كثيرة من أهمها:
1ـ الرقابة الزائدة:
يقبل العاملون عادة درجة معينة من الرقابة، إذا زادت عنها تؤدي إلى رفضهم لها.

2ـ التركيز في غير محله:
تركز بعض النظم الرقابية في أحيان كثيرة على نقاط معينة لا تتفق مع وجهة نظر العاملين حيث تعكس من وجهة نظرهم رؤية محدودة جدًا مما قد يثير العاملين ضد هذه الرقابة.

3ـ عدم التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات:
يشعر العاملون أحيانًا بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صلاحيات وفي نفس الوقت قد يتطلب النظام الرقابي الرقابة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزئيات العمل، مما يرتبط سلبيًا بقبول العاملين والتجاوب مع النظم الرقابية.


4ـ عدم التوازن بين العائد والتكاليف:
قد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤلاء للنظم الرقابية.

5ـ عدم الحيادية:
قد يؤدي عدم تصميم النظم الرقابية بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم.




النظرة التحليلية




النظرة الهيكليــة

الهدف العام لإدارة للموارد البشرية



المحيط الهرمي





تنمية الموارد البشرية







طـريقــة تخطيــط القــوى البشريـــة
 الإجراءات العامة
 التنبؤ
 التحليل
 اتخاذ القرارات
 التقييم

الإجراءات العامة

 تحديد إطار المهمة
 المعلومات الضرورية لتخطيط القوى البشرية
 أنظمة تخزين/استرجاع المعطيات
 عملية تخطيط القوى البشرية
 التقارير و المعلومات
 التقييم


المعلومات الضرورية
لتخطيط القوى البشرية

 تحديد المعطيات - المحتوى و الشكل
 المصادر - المصلحة و الأشخاص
 تاريخ الاستعمال
 وجه الاستعمال



التنبؤ / التقدير



التحليـــل





التقييم



التصنيف ثلاثي الأبعاد للوظائف والتدريب

وصف مجال الموارد البشرية

فهرس المواضيع

• المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية
o وظائف شئون الموظفين
o وظائف الشئون الإدارية
o وظائف التدريب
• ماذا يعني التوظيف؟
o لماذا لا تستطيع توظيف الأفراد بفاعلية؟
o أزل الفجوة بين الموظف الخارق و الموظف العادي
o بعض الأمراض التي قد تصيب المنظمة في حالة عدم توظيف الأفراد بشكل جيد
o شارك بنفسك في علاج مشكلة التوظيف بشركتك
• تفهم احتياجات الأفراد
o إشباع الاحتياجات
o أولوية الاحتياجات
o تشجيع الزهو
o مصفوفة تحديد الاحتياجات للعاملين في المنظمة
• منح الصلاحيات
o ما هو منح الصلاحيات؟
o الأســاس
o تولي السلطة في المؤسسة مانحة الصلاحيات
o أسباب منح الصلاحيات
o تغيير مفهوم المؤسسة القائدة
o عملية منح الصلاحيات
o منح الصلاحيات الهيكلية – التنظيمية
o منح الصلاحيات الهيكلي – مجموعة العمل
• طرق إصدار الأوامر مع الموظفين
• صقـل المواهـب
o اكتشاف المواهب
o تخطيط التعاقب الوظيفي
o التركيز على الإسهام والمشاركة
o بنـاء الثقـة
o تشجيع قدرات الأفراد
o استبعاد الخوف
o توفير المشاركة
• الالتزام ... كيف ندعمه
o أهمية الالتزام
o تدعيم الالتزام
• الإرشــاد
• تفهم سلوك العاملين
o السلوك الطبيعي
o السلوك السليم
• تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين الجدد
o التعريف
o مزايا التعريف بالعمل
o قائمة العمل
o الأوامر والنواهي المتعلقة بقيام المؤسسات بتنظيم عملية تعريف الموظفين الجدد بالعمل.
• توفير التغذية الاسترجاعية
o هدف التغذية الاسترجاعية
o تقديم التغذية الاسترجاعية
o دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة
o توفير تغذية استرجاعية عن أحداث واقعية
o صف ولا تقدم حكماً:
o الإشارة إلى السلوكيات المحددة
o توجيه الأسئلة
o اجعل الأفراد يبتكرون الأشياء بأنفسهم
• معالجة السلوك السلبي
o أسباب السلوك السلبي
o التعامل مع المشكلة
o مناقشة المشكلة
o تحديد الأسباب
o اتخاذ إجراءات علاجية
o اتجاهات إدارة السلوك السلبي

• الحصول على الموارد البشرية
o تصنيف الوظائف
- الطريقة الموضوعية
خطوات التصنيف الموضوعي للوظائف
- الطريقة الشخصية
o تخطيط الموارد البشرية
o الاستقطاب والاختبار والتعيين
- الاستقطاب
 مباديء الاستقطاب
- الاختبار
- التعيين
o تنمية الموارد البشرية
- مفهوم التدريب
- أنواع التدريب
 أولاً: التدريب أثناء الخدمة
 ثانيًا: التدريب الرسمي خارج العمل
- خطوات التدريب
• كيف تحفز الموظفين
o هل تتوقّع الكثير من موظفيك؟
o موظف عامل مقابل موظف متحمّس للعمل
o موظفون بتحفيز غير محدود
o حدد حوافز موظفيك الطبيعية
o أزل معوقات التحفيز
o تطبيق وسائل التحفيز الطبيعية
o (حاول أن) و (احذر من) لتحفيز موظفيك
o على أي أساس تُمنح لحوافز؟
o ما هي أنواع نظم الحوافز؟
- حوافز على مستوى الفرد
 أولاً: حوافز العمال
 ثانيًا: حوافز المتخصصين والإداريين
- حوافز على مستوى المنظمة ككل
o مراحل تصميم نظام الحوافز
o رسائل المديح اللاصقة
• عشر نصائح لرفع الحالية المعنوية لدى الموظفين
• الرقابة
o عناصر الرقابة
o أساسيات الرقابة
o وسائل الرقابة
o أنواع الرقابة
- أولاً: الرقابة حسب المعايير
- ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من الأداء
- ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها
o معوقات نجاح النظم الرقابية
• ملحق

المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية

تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها، ويمكننا تلخيص مجمل الأعمال المناطة بكل وظيفة من الوظائف الآنفة الذكر على النحو التالي:

وظائف شئون الموظفين

1. تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية:
تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية، وإعداد موازنة العمالة.

2. التعيين (التوظيف) ومزاولة العمل:
إجراءات تعيين/ توظيف الموظفين الدائمين والمؤقتين والمتدربين والمستعارين، والالتحاق بالعمل، ومزاولة العمل، إجراءات الإقامة، وحفظ جوازات السفر

3. صرف الرواتب والمستحقات:
صرف الرواتب حسب الدرجات والرواتب والمزايا النقدية، المزايا العينية والبدلات، والمزايا الأخرى.

4. التقدم الوظيفي:
تطوير وتقييم الأداء، الترقية وزيادة الرواتب والمكافآت، والنقل والانتداب والإعارة والتكليف بمهمة.


5. الدوام والأجازات:
أيام العمل والدوام، الأجازات السنوية، الأجازات المرضية، والأجازات الطارئة والأخرى.

6. الواجبات الوظيفية والإجراءات التأديبية:
الوصف الوظيفي والواجبات الوظيفية، شكاوى واقتراحات الموظفين، والإجراءات التأديبية.

7. انتهاء الخدمة:
انتهاء الخدمة، والتسوية النهائية.

8. خدمات أخرى:
إصدار شهادات للموظفين، طلبات القروض وغيرها من الخدمات.

وظائف الشئون الإدارية

1. الخدمات المكتبية:
الطباعة والتصوير، القرطاسية والمطبوعات، الملفات، الاشتراكات بالصحف والمجلات، والمكتبة.

2. الاتصالات والنقل:
البريد والمراسلين، الهاتف، الفاكس والبريد الإلكتروني، النقل، السفر.

3. خدمات المرافق:
المكاتب والإسكان، التأمين على الممتلكات، الأمن والسلامة، الصيانة والتنظيف، الكافتيريا.

4. الرقابة على العهد الشخصية بحوزة الموظفين:
تسليم واستلام العهد والجرد، وإخلاء الطرف.

5. خدمات المشتريات:
متابعة عملية الشراء، وتنفيذ الشراء، والإشراف على استلام وتسليم المشتريات إلى الجهة المعنية، والمطابقة.

وظائف التدريب

1. تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين:
تخطيط الاحتياجات التدريبية، وإدارة التدريب.

2. تقييم المتدربين:
تقييم أداء المتدرب.

3. تقييم المدرب:
تقييم أداء المدرّب.

4. تقييم البرنامج التدريبي:
تقييم أداء البرنامج التدريبي.

5. التنسيق مع مراكز التدريب:
متابعة الاتصال، طلب مادة الدورة والسيرة الذاتية للمتدربين، تفاصيل الدورة، التكلفة وغيرها.



ماذا يعني التوظيف؟

(1) وضع الموظف المناسب في مكانه المناسب.

(2) تحويل الموظف (العادي) إلى موظف (خارق).

(3) إشعال الحماس الدائم.

(4) اكتشاف واستغلال كل الطاقات الممكنة.


لماذا لا تستطيع توظيف الأفراد بفاعلية؟

(1) لأن الانطباعات الأولى تدوم فلدينا يقين بأن الفالح فالح من يومه والعكس صحيح.

(2) لا نتقن فن تفويض السلطات.

(3) لأننا نعامل العاملين لدينا على أنهم شخص واحد لا اختلاف بينهم.

(4) لأننا لا نفرق بين نوع المهارة وطبيعة الوظيفة (المهمة). حيث يقول وليام جيمس: المهمة الأولى لدارس الإنسان هي أن يفرق بين المتغير الذي يغير في السلوك والمتغير الذي لا يغير شيئاً.
في كلمة ونصف: لأننا لا نعرف الأفراد ولا نجيد التعامل معهم.

أزل الفجوة بين الموظف الخارق و الموظف العادي:

الموظف الخارق الموظف العادي
(1) يركز على قدرته على إنجاز الأعمال وأهمية جودة الأعمال.
(2) يتحدث عن الابتكارات والحلول المختصرة.
(3) يتبنى أفكاراً متعاطفة مع الآخرين ويتخذ مواقف إيجابية تجاههم.
(4) يستطيع تذكر التفاصيل ويتحدث بعمق بالموضوعات ويقدر الأمور.
(5) نبع الأفكار الجديدة المبتكرة مبادر يكسر الروتين.
(6) عند القيادة يتحدث عن روح الفريق والتعاون وتدعيم الأهداف والإنجاز.
(7) حديثه حماسي تلقائي نبع للطاقة والحافز الداخلي. (1) يركز على المعوقات الإدارية ونقص الموارد.
(2) يتحدث عن المشكلات ولا يريد الوصول إلى حلول.
(3) يبني مواقف متضاربة تجاه الآخرين وينحو إلى السلبية.
(4) يلجأ إلى التصميمات وإطلاق الأحكام الجزافية بطريقة عشوائية.
(5) يميل للاسطوانات القديمة (المشروخة أحياناً) روتيني.
(6) يتحدث عن ضرورة انصياع المرءوسين لأوامره.
(7) متردد غامض مرتبك لا يثق بنفسه.


بعض الأمراض التي قد تصيب المنظمة في حالة عدم توظيف الأفراد بشكل جيد:

الورم الجلدي الكاذب

وصف المرض:
يصيب هذا المرض أجزاء المنظمة دون الأخرى (الاهتمام بقسم دون الآخر) وتنفجر هذه الأجزاء الجلدية من كثرة الضغط على هذه المواضع في حين تعاني بعض الأجزاء الأخرى من حالة ترهل (كالتي تصيب بعض لاعبي حمل الأثقال الذين يهتمون بنمو بعض العضلات دون الأخرى).

النتيجة:
عدم التوازن بين وظائف المنظمة وبالتالي أزمات دائمة ثم انفجار متوقع.

السبب:
التحميل على بعض الأجزاء والأفراد دون الآخرين واعتقادنا بأنهم هم وحدهم الصالحين.

العلاج:
تحفيز الأجزاء المرتخية / اكتشاف مواهبهم / تنمية مهاراتهم.

التهاب الأطراف

وصف المرض:
ويحدث حين تستبد الإدارة بسلطاتها وتقوم بخنق الرؤية لدى أفرادها حيث يعجز الأفراد عن معرفة كيف تساهم أعمالهم في خدمة رسالة المنظمة فما قد يؤدي إلى ترك بعض الأفراد المنظمة وتكوين جماعات غير رسمية.

النتيجة:
o إن ثقة الأفراد في الإدارة تتزعزع يوماً بعد يوم.
o أو إفراز جيل من العاملين ليس لديهم أعين أو آذان أو حتى أفواه.

السبب:
استسلام الأفراد والرضاء باستبداد الإدارة التي تعتنق نظرية ×.

العلاج:
o انشر القصص الناجحة.
o غير أفراد الإدارة وإذ لم تستطع فغير مفاهيمها.
o اقبل مشاركات الأفراد.
o استمع للآراء ونم الأفكار.

خشونة المفاصل

وصف المرض:
تعانى المنظمة من خلل في الاتصالات بين أفرادها حيث لا تقوم الإدارة الوسطى بأداء مهمة رفع الواقع وقدرات العاملين بها بشكل صحيح أو تنقل الأوامر بشكل مبهم وبالتالي لا يتم ما هو مفروض.

النتيجة:
o اختناقات المعلومات داخل المنظمة.
o عدم قدرة أفراد المنظمة على تنفيذ الأعمال المطلوبة في الوقت المحدد بالجودة العالية.

السبب:
وقد يرجع ذلك إلى إعداد الخطط الإستراتيجية في معزل عن تحليل نقاط القوة والضعف الداخلية أو تحليل التهديدات والفرص الخارجية.

العلاج:
o انشر المعلومات فيما لا يضر المصلحة العامة حتى لا تنمو الشائعات.
o اعمل على تأهيل الموظفين لديك.
o استخدم أسلوب العصف الذهني.
o اجمع المعلومات ونظمها وحللها واستخرج النتائج التي تساعد في اتخاذ القرار.

قصر النظر

وصف المرض:
تعانى المنظمة من خلل في نظرتها فيما يتعلق بالمهام المطلوب إنجازها فيكون لديهم توجه بإنجاز الأعمال وليس بالتوجه بالإفراد.

النتيجة:
o إنجاز الأعمال دون الكفاءة المطلوبة.
o حالة من الضجر أو اللامبالاة بين الأفراد.

السبب:
o عدم التعرف على أهداف الأفراد وربطها بأهداف المنظمة.
o الاهتمام بإنجاز الأعمال دون غيره.

العلاج:
o استمع إلي مرءوسيك بعقلك وقلبك.
o انشر حنانك واهتمامك بين رجالك.
o اجعل العاملين يستحوذون على تفكيرك.
o ساعدهم وتفهم ظروفهم في السراء والضراء.

شارك بنفسك في علاج مشكلة التوظيف بشركتك:
ما هي مظاهر عدم توظيف الأفراد بشكل جيد؟
1-
2-
3-
في رأيك ما هي الأسباب؟
1-
2-
3-
اقتراحاتك:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بي:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بالإدارة:
1-
2-
3-
فيما يتعلق بالأفراد وغير الموظفين أنفسهم:
1-
2-
3-
تفهم احتياجات الأفراد

تذهب احتياجات الأفراد إلى ما أبعد من الأساسيات, مثل: ظروف العمل المواتية والأجر العادل, ولكنه من المستحيل تلبية احتياجات الأفراد العليا مثل: الزهو بالعمل والمشاركة في أهداف المؤسسة, بدون مراعاة الاحتياجات الأساسية.

إشباع الاحتياجات
تتفاوت أنواع الاحتياجات لدى الأفراد, وتتمثل احتياجات المستويات الدنيا في الراتب والأمن الوظيفي, وكذلك ظروف العمل المواتية, وعلينا أن نستوفي تلك الاحتياجات الأساسية, ولكن إشباعها لن يحقق الرضا التام, ولكن قد يؤدي الفشل في إشباع مثل هذه الاحتياجات الأساسية إلى شيوع عدم الرضا بين العاملين في أغلب الأحيان, بينما يتم تحقيق الرضا التام, من ناحية أخرى, عن طريق إشباع احتياجات المستويات العليا من الاحتياجات, مثل : الشعور بالمسؤولية, والتقدم وكذلك النمو الشخصي.




أولوية الاحتياجات
لقد وضّح العالم النفسي أبراهام ماسلو Abraham Maslow خمس مراحل " لتدرج الاحتياجات", بدءاً من الاحتياجات الأساسية مثل: المأكل والمأوى, بلوغاً إلى المستويات العليا مثل : احتياجات إدراك الذات وتحقيق الذات.

تشجيع الزهو
يحتاج الأفراد إلى الشعور بأن إسهاماتهم قيّمة ومتفردة. ويتخذ الإحساس بالفخر في العمل شكلين أحدهما: شكل فردي وآخر جماعي. لو كنا نعمل مثلاً في خط تجميعي, فإننا نسعد بأدائنا في تركيب باب سيارة, على سبيل المثال, ولكننا أيضاً نشعر بالفخر تجاه السيارة بأكملها والتي ساهمنا في إنتاجها. ويتطلب عملنا كمديرين أن نسعى إلى استغلال ذلك الشعور بالفخر لدى الآخرين, وأن نشعر نحن أيضاً بالزهو تجاه قدرتنا على معاملة الموظفين معاملة تؤدي إلى نتائج إيجابية. ويتحتم على الإدارة والعاملين أن يشعروا بالزهو لانتمائهم إلى مؤسسة تحوز الإعجاب.


تحديد مصادر الإحساس بالرضا
احتياجات المستويات الدنيا احتياجات المستويات العليا
ظروف العمل :
ساعات عمل مناسبة, ومحيط عمل مريح,
أوافق على ظروف العمل المادية. الاهتمام الوظيفي:
الرضا النابع من الوظيفة نفسها ومحتوياتها, والقيام بها: أحب نوع العمل الذي أقوم به.
الإشراف:
توفير المديرين المباشرين للتشجيع وتفويض السلطة
" أحبذ الطريقة التي أعامل بها ممن يتابعون أدائي". الإنجاز:
وجود الدافع للوصول إلى الأهداف وأداء المهام بدرجة عالية من الفاعلية " عملي يعطيني الإحساس بالإنجاز".
الأمن:
الشعور بالثقة في وضعية المؤسسة والشعور بالانتماء: " أشعر بإحساس جيد تجاه مستقبل المؤسسة". الالتزام:
المتعة من خلال الشعور بالانتماء إلى المؤسسة والتعريف بها " أشعر بالفخر عند قولي إنني أعمل لدى تلك المؤسسة".
الإدارة:
فهم أساليب الإدارة: " أشعر بأن المؤسسة تقوم بالتغييرات اللازمة. المسؤولية:
مطالب العمل التي تؤدي إلى تقديم كل ما لدى الأفراد, ولكن عن طريق العدل والمكافأة " أنا أرحب بكم في العمل المتوقع مني أن أقوم به".
الاتصال:
الوعي التام بخطط المؤسسة والإسهام في التخطيط: " أستطيع أن أفهم مخطط (استراتيجية) المؤسسة". التفرد الشخصي:
فهم الأفراد لوضعهم في الخطة الشاملة " أستطيع أن أرى كيف يرتبط عملي بمخطط المؤسسة ككل.


مصفوفة تحديد الاحتياجات للعاملين في المنظمة

تعليمات الاستعمال:
عندما تقوم بجمع معلومات تحديد الاحتياجات من أجل تنفيذ مشروع داخل منظمتك, فإنك تحتاج إلى الحصول على معلومات عن الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج وهم العاملون لدى المنظمة، وعن العمل الذي سيقوم به البرنامج أو الذي سينجزه ويسمى المهمات, وعن المعلومات أو المنتجات التي سيتم التعامل معها أو إنتاجها وتسمى المحتوى.

وهناك ثلاث طرق أساسية لمعرفة المزيد عن العاملين, المهمات والمحتوى التي تتعلق بالمشروع.

#أ. تعتبر الملاحظة طريقة مباشرة لجمع معلومات تحديد الاحتياجات, إلا أنها قد يشوبها تدخل مشاعر وأحكام الملاحظة الذاتية.

#ب. تعتبر المقابلات أسهل طريقة لجمع معلومات عن تحديد الاحتياجات. وقد تكون الاستمارات ومجموعات التركيز أيضاً أساليب فعالة ومؤثرة نسبياً, ولكن ما يقوله لك الناس وما يفعلونه حقاً مختلف, فمن المهم أن يتم التأكد من نتائج المقابلات بالإضافة إلى الملاحظات وتحليل الوثائق.



#ج. مراجعة التوثيق, وهي من الطرق الموضوعية لتحديد الاحتياجات, كمراجعة سجلات الموظفين التي يمكن أن تقدّم معلومات مفيدة عن تحديد الاحتياجات. وبالطبع ففي بعض الحالات قد يكون من الصعب أو حتى من المستحيل الحصول على الوثائق المطلوبة.

يجب مراجعة المصفوفة في الأسفل عند تقرير الاستراتيجية أو خليط الاستراتيجيات التي سوف تستخدمها لجمع معلومات تحديد الاحتياجات الخاصة بمشروعك:

مصادر المعلومات
نوع المعلومات الملاحظة المقابلات التوثيق
العاملون الملاحظة في بيئة العمل مقابلة العاملين مراجعة ملفات الموظفين أو سجلاتهم
المهمات مراقبة الأداء مقابلة الخبير أو مؤدّين آخرين مراجعة الوصف الوظيفي بيانات السياسة وتقارير المشاكل
المحتوى/المضمون ملاحظة المخرجات مقابلة صانعي القرار أو المدراء مراجعة خطط العمل


منح الصلاحيات

ما هو منح الصلاحيات؟
منح الصلاحيات هو عملية إعطاء الأفراد قدرات أوسع أو (سلطة) لممارسة التحكم وتحمل المسؤولية عن عملهم. وهذا يعني حمل الأفراد على إصدار أحكامهم الخاصة لصالح المؤسسة وعملائها. والغرض من منح الصلاحيات هو تحرير شخص ما من التحكم الشديد للتوجيهات والأوامر ومنحه حرية تحمل المسؤولية عن أفكاره وأفعاله وإطلاق العنان للموارد المختبئة والتي كانت ستظل محجوبة يصعب الوصول إليها.
وتوفر منح الصلاحيات " متسع " أكبر للأفراد لاستخدام قدراتهم من خلال تمكينهم وتشجيعهم على صنع القرارات بالقرب من مواقع التأثير.

الأســاس
أساس الاعتقاد أن منح الصلاحيات هو التوجه الصحيح نحو تطوير فاعلية المؤسسة حيث أن الأفراد الأقرب إلى المشكلة هم الأقدر على التوصل إلى حل لها بشرط أن يكون لديهم إطار عمل يمكنهم من خلاله اتخاذ القرارات.


تولي السلطة في المؤسسة مانحة الصلاحيات

الافتراضات التي تكمن وراء مفهوم المؤسسة مانحة الصلاحيات هي:

▪ الكفاءة – الاعتقاد بأنه من المتوقع أن يؤدي الموظفون عملهم في حدود كفاءتهم بأقل درجة من الإشراف.

▪ الثقة – من الضروري ألا تعتقد فقط في كفاءة الأفراد, ولكن أيضاً تثق في كيفية مواصلتهم عملهم.

▪ فريق العمل – قليل من المشاكل التنظيمية يمكن حلها عن طريق شخص واحد يعمل بمفرده, وبمعنى المعدل الهابط للتغيير والاضطراب أنه كلما ظهرت تحديات ومشكلات جديدة يجب أن يتجمع الأفراد معاً بطريقة طبيعية في فرص مرنة دون حواجز تفرضها الصفات الاعتبارية أو الدرجات الإدارية لحل المشكلة في إطار أهداف المؤسسة وقيمها. وتتماسك المؤسسة من خلال هذه الأهداف المشتركة.

أسباب منح الصلاحيات

▪ الإسراع من عمليات صنع القرار وتوقيت رد الفعل.

▪ إطلاق قدرات الإبداع والتجديد لدى الموظفين.

▪ توفر درجة أكبر من الرخاء الوظيفي والتحفيز والالتزام.

▪ منح الأفراد مزيداً من المسؤولية.

▪ تمكن الموظفين من اكتساب إحساس أكبر بالإنجاز في عملهم.

▪ تقليل تكاليف التشغيل من خلال حذف الخطوات الإدارية غير الضرورية, والتحكم في النوعية وفحص العمليات.

تغيير مفهوم المؤسسة القائدة

المؤسسة القائدة واحدة من المناطق التي تتمركز فيها صناعة القرار ويتم الاعتماد فيها على سلطة المديرين "لإنجاز المهام " وتعتقد الإدارة أنها دائماً ما تعرف الأفضل (مهما كانت بعيدة عن بيئة العمل أو الفئات المستفيدة) وتعتبر مساهمات فريق العمل أمر مسلم به أكثر منها محل ترحيب.

وعلى العكس تستخدم المؤسسة مانحة الصلاحيات قدرات وحماسة موظفيها على نحو أفضل بكثير, ولديها إمكانية للتطوير باستمرار من خلال سلسة صغيرة وكبيرة من الخطوات يوم بعد يوم وعلى كافة المستويات, وتغذية التعلم من خبرتها لتحسن مستوى أدائها.

والمؤسسة القائدة يمكن تشبيهها بالديناصور بعقليته الصغيرة العاجزة تصدر توجيهات إلى كيانها الضخم. والمؤسسة مانحة الصلاحيات أشبه ما تكون بسرب من الأسماك يتحرك بسرعة وتناغم وتوافق في الحال تحت العلامات المنتصبة.


عملية منح الصلاحيات

يمكن لعملية منح الصلاحيات أن تتحقق من خلال:
▪ الوسائل الهيكلية – التنظيم والعمل في مجموعات.
▪ سلوك أو أسلوب المديرين الفرادى.
▪ جدولة العون الذي يمكن أن يقدمه الموظفون في معالجة قضايا المؤسسة الحالية.
▪ كسب (قلوب وعقول) الأفراد.

منح الصلاحيات الهيكلية – التنظيمية

من المحتمل أن يكون للمؤسسة مانحة الصلاحيات هيكل بسيط بأقل عدد من الدرجات الإدارية. ويعمل الهيكل متعدد الدرجات على تصفية المعلومات المتدفقة في اتجاهين كما يعرقل عملية صنع القرار من التغلغل داخل المؤسسة كما ينبغي.


منح الصلاحيات الهيكلي – مجموعة العمل

منح الصلاحيات يمكن تحقيقه في مستوى مجموعة العمل من خلال تنفيذ المبادئ التالية:
1. يجب تنظيم العمل على أساس العمليات الرئيسية لتشغيل ( المهام الكلية).
2. الوحدة التنظيمية الأساسية يجب أن تكون مجموعة العمل الرئيسية ( من 4 إلى 20 فرد ).
3. كل مجموعة عمل يجب أن تتضمن قائد مختار.
4. يجب هيكلة الوظائف حتى يمكن لأعضاء مجموعة العمل بصورة شخصية تخطيط وتنفيذ وتقويم واحدة على الأقل من خطوات العملية.
5. يجب أن تكون كل مجموعة عمل قادرة بصورة كاملة على تقويم أدائها في ضوء معايير التميز المتفق عليها.
6. يجب أن تتاح لكل أعضاء مجموعة العمل الفرصة للمشاركة في عمليات التخطيط, وحل المشكلات, والتقويم الخاصة بالمجموعة.

أسلوب الإدارة

يمنح المديرون صلاحيات لأعضاء فرقهم ليس بالتخلي عن السيطرة, ولكن بتغيير أسلوب ممارسة هذه السيطرة, ويجب عليهم أن يتعلموا التفويض بصورة أكبر والسماح للأفراد والفرق بمساحة أكبر من التخطيط والتصرف ومراقبة أدائهم.

الانغماس في القضايا

يمكِّن منح الصلاحيات من خلال دفع الأفراد لتطوير حلول بأنفسهم لقضايا محددة, ويمكن تنفيذ ذلك من خلال فرق مرتقبة لا تعمل فقط على اقتراح طرق بعينها أو من خلال عقد الآمال على أن شخص آخر سيفعل شيء ما, ولكن بحل المشكلة فعلياً من خلال القطاع الخاص بهم في المؤسسة, وفي ضوء الموارد التي يمتلكونها, والظروف التي يعملون في إطارها.

القلوب والعقول

يتعلق منح الصلاحيات بإشراك قلوب وعقول الأفراد معاً حتى يمكنهم انتهاز الفرص المتاحة أمامهم لزيادة مسؤولياتهم.
وعلى مستوى الإدارة يتحقق ذلك من خلال الرؤية الاستراتيجية المشتركة والقيم المشتركة عبر المؤسسة, وتوفير الكفاءة والثقة اللتين من دونهما لا يمكن أن تعمل مؤسسة مانحة الصلاحيات.


عشر سبل لمنح الصلاحيات للأفراد:

1. التفويض بصورة أكبر.
2. إشراك الأفراد في وضع الأهداف, ومعايير الأداء, واتخاذ قرارات بشأن إجراءات الأداء.
3. السماح للأفراد والفرق بمساحة أكبر من التخطيط والعمل, ومراقبة أدائهم.
4. إشراك الأفراد في تطوير حلول للمشكلات بأنفسهم.
5. تشكيل فرق تدير نفسها بنفسها, وأخرى تضع أهدافها ومعاييرها, وتدير أدائها بنفسها.
6. إعطاء الأفراد حرية في تقرير الاحتياجات التي يجب إشباعها.
7. مساعدة الأفراد على التعلم من أخطائهم.
8. تشجيع التنمية المستمرة حتى يمكن للأفراد أن ينموا في أدوارهم وبأدوارهم في آن واحد.
9. شارك أفراد فريقك في رؤيتك وخططك.
10. امنح الثقة للأفراد وعاملهم كناضجين.

طرق إصدار الأوامر مع الموظفين

عندما يفكر أي شخص بإصدار أمر ما ، لا بد أن يأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
العامل الأول.. الموقف، العامل الثاني.. الشخص.

ويسأل نفسه سؤالاً.. هل الأمر موجه لشخص منتج أم لشخص متقاعس كسول؟ لأن كل شخص له نوع من الأوامر يجب أن يتخذها مصدر الأمر، وأنواع الأوامر هي:

الأمر الصريح المباشر ..
ونضطر إلى استخدام هذا النوع مع المهملين والكسولين والعنيدين والذين تنقصهم القدرة على التركيز.

الأمر بصيغة طلب ..
ويستخدم إذا كان العمل روتينياً، وكانت علاقة المدير بالموظف مبنية على الثقة المتبادلة. فمثلاً ممكن أن تصيغ طلبك بدقة تجعلك تطمئن أن الموظف سوف يدرك أن ما تطلبه منه هو أمر، وأنه لا يملك سوى التنفيذ.



الأمر التطوع ..
يبرز الموظف التواق للعمل والذي يميل إلى التطوع والتميز بنفس الوقت، فعلى سبيل المثال، يطرح سؤال لأداء أي مهمة غير مريحة على الرغم من أهميتها، ولكن لا يود أحد القيام بأدائها، وهنا يأتي الذكاء في كيفية استثارة فضول المتطوع بطرح سؤال من يريد عمل كذا ؟ هنا المتطوع يضع في اعتباره أن مبادرته الإيجابية ستؤتي ثمارها عندما يتذكره المدير في موسم الترقيات، لكن الموظف الآخر إذا كلف بهذا الأمر سيشعر بأنه مستهدف.

الأمر بصيغة سؤال ..
هذا النوع من أفضل طرق إصدار الأوامر ولكن عندما يلق على الموظفين المتحفزين والمجتهدين ، يصبح جهد جماعياً يشاركون في التخطيط فيه والتفكير والتنفيذ أيضاً. مثلاً "متى نفعل كذا؟ وهل من الضروري أن نفعل كذا ؟"
ولكن سنلاحظ أن هناك بعض الصعوبات لأنك تتعامل مع فئات مختلفة من الموظفين، فمثلاً هناك فئة تتصيد الأخطاء وتسعد لتنفيذ التعليمات التي يتضمنها سؤال فقط لمجرد رغبتهم في أن يقع المدير في خطأ! وهناك فئة أخرى تنظر للأمر بصيغة سؤال على أنه علامة ضعف، فيتجاهلون تنفيذ المطلوب لأنه لم يوضع أساساً في صيغة أمر.
باختصار علينا أن نتقن فن إصدار الأوامر مع الموظفين، لعلنا نجد صيغة لتنفيذ أوامرنا أو حتى مطالبنا.

صقـل المواهـب

يعتبر التعرف على مواهب الأفراد واستخدامها أحد جوانب عمل المدير الأكثر إنتاجية, ولعل إيجاد الأفراد المتميزين ما هو إلا جزء من مهام مثل هذا المدير, وعلى الرغم من أن إدارة الأفراد الموهوبين قد تكون صعبة, إلا أن المجهودات التي تبذل في هذا الاتجاه مجهودات مثمرة تستحق العناء.


أسئلة علينا طرحها عن الآخرين :
هل لديهم خبرات خاصة أو هل يمكن لهم تنميتها؟
هل يمكنهم الجمع بين العديد من المواهب مثل: مواهب
البحث ومواهب الإدارة.
هل يظهرون دليلاً على قدراتهم التنظيمية؟
هل هم موفقون في فتح مجالات جديدة للعمل في المؤسسة؟
هل يظهرون قدرات على قيادة الآخرين؟


اكتشاف المواهب
تعد المواهب الفردية في المؤسسات, وخاصة الكبيرة منها, في معظم الأحيان غير موظفة بالكامل, بل وغير ملحوظة أيضاً, وعلينا البحث عن الإرشادات التي تنم عن قدرات غير مستغلة بالكامل أو قد تكون غير مستغلة بالكامل أو قد تكون غير مستغلة تماماً وأن نجد طرقاً يمكن من خلالها للأفراد المعنيين المساهمة بشكل أكبر في تطوير مؤسساتهم. وقد يكون الأفراد المعنيين المساهمة بشكل أكبر في تطوير مؤسساتهم. وقد يكون الأفراد الذين يعملون في أنشطة غير العمل, مثل: إدارة شركة أو نادي اجتماعي أو حتى إدارة أحد المناسبات, مصادر للمواهب غير المستغلة, ولا يؤدي اكتشاف مثل هذه المواهب المقدمة إلى تطوير المستقبل المهني للفرد فحسب, بل يؤدي أيضاً إلى تقوية قدرة المؤسسة على النجاح.





تخطيط التعاقب الوظيفي
كلما كان هناك مرؤوسون ناجحون, كلما أكد ذلك أن المؤسسة سوف " تتقدم " دائماً, وعلينا الترحيب بدور الصديق والداعم الذي ساعدهم على تنمية مواهبهم وإظهارها, وعلى كل فسوف تتسبب ترقيتهم في إحداث فجوات, كذلك يجب أن تكون لدينا دائماً إجابة على السؤال: (( ماذا يمكن فعله إذا ترك فلان العمل ؟)) وقد يتيح ذلك فرصة لإعادة تنظيم العمل حتى لا نضطر للقيام بعمليات الإحلال. وسوف نتمكن – في أغلب الأحيان – من مكافأة شخص بالترقية, تاركين بذلك فراغاً آخر, لذلك فعلينا الاحتفاظ بملف التعاقب الوظيفي, وأن نقوم بتحديثه باستمرار, وعلينا أن نقوم بتسجيل التعاقب الوظيفي المحتمل لكل وظيفة أساسية لدينا.





إسهام الأفراد إسهام المؤسسة

التركيز على الإسهام والمشاركة

ما هو شعورك تجاه أفراد يتصفون بالصعوبة, وكثرة المطالب, وعدم الاتفاق, وعدم الطاعة, وعدم السماحة, وعدم النظام, وكثرة المتاعب, وعدم الاحترام, وعدم التجانس. لعل الإجابة الواضحة هي التخلص من وجودهم حولنا؟ ولكن طبقاً للاستشاري الأمريكي, مايكل كامي تعتبر تلك الصفات التسع السابقة هي ميزة " الغوريلات الموهوبة ", الذين قد يمثلون أكثر العاملين لدينا إنتاجية, فعلينا قبل كل شيء أن نركز على إسهامات هؤلاء الأفراد لا على شخصياتهم.

موظف غير تقليدي
قد يكون من الصعب إدارة العاملين غير المتمثلين, ولكنهم قد يكونون أحياناً الأكثر إنتاجية من غيرهم.

بنـاء الثقـة
يعاني معظم الناس من الشعور بعدم الأمان في لحظة ما, ولعل كثرة أنواع القلق التي يؤثر على الأفراد في المؤسسات تساعد على زيادة الإحساس بعدم الأمان, ولعل العلاج هو بناء الثقة عن طريق منح التقدير, ورفع مستوى المهام, وكذلك توفير المعلومات الكاملة.




تقليل الإحساس بعدم الأمان
يستطيع بعض الأفراد إخفاء شعورهم بعدم الأمان بشكل أفضل من الآخرين, ولكن لا ينبغي أن نُخدع, فكل واحد منا يحتاج لأن يسمع استحساناً لأدائه وأن الناس تكنّ له كل الاحترام, لما هو عليه وما أنجزه من أعمال, بالإضافة لما يقوم به من عمل. ويعد المدح طريقة فعالة جداً, بل واقتصادية جداً, لتحسين الشعور بالثقة, ولكن لا بد من أن نتأكد من أن ذلك المدح في محله, وعندئذ يمكننا تشكيل أسلوب المدح طبقاً للظروف.

الترحيب بالمدخلات
يجب علينا إعلاء الشعور بالثقة لدى الجميع, وخاصة لدى الأفراد الأكثر تحفظاً, وذلك من خلال السماح للجميع بالكلام في الاجتماعات, كل في دوره.
تشجيع قدرات الأفراد
لعل من أخطر ما يؤدي إليه عدم الثقة بالنفس, هو منع الأفراد من السعي للتصدي للتحديات الجديدة في العمل, بل وفي بعض الأحيان عدم تقبلها. وحتى الأفراد الذين يتمتعون بقدر من الثقة بالنفس لا يعملون سوى بنسبة صغيرة من كامل جهدهم أو قدراتهم. ويجب علينا أن نقوم بتشجيع العاملين على الإيمان بقدراتهم من خلال إعطائهم مهام إضافية. فعلى سبيل المثال: يمكن إسناد المسؤولية لهم عن لجان تتناول موضوعات هامة, وفي هذه الحالة, لا يجب علينا قبول استجابة مثل: أنا لا أجيد تلك الأعمال, فهي عادة ما تكون كامنة في اللاوعي لعدم المشاركة.

قراءة لغة الجسد
إن المظهر الخارجي للفرد كثيراً ما يعطي بصيرة عن المشاعر. قد يكون الموظف الذي يستخدم لغة مؤشراً على الدفاعية والسلوك السلبي, كما يعبر عن شعور بعدم الأمان.

استبعاد الخوف
يعاني الأفراد أنواعاً عديدة من الخوف, مثل: الخوف من الفشل الشخصي, والخوف من إخفاق المؤسسة أو تغيير إداراتها, أو الخوف من النتائج العكسية الممكنة عند التغيير, وتعد جميع تلك المخاوف عقلانية, فقد يسهل الارتياح منها بعض الشيء عن طريق الاتصال الكامل والصريح والمنفتح بين الأفراد والمجموعات, ولكنها لا تستبعد كلية. وقد يزيد من تفاقم تلك المخاوف بعض الإدارات السرية التي تستخدم الخوف كوسيلة للسيطرة على الأفراد. ولكن إذا استبعدنا الخوف فسوف نجد أن الثقة, والتفاؤل, والطيبة كلها تؤدي إلى فاعلية أكثر بكثير في مجال العمل.



توفير المشاركة
تنبع الثقة في موقع العمل من المشاركة الحقيقية, ويقتصر حدوث ذلك عندما يستطيع الموظفون – على المستوى الفردي أو من خلال مجموعات – المشاركة في المعلومات, وبالتالي يكون لهم تأثير حقيقي على مجريات الأمور, وتكون المزايا في هذه الحالة الديمقراطية, ومحفزة, وعملية. وقد أوضحت الدراسات أن الإنتاجية تكون أقل عندما تكون الوظائف موصفة بتدقيق كبير, مقارنة بالحالات التي يسمح فيها للأفراد المساهمة بطريقتهم الشخصية لإنجاز الأهداف.

نقاط علينا تذكرها:
o التنحي للوراء والسماح للآخرين باتخاذ القيادة والمبادرة يساعدنا ويساعد موظفينا على الشعور بالثقة.
o إعلان الشعور بعدم الأمان ينتقل إلى الفريق كالوباء.
o يؤدي عدم الاستيقان والتأكد إلى انخفاض المعنويات دائماً.
o من المهم إبلاغ الأفراد بتطورات المؤسسة بسرعة وصدق.

الالتزام ... كيف ندعمه

الالتزام له خاصية الارتباط والولاء وله ثلاثة عناصر:
1. الاندماج مع المؤسسة – أهدافها وقيمها.
2. الرغبة في الاستمرار مع المؤسسة.
3. الرغبة في التفاني في العمل لصالح المؤسسة.

أهمية الالتزام
أكد الكاتب الأمريكي "روبرت والتون" في بداية الأمر على أهمية الالتزام. حيث يرى أنه يمكن تحقيق التطوير في الأداء إذا تخلت المؤسسة عن أسلوبها التقليدي في توجيه الأفراد والسيطرة عليهم.
وأشار إلى أنه يجب استبدال هذا الأسلوب باستراتيجية للالتزام.
وقال إن الأفراد يتفاعلون بمزيد من الفاعلية وبقدرة أكبر على الخلق والإبداع إذا منحوا مسؤوليات أكثر وإذا تم تشجيعهم على المشاركة ومساعدتهم على الاقتناع بالعمل الذي يقومون به.
ومن المحتمل ألا يحدث التفاعل الحقيقي على المدى الطويل إذا سيطرت الإدارة بشدة على الأفراد وإذا وضعتهم في أعمال محددة تحديداً دقيقاً وإذا عاملتهم على أنهم ضرورة غير مفيدة.

ويرى "روبرت والتون" أيضاً أن: (صممت الأعمال على أن تكون أكبر من ذي قبل, فهي تجمع بين التخطيط والتنفيذ وتتضمن جهوداً تطور مستوى الأداء في العمل ولا تجعله على المستوى العادي للأداء.
وكذلك يكون التسلسل الإداري ثابتاً نسبياً وتكون الفوارق في المناصب فوارق بسيطة وتعتمد السيطرة والتنسيق الأفقي على الأهداف المشتركة وتكون الخبرة وليس المنصب الرسمي هي المحدد للسلطة).
هذا وقد أضاف " توم بيتر " ثقلاً لهذا الرأي بخصوص استراتيجية الالتزام فكتب بالاتفاق مع رأي "روبرت ووترمان" (ثق بالأفراد وعاملهم كأفراد ناضجين وحمسهم بالقيادة النشطة والمبدعة ونمي في عقولهم فكرة تحقيق الجودة وولد بينهم الإحساس بأنهم يمتلكون العمل وستجد في النهاية أن القوة العاملة تتفاعل بكل الالتزام).


تدعيم الالتزام

الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتدعيم الالتزام هي:
▪ شارك الأفراد في مناقشة أهداف المؤسسة وقيمها واستمع إلى آرائهم البناءة وقم بتصعيدها للإدارة العليا لضمها لتقرير المؤسسة عن أهدافها وقيمها.

▪ تحدث مع فريق العمل بالطرق الرسمية وغير الرسمية عما يحدث في القسم وعن الخطط المستقبلية التي ستؤثر عليهم.

▪ وفر الفرصة لفريق العمل ليشارك في تحديد الأهداف المرجوة لتنمي بينهم الإحساس أنهم يمتلكون هذه الأهداف ويلتزمون بها.
▪ اتخذ الخطوات اللازمة لتطوير الحياة العملية في قسمك أو لفريق العمل – أي البيئة التي يعملون بها والأساليب التي يتم بها تخطيط أعمالهم والأسلوب الذي تتبعه في إدارتهم ومجال مشاركتهم في العمل الذي يقوم على أساس أنهم يشاركون فيه بمحض إرادتهم وليس عن طريق الأوامر التي تصدر إليهم.

▪ ساعد الأفراد على تنمية مهاراتهم وكفاءتهم لتطوير فاعليتهم داخل المؤسسة وخارجها.

▪ لا تعطي وعوداً بأن الوظيفة سوف تكون مدى الحياة. بل أكثر من ذكر أن المؤسسة ستبذل كل ما يمكنها لزيادة فرص العمل وتأمين الأفراد على حياتهم وتجنب الاستغناء عن العمالة الزائدة ومراعاة الظروف الإنسانية إن أمكن.

أخيراً, تذكر أنك عندما تقوم بإرسال رسالة عن الثقة – على سبيل المثال – فإن الإطار الذي يرجع إليه من يتلقون رسالتك في تقييمها لا يكون بالضرورة متطابقاً مع الإطار الذي تقيم به رسالتك. فقد تقابل آراؤك بدلائل الشك الصريحة أو المتخفية والسخرية والعداء أيضاً. وكل ما عليك أن تجتهد لتوفير الثقة وهذا لا يتحقق إلا بأفعالك وليس بكلامك. إن بناء الثقة هو الطريقة الوحيدة التي يخلق بها الالتزام وهذا لا يتم إذا تم معاملة الأفراد على أنهم عوامل للإنتاج وبطريقة لا تتناسب مع وضعهم كأحد من الأصول الأساسية التي يقوم عليها العمل.

الإرشــاد

الإرشاد مهارة أساسية لكل مدير. الوقت الذي تمضيه في الإرشاد سيقود إلى تحسين الأداء إذا اتبعت المبادئ التالية:

1. المرشدون الجيدون يدربون الموظفين على أداء مهامهم بالطريقة الصحيحة باستمرار بالرغم من أن معظم الإرشاد يتم في النواحي الفنية للوظيفة, إلا أنه يمكنك إرشاد الموظفين لتطوير مهاراتهم الشخصية ومهارات فريقهم.

2. اجمع الناس يومياً, جماعة أو أفراداً, للتوصل إلى اتفاق حول ما هو متوقع منهم.

3. استعمل الوسائل التالية لمساعدة الموظفين في تحقيق أهدافهم:
▪ التعلم الوظيفي: ضع الأطر للمهارات التي تتوقع من الآخرين استعمالها.
▪ النصح: ساعد زملاءك في إيجاد حلول عن طريق اكتشاف الذات خطوة بخطوة.
▪ التدريب: ارفع من مهارات زملائك بتوضيح ما تريدهم أن يفعلوه موضحاً لهم كيف يعملونه, واسمح لهم أن يحاولوا ذلك وأنت تراقبهم, ثم إعطائهم تغذية راجعة عن أدائهم.
▪ المجابهة: دع زملائك يعملون متى يكون أداؤهم أقل من التوقعات المتفق عليها.
4. إذا فشل زملاءك في القيام بالعمل بالطريقة الصحيحة, فوضح لهم ذلك مرة ثانية. اسألهم ليؤكدوا لك فهمهم للمهمة. دعهم يبرهنون ذلك بتوضيح كيف يقومون بالأداء عملياً.

5. إذا لم يتطور الزملاء بعد عدة محاولات, فقرر إذا ما كان السبب هو احتياجهم إلى المزيد من القدرات أم عدمها. إذا كان السبب هو عدم القدرات, فانقل الشخص إلى وظيفة أخرى تناسب مهاراته. أما إذا كان السبب هو اتجاه الفرد, فحدد السبب والحل. إذا لم ينجح ذلك – وأقلية بسيطة لا تستجيب – فوقع عليها العقوبات, وربما الفصل.

6. أعط الناس تغذية راجعة باستمرار. وكلما سمحت الظروف قم بقياس أدائهم حتى يكونوا على بينة إذا كان أداؤهم في تحسن أم في تراجع.

7. مع تحسين مهاراتهم, شجعهم لاكتشاف طرق جديدة وأفضل لأداء العمل, وأثن على أفكارهم الجديدة.

8. دعهم يبتكرون آراءهم وأفكارهم الجديدة حتى وإن لم تطابق طرقهم الجديدة تصورك عن الطريقة المثلى.


9. دائمــاً:
▪ قم بتشخيص الأدوار التي تتوقعها من الآخرين.
▪ شجع الآخرين ليعملوا بطريقة أفضل.
▪ أخبرهم متى حققوا التوقعات ومتى تجاوزوها. أخبرهم بذلك في الحال وحدد ما شاهدته. اسألهم بماذا شعروا تجاه التطوير, وكيف يتوقعون له أن يستمر.
▪ أخبر الموظفين الذين لم يقوموا بعمل جيد:
 في أقرب فرصة ممكنة.
 في مكان بعيد عن مرأى الموظفين الآخرين.
 بأن تكون محدداً بخصوص ما لم تكن راضياً عنه.
 باكتشاف ما يشعر به الموظف.
 بالتركيز على المشكلة وليس على الشخص. دائماً استعمل أنا وليست أنت في ملاحظاتك.
 بعدم استعمال ألفاظ نابية قط.
 بإشراك الموظف في إيجاد حل.
 بتلخيص التوقعات بوضوح.
 بطريقة جازمة وليست اعتذاريه.

تفهم سلوك العاملين

يعتبر السلوك الطبيعي والغريزي غير مناسب في مكان العمل, وينبغي علينا بذل الجهود لكي نحقق نماذج من السلوك الذي يؤدي إلى العمل الجماعي الإنتاجي الفعال بين العاملين.






السلوك الطبيعي
يميل الأفراد في العمل بطبيعتهم إلى أن يكون لتصرفاتهم طابع غريزي يتسم بالدفاعية عن النفس أكثر منه ميلاً إلى الانفتاحية والتعاون, ويفسر لنا هذا أسباب اعتبار العواطف كقوة مؤثرة في مكان العمل, كما يفسر لنا أسباب رد فعل الإدارة الغاضب غالباً تجاه الانتقادات, وكيف تنحو الإدارة تجاه السيطرة تجنباً للدخول في أية مخاطر. كما ينحو الأفراد للقفز إلى استنتاجات غير موضوعية والانقسام إلى مجموعات صغيرة, قد تكون في كثير من الأحيان أيضاً مجموعات متحاربة وغير متعاونة.

السلوك السليم
يعتمد التصرف والسلوك الطبيعي على الاستجابات الشخصية, والتي عادة ما تقود إلى المشاعر السلبية (مثل الشعور بعدم الأمان), بل وربما تؤدي أيضاً إلى الإدراك الخاطئ لنوايا باقي العاملين في المؤسسة, وتشجيع صفات التصرف البناء الإيجابي على التعاون, والانفتاح , والثقة بالنفس. وتتضمن بعض الصفات المرموقة للأفراد الذين يتمتعون بمهارات التصرف المناسب, موهبة مؤكدة لسهولة الاتصال الإيجابي مع الزملاء, كما تتضمن الثقة على جميع المستويات, وكذلك التقدير المخلص والكريم لإنجازات الآخرين, والقدرة على التعلم من الأخطاء والفشل وتبني أسلوب عام يعتمد على التعاون مع الزملاء بدلاً من منافستهم.

علينا تشجيع السلوك البناء الإيجابي ومكافأته.
علينا أن نباشر التأثير في السلوك لا أن نعمل على تغيير الشخصية

تنظيم عملية التعريف بالعمل للموظفين الجدد

صممت هذه القائمة لتساعد الكثير من المدراء المسئولين عن تعريف الموظفين الجدد بالعمل, وهي مفيدة أيضاً لتساعد الموظفين الجدد في الاندماج سريعاً بقدر المستطاع مع كل ما يحيط بهم, وليصبحوا ذوي كفاءة وفاعلية في عملهم, والفشل في تحقيق ذلك يمكن, على الأقل, أن يؤدي إلى تطور غير منتظم وتحمل تكاليف غير ظاهرة مثل إهدار الخامات, وفقد العملاء.
وسوف يتنوع شكل ومضمون برنامج التعريف طبقاً لحجم ونوع المؤسسة والمعلومات المتوافرة بها, وكذلك الخبرة والأقدمية بين الموظفين, ويجب إدراك, على الرغم من ذلك, أنه من المهم جداً تعليم الموظفين الجدد ثقافة, ولغة, ومستويات المؤسسة, بنفس أهمية تدريبهم على أداء وظيفة معينة.
لا يجب النظر إلى عملية التعريف بمفردها, ولكن يجب معاملتها كامتداد لعملية اختيار الموظفين, وبداية لاستكمال برنامج التطوير الوظيفي " لأفراد فريق العمل ", وتتألف غالباً هذه العملية المعروفة في الولايات المتحدة بالتوجيه من مرحلتين هما برنامج يتناول المؤسسة ككل, ودائماً ما يقوم بتنفيذه قسم الموارد البشرية, وبرنامج يتناول كل قسم على حدة, وهذه القائمة ستركز على المرحلة الثانية.


التعريف
الهدف من التعريف بالعمل هو ضمان أن الموظفين الجدد:
▪ يندمجون مع بيئة العمل بأقصى سرعة ممكنة.
▪ يتعلمون نواحي وأشياء وثيقة الصلة برسالة المؤسسة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليبها في العمل.
▪ يصبحون أكثر إنتاجاً ولديهم حوافز قوية للعمل.
▪ يصبحون على وعي بالمهارات والمعارف المطلوبة في الوظيفة.
▪ ويدركون حدود مسؤولياتهم.

مزايا التعريف بالعمل:
▪ أن يندمج الموظفون الجدد بأقصى سرعة في المؤسسة, وأن يصبحوا أكثر إنتاجاً في مرحلة مبكرة.
▪ أنك تبدو وكأنك تقيِّم الموظفين الجدد, وتشعرهم بأنك ترحب بهم, وتمنحهم بعض الانطباعات عن المؤسسة.
▪ وتجعلك تنظر إلى تكاليف عملية اختيار الموظفين الجدد كنوع من الاستثمار.
▪ التعريف الناجح بالعمل يعد مرحلة أولية ضرورية بالنسبة لبرنامج التطوير الوظيفي.

قائمة العمل:

1. تعيين مستشار
فكر في تعيين شخص في نفس المرحلة العمرية والمرتبة الوظيفية للموظفين الجدد ليقوم بعمله كصديق وناصح لهؤلاء الموظفين في الأسابيع القليلة الأولى, وسوف يكون ذلك مفيداً بشكل كبير, خاصة في المؤسسات المتشابكة أو في الإعانة على شرح تفاصيل كثيرة لا يلم بها الموظفون الجدد بشكل جيد في أي مكان آخر. راقب هذه العلاقة, وعليك بالتدخل إذا لم يفلح الأمر.

2. عليك بالتخطيط لعملية التعريف بالعمل وإشراك وإعلام الآخرين
ينبغي صياغة برنامج التعريف بالعمل الكامل ولكن بالطبع يجب إقراره والموافقة عليه من جانب مدير الموظف الجديد, ويجب أيضاً إشراك المستشار الذي ذكرناه سلفاً في هذه العملية, وينبغي أيضاً إعلام أفراد فريق العمل الذين سيعملون مع الموظف الجديد ببرنامج التعريف سواء تم إشراكهم في الأمر أو لم يتم ذلك, وينبغي أن تحتوي خطة التعريف بالعمل على ثلاث مراحل, يجب أن يغطي أول يوم أو يومين الضروريات الأولية, ويجب أن تنطوي الأسابيع الثلاثة أو الأربعة الأولى على بعض من التعليم عن طريق مزيج من الأساليب, وينبغي أن تتم عملية التآلف في الأشهر الثلاثة أو الستة الأولى بالتدريج بين الموظف الجديد وبين جميع الأقسام.


3. عليك بإعداد منطقة العمل
عليك بتوضيح وتنظيم منطقة العمل الخاصة بالموظف الجديد, وتأكد من أن جميع أدوات الكتابة اللازمة جاهزة للتسليم, وأن جميع المعدات سليمة وتعمل بحالة جيدة.

4. قدم الموظف الجديد إلى المؤسسة وإلى القسم التابع له
دائماً ما يقوم قسم شؤون الأفراد في اليوم الأول بإعلام الموظف الجديد بالتدريبات اللازمة للممتلكات وتأمين التجهيزات والخدمات ( مثل أماكن الحمامات والكافتيريا), كما يقوم القسم بتغطية أنواع القضايا التي يحتوي عليها الكتيب اليدوي الخاص بفريق العمل (مثل الرواتب, والترتيبات اللازمة إذا ما ترك الموظف المنظمة, ونظام الصرف في حالة المرض), تأكد من أن الموظفين الجدد لديهم نسخ من أية وثائق ضرورية, مثل جدول المؤسسة والتوصيف الوظيفي, ومن الضروري أيضاً تقديم الموظفين الجدد إلى القسم والفريق الذي سيعملون معه.
وعلى الرغم من أن الموظف الجديد سوف يتم تقديمه إلى الأشخاص الموجودين في المؤسسة, فإنه من الضروري أن يتبع ذلك نظرة مفصلة إلى جميع الأقسام الأخرى في المرحلة التالية من عملية التعريف بالعمل.



5. عليك بالتأكيد على أهمية إجراءات وسياسات المؤسسة
يجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بالسياسات واللوائح القائمة على القانون, كما هو الحال بالنسبة للإجراءات الخاصة بالصحة والأمان والإجراءات الأخرى القائمة على المستويات القومية مثل شهادة الأيزو9000 " شهادة الجودة " وكثير من النظم الأخرى, مثل التطوير الوظيفي أو تعيين بعض المستشارين, ويجب أن يكون الموظفون الجدد على وعي بكل ذلك في مرحلة مبكرة.

6. عليك بالتخطيط لمقدمة متوازنة للعمل
سواء تم التدريب عن طريق الجلوس مع أي موظف عادي أو من قبل مدربين محترفين, فمن المستحب أن يكون هناك مزيج من الشرح والملاحظة والتدريب والتغذية الاسترجاعية, وعليك أن تكون على وعي بعدم الإفراط في منح المعلومات, وينبغي أن يمنح الموظفون الجدد بعضاً من العمل الحقيقي ليقوموا به, لتجنب الشعور بالملل ولكي تعطيهم فرصة مبكرة لتحقيق بعض الإنجازات.

7. وضح مستويات الأداء
وضح منذ البداية مستويات الأداء التي تريدها, فلا تتوقع من الموظفين أن يكونوا على وعي بالعمل طبقاً للمستويات التي تريدها المؤسسة من تلقاء أنفسهم دون العلم بها.


8. عليك أن تراجع بانتظام التقدم الذي يتم إحرازه
يجب القيام بذلك أثناء برنامج التوظيف, على سبيل المثال, على دورات أسبوعية, لضمان أن جميع الهداف وكذلك احتياجات الموظفين الجدد يتم تحقيقها.. ومن الممكن تهيئة البرنامج للتكيف مع السرعة والمتطلبات التعليمية للأفراد, وسوف تحتوي هذه المراجعات دائماً على المحادثات غير الرسمية وكذلك التقييم الرسمي الذي سيتم من خلاله المقابلة التي سيتم إجراؤها في نهاية البرنامج, خاصة إذا ما كان الموظفون في فترة اختبار, ويجب وضع وجهات نظر الموظفين الجدد الخاصة بعملية التوظيف ككل في الاعتبار خاصة عند وضع البرامج المستقبلية.


الأوامر والنواهي المتعلقة بقيام المؤسسات بتنظيم عملية تعريف الموظفين الجدد بالعمل.
الأوامـر:
▪ اضمن أن جميع أفراد فريق العمل الذين لهم صلة وثيقة بموضوع تعيين الموظفين الجدد يعلمون ويشتركون في عملية التعريف بالعمل.
▪ راجع التقدم الذي يحرزه الموظف الجديد تدريجياً, وكن على استعداد لكي تجعله يدمج الاحتياجات التي يعبر عنها في برنامج التعريف بالعمل.
▪ قيم أسلوب ومضمون البرنامج التعريفي, وقم بتعديله إذا تطلب الأمر, مع وضع وجهات نظر الموظفين في الاعتبار خاصة ذوي الخبرة القليلة بهذا البرنامج.
النواهـي :
▪ لا تنس أن الشروع في وظيفة جديدة, تجربة مليئة بالضغوط لمعظم الناس.
▪ لا تخمن أية افتراضات عن تعلم واندماج الموظف الجديد.
▪ لا تنس أن التعريف بالعمل يستغرق أكثر من يوم أو حتى أسبوع.

توفير التغذية الاسترجاعية

يحتاج الأفراد إلى أن يعرفوا إلى أي مدى يجيدون عملهم, بهدف الاستمرار فيه بفاعلية أو فهم ما يحتاجون عمله ليتحسن أداؤهم. فهم يتخذون إجراء ما ويتعلمون من خلال معلومات التغذية الاسترجاعية مدى فعالية هذا الإجراء ويستكملون حلقة التغذية الاسترجاعية بإجراء أي تصحيحات لسلوكهم على أساس المعلومات التي تلقوها.

وبصورة نموذجية يجب إدماج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة. ويجب أن يكون الأفراد قادرين على متابعة ما يفعلون حتى يمكنهم اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة, ولكن قد لا يكون من الممكن دائماً تنفيذ ذلك. وتقع مسؤولية توفير التغذية الاسترجاعية على المدير. ويمكن بل ويجب عمل ذلك بطريقة منتظمة وخاصة بعد إنجاز مهمة معينة أو استكمال مشروع ما. ولكن يمكن أيضاً توفير التغذية الاسترجاعية في اجتماعات مراجعة الأداء الرسمية بصورة أكثر.

هدف التغذية الاسترجاعية
هدف التغذية الاسترجاعية هو توفير معلومات للأفراد لتمكينهم من فهم مدى كفاءة عملهم ومدى فعالية سلوكهم. ويجب أن ترفع التغذية الاسترجاعية درجة هذا الفهم حتى يمكن اتخاذ الإجراء الملائم, ويمكن أن يكون ذلك إجراء تصحيحاً, حيث أشارت التغذية الاسترجاعية إلى أن شيئاً ما يتم بصورة خاطئة أو بصورة أكثر إيجابية فيمكن أن يتخذ إجراء لتحقيق أفضل استخدام ممكن للفرص التي تكشف عنها التغذية الاسترجاعية كتعزيزات. ويمكن للتغذية الاسترجاعية الإيجابية أن تكون محفزاً قوياً لأنها تقدم اعترافاً بالإيجاز.
تقديم التغذية الاسترجاعية
يجب أن تعتمد التغذية الاسترجاعية على حقيقة وليس على حكم ذاتي. وفيما يلي بعض الخطوط العريضة لتوفير التغذية الاسترجاعية:

دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة:
ولتكون فعالة يجب دمج التغذية الاسترجاعية في الوظيفة, حتى يتمكن الأفراد أو الفرق من اكتشافهم بسهولة ماذا فعلوا بمعلومات التحكم المتاحة لهم. وإذا لم يمكن دمجها في الوظيفة يجب توفيرها بسرعة قدر الإمكان بعد انتهاء النشاط وبصورة نموذجية خلال يوم أو اثنين.

توفير تغذية استرجاعية عن أحداث واقعية:
يجب توفير التغذية الاسترجاعية عن النتائج الواقعية أو السلوك محل الملاحظة وليس عن رأي ذاتي.

صف ولا تقدم حكماً:
يجب تقديم التغذية الاسترجاعية كوصف لما حدث, ولا يجب أن تكون مصحوبة بحكم.

الإشارة إلى السلوكيات المحددة:
يجب أن تكون التغذية الاسترجاعية على صلة بصورة محددة للسلوك, ولا يجب أن تنقل مشاعر أو انطباعات عامة.

توجيه الأسئلة:
توجيه أسئلة أكثر من الإدلاء بتصريحات: لماذا تعتقد أن ذلك حدث؟ هل هناك أي طريقة أخرى تعتقد أنه يمكنك من خلالها معالجة الموقف؟ ما هي العوامل التي أثرت عليك في اتخاذ هذا القرار؟

اجعل الأفراد يبتكرون الأشياء بأنفسهم:
تشجعي الأفراد على الوصول إلى استنتاجاتهم الخاصة عما يجب عليهم عمله أو كيف يجب أن يكون سلوكهم. وجه أسئلة مثل: كيف تعتقد أنه يمكنك التغلب على هذا النوع من المشكلات في المستقبل؟ كيف تشعر أنه يمكنك تجنب التعرض لهذا الموقف مرة أخرى؟

اختر القضايا الرئيسية:
اختر القضايا الرئيسية واقصر التغذية الاسترجاعية عليها. وهناك حد لحجم الانتقادات التي يمكن أن يتحملها أي شخص, وإذا ما ازدادت الانتقادات عن حدها فستصبح المناقشات بلا هدف.

التركيز:
التركيز على جوانب الأداء التي يستطيع الفرد تطويرها, والتركيز على مناطق التي يمكن أن يفعل فيها الفرد القليل أو لا شئ مضيعة للوقت.

أظهر تفهماً:
إذا ما سارت الأمور بطريقة خاطئة, اكتشف ما إذا كان ذلك قد حدث بسبب الظروف الخارجة عن تحكم الفرد, وأوضح أن ذلك أمر مفهوم.

معالجة السلوك السلبي

أحياناً يتعرض المديرون وقادة فرق العمل لسلوك سلبي من جانب أحد أعضاء فرقهم, وقد يأخذ هذا عدة أشكال منها: نقص الاهتمام بالعمل, وغياب الرغبة في التعاون معك أو مع الأعضاء الآخرين في الفريق, أو الشكوى من العمل, أو من الظروف المحيطة به, أو التبرم عندما يطلب منه تنفيذ مهمة معقولة بصورة متقنة أو الاعتراض بشدة على أن يطلب منه القيام بعمل إضافي (أو مجرد رفض القيام به) – " هذا ليس من واجبات عملي " أو في حالات نادرة الوقاحة. والأفراد الذين يُبدون السلوك السلبي قد يكونوا مصدر استياء بصورة تامة أكثر منهم مجرد مصدر تشويش وإزعاج. فهم يتصرفون بصورة سلبية ويهمهمون في المقاعد الخلفية للاجتماعات, ويفتقرون للحماس.

وأنت كمدير يمكنك أن تتسامح مع قدر معين من السلوك السلبي طالما أن الفرد يعمل بطريقة جيدة, ولا يزعج أعضاء الفريق الآخرين. ويجب عليك أن تحدث نفسك ببساطة قائلاً ( إن الحياة مليئة بصنوف البشر المختلفة) وعليك في هذه الحالة أن تتحمل الموقف. وعلى الرغم من ذلك تقول خلال اجتماع متابعة ( إنك تؤدي عملك بصورة جيدة ولكن ...) وإذا ما أخذت هذا الاتجاه يجب عليك أن تكون محدداً وأن تستشهد بمثال محدد, فليس من الصحيح إطلاق اتهامات عامة. فإما أن يتم نفيها تماماً أو استلهامها من جانب المتلقي مما يجعله أو يجعلها أكثر استياءاً.

وإذا ما كان السلوك السلبي يعنى أن مساهمة الشخص ليست مقبولة أو مصدر للتشويش, فيجب عليك أن تتخذ إجراءاً. وعادة ما يتسم الأفراد السلبيون بالهدوء ولكنهم في العادة غاضبون من شيء ما, ويُعد سلوكهم السلبي طريقة سهلة للتعبير عن غضبهم, وللتعامل مع هذه المشكلة من الضروري أن تكتشف ما يغضب هؤلاء الأشخاص.

أسباب السلوك السلبي
قد تعود الأسباب إلى واحد أو أكثر من النقاط التالية:
▪ إهانة حقيقية أو متخيلة منك أو من زميل.
▪ شعور بالضيق.
▪ اعتقاد بأن المساهمة التي يقدمها الشخص ليست محل تقدير, ولا تكافأ مادياً أو معنوياً بالترقية.
▪ استياء مما أدركه الشخص على أنه نقد جائر.
▪ غضب موجه إلى المؤسسة أو إليك لسبب ما أعتبر طلب معقول وتم رفضه وعلى سبيل المثال: طلب إذن بالغياب أو نقل.


التعامل مع المشكلة
بسبب اختلاف الأسباب الحقيقية والمتخيلة للسلوك السلبي يعد التعامل معه أحد أصعب المهام التي يواجهها المدير, وإذا ما اتصف الإجراء الذي تتخذه بالإساءة أو الجمود فإن السلوك السلبي ستزداد حدته. وقد ينتهي ذلك باللجوء إلى إجراء تأديبي وهو ما يجب أن يكون خيارك الأخير.

وبصورة ما فمن الأيسر التعامل مع مثال فعلي للسلوك السلبي بحيث يمكن علاجه فوراً. وإذا ما كانت المشكلة نابعة من اتجاه عام أكثر منها أفعال محددة فإنه من الصعب التعامل معها. وعندما توجه اتهامات للأفراد مثل أنهم غير متحمسين بشكل عام أو غير متعاونين, ففي هذه الحالة يمكنهم ببساطة الإنكار واتهامك بالتحامل ومن المحتمل أن يتعزز سلوكهم السلبي.

وإذا ما كان يتعين عليك أن تتعامل مع هذا النوع من المشكلات, فمن الأفضل أن تفعل ذلك بصورة غير رسمية سواءاً عندما تظهر المشكلة أو في أي مرحلة منها خلال العام عندما تشعر بضرورة القيام بشيء ما حيالها.

ولن يكون الاجتماع السنوي الرسمي لتقويم الأداء الوقت الملائم خاصة: إذا ما كان ذا صلة بزيادة الأجور وإثارة القضية في هذه الساعة سيضع الأفراد في مواقف دفاعية وسيكون من المستحيل وقتها إجراء مناقشات بناءه.


وقد تجري المناقشات بصورة غير رسمية ولكن يجب أن تكون لها ثلاثة أهداف واضحة هي:
▪ مناقشة الموقف مع الأفراد. والهدف من ذلك إذا أمكن هو حمل الأفراد على أن يدركوا بأنفسهم بأنهم يسلكون سلوكاً سلبياً. وإذا لم يتحقق ذلك فإن الهدف سيكون لفت انتباه الأفراد على اعتقادك أن سلوكهم غير مقبول بطرق عديدة.
▪ تحديد أسباب السلوك السلبي للأفراد كلما كان ذلك ممكناً.
▪ مناقشة أي إجراءات يمكن للأفراد اتخاذها ليسلكوا بطريقة أكثر إيجابية والموافقة عليها, أو ما يمكنك أنت أو المؤسسة عمله لإزالة أسباب السلوك السلبي.

مناقشة المشكلة
ابدأ بتوجيه أسئلة عامة عن كيفية نظر الأفراد إلى عملهم وهي:
هل لديهم أي مشكلات في تنفيذه؟
وهل هم سعداء بالدعم الذي يتلقونه منك أو من زملائهم؟
وهل يشعرون بالرضا عن أدائهم لعملهم بأفضل ما يستطيعون؟


وقد تجد أن هذه البداية العامة تتيح لك أساس للمرحلتين التاليتين؛ وهما تحديد الأسباب والعلاج. ومن الأفضل إذا ما أقر الأفراد بأنفسهم أن هناك مشكلة ولكن في كثير من الحالات إن لم يكن معظمها فمن غير المحتمل أن يحدث ذلك. لأنه من الصعب أن يُقر الأفراد بأنهم يسلكون سلوكاً سلبياً أو أنهم لن يكونوا على استعداد للاعتراف بذلك.

وفي هذه الحالة عليك أن تلفت انتباههم إلى المشكلة كما تراها, ويجب أن تشعرهم بصدق إلى أنك مهتم بها لأنه تبدو عليهم عدم السعادة وستتمنى أن تعرف ما إذا كانوا يشعرون أنك أنت أو المؤسسة تعاملهم بطريقة غير عادلة حتى يمكنك محاولة إعادة الأمور إلى نصابها. ويجب عليك أن تمنحهم وقتاً لأن يقولوا ما يشاءون ثم قدم تفسيراً معقولاً وتعامل مع شكاوى محددة. وإذا لم يرضوا عن تفسيرك يمكنك القول بأنهم سيُمنحون الفرصة لمناقشة المشكلة وذلك يشير إلى أنك تقر بأن حكمك ليس نهائياً.

إذا لم تساعد هذه النقاط المبدئية التي حصلت عليها على إظهار المشكلة بالصورة التي تراها فإن عليك في ذلك الوقت أن تشرح كيف يعطي سلوك الأفراد انطباعاً سلبياً. وكن محدداً قدر المستطاع بالنسبة للسلوك, وقدم أمثلة محددة.

وعلى سبيل المثال: المناقشة التي يمكن أن تعتمد على الأسئلة التالية:
(هل حضرت اجتماع الفريق أمس؟)
(كيف سار الاجتماع في رأيك؟)
(إلى أي مدى كنت متعاوناً في التعامل مع المشكلة؟)
(هل تتذكر قول..؟)
(إلى أي مدى تعتقد في جدوى هذه الملاحظة؟)
(هل سيكون مفاجأة لك أن تعرف شعوري بأنك لم تكن متعاوناً بصورة خاصة في الوسائل التالية؟)

وإذا ما تم تبني هذا الاتجاه الحذر, فبالطبع ستكون هناك مناسبات سيرفض فيها الأفراد الاعتراف بأن هناك خطأ ما يعتري سلوكهم, وإذا ما وصلت إلى هذه المرحلة فلا بديل أمامك سوى أن تشرح لهم تصوراتك عن المواقف التي تعتقد أنهم تصرفوا فيها بطريقة خاطئة. ولكن افعل ذلك بطريقة إيجابية مثل "اعتقد أنه من الإنصاف أن أنبهكم إلى أن مساهماتكم (في الاجتماع) ستكون أكثر فاعلية إذا ما......"


تحديد الأسباب
إذا ما كان وراء السلوك السلبي شكوى حقيقية أو متصورة منك أو من الزملاء أو المؤسسة فعليك أن تجعل الأفراد يشرحون ذلك بأكبر قدر ممكن من الدقة. وفي هذه المرحلة ستكون وظيفتك هي الاستماع وليس إصدار الأحكام. ويمكن أن يغضب الأفراد هنا من الإساءة الحقيقية أو المتخيلة على حد سواء, وعليك أن تكتشف كيفية فهمهم للمشكلة قبل أن تتعامل معها.

وقد يتضح خلال المناقشة أنه لا علاقة للمشكلة بك أو بالمؤسسة, فقد ترجع إلى مشاكل عائلية أو قلق على الصحة أو الدخل. وإذا ما كان الحال هكذا يمكنك أن تبدي تعاطفك, وقد تكون قادراً على اقتراح حل في صورة مشورة أو نصيحة مجربة من داخل أو خارج المؤسسة.

وإذا ما كانت المشكلة المدركة لها علاقة بك أو بزملائك أو بالمؤسسة فحاول أن تحددها بدقة لتعرف ما إذا كنت في موقف يسمح لك باتخاذ إجراء علاجي أو بشرح الحقائق الأساسية للقضية.


اتخاذ إجراءات علاجية

إذا ما كانت المشكلة تقع على عاتق الأفراد, فإن الهدف سيكون بالطبع هو حمل الأفراد على أن يدركوا بأنفسهم ضرورة الإجراء العلاجي وما يحتاجون عمله حيال ذلك, وبمساعدتك كلما دعت الحاجة. وفي هذه الحالة قد يكون عليك أن تقدم المشورة أو أن توصي بمصدر آخر للحصول على النصيحة. ولكن كن حذراً فإنك لا تريد أن تشير ضمناً على أن هناك خطأ ما في هؤلاء الأفراد. ولا يجب أن تذهب أبعد من أن تقترح أن الأفراد قد يجدون في ذلك عاملاً مساعداً فهم لا يحتاجون ذلك ولكن يمكنهم الاستفادة منه. ويجب أن تكون حذراً في تقديم النصيحة وقد يجدي هذا الأسلوب أكثر باللجوء إلى المستشارين المحترفين. ولكن إذا شعرت فعلاً أنه من الملائم تقديم النصيحة فعليك أن توضح ضرورة الحصول على المشورة.

وإذا ما كان هناك شيء محدد يمكن للأطراف المتورطة في الموقف القيام به, فإن الاتجاه المتبع هو " أننا يمكننا التغلب على هذه المشكلة معاً "هذا ما سأفعله" هذا ما ستفعله المؤسسة" " ماذا تعتقد أنه يتعين عليك عمله ؟" وإذا لم تكن هناك إجابة على السؤال الأخير فيجب عليك أن تشرح الإجراء الذي تعتقد أنهم يحتاجون اتخاذه. وكن محدداً قدر الإمكان بأن تحاول التعبير عن رغباتك كاقتراحات وليست كأوامر. فإن الاتجاه الجماعي لحل المشكلات هو الأفضل دائماً.


اتجاهات إدارة السلوك السلبي
▪ عرِّف نوع السلوك السلبي الذي تم التعبير عنه واستشهد بأمثلة.

▪ ناقش السلوك مع الأفراد في أسرع وقت ممكن مستهدفاً للتوصل إلى اتفاق حول نوعيته ومدى تأثيره.

▪ إذا لم يتم التوصل إلى اتفاق, أعطي أمثلة فعلية للسلوك واشرح أسباب اعتقادك بأنه سلبي.

▪ ناقش وتوصل إلى اتفاق بأسرع وقت ممكن حول أسباب السلوك السلبي كتلك التي ترجع للأفراد أو إليك أو للمؤسسة.

▪ ناقش وتوصل إلى اتفاق بشأن الحلول – أو الإجراءات التي يتعين على الأفراد وعليك على المؤسسة اتخاذها.

▪ راقب الإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تحققت.

▪ إذا لم يحدث أي تحسن واستمر السلوك السلبي في التأثير بصورة ملحوظة على أداء الأفراد والفريق فعليك إذن اللجوء إلى الإجراءات التأديبية.
▪ ابدأ بتحذير شفهي وبيّن السبل التي يتعين على أساسها تحسين السلوك, وحدد إطاراً زمنياً واعرض المزيد من المساندة والمساعدة إذا ما دعت الضرورة.

▪ إذا لم يحدث التحسين. أصدر تحذيراً رسمياً. وحدد بدقة بقدر الإمكان ما يجب إنجازه وحدد مدة زمنية معينة ثم وضح الإجراء التأديبي الذي يمكن أن تتخذه.

▪ إذا ما استمر السلوك السلبي في التأثير بصورة خطيرة على الأداء, اتخذ الإجراء التأديبي وإذا لم يكن أمامك أي بديل سوى فصل شخص ما.

الحصول على الموارد البشرية

ويمكن القول بأن الوظيفة الأساسية الأولى من وظائف إدارة الأفراد هي الحصول على الموارد البشرية اللازمة لإدارة المنظمات والهيئات، وهو ما يمكن أن يتم عن طريق ثلاث وظائف نوعية هي:ـ
أ] تصنيف الوظائف.
ب] تخطيط الموارد البشرية.
ج] الاستقطاب والاختيار والتعيين.

[أ] تصنيف الوظائف:ـ
ويراد بالتصنيف ترتيب الأشياء في مجموعات أو فئات، على أن توضع في المجموعة أو الفئة الواحدة الأشياء المتشابهة، مثل القوى العاملة في شركة مقاولات يمكن تقسيمها إلى مجموعة المديرين، المهندسين، المشرفين، رؤساء العمال، العمال.
مع ملاحظة وجوب وصف كل فئة وتحديد درجاتها، وكذلك وجوب أن تدخل كل وظيفة في الفئة والدرجة المناسبة لها، وأن تتضمن مواصفات كل فئة عنوانها وواجباتها ومهامها النموذجية، مع تضمين هذه المواصفات كذلك لأعمال كل فئة وخطوط ترقياتها وتدرج مرتباتها.

ويختلف أسلوب التصنيف من دولة لأخرى تبعًا للظروف والعوامل البيئية:الحضارية، والاجتماعية، والثقافية، والاقتصادية، في كل دولة.ويمكن تقسيم طرق تصنيف الوظائف عمومًا إلى طريقتين أساسيتين:

أولا: الطريقة الموضوعية:ـ
ترتكز هذه الطريقة على أن الوظيفة مجموعة من الواجبات والمسؤوليات بصرف النظر عن شاغل الوظيفة وما يحمل من مؤهلات دراسية أو أقدمية في الخدمة أو غير ذلك من الظروف الشخصية ويتأتى ذلك عن طريق الدراسة التحليلية لمقومات الوظيفة ونوع العمل الذي تتطلبه ومراحله ودرجة صعوبته وعلاقته بأعمال الآخرين.

وتطبيق هذه الطريقة يقتضي أن تقرر مواصفات كل وظيفة على أساس غير شخصي، وأن تحدد مرتبة كل وظيفة على أسس معينة مثل:ــ
- مستوى المسؤولية كما هو محدد في توصيف العمل.
ـ المشاق والصعوبات الموجودة في العمل.
ـ المؤهلات الدراسية والمهارات والخبرات والصفات الشخصية التي يحتاجها من يقوم بالعمل، وعلاقة العمل بباقي السُلَّم الوظيفي.
إذن فالمبدأ الجوهري لنظام التصنيف الموضوعي، هو التعامل مع الوظيفة مجردة ثم البحث بعد ذلك عن شاغلها، إذ يتم تحديد المواصفات لكل وظيفة من الوظائف على حدة، ثم تحدد بعد ذلك المؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة.
خطوات التصنيف الموضوعي للوظائف:ـ

1ـ جمع البيانات عن واجبات ومسؤوليات الوظيفة:
وذلك لتحديد الأهمية أو القيمة النسبية لكل منها بالنسبة إلى غيرها، وكذلك الوقوف على مستوى الصعوبة، وتحديد المسؤولية على أساس واجباتها ومسؤولياتها.

2ـ تحليل الوظائف:ـ
ويقصد به تفتيتها إلى مكوناتها الأساسية وإبراز جميع العناصر التي تتصل بواجباتها ومسؤولياتها، وتقدير أثر كل عنصر من العناصر على درجة الصعوبة ومستوى المسؤولية فيها.

3ـ تقويم الوظائف:ـ
وهو تحديد أهميتها النسبية فيما بينها في ضوء عناصر ومقومات هذه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات ومطالب التأهيل اللازمة لشغلها، وينتهي تقويم الوظائف في ضوء هذه الأسس الموضوعية إلى ترتيب الوظائف وفقًا لأهميتها ومستواها.

ثانياً: الطريقة الشخصية:ـ

تقوم هذه الطريقة على مبدأ الرتبة الشخصية، وتعتمد على شخص الموظف أو أقدميته ومركزه في السُلَّم الإداري بالنسبة للموظفين الآخرين. فالفرد وأقدميته ومؤهلاته واسم الوظيفة وحقوقه هي العوالم المهمة في تحديد درجته وراتبه وسلطانه.
أما ما هي الوظيفة ونوع الأعمال التي يقوم بها فتأتي في مرتبة ثانوية. وهذه هي الطريقة السائدة في الأنظمة ـ العسكرية.
وتركز هذه الطريقة على الفرد شاغل الوظيفة أكثر مما تركز على الوظيفة نفسها. فالمهم هو الشخص وما يملك من مؤهلات وخبرات وقدرات، أما العمل فيمكن أن يتغير حسب احتياجات الجهاز الذي يعمل به، ووفقًا لتغير برامج العمل التي تتبناها المنظمة التابع لها.المقارنة بين مبدأ الرتبة الشخصية ومبدأ الوظيفة:ـ
يرى البعض أن مبدأ الرتبة الشخصية يؤدي إلى حالة من الاضطراب في الوظيفة، إذ لا ضابط لها إلا عدد الموظفين الموجودين بالإدارة، وما يقتضيه عامل التفرقة الشخصية من تمييز كل منهم باسم ومنصب ورتبة خاصة.
وكان إتباع هذه الطريقة في كثير من الدول النامية سببًا في تضخم عدد الموظفين وزيادة مرتباتهم بشكل غير مناسب مع الزيادة في إنتاجياتهم.


أما الطريقة الموضوعية: ـ

فهي أنسب إلى المفهوم الحديث لإدارة الأفراد [مبدأ الجدارة والكفاءة] حيث يكون تصميم الوظيفة على أحدث النظم، وحيث ينظر إلى وظائف الموظفين وأعمالهم على أنها أجزاء من نظام لتحقيق الأغراض النهائية التي من أجلها أنشئت الإدارة أو المصلحة، وأن هذه الأعمال مقسمة إلى أجزاء متكاملة ومتناسقة يعتبر كل منها وظيفة تتكون من مجموعة الواجبات والأعمال التي توكل إلى موظف واحد.
وهذه الطريقة تساعد على وضوح الأدوار وتبسيط الأعمال ومنع التكرار وتضارب الأسماء والمسميات ومن ثم فإنها تساعد على وضع أساس سليم لسائر عمليات وظائف شؤون العالمين التي تلي هذه الوظيفة.فهي تساعد على حسن تخطيط الموارد البشرية والاستقطاب والتعيين والترقية وتحديد الأجور وتحديد المؤهلات، بل إن تحديد مواصفات الوظيفة تساعد على تحديد الأسس التي تقوم عليها عملية تقويم الأداء والترقية ووضع نظام العمل.

[ب] تخطيط الموارد البشرية:

ويمكن القول بأن تخطيط الموارد البشرية على مستوى المنظمة ينحصر في:ـ
1ـ عملية التنبؤ بحجم القوى العاملة المحتاج إليها في المستقبل وكيفية توفير ذلك من السوق.
2ـ تخطيط هذه القوى الموجودة أو المستهدفة بوضع برامج للأفراد [خاصة في التعليم والتدريب]، وما ينفق ونتائج التنبؤ وحاجات المنظمة.

[ج] الاستقطاب والاختبار والتعيين:ـ

الاستقطاب:
أتي عملية استقطاب الموارد والكفايات البشرية المؤهلة للانخراط في سلك الوظيفة والاستمرار فيها، بعد عملية تخطيط الموارد البشرية، وتتضمن عملية الاستقطاب النوعية بوجود وظائف شاغرة عن طريق وسائل الإعلام المختلفة، وتشجيع المؤهلين لشغل هذه الوظائف عن طريق تقديم طلبات التوظيف، وذلك عقب الإعلان عن الوظائف الشاغرة وشروط الالتحاق بها ومواعيد امتحاناتها.

مباديء الاستقطاب:

المبدأ الأول: حتمية المركزية في الاستقطاب:
ينبغي أن يتركز الاستقطاب في إدارة واحدة سواء في يد شخص واحد أو مجموعة أشخاص حتى يكون هناك تركيز كاف في هذه العملية.

المبدأ الثاني: معرفة طبيعة سوق العمل:
ينبغي على الإدارة أن تدرس طبيعة سوق العمل من حيث نوعية العاملين المرتقبين، أو نظرتهم للعمل، ويظهر ذلك من خلال:ـ
1ـ حدود سوق العمل:
لا شك أن معرفة حدود سوق العقل يساعد الإدارة على تقدير العرض المتاح من العمالة المؤهلة والتي تستقطب منها ما تحتاجه من الموارد البشرية، وتتوقف حدود السوق على مؤهلات وأعداد المرشحين للوظائف الشاغرة

2ـ المهارات المتاحة:ـ
أي نوعية المهارات التي يمكن أن يوفرها السوق ويحتاج العمل.

3ـ الظروف الاقتصادية:
لا شك أن الظروف الاقتصادية في سوق العمل تؤثر على عملية الاستقطاب، فنوعية الوظائف وظروف المرتبات في باقي المنظمات، وأيضًا ندرة العمالة في السوق تؤثر في عملية الاستقطاب.
المبدأ الثالث: حتمية التحليل المدروس لتقويم مصادر الاستقطاب:

ينبغي باستمرار تحليل المصادر التي تم الاستقطاب منها، وذلك بغرض الكشف عن عدد من تم استقطابهم على مدى الفترات الزمنية الماضية، وكذلك الكشف عن درجة نجاح وفضل كل مصدر، ويتم التحليل كميًا ووصفًا، حيث قد تتيح بعض المصادر عددًا أكبر من المستقطبين ولكنها تكون ذات نجاح أقل.الاختيار.

بعد أن يتم الاسقتطاب على الوجه الأكمل، المفروض أن يتقدم للمنظمة عدد كاف من المؤهلين الذين يمكن أن نختار من بينهم من سوف يشغل الوظيفة الشاغرة فعلاً.والاختيار يتم وفق ما يسمى مبدأ الجدارة.

ويعتمد مبدأ الجدارة على حقيقتين رئيستين:
أـ أن الوظيفة ثابتة والموظف يتغير، وبالتالي فلا بد أن نبدأ بتحليل الوظائف وتحديد مواصفات ومؤهلات من يشغلها.
ب ـ أن يتقدم عدد كبير من الأفراد تتوفر فيهم الشروط المبدئية وتعقد بينهم المسابقة أو الاختيار، ويتم الاختيار بناء على النتائج فقط [دون تدخل للاعتبارات الشخصية] وبذلك يتم اختيار الأفضل لشغل الوظيفة.الاختبارات وأهميتها في عملية الاختيار.
تلجأ المنظمات الإدارية إلى استخدام الاختبارات التنافسية المفضلة بين المتقدمين ويعتبر الاختبار من أهم المعايير الأساسية والموضوعية في عملية الاختيار والتي تهدف إلى تحقيق الأهداف التالية:ـ
1ـ اكتشاف صفات لا يمكن التعرف عليها من خلال فحص الشهادات الدراسية أو من سجل الخدمة السابقة.
2ـ استبعاد أي تحيز من جانب الإداريين الذين بيدهم اتخاذ قرارات التعيين.
3ـ إقناع المتقدمين للوظيفة بسلامة إجراءات الاختبار والتعيين وإبعاد العنصر الشخصي من التدخل في تقويم المتقدمين للوظيفة.

التعيين:ـ
تقوم إدارة شؤون الأفراد بتنفيذ معظم خطوات الاختبار ويشترك مديرو الإدارات في عملية الاختبار، أما سلطة التعيين فتكمن عادة في جهة مركزية، وبالنسبة للتعيين في الوظائف العليا القيادية فيختص مجلس الإدارة بسلطة التعيين فيها.


تنمية الموارد البشرية
يقصد بتنمية الموارد البشرية زيادة عملية المعرفة والمهارات والقدرات للقوى العاملة القادرة على العمل في جميع المجالات، والتي يتم انتقاؤها واختيارها في ضوء ما أُجري من اختبارات مختلفة بغية رفع مستوى كفاءتهم الإنتاجية لأقصى حد ممكن.
ـ يعتبر التدريب الإداري في عصرنا الحاضر موضوعًا أساسيًا من موضوعات الإدارة نظرًا لما له من ارتباط مباشر بالكتابة الإنتاجية وتنمية الموارد البشرية.
ـ وقد أصبح التدريب يحتل مكانة الصدارة في أولويات عدد كبير من دول العالم، المتقدمة منا والنامية على السواء، باعتباره أحد السبل المهمة لتكوين جهاز إداري كفؤ، وسد العجز والقصور في الكتابات الإدارية لتحمل أعباء التنمية الاقتصادية والاجتماعية في هذه الدول.
ويهدف التدريب الإداري إلى تزويد المتدربين بالمعلومات والمهارات والأساليب المختلفة المتجددة عن طبيعة أعمالهم الموكولة لهم وتحسين وتطوير مهاراتهم وقدراتهم، ومحاولة تغيير سلوكهم واتجاههم بشكل إيجابي، وبالتالي رفع مستوي الأداء والكفاءة الإنتاجية.


مفهوم التدريب:ـ
التدريب هو مجموعة الأفعال التي تسمح لأعضاء المنظمة أن يكونوا في حالة من الاستعداد والتأهب بشكل دائم ومتقدم من أجل وظائفهم الحالية والمستقبلية في إطار منظمتهم وبيئتها'.
القدرة على أداء الوظيفة شيء مهم، ولقد كان هو الهدف من عملية الاختبار للموظف، ولكن لا يكفي إذ يجب أن نعرف كيف نؤدي هذه الوظيفة بكفاءة وفعالية في إطار المناخ التنظيمي الموجود، أي أن امتلاك المعرفة النظرية والعملية شروط ضرورية للنجاح ولكنها غير كافية إذ لا بد أيضًا من توافر الرغبة في العمل، فالإنسان لا يعمل وحده وإنما يعمل مع آخرين ربما تتعارض أهدافهم أو أغراضهم، ولا بد أن يعرف كيف يعمل الجميع في إطار التعاون وروح الجماعة.

أنواع التدريب:ـ
'تتعدد أنواع التدريب وتختلف من كاتب إلى آخر، ولكن يمكن أن نقسم التدريب إلى أنواع حسب المكان الذي تم فيه، فهناك نوعان مهمان من التدريب، التدريب أثناء الخدمة [في مكان العمل] والتدريب خارج العمل'.


أولاً: التدريب أثناء الخدمة:ـ
يقوم هذا النوع من التدريب على فكرة قديمة ـ فكرة التلمذة المهنية ـ التي تعني أساسًا أن تلقي الموظف الجديد التعليمات والتوجيهات التي تبين له أسلوب العمل من رئيسه الذي يتولاه بالرعاية خلال الفترة الأولى فيبين له الصواب من الخطأ والحقوق والواجبات، وأفضل أسلوب لأداء العمل وآداب السلوك الوظيفي.
ولا يستطيع أحد أن ينكر أن أول واجبات الرئيس المباشر ما زالت تكمن في توجيه من يعملون معه لأفضل الأساليب لأداء العمل، وللسلوك الوظيفي الإيجابي، بل ويستمر هذا الدور ليس فقط في فترة التواؤم مع متطلبات الوظيفة ولكن أيضًا خلال الحياة الوظيفية للموظف، فهو يحتاج باستمرار للتنمية وتطوير قدراته ومهاراته واستعداداته حتى يتقن ما يقوم به من عمل ويكون مستعدًا للترقية لأعمال ذات مسئولية أكبر وأخطر من مسئولياته الحالية.


ولهذا النوع من التدريب وسائل مختلفة تتم أثناء الخدمة وفي نفس مكان العمل منها:ـ

1ـ تضاء فترة تسمى 'فترة التجربة' تمتد لعدة أشهر قبل أن يصبح الموظف الجديد مسئولا تمامًا عن عمله.

2ـ الدوران بين عدة وظائف أو نشاطات فيعرض فيها المتدرب لرؤية مختلفة لشتى الوظائف التي يحتاج إلى الإلمام بها.

3ـ المكتب المجاور، حيث يوضع مكتب الموظف الجديد إلى جوار مكتب رئيسه مباشرة، أو إلى جوار مكتب زميله القديم الذي سوف يقوم بتدريبه، فيلاحظ سلوكه وتصرفاته وقراراته، ويسند إليه المدرب بعض الأعمال بالتدريج فيقوم بها في البداية تحت إشرافه ثم يبدأ في الاستقلال بإنجاز أعماله كاملة.

4ـ شغل وظائف الغائبين، حيث يمكن التدريب عمل طريق تكليف الزملاء بالقيام بأعمال رؤسائهم أو مدربيهم أو زملائهم القدامى لفترة محدودة أثناء غيابهم. مع الرجوع إلى المدير المسئول في حالة مواجهة صعوبات

5ـ توجيه الأسئلة، حيث يمكن للرئيس أو الزميل القديم أن يدرب الموظف الجديد عن طريق سؤالين بين الحين والآخر عما يمكن فعله في بعض المواقف، ثم يبدأ يحيل إليه بعض الأمور ويراقبه فيها.

6ـ المشاركة في أعمال اللجان، وذلك عن طريق تعرض المتدرب لخبرات وأراء أفراد آخرين، ويحاول المتدرب المتمرس على عرض وجهة نظره بأسلوب منطقي مقنع يعرض فيه لكل الجوانب، وهذا الأسلوب يصلح للمرشحين لوظائف إدارية أو قيادية وإن كان يعاني من عيوب اللجان المعروفة.

7ـ الوثائق والنشرات، حيث توزع تعليمات على الموظفين الجدد كل فترة من الزمن تشمل تعليمات وتوجيهات حول أفضل الأساليب لأداء العمل والواجبات والمسؤوليات والسلوكيات الوظيفية، ووظائف المنظمة وفرض الترقي، وكيفية تحسين الأداء إلى جانب معلومات متخصصة في وظيفته الجديدة.

وبهذا يمكن أن تساهم إدارة التدريب وتنمية الموارد البشرية بالتعاون مع الرئيس المباشر لكل قسم في وضع أحسن الأساليب لتدريب الموظفين الجدد، أو القدامى المرشحين للترقية، أو الذين يعانون من ضعف الأداء بهدف زيادة كفاءتهم ورفع قدراتهم عن طريق التنمية والتدريب المستمرين.


ثانيًا: التدريب الرسمي خارج العمل:

ونقصد بالتدريب الرسمي أن يكون التدريب استعدادات وإجراءات وشهادات حيث يدور في أماكن خارج العمل إما في قسم مستقل تابع لمنشأة نفسها، أو خارجها في جهات متخصصة مثل معاهد الإدارة أو مراكز التدريب الجامعات أو بعض الجهات أو المكاتب المتخصصة.

ولهذا النوع من التدريب وسائل وأساليب متنوعة منها: المحاضرات، والحلقات الدراسية، والمؤتمرات، والمناقشات الجامعية، والحوار المفتوح، ودراسة الحالة، وتمثيل الأدوار، وسلة القرارات، والمباريات الإدارية، والزيارات الميدانية.


والمفاضلة بين أسلوب وآخر تركز على اعتبارات وعوامل عديدة يجب مراعاتها قبل عملية اختيار الأسلوب التدريبي الملائم، ومن أهم هذه الاعتبارات:ـ

1ـ مدى ملاءمة الأسلوب التدريبي للمادة التدريبية وللأفراد المتدربين.

2ـ طبيعة المتدربين واتجاهاتهم ومستوياتهم العلمية والتنظيمية.

3ـ إمكانية توافر التسهيلات المادية للتدريب، مثل القاعات والأجهزة والمعدات اللازمة لإنجاز العملية التدريبية.

4ـ نفقات استخدام كل وسيلة تدريبية وملاءمتها مع موازنة التدريب.

5ـ مدى ملاءمة الوقت والمكان المتاح لكل وسيلة تدريبية.

6ـ درجة إلمام المدرب نفسه بالأسلوب التدريبي.

7ـ عدد المشتركين في البرنامج التدريبي، فكلما كان عدد المشركين قليلاً كلما أمكن استخدام الأساليب القائمة على المناقشة.

خطوات التدريب:ــ
وتتكون نظرية التدريب أو خطواتها من أربع مراحل منطقية ومتتابعة، وتبدأ هذه المراحل:ـ

1ـ بتحديد الاحتياجات التدريبية:ـ
والتي تعني تحديد المهارات المطلوب رفعها لدى أفراد وإدارات معينة، والتي يتم تفصيلها في مجموعة من الأهداف المطلوب تحقيقها بنهاية التدريب.

2ـ تصميم لبرنامج التدريب:ـ
والذي يعني ترجمة الأهداف إلى موضوعات تدريبية وتحديد الأسلوب الذي سيتم استخدامه بواسطة المتدربين في توصيل موضوعات التدريب إلى المتدربين كما يتم تحديد المعنيات التدريبية مثل الأفلام، السبورة، الأقلام ... الخ، وكجزء من تصميم برنامج التدريب يجب تحديد المدربين في البرنامج، وأيضًا تحديد ميزانية التدريب.

3ـ مرحلة تنفيذ برنامج التدريب:ـ
والتي تتضمن أنشطة مهمة مثل تحديد الجدول الزمني للبرنامج، كما يتضمن تحديد مكان التدريب، والمتابعة اليومية لإجراءات تنفيذ البرنامج خطوة بخطوة.وأخيراً وبعد انتهاء برنامج التدريب يحتاج الأمر إلى تقييم برنامج التدريب، ويتم ذلك من خلال تقييم المتدربين محل التدريب، أو تقييم رأيهم حول إجراءات البرنامج.


كيف تحفز الموظفين
How to Motivate Employees

كيف تحفّز الموظفين
هل سبق لك أن تساءلت "لماذا لا يبدو موظفوك مندفعون للعمل مثلك؟" لست الوحيد الذي يتساءل هكذا. فمسألة الموظفين الغير مندفعين للعمل تعدّ مشكلة رئيسية في الشركات الأمريكية، تكلّف أرباب الأعمال الملايين من الدولارات من عوائد كل سنة. إنّ المشكلة واسعة الانتشار جدا بحيث يرى بعض الخبراء أنّ 70 بالمائة من عمّال اليوم أقل اندفاعا مما كانوا عليه في السابق. لذا، ما الواجب عليك عمله لتحفيز موظفيك للقيام بأفضل ما لديهم؟ خذ هذا الفصل لتتعلم كيف تحفّز موظفيك بفعالية.

هل تتوقّع الكثير من موظفيك؟
يصل الموظفون لمكاتبهم في الوقت المحدد للبدء بالعمل. ومن ثم يقومون بأعمالهم بشكل جيد، وهم موجودون عند الحاجة لهم. فهل يعد طلب تقديم خدمات إضافية بسيطة للزبائن أمرا شاقا عليهم؟!! هل الابتسامة في وجه الزبون بدلا من العبوس في وجهه والإقلال من التذمر أمرا صعبة؟!! مع العلم بأن الشركة تقدم خطة تقاعد وضمان اجتماعي جيدة، بالإضافة لأربعة أسابيع إجازة سنوية على الأقل. فلماذا لا زلنا نحصل على أداء أقل من المطلوب من موظفينا؟!!


موظف عامل مقابل موظف متحمّس للعمل
المشكلة أنّ المزايا والعطلة والراتب هي مقابل لخدمة الموظف، وليست لتحفيزه. الشركة تقدم هذه المزايا لكي تجذب وتبقي العمّال الموهوبين. ألق نظرة على أيّ شركة وستجد أنّ هذا النوع من المقابل لخدمة الموظف أصبح قياسيا في الوقت الحاضر.

لذلك، فهي لا تحفّز الموظفين. في الحقيقة، حوالي 50 بالمائة من الموظفين يبذلون من الجهد ما يكفي فقط للحفاظ على وظائفهم. من الواضح، أن "عمل ما يجب القيام به للنجاة فقط" ليس ما تريده من موظفيك. إذا، إن كانت هذه المزايا وأيام العطلات الممنوحة من الشركة لموظفيها لا تحفزهم! فما العمل؟

موظفون بتحفيز غير محدود
الفرص بالنسبة لمؤسستك، هي أن يكون لديك أناس جيدون يعملون في مؤسستك. يريدون أن يدفع لهم بشكل عادل، ويعرفون ما تفكّر به بخصوص عملهم، ويعرفون موقعهم الحالي وما يمكنهم عمله للترقّي والوصول لمواقع أعلى. وما يهمك هو أن تراهم يعملون بأقصى ما يمكنهم. لكن قبل أن تتعلّم كيف تقوم بهذا، عليك أولا الإجابة على هذا السؤال: لكي تحفّز موظفيك، هل تغيّر الموظف أو تغيّر التنظيم الذي يعمل فيه؟
الجواب الصحيح هو: تغيير التنظيم هو ما يجب القيام به. لأن تغيير الأفراد يأخذ الكثير من الوقت والجهد ولا يفيد الموظفين الآخرين. في الواقع، إن تغيير الموظفين ليس الحل الأمثل لإحداث أيّ تأثيرات بعيدة مدى.
لذا، من المحتمل أن تتساءل "كيف أقوم بتغيير منظمتي بالكامل?" لا تقلق، إنه ليس بالصعوبة التي تتوقعها.

هنا سوف نعلّمك عدّة استراتيجيات لتحفيز موظفيك (بدون استعمال المال). ذلك صحيح! يمكنك جعل موظفيك يقدمون أكثر للشركة بدون تقديم وجبات طعام مجانية أو تقديم أيام عطلة إضافية.


حدد حوافز موظفيك الطبيعية
إنّ الموظفين الذين يعملون لشركتك يحفّزون طبيعيا. قد يفاجئك هذا الأمر، لكنّه حقيقي. كلّ ما عليك القيام به هو الاستفادة من قدرتهم الطبيعية، يمكنك ذلك من دون أن تنفق أي مبالغ تذكر. ذلك صحيح! بلا أموال. في الحقيقة، الأموال قد تنقص حماس الموظف وأدائه.

الخطوة الأولى في الاستفادة من قدرة موظفيك الطبيعية هي إزالة الممارسات السلبية التي تقلل من التحفيز الطبيعي لموظفيك.
الخطوة الثانية على منظمتك أن توجد وتطور محفزات حقيقة يمكنها إثارة الموظفين وزيادة اندفاعهم.

بتقليل الممارسات السلبية وإضافة محفزات طبيعية، تكون قد وضعت نفسك على بداية طريق التحفيز الطبيعي للموظفين. التحفيز الطبيعي للموظفين يعتمد على أنّ كلّ الناس عندهم رغبات إنسانية للانتساب، والإنجاز، وللسيطرة والسلطة على عملهم. إضافة لذلك، عندهم الرغبات للملكية، والكفاءة، والاعتراف، وأن يكون لعملهم معنى.

أزل معوقات التحفيز
فيما يلي قائمة بالممارسات التي تثبط من عزيمة الموظفين. هذه الأمور تشكل قوى مثبطة في العمل يجب تفاديها:

• املأ جو الشركة بالسياسات.
• كوّن توقعات غير واضحة عن أداء الموظفين.
• وضع قواعد كثيرة غير ضرورية على الموظفين إتباعها.
• حدد اجتماعات غير مفيدة على الموظفين حضورها.
• شجع المنافسة الداخلية بين الموظفين.
• احجب معلومات مهمة عن الموظفين هم بحاجة لها لأداء عملهم.
• قدم نقدا بدلا من التعليقات البنّاءة.
• اقبل مستوى الأداء المنخفض، بالتالي سيشعر الموظفون ذوو الأداء العالي بأنهم قد استغلوا.
• عامل موظفيك بشكل غير عادل.
• استفد من الحد الأدنى من طاقة موظفيك.
كم واحدة من هذه المثبطات موجودة بشركتك؟ وكم واحدة يمكنك إزالتها؟


تطبيق وسائل التحفيز الطبيعية
فيما يلي أمثلة بعض المحفزات التي ستساعد موظفيك على تحفيز قدراتهم الطبيعية. تذكّر، تطبيق هذه الحوافز يكون من دون إنفاق المال. بدلا من أن التركيز على المال، ركّز على كيفية عمل بعض التغييرات ضمن منظمتك.

• إذا كان عمل موظفيك روتينيا، أضف بعض أشكال المرح لهذا الروتين.
• أعط موظفيك فرصة اختيار الطريقة التي يودون القيام بأعمالهم بها.
• شجّع تحمل المسؤولية وفرص القيادة ضمن شركتك.
• شجعّ التفاعل بين موظفيك وتكوين فرق العمل بينهم.
• يمكنك تعليمهم من أخطائهم مع تجنّب النقد القاسي.
• طوّر الأهداف والتحديات لكلّ موظف.
• قدّم الكثير من التشجيع.
• أظهر الإعجاب بأعمال موظفيك.
• طوّر مقياسا يظهر التقدم في الأداء.

توصل للرغبة الطبيعية للإنتاج عند موظفيك
بإزالة مثبطات التحفيز وإضافة محفزات غير مكلفة تقوم بتحفز الرغبات الطبيعية الموجودة في موظفيك لتقديم أقصى مستوى للأداء والإنتاجية لديهم.

فيما يلي بعض الرغبات الطبيعية الموجودة في الإنسان:
• الرغبة في النشاط.
• الرغبة في الملكية.
• الرغبة في القوّة.
• الرغبة في الانتساب.
• الرغبة في القدرة.
• الرغبة في الإنجاز.
• الرغبة في الاعتراف به.
• الرغبة في أن يكون لعمله معنى.


(حاول أن) و (احذر من) لتحفيز موظفيك
لكي تنجح، على شركتك تقديم أعلى مستوى من الخدمة لكل زبون وموظف. كل عضو في الشركة يجب أن يعمل مع الآخرين باتجاه تحقيق الأهداف المشتركة.

حاول أن تقوم بهذه الأمور:
ادفع أجور تنافسية.
من الصعب إيجاد الموظّفون الموهوبون، على كافة المستويات الإدارية، وتكلفة تدريبهم واستبدالهم عالية. حاول معرفة المبلغ التي تدفعه الشركات الأخرى؛ وحاول جعل عروض رواتبك وتسهيلاتك في مستوى منافس للشركات الأخرى التي تعمل في نفس المجال. أيّ موظف يشعر أنه يحصل على راتب أقل من جهده من الممكن أن ينتقل لشركة أخرى.
قيّم الأداء بإنصاف.
• ضع وصفا وظيفيا واضحا ومعقولا لكلّ موقع ومنصب في الشركة.
• استرشد بنموذج تقييم الموظفين عند المراجعة السنوي.
• تأكّد من أن المراجع قد قام بما يجب عليه.
• ولديه البيانات ذات الصلة الوثيقة بالموضوع، ويعرف الحقائق.
• وأنه أقام التقييم على تحليل موضوعي للحقائق.
• طبّق كلّ النتائج بشكل متساوي على الجميع.
• قم بمراجعة أخرى إن لزم الأمر.
• وثّق جميع النتائج، الإيجابية والسلبية.

أصغ.
إن كان لدى العاملين مشاكل في العمل، ناقش هذه الأمور بشكل معقول وعقلاني، واستمع لما يقوله الموظفون بعناية. وضع أهدافا لتحسن مساهمة الموظفين.

وضّح توقّعاتك.
من الممكن أن يؤدي الموظف عملا مميزا وبارزا، لكنه لا يمت بصلة للأعمال المطلوبة منه في الوصف الوظيفي لوظيفته. تذكّر، إنك تستأجر وتبقي الموظفين في العمل لإنجاز أدوار ومهام معينة؛ إنك لا تخلق أدوارا لموظفيك.

قدّر الأعمال المتميزة.
إذا تحلى الموظف بروح المبادرة، وتجاوز التوقّعات للأفضل، وأدّا عملا مميزا وبارزا، دعه يعلم بأنّك تقدّر مساهمته.

شجّع الموظفين.
التربيت على ظهور الموظفين في الوقت المناسب له أثر ملحوظ على زيادة الإنتاجية. أشر لإنجازات الموظف، ليس فقط في وقت مراجعة الأداء، إنما حال حدوثها.

احذر أن تقوم بهذه الأمور:
استعمال حيل قصيرة الأمد.
حيلة "موظف الشهر" قد تكون خطرة. إن كان لديك 50 موظفا، يمكنك أن تقدّر كل واحد منهم بالترتيب لقيامه بعمل بارز، لكن بعد سنة أو نحوها، لن يهتم أحد بذلك. من الناحية الأخرى، إن كان لديك 50 موظفا ونفس الأربعة أو الخمسة يتناوبون الفوز، سيكون لديك بلا شك بعض المشاكل، منها اتهامك بالمحسوبية.

البدء باجتماعات عديمة الفائدة.
استغلّ التقنية باستعمال الإنترانت أو المذكرات التوضيحية لتوزيع وإيصال المعلومات المهمة على موظفيك، بدلا من مقاطعة إنتاجيتهم باجتماع آخر.

التسامح مع الأداء الأقل من متوسط.
إن كنت تتوقع من موظفيك تقديم أداء معينا، عليك أن تضع هذه الأهداف موضع التنفيذ من قبل الجميع. لا تسمح لموظفيك بتصيد أخطاء الآخرين. اجعل كلّ شخص مسئولا عن مهماته ومسؤولياته.

تحفيز موظفيك بهذه البساطة!
إنه كذلك! أنت الآن تعرف أسرار تحفيز موظفيك بفعالية. تذكّر، لا تعمل على تغيير عادات أو مواقف الأفراد، اعمل على تغيير الهيكل التنظيمي لتقليل مثبطات التحفيز وزيادة قدرات الموظفين على تحفيز قدراتهم الطبيعية.
الحوافز...

مقدمة:
الحوافز المشجعة للأداء المتميز تحقيق حاجات في الكيان البشري عميقة وتشعره بأنه إنسان له مكانة وأنه مقدر في عمله.
تعتبر الحوافز بمثابة المقابل للأداء المتميز، ويفترض هذا التعريف أن الأجر [أو المرتب] قادر على الوفاء بقيمة الوظيفة وبالتبعية قادر على الوفاء بالمتطلبات الأساسية للحياة، وطبيعة الوظيفة، وقيمة المنصب.
كما يفترض هذا التعريف أن الحوافز تركز على مكافأة العاملين عن تميزهم في الأداء، وأن الأداء الذي يستحق الحافز هو أداء غير عادي، أو ربما وفقًا لمعايير أخرى تشير إلى استحقاق العاملين إلى تعوض إضافي يزيد عن الأجر.


الحوافز .. لماذا؟
يحقق النظام الجيد للحوافز نتائج مفيدة من أهمها:

1ـ زيادة نواتج العمل في شكل كميات إنتاج، وجودة إنتاج، ومبيعات، وأرباح.

2ـ تخفيض الفاقد في العمل، ومن أمثلته تخفيض التكاليف، وتخفيض كميات الخامات، تخفيض الفاقد في الموارد البشرية، وأي موارد أخرى.

3ـ إشباع احتياجات العاملين بشتى أنواعها، وعلى الأخص ما يسمى التقدير والاحترام والشعور بالمكانة.

4ـ إشعار العاملين بروح العدالة داخل المنظمة.

5ـ جذب العاملين إلى المنظمة، ورفع روح الولاء والانتماء.

6ـ تنمية روح التعاون بين العاملين، وتنمية روح الفريق والتضامن.

7ـ تحسين صورة المشروع أمام المجتمع.

على أي أساس تُمنح لحوافز؟
ـ الأداء:
يعتبر التميز في الأداء المعيار الأساسي، وربما الأوحد لدى البعض، وفي بعض الحالات. وهو يعني ما يزيد عن المعدل النمطي للأداء سواء كان ذلك في الكمية، أو الجودة، أو وفر في وقت العمل، أو وفر في التكاليف، أو وفر في أي مورد آخر.
ويعتبر الأداء فوق العادي [أو التميز في الأداء] أو الناتج النهائي للعمل أهم المعايير على الإطلاق لحساب الحوافز، مكن أن تمنح الحوافز على المجهود أو الأقدمية أو المهارة.

ما هي أنواع نظم الحوافز؟

أـ حوافز على مستوى الفرد:

أولاً: حوافز العمال:
1ـ الحوافز بالقطعة:
وهي تعتبر من أهم طرق دفع كل من الأجور والحوافز معًا، وفي هذه الطريقة يتحدد الحافز الذي يحصل عليه بحسب كمية الإنتاج، أو القطع المنتجة.
2ـ حوافز الوقت:
في هذه الطريقة على العامل أن يقوم بالإنتاج في وقت محدد [نمطي أو معياري] ويكافأ على مقدار الوافر في هذا الوقت، أو يكافأ على استغلال نفس الوقت في إنتاج أكثر.

ثانيًا: حوافز المتخصصين والإداريين:
1ـ العولمة:
ويتبع مثل هذا النظام مع الوظائف البيعية والمحصلية، حيث يحصل المحصل على نسبة مئوية من الديون التي يحصلها، ويحصل البائع أو المحصل على نسبة مئوية من الصفقات والمبيعات التي يحققها.

2ـ العلاوة:
ويجب التفريق هنا بين عدة أنواع من العلاوات من أهمها:
1ـ علاوة الكفاءة: هي عبارة عن زيادة في الأجر أو المرتب بناءً على إنتاجية الفرد في علمه، وهي تمنح بعد فترة عام تقريبًا، وحين يثبت الفرد أن إنتاجيته عالية.
2ـ علاوة الأقدمية: فهي تعويض كامل عن عضوية الفرد في المنظمة، وتعبيرًا عن إخلاصه لمدة عام.
3ـ علاوة الاستثنائية: تمنح بسبب وجود أداء ومجهود مميز يستلزم التعويض الاستثنائي.

وكل العلاوات تتميز بأن تأثيرها تراكمي، أي أنه حين يحصل عليها الفرد تصبح حقًا مكتسبًا له، وتضاف في الأمد على عوائد المستقبل.

ب ـ حوافز على مستوى المنظمة ككل:

1ـ المشاركة في الأرباح:
ويستفيد منها عادة غالبية العاملين في المنظمة ـ وهي عبارة عن استقطاع نسبة [ولتكن 10%] من أرباح الشركة، ثم توزيعها على العاملين، ويتم التوزيع حسب المرتب، أو الدرجة، أو المستوى الإداري، أو كفاءة الأداء، أو أكثر من أساس واحد.
ويتم التوزيع نقدًا، مرة واحدة، أو تقسيمها على عدة مرات في السنة.
ومزايا هذا النظام أنه ينمي مشاعر الانتماء والعضوية للمنظمة، ويرفع الحماس لأهدافها، كما قد يرفع من الإحساس بأهمية التعاون والمشاركة.

2ـ خطط الاقتراحات:
ويطلق عليها أيضًا توفير التكاليف، والسبب في ذلك أنها عبارة عن خطط لتشجيع الأفراد على وضع اقتراحات بشأن تخفيض تكاليف العمل والإنتاج.
وأن الأوفر في هذه التكاليف يمكن أن يكون أساسًا مكافأة لحساب من قاموا بتقديم هذه الاقتراحات.

3ـ ملكية العاملين لأسهم الشركة:
يمكن اعتبار العاملين لأسهم الشركة هي أكثر الطرق مثالية لتقريب المشاركة في الناتج والأداء النهائي للمنظمة، وفي هذه الطريقة من حق العاملين امتلاك شركتهم بنسبة محدودة.
مراحل تصميم نظام الحوافز:

1ـ تحديد هدف النظام:
تسعى المنظمات إلى أهداف عامة واستراتيجيات محددة، وعلى من يقوم بوضع نظام للحوافز أن يدرس هذا جيدًا، ويحاول بعد ذلك ترجمته في شكل هدف لنظام الحوافز.
وقد يكون هدف نظام الحوافز تعظيم الأرباح، أو رفع المبيعات والإيرادات، أو قد يكون تخفيض التكاليف، أو التشجيع على الأفكار الجديدة، أو تشجيع الكميات المنتجة، أو تحسين الجودة، أو غيرها من الأهداف.

2ـ دراسة الأداء:
وتسعى هذه الخطوة إلى تحديد وتوصيف الأداء المطلوب، كما تسعى إلى تحديد طريقة قياس الأداء الفعلي.
إن تحديد وتوصيف الأداء المطلوب يستدعي ما يلي:
1ـ وجود وظائف ذات تصميم سليم.
2ـ وجود عدد سليم للعاملين.
3ـ وجود ظروف عمل ملائمة.
4ـ وجود سيطرة كاملة للفرد على العمل.


3ـ تحديد ميزانية الحوافز:
ويقصد بها ذلك المبلغ الإجمالي المتاح لمدير نظام الحوافز لكي يتفق على هذا النظام، ويجب أن يغطى المبلغ الموجود في ميزانية الحوافز البنود التالية:
قيمة الحوافز والجوائز: وهو يمثل الغالبية العظمى لميزانية الحوافز. وهي تتضمن بنودًا جزئية مثل المكافآت، والعلاوات، والرحلات، والهدايا، وغيرها.
التكاليف الإدارية: وهي تغطي بنودًا مثل تكاليف تصميم النظام وتعديله والاحتفاظ بسجلاته، واجتماعاته، وتدريب المديرين على النظام.
تكاليف الترويج:وهي تغطي بنودًا مثل النشرات والكتيبات التعريفية، والملصقات الدعائية، والمراسلات، وخطابات الشكر، والحفلات [متضمنة بنودًا أخرى خاصة بها].

رسائل المديح اللاصقة

لكي تتأكد من أن مرؤوسيك يعلمون جيداً أنك تلاحظ أدائهم عندما يكون على مستوى جيد ولكي تؤكد لهم بأن أدائهم للعمل كان بالفعل على مستوى جيد, فإنه يجب عليك أن توجه له المدح والثناء بشكل موجز ولكن بصفة متكررة.
وبمعنى آخر فأنت بحاجة إلى أن تلصق هذا المديح في أذهانهم. فلماذا لا تقوم باستخدام طريقة ما لتوجيه المديح تساعدك على إلصاق هذا المديح في أذهان مرؤوسيك ؟

إن استخدام الأوراق اللاصقة تعد وسيلة جيدة تمكنك من تسجيل عبارات المديح السريعة التي تثني على أداء العاملين.

ونحن جميعاً يكون لدينا من بين أدوات المكتب تلك الأوراق اللاصقة التي لم يفكر أحد من قبل في استخدامها في توجيه المديح وعبارات الثناء.

وقد يكون من الأفضل أن تكون الأوراق اللاصقة التي تستخدمها في كتابة عبارات المديح ملونة بأحد الألوان التي لم يستخدمها أحد من قبل داخل المكتب.

واحرص على أن تضع بعض تلك الأوراق في مكتبك وفي حقيبتك أو في أي مكان آخر حيث يمكنك رؤيتها باستمرار طوال يوم العمل.
وفي كل مرة ترى فيها تلك الأوراق الخاصة برسالات المديح يجب أن تسأل نفسك مَن مِن العاملين يستحق رسالة مديح سريعة.

ويجب أن تحرص على أن تحتوي تلك الرسائل القصيرة على بعض المعلومات الإيجابية. إذ لا يجب أن تكون سلبية أو أن تقوم بإعطاء بعض التوجيهات إلى العاملين.

فإذا ما أردت أن تقول لأحد العاملين " محاولة جيدة ولكنك تحتاج إلى تحسن ( أ ) و ( ب ) و( ج ) " فإنه يجب عليك في هذه الحالة أن تتحدث إلى هذا الشخص وجهاً على وجه.

إذ لا يجب أن تحيد عن الأسلوب المتبع في تلك الرسائل الملونة اللاصقة وإلا فإنه سوف تنتاب مرؤوسيك مشاعر القلق والخوف في كل مرة يحصلون فيها على تلك الأوراق بدلاً من أن يشعروا بالغبطة السرور.

ولكن يجب أن يكون محتوى رسائل المديح اللاصقة على النحو التالي " شكراً لك على تعاملك مع المشكلة بطريقة جيدة. أنا أقدر لك هذا. " ويجب أن تقوم بوضع هذه الرسالة في مكان يمكن لهذا الشخص أن يراها بسهولة أثناء عمله.

ولا يجب أن تبالغ في استخدام رسائل المديح اللاصقة كما لا يجب أن تغفل عن استخدامها أيضاً.
فإذا كان يتم إدارة العاملين بطريقة صحيحة وكانوا يحصلون على مستوى مناسب من التحدي, فإنه من المتوقع أن يقوم هؤلاء العاملون بأحد الأعمال الجيدة والرفيعة المستوى على الأقل مرة كل أسبوع.

إن قيامك بكتابة رسائل المديح اللاصقة مرة كل يوم يعد أمراً جيداً ومقبولاً.

ولكن إذا قمت بكتابة رسالة مديح لكل عامل في كل ساعة من ساعات النهار. فإن الأمر يعد مبالغاً فيه وقد ينظر إليه على أنه نوع من التحكم. وهذا سوف يؤدي إلى ضعف في مستوى الأداء وعدم الشعور بالالتزام. ولكن رسائل المديح اللاصقة تعد من أبسط وسائل إثارة الحماس.

عشر نصائح لرفع الحالية المعنوية لدى الموظفين

1. كن بشوشاً:
فالروح المرحة للرئيس الإداري غالباً ما تكون مصدراً كبيراً لخلق وتدعيم العزيمة لدى المرؤوسين لأنها تحدث نفس الأثر عندهم فهي تخلق جواً ملائما للفكر والتنفيذ، ومن المفاهيم الخاطئة أن ابتسامة الإداري تقلل من كرامته، ونحن لا نقصد هنا الابتسامة التظاهرية وإنما الابتسامة الحقيقية التي تظهر من قلب مرح .. إذا جاءك أحد موظفيك وأنت مشغول بعمل ولا يمكن أن تعطيه وقتك وطلبت منه أن يعود إليك بعد نصف ساعة فهل تطلب ذلك منه ببشاشة أم بشكل قاس وعلى وجهك عبوس و تقطيب ؟؟ (( تبسمك في وجه أخيك صدقة )).

2. كن هادئاً:
كل منا يحب التعامل مع الشخص الهادىء لأننا نعرف أنه يستطيع الرقابة على نفسه في الأوقات العصيبة (( ما كان الرفق في شيء إلا زانه وما نزع من شيء إلا شانه )) .

3. كن ثابت المزاج:
إن الإداري الثابت المزاج لا يغير قراراته حسب أهوائه، فمن الخطر أن يكون الإداري متشائماً اليوم متفائلاً الغد ... لأن ذلك يجعل المرؤوسين في حيرة من أمرهم ويشعرون هم أنفسهم بالتوتر والتقلب ((اللهم إني أسألك الثبات في الأمر والعزيمة على الرشد )).
4. لا تكن أنانياً:
إن الموظفين لا يثقون في الرئيس الإداري الأناني، خصوصا إذا كان يسعى للحصول على مكاسب نتيجة اقتراحات أو أفكار تقدموا بها، إذا شعرت أن أحد موظفيك يستحق الوظيفة التي يشغلها أنت فهل تتخلى عنها ؟؟ (( لا يؤمن أحدكم حتى يحب لأخيه ما يحب لنفسه )) .

5. كن صادقاً:
إن الصدق لدى الإداري يولد الصدق لدى الموظفين ، فكل الحقائق سواء كانت مريرة أم سارة تكون على المنضدة (( إن الله مع الصادقين )) .

6. كن ذا كرامة:
ليست الكرامة مجرد قناع يضعه الإداري على تصرفاته وإنما كرامة المنصب مستمدة من اتجاهات الإداري نحو وظيفته ، واحترامه لمسئوليتها وتقديره لأهمية عمله .

7. كن حسن التصرف:
ليس من حسن التصرف جرح شعور الموظف أو كرامته بأي شكل ؛ لأن ذلك يخفض من الروح المعنوية له ولزملائه، ولا يقصد بحسن التصرف تجنب المسائل غير السارة في العلاقات مع الآخرين، وإنما القدرة على الاعتماد على المزاج الايجابي للفرد مثل الإخلاص والواجب والعدالة (( إن فيك خصلتين يحبهما الله ورسوله : الحلم والأناة )) .

8. كن صبوراً:
إن الإداري الذي لا يتميز بالصبر يثير الانفعال في التنظيم فهو يطلب إتمام الأعمال بسرعة غير معقولة، وهذا غالبا ما يؤدي إلى الضياع والارتباك فقد قيل (( إن أكبر جهل للطبقات المتعلمة هو جهلهم للجهل )) فبعض الإداريين يتوقعون أكثر من طاقة وإمكانيات موظفيهم.

9. كن حازماً:
يجب على الإداري أن يكون حازما في تصرفاته ولكن برقة، والحزم يظهر في استعداد الإداري لتحمل مسئولياته ومقابلة مشكلاته، ولا يقصد بالحزم عدم الإنصات للحقائق ، فهذا عناد (( فإذا عزمت فتوكل على الله )) .

10. كن دقيقاً:
يجب على الإداري أن يتكلم بدقة وفي الموضوع دون لف أو دوران وإذا لم يكن هناك شيء يقال فانه من الضروري ألا يقول أي شيء حتى لا يقال انه (( لا يستحق الإنصات )) لا يتكلم أكثر من اللازم، وإذا تكلم فمن الضروري إعطاء فرصة للكلام لكي يُفهم من الآخرين (( لتقل خيرا أو لتصمت ))

الرقابة

هي وظيفة إدارية، وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن الأداء يتم على النحو الذي حددته الأهداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح الأداء الفعلي في تحقيق الأهداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.أهداف الرقابة:
[1] حماية الصالح العام: وهي محور الرقابة، وذلك بمراقبة النشاطات، وسير العمل وفق خططه وبرامجه في شكل تكاملي يحدد الأهداف المرجوة، والكشف عن الانحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية الإدارية.

[2] توجيه القيادة الإدارية أو السلطة المسئولة إلى التدخل السريع، لحماية الصالح العام، واتخاذ ما يلزم من قرارات مناسبة لتصحيح الأخطاء من أجل تحقيق الأهداف.

[3] ما يحتمل أن تكشف عن عملية الرقابة من عناصر وظيفية أسهمت في منع الانحراف، أو تقليل الأخطاء، وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها معنويًا وماديًا.


عناصر الرقابة:

أولاً: تحديد الأهداف ووضع المعايير.

ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة.

ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها.

رابعًا: تصحيح الانحرافات ومتابعة سير التنفيذ.

وهكذا، وبمراجعة الأداء وقياس النتائج، ومقارنتها مع الإنجاز المخطط والتحقق من بلوغ الأهداف وصولاً إلى التنفيذ المنتظم تكتمل عناصر العملية الرقابية.وتكون قد حققت الأهداف التي تسعى إليها.

أساسيات الرقابة:

لكي تتم الرقابة على أساس سليم، ولكي يتم الأداء والإنجاز على النحو الذي تحدده الأهداف والمعايير الموضوعة ولأجل أن تكون الرقابة أكثر فاعلية، فلا بد من الاسترشاد ببعض المبادئ.
أولاً: اتفاق النظام الرقابي المقترح مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه.
ثانيًا: تحقيق الأهداف على مستوى عالٍ من الفاعلية والكفاية والعلاقات الإنسانية السليمة.
ثالثًا: الموضوعية في اختيار المعايير الرقابية.
رابعًا: الوضوح وسهولة الفهم.
خامسًا: إمكانية تصحيح الأخطاء والانحرافات.
سادسًا: توافر القدرات والمعارف الإدارية والفنية للقائمين على أجهزة والرقابة.
سابعًا: وضوح المسؤوليات وتحديد الواجبات.
ثامنًا: الاقتصاد والمرونة.
تاسعًا: استمرارية الرقابة.
عاشرًا: دقة النتائج ووضوحها.


وسائل الرقابة:ـ

أولاً: الموازنة التقديرية.

ثانيًا: البيانات الإحصائية والرسوم البيانية.

ثالثًا: السجلات.

رابعًا: الملاحظة الشخصية.

خامسًا: التقارير الإدارية.

أنواع الرقابة:

أولاً: الرقابة حسب المعايير:ـ
وتتضمن رقابة على أساس الإجراءات ورقابة على أساس النتائج.

[1] الرقابة على أساس الإجراءات:
تقوم الرقابة على أساس القواعد والإجراءات بقياس التصرفات التي تصدر عن المنظمات العامة، ومطابقتها بمجموعة القوانين والقواعد والضوابط والطرق والإجراءات، ويركز هذا النوع من الرقابة على التصرفات التي تصدر من وحدات الإدارة العامة ومن العاملين فيها، وليس على ما تحققه هذه التصرفات من نتائج نهائية.

[2] الرقابة على أساس النتائج:
تقوم الرقابة على أساس النتائج بقياس النتائج النهائية التي تحققها المنظمات العامة، وفق معايير يمكن قياسها موضوعيًا، فهذا النوع من الرقابة لا يتابع ويقوم التصرفات والنشاطات التي تقوم بها المنظمات العامة، وإنما يركز فقط على النتائج التي تحققها هذه المنظمات.


ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من الأداء:

[1] الرقابة السابقة:
وتسمى بالرقابة المانعة أو الوقائية، وتهدف إلى ضمان حسم الأداء أو التأكد من الالتزام بنصوص القوانين والتعليمات في إصدار القرارات أو تنفيذ الإجراءات. كما تهدف إلى ترشيد القرارات وتنفيذها بصورة سليمة وفعالة.

[2] الرقابة اللاحقة:
وتسمى الرقابة البعدية أو الرقابة المستندية، وفي هذا النوع من الرقابة لا يتم تقويم تصرفات وقرارات وإجراءات وحدات الإدارة العامة غلا بعد حدوث التصرفات فعلاً. إن تقويم الأداء بعد أن يكون هذا الأداء قد وقع بالفعل يجعل الرقابة اللاحقة ذات طابع تقويمي أو تصحيحي.

ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها:

[1] الرقابة الداخلية:
يقصد بالرقابة الداخلية أنواع الرقابة التي تمارسها كل منظمة بنفسها على أوجه النشاطات والعمليات التي تؤديها والتي تمتد خلال مستويات التنظيم المختلفة.

[2] الرقابة الخارجية:
يعتبر الرقابة الخارجية عملاً متممًا للرقابة الداخلية. ذلك لأنه إذا كانت الرقابة الداخلية على درجة عالية من الإتقان بما يكفل حسن الأداء، فإنه ليس ثمة داع عندئذ إلى رقابة أخرى خارجية.
لذلك فإن الرقابة الخارجية في العادة تكون شاملة أي غير تفصيلية كما أنها تمارس بواسطة أجهزة مستقلة متخصصة، ما يكفل الاطمئنان إلى أن الجهاز الإداري للمنظمة أو المنشأة لا يخالف القواعد والإجراءات.
وعادة ما يتبع أجهزة الرقابة الإدارة العليا، وهذا يعطيها مكانة مرموقة وقوة دفع عالية واستقلالاً يمكنها من حرية العمل وبُعدها عن تدخل الأجهزة التنفيذية في أعمالها أو محاولة التأثير في اتجاهاتها.


معوقات نجاح النظم الرقابية:ـ
تعاني النظم الرقابية من مقاومة العاملين لها، ويرجع ذلك إلى عوامل كثيرة من أهمها:
1ـ الرقابة الزائدة:
يقبل العاملون عادة درجة معينة من الرقابة، إذا زادت عنها تؤدي إلى رفضهم لها.

2ـ التركيز في غير محله:
تركز بعض النظم الرقابية في أحيان كثيرة على نقاط معينة لا تتفق مع وجهة نظر العاملين حيث تعكس من وجهة نظرهم رؤية محدودة جدًا مما قد يثير العاملين ضد هذه الرقابة.

3ـ عدم التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات:
يشعر العاملون أحيانًا بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صلاحيات وفي نفس الوقت قد يتطلب النظام الرقابي الرقابة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزئيات العمل، مما يرتبط سلبيًا بقبول العاملين والتجاوب مع النظم الرقابية.


4ـ عدم التوازن بين العائد والتكاليف:
قد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤلاء للنظم الرقابية.

5ـ عدم الحيادية:
قد يؤدي عدم تصميم النظم الرقابية بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم.




النظرة التحليلية




النظرة الهيكليــة

الهدف العام لإدارة للموارد البشرية



المحيط الهرمي





تنمية الموارد البشرية







طـريقــة تخطيــط القــوى البشريـــة
 الإجراءات العامة
 التنبؤ
 التحليل
 اتخاذ القرارات
 التقييم

الإجراءات العامة

 تحديد إطار المهمة
 المعلومات الضرورية لتخطيط القوى البشرية
 أنظمة تخزين/استرجاع المعطيات
 عملية تخطيط القوى البشرية
 التقارير و المعلومات
 التقييم


المعلومات الضرورية
لتخطيط القوى البشرية

 تحديد المعطيات - المحتوى و الشكل
 المصادر - المصلحة و الأشخاص
 تاريخ الاستعمال
 وجه الاستعمال



التنبؤ / التقدير



التحليـــل





التقييم



التصنيف ثلاثي الأبعاد للوظائف والتدريب

وصف مجال الموارد البشرية

دورة اعداد اخصائى تسويق الكترونى معتمد من أكاديمية التسويق الالكترونى

التسويق الإلكتروني:
------------------------
كلمة يسعى البعض العبث بها وقد يوهم البعض بأنها الحل السحري وبدون تعب , نعم هي الحل السحري ولكن بأن يكون هناك تعلم صحيح وتطبيق مستمر على أسس علمية وليس مثل الكثير من الدورات والكورسات التى تدرس نظرياً فقط

ولذلك نحن فى أكاديمية التسويق الإلكتروني نعتمد فى الأساس على التطبيق العملي أولاً بأول ونحرص على أن يكون لكل متدرب جهاز خاص به أثناء الدورة يقوم بالتطبيق عليه , ويقوم الدارس فى نهاية الدورة التدريبية بتقديم الخطة التسويقية الخاصة به ويناقشها معه المدرب لتطويرها وذلك من أجل التعلم والتطبيق فى نفس الوقت .

مميزات الدورة :
------------------
الدارس فى هذه الدورة لن يقفز على التسويق الإلكتروني كما يدرسه البعض بأنه مجموعة من الأدوات فقط أو أنه عبارة عن معلن على الإنترنت فقط
ولكن معنا الأمر مختلف فهو يدرس علم كامل يبدأ من التسويق الكلاسيكي ثم ينتقل بعد ذلك ليعرف كيف نشأ التسويق الإلكتروني وما هي مراحل الإعداد والتنفيذ الخاصة بكل منتج على حده , وإليكم أهم النقاط التى سوف يتدرب عليها من سيحصل على هذه الدورة :
1- التسويق الكلاسيكي قواعد وأسس

2- الفرق بين التسويق الإلكتروني والتسويق الكلاسيكي

3- ماهو المزيج التسويقي الإلكتروني

4- ماهي مراحل التسويق الإلكتروني الفعال

5- النجاح مع الفيس بوك فى الخمس مكونات الأساسية للموقع , وكيف تجعل الفيس بوك شركة تسويق إلكتروني لأي منتج أو سلعة أو خدمة

6- التدريب على كيفية عمل إعلانات الفيس بوك المدفوعة

7- كيف تصمم إعلان جذاب وبكلمات مستهدفة لكل فئة على حده وبأقل تكلفة ممكنة مع جوجل أدوورد

8- كيف تقوم بعمل فيديو تسويقي احترافي والتدرب على عمله

9- كيف تقوم بعمل قناة تسويقية على موقع اليوتيوب والتدريب على كيفية نشرها

10- كيف تقوم بعمل مدونة احترافية وتركيب استايل عليها لتصبح مثل الموقع تماماً

11- كيف تسجل موقعك فى أدلة المواقع وخاصة دليل ديموز العالمي

12- التدريب على عمل الإعلانات على مواقع الإعلانات وكيف يكون إعلانك مميزاً وملفتاً

13- التدريب على عمل الإعلانات بالمنتديات وكيف تتفادى حذف الإعلان من أي منتدى

14- التسويق عن طريق الإيميلات وكيفية الحصول على إيميلات مستهدفة وفعالة

15- كيفية عمل المقال التسويقي واختيار عنوان جذاب للعملاء

16- التدريب على خدمة العملاء أون لاين

17- التدريب على جمع البيانات المستهدفة ومخاطبة العملاء من خلالها

18- التدريب على نظام جوجل أدسنس وأسراره وكيف تزيد أرباحك منه بالطرق الشرعية

19- التدريب على عمل خطة تسويقية متكاملة

العـــروض والمــزايــا :
-----------------------
* الحصول على الحقيبة التدريبية والتى تحتوى على ما يلى :

1- المـــــــادة التدريبيـــــة .

2- CD يحتوى على ( 2.000.000 إيميل لبدء استخدامهم فى عملية التسويق + برنامج لتجميع واستخراج الإيميلات من صفحات المواقع لإنشاء قاعدة بيانات مستهدفة + مجموعة من البرامج المستخدمة فى التسويق الإلكتروني ).

ثمن هذه الحقيبة خارج الدورة التدريبية ( 250 جنيه مصري ) "يعطى كهدية لكل متدرب"

* الحصول على بانر إعلاني لمدة أسبوعين على موقع سوق العرب حتى يساعد المتدربين على التسويق أو الحصول على رابط إعلان نصي لمدة أسبوعين حتى يساعد على رفع ترتيب الموقع فى جوجل .

ثمن البانر الإعلاني خارج الدورة التدريبية لمدة أسبوعين ( 150 جنيه مصري ) "يعطى كهدية لكل متدرب"

* الاشتراك فى منتدى الدعم الفني لمدة عام كامل حتى يتم دعم المتدربين والطلاب وإمدادهم بكل جديد فى التسويق الإلكتروني خلال هذا العام .

ثمن الاشتراك فى منتدى الدعم الفني خارج الدورة التدريبية لمدة عام ( 300 جنيه مصري ) "يعطى كهدية لكل متدرب"

* احصل على خصم 100 جنيه فى حالة إحضارك لأحد أصدقائك لحضور الدورة التدريبية

قيمة العروض والمزايا التى يحصل عليها المتدرب من جميع ما سبق تصل إلى 700 جنيه مصري

أسئلــة واستفسارات :
-------------------------
* من هو المدرب الذى سيقوم بالتدريب فى هذه الدورة التدريبية ؟

المدرب هو ا/ إبراهيم البحراوى
مدرب متخصص فى التسويق الإلكتروني وتقنيات محركات البحث ( SEO ) ومعتمد من كلية كامبردج البريطانية .

* متى تبدأ الدورة التدريبية القادمة ؟

تبدأ الدورة التدريبية القادمة يوم الإثنين الموافق 30 يناير 2012 فى تمام الساعة السادسة مساءاً

* ماهي عدد ساعات الدورة التدريبية وما هو نظامها ؟

عدد ساعات الدورة التدريبية 36 ساعة يتم تقسيمها على 9 محاضرات تستغرق كل محاضرة 4 ساعات محاضرتين أسبوعياً أيام الإثنين والخميس من كل أسبوع من الساعة السادسة مساءاً وحتى العاشرة مساءاً .

* أين تنعقد الدورة التدريبية ؟

تنعقد الدورة التدريبية فى 14 شارع أحمد حسنى من شارع الطيران ,رابعة العدوية ,مدينة نصر ,القاهرة , جمهورية مصر العربية

* هل يوجد تطبيق عملي ؟

الدورة التدريبية كلها عملي 100% ولكل متدرب جهاز كمبيوتر خاص به أثناء التدريب .

* ما هو قيمة استثمار هذه الدورة التدريبية ؟

قيمة الاستثمار هو 750 جنيه مصري فقط لا غير .

* هل يوجد خصم على قيمة الدورة التدريبية ؟

احصل على كوبون جوجل أدوورد بقيمة 100$ للإعلان على الإنترنت فى حالة الحجز المبكر قبل يوم 22 يناير 2012 "هدية" .

* أليست قيمة الدورة التدريبية مرتفعة إلى حد ما مقارنة بالظروف التى تعيشها البلاد حالياً ؟

بل بالعكس فلو نظرنا أعلى فى جزئية العروض والمزايا فسنجد أن ما يحصل عليه المتدرب من هدايا ووسائل مساعده له وعروض تصل قيمتها إلى 700 جنيه مصري أي أنه قد استرد هذا المبلغ قبل حضور البرنامج التدريبي والأمر الأهم أنه أثناء الدورة التدريبية يكون هناك مشاريع عمل فعلية يتم التسويق لها وكلما يأتى بنتائج يحصل من خلالها على أرباح , أي أنه سيربح بإذن الله من خلال هذه الدورة التدريبية .

* هل هذه الدورة التدريبية متاحة أون لاين على شبكة الإنترنت لمن لا يستطيعون الحضور من المحافظات أو للإخوة العرب ؟

بالفعل نوفر هذا البرنامج التدريبي أون لاين بطريقة التعليم عن بعد للإخوة العرب وغير القادرين على الحضور من خلال بث مباشر للمحاضرات على الهواء مباشرة بحيث تسطيع مشاهدتها من مكانك (بيتك / عملك / أي مكان فى العالم ) بقاعة أكاديمية التسويق الإلكتروني على الإنترنت
ولمزيد من التفاصيل عن الدورة اون لاين تفضل بزيارة الرابط التالى :
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

ولمزيد من التفاصيل :
-------------------------
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

للحجز والاستعلام :
----------------------
(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة) - (يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

ويمكنك مشاهدة الفيديو الخاص بالدورة على اليوتيوب على الرابط التالى:
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

تحياتنا للجميع ... وتواصلكم معانا يسعدنا

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة backto_84

انا دوره و ملقتش اللي انا عايزه ممكن لو حد يعرف مراكز دورات تدريبيه يقولي عليها بسرعه لو سمحتوا

السيد المحترم / باك تو
نتشرف بدعوة سيادتكم بالاطلاع على الخطط التدريبة لمركزنا ارجو الاطلاع على موقعنا

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

Tamer Turky
Training Coordinator
Int'l Training Center & Consultation

Egypt-Alex. Head office : 5 El Gish Road -El Sahtby
P.O.Box 3092 , Postal 21111 Alexandria
Tel: +2 03 591 8636
Fax: +2 03 (يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)
Mobile: +(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)5
E-mail : (تم حذف الإيميل لأن عرضه مخالف لشروط المنتدى)
U.A.E –RAK Branch : 1 St floor RAK-U.A.E
P.O.Box 86049 Algazeera – Al-Hamra - RAK
Tel: +(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)
Fax: +(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)
Mobile: +(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة)0
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

المهم الأسعار حنينه ولا غالية ناااااااااااااااااااااااا ر ؟

شكررررررررررررررررررررررر اً