الموضوع: متطلبات ومعوقات تطبيق نظام التوقيت المحدد

سادسا : متطلبات ومعوقات تطبيق نظام التوقيت المحدد :

المتطلبات
ويمكن تقسيم المتطلبات الواجب توافرها لنجاح تطبيق نظام J.I.T الى قسمين رئيسين هما :

القسم الاول : المتطلبات الخاصة بتهيئة العنصر البشرى على اختلاف مستوياته التنظيمية

القسم الثانى : المتطلبات الخاصة بالنظم المكونة للمنظمة والتى تتمثل فى نظام الانتاج ونظام ادارة المواد ونظام الجودة

وفيما يلى شرح موجز لكل منهما :

القسم الاول : المتطلبات الخاصة بتهيئة العنصر البشرى على اختلاف مستوياته التنظيمية :

وتتمثل المتطلبات الخاصة بتهيئة العنصر البشرى فيما يلى :

1- الحصول على تاييد افراد الادارة العليا وتعهدهم بتطبيق النظام :

يعد ذلك احد العناصر الحاكمة والرئيسية اللازمة لضمان نجاح تطبيق هذا النظام وذلك لانهم يملكون القرار الاستراتيجى الخاص بالتطبيق وتوفير الامكانيات المادية والبشرية اللازمة

2- الحصول على دعم وتاييد العاملين على مختلف مستوياتهم الادارية :

لا يقتصر نجاح تطبيق J.I.T على تاييد ودعم الادارة العليا لهذا النظام حيث انه يتطلب ضرورة اعداد وتدريب العاملين فى مختلف المستويات الادارية للحصول على تاييدهم لبرامج نظام التوقيت المحدد وضمان عدم مقاومتهم ورفضهم لهذا النظام ويمكن الحصول على دعم وتاييد العاملين لهذا النظام وضمان عدم رفضهم له عن طريق :

أ – شرح النظام واهدافه لمختلف العاملين فى المنظمة وتوضيح الاسباب التى جعلت المنظمة تلجا الى تطبيقه واهمية النظام فى تدعيم المركز التنافس للمنظمة ودور كل فرد فى ذلك

ب – التدريب المستمر وطويل الاجل للعاملين على النظام وفلسفته الاساسية على ان تشمل برامج التدريب تعليم العاملين المهارات الفنية والمفاهيم الاساسية لهذا النظام وتدريبهم على كيفية حل المشكلات باستخدام الاسلوب العلمى حيث ان هذا النظام لا يسمح بتراكم المشكلات الانتاجية بل ان نجاح تطبيقه يتوقف على مدى النجاح فى تطوير اجراءات الكشف عن المشكلات ومواجهتها من خلال تحليل هذه المشكلات و يتطلب ذلك تاهيل وتدريب وتشجيع العاملين على المشاركة فى ذلك
لقسم الثانى : المتطلبات الخاصة بالنظم المكونة للمنظمة والتى تتمثل فى نظام الانتاج ونظام ادارة المواد ونظام الجودة :


أ – متطلبات تصميم النظام الانتاجى :

1- انتاج كميات صغيرة فى الدفعة الواحدة اى تخفيض حجم الدفعة المنتجة الى اقل حد ممكن لتخفيض التكاليف حيث يحقق الانتاج بكميات صغيرة متكررة مجموعة منافع اهمها ما يلى :

* تخفيض كميات المخزون من المنتج الى اقل حد ممكن
* تخفيض حجم انشطة الفحص والتفتيش
* سرعة اكتشاف عيوب المنتج وعيوب التشغيل وعيوب الاصناف الموردة
* زيادة درجة مرونة النظام الانتاجى مما يحسن من فرصة النظام للاستجابة لطلبات العميل

2- تطوير تكنولوجيا الانتاج وذلك عن طريق تطبيق نظام المجموعات التكنولوجية والتى تعتمد على تحليل اجزاء المنتجات ومقارنتها ببعضها البعض لتكوين مجموعات من المنتجات اوالاجزاء تتماثل او تتشابه فى احتياجاتها وخصائصها التشغيلية او خصائصها الهندسية والتصميمية ويتم تحديد مجموعة الالات اللازمة لتشغيل او انتاج كل مجموعة من من هذه المجموعات بحيث يتم ترتيب هذه الالات على شكل دائرة او حرف U
ويحقق هذا الاسلوب عدة مزايا منها :

* سرعة تدفق العمل على خط الانتاج

* تعدد المخرجات وانتاجها بكميات صغيرة

* خفض وقت الانتظار ووقت الاعداد وودورة الانتاج وتكلفة المخزون وتكلفة المناولة والانتاج

3- استقرار معدلات وجداول الانتاج واستمرارها بصفة متكررة يعتبر استقرار الجدول الرئيسى للانتاج هو مفتاح استقرار كافة العمليات الانتاجية وكذلك استقرار جداول الانتاج لدى الموردين حيث يساعد ذلك على تحقيق الهدف الرئيسى للنظام والذى يتمثل فى انتاج الكمية الصحيحة لكل يوم
وتتعدد وسائل تحقيق هذا الاستقرار ومنها ما يلى :

* تخفيض وقت دورة الانتاج
* زيادة مرونة النظام الانتاجى
* اتباع مفهوم الاداء المرن الذى يلتزم فيه العمال بانجاز خطة الانتاج اليومية بغض النظر عن عدد الساعات الفعلية وبمجرد تحقيقها ينتهى يوم العمل
* ربط الانتاج بالطلب اى جعل معدل الانتاج اليومى يساوى معدل الطلب اليومى

4- الاعتماد على نظام السحب فى التخطيط الداخلى للمصنع وفى العمليات الانتاجية حيث ان المتبع فى النظم التقليدية هو نظام الدفع الذى يقوم على ان يسير كل مركز انتاج على جداول عمل تحدد مواعيد الانتهاء من المهام التى يقوم بها وبعد الانتهاء منها يقوم بدفع ناتج ما قام بتشغيله الى المركز التالى بغض النظرعن حاجته الحقيقية ومدى استعداده لاستلام تلك المخرجات ويترتب على ذلك زيادة المخزون من المواد الخام والمواد تحت التشغيل

اما نظام السحب يعتمد على قيام كل مركز بسحب مستلزماته الانتاجية من مركز العمل السابق وقت حاجته وبالكمية الضرورية فقط

5- نظام معلومات لحركة المواد والتشغيل ( الرقابة بالبطاقات ) والذى يطلق عليه نظام كانبان

ب- المتطلبات الخاصة بنظام ادارة المواد :

يجب ان يتوافر فى نظام ادارة المواد مجموعة من السمات التى تمثل متطلبات تطبيق نظام J.I.T :

1- الاختيار المبكر للمورد حيث يتم اختيار الموردين قبل الوصول الى التصميم النهائى للمنتج او الاجزاء بحيث يشترك الموردون فى عمليات التصميم

2- مساندة وتاييد المورد لنظام J.I.T ويتطلب ذلك حسن اختيار الموردين حيث تتم عملية الاختيار من خلال فريق عمل يتولى قيادته مدير ادارة المواد ويتم اختيار المورد فى ضوء قدرته على الوفاء بمستويات الخدمة المطلوبة والتحسينات المستمرة التى يجريها على طاقته الانتاجية
و الاسعار التى يعرضها
كما يجب على الشركة المشترية ان تقوم بتعليم وتدريب المورد ويتناول التدريب عدة جوانب اساسية :
* عرض مكثف لمفهوم التوريد فى الوقت المحدد فى مصانع المورد بحيث يشمل متدربين من مختلف الوظائف مثل : الانتاج ، الادارة الهندسية ، الجودة
* قيام الشركة المشترية بايفاد بعض المسئولين بادارة الجودة والادارة الهندسية الى مصانع المورد لتدريبهم وتقديم المساعدات الفنية التى ترفع مستوى الجودة بمصانع المورد

3- تنمية علاقات طويلة الاجل مع الموردين من خلال عقود مرنة وطويلة الاجل حيث يمثل المورد مرحلة ما قبل الانتاج و الموزعين مرحلة ما بعد الانتاج وفى الحقيقة فانهم يمثلون حلقات ضرورية وعناصر اساسية لنظام التوقيت المحدد
ومن ثم يجب البحث عن موردين وموزعين يمكن اقناعهم بتبنى هذا النظام مع ضرورة العمل على تقديم المساعدات المالية والفنية لهم والتى تضمن تطبيقهم لهذا النظام والتكيف معه وضمان تعاونهم واستجابتهم لجدول الانتاج

4- تغيير نظام الشراء التقليدى الذى يعتمد على عدة اجراءات بحيث تقوم الشركة بتوقيع عقود طويلة الاجل مع مورديها وعند طلب المواد تستخدم بطاقة الشراء وهى نوع من بطاقات التحويل تشتمل على تعليمات المورد حول نظام تسليم المواد والاجزاء المطلوبة

5- يتم التوريد للمواد والاجزاء بكميات صغيرة متكررة وفقا لحاجة الانتاج الفورية

6- استلام المواد من الموردين فى عبوات نمطية محددة الكمية

7- الاعتماد على عدد محدود من الموردين لكل جزء

8- الاحتفاظ باقل كمية من المخزون

9- ان يتم التفاوض على السعر فى ضوء تحليل التكاليف وليس على اساس اقل الاسعار المقدمة من الموردين

10- مراعاة القرب الجغرافى للموردين من مصانع المنظمة المشترية


ج – المتطلبات الخاصة بنظام الجودة :

1-ان الجودة هى مسئولية كل فرد فى المنظمة وليست مسئولية قسم اوادارة مراقبة الجودة فقط فتحقيق مستويات الجودة المطلوبة وتحسنها وتطويرها باستمرار هى مسئولية جميع العاملين فى المنظمة حيث يجب ان يشترك الجميع فى تقديم الافكار الابتكارية التى تؤدى فى النهاية الى ارضاء العميل فالعميل وبالتالى يتم تدريب العاملين على معايير الجودة وطرق قياسها وكيفية قيامها بالفحص الذاتى لاعمالهم وان يقوم كل فرد بتصحيح اخطائه حتى يمكن دفع العاملين الى اداء اعمالهم بطريقة صحيحة من اول مرة وفى الوقت المحدد فى كل مرة سعيا لتحسين المستمر


2- ان المسئولية عن الجودة لا تقتصر على العاملين داخل المنظمة فقط بل تمتد ايضا الى الموردين فحتى يمكن السماح بدخول المواد ومستلزمات الانتاج الواردة من الموردين الى الاقسام الطالبة مباشرة دون حاجة الى اجراءات الاستلام والفحص والتى ينظر اليها وفقا لفلسفة التوقيت المحدد على انها انشطة غير منتجة فانه يجب توريد كل المواد المطلوبة بجودة تامة اى يجب الاخذ بمفهوم الجودة عند المصدر ذلك المفهوم الذى يركز على منع وقوع الاخطاء وليس اكتشاف الاخطاء بعد وقوعها

3- التوقف والاستغناء عن استخدام الاساليب التقليدية فى ادارة الجودة مثل الفحص ومراقبة الجودة واتباع الاساليب الحديثة فى ادارة الجودة والمتمثلة فى تطبيق مدخل ادارة الجودة الشاملة ذلك المدخل الذى يركز على التحسين والتطوير المستمر فى القدرة التنافسية للمنظمة والكفاءة والمرونة