الموضوع: مراحل مشاريع التحسين المستمر

منهجية التحسين أو التطوير (باستخدام أدوات الجودة).



يتم تشكيل فريق التحسين المستمر وتحديد مهامه وآلية عمله ومدة إنجازه وفق التصور الآتي، ويتبع الفريق منهجية محددة مكونة من المراحل التالية:



1- تحديد الأهداف واختيار المشروع أو العملية المطلوب تحسينها أو تطويرها.



2- تحديد الأدوار المطلوبة، المسؤوليات المحددة، والموارد اللازمة، والخطة الواجب إتباعها.



3- تحليل البيانات للمشروع أو العملية الحالية (كيف ولماذا نؤدي العمل؟).



4- ابتكار التحسين أو التطوير أو قد يتطلب الأمر إعادة هندسة بعض العمليات.



5- وضع آلية عمل لتنفيذ ومتابعة وتقييم خطة التحسين أو التطوير.



6- عرض الخطة النهائية على الجهات المختصة لإقرارها.





وتقوم منهجية التحسين على أساس .



1- توثيق كافة الخطط المقترحة للتحسين أو للتطوير أو للهندرة (إعادة هندسة العمليات) تمهيداً لبناء نظام عمل متقن و مؤسسي.



2-








إخضاع تلك الخطط للفحص الدوري والمستمر.



3- التأكد من أن ما تم الاتفاق عليه تم تنفيذه.



4- مشاركة كافة المعنيين في عملية التحسين أو التطوير أو الهندرة.





تمر مشاريع التحسين للعمليات بعدة مراحل بدءً من اختيار العملية وحتى تنفيذ مقترحات التطوير ، وفي كل مرحلة يتم استخدام أدوات وأساليب إدارة الجودة الشاملة لإنجاز الهدف المطلوب . وسنتناول في هذا الفصل هذه المراحل وفي الفصل السادس سيتم عرض بعضاً من أدوات الجودة التي تستخدم في كل مرحلة .





المرحلة الأولى : اختيار المشروع / العملية




هنا يتم تحديد مجال الدراسة حيث يتم التركيز على عملية رئيسية واحدة منن أعمال الإدارة أو القسم في المؤسسة والمعيار في إختيار المشروع يتم بناء على الأسس الآتية :-



1 – أن تكون العملية الأهم بالنسبة للقسم وأكثر المهام تكراراً وتستهلك معظم الوقت داخل القسم .




2 – أن تكون العملية تستهلك أغلب موارد القسم من حيث العمالة ، المواد ، السيارات ، العدد ، أجهزة الحاسب الآلي .. إلخ .



3 – أن تكون الأهم للعملاء .





إن سوء اختيار المشروع أو العملية سيؤدي حتماً إلى إضاعة الفرص لتطوير العمليات الحساسة للعميل أو للمؤسسة وكذلك فإنه يعتبر عاملاً من عوامل فشل برنامج الجودة في المؤسسة .





ومن الأدوات والتقنيات التي تستخدم لاختيار المشروع نذكر مايلي :



1 - تعصيف الأفكار .



2 - تحليل المنتجات والخدمات .



3 - استبيان العملاء .





المرحلة الثانية : تحليل العملية .



وذلك بتحديد إجراءاتها ومهامها التفصيلية من البداية إلى النهاية لتقديم الخدمة أو المنتج ويتم تحليل جميع المهام من حيث أهميتها وفائدتها للعميل أو للعملية وحساب الوقت لكل مهمة في العملية . وأيضاً يجرى هنا تحديد الأسباب الداعية للقيام بهذه المهام وكيفية أدائها . إن هذه المرحلة تساعد كثيراً في كشف التحسينات الممكنة ومن الأدوات التي تستخدم في هذه المرحلة ما يلي :-



1 تخطيط العملية .



2 تحليل العملية .



3 تحليل السبب والنتيجة .





المرحلة الثالثة : جميع المعلومات وتحليلها .



ويتم هنا تحديد المعلومات المطلوب جمعها وكميتها والطريقة المناسبة لجمعها . وبعد ذلك يتم تحليلها واتخاذ القرار المناسب .



وهذا يستلزم الاتصال بالعملاء والتعرف على متطلباتهم من خلال المسح الميداني أو توزيع الاستبيانات أو دعوتهم للاجتماع بهم ، والأدوات التي تستخدم في هذه المرحلة :



1 اختيار العينة .



2 الأدوات الإحصائية .



3 الرسومات البيانية .



4 استبيانات العملاء .





المرحلة الرابعة : ابتكار التحسينات .



بناءً على المعلومات المتوفرة والتي تم جنيها من المرحلتين السابقتين ، يتم هنا تقديم مقترحات وأفكار التحسين . ومن الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة ما يلي :



1- تعصيف الأفكار .



2- استبيانات العملاء .





المرحلة الخامسة : تحليل الفرص .



وهي المرحلة الحاسمة حيث يتم تحليل ايجابيات وسلبيات فرص التحسينات التي تم التقدم بها وذلك لمعرفة مدى إمكانية تطبيقها . إن التحليل الجيد للتحسينات ومعرفة مالها وما عليها يساعد كثيراً الإدارة العليا بالموافقة عليها أو رفضها .