الموضوع: 7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات
7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات
كتبت: ليزا كوااست
ن عقد الاجتماعات الناجحة شرط أساسي لمن يود الاستمرار في صعود سلم التقدم المهني، لأن الاجتماعات إجراء حتمي في جميع الشركات والقطاعات في أي مكان. سنتعرف فيما يأتي على 7 خطوات تساعدك في نيل إعجاب زملائك ورؤسائك والارتقاء بمستوى مصداقيتك:
- 1. حدد الجوانب الرئيسة للاجتماع: يبادر بعض المديرين إلى الدعوة للاجتماع دون تحضير كاف، فلا يكون لديه أجندة واضحة وقلما يعرف المشاركون سبب الاجتماع أو ما يتوجب عليهم الاستعداد له أثناء انعقاده. وفي كل مرة يحدث مثل هذا الأمر، يتقلص حجم الاحترام الذي يحظى به المدير، لذا لا تضيع وقت زملائك؛ إذ ينبغي لك قبل أي لقاء، أن تجلس مع نفسك وتحدد الجوانب الرئيسة: ما هي الغاية الكلية؟ ما هي الأهداف؟ ما هي المخرجات الأساسية؟ من هم الرعاة- الجهات المعنية ولماذا؟
- 2. تحقق من الأجندة- الحضور: ابدأ بآخر ما تتوقع حدوثه، فكر في الأهداف والغايات ثم ضع أجندتك لتتضمن الأشخاص والمواضيع المناسبة. قسم الأجندة إلى أجزاء حسب الموضوع، واجعل كل جزء يشتمل على: موعد البدء والانتهاء والوصف والأهداف والطرف المعني (المتحدث أو الشخص المسؤول عن شرح الموضوع)، وموعد البدء في النقاش. وحالما تفرغ من كتابة المسودة الأولى للأجندة، اتصل بكل من أدرجته في أجندتك من المتحدثين للتأكد من مشاركته، وناقش معه أهداف الجزء الخاص به واحرص على استيضاح ما سيناقشه أو يعرضه.
- 3. اختر موقع الاجتماع وقم بحجزه: خذ بعين الاعتبار عدد الحضور والمساحة المطلوبة لتوافر وسائل العرض (الشاشات والكشاف الضوئي للحاسوب، واللوحات البيضاء القابلة للمسح، والأوراق الكبيرة التي يمكن طيها من الأعلى…)، وتوافر خدمة الطعام (إن كانت ضرورية)، واستراحة الحضور. ومن المستحسن أن تحجز أيضا وقتا كافيا قبل موعد بدء الاجتماع، لإجراء التحضيرات اللازمة، ووقتا كافيا عقب موعد الانتهاء في حال جرى التمديد لفترة أطول.
- 4. قم بالتحضيرات الضرورية: على الرغم من أنك لا تستطيع التحكم بمجريات الحدث جميعه، لكن عليك أن تبذل قصارى جهدك لضبط أكبر عدد ممكن من مظاهر الاجتماع؛ فالتحضير الجيد يعني النجاح. والتق بالأطراف المعنية لضمان التزامها ودعمها، ثم حدد الأدوار كما يلي:
- تدوين الملاحظات: نظرا لانشغالك بإدارة اللقاء، ستحتاج إلى طلب المساعدة من أحدهم كي يدون القضايا المطروحة والقرارات الناتجة فيما يخص كل موضوع.
- الحفاظ على الوقت: يعمل الشخص المكلف بهذه المهمة على الرجوع بالمشاركين إلى صلب الموضوع في حال لاحظ انحرافا في مسار النقاش.
- إثارة الحماس: يعمل المكلف بهذه المهمة على ضمان التطرق إلى جميع الجوانب ذات الصلة وتنوع الآراء، كما يحاول تهدئة الأجواء في حال احتدام النقاش.
- توثيق نقاط تحتاج للمتابعة: يمتاز صاحب هذه المهمة بخط جميل مقروء، ويكتب على اللوح الأبيض أو الورق المطوي أي نقاط ناشئة لا تتصل مباشرة بموضوع الاجتماع، وينبغي مناقشتها في المستقبل.
5. قم بافتتاح الاجتماع وختمه وتسهيل مجرياته: يرغب الحاضرون دوما في معرفة ما سيحصل في الاجتماع مقدما، لذا عليك مراعاة هذا الأمر قبل البدء، بتوضيح ما سيتم إنجازه، وما هي النتائج الواجب استخلاصها في النهاية.
أثناء انعقاد الاجتماع، احرص على تبادل النقاشات المعمقة وتفحص المواقف من جميع الجوانب. دون البنود المهمة من أعمال وقرارات وخطوات للمتابعة عقب انتهاء الاجتماع، وحاول أن تكون قدوة للآخرين طوال الوقت- باحترام الخلفية العلمية لدى الحضور، والحرص على شيوع الاحترام بين الجميع.
- 6. سارع بإصدار محضر الاجتماع: عليك إرسال المحضر للمشاركين في غضون 24 ساعة من انعقاد الاجتماع، بحيث تكون جميع النقاط حية في ذاكرتهم، وبالتالي يمكن الاستفادة من النشاط الذي تخلل اللقاء. واستخدم الأجندة كقالب نموذجي لكتابة المحضر مسبقا.
- وتحت كل جزء من أجزاء الاجتماع، يمكنك ببساطة إضافة جميع القضايا التي نوقشت والقرارات التي اتخذت. ولا تنس أن تتقدم بالشكر الجزيل للحضور ومشاركتهم الفاعلة، وذكرهم بضرورة قراءة المحضر من أجل الاطلاع على بنود العمل والمتحدثين والمواعيد النهائية.
- 7. تعلم من أخطائك: حسن مهاراتك القيادية عن طريق الإجابة على الأسئلة الآتية بعد كل اجتماع: ما الذي سار على ما يرام؟ ما الذي لم يكن بمستوى توقعاتك؟ إذا سنحت لك الفرصة أن تعيد الكرة مرة أخرى، فما الشيء الذي ستفعله بشكل مختلف؟
أجريت قبل سنوات عدة استطلاعا غير رسمي للرأي، وطلبت من 100 زميل لي أن يقيموا تجربتهم إجمالا في حضور الاجتماعات التي تخللت مشوارهم المهني، وكانت الأجوبة على النحو الآتي:
- 79% قالوا إن الاجتماعات كانت سيئة للغاية.
- 14% قالوا إن الاجتماعات كانت حسنة.
- 7% قالوا إن الاجتماعات كانت رائعة جدا.
لا تسمح بأن يندرج اجتماعك ضمن الفئة السيئة؛ فإدارتك الجيدة له تؤدي إلى تعزيز الاحترام الذي تناله من مديريك وأقرانك. أما سوء إدارته فقد يقود إلى كارثة مهنية لأن الافتقار الواضح للاستعداد يقوض مصداقيتك ويدفع زملائك إلى الاستهانة بك، بل وربما يؤثر سلبا على تقديرك لذاتك.
إن إدارتك للاجتماع بكفاءة عالية تمنحك فرصة لإبهار الآخرين (لاسيما الإدارة) بمهاراتك وقدراتك. وكما يقول بوبي أونسر: “يوجد النجاح حيثما يلتقي الاستعداد الجيد مع توافر الفرص”.
منقول من : فوربس العربية
رد: 7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات
موضوع رائع ، بارك الله في جهودك
- ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق المقاطعات... (مشاركات: 1)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/15089.imgcache
د. راكان عبد العزيز الراوي
تحدَّثْنا في العدد السابق عن مُضيِّعات الوقت، تلك التي تسلُبنا واحداً من أهمّ مواردنا، فنجد أنفسنا ضائعين بين... (مشاركات: 0)
العناصر الواجب توافرها في الاعلان أو الحملة التسويقية ... بقلم/ دعاء عابدين
إن نجاح أي إعلان أو حملة تسويقية يعتمد بالدرجة الأولى على مجموعة من العوامل وهي : المنتج والسعر والترويج أو الاعلان... (مشاركات: 0)
الخطوة الأولى – دراسة الموضوع
حضر الوثائق و أدرسها .
جهز أمثلة و حالات واقعية. (مشاركات: 2)
نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص .
التحضير و يشمل : (مشاركات: 4)
برنامج متخصص يهدف الى اكسابك الخبرات المهنية اللازمة للعمل في مجال خدمة العملاء في الفنادق وشركات الضيافة ويعزز لديك القدرة على فهم العملاء واحتياجاتهم وطيقة التعامل مع اعتراضات العملاء وحل مشكلاتهم واتيكيت التحدث في الهاتف مع العملاء ولغة الجسد واستخدامها في التواصل مع العملاء
برنامج تدريبي لتمكين قيادة أنظمة الجودة في المنشآت الصحية المعتمدة وفقا لمعايير سباهي حيث يزودهم بالادوات والمعارف اللازمة للحفاظ على الاعتماد وتجديده ويكسبهم مهارات القيادة وتحليل البيانات وادارة المخاطر واكسابهم القدرة على تدريب فرق العمل وضمان الامتثال المستمر للمعايير في المستشفيات والمنشآت الصحية.
برنامج تدريبي يتناول موضوعات مستويات 'ستة سيجما (الحزام الأصفر، الأخضر، الأسود، الماستر الأسود) والقيادة و بناء فريق التحسين وأدوات ضبط الجودة وخطوات السينات الخمس 5S's وأدوات الضبط غير الإحصائية وأدوات الضبط الإحصائية ومنهجية "اللين ستة سيجما"
اول برنامج تدريبي عربي تم تصميمه لتأهيل المسئولين وكبار القادة على فهم اهمية اعادة التأهيل البيئي والمجتمعي بعد الكوارث ويهدف البرنامج لزيادة معارفهم عن مراحل وآليات التعافي المستدام وكيفية تطبيق استراتيجيات فعالة للتعافي بعد الكوارث كذلك سيتم تدريب المشاركين على تطوير الحلول المبتكرة للتحديات البيئية والتعرف على آليات تعزيز قدرة المجتمعات المحلية على التعافي والمرونة والاسلوب الامثل لتقييم تأثيرات الكوارث على البيئة والمجتمع.
كورس تدريبي مكثف يزودك بكافة المعلومات الضرورية عن فيروس كورونا المستجد كوفيد-١٩، وكيف يمكن ان يؤثر تفشي هذا الفيروس على اماكن العمل، وما هي الخطوات الواجب اتخاذها للحد من مخاطر تعرض العمال لهذا الفيروس، وكيفية تصنيف تعرض العمال للكوارث الصحية المرتبط بالمتلازمة التنفسية الحادة الشديدة، وتصنيف الوظائف تبعا لدرجة خطورة انتشار العدوى فيها، وفي النهاية يساعدك هذا البرنامج التدريبي المكثف على تصميم برنامج الوقاية من الكوارث الصحية في اماكن العمل