الموضوع: طبيعة عملية تحليل المشكلات في إطار عملية اتخاذ القرارات
طبيعة عملية تحليل المشكلات في إطار عملية اتخاذ القرارات
عملية اتخاذ القرارات تعتبر عملية إدارية مركبة من حيث أنها تأخذ في الاعتبار بيئة اتخاذ القرار وكذلك التنبؤ بالمعوقات والمشكلات التي قد تحد من فعالية القرار الإداري . لذا يجب على متخذي القرار الأخذ في الاعتبار بالمشكلات التي قد تقابلهم وتحليلها والعمل على تجنبها أو حلها .
وأول خطوة في تحليل المشكلة هو تعريفها ، حيث تعرف المشكلات بشكل عام بأنها التباين بين الواقع الحالي والحالة المرغوبة . والاختلاف بينهما يسمى الانحراف وهو ما يجسم طبيعة المشكلة . ودور الإدارة هو تحليل الوضع الحالي والتعرف على مسببات الانحراف مما يمكنها من تجنبه في المستقبل أو التعامل معه وحل المشكلة . ويوجد متغيرين هامين في عملية تحليل المشكلات هما : الاتجاه الإنساني والخلفية الثقافية .
الاتجاه الإنساني يؤثر بدرجة كبيرة على عملية حل المشكلات من حيث المدخل للتعامل مع تلك المشكلات . على سبيل المثال يوجد المدخل التقليدي الذي يركز على تقليل عنصر المخاطرة مما يؤثر سلبا على الابتكار ، وعلى النقيض يوجد المدخل الابتكاري الذي يركز على عنصر الابتكار على حساب المخاطرة .
وتعتبر الخلفية الثقافية لمتخذي القرار من العوامل المحددة في تحليل المشكلات حيث تتباين القيم التي تفرزها الثقافة بين المجتمعات المختلفة .
1-1 أنواع المشكلات:
يمكن تصنيف المشكلات إلى ثلاث تقسيمات : مشكلات النظم ، والمشكلات الإنسانية ، والمشكلات الاقتصادية .
مشكلات النظم:
يشتمل هذا التقسيم على مجموعة المشكلات الناتجة عن سوء تصميم نظم العمل أو ناتجة عن عوامل خارجية تؤدي بالتالي إلي عدم فعالية نظم التشغيل . وتأخذ مشكلات النظم عدة صور منها ضعف نظم المعلومات ، وجود مشكلات وتعطيل في إجراءات العمل ، وضعف الرقابة على الجودة وكذلك وجود مشكلات في ظروف العمل . ومشكلات النظم بطبيعتها عملية ويمكن قياسها والتعرف عليها بسهولة مما يمكن محلل النظم من حل تلك المشكلاتبسهولة .
المشكلات الإنسانية :
ويشمل هذا التصنيف مشكلات عديدة حيث أنها تتعامل مع الجانب الإنساني المعقد وكذلك العلاقات الإنسانية ويمكن ملاحظة المشكلات الإنسانية التالية: ضعف الشعور بالانتماء ، مشكلات التحفيز ، الصراعات بين الأفراد ، ضعف التعاون والتنسيق ، ضعف الانضباط ، ظهور الشللية .
المشكلات الاقتصادية :
وتأخذ المشكلات الاقتصادية عدة صور ولها طابع غالب وهو المحددات المالية واستغلال الموارد الاقتصادية . وتشمل المشكلات الاقتصادية عدم كفاية المخصصات في الموازنة ، وزيادة مستوى المصروفات والتكاليف ، وضعف معدلات السيولة ، وأخيرا ضعف استغلال موارد المنظمة .
ويمكن للمشكلة أن تأخذ طبيعة مركبة من أكثر من نوع من المشكلات ، أي أن المشكلة بطبيعتها لها بعد إنساني وبعد اقتصادي ، أو ناتج عن خلل في نظام العمل .
2 – المدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات :
يتلخص مفهوم المدخل الابتكاري في الخروج من القوالب الجامدة في التفكير ، والتركيز على إفراز أكبر عدد من الأفكار مما يزيد من احتمال وجود حلول فعالة .
والمدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات يتكون من ثمانية خطوات متكاملة بحيث تؤدي في النهاية إلى تحليل المشكلة وحلها وبناء القرارات على أساس سليم .
2 –1 – 1 إدراك المشكلة
ظهور أعراض مرضية في مجال العمل يلفت نظر متخذي القرار ومحللي النظم على وجود خلل في مكان ما يستوجب التحليل وسرعة التلبية . أي أن الإدارة تبدأ آلية تحليل وحل المشكلات بناء على ظهور مظاهر خلل في النظام الإداري يستوجب الانتباه حيث أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط . ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ، تدرك الإدارة أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها .
وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم وجود آلية الإدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا . وأبلغ مثال على أهمية تلك الخطوة في المجال العسكري هو وجود جهاز الرادار الذي يكتشف أي أهداف معادية ، وعدم وجوده يؤدي إلى عدم التمكن من التعامل مع الخطر الداهم .
2 – 2 تعريف المشكلة
علاج والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام ، لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة ، أي سبب الأعراض . والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتصنيفها أولا إلى التقسيمات السابق ذكرها للمشكلات (نظم ، اقتصادية ، وإنسانية ) . ومن هذا المنطلق يمكن تحديدها تحديدا دقيقا . على سبيل المثال فمشكلة سرعة دوران العمالة في منشأة ما يمكن إرجاعها إلى أنها 90% مشكلة اقتصادية بسبب ضعف المرتبات ، و10% إلى أنها مشكلة نظم من حيث سوء ظروف العمل .
2 – 3 جمع المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة
في هذه المرحلة يتم جمع جميع البيانات والمعلومات التي قد تساهم في تفهم جوانب المشكلة وإبعادها وفي نفس الوقت تساهم في حلها ولا تقتصر عملية جمع البيانات والمعلومات على مرحلة من المراحل بل تتم في جميع مراحل تحليل وحل المشكلات .
والأسئلة التالية تساعد في تحديد الجوانب الهامة من المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة :
· ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة ؟
· أين تحدث المشكلة ؟
· لماذا تحدث المشكلة في هذا الموقع ؟
· متى تحدث المشكلة ؟
· كيف تحدث المشكلة ؟
· لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت ؟
· لمن تحدث هذه المشكلة ؟
· لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات ؟
2 – 4 تحليل المعلومات
يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة . ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى فيالمشكلة ، ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات . ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقف الأخرى ، وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.
وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :
· ما هي العناصر التي يمكن التحكم فيها في المشكلة والتي لا يمكن التحكم فيها ؟
· من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟
· ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟
· ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟
· ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟
2 – 5 تحديد بدائل حل المشكلات
تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات ، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل . وسيتم التعرض بالتفصيل إلى أسلوبين من أساليب تعظيم الابتكار في الجزء الثالث وهما أسلوب " تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك "الجماعات الاسمية" Nominal Group Technique
2-6 اختيار البديل الأمثل
في هذه المرحلة يتم مقارنة البدائل من حيث مزايا وعيوب كل بديل على حدة وذلك في ضوء الوزن النسبي لكل من المزايا والعيوب وفيما يلي قائمة بمواصفات البديل الأمثل :
· ينتج من تطبيقه مستوى أعلى من الإنتاجية .
· يساعد على تخفيض تكاليف التشغيل .
· تسانده الإدارة العليا .
· شارك فريق العمل في إعداده .
· يوفر في الوقت .
· يحقق الهدف من تطبيقه .
· بسيط في التطبيق وسهل في الفهم .
2 – 7 تطبيق البديل
الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي . ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية في الوظائف الإدارية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيراتالتنفيذية . وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية . والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :
· تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي .
· تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل عن طريق Milestone Chart
· تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات
· تحديد من سيراقب على التنفيذ .
2 – 8 تقييم التنفيذ
تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية ؟
· هل أنتج العاملين الكميات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة ؟
· هل أنتج العاملين بالكيف المطلوب في التوقيتات المتوقعة ؟
· هل تم تطبيق مقاييس العمل بأسلوب سليم ؟
· هل تم خفض تكاليف تنفيذ المهام ؟
· هل تم رفع مستوى الروح المعنوية ؟
وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :
· درجة تحقيق أهداف المنشأة .
· التقييم الذاتي للأداء
· التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل .
بعد تجميع المجموعتين من العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل . في حالة وجود مراجعة منتظمة . أما في حالة وجود تقييم سلبي ، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى .
تعريف القرار :
تعني كلمة قرار فصلاً أوحكما في مسألة ، او خلاف ؛ أي أنه تصرف شعوري يصدر من الفرد أو المجموعة ، والمقصود بالتصرف الشعوري هو ذلك التصرف الصادر من الأفراد بعد تفكير وتأمل إذ أن تصرفات... (مشاركات: 0)
- عملية اتخاذ القرارات
تعتبر عملية اتخاذ القرارات في الإدارة من أعقد العمليات وأسهلها في نفس الوقت، فكأنها السهل الممتنع، وإن قلنا أن العملية الإدارية عبارة عن مجموعة قرارات فإننا نسهل بعض... (مشاركات: 0)
عملية اتخاذ القرارات تعتبر عملية إدارية مركبة من حيث أنها تأخذ في الاعتبار بيئة اتخاذ القرار وكذلك التنبؤ بالمعوقات والمشكلات التي قد تحد من فعالية القرار الإداري . لذا يجب على متخذي القرار الأخذ في... (مشاركات: 3)
برنامج تدريبي يشرح النظام المحاسبي لشركات الاستيراد والتصدير والفنادق والقري السياحية وشركات وكالات حجز تذاكر الطيران و شركات العقود والمقاولات والاستثمار العقاري والمستشفيات والمراكز الطبية والجمعيات الأهلية (جمعيات خيرية ونوادى) وشركات البترول
دورة تدريبية تساعدك على تنمية وتطوير مهارة إدارة الوقت بشكل ذكي يسمح لك باستغلاله الإستغلال الأمثل، كذلك تساعدك الدورة على تعلم اساليب ومهارات تحمل ضغوط العمل لإنتاجية أفضل ولاستثمار افضل للوقت والجهد.
صمم هذا البرنامج لتعريف المشاركين فيه على ماهية المعسكرات وأهدافها وأنواعها واستخداماتها في المجالات الاجتماعية والتربوية والتدريب والارشاد وغيرها
برنامج تدريبي متخصص وفريد يؤهلك لمعرفة أنواع الاحجار الكريمة وقياساتها وكيفية تقييم الاحجار الكريمة ومصادر الاحجار الكريمة ويعرفك بالطرق والأدوات المستخدمة في قياسها وتحديد قيمتها
برنامج يتناول موضوعات مفهوم العملية والنظام ومبادىء نظم الإدارة ومبادىء السلامة والصحة المهنية ودورة PDCA ونموذج نظام إدارة السلامة والصحة المهنية ومنهج العملية وتطبيق الأيزو 45001 ومتطلبات مواصفة الآيزو 45001:2018و مبادئ مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية وإجراء برنامج المراجعة وتطبيق عملي لمراحل تنفيذ مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية