الموضوع: مفهوم كفاءة التنظيــم

مفهوم كفاءة التنظيــم

هو تحقيق التنسيق السليم والرقابة السليمة على مستويات الأداء ويمكن الحكم على كفاءة التنظيم بمدى تطبيق مبادىء التنظيم المتعارف عليها وعدم وجود عيوب تنظيمية بالجهة .
وإن مبادىء التنظيم هي معايير عامة يجب مراعاة تطبيقها عند إعداد الهيكل التنظيمي للمنظمة سواء لأول مرة أو عند إعادة تنظيمها .
وبمعنى آخر هي الأسس والإعتبارات التي يجب الأخذ بها عند إنشاء وتحديد التقسيمات النمطية المكونة للمنظمة أو عند إجراء التعديلات التنظيمية المختلفة للمنظمة وأهم هذه المبادىء هي :

(1) مبدأ التخصص :
بمعنى أنه لما كانت المنظمة تقوم بأوجه نشاط عديدة ومجالات مختلفة من نوعيات العمل تتطلب تخصصات مختلفة الأمر الذي يستدعي تخصص تقسيم تنظيمي لكل مجال عمل أو نشاط من الأنشطة العديدة للمنظمة ويتم شغل وظائف هذا التقسيم بالأفراد المتخصصون في ممارسة نشاط التقسيم .

(2) مبدأ الأهمية النسبية للأنشطة الرئيسية للمنظمة:
بمعنى أن يتم إعطاء الثقل والإهتمام الملائم للأنشطة الرئيسية التي تحقق أهداف المنظمة بشكل مباشر مما يستوجب أن يفرد لكل نشاط رئيسي تقسيم تنظيمي مستقل .

(3) مبدأ وضوح الإختصاصات :
أي مراعاة التحديد والدقة والوضوح في صياغة الإختصاصات بكل تقسيم حتى تكون معبرة تماماً عن أعمال وأنشطة التقسيم لضمان تلافى أي تكرار وإزدواج بين عمل كل تقسيم تنظيمي والتقسيمات الأخرى كما يجب أيضا تحديد هذه الإختصاصات بالصورة التي توضح علاقة كل تقسيم بالتقسيمات الأخرى لضمان سهولة إنسياب العمل وتحقيق التنسيق بين التقسيمات المختلفة .

(4) مبدأ التكامل والتجانس :
أي مراعاة ضم الأعمال والأنشطة المتجانسة في تقسيم واحد وعدم تفتيت هذه الأنشطة بين أكثر من تقسيم وكذلك مراعاة ضم الأنشطة المتكاملة في تقسيم واحد بما يحقق الفاعلية في الأداء وتحقيق التنسيق .

(5) مبدأ نطاق الإشراف الملائم :
ويقصد به عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم الرئيس ومما لا شك فيه أنه كلما زاد عدد المرؤوسين زاد عبء العمل والإشراف الواقع على الرئيس مما يقلل من فاعلية الإشراف والتوجيه والتنسيق بين الجهود .
وتتمثل المعايير الموضوعية لتحديد نطاق الإشراف المناسب فيما يلي :
5/1 : طبيعة النشاط الذي يمارسه المرؤوسين ومدى صعوبة أو مسئوليته وهل هو عمل روتيني متكرر أم عمل متنوع ومعقد يتطلب بحث وتفكير ودراسه .
فالأعمال الروتينية النمطية يحسن معها إتساع نطاق الإشراف .
والأعمال المتنوعة والمعقدة والصعبة يحسن معها ضيق نطاق الإشراف لأنها تتطلب مراجعة دقيقة ومستمرة .
5/2 : مدى إستخدام الآلات والأجهزة الحديثة في العمل فلا شك أن الأجهزة والمعدات تسهل العمل وتقلل من العاملين وتسهل عمليات الإشراف والمراجعة على العمل . فتوافر الأجهزة والمعدات الحديثة في العمل يمكن أن تتناسب معه إتساع نطاق الإشراف والعكس صحيح .
5/3 : مدى إنتشار الوحدات والتقسيمات التي يتم الإشراف عليها فكلما كانت هذه التقسيمات منتشرة في مناطق جغرافية متعددة ، الأمر الذي يؤدي إلى صعوبة أداء مهام الإشراف عليها لذا يكون من الملائم في هذه الحالة ضيق نطاق الإشراف بالصورة التي تسمح بالقيام بمهام التوجيه والرقابة والتنسيق أي مهام الإشراف .
وفي جميع الأحوال يجب دراسة كل حالة على حده لتحديد نطاق الإشراف المناسب .

(6) مبدأ قصر السلطة :
ويقصد بخط السلطة تسلسل المستويات الرئاسية حيث تنساب السلطة وتتدفق من المستويات العليا إلى أدنى المستويات في خط مستمر يسمى خط السلطة ويقوم مبدأ قصر خط السلطة على تقليل عدد المستويات الإدارية والرأسية مما يؤدي إلى تسهيل عملية الإتصالات بين المستويات الإدارية ومعرفة معوقات العمل والتغلب عليها .


(7) مبدأ المركزية الإدارية :
ويعني عدم تركيز السلطة في يد الرئيس الإداري والأعلى فقط وتفويض السلطات للمستويات التنظيمية الأدنى وتتوقف درجة اللامركزية الإدارية على ظروف كل منظمة على حده ، وبوجه عام فإنه من الملائم أن يكون هناك مركزية في التخطيط ولا مركزية في التنفيذ وبحسن تطبيق اللامركزية بالنسبة لمناطق وفروع المنظمة لسرعة إتخاذ القرارات المناسبة وعدم تعقيد الإجراءات والإتصالات بين الفروع والمناطق والمركز الرئيسي للمنظمة.

(8) مبدأ أحكام الرقابة :
وتتمثل في فصل الأنشطة التنفيذية عن الأنشطة الرقابية فعلى سبيل المثال لا يجوز تبعية نشاط التفتيش المالي إلى تقسيم الشئون المالية .

(9) مبدأ وحدة الأمر والقيادة :
أي عدم تلقي المرؤوس تعليمات من أكثر من رئيس في ذات الموضوع ولكن أحياناً نجد أن المرؤوس يتلقى تعليمات وأوامر من رئاسيين مختلفين أحدهما رئاسة فنية والأخرى إدارية وغالباً ما تتداخل الأوامر والتعليمات بحيث يصعب التفرقة بين التعليمات الفنية والإدارية مما يؤدي إلى التضارب بينهما وتمثل الحل المقترح لهذه المشكلة في تحديد الإختصاصات تحديداً واضحاً ودقيقاً بحيث تختص الرئاسة الفنية بكيفية أداء العمل وإجراء المتابعة الفنية أما الرئاسة الإدارية فتختص بتحديد كميات العمل بالمواصفات المحددة مع تحديد متى يؤدي العمل ؟ وأين يؤدي العمل ؟ وبمن يؤدي العمل ؟

(10) مبدأ التنسيــق :
يعني إنسياب العمل في المنظمة دون إختناق أو تعقيد الإجراءات ويتحقق ذلك من خلال مراعاة تلافي الإزدواج في الإختصاصات بين التقسيمات ووضع الأنشطة المتكاملة في تقسيم واحد .

(11) مبدأ تبسيط الإجراءات :
ويعني إختصار خطوات العمل غير الضرورية والتي ليس لها تأثير على إنجاز العمل والتي تظهر أحياناً في صورة عيوب تنظيمية مثل : المركزية الشديدة أو تعدد المستويات الإشرافية أو عدم التكامل بين الأنشطة .

هذا .. والله الموفق والمســــتعان .،،
أخوكم : سعيد علي مرسي