الموضوع: دراسة عن الهياكل التنظيمية فى المنظمات

الفصل الرابع

أنواع الهياكل التنظيمية

عادة ما يوجد في المنظمات نوعان من الهياكل التنظيمية كالتالي

4.1 الهيكل التنظيمي الرسمي :

وهو يعكس الهيكل التنظيمي الرسمي للمنظمة حيث تحدد فيه الاعمال والانشطة والمهام والمسؤوليات والسلطة واهم مراحل تصميم الهيكل التنظيمي الرسمي هي:

1. تحديد الأهداف للمنظمة وبالتالي تحديد الاحتياجات التنظيمية.
2. تحديد النشاطات المختلفة التي ستعمل على تحقيق أهداف المؤسسة .
3. تقسيم النشاطات الى أنشطة رئيسية وأخرى فرعية.
4. تحديد الوحدات التنظيمية وتحديد الوصف الوظيفي لكل وظيفة.
5. تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة إدارية.
6. رسم الخريطة التنظيمية للمنظمة .

4.2 الهيكل التظيمي غير الرسمي

وهوعبارة عن خريطة تنظيمية وهمية تنشا من خلال العلاقات الاجتماعية والتفاعل بين العاملين في المنظمة (العميان ، 2002 )
أوجه الخلاف بين الهيكل التنظيمي الرسمي وغير الرسمي
الهيكل التنظيمي الرسمي الهيكل التنظيمي غير الرسمي

يتم وضعه من قبل الادارة العليا وفق طريقة مخططة ومدروسة يتكون بطريقة عفوية من خلال مجموعة من العاملين يعملون معا
العلاقات بين العاملين تتم وفق معايير مكتوبة العلاقات الشخصية هي الاساس في الهيكل غير الرسمي
يمثل السلطة القانونية في المنظمة قد يؤدي الى ايجاد مواقف واتجاهات تعارض قواعد الهيكل الرسمي
يهدف العاملين من خلال الهيكل الرسمي الى القيام بالمهام والواجبات التنظيمية دافع العاملين في الهيكل غير الرسمي اشباع حاجاتهم النفسية والاجتماعية


4.3 نماذج الهيكل التنظيمي الرسمي

وتشمل
1. الهيكل التظيمي الكلاسيكي
ويتالف من ثلاثة انواع وهي
1. التظيم التفيذي
2. التنظيم الوظيفي
3. التنظيم التنفيذي الاستشاري


4.3.1 التنظيم التنفيذي

وهو مبني على السلطة المركزية من اعلى القمة ، حيث يكزن هناك رئيس واحد اعلى يتخذ القرارات وينحدر خط السلطة من اعلى الى اسفل
واهم كمزايا هذا التنظيم
• الوضوح والبساطة
• خطوط السلطة مستقيمة من اعلى الى اسفل
• المسؤولية محددة
• الالتزام والطاعة


أهم السلبيات :
• اهمال مبدا التخصص.
• منح السلطات الكاملة للرؤساء يصعب فيه تحقيق التعاون والتنسيق بين الادارات المختلفة .
• ازدياد العبء الاداري على الاداريين لانهم يشرفون على كل صغيرة وكبيرة .
• صعوبة تحديد الادارات والصلاحيات .
• تعذر تحقيق التعاون ما بين الادرارات والاقسام المختلفة بما يؤثر على المخرج الجماعي للمنظمة .

انظر الملحق شكل رقم ( 1 )


4.3.2 التنظيم الوظيفي

ويقوم هذا التنظيم على اخضاع الاعمال للتخصص وبين مزايا التنظيم الوظيفي من حيث الاستفادة من التخصص ، وقد وضع العالم ( فردريك تايلور ) اسس هذا الهيكل وصنف العمال الى اعمل يدوية واعمل ذهنية واعمال تنفيذية واعمل فنية واستشارية واعمال منصبية ادارية ، ويعتمد هذا الهيكل على التخصص وانه القاعدة الاساسية في تادية الاعمال .
واهم مزايا هذا التنظيم :

• الاستفادة اقصى ما يمكن من التخصص في المنظمة واقسامها
• امكان ايجاد طبقة من العمال المدربين على تادية المهام
• تدريب مشرفين للاشراف على الاعمال تحقيق التعاون في الاقسام المختلفة وبين الافراد والرؤساء والحصول على المعلومات من مصادرها المتخصصة
• سهولة الرقابة على العمال
• الفعالية الادارية وحصول المدير على المساعدات الادارية والفنية المتخصصة من الافراد
اما اهم سلبيات هذا الهيكل التنتظيمي :

• الصعوبة في فرض النظام في المستويات الادارية الدنيا مما قد يسبب الفوضى
• عدم وضوح حدود السلطة والمسؤوليات بين المدراء والمشرفين لتداخل اعمالهم مما يؤدي الى صعوبة في الرقابة والمساءلة


نموذج الهيكل التنظيمي الوظيفي ، انظر الملحق شكل رقم ( 2 )

4.3.3 التنظيم التفيذي الاستشاري

يجمع هذا النوع من الهيكل الهيكل التنظيمي المزايا في الهيكل التنظيمي التنفيذي من حيث وحدة السلطة والمسؤولية ، وايضا مزايا الهيكل التنظيمي الوظيفي من حيث الافادة من التخصص والاستفادة من استشارة الخبراء المتخصصين
واهم ايجابيات هذا الهيكل :

• تحديد السلة والمسؤولية
• تقوية المركز الاداري لوجود مساعدين متخصصين
• توفير المعلومات المتخصصة مما يفعل ويصوب الية اتخاذ القرار
• زيادة خبرة ومهنية الاداريين لعملهم مع المتخصصين

اما اهم سلبيات هذا الهيكل النتظيمي :

احتمالية حدود المنازعات بين الصلاحيات مابين الاداريين والمهنييين
تداخل السلطة مابين الفنيين والاداريين مما يؤدي الى اضطراب العمل
صعوبة تحديد مجال ومدى السلطة في الاستعانة بخبرة الفنيين ( العميان ، 2002 )

انظر الملحق شكل رقم ( 3 )

4.4 الهيكل التنظيمي العضوي :

واهم انواعه نموذج المصفوفة التنظيمية ، حيث تقسم المنظمة الى عدة دوائر تعكس الوظائف الادارية ، وانشاء ادارات اخرى بعدد المشلريع التي تقوم بتنفيذها المنظمة ويعين لكل مشروع مدير يستعين بالمتخصصين في المنظمة الاصلية ويخضع هؤلاء المتخصيين من المنظمة الاصلية الى ادارة مدير المشروع ومديره الاصلي في المنظمة

مزايا هذاالهيكل التنظيمي

• سرعة الاستجابة للمتطلبات البيئية
• استخدام امثل للموارد البشرية
• تنويع الخبرا للعاملين
• توفير في الوقت والكلفة
• يوفر الخبرة الفنية في الوقت المناسب
• يعتبر فعالا في تنفيذ المشاريع المعقدة
• يسهل عملية الرقابة على الاداء والنتائج

واهم سلبيات هذا الهيكل التنظيمي تعدد وحدة الامر وايجاد التناقض بين العاملين لتعدد المسؤولين والقرارات على الفرد الواحد

انظر الملحق شكل رقم ( 4 )

واهم الحالات التي تتطلب استخدام المصفوفة التنظيمية هي :

• وجود ضغوط خارجية تهدف الى التركيز على الخبرة الفنية والناتج معا ، فاذا لزم المنظمة ضرورة توفر الخبرة والناتج في وقت واحد فان على المنظمة ان تستخد المصفوفة التنظيمية .
• الحاجة الى توفر المقدرة العالية لمعالجة المعلومات .
فعندما تكون المنظمة غير قادرة على الاستفادة من المعلومات الهامة للمنظمة ولمتخذ القرار
عند وجود ضغوط عمل كثيرة :
بحيث تعمل المنظمة على استغلال طاقات الالات والعاملين لاقصى حد بوجود هيكل تنظيمي مرن .الا ان استخدام المصفوفة التنظيمية يحتاج لموارد مالية ضخمة وستغرق وقتا لتحقيق النتائج المرجوة .

4.5 الهيكل التنظيمي الشبكي :

ويتالف هذا الهيكل من تنظيم مركزي صغير يعتمد على منظمات اخرى ذات انشطة مختلفة كالبحوث والانتاج والتوزيع واية اعمال رئيسية اخرى وذلك على اساس التعاقد ، وبهذا يقوم المديرين على الاشراف دتخل منظماتهم وعلى تنسيق الاعمال مع المنظمات الاخرى المتعاقد معهم .
واهم ميزات هذا التظيم اه ينيح استخدام اي موارد خارجية قد تحتاجها المنظمة من مواد خام وعمالة رخيصة تتوافر خارج البلاد ، او تحسين الانتاج من خلال خبراء ، اما اهم السلبيات لهذا التنظيم يتمثل بعدم وجود رقابة مباشرة للعقود والاعمال الخارجية من قبل المتعاقد معهم ، وايضا هذا النموذج يزيد من المخاطرة للمنظمة حول التزام المتعاقدين بالقيام بالعقود والاعمال المتفق عليها .
نموذج

انظر الملحق شكل رقم ( 5 )

4.6 تنظيم الفريق :

تلجا المنمات العصرية لانشاء فرق العمل لتواجه التحديات العصرية والمتغيرات السريعة والمنافسة الشديدة ، ، حيث يتيح هذا الاسلوب للمنظمة الاستفادة من كافة التخصصات الموجودة لديها وايضا افكار العاملين في كافة انشطة المنظمة ، وقد تكون فرق العمل دائمة او مؤقته في المنظمة وذلك حسب مهامها .

واهم مزايا تظيم الفريق :
• تخفيف الحواجز التقليدية بين وحدات المنظمة
• معرفة الافراد لمشاكل الوحدات الاخرى
• تمكين المنظمة من التكيف مع المتغيرات
• يقوي الروح المعنوية للعاملين من خلال مشاركتهم في اتخاذ القرار

اما اهم السلبيات لتنظيم الفريق :
• شعور الافراد بازدواجية الولاء بين مديريهم وبين فريق العمل
• الحاجة لوقت طويل لاجتماعات الفريق والتنسيق بينهم
• يحتاج هذا الاسلوب للامركزية ، بحيث يوحي لمدراء الوحدات بانتقاص صلاحياتهم .


4.7 اشكال تقسيم الهياكل التنظيمية :

عند تقسيم المنظمة لوحداتها الادارية وايجاد الاقسام المختلفة وذلك حسب اعمال وانشطة المنظمة يتم اختيار الهيكل التنظيمي المناسب لتقسيم الوحدات التنظيمية وذلك بناء على الاهداف والانشطة مستخدمة الشكل المناسب للتقسيم من خلال الاشكال المختلفة واهمها :

4.7.1 التقسيم الوظيفي :

وهو الاكثر استعمالا في المظمات حيث يتم تقسيم المنظمة الى عدد من الوحدات التنظيمية ، بحيث تكون كل وحدة تنظيمية مختصة في اداء مهام وواجبات محددة ،وهذا التقسيم قائم على التخصص في العمل مما يحسن الاداء ، وقد يواجه هذا التقسيم الصعوبات عند تعدد المناطق الجغرافية .

انظر الملحق شكل رقم ( 6 )

4.7.2 التقسيم حسب مراحل العمل :

حيث يتم تقسيم انشطة الى المظمة حسب تسلسل مراحل العمل ويتم تكليف كل وحدة بعمل شيء محدد ، ويفيد هذا التقسيم في مبدا التخصص ويسهل عمل المراقبة والاشراف ، ويؤخذ عليه صعوبة التنسيق بين الادارات المختلفة

انظر الملحق شكل رقم ( 7 )

4.7.3 التقسيم حسب الموقع الجغرافي

حيث يتم تقسيم انشطة المنظمة حسب المناطق الجغرافية التي تعمل فيها ، ويتم تخصيص وحدة تنظيمية لكل منطقة جغرافية يشرف عليها مدير .
ويميز هذا التقسيم سرعة في اتخاذ القرار وسهولة في التنسيق والانجازويساعد على تنمية قدرات المديرين ، ويؤخذ عليه صعوبة التسيق بين المواقع الجغرافية المختلفة مما يؤدي الى بعض التضارب في السياسة الكلية للمنظمة .

انظر الملحق شكل رقم ( 8 )

4.7.4 التقسيم حسب السلعة او الخدمة :

وهنا يتم تقسيم نشاطات المنظمة حسب السلعة المنتجة او الخدمة المقدمة ويغلب هذا التنظيم في المؤسسات التي تنظيمها على اساس وظيفي ، واهم ايجابيات هذا الهيكل الستفادة الكاملة من تقسيم العمل والتخصص في الاداء ، وايضا التنسيق الجيد في العملية الانتاجية لكل سلعة اوخدمة على حدة .
واهم سلبيات هذا التنظيم صعوبة التنسيق بين الاقسام المختلفة وخاصة الانشطة المتشابهة وصعوبة ايجاد كفاءات للادارت والوظائف المختلفة

انظر الملحق شكل رقم ( 9 )

4.7.5 التقسيم حسب مراحل العمل :

بحيث يتم تقسيم نشاطات المنظمة حسب تسلسل مراحل العمل في السلعة او الخدمة ومن مزايا هذا التنظيم الاستفادة من التخصص وسهولة الاشراف والتركيز على عملية معينة ، ويعاب عليه صعوبة التنسيق بين مراحل العمليات المختلفة

انظر الملحق شكل رقم (10 )

4.7.6 التقسيم حسب العملاء

تعمل المنظمة على تقسيم اعمالها وانشطتها حسب العملاء المتعاملين معها ، ومن مزاياه امكانية التنسيق لنوع معين وموحد من العملاء ودعم خدمتهم ، واهم السلبيات تعدد السياسات للعملاء ، عدم الاستخدام الامثل للموارد البشرية والمادية خاصة في بعض الظروف غير العادية التي قد تمر على المنظمة .

انظر الملحق شكل رقم ( 11 )

4.7.7 التقسيم حسب الوقت

وهو نظام الورديات 0 الشيفتات ) بحيث يتم تقسيم اعمال المنظمة حسب الورديات وممكن استخدام هذا التقسيم مع التقسيمات الاخرى حسب الوظائف او مراحل العمل مثلا .
ومن ايجابيات هذا التقسيم استغلال الطاقة الانتاجية للموارد المتاحة والقدرة على التكيف وتلبية الطلبيات وقياس انتاج كل وردية . واهم السلبيات صعوبة التنسيق بين الورديات المختلفة وارتفاع في تكاليف العمل

انظر الملحق شكل رقم ( 12 )

4.7.8 التقسيم المركب

قد تلجا المنظمة الى استخدام اكثر من طريقة في التقسيم ضمن الهيكل التظيمي الجيد ، وذلك حسب حسب بعض العوامل الداخلية للمنظمة او البيئة الخارجية من مثل

مدى سهولة الاشراف والتنسيق واللرقابة توفر الامكانيات البشرية والمادية للمنظمة
• نوع التكنولوجيا المستخدمة
• طبيعة المتجات
• الطبيعة الفنية للانشطة
• طبيعة العلاقات الداخلية والخارجية

انظر الملحق شكل رقم ( 13 )


4.8 خصائص الهيكل التنظيمي الجيد

حتى يكون الهيكل التنظيمي فعال ويخدم أهداف وإدارة المؤسسة ، وحتى نحكم على هيكل تنظيمي انه جيد لا بد من توفر عدة عناصر في هذا الهيكل وهي :

4.8.1 الاستفادة من التخصص

وذلك ان يقوم كل عامل باعباء وظيفة واحدة او قسم لكل عمل حتى يتحقق سرعة الانجاز والاتقان وخفض التكلفة

4.8.2 التنسيق بين أعمال المنظمة

بحيث يتم القضاء على الازدواجية والتكرار والعمل على مبدا التكامل بين اعمال المنظمة

4.8.3 الاهتمام بالنشاطات المهمة للمنظمة والتمييز بين المهم والأقل أهمية

الهيكل التنظيمي الجيد يعطي الاولوية والاهتمام للانشطة الرئيسية ويضعها في مستوى اداري مناسب

4.8.4 فعالية الرقابة

ان الهيكل التنظيمي الجيد يتيح رقابة فعالة بحيث يتم فصل الرقابة ولا تكون الوظيفة التي تخضع للرقابة مع نفس الموظف القائم بها

4.8.5 مراعاة الظروف البيئية

فلا بد من الاهتمام والنظر للبيئة الداخلية والخارجية للمنظمة وتاثيراتها عليها بحيث يكون من المرونة للاستجابة لاية تغيرات او طوارئ

4.8.6. عدم الإسراف
يعتبر الهيكل التنظيمي جيدا إذا راعى التكاليف اللازمة لاحتياجات الهيكل من تخصص ووحدات بحيث يتم تقرير التقسيمات التي من المتوقع أن تكون فوائدها طويلة الأجل .



4.9 فاعلية الهيكل التنظيمي

تقوم فاعلية الهيكل التنظيمي على أبعاد أساسية ثلاثة هي إستبعاد الأخطاء التنظيمية التي تظهر في التطبيق والفهم الجيد للهيكل التنظيمي فضلاً عن تطبيق المبادىء التنظيمية المشار إليها مع مراعاة أن ما يصلح من الحلول التنظيمية إنما يعتمد دائماً على ظروف وملابسات وأبعاد الموقف القائم .
وتثور الحاجة إلى قياس فاعلية الهيكل التنظيمي عادة بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم إذ أن إعادة التنظيم طبقاً لأسباب موضوعية إنما تكون بمناسبة متغيرات في أهداف الوحدة أو إختصاصاتها أو أساليب وطرق العمل بها أو حجمه فيها أو تغيير شكلها التنظيمي والقانوني هذا من ناحية ومن ناحية أخرى يمكن أن تكون إعادة التنظيم بمناسبة معالجة عيوب تنظيمية قائمة .

وفي هذه الحالة الأخيرة يتطلب الأمر بالضرورة قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بالوحدة الإدارية أما للتوصل إلى إبقاء هذا الهيكل على ما هو عليه وأما بتعديله تعديلاً شاملاً أو جزئياً بحسب ظروف كل حالة على حده .

ويتطلب الأمر وجود مقاييس موحدة تكفل الموضوعية المطلوبة عند قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم وفق ما تقدم .