ببساطة هي مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين . تبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية للشركات, مثل إجراءات عمليات البيع وإخراج البضائع من المستودعات, أو إجراءات توزيع رواتب الموظفين وغيرها الكثير.
مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
يتوجب على كل شركة تطمح الى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين أفراد الشركة.
الفائدة من توثيق إجراءات للعمل؟
وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة أو الشركة تُعلم لدى الجميع.
تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
القدرة على أتمتة العملية بأحدى برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
إضافة الى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.
كما أسلفت في البداية أن إجراء العمل Business Procedure يتكون من مجموعة من العمليات Business Process , هذه العمليات قد تكون من داخل القسم الواحدة (قسم المبيعات مثلا), أو تتوزع بين عدة[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]أقسام .
لو أخذنا إجراء طباعة رواتب الموظفين على سبيل المثال (اضغط على الصورة لتكبيرها) ستجد في تفاصيل عملياته أن قسم الموارد البشرية والإدارة العامة وقسم الحسابات مرتبطين بهذا الإجراء وكل واحدٍ له عملية Process محددة .
بالنظر الى شكل عملية طباعة الرواتب ستلاحظ أن أغلب العمليات متركزة على قسم الحسابات, والمفروض أن يكون للموارد البشرية دورٌ أكبر مما هو عليه.
رسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الأقسام المسئولة بشكل صحيح
هنالك العديد من الوظائف في الشركة مشتركون في إتمام سير العمليات عموماً وتنقسم أدوراهم الى:
مالك العملية Process Owner: وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين, وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها, وله مطلق الصلاحية بتعديلها بحسب المصلحة العامة.
عادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المدراء الوسطاء Middle Managers .
خبير العملية Process Expert: وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية لكن لا صلاحية له بالتعديل عليها وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل الشركات .
منفذ العملية Process Worker: وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .
أهمية تحسين العمليات :
عند تطبيقك لنظام ERP أو أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات و تجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها فإن الناتج عن تطبيق هذا النظام يكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطأ وبمعنى آخر : جعلت العمل على الكمبيوتر بدلاً من أن يكون على الورق !.
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الشكل التالي يبين مقارنة بين الإجراءات القديمة ما قبل تطبيق نظام ERP وما بعده!
كما ترى, كان الإجراء معقد ويحتوي على عمليات كثيرة ومكلفة وبقيت كذلك على الرغم من تطبيق أنظمة التكنولوجيا بسبب عدم تحسين العملية.
كيف ومتى تُحسَّن العمليات؟ سأوجل هذا الموضوع الى التدوينة التالية, بعد اسبوع إن شاء الله. تحديث يوم 15\07\2010 , تم نشر الموضوع بعنوان [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الإجراء صرف السلف / مستديمة و مؤقتة
تعريف: هي مبالغ مالية مصروفه من خزينة المؤسسة كعهدة نقدية في ذمة موظف محدد لزمن محدد لغرض محدد, ولا تنشأ السلفة إلابعد موافقة صاحب الصلاحية على صرفها, والإرتباط... (مشاركات: 5)
الإجراء رواتب وبدلات الموظفين
تعريف : هو المبلغ المستحق للموظف نهاية كل شهر هجري مقابل عمله خلال(30) يوم حسب الأنظمة والتعليمات.
الجهة المختصة: الإدارة المالية.
النماذج :
1) صور من... (مشاركات: 12)
الإجراء إثبات العهدة
تعريف: هو إثبات المبالغ النقدية المطالب بها الأفراد أوالجهات أو التي تم صرفها بالزيادة بدون وجه حق والمبالغ المطالب بهاالشركات والمؤسسات لقاء غرامة لم تحصل أو عجزمالى لدى... (مشاركات: 6)
الإجراء : إيداع الإيجارات
تعريف:هي المبالغ المودعة في حساب المؤسسة نقداً أوبموجب شيك مصدق مقابل إيجار منشأة أو قطعة أرض مملوكة للمؤسسة .
الجهة المختصة:الإدارة المالية .
النماذج:
1) خطاب... (مشاركات: 1)
برنامج يهتم بتسليط الضوء على مرحلة تنفيذ الاستراتيجيات يتناول مقدمة عن إدارة الاستراتيجية وقيادة الأعمال فى ظل المتغيرات العالمية وصياغة وتحديد الاستراتيجية والأسئلة الاستراتيجية الكبرى ثم ورشة عمل ثم ينتقل الى مخطط نموذج العمل التجارى وتنفيذ الاستراتيجية وبطاقة الأداء المتوازن BSC ونموذج الأهداف الاستراتيجية – المستهدفات – الاستراتيجية – القياس (OGSM) ونموذج رسم أنشطة نموذج الأعمال لتقييم الموارد البشرية (BAMM) وقياس أداء المؤسسات وآلية اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs وبنك مؤشرات الأداء الرئيسية ومعايير اختيار لوحة قيادة الأهداف Dashboard وأنواع لوحات القيادة وإدارة التغيير وسلوك الأفراد تجاه التغيير وموذج التغيير (الخطوات الثمانية) جون كوتر ونموذج تغيير الأفراد وأنماط القيادة وتاثير نمط القيادة على بيئة العمل والأفراد وأنواع القيادة السلبية والنمط الشخصى للمرؤوس المثالى وأسلوب القيادة – الكوتشينج ونموذج الكوتشينج - G.R.O.W.
برنامج تدريبي مكثف يهدف الى تعريف المشاركين بمفهوم الالتزام وقواعده وعلاقة ادارة الالتزام بالادارات الاخرى ، ودور الحوكمة فى ضبط عملية الالتزام داخل المؤسسات، بالاضافة الى تأهيل المشاركين للتعامل مع عمليات غسل الاموال وفهم مخاطرها وعقوباتها
دبلومة CKTD هي أول دورة تدريبية من نوعها تم تصميمها خصيصا لفئة الطلاب والأطفال تستهدف شرح مفهوم أمن المعلومات والامن السيبراني وكيفية حماية الاطفال والطلاب من البرامج الخبيثة والاختراق ومواجهة المخاطر وتمكينهم من حماية اجهزتهم (الكمبيوتر والموبايل) بهدف حماية هذه الفئة من الوقوع ضحايا للجرائم الالكترونية مثل جرائم الابتزاز الالكتروني والتنمر الالكتروني وغيرها.
كورس تدريبي مكثف يزودك بكافة المعلومات الضرورية عن فيروس كورونا المستجد كوفيد-١٩، وكيف يمكن ان يؤثر تفشي هذا الفيروس على اماكن العمل، وما هي الخطوات الواجب اتخاذها للحد من مخاطر تعرض العمال لهذا الفيروس، وكيفية تصنيف تعرض العمال للكوارث الصحية المرتبط بالمتلازمة التنفسية الحادة الشديدة، وتصنيف الوظائف تبعا لدرجة خطورة انتشار العدوى فيها، وفي النهاية يساعدك هذا البرنامج التدريبي المكثف على تصميم برنامج الوقاية من الكوارث الصحية في اماكن العمل
تعلم الاساليب الاحترافية في اشهار المواقع واجعل موقعك يظهر في الصفحة الاولى في جوجل، كورس تدريبي يساعدك على تعلم احدث آليات تحسين ترتيب المواقع في محركات البحث الشهيرة