إحدى الوسائل البسيطة والفعالة في التخطيط وإدارة المشاريع هي استخدام دفتر نكتب فيه الخطوط العريضة للخطط والمشاريع. وكتجربة شخصية فقد ابتدأت منذ نهايتي من الثانوية وإقبالي على مشاريع الكمبيوتر (كانت تصميم ألعاب في ذلك الوقت) ابتدأت بكتابة الخطوط العريضة لأي مشروع أعمل عليه وأجزائه المختلفة وأحياناً أقوم برسم شكل الشاشة في دفتر. و مازلت أقوم بعمل نفس الشيء إلى الآن في معظم المشاريع. فمن فوائد تلك الطريقة:

  • أن كتابة اسم المشروع وأجزائه في دفتر يُعتبر البداية الحقيقة للمشروع ويُعطي طابع رسمي
  • تحويل الأجزاء التخيلية من المشروع إلى شكل مرسوم أو مكتوب يمكن قياسه والنظر إليه
  • إمكانية متابعة سير الإنجازات والتخطيط
  • التوثيق للتخطيط، تاريخ البداية، والأقسام المختلفة للمشروع
  • تذكر الأولويات للرجوع إليها لضمان أن الخطة تسير حسب المطلوب.

واستخدام الدفتر يُعتبر وسيطة بسيطة تُساعد على التفكير وعمل ما يُسمى بالعصف الذهني brain storming. وميزة الدفتر أنه يُمكن أن يستخدمه الشخص وهو بعيد عن الحاسوب لكتابة الخُطط ومراجعتها أو بجانب الحاسوب لتنفيذها.
أكتب خُططك ومشاريعك وأفكارك في دفتر




وأنصح بدفتر بدلاً من الورق، لأن الأوراق تضيع أو تتلف، أما الدفتر فيُمكن أن يبقى سنين

المصدر:
مدونة أبو إياس