الموضوع: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الإدارية
تمر الوثائق الإدارية بدورة منظمة تبدأ من إنتاجها وتنتهي بإتلافها , ويمكن تقسيم هذه الدورة إلى المراحل التالية :
1- مرحلة التكوين :
تتكون الوثائق نتيجة للممارسات الإدارية في الأجهزة الحكومية , وهي بهذا ليست هدفاً في حد ذاتها ولكنها وسيلة لحفظ المعلومات كما أنها أهمية عن المعلومات , فهي الناقل الوسيط والوعاء الحامل الذي يمكن عن طريقه تيسير المعلومات للمستفيدين منها بالشكل والوقت المناسب .
2- مرحلة الاستقدام :
ويستفاد من الوثائق في تنظيم الأعمال وتحديد الإجراءات في مدة نشاطها . والوثائق النشطة هي التي مازالت بالفعل القانوني تحدد أو تنظم عملاً ما . وبمعنى آخر في الوثائق التي مازال استخدامها جارياً . وتخضع الوثائق في مدة استعمالها إلى تنظيم محدد ينسجم مع النظم السائدة في الجهاز . وهذا يساعد على تحقيق الوثائق لأهدافها . وليس من الضروري أن يكون تنظيم الوثائق أثناء استعمالها متشابهاً في كل الأجهزة الحكومية , فقد نجد اختلافاً في تنظيمها وفقاً لظروف كل جهاز وإمكاناته وطبيعة المادة الوثائقية .
3- مرحلة التقويم :
تعد إجراءات التقويم من الإجراءات المعقدة , لكونها لم تقنن وفق معايير ثابتة ومحددة . ولذا نجد اختلافات واضحة بين الدول , ومن ثم فهي من الإجراءات المتغيرة وفقاً للظروف والاحتياجات , وتقويم الوثائق يعني تحديد أهميتها لأغراض حفظها وإتلافها , ومن خلال مناهج التقويم يستطيع المختصون تحديد قيمة الوثائق من حيث كونها ذات أهمية إدارية , أو مالية , أو قانونية , أو أرشيفية , أو تاريخية , وهكذا .
4- مرحلة الحفظ :
مرحلة الحفظ من أهم مراحل دورة الوثائق , وهي لا تتأتى بدون نظام جيد للتصنيف والترتيب , علاوة على مكان مناسب يحقق متطلبات السلامة والأمن .
ومن الأمور الرئيسة في مرحلة الحفظ , وجود لوائح -جداول- تحدد العمر الزمني للوثائق , وأسلوب حفظها , ويتم إعداد هذه اللوائح بشكل دوري وفقاً للمتغيرات الطارئة . ويخضع تطويرها لعدد من الاعتبارات أهمها :
- تحديد قيمة الوثائق ( حيوية / مهمة / مفيدة / غير أساسية ) .
- تحديد نشاط الوثائق ( نشطة / متوسطة النشاط / غير نشطة ) .
- تحديد غرض الوثائق ( إدارية / مالية / فنية / أرشيفية ) .
- تحديد عمر الوثائق ( دائمة الحفظ / مؤقتة الحفظ ) .
- تحديد المعنيين بهذا العمل .
- اعتماد اللوائح من المسئول الأول في الجهاز .
5- مرحلة التحويل :
تحويل الوثائق يعني نقلها من مكان لآخر , كأن تنقل من الحفظ النشط إلى غير النشط , أو من الحفظ المؤقت إلى الحفظ الدائم . ويتم تحديد الوثيقة وفقاً لما هو محدد في لوائح الحفظ وجداوله وبرامج التحويل , ويكون هذا من الإدارة المنتجة إلى مركز المحفوظات الوسيط -في الجهاز نفسه- أو إلى المحفوظات المركزية . وتختلف الأجهزة الحكومية في مناهج التحويل وأساليبه , فبعضها ينفذ إجراءات التحويل وفقاً لمنهج ثابت ومحدد معتمداً في ذلك على نموذج واحد , والبعض الآخر يرى العكس , فيفضل أسلوب الاختيار بين عدة نماذج , ويعرف هذا الأسلوب " بالدوري " ويتصف بالصعوبة والتعقيد , عكس المنهج الثابت الذي يتصف بالسهولة والوضوح .
رد: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
مم فضلكم أريد أن أعرف إسم من كتب هذا العمل دورة الوثائق الإدارية لأني أحتاجه في تهميش بحثي
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ،،،
امل من الجميع مساعدتي على اعداد دورة مستندية لطلبات ادارة الشؤون الادارية مثلا :
طلب اجازة سنوية :
1- يقدم على النموذج الخاص... (مشاركات: 8)
Almjd Quality & HR Developmenالمجد للجودة و تطوير الموارد البشرية
www.almjd-hr.com: الموقع الالكتروني
hussein@almjd-hr.com : البريد الالكتروني
: البريد الالكتروني :almjdhra@yahoo.com... (مشاركات: 1)
Four Seasons, for seminars and conferences الفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات البريد الالكتروني للفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات:cs@almjd-hr.com Fseasons10@yahoo.com:بريد... (مشاركات: 0)
برنامج يتناول استخدام مؤشرات الاداء الرئيسية في اعمال التخطيط للطلب والعرض وادارة المشتريات وعمليات تشغيل الموردين وادارة المخازن واعمال الشحن.
اذا كنت مسئول جودة في شركة من الشركات وطلبت منك ادارة الشركة العمل على تحقيق نظام ادارة بيئية فعال، فإنك حينها مطالب بتطبيق متطلبات مواصفة الايزو 14001:2015، وهو ما جعلنا نقوم بتصميم هذا البرنامج التدريبي المتميز الذي يهدف الى تأهيلك التام لتطبيق متطلبات مواصفة ISO 14001:2015، بهدف توفير البيئة التشغيلية المثالية التي تدعم قدرة المؤسسة على تجنب وتقليل خطر المشاكل البيئية وتحسين نظام ادارة البيئة في المؤسسة.
برنامج تدريبي متخصص تم تصميمه لمساعدة الأفراد الراغبين في تأسيس عمل تجاري في مجال الرعاية الصحية المنزلية يؤهلهم لفهم الجوانب الإدارية والتسويقية والقانونية اللازمة لنجاح هذا العمل التجاري ويمكنهم من إعداد خطة العمل وتصميم النموذج التجاري لهذا المشروع.
برنامج تدريبي يؤهل المشاركين لاجتياز امتحان شهادة ادارة المشاريع الاحترافية PMP ويغطي الموضوعات الخمسة التي اقرها معهد ادارة المشاريع PMI وهي إنشاء فريق ذو أداء رفيع المستوى و بدء المشروع و إنجاز العمل و إبقاء الفريق على المسار الصحيح و التركيز على الأعمال، هذا الكورس مبني على التحديث الأخير في 2021
برنامج تدريبي متخصص يتناول ادارة علاقات العملاء وفوائدها والتسويق الجماهيري والفئوي والشخصي والتسويق بالعلاقات وأساسات التعامل مع العملاء ومراحل تنفيذ CRM داخل الشركة