النتائج 1 إلى 2 من 2

الموضوع: إدارة الوقت وتحقيق التوازن بين العمل والحياة

  1. #1
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    الصومال
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    4,342

    إدارة الوقت وتحقيق التوازن بين العمل والحياة

    في أواخر الثمانينيات من القرن العشرين بدأت عبارة التوازن بين العمل والحياة في الظهور في أماكن العمل في كل مكان. واليوم هذه العبارة هي الموضوع الرئيس في كتب الأعمال، ولدى الخبراء الاستشاريين. ولكن برغم كل ذلك، فقد شهد العقدان الأخيران ارتفاعًا في معدل العمل الأسبوعي من 43.6 ساعة إلى 47.1 ساعة. والتوازن بين العمل والحياة:
    يعبّر هذا المصطلح عن العلاقة بين إنجازات الحياة المهنية (الترقي، زيادة الإنتاجية، الإنجاز المهني، وهكذا) والإشباع الشخصي (الأسرة، والأصدقاء، والهوايات، والإسهامات المجتمعية، وهكذا).
    مفهوم الوقت:
    هو إدراك بشري يُعرَّف بأنه طول الفترة الفاصلة بين نقطتين في التواصل اللامكاني،حيث تقع الأحداث في تتابع غير قابل للعكس، بشكل واضح، من الماضي حتى الحاضر وإلى المستقبل.
    خصائص الوقت:
    •الوقت أغلى وأنفس ما يملك الإنسان.
    •الوقت مورد محدود.
    •الوقت لايمكن تعويضه.
    •الوقت يمضي سريعًا.
    •استغلال الوقت يزيد من قيمته.
    لذلك يمكن القول أن تعلّم إدارة الوقت والطاقة يصنع اختلافًا جوهريًا في تحقيق التوازن بين العمل والحياة.
    يعني مفهوم إدارة الوقت إدارة الذات، بمعنى أن الإدارة الفاعلة للوقت تعني إدارة النفس، كما يعني قدرة الفرد على استخدام الوقت لإنجاز المهام في التوقيت المحدد والاستفادة القصوى منه في تحقيق الأهداف، وتوفير التوازن في الحياة ما بين الأهداف والرغبات والواجبات، فهو عملية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والرقابة.
    ولعل من المهم أن نتعرف على أنواع الوقت وهي:
    1- الوقت الإبداعي: ويُخصَّص لعمليات التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي وتنظيم العمل وتقويم مستوى الإنجاز.
    2- الوقت التحضيري: ويمثل الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق البدء في تنفيذ العمل، ويُستغَّل هذا الوقت في جمع المعلومات أو تجهيز مستلزمات تنفيذ العمل.
    3- الوقت الإنتاجي: ويمثل الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ العمل المخطط.
    4- الوقت العام: ويمثل الفترة الزمنية للقيام بنشاطات فرعية لها تأثير على العمل مستقبلًا.
    كيف تتخلص من سوء تقدير الوقت؟
    «لايوجد ساعات كافية في اليوم»، «لايوجد لديّ وقت كافٍ للقيام بكل شيء»، «لديّ أشياء في جدول أعمالي أكثر مما أستطيع تحملّه». هذه بعض العبارات التي يقولها الناس للشكوى من ضيق الوقت...
    1- ابدأ بالنهاية في عقلك بحيث يمكنك أن تكتشف، بوضع معكوس، كم الوقت الذي ستستغرقه للحاق بالموعد النهائي. اعمل بالعكس لتجنب الخطوات التي تحتاج أن تتخذها والوقت الذي ستستغرقه هذه الخطوات، وهذا سيساعد على توضيح، بالضبط، ما الذي يحتاج أن يتم عمله ومتى.
    2- فكر في أسوأ سيناريو، وخطط دائمًا لعشرة بالمائة من الوقت لحالات الطوارئ والتغييرات، والتأجيلات غير المتوقعة.
    3- لاتستهن بالأمور الصغيرة، وبالأخص التي تربط نشاطًا بآخر.

    كيف تدير وقتك بفعالية لتنجح في إدارة وتوليد طاقتك كل يوم؟
    حينما تكمل شيئًا (صغيرًا أو كبيرًا) ستجد أن هناك بركانًا من الطاقة ينفجر وينعش يومك بإحساس الإنجاز، وبرغم أن الوقت لايمكن إدارته حقًا(فالساعة هي ساعة)، إلا أنك تستطيع إدارة طاقتك، ومبدأ من المبادئ الرئيسة لإدارة الوقت هو أن الإنجاز يولد الطاقة، فعندما تنهي شيئًا ما ستزيد كمية الحيوية التي تعيشها، وتشعر بالراحة، والتجدد والنشاط، والسرور والبهجة، والفخر.. وتشحن بطارية الإنجاز لديك، طوال اليوم.
    1- اكتشف كيف تقضي وقتك بالفعل، وأين تقبع عاداتك السيئة بأن تحتفظ بسجل للنشاط اليومي لأسبوع كامل.
    2- طبّق قاعدة 80/20 :
    أ- (80% من أهدافك يتم تحقيقها بأداء20% من مهامك)، حدّد أيًا من مهامك سيدفعك للأمام نحو تحقيق أهدافك وامنحها أعلى أولوية.
    ب- (20% من مجهوداتك تنتج80% من نتائجك)، تعلّم أن تدرك أيًا من أعمالك يحقق الاستخدام الأكثر فعالية لوقتك.
    ج- (80% من قيمة ما تتلقاه من القراءة الخاصة بالعمل تأتيك من20% من كل ماتقرأ)، حدّد أي الكتب أو المصادر في مجال العمل تمدّك بانتظام بمعظم هذه القيمة، واترك البقية.
    د-(20% من زملائك بالعمل يمنحونك80% من الدعم الذي تحتاجه)، حدّد من يدعمك في العمل، واجعل الأولوية للحفاظ على علاقتك بهؤلاء، وعبّر عن شكرك لهم.
    هـ-(80% من القيمة التي يتلقاها عملاؤك تنسب إلى20% مما تقوم به شركتك)، ابذل جهدك لتحديد ماهية المقاييس الأكثر أهمية التي يحكم عملاؤك عليك من خلالها، واستثمر وقتك لتجعلها من الطراز الأول.
    و-(20% من عاداتك لإدارة الوقت تتسبب في80% من مشاكلك في الإنتاجية)، معظم مشاكلك مع الوقت يمكن أن تُعزى إلى واحدة أو اثنتين من العادات السيئة، مثل العمل بدون ترتيب الأولويات، حدّد أسوأ عاداتك واعمل على تحسينها.
    3-حقّق أهدافك كل يوم، واستثمر وقتك بتناسق وانتظام تجاه تحقيقها باتباع الخطوات التالية:
    أ-ابدأ بتحديد هدف واحد تريد تحقيقه، ولكنك لم تجد الوقت للعمل على ذلك.
    ب-ألق نظرة على مفكرتك وحدّد فترة زمنية معينة، حيث تخطط للعمل على هذا الهدف (ضع فترة لاتقل عن 15 دقيقة ولاتزيد على ساعة، وحوّل هاتفك الخلوي لوضع الصامت، وأغلق تنبيه البريد الإلكتروني).
    ج-اصنع قائمة بالمهام التي عليك القيام بها والتي يمكنك القيام بها خلال هذا الوقت نحو تحقيق هدفك.
    د-قم بهذا كل يوم، أو أسبوع، أو شهر من بقية حياتك، وراجع بانتظام وخصّص الوقت للعمل على أهم أهدافك، وبذلك تنتقل من مرحلة الأمل في تحقيقها إلى مرحلة إمكانية تحقيقها.
    4-أدر بنود مهامك قصيرة المدى وخطط لها باستخدم قائمة المهام اليومية:
    أ-دوّن ما تريد القيام به في يوم معيّن (المهام التي يجب الانتهاء منها،وتلك التي تريد القيام بها).
    ب-ارسم خريطة طريق لما تعتقد أنك في الواقع تستطيع القيام به في يوم، وليس تصورًا لما تتمنى أن تستطيع القيام به.
    ب-خطط لمهام يمكن أن تنتهي منها على خطوة أو خطوتين في هذا اليوم.
    ج-زد من مرونتك لكي تكون قادرًا على التأقلم حين ظهور الطوارئ أو المقاطعات.
    د- وفّر الوقت بتجميع النشاطات المتشابهة (مثل المكالمات الهاتفية والرسائل الشفهية، والبريد الإلكتروني) معًا لكي يمكنك القيام بها دفعة واحدة.
    هـ- اختر العديد من البنود مختلفة الأولويات، متضمنة القليل من المهام غير الملحة،ولكن من المهم القيام بها.
    و- ضع علامة بجوار بند المهمة التي قمت بإنجازها بمجرد أن تنتهي واحذفها من القائمة.
    ز- في نهاية كل يوم،انقل المهام التي لم تنته إلى قائمة اليوم التالي، أو أي تاريخ آخر في المستقبل، أو قرر عدم القيام بها أبدًا وأعلن انتهاءها.
    5- أنشئ قوائم للمهام التي تساعدك على تحديد وإدارة مهامك، وأهدافك، والتزاماتك ومشاريعك العملية والشخصية طويلة المدى:
    أ-قائمة المهام الشهرية (المهام التي لاتكون ملحة، ولكنها مهمة وتستغرق أيامًا وأسابيع).
    ب-قائمة المشروع (المهام التي تستغرق شهورًا وسنوات).
    ج-قائمة مهام «في يوم ما» (تدوين الأفكار الجديدة المراد القيام بها حتى وإن كانت بعيدة، وربما تحقق وربما لا، للحفاظ على الطاقة الذهنية).
    •يقول لويس كيلي «إن سرقة الوقت هي حرفة اللص، وصناعته هي حرفة المخطط الاستراتيجي، يجب على المدير الفعال أن يكون لصًا واستراتيجيًا في نفس الوقت، بأن يسرق الوقت من شؤون أقل إلحاحًا أو أكثر تسلية لإنجاز العمل».

    نظام ترتيب الأولويات بالأدوات المناسبة
    إن ترتيب المهام حسب الأولوية (العائد من المهام مقارنة بالوقت والطاقة المبذولتين فيها) هو الحل لكل مشاكل إدارة الوقت... لست بحاجة للقيام بعملك أسرع أو سدّ فجوات الإنتاجية لتستفيد أكثر من وقتك، أنت بحاجة لقضاء المزيد من الوقت في القيام بالشيء الصحيح... وهو التفرقة في قائمة مهامك بين المهام الملحة والمهام المهمة.
    • المهام الملحة هي التي تتطلب العمل والانتباه الفوري.
    •المهام المهمة هي التي تقرّبك من الأهداف المهمة.
    •صنّف المهام الملحة وحدد مرتبتها:
    1- ملحة يجب القيام بها، ومهمة لأنها مرتبطة بالأهداف العملية أو الشخصية، وتوضع في المرتبة أ.
    2-غير ملحة، ولكن مهمة لأنها مرتبطة بالأهداف العملية أو الشخصية (إذا قمت بها بشكل منتظم، يمكن أن تحسِّن من نوعية حياتك)، وتوضع في المرتبة ب.
    3-ملحة يجب القيام بها، ولكن غير مهمة لأنها غير مرتبطة بالأهداف العملية أو الشخصية الأكثر أهمية (مثل الأمور الطارئة أو المهمات الروتينية والأعمال الورقية)، وتوضع في المرتبة ج.
    4-غير ملحة وغير مهمة، وتوضع في المرتبة د.
    التركيز مهارة أساسية في إدارة الوقت
    «ألديك ثانية؟ أيمكنك أن تأخذ عدة دقائق لتلقي نظرة على هذا؟ أيمكنك مقابلتي الآن؟»... أسئلة شائعة، ولكن إذا كنت تقبل الكثير منها، يمكن أن يعاني تركيزك وإنتاجيتك في أماكن العمل المعاصرة عالية الضغوط... وتعلُّم طرق إدارة المقاطعات يعَّد مهارة أساسية في إدارة الوقت.
    1- اقترح وقتًا لاحقًا من اليوم لمن يدخل مكتبك سائلًا: ألديك بعض الدقائق للتحدث؟».
    2- شجّع الأفراد ليتجنبوا القصص ويدخلوا في الموضوع مباشرة.
    3- حدد وقتًا لترك باب مكتبك مفتوحًا للتحدث في الأمور غير الملحة.
    4- انقل الملفات التي يدخل الأشخاص لمكتبك للوصول إليها لموقع آخر.
    الاستراتيجيات الإدارية التي يستخدمها التنفيذيون ذوو المستوى الأعلى لزيادة التركيز في مكاتبهم:
    •29% يغلقون أبواب مكاتبهم ويضعون ملصقات (ممنوع الإزعاج).
    •18% يرتّبون جدولهم حسب الأهمية بتحديد أوقات معيّنة لمواعيد العمل والوقت المفتوح.
    •14% يستخدمون مساعدًا تنفيذيًا لحجب المكالمات الهاتفية والناس، ويسمحون فقط بدخول الأكثر أهمية.
    •13% يغلقون هواتفهم الخلوية والمكتبية، ويستقبلون المكالمات الملحة فقط.
    •6% يحِّدون من البريد الإلكتروني بتحديد أوقات معيّنة لتصفحه.
    • 4% يصلون مبكرًا، ويبقون لوقت متأخر،أو يعملون في إجازة نهاية الأسبوع لإنجاز العمل.
    تخلص من العادات التي تعوقك
    العادات السيئة في إدارة الوقت لا تظهر فجأة، وإنما تتطور على مرّ الزمن لتصبح سلوكيات ثابتة تقوم بها مرارًا وتكرارًا، وتبدأ في السيطرة على طريقة عملك... ولكن بالوعي وبالجهد يمكنك أن تتخلص من هذه العادات السيئة.
    1- حدّد عاداتك السيئة.
    2- حدّد التأثير السلبي لهذه العادات على حياتك العملية والشخصية.
    3- فكّر في النتائج الإيجابية على حياتك العملية والشخصية إذا غيّرت هذه العادات.
    4- قسِّم العادات السلبية إلى خطوات وأفكار تابعة لها.
    5- ابتكر طرقًا بديلة يمكنك التصرف وفقًا لها،وفكّر في الأفعال التي تحوّلها لعادات جيدة للوقت.
    التكنولوجيا وإدارة الوقت
    الإدارة الإلكترونية للوقت أصبحت حقيقة واقعة، فهي تتضمن أجهزة الحواسيب، والبرمجيات المتنوعة، ومجموعة من الطرائق التي تتفاعل فيما بينها.ويمكن لأي فرد أن يتصل بأي شخص وأي شيء عن طريق شبكات الأقمار الصناعية العالمية ونظم الاتصالات اللاسلكية بالإضافة إلى البنية التحتية المعلوماتية المتنامية التي لاتعرف حدودًا سياسية أو جغرافية.
    أولًا: دور البريد الصوتي في توفير الوقت:
    1- يتيح تبادل المعلومات دون الحاجة إلى التخاطب المباشر.
    2- إجراء المكالمات في أي وقت، ولأي جهة، وأثناء الدوام دون عرقلة للمهام الأخرى.
    3- غالبًا ما تكون المحادثات أقصر من المحادثات الهاتفية العادية.
    4- متاح طيلة أيام الأسبوع وفي غير ساعات العمل.
    5- عدم إضاعة الوقت في انتظار الطرف الآخر.
    6- السرعة الفائقة في الاتصال ونقل الرسائل.
    7- خفض تكلفة العمل اليدوي والورقي المتعلق بالرسائل.
    8- تنظيم عملية ضغط الرسائل مع تسهيل عملية البحث والوصول إليها.
    ثانيًا: دور الحاسوب في توفير الوقت:
    1- الوصول إلى كثير من المراجع التي يستفاد منها في إجراء البحوث.
    2-إنجاز عمليات مسك الدفاتر والحسابات الختامية، والبرامج المحاسبية، والتحليل المالي وغيرها.
    3-إجراء الصفقات والمعاملات مع الزبائن والعملاء.
    4- تخزين المعلومات واسترجاعها.
    5- الاتصال الإلكتروني.
    6- تسجيل المواعيد والملاحظات وكتابة المذكرات والرسائل.
    ثالثًا: دور البريد الإكتروني في توفير الوقت:
    1- قلة التكاليف.
    2- السرعة.
    3- الراحة في الاستخدام.
    4- الاعتمادية حيث تعود الرسالة إلى مصدرها في حال تعذّر وصولها إلى وجهتها.
    5- تسهيل المراسلات الدولية.
    6- إنشاء قوائم بريدية يمكن من خلالها إرسال نفس الرسالة بصورة أوتوماتيكية في وقت واحد إلى مجموعة من الأشخاص.
    رابعًا: دور الإنترنت في توفير الوقت:
    1- تكييف المعلومات المباشرة على الحاسوب.
    2- توفير الوقت وتقليل استخدام الورق بفضل استخدام الآلات الإلكترونية التي ترسل وتستقبل الرسائل.
    3- اتخاذ القرارات الاستراتيجية في وقت قصير.
    4- تمكين الأفراد والمنظمات من الحصول على مصادر جديدة للمعلومات المباشرة والخدمات من أي مكان وبأسرع وقت ممكن.
    5- تمكين المنظمات من تبادل الخبرة والدخول للسوق العالمي في الوقت المناسب.
    الإدارة الإلكترونية للمواعيد:
    شاع استخدام المفكرة الإلكترونية، واتساع مجالات استخدام برامجها في المجالات التالية:
    1- إدارة المواعيد وحجزها مع أي شخص عن طريق الاتصال معه عن طريق الشبكة من خلال الولوج إلى مفكرته ورؤية أوقاته الحرة وحجز الموعد المناسب أو إلغائه.
    2- السماح بتغيير إحداثيات الموعد أو نقله من يوم لآخر.
    3- تقديم تخطيط يومي وأسبوعي وشهري وحتى سنوي للمواعيد والأحداث،حيث يمكن المواعيد في أي وقت.
    4- طباعة بطاقة للمواعيد مع معينات مفهرسة لتذكير المواعيد.
    المكاتب الإلكترونية والوقت:
    يُستخدم مصطلح المكتب الإلكتروني(الآلي) لوصف المكتب الذي يستخدم فيه أتمتة المكاتب، أي استبدال المستندات والسجلات الورقية بالطرائق الإلكترونية المحوسبة، وبمعنى آخر مكتب بدون ورق. ومن مزايا المكتب الإلكتروني مايلي:
    1- توفير الوقت ،حيث يمكن للفرد تنفيذ الأعمال ومعالجة المشكلات في الأوقات التي تناسبه.
    2- تحسين العمل الإداري،حيث يؤمن وسائل أفضل لإتخاذ القرارات نظرًا لتوفير معلومات أكثر يسهل الوصول إليها بسرعة، وتبادلها.
    3- تخفيض تكاليف الأعمال المكتبية، وزيادة الإنتاجية، وتخفيض هدر الوقت،وتحسين نوعية وجودة الأعمال.

    ما هي الوصايا العشر في التعامل مع الوقت؟
    هناك وصايا عشر في التعامل مع الوقت هي:
    1- احتفظ بدفتر مواعيد معك دائمًا.
    2- اجعل أهدافك دائمًا شهرية.
    3- اصنع الأهداف طبقًا لرغباتك.
    4- اجعل تقييمك للنتائج شهريًا.
    5- خطّط للأنشطة المرتبطة مباشرة بالأهداف يوميًا.
    6- اجعل تقييم الوقت جزءًا من أنشطتك.
    7- اجعل استخدامك للساعة مقتصدًا.
    8- ابدأ من الآن في إدراك قيمة كل دقيقة تمّر عليك.
    9- ابدأ في استغلال الوقت كقيمة.
    10- تذكر أنك لاتملك من الوقت إلا الحاضر.
    وتذكر دائمًا أنه أنت وحدك من يمكنه أن يرفع من مستوى مهاراتك وإمكانياتك في إدارة وقتك في أثناء العمل اليومي، وأنك بنفسك من يمكنه أن يحقق النجاح في إنجاز العمل بصورة سريعة، وبجهد وتكاليف أقل، وبإنتاجية أعلى، والمحصّلة النهائية هي إيجابية على مستواك الشخصي، وعلى المستوى العام لمنظمتك وللمجتمع الذي تعيش فيه..... كيف ذلك؟
    · حدّد طبيعة النشاطات التي تقوم بها.
    · ابدأ بالنشاطات التي تحتاج إلى متابعة مستمرة.
    · ضع النشاطات الفرعية في قائمة ورتبها حسب الأولوية.
    · حدد الأوقات الأكثر إنتاجية بالنسبة لعملك اليومي.
    · استفد من كافة التسهيلات والخدمات المتاحة.
    · التزم بالجدول الزمني الموضوع وراقب وقتك من فترة لأخرى.
    · ابدأ عملك اليومي بحماس وإنتاجية.
    · ازرع الثقة بنفسك وبالآخرين في إنجاز النشاطات.
    · كوّن لديك عادة الانتهاء من النشاط متى بدأت به.
    · لا تبدأ في نشاطات أخرى قبل الانتهاء من النشاط الذي تقوم به حاليًا.
    · تجنّب واحدة من مضيعات الوقت كل أسبوع.
    · تغلّب على عادة المماطلة أو التأجيل.
    · كافئ نفسك على الإنجاز.
    · تمتّع بوقتك الخاص في النشاطات التي تحددها لذلك.

    بقلم: صفاء الحضيف

  2. #2
    الصورة الرمزية احمد منصور a.m
    احمد منصور a.m غير متواجد حالياً تحت التمرين
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    تجارة ومحاسبة
    المشاركات
    1

    رد: إدارة الوقت وتحقيق التوازن بين العمل والحياة

    اتمني لو املك الكثير من الوقت لاقرا المزيد عن ضوء العلم لكن كما نعلم الان كاد الوقت ان يكون سلعه اقتصاديه

موضوعات ذات علاقة
دورة إدارة العمل الجماعى ؛؛ تـحفـيـز و إلهـام الأخريـن وتحقيق نتائج إيجابية ؛؛ سجل الأن
الـسـلام عـلـيـكـم ورحـمـة الله و بـركـاتــه تــحـيـة طـيـبـة ؛؛؛ وبـعـد دورة إدارة العمل الجماعى ؛؛؛ سـجـل الأن (مشاركات: 0)

تنظيم الوقت وتحقيق النجاح
إن تنظيم الوقت هو عملية جد مهمة وأسلوب فعال لتحقيق النجاح ، فالمواعيد والواجبات والمشاغل تتداخل على الفرد بشكل رهيب في وقت العمل أو وقت الانشغال ، وعندما... (مشاركات: 0)

إدارة الوقت وضغوط العمل
تدعوكم الدار العربية للتنمية الإدارية بإعتماد: المعهد الأوروبي لمدراء الأعمال وبالتعاون مع: معهد المدراء المحترفين لحضور (ورشة عمل) ... (مشاركات: 0)

قانون العمل الجديد بالكويت سيوفر الضمانات ويحدث التوازن بسوق العمل
أكد وزير الشؤون الاجتماعية والعمل المستشار بدر الدويلة أن الكويت ترتبط بمنظمة العمل الدولية منذ 1961 وساهمت منذ انضمامها بكثير من الانجازات التي حققت اثراء في... (مشاركات: 5)

أحدث المرفقات