ادارة الذات - تيشوري - ادارة عامة - طرطوس سورية-
إدارة الذات
وضرورة تثقيف العاملين والموظفين العموميين عليها
عبد الرحمن تيشوري
شهادة عليا بالادارة
إدارة الذات ( وسيلتك لإدارة يومك، وقيادة حياتك نحو النجاح )
كيف يدير المرء ذاته، بحيث يؤدي ما عليه من واجبات ، ويقوم بالأعمال التي يحب أن يؤديها ويوجد توازن في حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاته والرغبة في الإنجاز.
ماذا نعني بإدارة الذات ؟
هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف .
والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة ، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات ، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذاتهم ، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها ، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت أو إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته ، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة .
إذاً المطلوب من المرء قبل أن يبدأ في تنفيذ هذا الكلام ، أن يضع أهدافاً لحياته ، ما الذي يريد تحقيقه في هذه الحياة ؟ ما الذي يريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياته بعد أن يرحل عن هذه الحياة ؟ ما هو التخصص الذي سيتخصص فيه ؟ من المنطقي أنه في هذا الزمان يتشتت ذهن المرء في أكثر من اتجاه ، لذلك عليه أن يفكر في هذه الأسئلة ، وإيجاد الإجابات لها ، وأن يقوم بالتخطيط لحياته وبعدها تأتي مسألة تنظيم الوقت.
أمور تساعد على تنظيم الوقت
هذه النقاط التي ستذكر أدناه ، هي أمور أو أفعال ، تساعد الفرد على تنظيم وقته ، إذا حاول أن يطبقها قبل شروعه في تنظيم وقته :
- وجود خطة ، فعندما يخطط المرء لحياته مسبقا ً، ويضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً ، والعكس صحيح ، إذا لم يخطط لحياته فتصبح مهمته في تنظيم الوقت صعبة.
- لا بد من تدوين أفكاره ، وخططه وأهدافه على الورق ، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة سينساها بسرعة ، إلا إذا كان صاحب ذاكرة خارقة ، وذلك سيساعده على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطته .
بعد الانتهاء من الخطة يتوقع أن المرء سيحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها ، ولكن هذه لا يثير القلق ولا يستوجب إلغاء الخطة فذلك شيء طبيعي.
- الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في الحياة ، وعلى المرء أن لا ييأس ، وكما قيل : " أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي."
يجب أن يعود المرء لنفسه للمقارنة بين الأولويات ، لأن الفرص والواجبات قد تأتيه في نفس الوقت ، فأيهما سيختار ؟ باختصار يجب أن يختار ما يراه مفيداُ له في مستقبله وفي نفس الوقت غير مضر لغيره .
- على المرء أن يقرأ خطته وأهدافه في كل فرصة من يومه .
- الاستعانة بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح ، وكذلك لتنظيم الوقت ، كالإنترنت وغيره.
- إن تنظيم المرء لمكتبته ، وغرفته ، و سيارته ، وكل ما يتعلق به سيساعده أكثر على عدم إضاعة الوقت ، ويظهره بمظهر جميل ، فليحرص على تنظيم كل شيء من حوله .
- الخطط والجداول ليست هي التي تجعل المرء منتظماً أو ناجحاً ، فيلكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.
- على المرء أن يركز، ولا يشتت ذهنه في أكثر من اتجاه ، وهذه النصيحة إن طبقها سيجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.
- على المرء أن يعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي ينجزها ، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين به .
معوقات تنظيم الوقت
معوقات تنظيم الوقت كثيرة ، فلذلك على المرء تجنبها ما استطاع ومن أهم هذه المعوقات ما يلي :
- عدم وجود أهداف أو خطط.
- التكاسل والتأجيل ، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت ، لذلك يجب تجنبه .
- النسيان ، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه ، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.
- مقاطعات الآخرين ، وأشغالهم ، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة ، يمكن الاعتذار منهم بكل لباقة ، لذا على المرء أن يتعلم قول لا لبعض الأمور .
- عدم إكمال الأعمال ، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم .
- سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم الوقت .
خطوات تنظيم الوقت
هذه الخطوات بإمكان المرء أن يغيرها أو لا يطبقها ، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت . لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.
- ليفكر المرء في أهدافه ، ولينظر في رسالته في هذه الحياة .
- لينظر إلى أدواره في هذه الحياة ، فقد يكون أب أو أم ، وقد يكون أخ ، وقد يكون ابن ، وقد يكون موظف أو عامل أو مدير ، فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه ، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن يجلس معهم جلسات عائلية ، وإذا كان مديراً لمؤسسة ، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منه .
- ليحدد أهدافاً لكل دور، وليس من الضروري أن يضع لكل دور هدفاً معينا ً، فبعض الأدوار قد لا يمارسها لمدة كدور المدير إذا كان في إجازة .
- التنظيم ، والتنظيم هنا هو أن يضع جدولاً أسبوعياً ويضع الأهداف الضرورية أولاً فيه ، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة ، أو أهداف عائلية ، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث ، أو أهداف العمل كعمل خطط للتسويق مثلاً ، أو أهدافاً لعلاقاته مع الأصدقاء .
- التنفيذ ، وهنا يجب المحاولة بالالتزام بما وضع من أهداف في أسبوعه ، وليكن مرناً أثناء التنفيذ ، فقد يجد فرص لم تخطر بباله أثناء التخطيط ، فليستغلها ولا يخشى من أن جدول أعماله لم ينفذ بشكل كامل .
- في نهاية الأسبوع ليقم بتقييم نفسه ، ولينظر إلى جوانب التقصير فيتداركها .
ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح للمرء مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن يفقد الوقت لتنفيذ أهدافه وأعماله .
كيف يمكن استغلال الوقت بفعالية ؟
هنا توجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعلية استغلال الوقت ، على المرء محاولة تنفيذها :
• - ليحاول أن يستمتع بكل عمل تقوم به .
• - ليكن متفائلاً و إيجابياً .
• - عدم تضييع الوقت في الندم على الفشل .
• - ليحاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقت كل يوم .
• - لينظر إلى عاداته القديمة وليتخلى عن كل ما هو مضيع لوقته .
• - ليضع مفكرة صغيرة وقلم في جيبه دائماً ليدون الأفكار والملاحظات.
• - ليخطط ليومه من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر ، وليصنف الأولويات حسب أهميتها .
- • ليركز على عمله ولينتهي منه ولا يشتت ذهنه في أكثر من عمل .
• - ليتوقف عن أي نشاط غير منتج .
• - لينصت جيداً لكل نقاش حتى يفهم ما يقال ، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى إضاعة الوقت .
• - ليرتب نفسه وكل شيء من حوله سواء الغرفة أو المنزل ، أو السيارة أو مكتبه .
• - ليقلل من مقاطعات الآخرين له عند أدائه ك لعمله .
- • ليسأل نفسه دائماً ما الذي يستطيع فعله لاستغلال وقته الآن .
• - ليحمل معه كتيبات صغيرة في سيارته أو عندما يخرج لمكان ما ، وعند أوقات الانتظار يمكنه قراءة كتابه مثل أوقات انتظار مواعيد المستشفيات ، أو الانتهاء من معاملات.
• - ليتصل ليتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافي .
• - ليتعامل مع الورق بحزم ، فلا يجعله يتكدس في مكتبه أو منزله ، ويتخلص من كل ورقة قد لا يحتاج لها خلال أسبوع أو يحفظها في مكان واضح ومنظم.
• - ليقرأ أهدافه وخططه في كل فرصة يومياً .
• - أن لا يقلق إن لم يستطع تنفيذ خططه بشكل كامل .
• - أن لا يجعل من الجداول قيد يقيده ، بل ليجعلها في خدمته .
• - في بعض الأوقات عليه أن يتخلى عن التنظيم قليلاً ليأخذ قسطاً من الراحة ، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات .
• - التركيز على الأفعال ذات المردود العالي مستقبلاً ، مثل :
- الذات
- العائلة
- العمل
- قراءة الكتب والمجلات المفيدة .
- الاستماع للأشرطة المفيدة .
- الجلوس مع النفس ومراجعة ما فعله خلال يومه .
- ممارسة الرياضة المعتدلة للحفاظ على صحته .
- أخذ قسط من الراحة ، من خلال الإجازات أو فترة بسيطة خلال يومه .
- الجلوس مع العائلة في جلسات عائلية .
- الذهاب لرحلة ومن خلالها يستطيع توزيع المسؤوليات على أفراد الأسرة فيتعلموا المسؤولية وتزيد أواصر العلاقة بينهم .
- التخطيط للمستقبل دائماً .
- التخلص من كل عمل غير مفيد .
- محاولة استشراف الفرص واستغلالها بفعالية .
- التحاور مع الموظفين الزملاء والمسئولين والعملاء أو المراجعين لزيادة كفاءة المؤسسة.
وما ورد أعلاه ليس إلا أمثلة بسيطة، وعلى المرء أن يبدع ويبتكر أكثر .
رد مع اقتباس
