التقيت بشخص يعمل لدى إحدى الشركات الكبرى خارج المملكة العربية السعودية، وتحدث معي بحماس تام عن نهج متبع لدى شركته من أجل تحفيز الموظفين – كل في إدارته وتخصصه – فيما يُطلق عليه “الإدارة بالأهداف” Management by Objectives. بعد عودتي إلى المنزل بحثت عن هذا النهج على الإنترنت فوجدته أسلوب إدارة واسع الانتشار وقد حقق نجاحات مثيرة، لذا ارتأيت تخصيص هذا المقال لإلقاء الضوء بشكل مبسط على هذا المفهوم الإداري.
عرّفت (تجارة الرياض) الإدارة بالأهداف على أنها “أحد أساليب التخطيط الإداري الناجح الذي يهتم بمشاركة العاملين في جميع المستويات الإدارية في تحديد الأهداف ورسم خطط تنفيذها، ولا يمكن القيام بأي عمل دون تحديد ومعرفة الأهداف التي يطمح الفرد أو العمل ببلوغها.. والهدف Objective أحد أهم أدوات العمل؛ كونه نقطة الارتكاز والمحور الأساسي الذي يدور حوله العامل والعمل، ويعني المحصلة النهائية للنشاط أوالنية لفعل شيء معين.. وتحديد الهدف ليس سهلًا لكونه يرتبط بالبيئة والثقافة والتفكير البشري والأعراف والطموح، كما أن لكل هدف وسائل وطرق تناسب تطبيقه. والهدف في حقيقته خطة عمل تتطلب التفكير والتمعن والدراسة والتشاور والمعرفة قبل الإقبال عليها”.
وفي تعريف آخر ذُكر أن الإدارة بالأهداف عبارة عن “أسلوب إداري يشترك فيه الرئيس والمرؤوسين في كافة المستويات الإدارية في المنشأة والشركة والمؤسسة في تحديد الأهداف التي ينبغي على الوحدات الإدارية التي يعملون فيها تحقيقها، ثم تحديد مسؤولية كل موظف على شكل نتائج متوقعة منه مطلوب تحقيقها، ثم كتابة خطة واحدة لتحقيق تلك النتائج”.
وقد تحدثت موسوعة الويكيبيديا حول فلسفة الإدارة بالأهداف فذكرت أنها “نظرية تؤمن بأن الإنسان يحب العمل ومبتكر إذا توفرت له الظروف، والطريقة الفعالة لتحفيزه هي تحقيق ذاته وإشباع حاجاته الفيزيولوجية وحاجات الأمان”. ويمكن وصف الإدارة بالأهداف أيضا بأنها “أداة تخطيطية وإشرافية ورقابية، وأسلوب يضم كل وظائف الإدارة وينسق بينها ويعمل على تكاملها”.
الشخص الذي التقيت وصف لي الطريقة المتبعة في شركته.. كل إدارة تختار موظفا ضمن إدارته يرشح للدخول في برنامج “الإدارة بالأهداف” ليحصل على مكافأة مالية تحفيزية. الموظف المختار عليه تقديم فكرة لتطوير العمل في إدارته أو التقليل من خطوات سير العمليات أو طريقة توفير وما شابه ذلك، ليقدمه إلى رئيسه للموافقة عليه. عند اعتماد “الفكرة” من قبل الرئيس، على الموظف تقديم “خط زمني” Timeline لمراحل تنفيذ “الفكرة” الذي يكون بمثابة “مشروع الموظف”، مع تحديد موعد لتسليم المسودة الأولى وتحديد موعد التسليم النهائي للمشروع.
الآن.. إذاما تمكن الموظف من تسليم المسودة “قبل” الموعد المحدد للتسليم ضمن لنفسه المكافأة Bonus.. منذ البدايات يتم تحديد معدل المكافأة بحسب الراتب، لتتراوح ما بين 20%-10% من الراتب، ويعتمد نسبة معدل المكافأة على المنصب الوظيفي للموظف ونسبة إنجاز الموظف للمشروع من حيث الدقة وموعد التسليم. لنفترض على سبيل المثال أن موعد تسليم الموظف للمشروع النهائي حُدد في يوم 15 من شهر محدد، إذا قام الموظف بالتسليم قبل ذلك الموعد يكون قد اكتسب 120% نسبة نجاح، وإذا قدمه في نفس اليوم المحدد يكون قد نال على نسبة 100% من النجاح، أما في حال تأخره عن موعد التسليم فتحدد النسبة حسب طول فترة التأخير فتكون 80% أو 70%. كما يتم منذ البدايات تحديد موعد إذا تجاوزه الموظف دون تسليم المشروع يكون قد فشل ولن ينال أي مكافأة. المكافأة كما ذكرت تكون نسبة من الراتب تحدد حسب نسبة النجاح تسلم للموظف مرة واحدة مع بداية العام المالي الجديد للشركة.
بعض الشركات تبعون هذا النهج أو البرنامج سنويا مع نفس الموظفين، بينما تلجأ شركات أخرى لترشيح موظفين مختلفين كل عام. أيضا على الموظفين المشتركين في البرنامج العمل على مشاريعهم خارج ساعات عملهم في كثير من الأحيان، حيث من شروط المشاركة عدم تأثر مهامهم وأعمالهم الأساسية في الشركة بالإهمال أو التأخير نتيجة عملهم على المشروع. لذا تجد بعض الموظفين يرفضون الاشتراك في البرنامج بسبب عدم رغبتهم في العمل في أوقاتهم الخاصة، بينما يرى غيرهم من الموظفين في ذلك نوع من التحدي الإيجابي وفرصة لإثبات ذاتهم وقدراتهم، وفرصة لتطوير الذات والمساهمة في مشروع يساعد على تقليل الخطوات المتبعة في تنفيذ عمليات الشركة أو التخفيف من أعباء الإجراءات.
الشخص الذي قابلته يشارك في المشروع سنويا ويراه كتحدي شخصي ليثبت لذاته قدرته على الابتكار والإبداع والتنفيذ، ويتمكن كل عام من تسليم مشروعه قبل الموعد المحدد. ويذكر أنه يشعر بسعادة بالغة عند إنجازه وتسليمه للمشروع واعتماده من قبل الإدارة العليا، ويشعر بالفخر حينما تقوم الشركة بتنفيذ مشروعه واعتماده كجزء من العمليات المتبعة في الشركة.