الموضوع: كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :
1-حدد موقعا ثابتا :
إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .
إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :
- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار :
ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل
دقة :
هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
هل تهمني هذه الورقة ؟
هل لها مصدر أخر ؟
هل هي حديثة ؟
في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
كيف أعثر عليها ؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .
4- تحديث الملفات :
أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .
طبقاً للكاتبة ' ماري جين جولياند '. هناك خمس طرق أساسية للتعامل مع رئيسك:
1- قدم حلولاً ولا تقدم شكاوي: الشكوى التي لاضرورة لها بسبب مشكلة ما أو إلقاء اللوم على شخص آخر لأجلها لا يفعل أكثر من أن... (مشاركات: 7)
دورة الإعداد لامتحان الشهادة العامة للتعامل في الأوراق المالية CME-1
أهداف الدورة:
تهدف هذه الدورة الى مساعدة المشاركين المتقدمين للحصول على شهادة (CME-1) في التحضير الجيد لدراستها وتسهيل... (مشاركات: 0)
في الماضي كان من الطبيعي أن يلجأ أصحاب الأعمال الصغيرة للآخرين لتصميم العلامة التجارية لهم؛ وذلك لصعوبة البحث عن الفكرة المناسبة وصعوبة تصميم العلامات مع الأدوات المتوفرة في ذلك الوقت، ولكن الآن في... (مشاركات: 0)
1. تخلص من الحشو
تماماً كما يمتليء مكتبك بالأوراق وجهاز حاسوبك بالملفات والبرامج التي لا أهمية لها مع الوقت، يحدث الأمر مع شركتك. هذه فرصة رائعة للمراجعة والتأمل والتخلص من الحشو. هناك اجتماعات... (مشاركات: 7)
برنامج تدريبي يشرح التحول الرقمي في المؤسسات واسباب التحول الى الحوسبة السحابية وتطبيقات الحوسبة السحابية ومزاياها للشركات ومميزات برامج إدارة الموارد البشرية السحابية وبرمجيات إدارة الموارد البشرية
دبلوم تدريبي يهدف الى تعريف المشاركين بالمعايير والإجراءات التي يتم تطبيقها لضمان السلامة والصحة المهنية للعاملين في المجال الطبي عموما.
يؤهلك هذا البرنامج على استخدام تطبيقات الاوفيس والانترنت في ادارة الاعمال فيبدأ باستخدامات برنامج الوورد في كتابة التقارير والمراسلات ويشرح كائنات البرنامج ودمج المراسلات ومخرجات الحفظ والطباعة قم ينتقل الى استخدامات برنامج الإكسيل فيغطي تصميم الجداول والمعادلات النصية وتطبيقاتها وجمع وطرح عدد الساعات للموظفين وربط أوراق العمل وشرح القائمة المنسدلة والقوائم المخصصة وشرح دالة VLOOKUPوالتنسيق الشرطي وإخفاء وإظهار المعادلات من ورقة العمل وحماية ورقة العمل والخلايا من التعديل وحماية كامل ملف الاكسل ثم ينتقل الى تطبيقات الإنترنت واستخداماتها مثل تطبيقات جوجل مواقع التواصل الإجتماعي إدارة الوقت الإلكترونية
ستتعلم في هذا الكورس كافة المراحل العملية في مشروع الاستيراد من الصين، بداية من مرحلة دراسة المنتجات التي ترغب باستيرادها، ودراسة وفهم مدى حاجة السوق لها، وتحديد المنتج الذي يحتاجه السوق بالضبط. ثم مرحلة التواصل مع الشركات الصينية وطلب عروض الأسعار والمقارنة بين الشركات لاختيار الأقل تكلفة والأنسب من ناحية الجودة والتوصيل وكل هذه التفاصيل. ثم أخيرًا مرحلة طلب المنتجات واجراءات الشحن والنقل والتخليص الجمركي، وكيفية اجراء التحويلات المالية والخطابات البنكية وكافة التفاصيل المالية، إلى أن يصل المنتج لشركتك.
دبلوم تدريبي متقدم يهدف الى تأهيل المشاركين على فهم الرقابة الداخلية، ومعرفة شروطها والنظم الخاصة بها واجراءاتها، وتقييم نظام المراقبة الداخلية، ويقدم البرنامج شرح وافي لأهمية التدقيق المالي والمحاسبي واهم وسائله وانواعه ومعايير تدقيق الاخطاء والغش، وكذلك اهم تطبيقات المراقبة الداخلية والتدقيق المحاسبي على الاستثمارات والشركات التجارية