الموضوع: القواعد الذهبية للتعامل مع الأزمة المالية (3/5)

1. تخلص من الحشو
تماماً كما يمتليء مكتبك بالأوراق وجهاز حاسوبك بالملفات والبرامج التي لا أهمية لها مع الوقت، يحدث الأمر مع شركتك. هذه فرصة رائعة للمراجعة والتأمل والتخلص من الحشو. هناك اجتماعات لا طائل من عقدها، وإجراءات عمل ونماذج ورقية وقوائم تدقيق ومطبوعات وبرامج حاسوب وتقارير وأرقام منشورة الكثير منها يثقل كاهل المؤسسة، ولا تساوي ثمن الحبر الذي كتبت به، ربما كان لها أهمية فيما مضى، أما الآن فهذه أفضل فرصة للتنظيف.

في العادة تنتهي عمليات لمراجعة بخصوص إجراءات العمل بقرار من أربعة: أبق: الأساسي فقط، ألغ: كل ما هو حشو، طور: كل ما يجعل قدرتك التنافسية أعلى، ادمج: كل ما يساعد على تسريع العمل ودورة الإنتاج.

2. أعد ترتيب أولويات الإنفاق
لا تخلو شركة من النفقات التي تثقل كاهلها بدون مبرر. وهذا أفضل وقت لمراجعتها، وهو كذلك أفضل وقت لاتخاذ قرار بشأنها يمكن أن يحظى بقبول عام أو عدم تبرم، خلافاً لما سيكون الحال عليه لو اتخذ في حال الرخاء.

في وقت الركود يتحسس الجميع جيبه، وتصبح السيولة هي أحد أهم عناصر التفوق على الخصوم. ويفهم كثيرون هذا الأمر بطريقة واحدة اسمها: "خفض النفقات". في الحقيقة فإن تخفيض النفقات قد يكون أحياناً هو أسوأ قرار اتخذته الشركة في حياتها.. لا يمكن أن يكون تخفيض النفقات هدفاً في حد ذاته، إذ ربما يكون المشروع الذي ألغيته (تحقيقاً لهذا الهدف العجيب) هو طريقك إلى النجاة، وربما يكون الموظف الذي أنهيت عمله هو صاحب الفكرة التي ستنقذك. عندما ينخفض مستوى الوقود في السيارة ... فعليك أن تحسبها بدقة أيهما يناسبك أكثر: هل تخفض من سرعتك لتصبح على الطريق لأطول فترة ممكنة انتظاراً لسيارة لا تعرف متى تجيء وهل تقف أم لا؟ أم تنطلق بأقصى سرعة لتقطع أطول مسافة لتكون أقرب ما يكون من محطة البنزين القادمة؟!!

نشرت الصحف مؤخراً صورة رئيس شركة فورد جالساً بجوار السائق في سيارة فورد صغيرة متجهين من ديترويت عاصمة صناعة السيارات الأمريكية في طريقه إلى واشنطن العاصمة ليبحث مع المسئولين في الكونجرس خطط دعم صناعة السيارات. وكان نواب الكونجرس قد اتهموا أصحاب شركات السيارات الكبيرة بإهدار الأموال في رحلاتهم التي يقطعونها بين ديترويت وواشنطن في طائراتهم الخاصة. كما جرت في لندن مساءلة لوزيرة الداخلية الجديدة عن مبلغ ألفي جنيه إسترليني صرفتها من خزانة الوزارة على أحد المستشارين قدم لها استشارات نفسية لرفع الثقة بنفس في مواجهة كبار رجال الوزارة من اللواءات والعمداء الإنجليز. أما خبراء الأزياء والتجميل فدفعت نفقاتهم من جيبها الخاص.

هناك العديد من أوجه الإنفاق التي يمكن مراجعتها بخلاف نفقات السفر والاستضافة ووسائل الاتصال. وهذه فرصة رائعة لاستخدام التقنية... أتحدث هنا عن تقنيات التليفون عبر الانترنت، والفيديو كونفرانس، وإعلانات الإنترنت وعبر البريد الإلكتروني. في فترة سابقة نجحت شركة سيسكو في خفض تكاليف السفر إلى النصف، وذلك عندما أتاحت لموظفيها استخدام تقنية الفيديو كونفرانس.

كذلك فإن الكثير من الحفلات الفاخرة أو الاستخدام المفرط لنجوم الفن والرياضة في الدعاية أو حضور بعض المناسبات يجب أن يكون محل مراجعة. وهذا هو الوقت المناسب لمراجعة لوائح مستحقي السفر في درجة رجال الأعمال، وأماكن عقد مناسبات العشاء الفاخرة، وعدد المدعويين المسموح لهم بالحضور. وهذا أيضاً هو الوقت المناسب لمراجعة ميزانية التدريب والأدوات المكتبية والإعلانات والزهور ومستوى الضيافة... ولا نعني المراجعة هنا التخفيض دائماً... وإنما رفع درجة الاهتمام والتأكد من أن كل فلس وسنت وقرش يصرف في مكانه الصحيح وبالطريقة الصحيحة. الأمر الذي مل من تكراره أصحاب الشركات دون أن يجدوا لهم أذناً صاغية... الآن كل الآذان مصغية لكلماتهم... فهم وحدهم بيدهم اتخاذ القرار.

ولا ينبغي أن ننظر إلى قرارات الانضباط والحزم هذه باعتبارها قرارات "تخفيض نفقات"، وإنما "تحسين أداء". لقد توقفت إحدى الشركات التي تقوم بالمتابعات الصحفية عن إمداد عملائها بتقاريرهم الملونة الجميلة عن أدائهم وأداء منافسيهم في الصحافة... واكتفت بإرسال تقارير إلكترونية... وقالت إنها تفعل ذلك لأنها تتبنى مبادرة "التقنية الخضراء" التي تحث على الحفاظ على البيئة والخفض من كمية المطبوعات... وصادف هذا التوجه هوى لدى العملاء حين صاحبه خفض في تكاليف الاشتراك إلى النصف... وهو ما مكن الشركة من جذب المزيد من العملاء.

وربما تكون شركتك لا زالت قادرة على تحمل نفقات إعلان ملون بصفحة كاملة في الجريدة.. ولكن هل فكرت في رد فعل عملائك؟ هل هم في وضع نفسي يؤهلهم للتعليق بشكل إيجابي على هذا الفعل منك؟ ربما تكون لا زلت بحاجة إلى هذا الحجم من الإعلانات للحفاظ على تميزك في السوق، إذن فكر بطريقة مناسبة... لا تسأل نفسك كيف أهبط بعدد صفحاتي الإعلانية، وإنما فكر: ما هي "الرسالة الجديدة" التي يتوجب علي أن أنقلها لعملائي من خلال إعلاناتي القادمة.
.......
نستكمل القواعد التسع في مشاركة قادمة بإذن الله.