مقدمة:
تقدر الزيادة السنوية في حجم الوثائق بمعدل 25% سنويا، مما يؤدى الى ضياع أكثر من 40% من وقت الموظف في البحث عن المعلومات، مع احتمال إساءة استعمالها أو فقدانها أو تلفها.
حيث ان الزيادة في عدد المستندات الورقية اصبح هائلا نتيجة لزيادة حجم نشاط المؤسسات وزيادة عمرها، فان الاستمرار في استخدام النظم اليدوية لحفظ وتداول تلك المستندات يؤدي الى خسارة مؤكدة في الوقت والمجهود والمال. ولهذا اتجهت المؤسسات الى استخدام وسائل ادارة إلكترونية لحفظ السجلات والوثائق وادارة المعاملات.
حول نظام فايلكوم:
يوفر نظام فايلكوم إدارة إلكترونية متكاملة للسجلات والوثائق تسهل من إنسياب المعاملات ضمن ادارات وفروع المنشأة أو مع الجهات الخارجية التي تتعامل معها. كما تسمح مرونة النظام بتكييفه ليتناسب مع الهيكل التنظيمي، وتضمينه السياسات العامة والاجراءات المعتمدة، مما يساعد الموظفين في التقيد بالإجراءات الرسمية للقيام بمهام عملهم اليومية وانجاز المعاملات كل حسب الصلاحيات الممنوحة له وفي الوقت المحدد من قبل الادارة. وفي هذا ما يساعد الادارة العامة للجهة المطبقة للنظام في الرقابة على سير العمل وتقييم الاداء الوظيفي، مما يؤدي بدوره الى تحسين انتاجية وكفاءة العمل.
وحدات النظام:

  1. وحده ادارة واعدادات وحماية امن معلومات النظام وتشمل:


  • انشاء المستخدمين والمجموعات ومنحهم الصلاحيات على مستوى مجلدات وادارات محددة
  • تحديد نوع الصلاحيات الممنوحة على المجلد (اضافة - حذف – تعديل اسم – خاص- سري )
  • تحديد نوع الصلاحيات الممنوحة على الوثيقة (حفظ – حذف – عرض- تحميل – طباعة – بحث – سريه)


  1. وحدة المسح الضوئي :

يمكن من خلال النظام القيام بالمسح الضوئي للمراسلة ومرفقاتها بشكل سريع (يصل الى 100 صفحة في الدقيقة) وحفظها ضمن قاعدة بيانات النظام، ويدعم النظام المسح الضوئي عن طريق الشبكة الداخلية او شبكة الانترنت.

  1. وحدة الاتصالات الادارية (الصادر والوارد):

من خلال هذه الوحدة يتم تسجيل جميع الخطابات والوثائق وتصنيفها بعادية أو سرية، سواء كانت صادرة أو واردة، ومن ثم فهرستها وحفظها وتصنيفها وكذلك ربط المعاملات ببعضها لتسهيل الرجوع اليها لاحقا.


  1. وحدة الشروحات على الوثائق:

ويشمل ذلك اضافة التوجيه والشروحات النصية لاتخاذ الإجراء المطلوب، كما يدعم النظام عدة وظائف متطورة منها طباعة الباركود و كيو ار باركود والتواقيع والاختام الالكترونية والتظليل على نص في المعاملة.


  1. سير تدفق المعاملات الالكترونية (إدارة بلا أوراق):

يعتمد النظام على محرك سير عمل متقدم يتيح تحويل المعاملات إلى الجهة ذات العلاقة اليا، كما يوفر النظام مجموعة من رسائل التنبيه المرتبطة بالأشخاص والتاريخ والمدة. وبعد حفظ المعاملات يمكن للمستخدم كل حسب صلاحيته متابعتها من خلال سجل إلكتروني كامل للمعاملة.


  1. الأرشيف العام وفهرسة الوثائق:

بعد الانتهاء من الإجراء على المراسلة يتم حفظها ومرفقاتها وبيانات فهرستها في قاعدة بيانات مركزية للرجوع إليها.


  1. محرك متقدم للبحث باللغتين العربية والإنجليزية:

تم تطوير محرك بحث يأخذ بعين الاعتبار خصوصية اللغة العربية، حيث ان وجود خاصية بحث متقدمة تعتبر عنصر اساسي في الاستخدام الفعال لاي برنامج ارشفة ويوفر المحرك امكانية التعامل مع مفردات اللغة العربية في البحث مثل أ إ ا.


  1. باني النماذج:

وهو عبارة عن اداة الكترونية ذكية لبناء وتشيكل النماذج بالحقول المطلوبة، ومن ثم حفظها وتسيرها ضمن خط سير العمل حسب الاجراء المتبع. وتشكل البيانات المسجلة في النموذج المستحدث جزءا اصيلا في قاعدة بيانات البرنامج يمكن حفظها والبحث فيها واسترجاعها.


  1. وحدة ادارة مدد حفظ السجلات والوثائق:

وهي وحدة تعتمد في ادائها على لائحة مدد الحفظ المقررة للوثائق من قبل الجهات المسؤولة من داخل أو خارج المؤسسة. وبناء عليه يصدر النظام تنبيهات اليه وتقارير خاصة حين انتهاء مدة حفظ وثيقة او سجل ما والاجراءات التي يجب اتخاذها بشأنها حسب تعليمات وقواعد الحفظ المقررة. مثال ذلك قائمة بالسجلات والوثائق التي يجب نقل مكان تخزينها، واخر للوثائق الواجب اعدامها وهكذا.


  1. ادارة جهات الاتصال:

توفر هذه الوحدة امكانية إضافة تفاصيل جهات الاتصال التي تتعامل معها المنشأة وحفظها في قاعدة بيانات مركزية بكافة تفاصيل جهات الاتصال لاستخدامها من قبل جميع منسوبي المنشأة. كما يمكن استخدامها في توزيع النشرات الالكترونية بشكل الي.

  1. وحدات متخصصة:



  1. وحدة ادارة العقود
  2. وحدة ادارة خدمات الدعم الفني
  3. وحدة ادارة المشاريع
  4. وحدة ادارة السجلات الطبية

تسعى ادارة السجلات الطبية في المستشفيات والمراكز الطبية الى تحقيق جميع المعايير والمواصفات القياسية الدولية المطلوبة ومنها تحويل كافة المعاملات والنماذج الورقية إلى معاملات ونماذج إلكترونية بما يُساهم في تقليل الوقت والجهد وسرعة الإنجاز. ويقدم نظام فايلكوم في هذا المجال الخدمات التالية:

  1. وحدة متابعة الدورة الحياتية بالاعتماد على محددات وعناصر حفظ السجلات والوثائق الخاصة بالمستشفيات.
  2. نظام ادارة السجل الدائم لإتلاف الملفات الطبية
  3. نظام ادارة ومتابعة القضايا الطبية (medico-legal cases)
  4. نظام بناء النماذج الطبية الالكترونية
  5. نظام تتبع ملفات المرضى الطبية


مزايا نظام فايلكوم حسب الدراسات الميدانية للتطبيق لدى الجهات المعتمدة للنظام:

  1. امكانية التخصيص: حيث ان تكنولوجيا الادارة هي المطور لنظام فايلكوم فان فريق عمل امتك على استعداد كامل لإدخال التعديلات والتطوير اللازم على النظام ليتلائم مع اساليب المنشأة في ممارسة اعمالها.
  2. يحتوي النظام على العديد من نماذج سير العمل الجاهزة للاستخدام، ويمكن إضافة أي نماذج جديدة خاصة بالعميل باستخدام وحدة بناء النماذج الالكترونية اليا.
  3. يمتاز النظام بسهولة الاستخدام حيث أن سير العمل قابل للتخصيص حسب الجهة التي تطبق النظام، كما يشمل مستويات متعددة من التصعيد مع تنبيهات بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة للأشعار بحالة المعاملة وأيضاً خاصية احتساب المدة الزمنية لإنجاز المعاملة وتنبيه المسؤولين بعدم إنجاز المعاملة او تجاوز المدة المحددة للتنفيذ.
  4. سرعة إنجاز العمل: تم ملاحظة ان تطبيق نظام فايلكوم يساعد الموظفين في التركيز على تنفيذ العمل المناط بهم ويدع سير وملاحقة سير المعاملة للنظام.
  5. إدارة بلا أوراق: حصل تقليص كبير في استخدام الأوراق حيث تنتقل المعاملات بشكل الي.
  6. المحافظة على امن المعلومات: تم الحد من تسريب المعاملات الى اشخاص غير مخولين كما كان يحصل في اثناء انتقال المعاملات يدويا بين الأقسام المختلفة.
  7. يظهر النظام سجل حركة الوثيقة والتي تشمل بيانات المستخدم، العمل الذي تم على الوثيقة بالاضافة الى التاريخ والوقت الذي تمت فيه الحركة، مما سهل عملية تحديد المسؤوليات.
  8. السرية: اظهار المعاملة لذوي الصلاحية فقط لضمان عدم اضطلاع الأشخاص الغير مخولين.
  9. مراقبة سير العمل: أتاح النظام للمدير المختص مراقبة وتتبع سير كل معاملة أو إجراء والحصول على التنبيهات حول ما تم عليها، وتتبع الحركات التي تمت على وثيقة معينة بما في ذلك المستخدم، نوع الحركة، وقتها وتاريخها.
  10. تخفيض التكاليف الباهظة لاماكن الحفظ وحاويات التخزين والتي تنمو بمعدل (12 %) سنويا.
  11. المرونة: اتاح النظام للادارة التحكم بسير الإجراءات وتعديلها وتغيير المسئولين عنها حسب الحاجة، وذلك من خلال وحدة التحكم في سير المعاملات الالكترونية التي تمكن المستخدم من تحديد ومراقبة مسار الوثيقة اليا.
  12. تقييم أداء الموظفين: زادت دقة أعمال تقييم حسن اداء ألموظفين، من خلال مجموعة التقارير التي ينتجها النظام حول أكثر هؤلاء الموظفين استجابة لاجراءات العمل في الوقت المحدد.
  13. مراقبة الوقت القياسي (زمن الاستجابة): وفر نظام فايلكوم الية لمراقبة إنجاز المعاملات في الوقت والتاريخ المحدد، من خلال ارسال التنبيهات للموظفين ومسؤوليهم في حال تجاوز وقت المعاملة المحدد مسبقاً، كما أمكن معرفة المعاملات المتأخرة والموظفين المسؤلين عن ذلك.


ساعد نظام فايلكوم المؤسسات التي قامت بتطبيقه على تخفيض المدة اللازمة لإنشاء الوثائق، ومدة البحث عنها واسترجاعها وتوزيعها للجهات المطلوبة، مما ادى الى زيادة إنتاجية تلك المؤسسات بشكل كبير. وقد تم ذلك من خلال تطبيق منهجية الإدارة بلا أوراق. والتي يتم فيها تبادل الوثائق داخليا بين الادارات وخارجيا مع المتعاملين بشكل الي.
يمكن الاطلاع على آلية وسهولة العمل على نظام فايلكوم من خلال تصفح قناة فايلكوم على اليوتيوب
https://www.youtube.com/watch?v=wN9t...y3YtQY&index=1

You can watch Filecom Channel on YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=530t...VRwPnm&index=1

بالتوفيق للجميع

تكنولوجيا الادارة
المملكة العربية السعودية - الرياض
هاتف: 00966112934027
البريد: sales@mtech.sa