إن المقصود من تهيئة القوى العاملة هو استحضارها بالنوعية المطلوبة بالكمية المطلوبة لإنجاز أعمال المشروع، حيث إن العرض الرئيسي من إدارة المواصفات البشرية هو إيجاد الأفراد الملائمين لأعمال المؤسسة والإضافة إلى ذلك مهما كان نوع نشاطها فإن ضرورة قيامها بنشاطات بشكل منظم ومهيكل يفرض عليها القيام بعملية توزيع المهام في مختلف مسوياتها الإدارية.
والإضافة إلى ضرورة تقسيم العمل، وتحديد الأهداف والمسؤوليات والنظام داخل المؤسسة، لسهولة المراقبة، تجد نفسها مطالبة أيضا بالعمل على تكييف الموارد البشرية لديها مع المناصب التي يشغلها كل فرد، باعتبار أن الفرد أو العامل سوف يقضي وقتا كبيرا نسبيا من حياته، في ذلك النصب، في ذلك المنصب، كلما تحتاج المؤسسة إلى الاهتمام بتجديد وعاء من الأفراد المؤهلين من الأفراد المؤهلين واختيار أفضل فرد في العمل، ولكي تتحقق المؤسسة هذه المهام لابد أن تتفهم لنوعين المهن، أو المسارات الوظيفة التي تقدمها والقيم المهنية التي تتوافق مع أهدافها، وتتضمن عددا من العوامل المؤثرة في موقف العمال سواء كأفراد أو كجماعات، وكيفية إعداد أو توجيه العامل إليه:
- معرفة سبب إجراء التحليل
- تحليل العمل حسب المناصب الموكلة لها
-دراسة الأشخاص المتقدمين للعمل
- طريقة منح الأجور وما يرتبط به مكافآت
- فرص الترقية أمام العمال في مختلف المناصب
- درجة الأمن المتوفرة للعامل في منصبه يحد مجال العمل، وعلاقته برؤسائه، وبالقيادة ككل.
هذه العناصر يحتاجها الفرد حتى يكون تقدمه المهني منضبطا وليس خاضعا لعوامل عشوائية، ولكن هذه العوامل في الواقع لا تؤثر بنفس الدرجة على العامل، والأفراد في نفس المؤسسة لاختلاف المناصب، والمستويات من جهة ولاختلاف توجهات وإمكانيات ولياقات الأفراد من جهة أخرى، وكما تمر عليه تهيئة الأفراد للمناصب ثلاث مراحل أساسية:
1- تحليل العمل وتتمثل أساسا في تزويد الأفراد العاملين بمعلومات وصف العمل.
وشروطه لغرضه تقدير وتحديد الأهداف المهنية من قبل الأفراد العاملين.
2- دراسة الأشخاص المتقدمين للعمل، من أجل تحديد، وتقدير مختلف مؤهلاتهم وقدراتهم وميولهم
3- الملاءمة المهنية : فالمؤسسة التي يعمل بها العاملون فيها لتحقيق طموحات مهنية، ممكن لإدارات الأفراد مساعدة عامليها في زيادة إداراتهم ومعرفتهم بالمهنة التي يزاولونها والتي تكون ملاءته لهم، والمؤسسة سوف توظف الشخص، وهي تكون قد تحملت من أجل إعداد أو فتح المنصب تكاليف، تنقص أو تزيد حسب أهمية المنصب والمؤسسة وغيرها، وأهم ما يميز هذه المرحلة هو تبويب المعلومات المطلوبة في المنصب إلى العامل وهذه المعلومات على الشكل التالي:
- وجود عدد من الفرص أمام المترشح الوظيفة.
- تحليل وتوصيف للعمل ومصدر من مصادر رفع معنوياتهم وتوجيههم للعمل الراعين فيه دون خوف أو تردد.
- ازدياد الحاجة إلى الإعداد وتكييف للأفراد حسب درجة أهمية المنصب والدور الذي تقوم به في المؤسسة، وبين جماعات ومستويات الأفراد.
ويتوقف التفاهم والتناسق في النشاط بالمؤسسة، على الإدراك المتبادل للأدوار والأشخاص بقدر ما تكون الوظائف واضحة المهام، فإن نظام المهام يصبح سهل الأداء وفي حالة العكس أي الغموض لبعض الوظائف تكون مصدرا لعدم التفاهم والتناسق
والفلسفة الإدارية التي تتناولها المؤسسة، من قيادة تسلطية وأخرى ديمقراطية تؤمن بمشاركة العاملين بالإدارة ومساهمتهم في صيرورة القرار الإداري.