النتائج 1 إلى 1 من 1

الموضوع: 8 نصائح لجدولة أعمالك بفاعلية

  1. #1
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    3,844

    8 نصائح لجدولة أعمالك بفاعلية

    8 نصائح لجدولة زمنية فعالة
    سوف تساعدك النصائح الثمانية التالية على جعل الجدولة الزمنية الفعالة جزءًا رئيسيًا من حياتك، وستوفر المزيد من الوقت.

    1_ خطط في الليلة السابقة (التخطيط من قبل)
    بدلًا من الاستيقاظ في الصباح غير مهيأة ومستعد تمامًا، يُمكنك ضمان جدولة زمنية فعالة وبداية قوية لهذا اليوم من خلال عمل الخطط الخاصة بك في الليلة السابقة. فعند عمل وإعداد خطتك في الليلة السابقة، فإنك ستعاني من أقل التوتر والقلق وستحصل على ليلة نوم أفضل. ويمكن أن يعمل عقلك الباطن على الخطة أثناء نومك، مما يجعلك تستيقظ في صباح اليوم التالي، مع المزيد من الطاقة وعلى استعداد لمواجهة تحديات اليوم.


    2_ حدد مهمة رئيسية واحدة
    إن الجدولة الفعالة لا تتعلق بالحصول على كمية كبيرة من الأعمال المُنجزة. حيث يمكنك الحصول على الكثير من العمل المنجز، ولا يزال لديك يوم غير فعال؛. إذا كان هذا العمل المُنجز غير مُهم بالنسبة لأهدافك. فالجدولة الفعالة هي التأكد من أنك تُحدد مهمتك الأكثر أهمية لكل يوم وأن تعمل على إنجاز هذه المهمة.
    يجب عليك أيضا تحديد اثنين من المهام التالية من حيث الأهمية، وفور الانتهاء من المهمة الأكثر أهمية، حاول القيام بهذه المهام والعمل على إنجازهم.

    3_ المهمة الرئيسية أولًا
    هناك مدرسة قديمة من التفكير تقول أنه يجب أن تبدأ يومك بمهمة سهلة وتحرر نفسك من القلق في اليوم. وأنا لا أتفق مع هذا النهج. ففي بداية اليوم، عادًة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة، وهذه الطاقة تحتاج أن تركز على عملك الأكثر أهمية ، وليس على بعض الأعمال غير الهامة والتي تفشل في إحداث تأثير كبير على تحقيق أهدافك. فالحياة لايمكن التنبؤ بها. وبالطبع يمكنك الحصول بسهولة عما ألقيت عن خارج المسار، لذا، فمن الأفضل تحديد العمل الأكثر أهمية للقيام به أولًا. وبهذه الطريقة، حتى لو نشأت بعض حالات الطوارئ لدفع يومك في حالة من الفوضى، فسيكون ما زال لديك يوم فعَّال من خلال استكمال مهمتك الأكثر أهمية والعمل على إنجازها.

    4_ القوائم التي تعتمد على السياق
    إذا كان لديك أقل من 20 مهمة في قائمتك، فإن الجولة الزمنية الفعالة يُمكن أن تعمل من قائمة واحدة فقط. ولكن، إذا كان لديك عدد أكبر من المهام، فأنت بحاجة إلى النظر في القوائم التي تعتمد على السياق. فالقائمة التي تعتمد على السياق، تقسم المهام تحت عناوين استنًادا إلى الوضع الذي تجد نفسك فيه، أو الموارد (والبشر هم أيضًا موارد) المتاحة لك في ذلك الوقت. وهذا يعني أنه مهما كان الوضع الذي تجد نفسك فيه، يمكنك أن تسأل نفسك "ما هو أهم عمل يُمكنني القيام به والعمل على إنجازه بالوقت والموارد المُتاحة؟" وهذا سيسمح لك بالحفاظ على التحرك سريعًا من خلال القائمة الخاصة بك مع التركيز على الأهمية. و على سبيل المثال، فيما يلي بعض القوائم التي لدي:
    * @desk : يجب أن أكون في مكتبي للقيام هذه المهام.
    * @ phone: أن فقط بحاجة إلى هاتفي للقيام بهذه المهام.
    * :@ Jamie جميع المهام والقضايا والأفكار التي أحتاج إلى اثارتها عند التحدث مع صديقي (Jamie)
    * @ town: المهام التي تحتاج إلى إتمام عندما أكون في المدينة.
    هذه ليست سوى عدد قليل من القوائم التي أحافظ عليها. على أمل، أن يمكنك رؤية إلى أي مدى يعتبر هذا النهج هو الأكثر فاعلية. على سبيل المثال، عندما أكون في المدينة، يُمكنني إنجاز كل مهمة أحتاج إلى القيام بها في المدينة، مما يوفر لي العديد من الزيارات المتكررة، أو إذا كنت بعيدًا عن مكتبي ولديَّ فقط هاتفي، يُمكنني إجراء 5 مكالمات هاتفية في وقت قصير.

    5_ وداعًا لجداول الأعمال ، وداعًا للإجتماعات
    الاجتماعات الفعَّالة هي واحدة من أكبر الأدوات المتاحة لأي عمل تجاري، ولكن الاجتماعات غير الفعَّالة هي واحدة من أكبر الأشياء التي تهدر الوقت. تتطلب الجدولة الزمنية الفعَّالة أن تُعامل وقتك كمورد ثمين. كحد أدنى، ارفض الذهاب إلى الاجتماعات التي ليس لها جدول أعمال واضح. وينبغي أن يُحدد جدول الأعمال الواضح الموضوعات التي ستتم مناقشاتها مع حدود زمنية مخصصة لكل بند. مما سيضمن أن الناس سيكونوا مستعدين وجاهزين للقيام وإنجاز بعض الأعمال المهمة.
    فالإجتماعات دون جداول أعمال واضحة تعتبر مثل متجار الثرثرة، تجنبها كما تتجنب الطاعون، قدم بعض الأعذار، واطلب نسخة من الإجتماع ليتم إرسلها إليك.



    6_ إقامة الطقوس
    تتيح لك الروتينية إنجاز المهام المتكررة والهامة بأقصى قدر من الكفاءة، وأقل قدر من التفكير. فهى تجعل الجدولة الزمنية الفعَّالة أسهل، كما يُمكنك حظر ذلك الوقت على التقويم الخاص بك، وهناك القليل من التخطيط، أو عدم وجود التخطيطات المعنية.
    ومن أمثلة الإجراءات الروتينية ما يلي:
    • الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية في أوقات محددة في أيام مُحددة.
    • أخذ زوجتك / شريكك في تاريخ معين لقضاء سهرات مُحددة.
    • التأمل في وقت محدد كل يوم.
    تذكر أن هذه الطقوس يجب أن تكون مهمة بالنسبة لك، لذلك لا ينبغي أن يكون هناك الكثير منها. إذا كنت لا تريد ملء الجدول الزمني الخاص بك بكل هذا الهراء.

    7_ فقط المهام المحددة هى التي تدخل إلى تقويمك
    يجب عليك فقط وضع المهام الزمنية المحددة في التقويم الخاص بك، أي مهمة يجب القيام بها في وقت محدد على سبيل المثال؛ اجتماع الساعة 3:00 عصرًا. كما أؤكد مرارًا وتكرارًا، على أن الجدولة الزمنية الفعالة تتعلق بإنجاز المهام الخاصة بك الأكثر أهمية. و للقيام بذلك، فأنت بحاجة إلى المرونة في الجدول الزمني الخاص بك للسماح لحقيقة أن أولوية المهام تتغير بإستمرار. فقد يكون لديك قائمة أولويات واضحة في الساعة 8:00 صباحًا، ولكن بحلول منتصف النهار يُمكن أن يكون لديك عدد من المهام الجديدة التي تغير قائمة أولوياتك. وإذا تم حشو التقويم الخاص بك بالمهام والأعمال غير الهامة، فإن التكييف مع ظروفك الجديدة سيكون بمثابة الكابوس.




    8_ المشاريع مُقابل المهام
    قد تعرف من قراءة المدونة أنني واحد من أشد معجبين دافيد ألين. وواحدة من أهم الأفكار التي أخذتها من عمل ديفيد هو التمييز بين المشاريع والمهام. استخدم تعاليم ديفيد.
    • المهمة هى شيء يحتاج إلى القيام به وإنجازه ،ولكنه لم يتم حتى الآن.
    • المشروع هو شيء ما يجب القيام به، ولكن لم يتم بعد، وسوف يستغرق أكثر من مهمة واحدة للقيام به و العمل على إنجازه.
    قد يبدو هذا تافها ولكن باستخدام هذا التفكير، وسوف ندرك أن لديك العديد من المشاريع مما كنت قد فكرت. هناك فائدة حقيقية في التفكير بهذه الطريقة وكسر كل مشروع وصولا الى المهام. و سأوضح ذلك بإستخدام مثال كتابة منشورعلى مدونة. فقد يبدو مهمة واحدة، ولقد كنت أرى بهذه الطريقة طويلًا،ولكن القائمة التالية توضح عددًا من المهام التي فصلتها وصولًا إلى:
    • اختيار الموضوع.
    • كتابة النقاط الرئيسية التي سوف أتناولها.
    • كتابة مسودة في ميكروسوفت ورد.
    • نسخ هذه المسودة إلى موقع الويب الخاص بي كمسودة.
    • العثور على صورة مناسبة.
    • إدراج تلك الصورة مع المنشور.
    • إضافة الروابط ذات الصلة.
    • التحسين لتطوير محرك البحث.
    • تدقيق النصوص (أحاول تجربة ذلك).
    • نشر المنشور.
    • المشاركة في وسائل التواصل الاجتماعي.
    و هناك فوائد كثيرة لهذا النهج بما في ذلك أنني أشعر بأقل مقاومة وصمود تجاه واحدة من هذه المهام الصغيرة، مما كنت أشعر تجاه المشروع بأكمله. فيمكنني تقسيم المشروع بأكمله على مدى عدة أيام بدلًا من محاولة إنجازه بالكامل على دفعة واحدة.
    و لمزيد من الإستراتيجيات الإنتاجية الكبيرة، تحقق من الإصلاحات السريعة لإنتاجيتك.
    وتعتبرالجدولة الزمنية الفعَّالة أمر يتطلب كمية صغيرة من الوقت والجهد على أساس يومي ولكن يحصد مكافآت كبيرة. كما تسمح لك الجدولة الزمنية الفعالة بالتكييف مع إحتياجات ومتطلبات الحياة المتغيرة بإستمرار. لذا؛ عليك أن تبدأ اليوم مع وضع خطة في الإعتبار، وفي كثير من الحالات سوف تكون قادرًا على رؤية تلك الخطة. ولكن، لأنه تم تصميم الجدول الزمني الخاص بك ليكون ديناميكيًا، فإنه يأخذ الحد الأدنى من الجهد للتكيف مع أي أحداث غير متوقعة. وفي لحياة التي تسير بخطى سريعة، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادر على التكيف بسرعة وبشكل متكرر مع الحفاظ على التركيز على الأهمية. وستمكنك الجدولة الزمنية الفعالة من القيام بذلك.

  2. الأعضاء الذين قالوا شكراً لـ فريق العمل على المشاركة المفيدة:

    halraay (4/7/2017)

موضوعات ذات علاقة
ثلاث طرق لجدولة وتوزيع الاعمال على موظفيك
ثلاث طرق لجدولة وتوزيع الاعمال على موظفيك إذا قمت بتشغيل أو إدارة الأعمال التي توظف بالساعة، او كنت في حاجة الى أدوات مجانية لتوزيع العمل على موظفيك ... (مشاركات: 1)

ملف اكسل لجدولة الاعمال اليومية
ملف اكسل لجدولة الاعمال اليومية قم باختيار تاريخ اليوم سيظهر لك قائمة فارغة يمكنك ادخال الاعمال اليومية ضمن التوقيت المحدد لها البرنامج سهل وعملي جدا يمكنك... (مشاركات: 3)

7 نصائح للعمل بفاعلية
لا يوجد وقت كاف لعمل كل شيء ، علينا أن نتقبل هذه الحقيقة ببساطة، لكن كيف نستغل الوقت المتاح لعمل أقصى ما نستطيع، ربما يشعر بعضنا بالكسل عند ذهابه للعمل يوميا،... (مشاركات: 0)

خمس نصائح للتعلم بفاعلية كالأذكياء
خمس نصائح للتتعلم بفاعلية كالأذكياء : 1- تعلم شئ من كل شئ ثم اختر ما تريد تعلمه. لكي يمتلكوا القدرة على اختيار أفضل شئ لتعلمه, يقوم الأذكياء بمعرفة ماذا... (مشاركات: 0)

أحدث المرفقات