تصميم الوظيفة
بمعنى بسيط، يعني تصميم الوظائف الطرق التي يختار بها صانعو القرار تنظيم مسئوليات العمل والواجبات والأنشطة والمهام. و تتضمن إعادة تصميم الوظائف تغيير مسئوليات العمل والواجبات والأنشطة والمهام. والذي يسمى أيضًا أحيانًا بإعادة تصميم العمل.
تصميم الوظيفة
يعد تصميم الوظيفة هو عملية ترتيب العمل (أو إعادة ترتيبه) و الذي يهدف إلى تقليل أو التغلب على الاستياء من العمل وإبعاد الموظفين الناجم عن المهام المتكررة والميكانيكية. و من خلال تصميم الوظائف، تحاول المنظمات رفع مستويات الإنتاجية من خلال تقديم مكافآت غير مالية مثل زيادة الرضا عن الشعور بالإنجاز الشخصي في مواجهة التحدي المتزايد ومسئولية عمل الفرد. فتوسيع الوظائف، وإثراء الوظائف، وتناوب الوظائف، وتبسيط الوظائف هي الأساليب المختلفة المستخدمة في تمرين تصميم الوظائف.
---businessdictionary.com
على الرغم من أن تحليل الوظائف، كما تم وصفه للتو، مهم لفهم الوظائف الحالية، يجب على المنظمات أيضًا التخطيط لوظائف جديدة والنظر دوريًا في ما إذا كان ينبغي عليها مراجعة الوظائف الحالية. فعندما تتوسع منظمة ما، يجب على المشرفين وموظفي الموارد البشرية المساعدة في التخطيط لوحدات عمل جديدة أو متنامية. وعندما تحاول إحدى المؤسسات تحسين الجودة أو الكفاءة، قد تتطلب مراجعة وحدات العمل والعمليات نظرة جديدة على كيفية تصميم الوظائف.
وتستدعي هذه المواقف تصميم الوظائف، وعملية تحديد طريقة أداء العمل والمهام التي تتطلبها وظيفة معينة، أو إعادة تصميم الوظيفة، وهي عملية مماثلة تنطوي على تغيير تصميم وظيفة قائم. و لتصميم الوظائف بفاعلية، يجب أن يفهم الشخص تمامًا الوظيفة نفسها (من خلال تحليل الوظائف) ومكانها في عملية تدفق عمل وحدة العمل الأكبر (من خلال تحليل تدفق العمل). و من خلال معرفة مفصلة بالمهام التي يتم تنفيذها في وحدة العمل وفي الوظيفة، فإن المدير يمتلك العديد من الطرق البديلة لتصميم الوظائف. و كما هو موضح في الشكل، تؤكد المناهج المتاحة على جوانب مختلفة من الوظيفة: آليات أداء العمل بكفاءة، وتأثير الوظيفة على الدافع، واستخدام ممارسات العمل الآمنة، والمطالب العقلية للوظيفة.
التعريفات:-
تصميم الوظيفة هو عملية
- تحديد محتويات المهمة أو الوظيفة.
- تحديد الطرق المتبعة للقيام بهذه المهمة أو الوظيفة.
- تحديد العلاقة الموجودة في المنظمة.
فالتحليل الوظيفي يساعد على تطوير تصميم الوظائف، وتصميم الوظائف يطابق متطلبات الوظيفة مع الصفات البشرية اللازمة للقيام بهذه المهمة.
ووفقًا لمايكل أرمسترونج، فإن "تصميم الوظيفة هو عملية تحديد محتوى الوظيفة من حيث واجباتها ومسئولياتها، على الطرق المستخدمة في تنفيذ المهمة، من حيث التقنيات والأنظمة والإجراءات، وعلى العلاقات التي يجب أن تكون موجودة بين صاحب الوظيفة والمرؤوسين التابعين له والزملاء. "
طبيعة تصميم الوظيفة
إن تحديد مكونات وظيفة معينة هو جزء لا يتجزأ من تصميم الوظائف. و يشمل تصميم أو إعادة تصميم الوظائف العديد من العوامل، ويتوفر عدد من التقنيات المختلفة للمدير. وقد تم مساواة تصميم الوظائف مع إثراء الوظائف، وهي تقنية طورها فريدريك هيرزبيرغ، ولكن تصميم الوظائف أوسع بكثير من إثراء الوظائف وحده.
تصميم وظائف فعالة
إذا قام العمال بأداء المهام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، فلن تستفيد المنظمة فقط من التكاليف المنخفضة وزيادة الإنتاج لكل عامل، ولكن يجب أن يكون العمال أقل إجهادًا. وقد شكلت وجهة النظر هذه لسنوات الأساس للهندسة الصناعية الكلاسيكية، التي تبحث عن أبسط طريقة لتنظيم العمل من أجل تحقيق أقصى قدر من الكفاءة. عادة ، يؤدي تطبيق الهندسة الصناعية إلى وظيفة إلى تقليل تعقيد العمل، مما يجعل الأمر بسيطًا جدًا بحيث يمكن تدريب أي شخص بسرعة وبسهولة لأداء الوظيفة. فمثل هذه الوظائف تميل إلى أن تكون متخصصة للغاية ومتكررة.
من الناحية العملية ، تسعى الطريقة العلمية تقليديا إلى "أفضل طريقة" لأداء وظيفة من خلال إجراء دراسات الوقت والحركة لتحديد أكثر التحركات كفاءة للعمال. وبمجرد تحديد المهندسين لتسلسل الحركة الأكثر كفاءة، يجب على المنظمة اختيار العمال على أساس قدرتهم على القيام بالمهمة، ثم تدريبهم على تفاصيل "أفضل طريقة" للقيام بهذه المهمة. كما يجب على الشركة تقديم أجر منظم لتحفيز العمال على بذل قصارى جهدهم.
على الرغم من الفوائد المنطقية للهندسة الصناعية، فإن التركيز على الكفاءة وحدها يمكن أن يخلق وظائف بسيطة للغاية ومتكررة لدرجة أن العمال يشعرون بالملل. و قد يشعر العمال الذين يؤدون هذه الوظائف بأن عملهم لا معنى له. وبالتالي، فإن معظم المؤسسات تجمع بين الهندسة الصناعية والمنهجيات الأخرى لتصميم الوظائف.
تصميم الوظائف التي تحفز الموظفين
خاصة عندما يكون على المنظمات أن تتنافس على الموظفين، وتعتمد على عمال المعرفة المهرة، أو تحتاج إلى قوة عاملة تهتم برضا العملاء، فإن تركيز البحت على الكفاءة لن يحقق أهداف الموارد البشرية. بل تحتاج هذه المنظمات إلى وظائف يجدها الموظفون مثيرة للاهتمام ومرضية، ويجب أن يأخذ تصميم الوظائف في الاعتبار العوامل التي تجعل الوظائف تحفز الموظفين.
إن البحث عن عمل هادف يجتذب الناس إلى مسارات مهنية مثل التدريس والخدمة العامة. على سبيل المثال، عندما تم الاستغناء عن باتريك برنهارد من وظيفته كمدير تنفيذي للتسويق، انتهز فرصة لتغيير المجال. حيث أصبح بيرنهاردت مدرسًا لعلوم الكمبيوتر والتحق بالدروس و الكورسات المسائية. و عندما انتقل إلى هذا المنصب، تم تخفيض أجره بنسبة 50 %، لكنه لم يكترث للأمر و قال: "هذا أصعب شيء قمت به، لكن الإحساس بالرضا يجعل الأمر يستحق كل هذا العناء".
حقائق
وجدت دراسة حديثة أجرتها مجلة Money Magazine و Salary.com على 26،000 عامل أن العمال الذين اعتبروا أنفسهم راضيين للغاية عن وظائفهم يمضوا الكثير من الوقت في العمل أكثر من غيرهم. و ذكرت المجموعة الأكثر رضا في المسح عن أنهم يقضوا 11 ساعة عمل أسبوعية أكثر من المجموعة الأقل رضا. وبشكل عام ، مع ارتفاع الرضا، ذكر العمال عن قضائهم لساعات عمل أطول.
طلبت دراسة الرضا الوظيفي التي جمعتها CareerJournal.com العمال راضون أن يقوموا بوصف وظائفهم. ووجدت الدراسة أن الموظفين الذين يشعرون بالرضا الشديد سردوا باستمرار أربعة عوامل: التحفيز الفكري، والأمن الوظيفي، ومستويات عالية من السيطرة والاستقلالية، والاتصال المباشر مع العملاء والزبائن.
فالنموذج الذي يوضح كيفية جعل الوظائف أكثر تحفيزًا هو نموذج خصائص الوظائف، الذي طوره ريتشارد هاكمان وجريج أولدهام. و يصف هذا النموذج الوظائف من حيث خمس خصائص:
- مهارات متنوعة. المدى الذي تتطلب الوظيفة مجموعة متنوعة من المهارات لتنفيذ المهام المعنية.
- هوية المهمة. الدرجة التي تتطلب فيها الوظيفة إكمال جزء "كامل" من العمل من البداية إلى النهاية (على سبيل المثال، بناء مركب كامل أو حل شكوى العميل.)
- أهمية المهمة. مدى تأثير الوظيفة على حياة الأشخاص الآخرين.
- الحكم الذاتي و الاستقلال. الدرجة التي تسمح بها الوظيفة للفرد باتخاذ القرارات حول طريقة تنفيذ العمل.
- ردود الفعل. مدى حصول الشخص على معلومات واضحة حول فعالية الأداء من العمل نفسه.
كما هو مبين في الشكل، كلما زادت هذه الخصائص في الوظيفة، كلما كان تحفيز الوظيفة أكثر، وفقًا لنموذج خصائص الوظيفة. ويتنبأ النموذج بأن الشخص الذي يعمل بهذه الوظيفة سيكون أكثر رضا وسيوفر عملاً أكثر وأفضل. يشمل هذا النهج لتصميم الوظائف تقنيات مثل توسيع الوظائف، وإثراء الوظائف، وفرق عمل الإدارة الذاتية، وجداول العمل المرنة، والعمل عن بعد.
حقائق
الشركات التي تقدم مفاهيم إبداعية في تسمية الأدوار الرئيسية2012: تقوم شركة الهند بإزالة التسميات القديمة والمتعطشة لصالح التسميات الإبداعية والشخصية. في شركة "Teleradiology Solutions" التي تتخذ من بنجالور مقراً لها، يطلق على المدير التنفيذي لها اسم "المحفز والمحرك الأساسي"، لأنه ببساطة يدفع الموظفين ويحفزهم على تسليم البضائع.
المنظمة لديها أيضا رئيس قسم الاستماع (رئيس الموارد البشرية) ورئيس التمكين (رئيس التكنولوجيا)."إنها تخلق بيئة لا تهم فيها الألقاب و المسميات"، كما تقول المديرة الحالمة سونيتا ماهيشواري.
فشركات مثل ايجيس تريد منع أي تخفيف للأخلاقيات. فقبل ثلاثة أشهر، أنشأوا منصب "مسئول الأخلاقيات الرئيسي"، الذي تتمثل مهمته في الحفاظ على التحقق من أي نوع من السلوك المخادع والاحتيالي.
نظريات تصميم الوظيفة
الأساس لنظرية تصميم الوظائف هو نظرية التنظيم، والتي يمكن تصنيفها في ثلاث سلالات من الفكر: الكلاسيكية، والسلوكية، والظرفية.
وقد تم شرح النظرية الكلاسيكية في الكتابات المبكرة من ماكس فيبر وهنري فايول. بالنسبة للكلاسيكيين، أي منظمة تحقق الكفاءة من خلال تقسيم العمل. و يحدد المديرون الهدف العام للمنظمة. ثم يقسمون هذا الهدف الكلي إلى وظائف، كل وظيفة ترتبط منطقيًا بالهدف العام. ويتم تجميع الوظائف بدورها، لإنشاء مجموعات العمل والأقسام والإدارات. وأخيرًا، يتم تعيين مشرف لكل مجموعة، وهو مسئول عن الإشراف على أعمال المرؤوسين و نقل النتائج إلى رئيسه الخاص.
النظرية السلوكية مختلفة تمامًا. على عكس الكلاسيكيين، فإن السلوكية أقل اهتماما بتخصيص مهام محددة لوظائف محددة، والتأكد من أن السلطة تتوافق مع الوظيفة، ثم تحاول تحقيق كفاءة أعلى من خلال التخصص في العمل. يفضل السلوكيون الهيكل التنظيمي البسيط، واتخاذ القرارات اللامركزية، والإدارة غير الرسمية. ففي البنية العضوية، يشعر المرؤوسون بحرية مناقشة مشاكل أدائهم مع رؤسائهم ولديهم رؤية إيجابية عن المنظمة. كما يشاركون في صنع القرار والتواصل مع أولئك الذين هم بحاجة إلى وجهات نظر لحل المشاكل الفورية. و تعد هذه الخصائص في تناقض صارخ مع الظروف في منظمة تقليدية، حيث يخضع المرؤوسون للحراسة والسلبية حول المنظمة، ولا يشعرون بالثقة الكافية للتواصل بصراحة مع ذوي المكانة الأعلى، ولا يسمح لهم بالمشاركة في صنع القرار.
تختلف النظرية الظرفية عن النظريات الكلاسيكية والسلوكية. يؤكد المدافعون تأثير البيئة الخارجية على توزيع المسئوليات والمهام داخل المنظمة ومجموعات العمل والوظائف. فتخصيص المسئوليات والمهام يعني إنشاء هيكل. و تختلف الهياكل المناسبة حسب التكنولوجيا والأسواق والإنتاج والأبحاث والمعلومات.
تقنيات و أساليب تصميم الوظائف
هناك العديد من الأساليب و الرق التي يمكن من خلالها تصميم الوظيفة. و تساعد هذه الطرق على تحليل الوظيفة، وتصميم محتوياتها، وتحديد كيفية تنفيذ هذه الوظائف على النحو التالي.
رد مع اقتباس