تصميم الوظيفة يتبع تحليل الوظيفة، أي أنها الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة. ويهدف إلى تحديد وتنظيم المهام والواجبات والمسئوليات في وحدة عمل واحدة لتحقيق أهداف معينة. كما أنه يوضح الطرق والعلاقات الضرورية لنجاح وظيفة معينة. وبعبارة أبسط، يشير إلى ماهية، وكمية، و عدد ترتيب المهام / الوظائف.
و يشمل تصميم الوظيفة بشكل أساسي دمج مسئوليات أو محتويات الوظيفة وبعض المؤهلات المطلوبة لأداء العمل نفسه. كما يحدد مسئوليات الوظيفة بوضوح تام ويساعد أيضًا في جذب المرشحين المناسبين إلى الوظيفة المناسبة. وعلاوة على ذلك فإنه يجعل المهمة تبدو مثيرة للاهتمام ومتخصصة.
و هناك العديد من الخطوات المتضمنة في تصميم الوظائف التي تتبع التسلسل المنطقي، تلك التي تم ذكرها في وقت سابق. فالتسلسل كما يلي:

  1. ما هي المهام المطلوبة للقيام بها أم ما هي المهام التي تعد جزء من العمل؟
  2. كيف يتم تنفيذ المهام؟
  3. ما هي كمية المهام المراد تنفيذها؟
  4. ما هو تسلسل أداء هذه المهام؟

تهدف جميع هذه الأسئلة إلى التوصل إلى تعريف واضح لوظيفة محددة وبالتالي جعلها أقل خطورة بالنسبة للشخص الذي يؤدي نفس الأداء. فالوظيفة المحددة جيدًا تشجع الشعور بالإنجاز بين الموظفين و تعزز الشعور بإحترام الذات و تقديرها.
و تهدف عملية تصميم الوظيفة بالكامل إلى معالجة المشاكل المختلفة داخل الإعداد التنظيمي، تلك المتعلقة بالوصف الخاص بالوظيفة والعلاقات المرتبطة بها. بشكل أكثر تحديدًا يتم ضبط المناطق التالية:

  • التحقق من عبء العمل الزائد.
  • التحقق من العمل تحت الحمولة غير الزائدة.
  • التأكد من أن المهام ليست متكررة في طبيعتها.
  • ضمان عدم بقاء الموظفين معزولين.
  • تحديد ساعات العمل بشكل واضح.
  • تحديد عمليات العمل بشكل واضح.

و المذكورة أعلاه هي العوامل التي إذا لم يتم الحرص على نتيجة بناء الإجهاد و التوتر داخل الموظفين.
مزايا تصميم الوظيفة
فيما يلي فوائد و مزايا تصميم الوظيفة الجيد:

  1. مدخلات و مساهمات الموظف: فتصميم الوظيفة الجيدة يمكن من ردود فعل الوظيفة الجيدة. حيث يتمتع الموظفون بخيار تغيير المهام حسب احتياجاتهم الشخصية والاجتماعية وعاداتهم وظروفهم في مكان العمل.
  2. تدريب الموظفين: يعد التدريب جزءًا لا يتجزأ من تصميم الوظائف. على عكس فلسفة "ترك الموظفين بمفردهم"، فإن تصميم الوظيفة يضع التركيز الواجب على تدريب الناس بحيث يكونوا على دراية كاملة بما تتطلبه وظائفهم وكيف يتم إنجازها.
  3. جداول العمل / الراحة: يوفر تصميم الوظيفة جدول عمل جيد وجدول راحة عن طريق تحديد عدد الساعات التي يجب على الفرد قضائها في وظيفته بوضوح.
  4. التعديلات: تسمح تصميمات الوظائف الجيدة بإجراء تعديلات للوظائف التي تتطلب عملاً ماديًا عن طريق تقليل الطاقة المستهلكة في إنجاز المهمة ومن خلال مطابقة متطلبات القوى العاملة لها.

إن تصميم الوظيفة هو عملية مستمرة ومتطورة باستمرار تهدف إلى مساعدة الموظفين على إجراء التعديلات مع التغييرات في مكان العمل. الهدف النهائي هو الحد من عدم الرضا ، وتعزيز التحفيز ومشاركة الموظفين في مكان العمل.