نظام إدارة الجودة، الذي يُسمى غالبًا (QMS)، عبارة عن مجموعة من القواعد الداخلية التي يتم تحديدها من خلال مجموعة من السياسات والعمليات والإجراءات والسجلات الموثقة. و يحدد هذا النظام كيف ستحقق الشركة إنشاء وتسليم المنتج أو الخدمة التي تقدمها لعملائها. عند التنفيذ في شركتك، يجب أن يكون نظام إدارة الجودة محددًا للمنتج أو الخدمة التي تقدمها، لذلك من المهم تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. ومع ذلك، من أجل ضمان عدم تفويت عناصر نظام جيد، توجد بعض الإرشادات العامة في شكل ISO 9001 (نظام إدارة الجودة - المتطلبات)، الذي يهدف إلى المساعدة في توحيد كيفية تصميم نظام إدارة الجودة.
عناصر نظام إدارة الجودة المشتركة (Quality Management System Common Elements)
تبدأ عمليات نظام إدارة الجودة بمراحل تخطيط الإدارة الأولية للشركة، والتي تحدد أهداف الشركة بما في ذلك المنتجات أو الخدمات التي ستقدمها الشركة. ثم يتعامل النظام مع جميع العمليات المطلوبة، من مبيعات المنتج أو الخدمة من خلال الإنشاء وأخيراً تسليم المنتج أو الخدمة إلى العميل.
بالإضافة إلى ذلك، يتم التحكم في عمليات الدعم لحدوث ذلك كجزء من النظام. وسيشمل ذلك إدارة الموارد مثل الأشخاص والمعدات و الإجراءات للتحكم في الوثائق والسجلات والمستندات التي تحدد كيفية التحكم في المنتجات أو الخدمات التي لا تفي بالمتطلبات.
وأخيرا، هناك عمليات كجزء من نظام إدارة الجودة التي تم تصميمها لمراقبة عمليات النظام وتؤدي إلى تحسين. وستشمل هذه العمليات طريقة لمراجعة عمليات النظام، ووسائل تطبيق الإجراءات التصحيحية والوقائية للمشكلات، وطريقة لإدارة مراجعة النظام لضمان الوفاء بالمتطلبات ووضع الخطط لإجراء التحسينات.
وتعد واحدة من أفضل الطرق لضمان تضمين النظام لجميع العمليات القابلة للتطبيق هي الرجوع إلى مجموعة قياسية من متطلبات أنظمة إدارة الجودة. و يعتبر معيار ISO 9001 هو أحد هذه المتطلبات (لأمثلة أخر ، انظر شهادة الجودة) التي تحدد وتوضح جميع السياسات النموذجية والعمليات والإجراءات والسجلات الموثقة اللازمة لنجاح نظام إدارة الجودة، ويمكن استخدامها ومواءمتها لإحتياجات أي منظمة.
بعض التحديات لتطوير نظام إدارة الجودة (Some challengesof developing a QMS)
يمكن أن يكون لتطوير نظام إدارة الجودة بعض الجوانب و التحدياتىالصعبة. وأولها هو التغلب على الاعتقاد الخاطئ للتفكير بأن نظام إدارة الجودة يشير فقط إلى العمليات اللازمة للتعامل مع فحص و تنظيم المنتجات غير المطابقة، والتي غالباً ما يتم تعيينها لأعضاء إدارة مراقبة الجودة. و يقوم مثل هذا النظام فقط بإدارة عملية فحص المنتج، بينما لا يقوم بإدارة المدخلات التي تساعد المنتج أو الخدمة على الالتزام في المقام الأول، في محاولة فعالة لفحص الجودة في المنتج أو الخدمة.
وبمجرد التغلب على ذلك، فإن أكبر التحديات تتمثل في إظهار التزام الإدارة من خلال تحديد السياسات الشاملة و نقلها إلى جميع مستويات المنظمة. بعد ذلك، ويمكن جعل نظام إدارة الجودة يعمل كطريقة لضمان تحديد جميع المتطلبات الضرورية والتوافق معها، وإجراء التحسينات.