في مقالتين متصلتين، "ماذا يفعل المدير؟" و "لماذا حان الوقت لتغيير وجهات نظرنا بشأن الإدارة ووظيفة المدير"، نستكشف هذا الدور المتغير والمهم بشكل متعمق. وفي هذه المقالة، نرجع خطوة إلى الوراء ونركز على أساسيات وظيفة المدير ولماذا يعد أمرًا بالغ الأهمية للنجاح في مؤسسات اليوم ولماذا يمثل خيارًا وظيفيًا قابلاً للتطبيق.
دور المدير داخل المنظمة (The Manager’s Role Inside the Organization)
المنظمات هي التسلسل الهرمي للألقاب الوظيفية. فالمخطط التنظيمي أو هيكل الشركة وعلاقات الوظائف والمسئوليات، من الأعلى إلى الأسفل، ربما الرئيس التنفيذي، و نائب الرئيس، و المدير العام، ثم مدير الإدارة، كل منهم يؤدي وظائف منفصلة وحاسمة وضرورية، مما يمكّن المنظمة من العمل، وتلبية إلتزاماتها و تحقيق الربح.
و كلمّا صعدت أعلى في صفوف المنظمة، كلمّا ابتعدت عن العمليات اليومية و عمل موظفي الشركة. بينما يركز المدير التنفيذي ونواب الرئيس أكثر جهودهم على القضايا الاستراتيجية والاستثمار والتنسيق العام، يشارك المديرون بشكل مباشر مع الأفراد الذين يخدمون العملاء وينتجون ويبيعون سلع أو خدمات الشركة، ويقدمون الدعم الداخلي للمجموعات الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك، يعمل المدير كجسر بين الإدارة العليا لترجمة الاستراتيجيات والأهداف العليا إلى خطط تشغيلية تقود الأعمال. و يكمن صعوبة دور المدير في أنه مسئول أمام كبار المديرين التنفيذيين عن الأداء وموظفي الخطوط الأمامية للحصول على التوجيه والتحفيز والدعم. و من الشائع بالنسبة للمديرين أن يشعروا كما لو أنهم يتم جذبهم بين مطالب كبار القادة واحتياجات الأفراد الذين يؤدون أعمال الشركة.
عمل المدير (The Work of the Manager)
هل سبق لك أن شاهدت "الرجل الذي يقوم بعمل ال##### الدوارة" في السيرك؟ هذا هو الشخص الذي يضع طبق عشاء قابل للكسر على عصا ويبدأ في الدوران. و يكرر هذا الشخص هذه المهمة أكثر من عشرة مرات، ثم يركض ويسعى جاهداً للحفاظ على دوران جميع ال##### دون أن يقع أي منهم على الأرض. و في العديد من المناسبات، يشعر أن دور المدير يشبه الى حد كبير هذا الرجل. فوظائف المدير كثيرة و متنوعة، و تشمل:

  • التوظيف و التعيين.
  • تدريب الموظفين الجدد.
  • تدريب وتطوير الموظفين الحاليين.
  • التعامل مع مشاكل الأداء والفصل من العمل.
  • دعم حل المشاكل واتخاذ القرارات.
  • إجراء تقييمات الأداء في الوقت المناسب.
  • ترجمة أهداف الشركة إلى أهداف وظيفية وفردية.
  • رصد الأداء وبدء العمل لتعزيز النتائج.
  • رصد ومراقبة النفقات والميزانيات.
  • تتبع والإبلاغ عن نتائج سجل الإنجاز إلى الإدارة العليا.
  • التخطيط وتحديد الأهداف المستقبلية.

يتم شغل العمل اليومي للمدير بتفاعلات فردية أو جماعية تركز على العمليات. و يستخدم العديد من المديرين الصباح الباكر أو الأمسيات اللاحقة لاستكمال تقاريرهم، ومتابعة البريد الإلكتروني وتحديث قوائم المهام الخاصة بهم. لا توجد أبدًا لحظة مملة أقل وقتًا للتأمل الهادئ في حياة معظم المديرين.
أنواع المديرين (Types of Managers)
غالبًا ما يكون المديرون مسئولين عن وظيفة أو إدارة معينة داخل المنظمة. من المحاسبة إلى التسويق، و المبيعات، ودعم العملاء، والهندسة، والجودة، وجميع المجموعات الأخرى، فإمّا أن يقود المدير الفريق مباشرًة أو يقود مجموعة من المشرفين الذين يقودون الفرق.
بالإضافة إلى الدور التقليدي لمديري الإدارات أو المدير الوظيفي، هناك أيضًا مدراء للمنتجات والمشاريع مسئولون عن مجموعة من الأنشطة أو المبادرات، غالبًا دون أن يقوم أي شخص بإبلاغهم أو تقديم النقاريم لهم. يعمل هؤلاء المديرون غير الرسميين عبر الوظائف ويقومون بتعيين أعضاء من مختلف المجموعات للقيام بمبادرات مؤقتة وفريدة من نوعها.
نطاق الرقابة و السيطرة (Span of Control)
تتعلق عبارة "نطاق السيطرة" بعدد الأفراد الذين يقدمون تقارير مباشرة إلى أي مدير معين. و لقد كان أحد اتجاهات السنوات الأخيرة هو تقليل عدد المديرين في مؤسسة ما وزيادة عدد موظفو التقارير التي تعمل مع باقي المديرين.
لا يوجد لدى المدير على النحو الأمثل أكثر من ستة إلى ثمانية موظف تقارير، على الرغم من أن العديد منهم لديهم عشرة أو حتى عشرين فردًا يتحملون المسئولية بشكل يومي. و يتيح نطاق التحكم الأصغر زيادة الدعم للتدريب، والتوجيه، والتطوير. و يقلل النطاق الأكبر من فعالية المدير في دعم موظفو التقارير.
سلطة المدير (Authority of the Manager)
قد يكون لدى المدير القدرة على توظيف أو فصل الموظفين أو ترقيتهم. ففي الشركات الكبيرة، قد يوصي المدير بهذا الإجراء فقط إلى المستوى التالي من الإدارة. و يتمتع المدير بسلطة تغيير مهام العمل لأعضاء الفريق.
المهارات الأساسية للمدير (Essential Skills of the Manager)
يحتاج المديرون إلى تطوير وصقل المهارات التالية:

  • القيادة (Leadership)- يجب أن تكون قادرًا على تحديد الأولويات وتحفيز أعضاء فريقك. وهذا ينطوي على الوعي الذاتي، والإدارة الذاتية، والوعي الاجتماعي وإدارة العلاقات. كن مصدرا للطاقة والتعاطف والثقة. وتذكر أن القادة الفعالين يعملون يوميًا لتطوير أعضاء الفريق من خلال ردود الفعل الإيجابية والتعليقات البناءة والتدريب.
  • الاتصالات و التواصل (Communication)- كن طالبًا للتواصل الفعال في جميع تطبيقاته، بما في ذلك التواصل وجهًا لوجه، و المجموعة الصغيرة، و المجموعة الكبيرة، والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الإجتماعية. أدرك أن أهم جانب في التواصل هو الاستماع.
  • التعاون (Collaboration) - اعمل كنموذج يحتذى به للعمل معًا. دعم الجهود متعددة الوظائف ونموذج السلوكيات التعاونية لضرب المثل لأعضاء فريقك.
  • التفكير النقدي (Critical Thinking) – اسعي جاهدًا لفهم أين وكيف تتناسب مشاريعك مع الصورة الأكبر لتعزيز فعاليتك. مراجعة الأولويات في ضوء الأهداف الأكبر. ترجم هذا الفهم إلى أهداف وغايات هادفة لأعضاء فريقك.
  • المالية (Finance)- تعلم لغة الأرقام. يجب أن يسعى المديرون إلى فهم كيفية استثمار أموال الشركة وضمان أن تحقق هذه الاستثمارات عائدًا جيدًا للشركة. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى أن تكون محاسبًا لكي تكون مديرًا، فمن الضروري أن تتعلم وتطبق الأساسيات.
  • إدارة المشاريع (Project Management)- يتم إنشاء كل ما نفعله جديد في المنظمة في شكل مشاريع. يفهم مدراء اليوم ممارسات إدارة المشاريع الرسمية و يقوموا بالاستفادة منها لضمان الانتهاء في الوقت المناسب والسيطرة المناسبة على المبادرات.

الخلاصة: العمل في مهنة الإدارة
ينقسم عمل الإدارة إلى أنشطة حول التخطيط و القيادة و التنظيم و الرقابة، و يشمل عمل المدير جميع هذه المجالات. يجب على أي شخص يتطلع إلى الانتقال إلى الإدارة كمهنة أن يطور ويعرض مهارات فنية ووظيفية قوية - كن خبيراً في تخصصك، ولديه رغبة قوية في التفاعل مع الآخرين ودعمهم وتوجيههم.
يفهم أفضل المديرين أن دورهم يتعلق بفريقهم وأداء فريقهم وليس بأنفسهم. فهم يعملون بجد لتطوير المهارات المحددة أعلاه، ويشعرون بارتياح كبير للنجاحات التي حققها أعضاء فريقهم. قم بذلك بفعالية على مستوى أقل، وسوف يتعرف الآخرون على قيمتك وقدراتك، ويسعون لزيادة مسئولياتك بمرور الوقت. فالإدارة باعتبارها مهنة تعتبر صعبة ومثيرة في وقت واحد.