الموضوع: الفرق بين العمليات Processes والاجراءات Procedures وتعليمات العمل Work Instructions
الفرق بين العمليات Processes والاجراءات Procedures وتعليمات العمل Work Instructions
الاختلافات بين العمليات والإجراءات وتعليمات العمل
غالبًا ما يخلط الكثير من الأفراد بين هذه المصطلحات الثلاثة: العملية التجارية و الإجراءات وتعليمات العمل. في الواقع ، يكتب معظم الأفراد تعليمات العمل و يطلقوا عليها الإجراءات ، و يعرفوا الإجراء على إنه عملية. هدفي في هذا المقال هو تقديم الفرق بين المصطلحات الثلاثة لمساعدتك على فهم متى تستخدم كل مصطلح في إدارة الجودة لعملك.
يُعرّف معيار ISO 9001: 2015 (أنظمة إدارة الجودة - الأسس و المفردات) مفهوم العملية التجارية بأنه: "مجموعة من الأنشطة ذات الصلة أو المتفاعلة ، و التي تحول المدخلات إلى مخرجات". من الممكن تأهيل شيء ما بالقول إن العملية عبارة عن سلسلة من الأنشطة بترتيب في الوقت المناسب ، مما يحول مدخلات معينة إلى ناتج (نتيجة ، منتج). يمكن اعتبار أي نشاط أو مجموعة أنشطة تستخدم موارد لتحويل عناصر الإدخال إلى نتائج عملية.
يتم تصميم العمليات التجارية وفقًا لمعايير نموذج إجراءات العمل و التدوين (BPMN) ، مما يعكس بداية العملية و مسؤوليات الأنشطة و التدفق التسلسلي مع جميع المسارات الممكنة (لجمع جميع الاستثناءات من خلال نقاط القرار) و الأنشطة يتم تنفيذها و الأدوار التي تقوم بكل نشاط و الأحداث التي تحدث في العملية و الانتهاء (واحد أو عدة أحداث) من العملية.
لا تخلط بين مفهوم الإجراء و العملية. تقول ISO 9001: 2015 أن الإجراء هو: "طريقة محددة للقيام بنشاط أو عملية". عندما يكون لديك عملية يجب أن تتم بطريقة محددة و تحدد كيفية حدوثها، يكون لديك إجراء. إن الإجراء إلزامي و ضروري لتطوير أي نظام لإدارة الجودة. يرجى الانتباه إلى أنه ليست كل العمليات بحاجة إلى إجراء ، و أن العملية نفسها قد ترتبط بواحد أو عدة إجراءات.
سيتم تحديد الإجراء من خلال الحاجة إلى تفصيل الطريقة المحددة للقيام بالأنشطة عن طريق المسائل القانونية أو الامتثال التنظيمي أو سياسات الشركة. تُستخدم الإجراءات لتلك الأنشطة التي ترتبط فيها عدة عمليات و يشارك فيها أشخاص أو إدارات مختلفة من الشركة (على سبيل المثال ، إجراءات تقديم النماذج المالية في الخزينة و إجراءات الشراء و إجراءات تقييم الموردين و إجراءات آلية الفواتير ، إجراءات العمل بالمخاطر ...).
تعتبر تعليمات العمل المستندات التى تصف بوضوح و دقة الطريقة الصحيحة لأداء بعض المهام التى قد تسبب إزعاجًا أو ضررًا إذا لم تتم بالطريقة المحددة. أو وصف أو إملاء أو تحديد الخطوات التى يجب إتباعها لأداء أى نشاط أو عمل محدد بشكل صحيح. على سبيل المثال، وثيقة منطقة الشراء التى تصف و ثائق اعتماد المصاريف التى سيقدمها الموظف فى مذكرة المصروفات الخاصة به و الخطوات التى يجب اتباعها لمتابعة تقديم المصاريف الشهرية، سيتم تعليمات ربط العمل "بنشاط" إرسال ملاحظة المصروفات.
تركز تعليمات العمل بشكل أساسي على شرح كيفية تنفيذ نشاط معين ، و هي إلزامية. تستخدم تعليمات العمل لوصف عملية محددة ، و عادة ما ترتبط بوظيفة معينة. إذا لم تكن إلزامية ، فهى دليل العمل.
الاختلافات الرئيسية بين العملية و الإجراءات و إرشادات العمل
Main Differences between Process, Procedure and Work Instruction
العملية |
الإجراء |
تعليمات العمل |
تدفق متسلسل للأنشطة التى تحول عناصر المدخلات إلى نتائج |
طريقة محددة للقيام بالعملية |
توضيح الخطوات الصحيحة للقيام بالمهام المحددة |
ما نقوم به
و من يقوم به
أين نقوم به
متى نقوم به |
كيف يجب القيام بالمهام و لماذا |
كيفية تنفيذ مهمة محددة من خلال العملية مع التوجيهات المُفصلة |
تنظيم العمل |
نهج إلزامى |
توجيه إلزامى |
يمكن الاستجابة ل 0 أو 1 أو العديد من الإجراءات |
يمكن أن يشمل 1 أو العديد من إرشادات العمل |
التركيز على إرشادات المهمة الواحدة |
مُستعرض من خلال وحدات العمل |
متعدد المهام أو وحدة عمل واحدة |
وحدة عمل واحدة |
المشاركة فى أكثر من مهمة واحدة |
المشاركة فى أكثر من مهمة واحدة |
المشاركة فى مهمة واحدة فقط |
تضمين الأنشطة |
شرح كيف تتم الأمور و لكن لا يذكر تفاصيل بشأن كيف تتم الأمور |
متابعة كافة تفصيل الخطوات فى الأنشطة |
تقديم نموذج تدفق العمل فى BpMN على مستوى عالِ |
التوثيق من خلال الرواية و الصور فى شكل رسم بيانى لتدفق العمل |
التوثيق من خلال التفاصيل القصوى التى توضح خطوة بخطوة الإرشادات التى يجب القيام بها فى أي نشاط |
الاختلافات المتعلقة بإدارة الجودة
تساعد BPM في تنفيذ العمليات التجارية لتحقيق الامتثال لنظام إدارة الجودة بحيث تحتفظ المؤسسة بجميع المعلومات الموثقة (السجلات الإلزامية) لعمليات تدقيق جودة ISO.
يُوصف الإجراء عادةً في مستند Word ، و لكن يمكن أن يتضمن المخطط الكامل في BPMN الذي يشرح على مستوى عالٍ الأنشطة المختلفة التي يتعين تنفيذها. يتطلب معيار ISO 9001 إجراءات موثقة للتخطيط و التشغيل و التحكم الفعالين للعمليات ضمن نظام إدارة الجودة في الشركة ، و التي ستشمل المعلومات الموثقة اللازمة لدعم تشغيل العمليات.
تعتبر إرشادات العمل اختيارية لنظام يستند إلى ISO 9001 ، و لكن يتم تضمينها بشكل عام لعمليات متسقة. إن التعليمات مكتوبة لإعطاء توجيهات في تسلسل العمل المنطقي.
العملية |
الإجراء |
تعليمات العمل |
ضمان الحفاظ على جميع المعلومات الموثقة( التسجيلات الإلزامية) و قابلية تعقب تدقيق جودة ISO |
معلومات موثقة( مطلوبة من قبل iso9001)
للتخطيط الفعال و العملية و التحكم فى العملية |
الإرشادات اختيارية لنظام قائم على ISO 9001 ، و لكن مضمونًا بشكل عام للعمليات المُنسقة |
ضمان أن نظام إدارة الجودة يعمل بشكل صحيح و منسق لكى يعمل وفقًا للسياسات و اللوائح المطلوبة. |
ضمان تحديد نظام إدارة الجودة بشل صحيح لكى يعمل وفقًا السياسات و اللوائح المطلوبة. |
ضمان إنجاز العمليات المنسقة من قبل شخص فى مهمة ما وفقًا للسياسات و اللوائح المطلوبة. |
استنتاج CONCLUSION
سيتم دعم BPMN Business Process إذا لزم الأمر من خلال إجراءات الالتزام التشريعي أو التنظيمي الإلزامي أو سياسات الشركة. وسيتم دعمها بإرشادات العمل لتوثيق الخطوات الإلزامية التي يجب اتباعها في تلك الأنشطة التي تتطلبها.
Greetings from Leadership Training Center
We are pleased to inform you that we are in the process of implementing Training Course
" Simplification of Work Processes and Procedures "
Dubai - UAE 17... (مشاركات: 0)
Simplification of Work Processes and Procedures Course - Leadership Training Center
Please Find The Attache
For more information do not hesitate to contact us
Yours sincerely (مشاركات: 0)
Is pleased
Falcon Training and Development
To announce the course
Simplification of Work Processes and Procedures
During the period 3 - 7 May 2015 to be held in Kuala Lumpur
And
During the... (مشاركات: 0)
Greeting from falcon training and development Simplification of Work Processes and Procedures
Program From 01 - 05 Feb 2015 Dubai For more informations kindly contact us
Ms.Rasha Gamal ... (مشاركات: 0)
الفرق بين السياسة POLICY والأهداف GOALS والقواعد RULES والإجراءات PROCEDURES
الفرق بين السياسة الإدارية والأهداف (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يتناول تطبيق المعلوماتية الصحية Health informatics بهدف تحسين جودة الرعاية الصحية وتوفير الخدمات الطبية المتطورة وتحقيق الدعم الكامل للقرارات الطبية من خلال المعلوماتية الصحية
هذا البرنامج التدريبي المتميز مصمم خصيصا للسادة اصحاب مكاتب المحاسبة والمراجعة، والعاملين في هذه المكاتب، حيث يؤهلك هذا البرنامج التدريبي على تعلم كيفية تسجيل حسابات المكتب من عملاء ومصروفات وانشطة خدمية للشركات وتسجيل حسابات العملاء باسلوب الكتروني وباستخدام اشهر البرامج المحاسبية كالإكسيل والكويك بوكس والبيتش تري.
ستتعلم في هذا الكورس كافة المراحل العملية في مشروع الاستيراد من الصين، بداية من مرحلة دراسة المنتجات التي ترغب باستيرادها، ودراسة وفهم مدى حاجة السوق لها، وتحديد المنتج الذي يحتاجه السوق بالضبط. ثم مرحلة التواصل مع الشركات الصينية وطلب عروض الأسعار والمقارنة بين الشركات لاختيار الأقل تكلفة والأنسب من ناحية الجودة والتوصيل وكل هذه التفاصيل. ثم أخيرًا مرحلة طلب المنتجات واجراءات الشحن والنقل والتخليص الجمركي، وكيفية اجراء التحويلات المالية والخطابات البنكية وكافة التفاصيل المالية، إلى أن يصل المنتج لشركتك.
جلسة تدريبية اونلاين، تهدف الى تأهيل المشاركين فيها على فهم قوائم التحقق والتي تعتبر من اهم عناصر مراجعة نظام ادارة الجودة، نظرا لما تمثله هذه القوائم من اهمية كبيرة باعتبارها المرشد الاساسي للمراجع خلال رحلة التحقق من تطابق المؤسسة مع نظام الجودة.
يؤهلك هذا البرنامج على استخدام تطبيقات الاوفيس والانترنت في ادارة الاعمال فيبدأ باستخدامات برنامج الوورد في كتابة التقارير والمراسلات ويشرح كائنات البرنامج ودمج المراسلات ومخرجات الحفظ والطباعة قم ينتقل الى استخدامات برنامج الإكسيل فيغطي تصميم الجداول والمعادلات النصية وتطبيقاتها وجمع وطرح عدد الساعات للموظفين وربط أوراق العمل وشرح القائمة المنسدلة والقوائم المخصصة وشرح دالة VLOOKUPوالتنسيق الشرطي وإخفاء وإظهار المعادلات من ورقة العمل وحماية ورقة العمل والخلايا من التعديل وحماية كامل ملف الاكسل ثم ينتقل الى تطبيقات الإنترنت واستخداماتها مثل تطبيقات جوجل مواقع التواصل الإجتماعي إدارة الوقت الإلكترونية