الموضوع: ما دور موظف السكرتارية ؟
ما دور موظف السكرتارية ؟
باختصار ، السكرتير مسؤول عن:
التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة ، القانون الخيري ، قانون الشركات ، و ما إلى ذلك (عند الاقتضاء).
التواصل و المراسلات
من المهم ملاحظة أنه على الرغم من أن السكرتير يضمن الالتزام بهذه المسؤوليات ، إلا أنه قد يتم تفويض الكثير من العمل للموظفين أو المتطوعين بأجر.
في ضوء هذه المسؤوليات ، يعمل السكرتير غالبًا كنقطة معلومات و مرجع للرئيس و أعضاء اللجنة الآخرين: توضيح الممارسات و القرارات السابقة ؛ تأكيد المتطلبات القانونية ؛ و استرجاع الوثائق ذات الصلة.
تحديد الدور في مؤسستك
ما يعنيه هذا في الممارسة العملية يعتمد على أسلوب و حجم المنظمة:
حيث لا يوجد طاقم عمل مدفوع الأجر ...
سيقوم السكرتير نفسه بجميع هذه الواجبات ، و قد يقوم أيضًا بدور أكبر في الإدارة اليومية للمنظمة. يمكن أن يصبح هذا دورًا مستهلكًا للوقت. لدى بعض لجان الإدارة أكثر من شخص واحد مسؤول مسؤولية رسمية عن مهام السكرتارية (على سبيل المثال سكرتير التدوين ، سكرتير المراسلات و سكرتير العضوية). يقوم البعض الآخر بتفويض بعض المسؤوليات الإدارية للمتطوعين خارج لجنة الإدارة لتخفيف العبء.
حيث يوجد موظف مدفوع الأجر ...
يمكن تفويض العديد من الأنشطة (مثل حفظ السجلات ، حفظ المراسلات ، التواصل بين الأنشطة ، و ما إلى ذلك). يضمن السكرتير بعد ذلك الالتزام بمسؤولياتهم ، و لكن سيكون له دور أقل في تنفيذها.
سيكون لكل لجنة إدارة طريقتها الخاصة في القيام بالأشياء ، و يمكن أن تعتمد الطريقة التي يتم بها تقاسم العمل أيضًا على المهارات أو الاهتمامات أو مقدار الوقت الذي يجب أن يقدمه الشخص. تأكد دائمًا من أن وصف مهام سكرتيرك يطابق الديناميات الحالية لمؤسستك. (انظر الروابط أدناه أو انقر هنا لمزيد من المعلومات حول تطوير وصف الوظيفة).
المسؤوليات الرئيسية للسكرتير:
فيما يلي مسؤوليات سكرتير لجنة الإدارة:
1. التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
- الاتصال مع الرئيس للتخطيط للاجتماعات
- تلقي بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة
- تعميم جداول الأعمال و التقارير
- تسجيل دقائق الاجتماعات(ما لم يكن هناك سكرتير تسجيل الدقائق)
- تعميم الدقائق المعتمدة
- التحقق من تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
2. الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
الاحتفاظ ببيانات الاتصال الحديثة (أي الأسماء و العناوين و أرقام الهاتف) للجنة الإدارة و الأعضاء العاديين (حيثما كان ذلك مناسبًا) في المنظمة.
تسجيل الدقائق و التقارير
تجميع قوائم بالأسماء و العناوين المفيدة للمنظمة ، بما في ذلك أسماء المسؤولين في المنظمات التطوعية.
الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة
حفظ مذكرات من الأنشطة المستقبلية.
3. الالتزام بالمتطلبات القانونية
القيام بدور الوصي على الوثائق الخاصة للمنظمة
التحقق من النصاب القانوني موجود في الاجتماعات
التأكد من أن تكون الانتخابات متوافقة مع الإجراءات المنصوص عليها
التأكد من أن أنشطة المنظمة تتوافق مع أهدافها
ضمان تلبية متطلبات العمل الخيري و قانون الشركات (عند الاقتضاء ، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة)
الالتزام بلوحات التقييم و التوظيف و الانضباط ، كما هو مطلوب.
4. التواصل و المراسلات
الرد على جميع مراسلات اللجنة
تقديم جميع مراسلات اللجنة المستلمة و نسخ من الردود المرسلة
الاحتفاظ بسجل لأي من منشورات المنظمة (مثل المنشورات أو الرسائل الإخبارية) و
تقارير عن أنشطة المنظمة و البرامج المستقبلية للأعضاء و الصحافة و الجمهور (ما لم يكن هناك مسؤول إعلام أو دعاية).
إعداد تقارير عن أنشطة المنظمة للعام للاجتماع السنوي.
استخدم الروابط أدناه للوصول إلى المزيد من المقالات و الموارد التي ستساعدك على فهم دور السكرتير و إعداد وصف للوظيفة أو مواصفات الشخص:
- دور السكرتير في الاجتماعات
- خصائص السكرتير الجيد
- وصف الوظيفة
سكرتيرالشركة
* منذ أبريل 2008 ، لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة ، و لكن يجب إبلاغ مقر الشركات إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة ويجب عليك التأكد من أن هذا يتوافق مع نظامك الأساسي
إذا تم تأسيس مؤسستك كشركة محدودة (على سبيل المثال الشركة المحدودة بالضمان أو شركة مصلحة المجتمع) ، فقد يكون لديك أيضًا سكرتير شركة * ، وهو يختلف عن دور سكرتير فخري. يتحمل هذا المنصب مسؤولية أكبر من سكرتير فخري لضمان تلبية متطلبات قانون الشركات.
حساب الربح لكل موظف قبل خصم الضرائب Pretax Profit per Employee Calculator
يمكن استخدام هذه الحاسبة لحساب الربح قبل الضريبة لكل موظف شهريا و سنويًا، وأيضا لحساب الربح قبل الضريبة لكل موظف لمدة 10... (مشاركات: 0)
نماذج إشعار لموظف التحقيق للتأكد من قبوله القيام بهذه العملية
إلى....
السيد\السيدة....
السيد\السيدة،
لقد أصدرت الإدارة ورقة إدانة إلى أحد الموظفين الذين تم استدعائهم لتفسير سلوكهم. وقد تبين أن... (مشاركات: 0)
المشكلة أنّ المزايا والعطلة والراتب هي مقابل لخدمة الموظف، وليست لتحفيزه. الشركة تقدم هذه المزايا لكي تجذب وتبقي العمّال الموهوبين. ألق نظرة على أيّ شركة وستجد أنّ هذا النوع من المقابل لخدمة الموظف... (مشاركات: 0)
د. سعد بن عبد الله العباد
انطلاقاً من موازنة الكفتين بين الرئيس والمرؤوس فسوف نناقش في هذا الموضوع أفضل موظف .. وأسوأ موظف لكي يعرف كل موظف حقيقته، ويقيّم نفسه من أي الفريقين هو .
يعتبر الموظف هو... (مشاركات: 1)
مسمى الوظيفة : مدخل بيانات + موظف حركة + موظف ارشاد
العدد المطلوب : 1000
شروط والتفاصيل: وظائف لموسم العمرة 1431هـ ثانوية عامة إلمام بإستخدام كمبيوتر اللياقة الصحية قدرة علي خدمة ضيوف الرحمن... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي متخصص في حوكة الشركات يغطي الموضوعات الهامة في هذا المجال مثل مهمة حوكمة الشركة وما هي حوكمة الشركات والنظرية العامة لحوكمة الشركات ومبادئ حوكمة الشركات وفوائد تطبيق حوكمة الشركات وكيف يمكن تأسيس مجلس الإدارة واختيار أعضائه، ومصفوفة صلاحيات الحوكمة طبقا لقانون الشركات وكود الحوكمة وتقييم مجلس الإدارة والخيارات الاستراتيجية لملاك الشركة، ثم ينتقل البرنامج الى مشروع تطبيق الحوكمة وخريطة الطريق لتطبيق ممارسات الحوكمة وكيفية قياس أداء المشروع وادارة المخاطر وتعريف المخاطر ومفاتيح النجاح لإدارة المخاطر وعملية إدارة المخاطر وكيفية قياس المخاطر ومصفوفة ترتيب أولويات المخاطر وسجل المخاطر ومؤشرات الأداء الرئيسية لوظيفة إدارة المخاطر واخيرا مطابقة موقع الشركة الإلكتروني لمتطلبات الحوكمة
برنامج متخصص في التسويق البصري يشرح تأسيس الهوية البصرية لمتجرك ومنتجاتك وتحويل زوار المتجر الى عملاء والتصميمات والالوان وتأثيرها على العملاء وطرق تجهيز المنتجات داخل المتجر وتوزيعها ودور اللافتات الاعلانية في قرار الشراء
دورة تدريبية موجهه للعاملين في مجال ادارة المؤتمرات والحفلات حيث يؤهل هذا البرنامج التدريبي المتميز المشاركين فيه للالتحاق بالعمل في مجالات تنظيم المؤتمرات والحفلات
برنامج تدريبي يشرح عمليات الاستحواذ والاندماج وبين الشركات وأهميتها وكيفية التخطيط لتنفيذها لتحقيق افضل النتائج، وتضمن لك الدراسة في هذا البرنامج فهم استراتيجية الاستحواذ والاندماج بين الشركات، وكيفية تقييم وتحليل الشركات المستهدفة من عمليات الاندماج، وستتعلم آلية ادارة التكامل المؤسسي والعمليات والتكنولوجيا وادارة الموارد البشرية والثقافة التنظيمية بعد الاندماج، كذلك دراسة الأسلوب الأمثل لإدارة العلاقات العامة والتواصل الاستراتيجي اثناء وبعد عملية الاندماج، وكيفية ادارة المخاطر والامتثال وتقييم الأداء والقياس وكيف تتم ادارة العلاقات مع الشركاء والموردين في الشركة بعد اتمام عملية الاندماج بشكل كلي.
دبلوم تدريبي يهدف الى تعريف المشاركين على مفهوم ادارة المخاطر في المستشفيات والمنظمات الصحية وتسليط الضوء على الفرق بين المخاطر والازمات واسباب الخطر واساليب التعامل مع المخاطر في الوحدات الصحية وكذلك شرح قواعد ادارة المخاطر في المستشفيات وخطواتها وكيفية اعداد خطة ادارة المخاطر في المستشفيات والاسلوب الامثل لمواجهتها وتعريف المشاركين ايضا بمسئوليات العاملين في ادارة المخاطر وما هي أهداف ادارة المخاطر وشرح لأنواع المخاطر في المستشفيات بوجه خاص ومؤسسات الرعاية الصحية بوجه عام