الموضوع: قائمة واجبات موظف السكرتارية
قائمة واجبات موظف السكرتارية
يقوم السكرتير بمسؤوليات كتابية و تنظيمية و مكتبية أساسية لشركة أو إدارة أو مسؤول تنفيذي. توظف الشركات من جميع الأحجام السكرتارية للمساعدة في إدارة المكتب الأمامي و التعامل مع المسائل الإدارية. غالبًا ما تكون مهام السكرتير غير مرئية من قبل الجمهور ، لكنها قد تكون حيوية لمساعدة الشركة على البقاء منظمًا و على المسار الصحيح.
المسمى الوظيفي
تختلف واجبات السكرتير أو المساعد الإداري حسب الصناعة و صاحب العمل، و لكن بعض المهام شائعة في العديد من إعدادات العمل.
الاستقبال. في مناصب المكتب العامة ، تتضمن واجبات السكرتارية مساعدة الموظفين و الزوار الجدد فى العثور على طريقهم. يتضمن ذلك توجيه الزائرين إلى الأشخاص الذين حضروا للاجتماع و توجيه الموظفين فى أول يوم عمل لهم. بشكل عام ، يعرض السكرتير صورة العمل من خلال تقديم حفل استقبال ترحيبى و مهنى للأشخاص الذين يأتوا إلى المكتب.
المراسلات. إن السكرتير حلقة اتصال مشترك لمراسلات الهاتف و البريد الوارد والصادر. فهم يتلقون مكالمات من العملاء أو الشركاء التجاريين أو العمال أو أفراد المجتمع ، و إما الإجابة على المكالمات أو إعادة توجيه المكالمات. كما يقومون بإجراء مكالمات نيابة عن المديرين لتوصيل المعلومات إلى العملاء ، لتحديد مواعيد أو متابعة الاستفسارات. كما أن تدوين الملاحظات من المدير ، و إعداد مذكرة أو خطاب و فحص البريد هي واجبات مشتركة لمهنة السكرتير.
إدارة الوثائق. يقوم السكرتير بنسخ المستندات للبريد أو للتوزيع الداخلي. يجب عليهم أيضًا إرسال مستندات الفاكس من الشركة إلى العملاء أو العملاء و استلام رسائل الفاكس الواردة لنقلها إلى الشخص المناسب. يستخدم بعض السكرترية البريد الإلكتروني و Word و Excel لإنشاء جداول بيانات أو مستندات و توزيعها على الموظفين أو العملاء. تعتبر وثائق التدقيق و صياغة رسائل البريد الإلكتروني واجبات سكرتارية أخرى.
مهام المكتب. في المكاتب الصغيرة، قد تشمل وظائف السكرتارية المهام الكتابية الروتينية و المهمات لمساعدة الآخرين. قد يعني هذا إلغاء أو إعادة جدولة المواعيد ، و طلب اللوازم المكتبية ، و تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات و إحضار المشروبات للضيوف.
متطلبات التعليم
قد يتولى شخص ما حاصل على دبلوم المدارس الثانوية و مهارات الكمبيوتر فقط وظيفة السكرتارية. يتعلم السكرتير معظم واجباته أثناء العمل. قد تفضل بعض الشركات ، مثل تلك المتخصصة فى المجالات القانونية و الطبية ، تعيين سكرتير درس في نفس مجال عمل الشركة، حتى يكون على دراية بالمصطلحات و الممارسات. قد تكون هناك حاجة لدرجة البكالوريوس للسكرتارية التنفيذيين.
يحصل السكرتارية و المساعدون الإداريون في جميع المجالات على راتب متوسط قدره 37230 دولارًا اعتبارًا من مايو 2016 ، مما يعني أن النصف يكسب أكثر ، بينما يكسب النصف الآخر أقل. يكسب أعلى10 في المئة من السكرتارية و المساعدين الإداريين أكثر من 62230 دولار. و يحصل أقل 10 في المئة على 22،930 $.
عند التوزيع حسب الفئة ، يكون متوسط الرواتب السنوية:
يحصل السكرتارية التنفيذيون وا لمساعدون الإداريون التنفيذيون: 55،860 دولار
السكرتارية القانونيون: 44،180 دولار
السكرتارية و المساعدين الإداريين غير القانونيين أو الطبيين أو التنفيذيين: 820 34 دولارًا
السكرتارية الطبيون: 33730 دولار
الصناعة
كان هناك حوالي 4 ملايين سكرتير و مساعد إداري في عام 2016 يعملون في كل صناعة.
توظف القطاعات التالية أكبر عدد من السكرتارية:
- الرعاىة الصحية
- مساعدة اجتماعية
- التعليم
- الحرفية
- الخدمات العلمية و الفنية
- الحكومة و المدنية
- المنظمات الدينية و ما شابهها
يتم القبام بوظائف السكرتير في مكتب ، على الرغم من أن السكرتارية قد يعملوا عن بعد. فهي وظيفة بدوام كامل قد تتطلب العمل الإضافي و العمل فى عطلات نهاية الأسبوع ، وهذا يتوقف على الشركة.
سنوات الخبرة
يزيد مرتب السكرتير بشكل كبير من مستوى المبتدئين إلى المستوى الأعلى و يمكن أن يزيد مع التدريب على مهارات مختلفة. قد يحصل السكرتير المتخصص في صناعة ما ، مثل السكرتير الطبي أو القانوني ، على راتب أعلى من ذلك بكثير. يعمل العديد من سكرتارية المكتب الأمامي للارتقاء إلى منصب سكرتارية تنفيذى ، حيث يصلون إلى مستويات أعلى من الأجور على طوال مسيرتهم المهنية.
اتجاه نمو الوظائف
من المتوقع أن تنخفض فرص العمل لجميع السكرتارية و المساعدين الإداريين بنسبة 5 في المائة خلال العقد المقبل ، باستثناء فئة واحدة. هذا يرجع في المقام الأول إلى التقنيات الحديثة التي يمكن أن تساعد الآخرين على إعداد الوثائق و غيرها من المهام التي كان يقوم بها السكرتارية في السابق. في حالة السكرتارية التنفيذيين ، يستكمل المديرون الآن مهام السكرتارية بمفردهم ، أو يمكن للسكرتارية دعم أكثر من مدير.
النقص في فئات السكرتارية هي كما يلي:
سكرتير المكتب العام - 7 %
السكرتير التنفيذي - 17 %
سكرتير قانوني - 19 %
من المتوقع أن تزيد فئة السكرتير الطبي. من المتوقع أن يزداد مجال السكرتارية هذا بنسبة 22٪ خلال العقد المقبل ، و هو أسرع بكثير من المتوسط لجميع المهن. هذا يرجع في المقام الأول إلى الاحتياجات المتزايدة للرعاية الصحية للشيخوخة.
باختصار ، السكرتير مسؤول عن:
التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة ، القانون الخيري ، قانون الشركات ، و ما... (مشاركات: 0)
أرفق إليكم نموذج مبسط عن نموذج قائمة فحص فصل موظف Separation Checklist .
النموذج باللغة العربية والانجليزية معاً.
النموذج بصيغة وورد.
أرجو تحميل النموذج من المرفقات. (مشاركات: 0)
واجبات القيادة:
1) تحويل أهداف المجموعة إلى نتائج وإنجازات.
2) حفز الأفراد ودفعهم لتحقيق أهداف المؤسسة وأهدافهم.
3) قابلية التعامل مع المتغيرات والمؤثرات ذات المساس المباشر وغير المباشر... (مشاركات: 0)
الملف المرفق قائمة فحص متعلقة بفصل موظف من العمل .
*** من النماذج ذات الصلة :
نموذج فصل موظف Employee separation form (مشاركات: 0)
1) تحويل أهداف المجموعة إلى نتائج وإنجازات.
2) حفز الأفراد ودفعهم لتحقيق أهداف المؤسسة وأهدافهم الشخصية.
3) قابلية التعامل مع المتغيرات والمؤثرات ذات المساس المباشر وغير... (مشاركات: 0)
أكبر دبلوم مهني متخصص في مجال الأمن السيبراني، حيث تم تصميمه خصيصا لمساعدة المتدربين وتزويدهم بالمعلومات والمهارات اللازمة للعمل في وظائف الأمن السيبراني ومحترفي الحماية من الهجمات الالكترونية والتعامل مع نظم التشغيل ونظم الحماية وأسسها، وإمكانية عمل التحقيقات الجنائية وتشفير الملفات وطرق الدفاع والهجوم.
دبلوم تدريبي يؤهل المشاركين على الالمام بدور وأهمية ادارة الجودة الشاملة في الشركات والبنية التحتية للجودة وتكاليف الجودة وكذلك المواصفة الدولية للأيزو 9001 والمواصفة 45001 OHSAS (نظام إدارة السلامة والصحة المهنية)، والمواصفة الدولية الأيزو 19011/2018 (مراجعات نظم الإدارة) ومنهجية الكايزن ومنهجية الستة سيجما ومعايير التميز المؤسسي طبقا للمنهج الاوروبي
كورس تنمية مهارات الكوتشنج للمدربين، حيث تهدف هذه الدورة التدريبية الى تأهيل المشاركين باعتبارهم مدربين ومحاضرين على ممارسة الكوتشنج باحتراف وتميز، وبالتالي اكسابهم مهارات تقديم جلسات الكوتشنج باحتراف، والتدرب على استخدام ادوات الكوتش لتحسين حياة المستفيدين من عملية الكوتشنج.
دورة تدريبية مكثفة تهدف الى تعريف المشاركين بموضوع ادارة المخاطر، والاشكال الثلاثة للمخاطر، وكيفية تحديد اهداف ادارة المخاطر، وتحليل تلك المخاطر، وكذلك تقسيم وتصنيف المناطق الخطره، ومعرفة خطوات عملية ادارة المخاطر، كذلك القاء الضوء على آلية التمييز بين الطرق الثلاث الشائعة للتعرف على المخاطر وكيفية مواجهتها، وأخيرا يتعلم المشارك كيفية وضع خطة للتعامل مع المخاطر بشكل احترافي.
دبلوم تدريبي اون لاين بنظام الدراسة عن بعد يهدف الى تعريف المشاركين بمفهوم سلامة الغذاء، وانواع المخاطر التي تهدد سلامة الغذاء، والفرق بين الغذاء الآمن والصحي وذو الجودة، وتعريف المشاركين بمصادر تلوث الغذاء، والمبادئ الستة وقواعد الصحة العامة، ومن ثم التركيز على تاريخ ونشأة نظام الهاسب HACCP، والمبادئ السبعة للهاسب، والتوغل في دراسة نظام الهاسب وفوائده وشجرة القرارات تحت مظلة هذا النظام واهم المصطلحات والاختصارات الخاصة به، والدورة المستندية لتطبيقات نظام الهاسب، بما يعني ان المتدرب في نهاية هذا البرنامج التدريبي سيكون اخصائي سلامة غذاء.