الموضوع: قائمة واجبات موظف السكرتارية
قائمة واجبات موظف السكرتارية
يقوم السكرتير بمسؤوليات كتابية و تنظيمية و مكتبية أساسية لشركة أو إدارة أو مسؤول تنفيذي. توظف الشركات من جميع الأحجام السكرتارية للمساعدة في إدارة المكتب الأمامي و التعامل مع المسائل الإدارية. غالبًا ما تكون مهام السكرتير غير مرئية من قبل الجمهور ، لكنها قد تكون حيوية لمساعدة الشركة على البقاء منظمًا و على المسار الصحيح.
المسمى الوظيفي
تختلف واجبات السكرتير أو المساعد الإداري حسب الصناعة و صاحب العمل، و لكن بعض المهام شائعة في العديد من إعدادات العمل.
الاستقبال. في مناصب المكتب العامة ، تتضمن واجبات السكرتارية مساعدة الموظفين و الزوار الجدد فى العثور على طريقهم. يتضمن ذلك توجيه الزائرين إلى الأشخاص الذين حضروا للاجتماع و توجيه الموظفين فى أول يوم عمل لهم. بشكل عام ، يعرض السكرتير صورة العمل من خلال تقديم حفل استقبال ترحيبى و مهنى للأشخاص الذين يأتوا إلى المكتب.
المراسلات. إن السكرتير حلقة اتصال مشترك لمراسلات الهاتف و البريد الوارد والصادر. فهم يتلقون مكالمات من العملاء أو الشركاء التجاريين أو العمال أو أفراد المجتمع ، و إما الإجابة على المكالمات أو إعادة توجيه المكالمات. كما يقومون بإجراء مكالمات نيابة عن المديرين لتوصيل المعلومات إلى العملاء ، لتحديد مواعيد أو متابعة الاستفسارات. كما أن تدوين الملاحظات من المدير ، و إعداد مذكرة أو خطاب و فحص البريد هي واجبات مشتركة لمهنة السكرتير.
إدارة الوثائق. يقوم السكرتير بنسخ المستندات للبريد أو للتوزيع الداخلي. يجب عليهم أيضًا إرسال مستندات الفاكس من الشركة إلى العملاء أو العملاء و استلام رسائل الفاكس الواردة لنقلها إلى الشخص المناسب. يستخدم بعض السكرترية البريد الإلكتروني و Word و Excel لإنشاء جداول بيانات أو مستندات و توزيعها على الموظفين أو العملاء. تعتبر وثائق التدقيق و صياغة رسائل البريد الإلكتروني واجبات سكرتارية أخرى.
مهام المكتب. في المكاتب الصغيرة، قد تشمل وظائف السكرتارية المهام الكتابية الروتينية و المهمات لمساعدة الآخرين. قد يعني هذا إلغاء أو إعادة جدولة المواعيد ، و طلب اللوازم المكتبية ، و تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات و إحضار المشروبات للضيوف.
متطلبات التعليم
قد يتولى شخص ما حاصل على دبلوم المدارس الثانوية و مهارات الكمبيوتر فقط وظيفة السكرتارية. يتعلم السكرتير معظم واجباته أثناء العمل. قد تفضل بعض الشركات ، مثل تلك المتخصصة فى المجالات القانونية و الطبية ، تعيين سكرتير درس في نفس مجال عمل الشركة، حتى يكون على دراية بالمصطلحات و الممارسات. قد تكون هناك حاجة لدرجة البكالوريوس للسكرتارية التنفيذيين.
يحصل السكرتارية و المساعدون الإداريون في جميع المجالات على راتب متوسط قدره 37230 دولارًا اعتبارًا من مايو 2016 ، مما يعني أن النصف يكسب أكثر ، بينما يكسب النصف الآخر أقل. يكسب أعلى10 في المئة من السكرتارية و المساعدين الإداريين أكثر من 62230 دولار. و يحصل أقل 10 في المئة على 22،930 $.
عند التوزيع حسب الفئة ، يكون متوسط الرواتب السنوية:
يحصل السكرتارية التنفيذيون وا لمساعدون الإداريون التنفيذيون: 55،860 دولار
السكرتارية القانونيون: 44،180 دولار
السكرتارية و المساعدين الإداريين غير القانونيين أو الطبيين أو التنفيذيين: 820 34 دولارًا
السكرتارية الطبيون: 33730 دولار
الصناعة
كان هناك حوالي 4 ملايين سكرتير و مساعد إداري في عام 2016 يعملون في كل صناعة.
توظف القطاعات التالية أكبر عدد من السكرتارية:
- الرعاىة الصحية
- مساعدة اجتماعية
- التعليم
- الحرفية
- الخدمات العلمية و الفنية
- الحكومة و المدنية
- المنظمات الدينية و ما شابهها
يتم القبام بوظائف السكرتير في مكتب ، على الرغم من أن السكرتارية قد يعملوا عن بعد. فهي وظيفة بدوام كامل قد تتطلب العمل الإضافي و العمل فى عطلات نهاية الأسبوع ، وهذا يتوقف على الشركة.
سنوات الخبرة
يزيد مرتب السكرتير بشكل كبير من مستوى المبتدئين إلى المستوى الأعلى و يمكن أن يزيد مع التدريب على مهارات مختلفة. قد يحصل السكرتير المتخصص في صناعة ما ، مثل السكرتير الطبي أو القانوني ، على راتب أعلى من ذلك بكثير. يعمل العديد من سكرتارية المكتب الأمامي للارتقاء إلى منصب سكرتارية تنفيذى ، حيث يصلون إلى مستويات أعلى من الأجور على طوال مسيرتهم المهنية.
اتجاه نمو الوظائف
من المتوقع أن تنخفض فرص العمل لجميع السكرتارية و المساعدين الإداريين بنسبة 5 في المائة خلال العقد المقبل ، باستثناء فئة واحدة. هذا يرجع في المقام الأول إلى التقنيات الحديثة التي يمكن أن تساعد الآخرين على إعداد الوثائق و غيرها من المهام التي كان يقوم بها السكرتارية في السابق. في حالة السكرتارية التنفيذيين ، يستكمل المديرون الآن مهام السكرتارية بمفردهم ، أو يمكن للسكرتارية دعم أكثر من مدير.
النقص في فئات السكرتارية هي كما يلي:
سكرتير المكتب العام - 7 %
السكرتير التنفيذي - 17 %
سكرتير قانوني - 19 %
من المتوقع أن تزيد فئة السكرتير الطبي. من المتوقع أن يزداد مجال السكرتارية هذا بنسبة 22٪ خلال العقد المقبل ، و هو أسرع بكثير من المتوسط لجميع المهن. هذا يرجع في المقام الأول إلى الاحتياجات المتزايدة للرعاية الصحية للشيخوخة.
باختصار ، السكرتير مسؤول عن:
التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة ، القانون الخيري ، قانون الشركات ، و ما... (مشاركات: 0)
أرفق إليكم نموذج مبسط عن نموذج قائمة فحص فصل موظف Separation Checklist .
النموذج باللغة العربية والانجليزية معاً.
النموذج بصيغة وورد.
أرجو تحميل النموذج من المرفقات. (مشاركات: 0)
واجبات القيادة:
1) تحويل أهداف المجموعة إلى نتائج وإنجازات.
2) حفز الأفراد ودفعهم لتحقيق أهداف المؤسسة وأهدافهم.
3) قابلية التعامل مع المتغيرات والمؤثرات ذات المساس المباشر وغير المباشر... (مشاركات: 0)
الملف المرفق قائمة فحص متعلقة بفصل موظف من العمل .
*** من النماذج ذات الصلة :
نموذج فصل موظف Employee separation form (مشاركات: 0)
1) تحويل أهداف المجموعة إلى نتائج وإنجازات.
2) حفز الأفراد ودفعهم لتحقيق أهداف المؤسسة وأهدافهم الشخصية.
3) قابلية التعامل مع المتغيرات والمؤثرات ذات المساس المباشر وغير... (مشاركات: 0)
توفر دورة مهارات التفاوض واستراتيجيات عقد الصفقات تحليلًا دقيقاً لعملية التفاوض وبناء الصفقات، بالإضافة إلى تعليم استراتيجيات وتقنيات التفاوض العملي الفعالة للغاية والتي يمكن تطبيقها في مجموعة من المواقف التي تعزز قدراتك المهنية سواء كنت تعمل في مجال التسويق أو المبيعات أو العقود والمشتريات أو ادارة المشاريع أو مدير تنفيذي
برنامج تدريبي اونلاين يتناول ادارة جودة الخدمات الفندقية التي تقدمها المستشفيات تحديدا، ويهدف الى صقل خبرات المشاركين واكسابهم المهارات والخبرات اللازمة لضمان الجودة في الخدمات الفندقية التي يتم تقديمها في المستشفيات.
هذا البرنامج موجه للحاصلين على دبلومة تصميم المجوهرات - المستوى الأول، حيث تم تصميم هذا البرنامج والذي يعد دبلومة تدريبية متقدمة في مجال تصميم الحُلي والمجوهرات تتناول موضوعات متخصصة في مجال تصميم المجوهرات واساليب التصميم والرسم ثلاثي الابعاد للمجوهرات وكيفية ابداع البراند الشخصي لمصمم المجوهرات وكيفية إخراج وتلوين التصميم للمسابقات والعملاء
برنامج يشرح مفاهيم ITIL ويمكن المشاركين من تطبيق ممارسات ITIL في بيئاتهم العملية وكيفية تحسين عمليات تقديم الخدمة التقنية وادارتها باستخدام اطار عمل ITIL ويزودهم بالأدوات والمفاهيم التي تساعد في خفض التكاليف من خلال تطبيق مبادئ ITIL
برنامج تدريبي متخصص يتناول موضوع اعداد دليل التشغيل للمطاعم والفنادق مع التطبيق العملي اثناء الدراسة ويتناول المواصفات القياسية لتشغيل المطاعم والمقاهي وإجراءات التشغيل القياسية ودليل تشغيل المطاعم والمقاهي وحدة المنافسة ودليل الموظف الجديد ودورة الاغذية – قواعد واجراءات تداول الاغذية ونظام تحليل النقاط الحرجة لسلامة الأغذية HACCP وقواعد الأمن والسلامة فى العمل واجراءات الأمن السلامة في العمل ودليل إعداد وتجهيز المنتجات ومواصفات الجودة للخامات الاساسية وسلاسل الامداد والعديد من الموضوعات المرتبطة بإعداد دليل تشغيل المطاعم والمقاهي