الموضوع: كيف تحسن اجراءات حوكمة الشركات

1. إدراك أن الحكم الرشيد لا يتعلق بالامتثال فحسب

يحتاج مجلس الإدارة إلى مطابقة التوازن (الإمتثال للتشريعات و اللوائح و القواعد السلوكية) مع جوانب الأداء لعمل المجلس (أي تحسين أداء المنظمة من خلال صياغة الإستراتيجية وصنع السياسات). كجزء من هذه العملية، يحتاج مجلس الإدارة إلى توضيح موقفة وفهمه للمهام الرئيسية التي يؤديها في مقابل تلك التي تؤديها الإدارة. هذه التفاصيل سوف تختلف من مجلس إدارة لآخر. فمعرفة دور مجلس الإدارة ومن يفعل ما يتعلق بالحوكمة يقطع شوطًا طويلًا نحو الحفاظ على علاقة جيدة بين المجلس والإدارة.

1. توضيح دور مجلس الإدارة في الإستراتيجية

من المقبول عمومًا اليوم أن يلعب المجلس دورًا مهمًا في صياغة واعتماد الاتجاه الاستراتيجي للمنظمة. وسيتراوح مدى مساهمة المجلس في الاستراتيجية بين الموافقة من جهة إلى التنمية من جهة أخرى. ويجب على كل مجلس إدارة أن يحدد الدور المناسب له للقيام بذلك وتوضيح هذا التفاهم مع الإدارة.

1. مراقبة الأداء التنظيمي

تعد مراقبة الأداء التنظيمي إحدى الوظائف الأساسية لمجلس الإدارة، كما يعد ضمان الامتثال القانوني جانبًا رئيسيًا في دور المجلس الرقابي. و يضمن أن يكون اتخاذ القرارات في الشركات متسقًا مع إستراتيجية المنظمة ومع توقعات المالكين. يتم القيام بذلك على أفضل وجه عن طريق تحديد الدوافع الرئيسية للأداء لدى المنظمة ووضع التدابير المناسبة لتحديد النجاح. و يجب على أعضاء مجلس الإدارة، بصفتهم مجلس إدارة، وضع صيغة متفق عليها للتقارير التي يراقبونها للتأكد من أن جميع الأمور التي يجب الإبلاغ عنها يتم الإبلاغ عنها بالفعل.

1. فهم أن مجلس الإدارة هو الذي يوظف الرئيس التنفيذي

في معظم الحالات، تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية لمجلس الإدارة في تعيين ومراجعة والعمل على استبدال الرئيس التنفيذي (عند الضرورة). تعتبر علاقة مجلس الإدارة / المدير التنفيذي حاسمة و مهمة بالنسبة للحوكمة الفعالة للشركات لأنها تمثل الصلة بين دور المجلس في تحديد الاتجاه الاستراتيجي للمنظمة ودور الإدارة في تحقيق أهداف الشركة.

1. إدراك أن إدارة المخاطر هي مسئولية مجلس الإدارة

ويعد إنشاء نظام سليم للرقابة على المخاطر وإدارتها والرقابة الداخلية دورا أساسيًا آخر للمجلس. و تدعم الإدارة الفعالة للمخاطر إتخاذ القرار على نحو أفضل لأنها تعمل على تكوين رؤية أعمق للمفاضلة القائمة على المخاطر والمكافأة والتي تواجهها كل المنظمات.

1. التأكد من حصول المديرين على المعلومات التي يحتاجون إليها

فالمعلومات الأفضل تعني إتخاذ قرارات أفضل. وسوف تزود ورقات مجالس الإدارة المنتظمة المديرين بالمعلومات التي قرر الرئيس التنفيذي أو فريق الإدارة أنهم بحاجة إليها. ولكن المديرين لا يتمتعون جميعًا بنفس المتطلبات المعلوماتية، وذلك لأنهم يختلفون في معارفهم ومهاراتهم وخبراتهم. ويمكن أن تزود الإجتماعات، والعروض، وزيارات الموقع، وبرامج تطوير أفراد المديرين بمعلومات إضافية. و قبل كل شيء، يجب أن يكون المديرون قادرين على العثور على إجابات للأسئلة التي لديهم، لذا فمن المستحسن أن يتم التوصل إلى سياسة مستقلة لتقديم المشورة المهنية.

1. بناء وصيانة بنية تحتية فعالة للحوكمة

نظرًا لأن مجلس الإدارة مسئول في النهاية عن جميع الإجراءات والقرارات التي تتخذها المنظمة، فسيحتاج إلى وضع سياسات محددة لتوجيه السلوك التنظيمي. و لضمان تحديد خط المسئولية بين مجلس الإدارة والإدارة بشكل واضح، من المهم بشكل خاص أن يضع مجلس الإدارة السياسات المتعلقة بالتفويض. وفي إطار هذا الموضوع أيضًا العمليات والإجراءات. ويمكن أن يؤدي ضعف العمليات والإجراءات الداخلية إلى عدم كفاية فرص الحصول على المعلومات، وضعف الاتصال، واتخاذ القرارات غير المستنيرة، مما يؤدي إلى إرتفاع مستوى عدم الرضا بين المديرين. ويمكن أن تؤدي التحسينات التي تتم على عمليات اجتماعات مجلس الإدارة وجداول أعمال الاجتماعات وأوراق مجلس الإدارة وهيكل لجنة مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى جعل الفرق بين مجلس الإدارة المتوسط ​​ومجلس الإدارة ذات الأداء العالي.

1. تعيين رئيس مختص

وقد أظهرت البحوث أن هيكل مجالس الإدارة ولوائح الحوكمة الرسمية أقل أهمية في منع انتهاكات الحوكمة و مخالفة الشركات للثقافة والثقة التي خلقها الرئيس. وباعتباره "رئيس" المجلس، ينبغي أن يظهر الرئيس قدرة قيادية قوية ومعترف بها، وقدرة على إقامة علاقة سليمة مع الرئيس التنفيذي، وأن تكون لديه القدرة على عقد الاجتماعات والقيام بعمليات صنع القرار في المجموعة الرئيسية.

1. بناء مجلس إدارة قائم على المهارات

ما يهم مجلس الإدارة هو أن يكون لديه فهمًا جيدًا للمهارات التي يمتلكها وتلك التي يحتاجها. حيثما كان ذلك ممكنًا، ينبغي أن يسعى مجلس الإدارة إلى التأكد من أن أعضائه يمثلون التوازن المناسب بين المديرين ذوي الخبرة والمعرفة بالمنظمة والمديرين ذوي الخبرة المتخصصة أو المنظور الجديد. وينبغي أيضًا أن ينظر إلى المديرين بشأن الصفات الإضافية التي يتمتعون بها، و"كفاءاتهم السلوكية"، لأن هذه الصفات ستؤثر على العلاقات حول طاولة مجلس الإدارة، وبين المجلس والإدارة، وبين المديرين وأصحاب المصلحة الرئيسيين.

1. تقييم أداء مجلس الإدارة والمدير ومتابعة فرص التحسين

ويتعين على مجالس الإدارة أن تدرك مواطن قوتها ونقاط ضعفها، إذا كان لها أن تحكم بفعالية. ولا يمكن قياس فعالية المجالس إلا إذا قام المجلس بانتظام بتقييم أدائه وأداء أفراد المديرين. ويمكن أن تشمل التحسينات التي ستأتي من تقييم المجلس والمديرين مجالات متنوعة مثل عمليات مجالس الإدارة، ومهارات المديرين، والكفاءات، والحوافز، أو حتى علاقات مجالس الإدارة. ومن المهم أن يتم تنفيذ ورصد أي إجراءات متفق عليها ناجمة عن التقييم. وينبغي للمجالس أن تنظر في معالجة مواطن الضعف التي يكشف عنها في عمليات تقييم المجالس من خلال برامج تطوير المديرين وتعزيز عمليات إدارتهم.