الموضوع: بطاقة الوصف الوظيفي لمسئول كشوف المرتبات و مراقبة الحضور و الإنصراف

يقوم مسئول الرواتب و مراقب الحضور و الإنصراف بتجميع و حساب وقت الموظف و بيانات الرواتب. و قد يحسب وقت الموظفين في العمل والإنتاج والعمولة. كما قد يقوم بحساب الأجور و الخصومات. و قد يقوموا بإعداد الرواتب.
عينة من المسميات الوظيفية الواردة: موظف كشوف المرتبات، المختص بكشوف المرتبات، منسق كشوف المرتبات، مساعد كشوف المرتبات، فني الحسابات، ممثل كشوف المرتبات، فني كشوف المرتبات، مراقب حضور و انصراف العاملين، مساعد الحسابات.

المهام (Tasks)

• إجراء وإصدار شيكات أجور الموظفين وبيانات الأرباح والخصم.
• حساب الأجور والخصومات، وإدخال البيانات في أجهزة الكمبيوتر.
• تجميع بيانات وقت الموظف وإنتاجه وكشوف المرتبات من كشوف الوقت والسجلات الأخرى.
• مراجعة الجداول الزمنية، ومخططات العمل، وحساب الأجور، وغيرها من المعلومات للكشف عن التناقضات في كشوف المرتبات و إصلاحها.
• التحقق من الحضور، وساعات العمل، وتسويات الأجور وإحالة المعلومات إلى السجلات المعينة.
• تسجيل معلومات الموظفين، مثل الإعفاءات والتحويلات والاستقالات، للاحتفاظ بسجلات المرتبات وتحديثها.
• إصدار وتسجيل التعديلات على الدفع المتعلقة بالأخطاء السابقة أو الزيادات بأثر رجعي.
• البقاء على علم بالتغييرات في قوانين الضرائب والخصم التي تنطبق على عملية الرواتب.
• توفير المعلومات للموظفين والمديرين بشأن مسائل الرواتب، والمسائل الضريبية، وخطط المنافع، وأحكام الاتفاق الجماعي.
• استكمال الجداول الزمنية التي تبين أوقات وصول ومغادرة الموظفين.

الأدوات والتكنولوجيا (Tools & Technology)

الأدوات المستخدمة في هذه المهنة:

• الآلات الحاسبة أو الملحقات - 10 الآلات حاسبة رئيسية.
• أجهزة الكمبيوتر المكتبية.
• وحدة التحكم المركزية، أو النهاية الطرفية الصامتة – طرفية الحاسوب.
• الحواسيب الشخصية.

التكنولوجيا المستخدمة في هذه المهنة:

• قاعدة بيانات المستخدم واجهة برنامج الاستعلام - برنامج إدخال البيانات. Microsoft Access
• برنامج الموارد البشرية - ADP Enterprise HRMS ؛ API Navigator; Human Resource MicroSystems HR Entre; Sage Abra HRMS.
• برنامج متصفح الإنترنت - Netscape Navigator ؛ برنامج متصفح الويب.
• برنامج جداول البيانات - Microsoft Excel.
• برنامج محاسبة الوقت - ADP eTIME ؛ ADP PC، البرامج الإفتراضية و ورقة الحضور الإفتراضية؛ برنامج القوى العاملة والحضور.
• برنامج معالجة النصوص - Microsoft Word.

المعرفة (Knowledge)

• الوظائف الكتابية — معرفة الإجراءات والنظم الإدارية والكتابية مثل معالجة النصوص وإدارة الملفات والسجلات، والإختزال والنسخ، وتصميم النماذج، وغيرها من الإجراءات والمصطلحات المكتبية.
• خدمة العملاء والخدمات الشخصية أو الفردية — معرفة المبادئ والعمليات لتوفير الخدمات للعملاء و الخدمات الشخصية. ويشمل ذلك تقييم إحتياجات العملاء، والوفاء بمعايير جودة الخدمات، وتقييم رضا العملاء.

• الإدارة والتنظيم — المعرفة بمبادئ الإدارة والأعمال المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي، وتخصيص الموارد، ونمذجة الموارد البشرية، وتقنية القيادة، وأساليب الإنتاج، وتنسيق الأفراد والموارد.
• شئون الموظفون والموارد البشرية — معرفة المبادئ والإجراءات المتعلقة بتوظيف الموظفين وإختيارهم وتدريبهم وتعويضهم ومزاياهم، وعلاقات العمل والتفاوض معهم، ونظم معلومات الموظفين.
• الرياضيات — معرفة الحساب والجبر والهندسة والتفاضل والتكامل والإحصاء وتطبيقاتها.
• اللغة الإنجليزية — معرفة بنية ومضمون اللغة الإنجليزية بما في ذلك معنى و هجاء الكلمات وقواعد التكوين والقواعد النحوية.
• الاقتصاد والمحاسبة - المعرفة بالمبادئ والممارسات الاقتصادية والمحاسبية والأسواق المالية والمصرفية وتحليل البيانات المالية والإبلاغ عنها.

المهارات (Skills)

• إدارة الوقت - إدارة وقت الشخص ووقت الآخرين.
• الرياضيات - استخدام الرياضيات لحل المشكلات.
• القراءة والفهم - فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
• الاستماع النشط و الفعّال- إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، واستغراق الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء، وعدم المقاطعة في الأوقات غير المناسبة.
• التحدث - التحدث مع الآخرين لنقل المعلومات بشكل فعّال.
• التعلم الفعّال — فهم الآثار المترتبة على المعلومات الجديدة بالنسبة لكل من حل المشاكل وصنع القرار في الحاضر والمستقبل.
• الحكم وصنع القرار - النظر في التكاليف والفوائد النسبية للإجراءات المحتملة لاختيار الأنسب.
• التفكير الناقد - استخدام المنطق والتفكير لتحديد مواطن القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو المنهجيات البديلة للمشاكل.
• إستراتيجيات التعلم — إختيار واستخدام الأساليب والإجراءات التدريبية/التعليمية المناسبة للموقف عند تعلم أو تعليم أشياء جديدة.
• الكتابة - التواصل بفعالية في الكتابة بما يتناسب مع احتياجات الجمهور و الفئات المستهدفة.

القدرات (Abilities)

• ترتيب المعلومات - القدرة على ترتيب الأشياء أو الإجراءات بترتيب معين أو نمط معين وفقًا لقاعدة أو مجموعة محددة من القواعد (مثل الأرقام، والحروف، والكلمات، والصور، والعمليات الرياضية).
• الاستدلال الرياضي - القدرة على اختيار الطرق الرياضية الصحيحة أو الصيغ لحل المشكلة.
• الفهم الشفهي - القدرة على الاستماع وفهم المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة.
• التعبير الشفوي — القدرة على توصيل المعلومات والأفكار في التحدث حتى يفهم الآخرون.
• حساسية المشكلة — القدرة على معرفة ما إذا كان هناك خطأ ما أو أنه من المحتمل أن يحدث خطأ. ولا يتضمن ذلك حل المشكلة، بل الاعتراف بوجودها.
• الاستدلال الاستنتاجي-القدرة على تطبيق قواعد عامة على مشاكل محددة لتقديم إجابات منطقية.
• قرب الرؤية - القدرة على رؤية التفاصيل من مسافة قريبة (على بعد أقدام قليلة من المشرف).
• وضوح الكلام - القدرة على التحدث بوضوح حتى يتمكن الآخرون من فهمك.
• التعرف على الكلام/ تمييز الكلام - القدرة على تحديد وفهم خطاب شخص آخر.
• الفهم الكتابي - القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.

أنشطة العمل (Work Activities)

• معالجة المعلومات - تجميع المعلومات أو البيانات أو تشفيرها أو تصنيفها أو حسابها أو جدولتها أو تدقيقها أو التحقق منها.
• توثيق / تسجيل المعلومات - إدخال أو نسخ أو تسجيل أو تخزين أو حفظ المعلومات بشكل مكتوب أو إلكتروني.
• تنفيذ الأنشطة الإدارية - أداء المهام الإدارية اليومية مثل الحفاظ على ملفات المعلومات ومعالجة الأوراق.
• الحصول على المعلومات - مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بطريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
• التفاعل مع أجهزة الكمبيوتر - إستخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرامج أو كتابة البرامج أو إعداد الوظائف أو إدخال البيانات أو معالجة المعلومات.

• إنشاء والحفاظ على العلاقات الشخصية - تطوير علاقات عمل بناءة وتعاونية مع الآخرين، والحفاظ عليها مع مرور الوقت.
• التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين - توفير المعلومات للمشرفين، وزملاء العمل، و المرؤوسين عبر الهاتف، أو في شكل مكتوب، أو بالبريد إلكتروني، أو بشكل شخصي.
• تنظيم وتخطيط وترتيب أولويات العمل - تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات عملك وتنظيمه وإنجازه
• تحديث واستخدام المعرفة ذات الصلة - التحديث الفني وتطبيق المعرفة الجديدة على عملك.
• تقييم المعلومات لتحديد مدى الامتثال للمعايير - استخدام المعلومات ذات الصلة والحكم الفردي لتحديد ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تمتثل للقوانين أو اللوائح أو المعايير.

سياق العمل (Work Context)

• الهاتف - كم عدد المرات التي تجري فيها محادثات هاتفية في هذه الوظيفة؟
• أهمية أن تكون دقيقًا أو منضبطًا- ما مدى أهمية أن تكون دقيقًا جدًا أو منضبطًا للغاية في أداء هذه المهمة؟
• المناقشات وجهًا لوجه - كم عدد المرات التي يجب أن تجري فيها مناقشات وجهًا لوجه مع الأفراد أو الفرق في هذه الوظيفة؟
• أهمية تكرار نفس المهام - ما مدى أهمية تكرار نفس الأنشطة البدنية (مثل إدخال المفتاح) أو الأنشطة العقلية (على سبيل المثال، التحقق من الإدخالات في دفتر الأستاذ) مرارًا وتكرارًا، دون توقف، لأداء هذه المهمة؟
• قضاء الوقت قي المكوث بالعمل - كم عدد الساعات التي تتطلبها هذه الوظيفة للمكوث في العمل؟
• داخليًا، في البيئة التي يتم الرقابة عليها - كم عدد المرات التي تتطلب هذه المهمة العمل في البيئة المكتبية تحت ظروف يتم الرقابة عليها عادًة؟

• الأعمال المنظمة مقابل الأعمال غير المنظمة — إلى أي مدى يتم تنظيم هذه الوظيفة للعامل بدلًا من السماح للعامل بتحديد المهام والأولويات والأهداف؟
• التواصل مع الآخرين - الى أي مدى تتطلب هذه الوظيفة من العامل أن يكون على اتصال بالآخرين (وجهًا لوجه، أو عبر الهاتف، أو غير ذلك) من أجل القيام بها؟
• العمل مع فريق أو مجموعة العمل - ما مدى أهمية العمل مع الآخرين في المجموعة أو الفريق في هذه الوظيفة؟
• البريد الإلكتروني - كم عدد المرات التي تستخدم فيها البريد الإلكتروني في هذه الوظيفة؟

منطقة/ نطاق العمل (Job Zone)
المسمى الوظيفي - منطقة العمل الثالثة: الاستعداد المتوسط مطلوب.
الخبرة العامة - تتطلب مهارات أو معرفة أو خبرة سابقة تتعلق بالعمل لهذه المهن. على سبيل المثال، لابد أن يكون الكهربائى قد أكمل ثلاث أو أربع سنوات من التلمذة الصناعية أو عدة سنوات من التدريب المهني، وغالبًا ما يجب أن يجتاز امتحان الترخيص، من أجل أداء الوظيفة.
التدريب على الوظيفة - يحتاج الموظفون في هذه المهن عادًة إلى سنة أو سنتين من التدريب تشمل الخبرة في العمل والتدريب غير الرسمي مع العمال ذوي الخبرة.
أمثلة لمنطقة العمل - تتضمن هذه المهن عادةً استخدام مهارات الاتصال والمهارات التنظيمية لتنسيق أو مراقبة أو إدارة أو تدريب الآخرين على تحقيق الأهداف. ومن الأمثلة على ذلك الحانوتي، والكهربائيين، و الفنيون في مجال الغابات والحفاظ على البيئة والأمناء القانونيين و القائمين بالمقابلات ووكلاء مبيعات التأمين.
نطاق SVP (من ٦.٠ إلى < ٧.٠)
التعليم - تتطلب معظم المهن في هذه المنطقة التدريب في المدارس المهنية أو الخبرة ذات الصلة أثناء العمل أو درجة الزمالة. و قد تتطلب بعضها الحصول على درجة البكالوريوس.

الإهتمامات و الفوائد (Interests)
رمز الفائدة أو الإهتمام – CE
تقليدية - المهن التقليدية في كثير من الأحيان تنطوي على اتباع الإجراءات والروتين المحدد. يمكن أن تتضمن هذه المهن التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من الأفكار. و عادًة ما يكون هناك خط واضح للسلطة للمتابعه.
مغامرة ومبادرة - تتضمن المهن المغامرة غالبًا بدء المشاريع وتنفيذها. هذه المهن يمكن أن تنطوي على قيادة الناس واتخاذ العديد من القرارات. و في بعض الأحيان تتطلب المخاطرة والتعامل مع الأعمال التجارية في كثير من الأحيان.

أساليب العمل (Work Styles)

• الاهتمام بالتفاصيل — تتطلب المهمة توخي الحذر و الإهتمام بالتفاصيل والشمول في إنجاز مهام العمل.
• النزاهة - يتطلب العمل أن يكون الفرد صادقًا وأخلاقيًا.
• الجدارة و الثقة - تتطلب الوظيفة أن يكون المرء جديرًا بالثقة، و مسئولًا، و يمكن الإعتماد عليه، و يفي بالإلتزامات.
• التعاون —يتطلب العمل أن يكون المرء لطيفًا مع الآخرين في العمل وأن يظهر موقفًا تعاونيًا طيبًا.
• الاستقلال — يتطلب العمل تطوير طرق المرء الخاصة للقيام بالأشياء، وتوجيه نفسه دون إشراف أو بالقليل منه، والاعتماد على نفسه لإنجاز الأمور.
• الاهتمام بالآخرين — تتطلب الوظيفة أن يكون الفرد حساسًا لاحتياجات الآخرين ومشاعرهم، وأن يكون متفهمًا ومفيدًا في العمل.
• المبادرة – تتطلب الوظيفة الاستعداد لتحمل المسئوليات والتحديات.

• ضبط النفس – تتطلب الوظيفة الحفاظ على رباطة الجأش، والحفاظ على العواطف في الاختيار، والسيطرة على الغضب، وتجنب السلوك العدواني، حتى في المواقف الصعبة للغاية.
• القدرة على التكيف و المرونة – تتطلب الوظيفة أن يكون الفرد منفتحًا للتغيير (إيجابي أو سلبي) وإلى التنوع الكبير في مكان العمل.
• الثبات – تتطلب الوظيفة الثبات في مواجهة العقبات.

قيم العمل (Work Values)
الدعم - المهن التي تلبي قيمة العمل هذه توفر إدارة داعمة تقف وراء الموظفين. أمّا الاحتياجات المقابلة هي سياسات الشركة، والإشراف، و العلاقات الإنسانية والإشراف.
ظروف العمل - المهن التي تلبي قيمة العمل هذه توفر الأمن الوظيفي و ظروف العمل الجيدة. أمّا الاحتياجات المقابلة هي النشاط، و التعويض، و الاستقلال، و الأمن، و التنوع وظروف العمل.